CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO
Cronograma y presupuesto es fundamental en la gestión de proyectos, ya que
permite planificar, organizar y controlar el tiempo y los costos necesarios para
alcanzar los objetivos del proyecto de manera eficiente.
El cronograma se realiza haciéndole seguimiento a su progreso. Se deben
revisar, analizar, comunicar y registrar los datos correspondientes al avance de
las tareas y desempeño de los recursos. Es necesario, además, comparar
permanentemente la situación actual versus lo planeado. El seguimiento,
también abarca la actualización de los datos que corresponden, en este caso, a
tiempos y que aparecen durante la ejecución del proyecto. El seguimiento del
cronograma debe realizarse con una frecuencia tal, que impida que la situación
se torne inmanejable, pero no debe ser tan frecuente como para estorbar el
desempeño del personal al realizar sus tareas o asumir un coste demasiado
alto. Por otro lado, dicha frecuencia debe permitir, siempre que sea necesario,
encaminar el proyecto y facilitar la toma de decisiones a corto plazo, con el fin
de alcanzar el objetivo fijado. CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO.
En un proyecto de investigación, el cronograma y el presupuesto son dos
componentes esenciales porque permiten planificar, organizar y ejecutar
eficientemente todas las etapas del proyecto. En resumen, tanto el cronograma
como el presupuesto son herramientas estratégicas para garantizar que un
proyecto de investigación sea realizable, eficiente y transparente. Sin ellos, el
proyecto corre riesgo de retrasarse, superar costos o incluso fracasar.
CRONOGRAMA
El cronograma es un plan detallado que establece cuándo deben realizarse
las actividades del proyecto, cuánto tiempo tomarán y en qué orden deben
ejecutarse. Sirve como una guía para controlar el tiempo y asegurar que el
proyecto se complete dentro del plazo establecido. Para que usted, realice una
revisión eficaz del cronograma del proyecto. Recuerde siempre que el objetivo
principal de la sesión de revisión es garantizar que el cronograma del proyecto
sea realista y alcanzable en relación con la capacidad de su organización, a la
vez que cumple con los hitos contractuales y las limitaciones del proyecto. Para
garantizar que el cronograma del proyecto se desarrolle correctamente y se
cumpla diligentemente durante todo el ciclo de vida del proyecto.
¿Por qué es esencial?
1. Organiza las actividades en el tiempo
o Permite establecer qué se hará, cuándo y en qué orden.
o Asegura una secuencia lógica de las tareas del proyecto.
2. Facilita el seguimiento y control
o Ayuda a monitorear el progreso y detectar retrasos.
o Permite hacer ajustes a tiempo.
3. Optimiza el uso de recursos
o Evita la superposición de tareas o el uso ineficiente del tiempo.
o Coordina la disponibilidad de personal, equipos y materiales.
4. Da credibilidad al proyecto
o Un cronograma claro muestra que el proyecto es viable y está
bien pensado.
5. Es necesario para financiamiento y aprobación
o Instituciones que financian o avalan la investigación necesitan
saber cuánto tiempo tomará cada fase.
PASOS PARA DESARROLLAR UN CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN
Definir las fases del proyecto. - Conocer las fases y etapas de un
proyecto ayuda a prepararse para cada una de ellas de manera correcta y
reducir estas incertidumbres y eventos no planificados.
Ejemplo:
Revisión bibliográfica
Formulación del problema
Diseño metodológico
Trabajo de campo / recolección de datos
Análisis de resultados
Redacción del informe
Presentación o defensa
Identificar actividades específicas por etapa. - Para identificar actividades
específicas por etapa, es fundamental dividir el proyecto en fases y luego cada
fase en actividades más pequeñas. Esto implica entender el alcance del
proyecto, definir objetivos claros, establecer hitos y asignar recursos. La clave
está en descomponer el trabajo en tareas manejables y secuenciarlas
lógicamente.
Ejemplo:
Buscar artículos científicos
Elaborar marco teórico
Diseñar cuestionarios
Aplicar encuestas, etc.
Estimar la duración de cada actividad. - predecir cuánto tiempo tomará
completar una tarea o actividad específica dentro de un proyecto. Implica
determinar la cantidad de trabajo necesario y los recursos disponibles para
calcular la cantidad de períodos de trabajo (duración) que se requieren para
finalizarla, según el proceso de estimación.
Identificar la actividad
Evaluar el alcance del trabajo:
Considerar los recursos
Predecir el tiempo
Considerar factores externos
Establecer fechas de inicio y fin. -significa definir el período de tiempo en el
que se llevará a cabo una actividad o proyecto. Implica determinar tanto la
fecha en que comenzará la actividad como la fecha en que finalizará.
