4
Ecuación Contable
La ecuación contable representa el equilibrio que debe mantener toda empresa donde lo
que se tiene (ACTIVO) debe igualarse a los que se debe (PASIVO) y se aporta
(PATRIMONIO).
Se representa como:
activo = pasivo + capital
EJEMPLO:
1. Una compañía posee activos valorados en ¢287,300.00, pasivos por ¢97,300.00 y los
aportes de socios suman ¢197,000.00. Demuestre que los datos cumplen la ecuación
contable.
CUENTA: Registro donde se anotan de manera ordenada los aumentos o disminuciones
que dan lugar a un valor o concepto como consecuencia de una transacción comercial. Es
decir, toda transacción comercial envuelve al menos dos cuentas, por ejemplo si
compramos un vehículo mediante un pagaré se afectan las cuentas de Vehículos y
Documentos por pagar.
Es necesario llevar un registro de cada cuenta para saber los valores reales que tiene cada
uno (Libro Mayor) y de allí la importancia del concepto para poder llevar a cabo una
contabilidad ordenada y específica y con ello puede analizarse una operación de manera
más fácil.
GRUPOS DE CUENTAS: Todas las cuentas contables forman parte de un grupo genérico
que sirve para determinar conceptos importantes dentro de sus características como
cuentas.
En general, existen 6 grupos de cuentas denominados: Activos, Pasivos, Patrimonio,
Resultados, Complementarias de Activos y Cuentas de Orden y dentro de éstos se
incluyen todos los tipos de cuentas que se utilizan dentro de la contabilidad.
SUBGRUPOS DE CUENTAS: Se refiere a una segunda división que se utiliza para definir
mejor la naturaleza de cada cuenta y así poder caracterizarla de una mejor manera.
Cada grupo de cuentas, posee uno o más subgrupos, como veremos más adelante pero
como ejemplo anotaremos que dentro del grupo de Activos existen los subgrupos:
Circulante y No circulante.
En resumen, el orden para caracterizar y denominar una cuenta
implica que éstas se encuentran dentro de un grupo y un subgrupo, y
a veces hasta divisiones más específicas, lo que ayuda a que cada
una de ellas esté bien definida.
ELEMENTOS DE LA ECUACIÓN CONTABLE
CUENTAS DEL BALANCE GENERAL (REALES)
1. ACTIVOS: se refieren a todos aquellos bienes cuantificables que le pertenecen a la
empresa o de los que se esperan beneficios económicos futuros. Consta de elementos
como: dinero, cuentas bancarias, cuentas por cobrar, inventarios de mercaderías, equipo,
mobiliario, maquinaria, edificios, patentes, derechos de llave, entre otros; que tienen en
común el hecho de pertenecerle a la organización empresarial.
Los activos se subdividen en:
a. ACTIVOS CIRCULANTES: aquellos activos cuya vigencia es menor a un año o que son
fáciles de convertir a dinero efectivo, como el caso de: efectivo en caja, bancos, cuentas
por cobrar a corto plazo, inventarios, inversiones a corto plazo, etc.
b. ACTIVOS NO CIRCULANTES: aquellos activos cuya vigencia es mayor a un año o que
dadas sus características, su uso para beneficio de la empresa es prolongado. Ejemplos de
activos no circulantes son: máquinas, mobiliario, edificios, cuentas a cobrar a largo plazo,
documentos a cobrar a largo plazo, etc. Estos activos no circulantes poseen una
subdivisión distribuida en:
b.1. PROPIEDAD, PLANTA y EQUIPO, si se trata de activos fijos tangibles
como vehículos, terrenos, edificios, mobiliario.
b.2. INTANGIBLES, para los activos fijos que no tienen valor material como los
derechos de autor, contratos de arrendamiento, derechos de llave.
b.3. RECURSOS NATURALES, si se trata de activos fijos provenientes de la
naturaleza como bosques, tajos, minas.
