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Hojas DE Cálculo Excel. Principales Funciones Y Utilidades

Informática (Universidad de Sevilla)

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HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. LIBROS,

HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMU-
LAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTOR-
NO DE TRABAJO

HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

a) Concepto

Una hoj a de cálculo es una aplicación que permit e manipular dat os numéricos
y alfanuméricos dispuest os en forma de t ablas compuest as por celdas que se suelen
organizar en una mat riz bidimensional de filas y columnas.

La celda es la unidad básica de información en la hoj a de cálculo, donde se insert an

los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.

Habit ualment e es posible realizar cálculos complej os con fórmulas y funciones, y di-
buj ar dist int os t ipos de gráficas.

Las cuat ro operaciones básicas en plant illas: Suma, rest a, product o y cocient e. La
mult iplicación se realiza por medio del operador *. La división se realiza por medio
del operador / . Si se desea elevar el valor de una celda al exponent e n, debe ut ili-
zarse el símbolo circunflej o (^).

Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una mul-
t iplicación, por ej emplo), se pueden usar parént esis, como en mat emát icas, para se-
parar una operación de ot ra. Sin embargo, y t ambién del mismo modo que en mat e-
mát ica, las operaciones t ienen un orden de prioridad “ nat ural” de operación: prime-
ro se resuelven pot encias y raíces; después, cocient es y product os; y finalment e, su-
mas y rest as.

Las subexpresiones ent re parént esis se evalúan primero. Las subexpresiones con pa-
rént esis anidados se evalúan desde el cent ro hacia los ext remos.

Dent ro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguient e manera:

x Se analiza la expresión de izquierda a derecha.

x Si en la expresión exist en parént esis, lo que se encuent ra dent ro de est os se

evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.

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x Si en la expresión se encuent ran más de un par de parént esis, la evaluación se

realiza comenzando con el parént esis que se encuent ra más a la izquierda en
la expresión hast a llegar al par de parént esis que se encuent ra más a la dere-
cha de la expresión.

Además, se pueden realizar operaciones con const ant es, operaciones con variables,
et c.

b) Hojas de cálculo más populares

Las aplicaciones de hoj as de cálculo más populares son las siguient es:

x Microsoft Excel es una aplicación desarrollada y dist ribuida por Microsoft , y es

ut ilizado normalment e en t areas financieras y cont ables.

Las caract eríst icas, especificaciones y límit es de Excel han variado considera-
blement e de versión en versión, exhibiendo cambios en su int erfaz operat iva
y capacidades desde el lanzamient o de su versión 12.0 mej or conocida como
Excel 2007. Se puede dest acar que mej oró su límit e de columnas ampliando la
cant idad máxima de columnas por hoj a de cálculo de 256 a 16.384 columnas,
fue ampliado el límit e máximo de filas por hoj a de cálculo de 65.536 a
1.048.576 filas, se amplió el número máximo de hoj as de cálculo que es posi-
ble crear por libro, que pasó de 256 a 1.024, y la cant idad de memoria del PC
que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB.

x OpenOffice.org Calc es un open source y soft ware libre compat ible con Mi-
crosfot Excel. Es part e de la suit e ofimát icaOpenOffice.org. Como con t odos
los component es de la suit e OpenOffice.org, Calc puede usarse a t ravés de
una variedad de plat aformas: Mac OS X, Windows, GNU/ Linux, Solaris, et c.

A las ant eriores hay que añadir la proporcionada por Google Docs & Spreadsheet s.

LIBROS, HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS.

FÓRMULAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL
ENTORNO DE TRABAJO

Para iniciar Excel t enemos que:

1. Hacer clic en el Bot ón Inicio.

2. Seleccionar Todos los Programas.

3. Hacer clic en Microsoft Excel.

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El entorno de Microsoft Excel

La pant alla de Excel:

x Const a de 65536 Filas

x Y las columnas est án en forma de let ras de A hast a IV

x Cont iene Celdas cada una de ellas son separadas

x Puedes t rabaj ar y grabar varias hoj as de t rabaj o en un mismo archivo

Por defect o, el nombre de la hoj a cuando abres Excel es Libro1 (puede modificar el
nombre del Archivo al guardarlo por primera vez, con la opción Guardar como…)

Para ver las herramient as con las que t rabaj ar:

x Hacer clic en Ver

x Seleccionar Barra de Herramientas

Tienen que est ar act ivas las Barras Estándar, Barra de Formato, y la Barra de Dibu-
jo.

Barra Est ándar:

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Barra de format o:

Barra de dibuj o:

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Para cambiar el nombre de la Hoj a:

1. Haga clic con el bot ón derecho en Hoj a1

2. Haga clic en Cambiar Nombre

3. Int roduzca el nuevo nombre (por ej emplo, Pract ica)

4. Haga clic fuera del cuadro o presione la t ecla ENTER

Para insert ar o eliminar una hoj a nueva:

1. Haga clic con el bot ón derecho en la pest aña con el t ít ulo de la hoj a (Pract i-
ca, Hoj a2)

2. Haga clic en Insert ar… o Eliminar…

3. Si ha elegido Insert ar…, haga clic en Acept ar o presione la t ecla ENTER (la
hoj a se insert ará j ust o ant es de la hoj a sobre la que hizo clic con el bot ón de-
recho del rat ón)

Para ocult ar hoj as:

1. Seleccione la hoj a a ocult ar (por ej emplo, Hoj a2)

2. Haga clic en Format o

3. Seleccione la opción Hoj a y haga clic en Ocultar

Para most rar hoj as ocult as:

1. Haga clic Format o

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2. Seleccione la opción Hoj a y haga clic en Mostrar (se abrirá un cuadro de diá-
logo como el que se muest ra a cont inuación)

3. Seleccione la hoj a que quiera que vuelva a most rarse y haga clic en Acept ar

Para guardar un archivo:

1. Haga clic en Archivo

2. Haga clic en Guardar (o Guardar Como, si es la primera vez que

guardamos el archivo con el que est amos t rabaj ando).

3. Seleccione la unidad donde quiera Guardar

4. Int roduzca el nombre del archivo

5. Haga clic en Guardar

Para guardar t ambién funciona el at aj o de t eclado Ctrl+G (Guardar).

Para abrir un archivo de Excel:

1. Haga clic en Archivo

2. Haga clic en Abrir (t ambién puede usar el bot ón Abrir de la Barra Est ándar)

3. Seleccionamos la carpet a en la que est é guardado el archivo

4. Hacemos clic en abrir (o doble clic sobre el archivo)

Para abrir un archivo t ambién funciona el at aj o de t eclado Ctrl+F12 (Abrir…).

Para modificar el ancho de columnas y alt o de filas:

1. Seleccione las columnas cuyo ancho quiere modificar (el ancho por defect o
para t odas las columnas 10,71)

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2. Haga clic con el bot ón derecho del rat ón en cualquier part e de la zona som-
breada y seleccione la opción Ancho de columna…

3. Int roduzca el Ancho de columna que quiera (por ej emplo, 25) y haga clic en
ENTER. Si se t rat a de un número con decimales (por ej emplo, 25,14) el ent ero
(25) est ará separado de los 2 decimales (14) por una coma (no por un punt o)

Para modificar el alt o de una o varias filas, procederemos de igual forma (seleccio-
nando la fila o filas cuyo alt o desea modificar, haga clic con el bot ón derecho del ra-
t ón en cualquier part e de la zona seleccionada y elij a Alto de fila…, e int roduzca el
alt o deseado para la fila).

Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el punt ero del rat ón en uno de sus
bordes y, haciendo clic sin solt ar, arrast rando el rat ón hast a elegir el ancho o alt o
que desee para la fila o columna.

