(Clase desgrabada 2024)
EL EXPEDIENTE JUDICIAL
Definición y Naturaleza del Proceso y el Expediente
Antes de definir el expediente, se establece la premisa de que el proceso es una serie de actos que se desenvuelven
progresiva y concatenadamente con el objetivo de obtener la resolución de un conflicto, buscando una sentencia
justa y susceptible de ejecución forzada. A partir de esta base, el expediente se define como la reunión o unidad
sistematizada de esos actos procesales, organizados bajo un mismo legajo electrónico.
El Expediente: Del Papel a lo Electrónico
El Expediente de Papel (Reliquia):
o Características: Eran documentos físicos, cosidos (con hilo de algodón en expedientes voluminosos, o
ganchos pasantes para los más delgados), con una carátula y una media carátula. Llevaban número de
foja.
o Inicio de Causa: Anteriormente, se debía ir físicamente a Receptoría General con una planilla de inicio,
fotocopia del DNI y el bono (verde/azul) para el sorteo de la causa.
o Normativa: La acordada 3975 reglamentaba el formato de los escritos de papel, especificando márgenes
de 5 cm desde el borde exterior hacia adentro y desde arriba, y 1,5 cm/2 cm en los otros lados. Esto era
para permitir que las actuaciones fueran cosidas sin morder el texto y para anotaciones.
Desafíos del Expediente de Papel:
o Acceso Limitado: Solo se podía consultar en el juzgado durante horario judicial. Si no se encuadraba en
las causales de préstamo, se debía leer de pie en la mesa de entradas, bajo la atenta mirada de los
empleados.
o Incomodidad y Riesgos: Los lugares de consulta eran pequeños e incómodos. Existía el riesgo de que las
personas sustrajeran documentos o partes del expediente, lo que generaba desconfianza y vigilancia
por parte del personal.
Transición al Expediente Electrónico:
o Fase Híbrida (2016-2020): Los abogados enviaban escritos de forma electrónica, pero también debían
presentarlos en papel. Durante este período, la mesa de entradas virtual comenzó a mostrar más que
solo los actos procesales del órgano judicial.
o Expediente Electrónico Total (Desde Abril de 2020): Con la pandemia, el expediente electrónico se
implementó en su totalidad, aboliendo completamente el papel para la incorporación al expediente
judicial.
o Persistencia del Papel: Aunque el expediente es electrónico, la normativa (Acordada 3975) aún conserva
reglas sobre el papel. Esto se debe a que los escritos que deben ser firmados por las partes (quienes no
tienen firma electrónica) se hacen en papel, son firmados por la persona y los abogados los conservan
en custodia, escaneándolos para su acompañamiento en presentaciones electrónicas.
Evolución y Marco Normativo
El expediente electrónico no fue un cambio abrupto, sino el resultado de una evolución. La Acordada 3975 de la
Suprema Corte del año 2020, es la normativa que incorpora y establece de manera definitiva el expediente
electrónico. Es importante destacar que todavía existen y coexistirán por un tiempo los expedientes mixtos, ya sea
porque iniciaron en formato papel y ahora son parcialmente electrónicos, o porque transitaron por una etapa
híbrida entre el 1 de junio de 2018 y el 2020. Durante el período híbrido, los escritos firmados por abogados eran
electrónicos, mientras que los firmados por las partes eran en papel y requerían ser cargados electrónicamente. En
el sistema actual, si un escrito es firmado por la parte, el abogado se lo queda como depositario y lo acompaña a una
presentación electrónica escaneado, sirviendo esto como constancia de la firma del cliente. Los expedientes
totalmente en papel son generalmente los más antiguos o "paralizados".
El legajo documental, mencionado en el Artículo 11 de la Acordada 3975, no debe confundirse con el expediente.
Se refiere a una suerte de reserva de documentos en soporte físico, pero solo para supuestos excepcionales, lo cual
es muy raro en la práctica. El sistema está diseñado para que no sea necesario el soporte físico, ya que los
documentos se ingresan escaneados.
Principios Fundamentales del Expediente Electrónico
1. Principio Escriturario: Aunque originalmente fue concebido para el papel, este principio sigue plenamente
vigente en el entorno digital. Lo digital o electrónico también es una forma de "escritura", aunque en un lenguaje
diferente (soporte magnético o digital, lenguaje de programación, código binario). Incluso los actos orales, como
las audiencias, quedan plasmados en actas o videos grabados, que a su vez son formas de escrito, reforzando el
principio escriturario.
2. Buena Fe: La buena fe es considerada un principio fundacional del expediente electrónico. Sin la confianza en
los operadores del sistema, su implementación sería inviable. Las preocupaciones previas a 2020 sobre posibles
falsificaciones de firmas o documentos "truchos" por parte de los abogados no se materializaron. La buena fe se
manifiesta en la confianza de que los documentos adjuntos no contienen falsedad ideológica y que las firmas son
auténticas. El abogado, al presentar un escrito, implícitamente da fe de que el cliente firmó personalmente el
documento.
