BAJA DE BIENES INSERVIBLES Y OBSOLETOS
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades para el reintegro de bienes que se encuentran
en desuso por su estado de obsolescencia o inservibles, con el fin de darlos de baja,
donarlos o destruirlos y rendir oportuno y completo informe sobre faltantes y sobrantes
en los Inventarios de elementos y bienes para de esta manera iniciar las investigaciones
pertinentes.
2. DEFINICIONES
Administración de bienes en almacén: conjunto sistemático de procedimientos
relacionados con planear, adquirir, organizar, custodiar, almacenar, conservar, controlar
(dar de baja por obsolescencia y deterioro donar a otras entidades) y distribuir los
elementos proveyendo a los servidores públicos de bienes devolutivos y de consumo tales
como muebles, equipos de cómputo, dispositivos papelería y demás componentes
necesarios para el cabal desarrollo de las diferentes funciones en la UAE - Contaduría
General de la Nación.
Baja de bienes: acto administrativo que refleja los bienes susceptibles de donación y
destrucción identificando la descripción de los bienes el cual sirve como soporte contable
para su retiro y debe ser firmado por el representante legal o el ordenador del gasto.
Baja de bienes servibles no utilizables: es la salida definitiva de aquellos bienes que
se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos pero
que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o que aunque
la entidad los requiera por políticas económicas, disposiciones administrativas, por
eficiencia y optimización en la utilización de recursos existe orden expresa y motivada del
representante legal o el ordenador del gasto para darlos de baja.
Bienes inservibles obsoletos o no requeridos: son aquellos bienes que por su estado
de obsolescencia o inservibles no son útiles al funcionario o grupo interno de trabajo y son
susceptibles de donación remate o destrucción.
Cotización: es un documento informativo, que no genera registro contable, y que se emplea
para fijar el precio de un bien o un servicio que se ofrece. Es un presupuesto más detallado,
desglosando todos los apartados del servicio o bien que se ofrece.
Denuncio: es el acto por el que se da conocimiento a la autoridad competente de
la existencia de unos hechos que pudieran ser constitutivos de infracción penal.
Elemento o bien de consumo: objeto producido con el fin de ser utilizado para satisfacer
necesidades y que se consume con su primer uso o en un periodo razonable de tiempo.
ej: tóner y papelería.
Elemento o bien devolutivo: objeto fabricado o manufacturado con el fin de prestar un
servicio y que no se desgasta en un tiempo prudencial. ej.: muebles equipos de cómputo
dispositivos electrónicos etc.
Inservibles por daño total o parcial: en este grupo se consideran aquellos bienes que
ante su daño o destrucción parcial o total su reparación o reconstrucción resulta en
extremo onerosa para la entidad.
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Inservibles por deterioro histórico: son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo
de vida útil y debido a su desgaste deterioro y mal estado físico originado por su uso, en
consecuencia, ya no es de uso y/o utilidad funcional para la entidad.
Reintegro: devolución de recursos programados y situados por la dirección general de
crédito público y del tesoro nacional
Sistema on line administrativo S.O.A: aplicación utilizada en el almacén para el manejo
y gestión de los inventarios orientada a administrar los bienes devolutivos y de consumo
propiedad de la UAE - Contaduría General de la Nación a través de la cual se accede a un
balance pormenorizado detallado y actualizado de cualquier tipo de bien generando
diferentes comprobantes los cuales son los soportes para las conciliaciones entre almacén
y contabilidad.
Reintegro de bienes: es la devolución de bienes devolutivos y de consumo controlado al
GIT de servicios generales administrativos y financieros inmuebles que se encuentran a
cargo de los funcionarios y contratistas de la contaduría general de la nación que ya no
son necesarios para el ejercicio de las funciones o no cumplen con el objetivo para los
cuales fueron destinados, bien sea porque se encuentran en mal estado, obsolescencia,
daño o supresión optando la dirección por su reparación redistribución o baja.
3. MARCO LEGAL
• Ley 594 de 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se Dictan otras disposiciones, reglamentada parcialmente por los Decretos
Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014.
• Decreto 2324 de 09 de noviembre de 2000. Por medio del cual se modifica el
Decreto 1130de 1999 y se establecen los organismos y entidades que estarán a
cargo de la implantación y desarrollo de los Programas de la Agenda de
Conectividad, en especial, del Programa Computadores para Educar y se establecen
otras disposiciones para los mismos efectos .
• Decreto 1499 de 11 de septiembre de 2017. Por medio del cual se modifica el
Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública,
en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley
1753 de 2015.
• Resolución 627 de 14 de noviembre de 2012. Por la cual se adoptan los
parámetros para el control y la administración de los bienes propiedad de la Unidad
Administrativa Especial de la CGN.
• Resolución 681 de 26 de noviembre de 2012. Por la cual se deroga la
Resolución 049 de 18 de marzo de 1999 y se actualiza el manejo administrativo de
los bienes en servicio propiedad de la Contaduría General de la Nación.
