PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL
INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
210602001 - TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS TÉCNICOS Y
NORMATIVA
IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Denominación del Programa de Formación: TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Código del Programa de Formación: 134101 V_2
Nombre del Proyecto: DESARROLLO DE HABILIDADES PARA LA APLICACIÓN DE PROCESOS DE
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Fase del Proyecto: ANALISIS
Actividad de Proyecto: GESTIONAR RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y
EXTERNOS APLICANDO LA NORMATIVIDAD VIGENTE, DE LOS PROYECTOS.
Competencia: 210602001 - TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS
TÉCNICOS Y NORMATIVA
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
577005 - 01 Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas, aplicadas
al trámite de los documentos de oficina de acuerdo con la normativa y política institucionales.
577001 - 02 Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y
políticas institucionales.
577002 - 03 Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades
administrativas, teniendo en cuenta la normativa y políticas institucionales.
577004 - 04 Conservar y preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de
información de acuerdo con las normas técnicas, la tecnología disponible, la normativa y políticas
institucionales
GFPI-F-135 V04
577006 - 05 Comprobar el ingreso y despacho de los documentos físicos y/o electrónicos y que
cumplan con la normativa, y políticas organizacionales
577003 - 06 Presentar informe del proceso de recibo y despacho de los documentos de oficina,
teniendo en cuenta los procedimientos
Duración de la Guía: 60 horas de trabajo directo y 36 horas de trabajo independiente
2. PRESENTACIÓN
El mundo en el que viven las organizaciones está enmarcado por constancias sustentadas en
todo tipo de documentos. Esta producción, organización y conservación corresponden al
ámbito conocido como los archivos institucionales, que hasta hace pocos años estuvieran
relegados a los sótanos oscuros y perdidos de las empresas que los producían.
Ante la necesidad de contar a tiempo con los soportes documentales necesarios para el ejercicio
de cada actividad, el manejo de los archivos pasó de ser la actividad tediosa de la empresa a una
herramienta administrativa fundamental en la toma de decisiones. Un archivo es una colección
de registros que se encuentran relacionados entre sí, estos archivos se diseñan para manejar
grandes cantidades de datos.
[Link]
GFPI-F-135 V04
De esta manera, los temas que se verán esta semana, nos permiten ubicarnos e involucrarnos
en el proceso organizativo de los archivos que son “memoria-patrimonio” de las organizaciones
y de la cual obviamente, son participes los asistentes administrativos dentro de sus actividades
cotidianas en la empresa u organización.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Resultado de Aprendizaje Actividad de aprendizaje Horas
RA-1 Área Cognitiva:
Realizar el reconocimiento del -Apropiar el concepto general de
entorno de la empresa y la los sistemas de archivo
10
relación de actividades organizacional
administrativas, aplicadas al Aplicar, analizar, reconocer e
trámite de los documentos de interpretar el proceso
oficina de acuerdo con la administrativo, en la estructura
normativa y política organizacional en el trámite de
institucionales. los documentos, teniendo en
RA-2 Recibir los documentos cuenta la normatividad del
físicos y/o Archivo General de la Nación (AGN
electrónicos de acuerdo con la ) y las políticas de la institución.
normativa y
-Verificar los documentos
políticas institucionales.
recibidos para la empresa, los
documentos despachados por la 10
empresa, la ejecución de los
RA-3 Despachar los documentos trámites administrativos y la
físicos y/o organización del consecutivo.
electrónicos generados en las
unidades -Elaborar informes de Aplicación
administrativas, teniendo en del procedimiento de recibo y
cuenta la despacho de documentos,
normativa y políticas modificar los documentos y
textos redactados, presentar 10
institucionales.
documentos empresariales:
RA-4 Conservar y preservar los
cartas,
documentos
circulares,
(soporte físico o digital) para el
memorandos mensajes.
