CODIGO: GQ-pro-001
Fecha de actualización:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 14/02/2018
VERSION: 1
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1. OBJETIVO:
Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodología que se
aplicará para el manejo de documentos determinando los parámetros
estandarizados para la realización e identificación de todos los documentos,
procedimientos y registros de la Empresa.
2. ALCANCE / CAMPO DE APLICACIÓN:
Establecer el procedimiento de cumplimiento para el manejo de documentos
del Sistema de Gestión de Calidad determinando las actividades, la
identificación correspondiente para cada documento, observaciones,
registros asociados a éstos.
3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS:
Para los propósitos de este procedimiento:
• Actualización: Reforma de un documento para adaptarlo a un cambio (en la
operación, en el proceso, un proceso adicional, etc.). Se realiza en el momento
que se presente un cambio.
• SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
• Aprobación: el proceso de verificar que todos los procedimientos, instructivos y
registros estén orientados a lograr los objetivos del SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD. Dicha aprobación se controla en el listado maestro quien es el
encargado de aprobarlo pero no se requiere de una firma para dicha aprobación
solo su visto bueno.
• Revisión: Es el proceso mediante el cual se verifica que los documentos se
ejecuten tal cual se describen.
• Registro: Es un documento especial (formato), que consignan información que
no será actualizada. Y sirve como evidencia o soporte.
• Procedimiento: Es la descripción de una actividad o conjunto de actividades
donde se determina claramente cómo efectuarla, quienes son los responsables
de ella.
• Documento: Es aquel que contiene información que puede ser modificada,
adicionada o complementada en cualquier momento que se requiera.
• Documento externo: Son documentos de partes interesadas externas conque
interactúa la empresa e impactan el SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
• Manual: Documento que contiene la descripción de los elementos que
componen el SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
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• Programa: Conjunto de actividades que se establecen para cumplir con los
requerimientos establecidos, de acuerdo a los temas propuestos.
4. RESPONSABILIDADES.
• Es responsabilidad del encargado del SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
orientar a las partes interesadas relacionadas con los documentos sobre el
manejo, actualización, aprobación y disposición de los documentos que surjan
en el SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, así mismo velar porque este
procedimiento se cumpla.
• Parte interesada: Es responsabilidad de la parte interesada que represente el
proceso relacionado con el documento realizar los cambios que sean sugeridos,
la revisión y aprobación.
• Es responsabilidad de todas las partes interesadas que tengan que ver con el
documento dar el uso para el fin que fue diseñado el documento.
5. PROCEDIMIENTO.
Con el fin de garantizar un adecuado manejo de los documentos, procedimientos
y registros, las actividades y responsabilidades que se manejan en el SISTEMA
DE GESTIÓN DE CALIDAD y para el manejo de Cualquier documento generado
se seguirán los siguientes lineamientos:
5.1 IDENTIFICAR FORMATO PARA ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS,
PROTOCOLOS INSTRUCTIVOS Y MANUALES
ENCABEZADO:
CODIGO:
FECHA DE ACTUALIZACION:
LOGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
VERSION:
PAGINA:
• Logo: logo símbolo que pertenezca la Organización
• Nombre del documento: Nombre que identifica el documento.
• Código: Utilizado para dar una identificación única al documento para que
asegure su control. El código es dado por el responsable de calidad:
XX - xxx - 00
Corresponde a la Tipos de Corresponde al
abreviatura del documentos consecutivo del
proceso. documento
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TIPOS DE DOCUMENTOS
car Caracterización
pro Procedimiento
man Manual
ptl Protocolo
pdc Plan de Calidad
fit Fichas técnicas
ins Instructivos
for Formatos
Las dos primeras letras del código de los documentos identifican el proceso al que
aplica el documento así:
CODIGO: ( XX - xxx - ## )
Sigla Proceso
DE Gerencia
GC Gestión Comercial
PC Gestión de compras y contratación
PS Prestación de Servicio de Imagenología
GT Gestión de Talento Humano
GF Gestión Contable
GR Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos
GQ Gestión de Calidad
• Fecha actualización Corresponde a la fecha en la que se realiza el
documento, (Año - Mes- Día) a partir de la cual es vigente el documento.
• Versión # y Fecha de actualización: Corresponde al número de la última
revisión del documento y la fecha (Año - Mes- Día) a partir de la cual es
vigente esta revisión. La primera edición de la documentación, corresponde
a la revisión 0
• Número de Páginas Se relaciona el número de la página y el número total
de páginas que componen el documento.
• En el pie de página del documento (sólo en la última página) se relaciona la
siguiente información:
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5.2 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
El contenido de la documentación de los procedimientos e instructivos involucra
la siguiente información.
5.2.1 OBJETIVO (Obligatorio)
Indica el propósito para el cual es hecho el documento o los requisitos a cumplir y
hace relación al nombre del documento.
