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DavhatexISO 14001: ¿Qué tipo de
documentación existe en
un SGA?
23 junio, 2015
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Sistema de Gestión Ambiental
El Sistema de Gestión Ambiental según establece la norma ISO
14001 debe estar perfectamente documentado. La información
puede encontrar en cualquier tipo de formato (papel, electrónico,
fotográfico, etc.), siempre a elección de la organización, y puede
encontrarse integrada con la documentación de otros Sistemas de
Gestión que ya pueden existir en la organización.
Las funciones de la documentación del Sistema de Gestión
Ambiental es describir los elementos fundamentales del sistema
además de la forma en la que estos interaccionan y proporcionan
referencias de cómo conseguir información más detallada
del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001.
La extensión de la documentación es diferente en cada organización,
ya que depende del tamaño y el tipo de organización, actividades,
productos o servicios que lleva a cabo, la complejidad de los procesos
e interacciones entre los mismos y la competencia del personal.
La documentación es un requisito de la norma ISO 14001 que
aparece en el punto 4.4.4. Documentación, y ésta se reúne en cuatro
grupos:
Manual de gestión ambiental
El manual del Sistema de Gestión Ambiental es el documento que
describe al sistema completo, establece una visión general del mismo
y proporciona orientación acerca de la documentación relacionada.
La realización de dichos documentos no es uno requisito de la
norma ISO 14001, pero es muy recomendable y práctico, ya que
facilita una visión global del Sistema de Gestión Ambiental. Es
aconsejable elaborarlo siguiendo la estructura que determina la
norma ISO 14001. En el manual se debe incluir la descripción de la
organización y de su actividad, las normas y la documentación de
referencia, términos y definiciones de intereses, el alcance del
sistema, la política ambiental y la descripción del Sistema de
Gestión Ambiental, cubriendo cada punto de la ISO 14001.
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Establecen un objetivo y el alcance que tiene el proceso, además de
explicar la forma en la que se lleva a cabo. Son documentos que se
pueden realizar a partir de procedimientos, con los que se clasifican y
se detallan de forma rápida la realización de una actividad.
La realización de procedimientos e instrucciones se realiza
revisando los documentos existentes y las metodologías de
realización de las actividades, además de proponer correcciones o
modificaciones donde se considere necesario. De forma posterior se
crea un borrador que se ubica entre las personas encargadas de
revisarlo y modificarlo con los cambios que han sido propuestos.
Finalmente se distribuye la nueva versión entre los trabajadores que
deben hacer uso del mismo, impartiendo la formación necesaria de
los usuarios y revisándola de forma periódica para modificarlo cuando
pueda.
La empresa tiene que disponer, como mínimo, de los procedimientos
requeridos por la norma. Aunque la norma ISO 14001 sólo exige, en
procedimientos, el control operacional, la empresa tiene que
documentar los procedimientos e instrucciones que considere
oportunos para establecer de forma eficaz el desarrollo del Sistema
de Gestión Ambiental.
Los procedimientos requeridos por la norma ISO 14001 son:
Aspectos ambientales
Requisitos legales
Competencia, formación y toma de conciencia
Comunicación
Control de documentos
Control operacional
Preparación y respuesta ante emergencias
Seguimiento y medición
Evaluar el cumplimiento legal
No conformidades, acciones correctivas y preventivas
Control de registros
Auditoría interna
Formato
Son formularios o tablas que se van rellenando con los datos
obtenidos durante el desarrollo de las actividades, conforme a lo
establecido en los procedimientos e instrucciones. Debe ser adecuado
y ajustarse a la empresa y la actividad que realiza de forma concreta.
El diseño tiene que facilitar el reflejo de una forma rápida e inmediata
según una serie de resultados.
Registros
Los registros son evidencias sobre actividades desempeñadas,
aportan una idea del grado en el que el Sistema de Gestión
Ambiental ISO 14001 se encuentra implementado en la empresa.
Cuando se relaciona el cumplimiento de la norma, debe permanecer
guardado un tiempo prudencial establecido por la legislación.
La norma ISO 14001 establece que se realicen y se pongan al día
todos los registros necesarios con los que demostrar la conformidad
con los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental y de la
norma ISO 14001, así como del desempeño ambiental y del
sistema.
La norma ISO 14001 establece la elaboración y puesta al día de
todos los procedimientos necesarios para poder identificar,
almacenar, proteger contra daños, deterioro y pérdida, además de
poder recuperar los registros perdidos.
Entre todos los datos que se pueden registrar figuran entre otro, la
información sobre el cumplimiento de la legislación ambiental que
se puede aplicar en dicha organización, además de otros requisitos,
informes de no conformidades, registros sobre impactos ambientales
significativos y resultados de auditorías internas del Sistema de
Gestión Ambiental y revisiones por la dirección.
Como bien sabemos existen diferentes registros exigidos por la
norma ISO 14001 de los que la empresa tiene que disponer. Estos
son:
Registro de comunicación
Verificación
Documentación auxiliar
Se trata de documentación adicional, que se puede referenciar en el
manual, procedimientos o instrucciones, como puede ser:
Normativa y textos legales
Manuales de buenas prácticas
Planos
Organigramas y diagramas de flujo
Revisión ambiental inicial
En la siguiente tabla resumen podemos ver la documentación
del Sistema de Gestión Ambiental.
Software para SGA
El Software ISOTools Excellence posibilita automatizar, gestionar y
controlar el Sistema de Gestión Ambiental de una manera eficaz y
eficiente. Resuelve de manera muy completa los requisitos de la
norma ISO 14001.