suministro de
información de acuerdo con Área de desarrollo
las normas procedimental:
técnicas, la tecnología disponible, la 10
GFPI-F-135 V04
normativa
y políticas institucionales -Aplicar en la redacción de
documentos las normas APA
RA-5 Comprobar el ingreso y vigentes
despacho de Aplicar la normatividad vigente
los documentos físicos y/o del AGN y las demás que sean
electrónicos y que pertinentes al proceso del
cumplan con la normativa, y archivo organizacional.
políticas -Ejecutar los tres pasos
organizacionales archivísticos en el proceso de
archivo documental organizacional 10
(clasificación, ordenación y
RA-6 Presentar informe del
descripción documental).
proceso de recibo
y despacho de los documentos
-Aplicar las tablas de retención
de oficina,
documental (TRD) y valoración
teniendo en cuenta los documental (TVD)
procedimientos.
Utilizar los formatos requeridos 10
en el proceso de archivo
requerido (hoja de control o
índice, rotulo de carpeta, rotulo
de identificación de la caja,
formato único de inventario
documental, TRD, TVD)
Área de desarrollo valorativa
actitudinal:
- Analizar los efectos generados
de un archivo organizado
garantiza el flujo y disposición de
la información en forma ágil y
oportuna; simplifica trámites;
evita la acumulación innecesaria
de información; facilita la toma
de decisiones; conserva la
memoria institucional.
-Analizar causa y consecuencias
de realizar el
proceso de archivo según la
normatividad
vigente y segura que se realice el
paso a paso usando los formatos
requeridos por la normatividad.
-Analizar causas y consecuencias
de que un archivo de documentos
GFPI-F-135 V04
en una empresa es de vital
importancia, ya que, como su
propio nombre indica, sirve para
gestionar, clasificar y ordenar un
conjunto de documentos que son
necesarios conservar en su base de
datos con
la finalidad de realizar informes.
3.1 Actividades de Reflexión inicial
Argumente de manera individual sobre los siguientes problemas a resolver:
Ana Villamizar, trabaja en una oficina donde los documentos archivados varían considerablemente
de tamaño y muchos de ellos son más pequeños que las cartas y muchos de ellos son más
pequeños que las cartas de tamaño normal. Ella atribuye la pérdida de documentos a esta
diferencia en tamaño y ha sugerido que todos los documentos dentro de cualquier carpeta deben
ser asegurados a ella. ¿Aprueba usted esta sugerencia? ¿Por qué?
No vale la pena asegurar todos los documentos a la carpeta. Mejor usar carpetas con
separadores o fundas protectoras para documentos de diferentes tamaños. Así se
mantienen organizados y protegidos sin causar daños.
De acuerdo a los lineamientos de su tutor participe en sesión plenaria junto con sus compañeros
Y argumente sus respuestas.
3.2 Actividades de Contextualización
Por medio de esta guía se identificarán los siguientes conceptos:
Conceptos Generales de archivo
Son los principios básicos que definen qué es un archivo, su importancia, funciones y tipos. Un
archivo es el conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por una entidad en el
desarrollo de sus funciones.
Clasificación según su uso y organización
Los archivos pueden clasificarse por su uso (activo, semiactivo, inactivo) y por su organización
(alfabética, numérica, cronológica, temática, etc.) para facilitar su acceso y control.
Los archivos administrativos.
Son aquellos que contienen documentos generados por la administración de una entidad durante
sus actividades diarias, como actas, informes, resoluciones y contratos.
La empresa como ente productor de documentos.
GFPI-F-135 V04
Las empresas generan documentos al desarrollar sus funciones. Estos documentos reflejan su
actividad legal, financiera, técnica y administrativa.
Estructura funcional de la gestión de documentos.
Es la forma en que una entidad organiza sus procesos para crear, recibir, usar, conservar y
disponer de los documentos. Incluye fases como la producción, tramite, organización,
conservación y disposición final.
Administración de la información.
Es el manejo eficiente y seguro de la información contenida en los documentos para garantizar su
disponibilidad, confidencialidad, integridad y conservación.
