MANUAL DEL USUARIO
MODULO DE BANCO
CONTENIDO
Barra de Herramientas ____________________________________________________ 3
Barra de Menú Auxiliar ____________________________________________________ 5
Menú Principal ___________________________________________________________ 6
Parámetros. _________________________________________________________________________ 6
Procesos. ___________________________________________________________________________ 6
Consultas. __________________________________________________________________________ 6
Reportes. ___________________________________________________________________________ 7
Cierre. _____________________________________________________________________________ 7
PARAMETROS: ___________________________________________________________ 8
Generales ____________________________________________________________________ 8
Tipo de Documento ___________________________________________________________ 10
Cuentas Bancarias: ___________________________________________________________ 11
PROCESOS. _____________________________________________________________ 12
Cheques ____________________________________________________________________ 12
Solicitud/Elaboración de Cheques ___________________________________________ 12
Reporte de solicitud para revisión. _______________________________________________ 14
Listado de solicitudes a emitir. __________________________________________________ 15
Emisión de Cheques: __________________________________________________________ 16
Reimpresión de Cheques _____________________________________________________________ 17
Impresión de Documentos (Retenciones) ________________________________________________ 18
Listado de Cheques pendientes de actualizar _____________________________________________ 19
Actualización de Cheques _____________________________________________________________ 20
Anulación de Cheque ________________________________________________________________ 21
Transferencias Bancarias _______________________________________________________ 22
Entrada de Otros Movimientos __________________________________________________ 23
Otros meses _________________________________________________________________ 24
Entrada de Otros Movimientos ________________________________________________________ 24
Generación de Asiento _______________________________________________________________ 25
Conciliación Bancaria__________________________________________________________ 26
Consultas ______________________________________________________________ 28
Consulta de Cheque ___________________________________________________________ 28
1
Consulta de Otros Movimientos _________________________________________________ 29
Reportes _______________________________________________________________ 30
Bancos y Cuentas Bancarias ____________________________________________________ 32
Tipos de Documentos _________________________________________________________ 32
Informe Diario Consolidado ____________________________________________________ 33
Informe Diario Consolidado Resumido ____________________________________________ 33
Libro de Cheques _____________________________________________________________ 34
Libro de Cheques Anulados _____________________________________________________ 34
Control de Cheques por Cuenta Bancaria __________________________________________ 35
Movimiento Mensual _________________________________________________________ 35
Movimiento Mensual Histórico _________________________________________________ 36
Retenciones _________________________________________________________________ 36
Cheques emitidos por beneficiario _______________________________________________ 36
Cierre _________________________________________________________________ 37
Reporte de Revisión Contable por Cuenta Bancaria _________________________________ 37
Reporte de Revisión Contable por Cuenta Contable _________________________________ 38
Generación de Asiento ________________________________________________________ 39
Cierre Mensual_______________________________________________________________ 40
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Barra de Herramientas
También llamada TOOLBAR, nos brinda un conjunto de ICONOS que nos
permiten interactuar con las pantallas y objetos dentro de ellas.
De esta manera tenemos:
El primer botón/icono (equivale a pulsar F7) nos permite
limpiar la pantalla e incorporar nuestro criterio o parámetro de
búsqueda, asimismo los campos pueden quedar nulos, es decir sin
criterio alguno. Se brinda libertad para incorporar parámetros de
búsqueda por cualquier campo sea este numérico, alfanumérico o
carácter y fecha. También se puede utilizar el comodín porcentaje
(%) en los campos de texto, el cual indicará al sistema que
incluya los textos o frases a la izquierda o derecha de dicho
comodín. Por ejemplo: Para buscar la frase “PAGO DE”, sin importar
lo que haya delante de o después de tendríamos que escribir %PAGO
DE%, en este caso los porcentajes actúan como comodines.
El segundo botón/icono (equivale a pulsar F8) se pulsa para
recuperar nuestra búsqueda.