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Para Insert ar filas o columnas:

1. Seleccione la fila o columna correspondient e (en el caso de la fila, debemos

seleccionar la fila inmediat ament e post erior a la que deseemos insert ar; en el
caso de la columna, hay que seleccionar la columna de la derecha de la que
deseemos insert ar)

2. Haga clic en Insert ar

3. Elij a la opción deseada (fila o columna)

Para Buscar y Reemplazar:

1. Haga clic en Edición

2. Haga clic en Reemplazar

3. En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea Buscar y Reemplazar

4. En donde dice Reemplazar se pone el t ext o que se desea int roducir (en el
ej emplo, 2014) y elegimos la opción “ Reemplazar t odos” para hacer la sust i-
t ución en t oda la hoj a act iva (t odas las veces en las que aparece 2014, se sus-
t it uirá por 2015) o “ Reemplazar” (para sust it uir sólo una vez 2014 por 2015),
“ Buscar t odo” para que se sombree en t oda la hoj a el t ext o que buscábamos
(se most rarán t odas las celdas en las que aparece 2014) o “ Buscar siguient e”
(si excepcionalment e no queremos sust it uir una de las celdas en las que apa-
rece 2014, pero sí las rest ant es).

Para buscar y reemplazar t ambién funcionan los at aj os de t eclado Ctrl+B (Buscar) y

Ctrl+L (Reemplazar).

Fuent es:

Seleccionando en la barra de format o podemos seleccionar la fuent e que queramos

(Arial, Times New Roman, Trebuchet MS, Consolas…) y poner el t ext o en negrita, en
cursiva o subrayarlo.

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Además, podemos seleccionar el t amaño de la fuent e: 11, 12, 14, 16, et c.

Podemos t ambién alinear el t ext o:

A la izquierda
A la derecha
O cent rarlo en la página

Para elegir el format o de las celdas o de los números:

1. Seleccione los dat os a configurar

2. Haga clic en Format o y después en Celdas

3. En la pest aña Número seleccione General, Número, Moneda y elij a el format o

que desee (para elegir el número de decimales, hay que hacerlo desde la op-
ción Número de la pest aña Número).

De igual forma procederemos para dar format o a los bordes de las celdas, para
cambiar la alineación de la celda (que el t ext o aparezca, por ej emplo, vert ical, y
no horizont al) y para elegir una t rama (diseño de fondo) para las celdas.

Para dar format o a la celda t ambién puede ut ilizar el at aj o de t eclado Ctrl+1.

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Para copiar una celda o part e de su cont enido:

1. Seleccione la part e a copiar

2. Haga clic en le bot ón de copiar en la Barra Est ándar

3. Haga clic en la nueva posición

4. Haga clic en Pegar

Para mover (cort ar) t odo o part e del cont enido de una celda:

1. Seleccione la part e a Mover

2. Haga clic en le bot ón de Cort ar (Mover) en la Barra Est ándar

3. Haga clic en la nueva posición

4. Haga clic en Pegar

Para borrar el cont enido de una celda:

1. Seleccione la part e a Borrar.

2. Presione la t ecla Supr o ENTER y list o.

Para copiar el format o de una celda en ot ra celda:

1. Seleccione la celda cuyo format o quiere copiar en ot ra celda

2. Haga doble clic en le bot ón de copiar en la Barra Est ándar

3. Haga clic en la celda a la cual quiere aplicar el format o

4. Haga clic en el icono de la Barra Est ándar

Para Deshacer y Rehacer:

1. Haga clic en el Bot ón Deshacer en la barra Est ándar

2. Haga clic en el Bot ón Rehacer en la barra Est ándar

Para copiar, cort ar y pegar t ambién puede ut ilizar los at aj os de t eclado Ctrl+C (Co-
piar), Ctrl+X (Cortar) y CTRL+V (Pegar).