2. PASIVOS: representado por todas las deudas u obligaciones que posee la empresa,
virtualmente ineludibles, o sea el uso del dinero ajeno para generar ganancias que hagan
posible un mejor nivel de subsistencia para la organización.
Los pasivos se subdividen así:
a. PASIVOS CIRCULANTES: aquellas deudas cuyo período de vencimiento es menor a un
año donde podemos anotar las cuentas por pagar, documentos por pagar, hipotecas por
pagar y todo lo que se adeude a corto plazo.
b. PASIVOS NO CIRCULANTES o A LARGO PLAZO: deudas con un período de
vencimiento superior a un año calendario e incluye las mismas cuentas que en el
circulante con la caracterización anotada.
3. PATRIMONIO: representado por los aportes realizados por los socios o dueño de la
empresa, por tanto es el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surgen
de sus aportaciones. Dentro del Patrimonio podemos hacer notas cuentas como: Capital,
Utilidades Retenidas, Déficit Acumulado, Superávit, etc.
EXPLICACIÓN DE ALGUNAS CUENTAS CONTABLES
CUENTAS DE ACTIVO
✡ CAJA CHICA: fondo que se abre para cubrir gastos menores y con ello evitar la
emisión de cheques por rubros que no lo necesitan. Debe ser llevada con estricto control
y está a cargo de un empleado a quien se le realiza arqueos periódicos.
✡ EFECTIVO: esta partida se compone del dinero o cualquier otro medio que un
banco acepte a un valor nominal para depósito como: billetes, monedas, giros bancarios,
etc. Algunas veces aparece con el nombre de CAJA.
✡ BANCOS: incluye el dinero en cuentas bancarias que posee la empresa ya sea
cuentas corrientes, cuentas para salarios, u otras.
✡ INVERSIONES: compra de valores negociables de otras empresas como bonos,
acciones, cuentas en monedas extranjeras, cuentas a plazo fijo, etc.
✡ CUENTAS POR COBRAR: cuentas de los clientes que por alguna razón nos deben
dinero, normalmente por la venta de bienes o prestación de un servicio sobre promesas
de pago reales o escritas (facturas). Debe llevarse una cuenta auxiliar para saber el saldo
de cada cliente.
✡ Se llevan también cuentas a cobrar socios, empleados, etc.
✡ DOCUMENTOS A COBRAR: cuentas de los clientes que por alguna razón nos
deben dinero, normalmente por la venta de bienes o prestación de servicios pero se
diferencia de las cuentas por cobrar en que quedan respaldadas con documentos legales
como pagarés, letras de cambio, prendas, etc.
✡ CUENTAS POR COBRAR - DOCUMENTOS VENCIDOS: Cuando un documento
por cobrar vence y no se ha recibido su pago se pasa como parte de esta cuenta que
incluye el valor del documento y los gastos e intereses que cubra.
✡ PRESTAMOS POR COBRAR: representa los montos de préstamos que hemos
hecho a otras personas.
✡ INVENTARIOS: artículos que la empresa tiene disponibles para la venta o
materiales disponibles para la fabricación de artículos, materiales en proceso de
fabricación. Su valor se aplica al costo de adquisición.
✡ PAPELERÍA Y MATERIAL DE OFICINA: inventarios que se tienen de útiles de
oficina como papel, lápices, lapiceros, cintas, etc. A medida que se van utilizando se
convierten en gastos.
✡ MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA: máquinas de escribir, escritorios,
computadores, sillas, calculadoras, sumadoras y cualquier otro implemento de larga vida
utilizado para mejorar o disminuir el trabajo de oficina.
✡ EDIFICIOS: estructuras donde se alberga la empresa y también incluye otras
estructuras que sean de su propiedad independiente al uso que se les de.
✡ TERRENOS: como su nombre lo indica, son las propiedades en terrenos que posee
la empresa.
✡ VEHÍCULOS: autos, camiones y cualquier otro vehículo propiedad de la empresa.
✡ GASTOS POR ADELANTADO: gastos que por alguna razón se cancelan sin que
estén realmente vencidos como por ejemplo: alquileres, intereses, comisiones, etc.