• Resolución 532 de 22 de noviembre de 2018. Por medio de la cual se deroga
la Resolución 021 de 2005 y se crea el Comité Evaluador de Activos Fijos de la
U.A.E. Contaduría General de la Nación.
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• Norma Técnica Colombiana ISO 9001
• Norma Técnica Colombiana ISO 14001
• Norma Técnica Colombiana ISO IEC 27001
Norma Técnica Colombiana ISO 45001
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
GAD22-FOR01_REINTEGRO DE ELEMENTOS AL ALMACÉN
5. DOCUMENTOS ANEXOS
MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES
6. PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
El funcionario deberá identificar si los
bienes devolutivos o de consumo son
1 obsoletos o inservibles y diligenciar
el formato GAD22-FOR01.
Reintegrode
El cual remitirá vía correo electrónico Elementosa
al responsable del área de almacén. almacén
Identificar los Funcionario GAD22-FOR01
bienes Nota: Si el elemento es de tipo público
consumo devolutivos deberá venir Correo
acompañado de concepto técnico por GIT de apoyo electrónico
parte del GIT de apoyo Informático informático
en el espacio de observaciones del
formato.
El funcionario responsable del
Verificary almacén verifica que el bien se Responsable de
2 Confrontar encuentre relacionado en el almacénde Comprobante
inventario del funcionario almacén de reintegro al
responsable y actualiza en el sistema almacén.
SOA la baja del elemento en el
inventario del funcionario solicitante.
El responsable del almacén verifica si
las condiciones técnicas registradas Comprobante
Verificar en el formato GAD22-FOR01 del bien Responsabledel Reintegrode
3 condiciones de permiten la continuidad del uso o si Almacén Elementosa
utilidad del bien es necesario dar de baja a los Almacén
y reintegro al elementos.
almacén
Finalmente reintegra los bienes al
inventario del almacén.
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Notificar El funcionario responsable del Responsable Comprobante
Reintegro almacén deberá notificar al GIT de del almacén de reintegro al
4 servicios generales administrativos y almacén
financieros, y al área de contabilidad Informe
el movimiento realizado mediante mensual
informe mensual de soportes de soporte de
movimiento. movimiento
5 Realizar El GIT de apoyo informático GIT de apoyo Concepto
concepto técnico realiza, para los equipos informático técnico
e informe tecnológicos, un concepto técnico
para su baja. Respecto de los Almacenista Informe
bienes que no correspondan a
equipos tecnológicos, el
responsable del almacén realiza
un informe con las condiciones de
cada bien que permita dar cuenta
la necesidad de baja.
6 Elaborar El responsable del almacén envía
solicitud de los anteriores documentos, el
convocatoria
listado de los elementos y
Comité Responsable Correo
evaluador de formatos GAD22 – FOR01 al GIT de del almacén electrónico
activos fijos servicios generales
GAD22 –
administrativos y financieros, para
FOR01
solicitar la convocatoria del Comité
asesor de activos fijos.
El GIT de servicios generales
Convocar al administrativos y financieros,
7 GIT de
Comité asesor en calidad de secretaria técnica del
de activos comité, convocará a sesión servicios Correo
fijos generales electrónico
adjuntando el listado de
administrativos
elementos a dar de baja, el cual irá
y financieros
acompañado con sus respectivos
concepto técnico e informe.
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8 Realizar sesión Se realiza sesión de comité de
de Comité activos fijos, en el cual el
evaluador de responsable del almacén informa
activos fijos Comité Acta de comité
al comité el estado de los bienes y
Evaluador de
propone la categoría en cada caso.
Activos fijos
Finalmente, el Comité de Activos
Fijos recomienda si el bien sigue en
uso o se da de baja y en que
categoría.
9 Elaborar acto El Coordinador del GIT de Servicios Coordinador Acto
administrativo Generales, Administrativos y del GIT de administrativo
de baja Financieros proyecta el acto Servicios
definitiva de administrativo por medio del cual se Generales, Correo
bienes da de baja definitiva los bienes para Administrativos electrónico
donación, disposición final de RAEE o y Financieros
inservibles, para firma del señor
Contador General de la Nación,
previa revisión y ajustado a derecho.
Una vez firmado el acto
administrativo, el Coordinador del
GIT de Servicios Generales,
Administrativos y Financieros envía a
través de correo electrónico al
responsable del almacén para que
proceda con la baja de los bienes a
través del sistema SOA.
El responsable del almacén procede
a retirar el bien del inventario dela
CGNenel sistema SOA y lo traslada
cuentas deOrden sin
Dar de baja de responsabilidad SOAen espera de la Responsabledel
10 Comprobante
Bien donación o disposición final de Almacén de egreso
elementos tipo RAEE o inservibles y
notifica vía correo electrónico al Correo
Coordinador del GIT de SGAF el electrónico
cumplimiento del trámite.