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Para Ordenar Dat os:

1. Seleccione los dat os a ordenar

2. Haga clic en Dat os y elij a Ordenar… (se abrirá un cuadro de diálogo como el
que aparece a cont inuación

3. Seleccione el crit erio o crit erios para Ordenar por… (seleccionar varios crit e-
rios a t ravés de las opciones “ Luego por” sirve para los casos en los que coin-
cida el crit erio “ Ordenar por” ), y si quiere que el orden sea ascendent e o des-
cendent e. Si el rango de dat os t iene fila de encabezamient o (es decir, crit erio
conforme al cual ordenar, como PAÍS o CIUDAD), habrá que seleccionar la op-
ción Sí. En est e caso, PAÍS y CIUDAD quedarían fuera del rango de dat os a or-
denar.

4. Haga clic en Acept ar

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Filt ros:

Aplicar filt ros es una manera rápida y fácil de buscar un subconj unt o de dat os de un
rango y t rabaj ar con el mismo. Un rango filt rado muest ra sólo las filas que cumplen
el crit erio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos co-
mandos para aplicar filt ros a los rangos: el Aut ofilt ro (que incluye filt rar por selec-
ción, para crit erios simples) y el Filt ro avanzado (para crit erios más complej os).

A diferencia de la ordenación, el filt rado no reorganiza los rangos. El filt rado ocult a
t emporalment e las filas que no se desea most rar.

Para aplicar un Aut ofilt ro:

1. Seleccione los dat os a ordenar

2. Haga clic en Datos, Filtro, Autofiltro, y aparecerá una flecha como la de la

imagen

3. Haga clic en la flecha de la columna por la que desee filt rar (en el ej emplo,
PAÍS) para que aparezca un desplegable como el que aparece en la imagen

4. Seleccione el crit erio que quiera (ALEMANIA, BÉLGICA, ESPAÑA…). Aparecerán

sólo las celdas que cumplan el crit erio (en el ej emplo se ha elegido ESPAÑA)

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Int roducir fórmulas básicas:

Una vez int roducidos los dat os en las celdas (B2=5 ; B3=4 ; B4=7 ; B5=12), comenza-
remos a ut ilizar las formulas.

Para sumar:

1. Seleccione la celda en la cual quiere que aparezca el result ado de la suma

(por ej emplo, B6).

2. Int roduzca el signo “ =” , y seleccione las celdas que quiere sumar (por ej em-
plo, B2, B3 y B5), separadas por el símbolo “ +” .

3. Al hacer clic en ENTER, aparece en la celda B6 el result ado de la suma (en es-
t e caso, 21).

Para rest ar, mult iplicar y dividir:

Hay que seguir los pasos 1, 2 y 3 vist os para Sumar, si bien ut ilizando el signo que co-
rresponda: Rest ar, “ -” ; Mult iplicar, “ * ” ; Dividir, “ / ” .

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Además, es posible combinar dist int as operaciones: B2–B3+B4+B5=20 ; (B2+B4)/ 12=1 ;

et c. Es import ant e recordar el orden en el que se realizan las diferent es operaciones
arit mét icas.

Aut osuma:

Para sumar varias celdas, t odas ellas seguidas, podemos ut ilizar la función Aut osuma
de la barra est ándar:

1. Seleccione la celda en la que debe figurar el result ado de la suma (por ej em-
plo, B6).

2. Haga clic en el bot ón Aut osuma, seleccione las celdas que desea sumar, t odas
ellas seguidas (por ej emplo, B2 a B5) y haga clic en ENTER.

3. Al hacer clic en ENTER, aparece en la celda B6 el result ado de la suma (en es-
t e caso, 28).

Operadores arit mét icos:

Para ej ecut ar las operaciones mat emát icas básicas como suma, rest a o mult iplica-
ción, combinar números y generar result ados numéricos, ut ilice los siguient es opera-
dores arit mét icos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)

+ (signo más) Suma (3+3)
Rest a (3-1)
- (signo menos)
Número negat ivo (-1)
* (ast erisco) Mult iplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/ 3)
%(signo de porcent aj e) Porcent aj e (20%)
^ (acent o circunflej o) Pot encia (3^2)

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Operadores de comparación:

Se pueden comparar dos valores con los siguient es operadores. Cuando se comparan
dos valores ut ilizando est os operadores, el result ado es un valor lógico: VERDADERO o
FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)

= (signo igual) Igual a (A1=B1)
> (signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
< (signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<> (signo dist int o de) Dist int o de (A1<>B1)

Referencias en las fórmulas:

Una referencia ident ifica una celda o un rango de celdas en una hoj a de cálculo e in-
dica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los dat os que desea
ut ilizar en una fórmula.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10
A10:A20
a la 20.
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hast a la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10
A10:E20
a 20.