5.2.2 ALCANCE (Obligatorio)
Indica las áreas, procesos, cargos y/o actividades que se involucran en el
documento. También se puede hacer referencia a lo que no cubra el alcance.
5.2.3 RESPONSABILIDAD (Obligatorio)
Se relacionan las responsabilidades más importantes y se indica si hay
responsabilidades más detalladas en el desarrollo del contenido.
5.2.4 DEFINICIONES (opcional)
Se relacionan los términos especiales usados en el documento, que necesiten de
aclaración de su definición. También pueden relacionarse términos propios del
negocio o de la compañía que se consideren necesarios para unificar conceptos.
5.2.5 CONDICIONES GENERALES (opcional)
Se relacionan las condiciones generales que apliquen al documento
5.2.6 CONTENIDO
Se describe la metodología o actividades que dan cumplimiento al objeto de la
norma.
Dada la naturaleza del documento, el contenido se puede escribir en prosa o
teniendo en cuenta el siguiente cuadro:
DOCUMENTOS Y/O
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION
REGISTROS
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5.2.7 DOCUMENTOS RELACIONADOS (Opcional)
Se describe todos los documentos (procedimientos y formatos) que intervienen en
el procedimiento
5.2.8 NORMATIVIDAD (Opcional)
Describe la norma que afecta la ejecución del procedimiento.
5.2.9 ANEXOS (Opcional)
Se relacionan las tablas, diagramas, formatos de documentos u otra información a
la cual se haga referencia en su contenido y sea necesario adjuntarla.
5.2 PERIODICIDAD DE ACTUALIZACIÓN.
la revisión de la documentación puede realizarse cada vez que se considere pertinente.
5.3 REVISIÓN Y APROBACIÓN:
Los cambios sugeridos, así como la revisión y aprobación, son responsabilidad líder del
proceso. Se documentará con el apoyo y orientación del encargado del Sistema de
Gestión de Calidad.
Para los documentos que legalmente deban ser firmados, se aceptará tanto la firma
física como la digital.
5.4 RECUPERACIÓN
Los documentos del SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD declarados obsoletos son
guardados en una carpeta, en medio magnético cuya ubicación se realizará en la
carpeta del SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD asociada a cada documento. para
que quede el historial, cuya periodicidad estará condicionada a la regulación legal y la
necesidad propia de la empresa en su conservación está periodicidad se describe en el
listado maestro. (Ver listado maestro).
5.5 ALMACENAMIENTO Y SALVAGUARDA.
Acorde a los requisitos legales y a las necesidades de la empresa los documentos se
almacenarán en medio magnético y cuando se requiere se tendrán en físico. Los
siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores,
en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo;
2. El proveedor que realiza los exámenes médicos ocupacionales de la empresa
salvaguardará y garantizará la confidencialidad de los resultados de exámenes de
ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
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complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirómetros, y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear
los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia
está a cargo del médico correspondiente;
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de
los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en
el trabajo;
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad
y salud en el trabajo; y,
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un
sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad
vigente y las políticas de la empresa.
5.6 PROTECCIÓN
Para garantizar la protección de los documentos cuando se tengan en físico se
archivarán en lugares libres de humedad, con control de plagas y roedores, con baja
probabilidad de incendio en general se archivarán en un lugar libre de contacto con otros
elementos. Para los documentos que se tengan en magnético la empresa cuenta con
mecanismo de seguridad informática y backup permanente de la información.
5.7 DISPOSICIÓN FINAL (documentos obsoletos)
Estará condicionada a la regulación legal y la necesidad propia de la empresa en su
conservación en el listado maestro se describe el tipo de disposición. (Ver listado
maestro).
5.8 NUEVA VERSIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Se asignará un número de versión que iniciará desde la 1 y en adelante de manera
consecutiva, está versión cambiará cuando el documento tenga una modificación en su
estructura.
5.9 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
En el listado maestro de control de documentos se creará una hoja de cálculo para
relacionar los documentos externos asociados al SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
a fin de verificar los cambios que realicen las partes interesadas externas de tal forma
realizar control sobre los mismos y reemplazar los obsoletos y seguidamente retirarlos
de su lugar de ubicación y disponerlos acorde a lo descrito en el listado maestro. (Ver
listado Maestro).
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Listado maestro de documentos y registros.
7. CONTRO DE CAMBIOS
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Versión Fecha Descripción de la modificación Responsable
Cesar
Se incluyen las firmas digitales como Benavides-
1 19/09/2018
válidas para aprobar documentos Gestor de
Calidad
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Cesar Benavides – Lina Palacio – Eugenia Carreño –
Gestor de Calidad Subdirector Administrativo Directora Administrativa
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