Perfecto, entonces te voy a armar algo mucho más extendido, con
explicaciones, ejemplos y detalles prácticos, como si fuera un apunte
de clase completo para que lo puedas usar directamente para
estudiar o presentar.
Proceso Administrativo – Apunte Ampliado
El proceso administrativo es la secuencia lógica y ordenada de
funciones que realiza un administrador para lograr los objetivos de la
organización.
Su propósito es aprovechar al máximo los recursos humanos,
materiales, financieros y técnicos, asegurando que todo el trabajo
se ejecute con eficiencia (hacer bien las cosas) y eficacia (lograr las
metas).
No es una serie de pasos aislados: es un ciclo continuo que se
retroalimenta. Al terminar, vuelve a empezar, incorporando mejoras
aprendidas.
Se divide en dos grandes fases:
I. Fase Mecánica – Planificación y diseño de lo que se va a hacer
Aquí se trabaja en la estructura, organización y planeación antes de
ejecutar acciones.
1. Previsión
Es imaginar el futuro de la organización y anticiparse a lo que pueda
ocurrir.
Incluye:
• Visión: imagen a largo plazo de lo que se quiere llegar a ser.
Ejemplo: “Ser la cadena de cafeterías más reconocida de
Centroamérica.”
• Misión: razón de existir, propósito básico.
Ejemplo: “Ofrecer café de alta calidad con un servicio
excepcional.”
• Objetivos y metas: resultados concretos que se esperan
alcanzar.
• Investigación: análisis de tendencias de mercado, competencia,
tecnología.
• Supuestos: condiciones esperadas (económicas, sociales,
políticas).
• Alternativas: caminos distintos para llegar al objetivo.
Importancia: permite minimizar riesgos y actuar de forma proactiva
en lugar de reactiva.
2. Planeación
Es definir cómo se van a lograr los objetivos establecidos en la
previsión.
Incluye:
• Políticas: reglas o guías generales que orientan decisiones.
Ejemplo: “Todos los proveedores deben cumplir con normas de
calidad ISO.”
• Procedimientos: secuencia específica de pasos para realizar
tareas.
Ejemplo: pasos para la entrega de pedidos en línea.
• Programas: conjunto de actividades con fechas definidas.
Ejemplo: “Programa de capacitación trimestral.”
• Presupuestos: proyección de ingresos y gastos.
• Pronósticos: estimaciones de lo que sucederá.
Ejemplo: “Se estima un crecimiento del 10% en ventas el
próximo año.”
• Estrategias y tácticas:
o Estrategia: plan general a largo plazo (ej. expansión
internacional).
o Táctica: acción específica a corto plazo (ej. campaña en
redes sociales).
Importancia: reduce la incertidumbre y coordina esfuerzos.
3. Organización
Es estructurar y asignar funciones, responsabilidades y recursos
para ejecutar el plan.
Incluye:
• Diseño de organigramas (representación gráfica de la
estructura).
• Asignación de roles y jerarquías.
• Definición de responsabilidades y autoridad.
Ejemplo:
En una empresa de construcción, el departamento de compras
gestiona materiales, el departamento de ingeniería diseña planos y el
departamento de supervisión controla la obra.
Importancia: evita duplicidad de funciones, reduce conflictos y
mejora la coordinación.
II. Fase Dinámica – Ejecución, dirección y control de lo planeado
Aquí se pone en marcha todo lo diseñado en la fase mecánica.
4. Integración
Se asegura que la organización cuente con los recursos humanos y
materiales adecuados:
• Reclutamiento: atraer candidatos con perfiles idóneos.
• Selección: elegir a los más aptos para el puesto.
• Inducción: orientar y familiarizar a los nuevos integrantes.
• Desarrollo: capacitar y mejorar las habilidades del personal.
Ejemplo: Un restaurante contrata a un chef, lo entrena en su menú y
lo motiva con incentivos por calidad.
5. Dirección
Es liderar, coordinar y motivar para que el trabajo se realice
correctamente.
Incluye:
• Comunicación: transmitir información clara y oportuna.
• Autoridad: facultad para tomar decisiones y dar órdenes.
• Motivación: incentivos y reconocimiento para mejorar
rendimiento.
• Delegación: asignar tareas con responsabilidad y autoridad.
• Liderazgo: capacidad para inspirar y guiar a otros.
• Supervisión: seguimiento constante para corregir desviaciones.
Ejemplo: El gerente de ventas organiza reuniones semanales para
monitorear avances, motiva con bonos y corrige errores a tiempo.
6. Control
Es medir y comparar los resultados obtenidos con lo planificado.
• Establecer estándares: parámetros de calidad y cantidad.
• Operación: ejecución de las actividades de seguimiento.
• Evaluación: análisis para identificar problemas y proponer
mejoras.
Ejemplo: Un hotel revisa semanalmente su nivel de ocupación y
satisfacción del cliente para ajustar precios o mejorar servicios.
Toma de decisiones en la administración
Es un proceso racional y estructurado para resolver problemas.
Ocho pasos del proceso:
1. Identificar el problema.
2. Definir criterios de decisión.
3. Asignar importancia a cada criterio.
4. Generar alternativas.
5. Analizar ventajas y desventajas.
6. Seleccionar la mejor opción.
7. Implementar la decisión.
8. Evaluar resultados.
Ejemplo: Comprar un nuevo software para la empresa comparando
precio, funcionalidad, soporte y compatibilidad.
Administración por Valores (APV)
Es una filosofía de gestión que busca que todas las decisiones y
acciones se alineen con valores organizacionales claros.
Beneficios:
• Crea cohesión interna.
• Refuerza la cultura organizacional.
• Mejora la confianza y motivación del equipo.
Proceso de APV:
1. Aclarar misión y valores.
2. Comunicar valores por medios formales (reuniones, boletines) e
informales (charlas, reconocimientos).
3. Alinear todas las prácticas diarias con esos valores.
Valores esenciales: ética, sensibilidad social y rentabilidad.
SPOP – Solución de Problemas Orientada a las Personas
Metodología para resolver conflictos manteniendo el respeto y la
alineación con valores.
• Definición: identificar inquietudes y objetivos.
• Búsqueda de soluciones: proponer alternativas y acordar una.
• Implementación y seguimiento: ejecutar y evaluar resultados.
Administración por Objetivos (APO)
Creada por Peter Drucker en los años 50.
Consiste en que jefes y subordinados definan juntos objetivos
claros y medibles.
Características:
• Participación de ambas partes en la definición.
• Objetivos verificables y con fecha límite.
• Evaluación periódica.
Ejemplo de objetivo verificable:
• Mal definido: “Mejorar la atención al cliente.”
• Bien definido: “Reducir el tiempo de respuesta a quejas de
clientes de 48 a 24 horas en los próximos 3 meses.”
Si quieres, puedo ahora pasarte este contenido formateado como
cuaderno de apuntes con tablas, diagramas y ejemplos visuales
para que tengas un material de estudio profesional, listo para
imprimir.
¿Quieres que te lo organice así para que quede como un apunte
visual?