3. Economía Procesal: El nuevo expediente no solo es "amigo" de la economía procesal, sino que también garantiza
o refuerza el acceso a la justicia.
4. Acceso a la Justicia: La disponibilidad del expediente en línea, que es ubicuo (ya no está físicamente en el
juzgado), permite que las partes o justiciables puedan ver su expediente de manera permanente a través de
internet. Esto contrasta con la situación anterior, donde el acceso implicaba desplazarse al juzgado y, en
ocasiones, se negaba el expediente a la parte sin su abogado, a pesar de las normas que garantizan el acceso al
interesado y a los profesionales.
5. Eficacia en las Notificaciones: La naturaleza electrónica del expediente permite que el sistema de notificaciones
sea más eficaz, ofreciendo un mayor grado de seguridad y eficacia en la transmisión de las comunicaciones en
comparación con el papel.
6. Sistematicidad: Como todo documento electrónico, los expedientes permiten la vinculación (linkeo) de un clic a
otras resoluciones o partes relacionadas dentro del expediente, similar a la navegación en una página web. Esto
facilita la navegación rápida y el acceso a las partes más importantes, algo que el expediente en papel no
permitía (donde se usaban rótulos fluorescentes o se doblaban las hojas).
7. Inviolabilidad: Un expediente electrónico cuyos actos procesales están firmados digitalmente es inviolable, ya
que todo lo digital deja un rastro. Si se adultera el documento, el número de Hash cambia, permitiendo la
auditoría. Este sistema de auditorías está previsto en la reglamentación y puede activarse a pedido de parte u
orden judicial. La Secretaría de Tecnología Informática de la Suprema Corte es la oficina encargada de la
auditoría interna de la plataforma.
8. Publicidad: El expediente electrónico refuerza el principio de publicidad. Aunque los fueros de Familia y Penal
tienen acceso restringido (solo causas autorizadas), los expedientes civiles y comerciales son completamente
visibles, incluyendo escrituras, copias de DNI, facturas, regulaciones de honorarios y montos. Si bien esto podría
plantear cuestiones de privacidad por la divulgación de información sensible, se argumenta que en la práctica,
nadie accede a expedientes sin tener un interés legítimo en ellos.
Herramientas y Conceptos Incorporados
Firma Digital: La implementación del expediente electrónico no sería viable sin la incorporación de la firma
digital, una tecnología que existe en el ordenamiento jurídico argentino desde principios de los 2000 o finales de
los 90.
o Firma Electrónica vs. Firma Digital: Se establece una distinción.
La firma electrónica se obtiene procesando un documento a través de un usuario y contraseña
(ej. firmar un correo electrónico).
La firma digital también utiliza usuario y contraseña, pero incluye un sistema de encriptación del
documento y una llave proporcionada por una autoridad certificante, que en Argentina es el
Estado a través de la ONTI (Oficina Nacional de Tecnología de la Información). Para los
abogados, la certificación se realiza a través del Colegio de Abogados, y para funcionarios y
magistrados, a través de la Suprema Corte. Jurídicamente, la firma digital tiene la misma validez
que la firma ológrafa (manuscrita).
Inteligencia Artificial (IA): El expediente electrónico abre la puerta a la IA y a la elaboración automatizada de
despachos judiciales. Ya existen pruebas piloto en la provincia de Buenos Aires para juicios ejecutivos, donde
sistemas de IA leen las estipulaciones de las partes y generan despachos. El germen de esta implementación
proviene de Colombia, donde la Corte Constitucional utiliza IA para procesar miles de presentaciones en juicios
de amparo.
Blockchain y Web3: El horizonte futuro del expediente electrónico podría incluir la descentralización del sistema
mediante la tecnología Blockchain y Web3. Esto permitiría tokenizar activos tangibles (como un DNI, una
escritura o un expediente) y establecer identidades Blockchain para las personas, lo que iría más allá de la firma
digital actual.
Instituciones en Desuso ("Desuetudo")
El avance del expediente electrónico ha dejado sin sentido a varias instituciones tradicionales del Código Procesal:
Reconstrucción del expediente: Ya no tiene razón de ser, ya que los expedientes digitales no se "pierden" en el
mismo sentido que los físicos.
Préstamo del expediente: Al ser ubicuo y accesible en línea, el préstamo físico carece de sentido.
Foliatura: La numeración de las hojas deja de existir al no haber un soporte físico tangible.
Copias: La necesidad de copias físicas disminuye drásticamente.
Cargo: El "cargo", que era el sello con fecha, hora y media firma de un funcionario para dar constancia de la
entrada de un escrito, ya no existe. Ahora lo que existe es la constancia de la plataforma sobre cuándo un
escrito fue incorporado al sistema.