Funciones:

La est ruct ura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre
de la función, un parént esis de apert ura, los argument os de la función separados por
comas y un parént esis de cierre.

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Para obt ener una list a de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione
MAYÚS+F3:

Al hacer clic sobre la función seleccionada (en el ej emplo, ENTERO), el cuadro de

diálogo t e explica:

x Cómo debe escribirse la función

x En qué consist e la función seleccionada

Las funciones más ut ilizadas son:

x ENTERO: Redondea un número hacia abaj o hast a el ent ero más próximo.

x ALEATORIO: Devuelve un número aleat orio ent re 0 y 1.

x ALEATORIO.ENTRE: Devuelve un número aleat orio ent re los números que es-
pecifique.

x REDONDEAR: Redondea un número al número de dígit os especificado.

x REDONDEAR.MENOS: Redondea un número hacia abaj o, en dirección hacia ce-

ro.

x REDONDEAR.MAS: Redondea un número hacia arriba, en dirección cont raria a

cero.

x SI: Especifica una prueba lógica que realizar.

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Gráficos:

Los gráficos son visualment e llamat ivos y facilit an a los usuarios la visualización y la
comparación de los dat os.

Puede crear un gráfico en su propia hoj a o como obj et o incrust ado en una hoj a de
cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web.

Para crear un gráfico:

Seleccione los dat os en la hoj a de cálculo.

1. Haga clic en Insert ar, Gráfico…

2. Seleccione el t ipo y subt ipo de gráfico (en el ej emplo, se ha elegido t ipo “ Co-
lumnas” y subt ipo “ Columna agrupada” ) y haga clic en siguient e:

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3. Seleccione (sombreándolo) el rango de dat os (dat os de origen) y haga clic en

siguient e (Series en Filas o Columnas sólo afect ará a la forma de visualización
del gráfico):

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4. Elij a algunas opciones de gráfico (dar t ít ulo al gráfico, dar nombre a los ej es,
que aparezcan o no líneas de división, horizont ales o vert icales, et c.) y haga
clic en siguient e:

5. Elij a la ubicación del gráfico: en la misma hoj a o en ot ra dist int a, cuyo nom-
bre sería Gráfico1 (en el ej emplo, hemos elegido en la misma hoj a Pract ica) y
haga clic en Finalizar

Así quedaría el gráfico insert ado como obj et o en nuest ra hoj a de cálculo:

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Para imprimir:

1. Seleccione t oda el área que va imprimir

2. Haga clic en archivo

3. Haga clic en Área de Impresión

4. Est ablezca el Área de Impresión

5. Haga clic en el bot ón Vist a Preliminar de la Barra Est ándar

6. Elij a la orient ación de la página (vert ical u horizont al), la escala (100%, 80%,
75%...), el t amaño del papel (por defect o, viene predet erminado el DIN A4),
la calidad de impresión (que dependerá de la impresora), et c.

7. Asimismo, en la pest aña Márgenes, podrá fij ar en cent ímet ros el margen supe-
rior, inferior, derecho e izquierdo, o cent rar vert ical y/ o horizont alment e el
área a imprimir; en la pest aña Encabezado y pie de página, podrá int roducir
el t ít ulo del document o, el número de página, et c., que aparecerán en los
márgenes superior (Encabezado) e inferior (Pie de página), no en el área a
imprimir

8. Haga clic en Acept ar

Para imprimir, puede ut ilizar t ambién el at aj o de t eclado CTRL+P (Imprimir…).

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