Los documentos empresariales.
Son todos aquellos documentos que se generan o reciben en el desarrollo de las funciones de una
empresa. Pueden ser físicos o digitales, y tienen valor legal, contable, histórico o administrativo.
Normatividad vigente del Archivo general de la nación (AGN)
Son las leyes, decretos, acuerdos y lineamientos que regulan la organización, conservación y
manejo de los archivos en Colombia. El AGN dicta estas normas para garantizar la memoria
institucional y el acceso a la información pública.
Concepto de correspondencia.
Es el conjunto de comunicaciones escritas que entran o salen de una institución. Incluye cartas,
memorandos, correos electrónicos y también circulares.
Funciones de la oficina de correspondencia.
1. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia.
2. Controlar los tiempos de respuesta.
3. Archivar la documentación relacionada con la correspondencia institucional.
Recepción de documentos y salida de documentos.
La recepción es cuando la entidad recibe documentos externos, y la salida es cuando envía
documentos a otras entidades o personas. Ambos procesos deben registrarse y controlarse
adecuadamente.
Proceso Archivístico (Clasificación, ordenación y descripción)
1. Clasificación: Agrupar los documentos según su origen o función.
2. Ordenación: Organizar los documentos dentro de cada grupo (por fecha, número, tema, etc.).
3. Descripción: Hacer inventarios o guías que expliquen el contenido y características de los
documentos.
Formatos utilizados en el proceso Archivístico
1. Formato de inventario documental.
GFPI-F-135 V04
2. Formato de transferencia documental.
3. Formato de acta de eliminación.
4. Formato de préstamo de documentos.
RA-1 REALIZAR EL RECONOCIMINETO DEL ENTORNO DE LA EMPRESA Y LA RELACIÓN DE ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS, APLICADAS AL TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS DE OFICINA DE ACUERDO CON LA
NORMATIVA Y POLÍTICA INSTITUCIONALES.
Tiempo desarrollo de las actividades del RA: 3.3 sesiones cada una de 180 minutos para un total de 720
minutos = 10 horas de formación directa de las temáticas relacionadas con las actividades del RAP 1
[Link]
El Instructor socializará con los aprendices el tema técnico con base en el material de apoyo
“CONCEPTOS GENERALES DE ARCHIVO acuerdo 060 de 2001”
3.2.1 Mediante un ejemplo, explique la relación del organigrama empresarial con el proceso de archivo.
Realizar socialización del acuerdo 060 del 30 de octubre de 2002 del AGN, los aprendices realizaran
un mentefacto a mano del tema socializado.
GFPI-F-135 V04
3.2.2 Identificar la normativa en relación a la normativa de archivo (Acuerdo 007 de 1994 del AGN), los
aprendices realizaran un cuadro sinóptico/ mapa mental a mano del tema socializado.
(normativas)
GFPI-F-135 V04
3.2.3 Realice un Glosario de los términos más usados dentro de la terminología Archivística.
GLOSARIO
• ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha o soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, publica o privada,en el transcurso
de su gestión.
• DOCUMENTO: Registro de informacion producido rcibido por una persona o institucion, en
el desarrollo de sus actvidades.
• GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas que se aplican
a los documentos a lo largo de su ciclo de vida, desde su poduccion hasta su disposicion final.
• CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas por la que pasa un documento desde su creación
hasta su eliminación o conservación permanentemente: archivo de gestión, archivo central e
histórico.
• ARCHIVO DE GESTION: Unidad donde se producen, tramitan y consultan los documentos
de uso frecuente y actual.
• ARCHIVO CENTRAL: Unidad donde se reciben, organizan y conservan los documentos
GFPI-F-135 V04
transferidos desde los archivos de gestion, con valor aadministrativo o legal.
• ARCHIVO HISTORICO: Unidad encargada de custodiar yconservar documentos con valor
permanente por su interes histórico, cientifico o cultural.
• SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se producen en un mismo tramite o
actividad administrativa, con características formales o temas mas especificos.
• TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Instrumento que indica el tiempo que deben
conservar los documentos.
• DIGITALIZACION: Proceso de conservacion de documentos físicos a formato digital para
facilitar su acceso y conservación.
• TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Proceso de traslado de documentos desde un archivo de
gestión hacia un archivo central o histórico.
• FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una misma persona,
familia o entidad a lo largo del tiempo.
• INVENTARIO DOCUMENTAL: Relacion ordenada de los documentos existentes en un
archivo, con datos básicos que facilitan su identificación y consulta.
3.2.4 Mediante un gráfico realice el ciclo documental manualmente apóyese en el siguiente video Ciclo
Documento Organización: [Link]
GFPI-F-135 V04
ver taller numero 1
Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) para ser evaluada y luego incluirla en la plataforma
Classrom.
RA-2 RECIBIR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS DE ACUERDO CON LA
NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
Tiempo desarrollo de las actividades del RA: 3.3 sesiones cada una de 180 minutos para un total de 720
minutos = 10 horas de formación directa de las temáticas relacionadas con las actividades del RAP 2
[Link]
El Instructor socializará con los aprendices el tema técnico de los videos propuestos Ciclo
Documento Organización: [Link] y Tramite documentos:
[Link]
Posteriormente el aprendiz elaborará una cartelera resumen de los temas socializados
3.2.5 Cartelera: En la estructura de la cartelera debe incluirse los temas socializados en video.
GFPI-F-135 V04
GFPI-F-135 V04
GFPI-F-135 V04
Ver taller numero 2
Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) para ser evaluada y luego incluirla en la plataforma
Classrom
luego incluirla en la plataforma Classrom
3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
RA-3 DESPACHAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS GENERADOS EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES
Tiempo desarrollo de las actividades del RA: 3.3 sesiones cada una de 180 minutos para un total de 720
minutos = 10 horas de formación directa de las temáticas relacionadas con las actividades del RAP 3
[Link]
GFPI-F-135 V04
3.3.1 Mapa conceptual: Se crearán grupos de trabajo y cada grupo deberá realizar un mapa mental a
mano basados en la normatividad para la realización de las tablas de Valoración Documental TVD y las
Tablas de Retención Documental TRD, así mismo, el aprendiz realizará a mano los formatos de las
tablas de TVD y TRD.
Acuerdo 004 de 2010 Tablas de Retención documental (TRD) y tablas de valoración documental
(TVD)
[Link]
GFPI-F-135 V04
Ver taller numero 3
Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) para ser evaluada y luego incluirla en la plataforma
Classrom
RA-4 CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE FÍSICO O DIGITAL) PARA EL
SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA
DISPONIBLE, LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES
Tiempo desarrollo de las actividades del RA: 3.3 sesiones cada una de 180 minutos para un total de 720
minutos = 10 horas de formación directa de las temáticas relacionadas con las actividades del RAP 4.