Es el equivalente a usar las flechas
direccionales, se usa para navegar de un registro a otro.
Ubica los registros en: Primer registro, Registro anterior,
Registro siguiente y Ultimo registro, respectivamente.
Nos permite movernos de un bloque a otro. Entiéndase bloque,
como una sección dentro de una pantalla, por ejemplo, la cabecera-
detalle aplicada a una factura.
Nos permite limpiar la pantalla.
Usado para grabar los datos (equivale a pulsar F10), en el caso
que la pantalla no tenga expresamente un botón especial para
GRABAR.
El icono con el símbolo “más” nos permite Ingresar un nuevo
registro. El icono con el símbolo “equis” nos permite Borrar un
registro.
Nos brinda lista de valores para el campo que así lo requiera
(equivale a pulsar F9). Una buena manera de saber si el campo
tiene LOV (Lista de valores) es fijándose en la barra de estado,
que es la barra inferior de la pantalla, en el borde izquierdo.
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Cuando el campo tiene lista de valores el sistema presenta una
etiqueta con la frase “List of Values”.
Muestra un detalle de los accesos directos vía teclas de
función.
Nos permite salir o cerrar la pantalla o el sistema.
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Barra de Menú Auxiliar
Menú que nos sirve de utilitario y nos ofrece algunas herramientas
de edición y apoyo. En alguna medida, complementa a la Barra de
herramientas.
NOTA
El submenú Ayuda, cuenta con la opción “Desplegar
Error”, la cual muestra con exactitud el código
del error en el caso de la ocurrencia de alguno.
Resulta de mucha utilidad para información de los técnicos del
sistema.
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Menú Principal
Parámetros. Agrupa los catálogos y variables
globales utilizados en las distintas transacciones
realizadas en el sistema.
Procesos. Agrupa todos los procesos relacionados
con la cuenta bancaria, es decir todo el circuito
de tesorería.
Consultas. Recupera datos de las transacciones
realizadas en las cuentas bancarias
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Reportes. Informes de control de las cuentas bancarias,
estados de cuenta, retenciones.
Cierre. Contiene reportes de revisión contable, el proceso de
envío del comprobante contable hacia el Sistema de Contabilidad y
el Cierre Mensual, con el cual se cierran las cuentas bancarias e
inicializa el siguiente mes en proceso.
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PARAMETROS
Generales
Nos permite registrar las variables globales usadas en el sistema,
de esta manera se específica la Clase de Cambio, la cual
especifica qué tipo de cambio (Oficial, paralelo u otro) se
utilizará en las transacciones bancarias.
El sistema permite personalizar los formatos de recibo oficial de
caja y retenciones para cada municipio, el nombre del archivo se
parametriza en los campos definidos para tal fin, además de
especificar el nombre del archivo a utilizar, estos deben
encontrarse en la carpeta \\bc\bin\.
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Esta opción controla las secuencias o consecutivo utilizada por
las retenciones.
La parametrización de las cuentas contables usadas en caja
específica precisamente la cuenta de caja (Débito) que usará el
sistema al momento de registrar el ROC.
Para conocer la razón de ser de las cuentas contables usadas en
las transferencias bancarias, ver Proceso → Transferencias
bancarias.
9
Tipo de Documento
Permite la creación de los tipos de documentos por parte del
usuario y la naturaleza contable (Debita o acredita en la cuenta
bancaria) del mismo. En la base de datos inicial existen datos
predefinidos con los tipos de documentos más usuales.
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Cuentas Bancarias
Contiene los datos principales de la cuenta bancaria. La cuenta
bancaria es la entidad principal de uso en el Sistema de BANCOS,
de esta manera se determinan los atributos más importantes, tales
como el número de cuenta, descripción, banco (dispone de LOV),
moneda (si la moneda es dólares, la cuenta contable a asociarse
también debe estar definida en dólares), formato de impresión
(Comprobante de pago), el cual se parametriza en función de cada
institución, el código de diario (parametrizado en el sistema de
contabilidad), la cuenta contable (con este dato se realiza el
vínculo con la contabilidad) , el año y mes en proceso (el sistema
no permite el registro de cheques en meses cerrados) y el control
del consecutivo del número de cheque.