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6.1 BIENES DE BAJA DEFINITIVA A TITULO DE DONACIÓN
Realizar solicitud La Secretaria General en virtud de Correo
1 publicación en las disposiciones contenidas en el Secretaria electrónico
página web artículo 2.2.1.2.2.4.3. del Decreto General
1082 de 2015, solicita a la mesa de
servicios, vía correo electrónico, la
publicación en la página Web del acto
administrativo.
2 Publicar en La mesa de servicios procede con la Mesa de Publicación en
página web publicación del acto administrativo servicios página web
en página web y expide constancia
de ello.
Realizar El Coordinador del GIT de SGAF a Externos Correo
manifestaciones través de correo electrónico recibe
de interés las manifestaciones de interés de o
3
externos, por los bienes. Comunicación
4 Convocar al Una vez transcurrido el tiempo de Coordinador Correo
Comité recibir manifestaciones, el del GIT de electrónico
evaluador de Coordinador del GIT de SGAF en Servicios
activos fijos calidad de secretaria técnica, Generales, Manifestaciones
Administrativos de interés
convoca al comité evaluador de
y Financieros
activos fijos, adjuntando las
manifestaciones con el soporte de la
hora y fecha de recibidas, para
darles el tratamiento señalado en el
artículo 2.2.1.2.2.4.3. del Decreto
1082 de 2015 incluidas sus
modificaciones.
5 Realizar sesión En sesión de comité evaluador de Comité Acta de comité
de Comité activos fijos se somete a revisión y Evaluador de evaluador de
evaluador de aprobación las manifestaciones de Activos fijos activos fijos
activos fijos interés y se recomienda su
aceptación, previa revisión de lo
establecido en el artículo
2.2.1.2.2.4.3. del Decreto 1082 de
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2015 incluidas sus modificaciones.
El Coordinador del GIT de SGAF
solicita al ordenador del gasto
Solicitar tramite viabilidad para iniciar proceso de
6 Secretaria Resolución SOA
de contratación contratación con el manifestante
General
ganador, previa revisión y ajustado a
derecho.
7 Iniciar tramite El Coordinador del GIT de SGAF a Coordinador Contrato
contractual través de los abogados en del GIT de
contratación inician tramite SGAF
contractual a través de la plataforma
SECOP II. Abogados
8 Elaborar y El responsable del almacén elabora y Responsable Comprobante
notificar Acta de tramita el acta de entrega al nuevo del almacén de egreso
entrega y propietario de los bienes y procede
traslado de con el traslado en el aplicativo SOA. Acta de
bienes entrega
Los documentos firmados deberán
Correo
ser remitidos vía correo electrónico electrónico
al Coordinador del GIT de SGAF
6.2 BIENES DE BAJA DEFINITIVA DE BIENES TIPO RAEE Y OROS BIENES
INSERVIBLES
1 Identificar el En virtud de las disposiciones Coordinador Correo
gestor contendías en el artículo 2.2.7A.4.3. del GIT de electrónico
del Decreto 284 de 2018 el SGAF
Coordinador del GIT de SGAF, de la
lista de gestores autorizados por el
Ministerio de ambiente, identifica el
gestor ambiental que, en primer
lugar, sea gestor de las marcas
productoras de los elementos a dar
de baja, cuente con licencia
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ambiental, licencia expedida por la
ANLA y permisos ambientales
conforme las disposiciones legales
que en la materia se expidan, para
la disposición final de los bienes tipo
RAEE y vía correo electrónico
solicita la documentación requerida.
2 Verificar los El Coordinador del GIT de SGAF Coordinador Correo
requisitos y junto con el Secretario General GIT SGAF electrónico
agendar cita proceden con la validación de los Secretaria
para entrega soportes y solicitan vía correo General
electrónico el agendamiento de la
recolección de los bienes.
3 Diligenciar El responsable del almacén Responsable Correo
formato y diligenciara y relacionara documento del almacén electrónico
solicitud de en el cual se de a conocer los
recolección elementos a dar de baja y enviara al
Coordinador GIT SGAF.
4 Solicitar la El Coordinador GIT SGAF enviara el Coordinador Correo
recolección formato o documento diligenciado al GIT SGAF electrónico
gestor para solicitar la recolección de Secretaria
los elementos, General
3 Elaborar y El responsable del almacén elabora Responsable Comprobante
notificar Acta de y tramita el acta de entrega al del almacén de egreso
entrega y gestor ambiental y procede con el
traslado de traslado en el aplicativo SOA. Acta de
bienes entrega
Los documentos firmados deberán
Correo
ser remitidos vía correo electrónico
electrónico
al Coordinador del GIT de SGAF.
Nota. La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las
Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del
Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo
Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes
interesadas y al éxito sostenido del SIGI.
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Revisado por: Denis Eliana Hernández Niño Aprobado por: Vilma Yolanda Narváez Narváez
LÍDER DEL PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA LÍDER DEL PROCESO DE PLANEACIÓN
INTEGRAL