Plazo de Gracia: La relevancia del plazo de gracia (posibilidad de presentar un escrito dentro de las primeras
cuatro horas del día siguiente a su vencimiento para compensar el cierre del tribunal) pierde su fundamento. Si
bien un juez ya planteó su falta de vigencia, la Suprema Corte ha revocado dichas sentencias, manteniendo que
el plazo de gracia sigue vigente hasta que el legislador lo elimine del código procesal. Se prevé que en el futuro
tienda a desaparecer.
Riesgos y Desafíos del Sistema Electrónico
El sistema electrónico está en riesgo permanente. Se han documentado casos de hackeo y secuestro de
información (ransomware) en sistemas judiciales (como en Córdoba) y otros organismos estatales (como registros
automotores) o empresas (Telefónica Argentina), donde se exige un pago en criptomonedas para liberar la
plataforma.
A pesar de los riesgos, el Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires implementa distintos elementos de
seguridad:
El expediente electrónico y el sistema Augusta (usado internamente) funcionan en una red interna.
Están separados del portal de presentaciones y notificaciones electrónicas.
Para trabajar desde casa, los empleados acceden a la computadora del juzgado a través de su red interna, lo
que añade una barrera de seguridad.
Existe la posibilidad de bajar los "switch" (desactivar conexiones) como medida de prevención ante un
riesgo mayor.
Funcionamiento de la Mesa de Entradas Virtual (MEV)
La plataforma MEV permite a cualquier persona (no solo profesionales del derecho) crearse un usuario. La búsqueda
de expedientes comienza seleccionando el departamento judicial, la Suprema Corte, el Tribunal de Casación o la
Justicia de Paz. A diferencia del sistema de Nación, no se busca primero la causa para luego navegarla.
Acceso Restringido: Los fueros de Familia y Penal solo se pueden consultar si el usuario está autorizado a ver
causas específicas.
Acceso Abierto: La justicia no penal ni de familia (tribunales de trabajo, juzgados civiles y contenciosos, cámaras)
es totalmente accesible y se puede buscar por carátula (ej. "Juan Pérez daños").
Visualización Detallada: Una vez seleccionada una causa, se pueden ver todos los pasos procesales desde el
inicio hasta lo más reciente, con frases que sugieren el contenido. Es posible descargar y ver el contenido
completo de documentos adjuntos y actas, como actas de audiencia preliminar o acuerdos transaccionales.
ESTADOS DEL EXPEDIENTE
Expediente “en Letra”. Se encuentra en su casillero disponible para ser consultado. Los casilleros presentan los
expedientes ordenados alfabéticamente según apellido del actor.
Expediente “a Despacho”. En este caso no está en letra pues se espera una decisión judicial sobre algo peticionado.
Expediente “a La Firma”. El juez recibe de sus colaboradores los borradores de los despachos. Cuando el expediente
esta “a la firma” significa que hay una resolución proyectada que espera ser firmada por el juez. Una variante podría
ser “está con proyecto”, pero en este caso debe ser revisada antes de la firma.
“No tenemos firma”. Esta expresión se utiliza cuando por algún motivo el órgano carece de juez, ya sea por licencia o
vacancia. En estos casos, está prevista la firma por otro juez que actúa en carácter de subrogante.
Con “pase” o “paso a la vista”. Con “pase” significa que el expediente no está en letra por haber sido remitido a otra
dependencia judicial. Las vistas más comunes pueden ser al Ministerio Público (agentes fiscales y/o asesor de
incapaces) y los pases: a Cámara, a otro juzgado, u oficina pericial etc.
Con oficio, cédula, o mandamiento “a confronte”. Las cédulas, oficios o mandamientos confeccionados por
abogados y abogadas pasan “a confronte”: concretamente un empleado verifica que se encuentren cumplidos los
aspectos formales y que el contenido concuerde en forma precisa con lo ordenado por el juez.
Expediente “paralizado”. Los autos se paralizan cuando transcurre cierto tiempo sin que en ellos se verifique
actividad, razón por la cual se retiran de su casillero. El lapso depende de cada juzgado, pero usualmente son seis
meses. Se los agrupa en paquetes llamados legajos, a los que se identifica de alguna manera (letra, número, año), y
que se guardan en el mismo juzgado. Usualmente los expedientes se revisan durante las ferias.
Expediente “archivado”. Los expedientes paralizados que reúnen los recaudos reglamentarios (aportes y honorarios
pagados, BSLG terminado, etc.), se remiten al archivo departamental, y se depositan allí hasta que alguien pida el
desarchivo o sean destruidos.
Expediente “en jaula”. Ante el desborde de expedientes paralizados, el archivo departamental habilita espacios en
sus depósitos asignando a cada órgano una o más jaulas (tipo canil) donde se guardan expedientes.