Si presiona F9 sobre este punto se desplegara un menú con el
código y nombre de todos los bancos creados en la Opción anterior.
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PROCESOS
Cheques
El circuito de procesos es Elaboración del
Cheque→Emisión→Actualización.
Solicitud/Elaboración de Cheques
La operación más frecuente en el Sistema de Bancos es la
elaboración de Cheques, en esta opción el sistema requiere que se
determine en que cuenta bancaria se realizará la operación (LOV) y
en qué fecha se realizará el registro (el sistema valida que la
fecha no sea menor al mes en proceso), asimismo, nos permite
recuperar las solicitudes o reservas que se encuentran pendientes
de ejecución (LOV), al realizar el registro de la solicitud, el
sistema automáticamente recupera el monto reservado, el
beneficiario y el concepto.
Seguidamente, se ingresan los porcentajes de retención (los
códigos disponen de LOV) de acuerdo a la ley vigente (los códigos
de retención deben estar previamente configurados en el sistema de
contabilidad en la opción de impuestos).
En caso de realizarse abono/cancelación a un proveedor debe
especificarse el código del mismo (LOV).
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Al aplicar el botón de continuar , en dependencia de si eligió
el proveedor, el sistema mostrará la pantalla:
Sistema mostrará la pantalla:
La cual nos permite ubicar la factura o nota de crédito del
proveedor, de esta manera se va creando la relación entre el
cheque y los documentos de cuentas por pagar.
En su defecto, es decir, si no se eligió proveedor, la pantalla a
mostrarse es
En esta pantalla se muestra toda la afectación contable y
presupuestaria a realizarse. Todos los datos consignados en esta
pantalla son automáticamente recuperados en función de la cuenta
bancaria, las retenciones y la solicitud presupuestaria.
NOTA.
Los códigos de cuenta bancaria, no necesariamente tendrán una
relación bi-unívoca con las cuentas de gastos presupuestarios. Por
ejemplo, si se cancela o abona a un proveedor y la transacción fue
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provisionada, la provisión no deberá afectar el presupuesto, es
decir, no debe contener cod. Presupuestario, de tal manera que
cuando se realiza la cancelación de dicho pasivo vía un cheque, se
deberá consignar N° de solicitud, código del proveedor (por ende
las facturas que se están cancelando) y el sistema vinculará la
cuenta de pasivo con el código de egreso presupuestario.
De este modo, la afectación presupuestaria no se verá afectada con
la provisión en las cuentas por pagar, sino que se afectará hasta
que se haya realizado el pago.
Reporte de solicitud para revisión
Previa a la emisión del cheque es posible revisar las solicitudes
y retornar a la elaboración para su modificación.
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Listado de solicitudes a emitir
.
Muestra el detalle por cuenta bancaria de la n° de solicitudes
pendientes de emisión.
15
Emisión de Cheques
.
Al seleccionar la cuenta bancaria (LOV), el sistema recupera las
solicitudes pendientes y el siguiente consecutivo de cheque. Al
ejecutar la opción el sistema muestra en pantalla el comprobante
de pago y lo dispone para su impresión.
Listado de Cheque Emitidos
En una agrupación por moneda, detalla los cheques emitidos en un
rango de fecha específico.
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Reimpresión de Cheques
El comprobante de pago o de cheque puede ser reimpreso en
cualquier instante del tiempo con solo seleccionar la cuenta
bancaria (LOV) y el número de cheque o rango deseado.
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Impresión de Documentos (Retenciones)
Generalmente, los cheques están acompañados de retenciones (IR,
IMI), estas se imprimen desde esta pantalla al especificar la
cuenta bancaria y el cheque o rango de cheques deseado.