Representan activos circulantes si vencen en un período menor a un año calendario.
✡ INGRESOS ACUMULADOS: ingresos que ya nos hemos ganado pero que aun no
se ha recibido su pago. Representan una cuenta a cobrar pero como no es por la
operación normal de la empresa se consideran por aparte.
Representan activos circulantes si vencen en un período menor a un año calendario.
CUENTAS DE PASIVOS
✡ CUENTAS POR PAGAR: deudas de la empresa con otras empresas a corto o largo
plazo, certificadas mediante facturas o como una promesa de pago.
✡ DOCUMENTOS POR PAGAR: deudas que tenemos y están certificadas mediante
documentos legales.
✡ PRESTAMOS POR PAGAR: representa los montos de préstamos que hemos
obtenido de bancos u otras personas.
✡ HIPOTECAS POR PAGAR: deudas con garantía que normalmente surgen poniendo
en frente el edificio, terrenos u otro activo de la empresa.
✡ GASTOS ACUMULADOS: gastos vencidos que no hemos cancelado todavía. Son
gastos atrasados. Son pasivos circulantes si su período de vencimiento es menor a un año
calendario a partir de la fecha que se realiza.
✡ INGRESOS ADELANTADOS: ingresos que no hemos consumido y ya recibimos.
Son pasivos circulantes si su período de vencimiento es menor a un año calendario a partir
de la fecha que se realiza.
CUENTAS DE PATRIMONIO
✡ CAPITAL SOCIAL: aportes de los socios en la empresa.
✡ RETIROS: cuenta especial que se utiliza en las empresas individuales donde el
dueño puede tomar valores a manera de retiros personales.
✡ UTILIDAD NETA: cambio incremental entre el capital contable al inicio y al final
del período. Representa las ganancias netas que se han obtenido en el período fiscal.
✡ UTILIDADES RETENIDAS O NO DISTRIBUIDAS: ganancias que quedan libres
para la empresa una vez que se ha aplicado el corte contable y se han repartido partes de
las ganancias generales. Es decir, esta cuenta aplica sobre la ganancia libre resultante
una vez descontadas todas las partidas que se aplican.
✡ SUPERÁVIT: se aplica por cuentas extraordinarias a las operaciones normales de la
empresa como el aumento en el valor de activos por efectos de la inflación y devaluación
de la moneda, acciones que se reobtienen propias de la empresa, etc.
CUENTAS DE RESULTADOS (NOMINALES)
✡ INGRESOS: todo aquello que se recibe como ganancia en las operaciones de la
organización. Pueden darse ingresos por intereses, alquileres, comisiones, servicios, etc.
✡ GASTOS: todas las erogaciones o salidas que lleva a cabo la empresa, básicamente
con la finalidad de generar nuevos ingresos. Se denominan pérdidas para la empresa.
Pueden darse gastos por intereses, alquileres, comisiones, papelería, viáticos, salarios,
etc.
Todas las cuentas anteriores son las que se denominan CUENTAS DE
BALANCE
CUENTAS GENERAL. (este nombreDE
COMPLEMENTARIAS será analizado posteriormente)
ACTIVOS
✡ DEPRECIACIÓN ACUMULADA: Fondo que se mantiene para reflejar la pérdida
del valor por uso de un activo a través del tiempo. Existe para vehículos, edificios,
mobiliario, equipo, etc. Los terrenos no se deprecian a menos que sean utilizados, como
el caso de actividades agropecuarias.
Esta cuenta puede tomar los nombres de AMORTIZACIÓN ACUMULADA si la pérdida
de valor aplica sobre activos intangibles o AGOTAMIENTO ACUMULADO si se trata de
recursos naturales.
✡ PROVISIÓN PARA INCOBRABLES: Provisión que se tiene para pasar aquellas
cuentas que una vez realizado el proceso de cobro legal se considera como perdidas
porque los clientes no nos pagarán. Se utiliza mediante ciertos métodos que serán
analizados posteriormente.