Organizar las actividades en una tabla o diagrama.-
Incluir responsables.-
Elementos clave:
1. Definición de actividades: Identificar todas las tareas necesarias.
2. Secuenciación: Determinar el orden lógico de las tareas.
3. Estimación de duración: Calcular cuánto tiempo llevará cada actividad.
4. Desarrollo del cronograma: Crear un calendario con fechas de inicio y
fin.
5. Control del cronograma: Supervisar y actualizar el progreso del
tiempo.
📌 Técnicas comunes:
Ruta Crítica (CPM): Identifica las tareas que no pueden retrasarse sin
afectar la fecha final.
PERT (Program Evaluation and Review Technique): Usa
estimaciones optimistas, pesimistas y probables para calcular
duraciones.
Diagrama de Gantt: Representa gráficamente el cronograma
FASES DEL CRONOGRAMA
CONCEPCION E INICIO DEL PROYECTO
Durante la fase de inicio, debes definir el proyecto en líneas generales para
demostrar el valor que aportará. Una vez que hayas obtenido la aceptación de
los participantes clave y hayas probado que tu proyecto es factible, pasarás a
la fase de planificación. Aquí es cuando defines en detalle los objetivos
específicos, los entregables y la hoja de ruta del proyecto. Piénsalo de la
siguiente manera: durante la fase de inicio, debes brindar suficiente información
para garantizar la aprobación del proyecto. Una vez que tengas luz verde, te
dedicarás a brindar los detalles de planificación del proyecto.
DEFINICION Y PLANIFICACION DEL PROYECTO
Todo plan de proyecto debería especificar claramente el resultado esperado. La
identificación de los objetivos sirve como base para el plan de tu proyecto.
También ayuda a que todos estén alineados y centrados en los resultados que
se quieren obtener. El motivo es que, la mayoría de las veces, los objetivos
están separados del trabajo concreto. Al definir los objetivos dentro del mismo
plan de trabajo, puedes conectar el trabajo que hace tu equipo directamente
con los objetivos del proyecto que pretendes lograr.
LANZAMIENTO DE EJECUCION DEL PROYECTO
En la fase de ejecución, tu equipo se enfocará en lograr los objetivos que se
establecieron. Utilizarán la información recopilada en los dos primeros pasos
para crear y lanzar el proyecto dentro del plazo especificado mediante el
trabajo en equipo y la colaboración. Empieza asignando tareas a los miembros
del equipo. Si ya usas una herramienta de gestión de proyectos, puedes
agregar estas tareas al flujo de trabajo de tu proyecto para que tu equipo pueda
acceder rápidamente a los recursos y comunicarse en un solo lugar.
El software de cronograma y otras herramientas de mapeo de proyectos
pueden ser útiles para que tu equipo pueda visualizar cada paso del proyecto.
RENDIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO
Medir la efectividad de un proyecto es importante por varias razones. Poder
mejorar el proyecto es grandioso, pero también es importante porque los
miembros del equipo pueden aprender tanto del éxito como del fracaso. Hay
muchos indicadores clave de rendimiento diferentes que puedes utilizar para
establecer y alcanzar objetivos estratégicos. Una de las primeras métricas de
rendimiento que debes considerar es el objetivo inicial, es saber si (El proyecto
abordó el problema que estabas tratando de resolver). Es fácil desconectarse
del objetivo inicial, pero es importante tenerlo en cuenta al medir el
rendimiento.
CIERRE DEL PROYECTO
Esta fase es la que más varía entre los equipos. Mientras que a algunos les
gusta reconocer el arduo trabajo, a otros les gusta comenzar de inmediato con
la próxima tarea importante. No existe una forma correcta o incorrecta de cerrar
un proyecto, y depende de ti averiguar qué funciona mejor para ti y tu
equipo. Al cerrar un proyecto, una buena práctica es reunirse con
los participantes del proyecto para obtener una visión más detallada del éxito.
Esto evitará que se repitan errores en proyectos futuros.
💰 PRESUPUESTO: ¿Por qué es esencial?
1. Determina la viabilidad económica
o Muestra si el proyecto se puede realizar con los recursos disponibles.
o Ayuda a tomar decisiones informadas sobre gastos y prioridades.
2. Permite la gestión eficiente de recursos
o Asigna dinero a cada actividad, evitando desperdicios o faltantes.
3. Facilita la solicitud de financiamiento
o Es un requisito clave para obtener fondos de instituciones, becas o
patrocinadores.
4. Justifica los gastos
o Detalla en qué se usará el dinero (materiales, personal, viajes, etc.),
aumentando la transparencia.
5. Sirve como herramienta de control
o Permite comparar lo planificado con lo ejecutado y hacer ajustes si hay
desviaciones.