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Listado de Cheques pendientes de actualizar
Como paso previo a la culminación del ciclo (Actualización), el
reporte muestra un detalle de los cheques que se encuentran en
estado emitido y aún no actualizado.
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Actualización de Cheques
El proceso de Actualización, actualiza las tablas históricas y
registra las operaciones en los módulos compartidos, por ejemplo
si se canceló una factura de proveedor, la actualización será la
encargada de insertar el pago en las cuentas por pagar.
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Anulación de Cheque
Para que el cheque pueda ser anulado tiene que estar actualizado.
Con la anulación el sistema crea un documento de naturaleza
Deudora, con los mismos datos consignados en el cheque a excepción
de la fecha que debe ser digitada y corresponder al mes en proceso
vigente.
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Transferencias Bancarias
Esta opción tiene como finalidad evitar que el usuario realice dos
operaciones. El sistema de bancos trabaja en función de la
naturaleza del documento, de esta manera el documento CHEQUE
significa un DEBITO, el DEPOSITO significa un CREDITO. Un
documento no puede ser débito y crédito a la vez. Para el registro
de una transferencia bancaria el sistema necesita de dos
documentos uno de naturaleza ACREEDORA (salida del monto de la
cuenta ‘x’) y otro de naturaleza DEUDORA (ingreso del monto en la
cuenta ‘y’), esto se especifica en las secciones de Origen y
Destino (la cuenta bancaria y los tipos de documentos disponen de
LOV).
En operaciones que impliquen moneda distinta al origen es posible
que se genere un diferencial cambiario, toda vez que los tipos de
cambio oficial y bancario/paralelo sean distintos; y este puede
ser de ganancia o pérdida, por esta razón se necesita inicializar
estas cuentas en los parámetros generales.
Al presionar el botón “Ejecutar” el sistema automáticamente creará
el par de documentos con la distribución contable necesaria y
requerida.
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Entrada de Otros Movimientos
Mediante esta opción se registran todos los otros documentos
diferentes de CHEQUE que afectan a la cuenta bancaria (Depósitos,
Notas de Débito, Notas de Crédito, etc.).
Al igual que un cheque, en esta opción también se dispone de toda
la estructura programática para ser usada cuando aplique. La única
variación es que también se pueden afectar cuentas presupuestarias
de ingresos (por ejemplo, depósitos en las cuentas de la
institución realizadas por MHCP y que algunas instituciones no
emiten ROC).
NOTA.
Los débitos y créditos deben estar cuadrados para poder
salvar/guardar los registros.
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Otros meses
Permite el registro de operaciones en el mes anterior al mes en
proceso. Las operaciones registradas en la opción de Otros meses
disponen de sus propios reportes de revisión y generación de
asiento.
Entrada de Otros Movimientos
El registro es similar al Entrada de Movimientos (mes en proceso)
con la diferencia que no cuenta con categoría programática.
Una operación (ND, NC) omitida puede ser captada en esta pantalla.
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Generación de Asiento
De acuerdo a la selección de la cuenta bancaria, año y mes el
sistema genera el asiento al sistema de contabilidad.
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Conciliación Bancaria
Para elaborar la conciliación bancaria se debe seleccionar la
cuenta contable (LOV), año y mes, con estos parámetros se
recuperan los valores “Según sistema” de saldo anterior, débitos,
créditos y saldo final.
Al pulsar el botón se recupera el detalle de las
transacciones, seguidamente se deben registrar los valores “Según
estado de cuenta”, en caso de que los saldos finales sean
diferentes, se debe proceder a ubicar y marcar los registros que
están flotantes, los cuales deben obligatoriamente coincidir en
términos absolutos con la diferencia de saldos finales. Si esto
está correcto la diferencia en esta casilla
tiene que ser cero (tal y como se muestra en el
ejemplo).
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A continuación se muestra el reporte de conciliación.
27
Consultas
Consulta de Cheque
Mediante el uso de los iconos de consulta (F7 y F8
respectivamente) , es posible consultar los cheques por
cuenta bancaria, n° de cheque, fecha, no proveedor, etc.).
Para el campo “Detalle”, puede utilizar los comodines”%” y buscar
alguna expresión de interés, por ejemplo: %CONSTRUCCION%
Asimismo, puede combinar varios parámetros de filtro, es decir
seleccionar todos los cheques de una cuenta bancaria en
determinada fecha.
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Consulta de Otros Movimientos
De forma similar a la consulta de cheques, y haciendo uso de los
iconos de consulta (F7 y F8 respectivamente) , es posible
realizar consultas por los Otros movimientos (DP, ND, NC) que
afectan la cuenta bancaria.
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Reportes
Todos los reportes cuentan como Utilitarios la barra de
herramientas arriba mostrada.
Activa la ventana de Impresión. Espera confirmación de la
impresora, el intervalo de impresión (cuáles páginas) y número de
copias a imprimir.
Permite formatear o seleccionar el formato o tamaño del papel,
tamaño y márgenes.
Opción disponible cuando se cuenta con un servidor de correos
(mail server) y se utiliza para enviar y compartir reportes vía
email. En caso de no contar con esta opción, lo que se hace es
convertir el reporte en formato PDF y luego este enviar en el
email.
Para convertir el reporte en PDF, debe seleccionarse del menú
auxiliar File→Generateto File → PDF, seguidamente el sistema
preguntará dónde se desea guardar el archivo y con qué nombre.
Duplica el reporte en otra pantalla.
Cierra el reporte y nos devuelve a la pantalla inicial.
Zoom, el primer icono permite ampliar la imagen del reporte,
el segundo icono reduce el tamaño de la imagen.
30
El primer icono avanza a la primera página.
El segundo icono nos permite ir retrocediendo de página en página.
El tercer icono permite ir avanzando de página en página.
El cuarto icono avanza a la última página del reporte.
El campo “Page” nos indica el número de página actual y también
permite digitar un número de página específico.
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Bancos y Cuentas Bancarias
Muestra el detalle de las cuentas bancarias agrupadas por banco y
moneda.
Tipos de Documentos
Detalle de todos los tipos de documentos y naturaleza de los
mismos usados en el módulo de Bancos.
32
Informe Diario Consolidado
Muestra la disponibilidad bancaria.
Informe Diario Consolidado Resumido
33
Libro de Cheques
Libro de Cheques Anulados
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Control de Cheques por Cuenta Bancaria
Movimiento Mensual
Listado del estado de cuenta bancario del mes en proceso. Este
reporte sirve como auxiliar contable.
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Movimiento Mensual Histórico
Reporte con la misma información del reporte anterior, válido para
períodos históricos.
Retenciones
Cheques emitidos por beneficiario
Usa como filtro el beneficiario y rango de fecha.
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Cierre
Reporte de Revisión Contable por Cuenta Bancaria
37
Reporte de Revisión Contable por Cuenta Contable
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Generación de Asiento
Consiste en trasladar la distribución contable generada producto
de cada transacción realizada en el módulo hacia el Sistema de
Contabilidad.
La frecuencia del traslado lo determina el usuario de Contabilidad
o Finanzas, esto puede realizarse diario, semanal o mensual.
Los parámetros necesarios son la Moneda, el año y mes en proceso.
En el campo de color azul se muestra información de la cuenta
bancaria que se procesó y el número de asiento que se generó o en
su defecto la no existencia de movimientos.
La generación o traslado se realiza al pulsar el botón “Generar”.
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Cierre Mensual
El cierre de las cuentas bancarias se realiza usando como
parámetros la moneda de las cuentas, año y mes. Al pulsar el botón
de “Cierre”, el sistema procesará cada cuenta bancaria y realizará
el cambio de mes y año cuando corresponda. Una vez cerrado el mes,
el sistema no permite el registro de transacciones (cheques).
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