GFPI-F-135 V04
Cartilla Clasificación Documental del AGN:
[Link]
CION%[Link]
Para esta actividad cada uno de sus instructores(as) que acompañan el proceso, darán orientaciones
precisas respecto a la forma cómo deben hacer entrega de estas evidencias:
Ver taller número 4
Enfocados en la Cartilla de Clasificación Documental del Archivo General de la Nación (AGN) el aprendiz
elaborara un MENTEFACTO a mano en los grupos de trabajo, después que su Instructor hubiere realizado
la respectiva socialización de la fase de Clasificación Documental mediante video
[Link]
GFPI-F-135 V04
Ver taller número 4
Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) para ser evaluada y luego incluirla en la plataforma
Classrom
3.4. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO:
577006 - 05 COMPROBAR EL INGRESO Y DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O
ELECTRÓNICOS Y QUE CUMPLAN CON LA NORMATIVA, Y POLÍTICAS ORGANIZACIONALES
Tiempo desarrollo de las actividades del RA: 3.3 sesiones cada una de 180 minutos para un total de 720
minutos = 10 horas de formación directa de las temáticas relacionadas con las actividades del RAP 5
GFPI-F-135 V04
[Link]
3.3.2. Ordenación Documental: Enfocados en la Cartilla de Ordenación Documental del Archivo
General de la Nación (AGN) el aprendiz elaborara un mapa mental a mano en los grupos de trabajo,
después que su Instructor hubiere realizado la respectiva socialización de la fase de Clasificación
Documental mediante video [Link]
Cartilla Clasificación Documental del AGN:
[Link]
CNICOS/CARTILLA%20DE%20ORDENACION%[Link]
Para esta actividad cada uno de sus instructores(as) que acompañan el proceso, darán orientaciones
precisas respecto a la forma cómo deben hacer entrega de estas evidencias
GFPI-F-135 V04
Ver taller numero 5
Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) para ser evaluada y lluego incluirla en la plataforma
Classrom
RA-6 PRESENTAR INFORME DEL PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS DE
OFICINA, TENIENDO EN CUENTA LOS PROCEDIMIENTOS.
Tiempo desarrollo de las actividades del RA: 3.3 sesiones cada una de 180 minutos para un total de 720
minutos = 10 horas de formación directa de las temáticas relacionadas con las actividades del RAP 5
GFPI-F-135 V04
[Link]
documentos-de-archivo
3.3.2. Descripción Documental: Enfocados en la Cartilla de Descripción Documental del Archivo
General de la Nación (AGN) el aprendiz elaborara un mapa mental a mano en los grupos de trabajo,
después que su Instructor hubiere realizado la respectiva socialización de la fase de Clasificación
Documental mediante video [Link]
Cartilla Clasificación Documental del AGN:
[Link]
de- documentos-de-archivo
También debes realizar:
•Realizar la hoja de control o índice, manualmente
•Realizar el rotulo de carpeta, manualmente
•Realizar el rotulo de identificación de la caja; manualmente
•Formato único de inventario documental; manualmente
Tabla de Retención Documental (TRD), manualmente
Tabla de Valoración Documental (TVD), manualmente
GFPI-F-135 V04
Índice
1. Introducción
1.1. Objetivos del Manual
.2. Alcance
2. Capítulo 1: Preparación Inicia
2.1. Materiales necesarios
2.2. Preparacion del lugar
3. Capitulo 2: Procedimiento
3.1. Paso 1: Asegurar las herramientas
3.2. Paso 2: Ejecutar la acción
4. Capítulo 3: Control y Seguimiento
4.1. Métodos de control
4.2. Análisis de resultados
5. Conclusión
5.1. Resumen de los hallazgos
Para esta actividad cada uno de sus instructores(as) que acompañan el proceso, darán orientaciones
precisas respecto a la forma cómo deben hacer entrega de estas evidencias.
Ver Taller numero 6
Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) para ser evaluada y luego incluirla en la plataforma
Classrom
3.3.3 Entregable final de la competencia: El instructor realizara un juego de roles en el que el aprendiz
tiene el rol del Archivista de la organización, el cual, recibirá material suficiente para aplicar las tres
fases del proceso de archivo clasificación, ordenación y descripción, tomara evidencias fotográficas del
proceso final y las pegara al taller entregado por su docente, el cual deberá subirlo a la plataforma
como evidencia final anexando los formatos elaborados en el proceso: rotulo de caja, rotulo de carpeta,
GFPI-F-135 V04
hoja de control o índice de carpeta, formato único de inventario documental, TRD, TVD, los cuales
serán aplicados a su proyecto productivo.
Al terminar el juego de Roles tomaran fotografías del entregable final, el cual será la disposición final
del proceso de Archivo y anexarlas en el taller entregado nº 7 Entregable Final.
[Link]
documentos-de-archivo
ver taller numero 7
Esta evidencia debe ser presentada al instructor(a) para ser evaluada y luego incluirla en la plataforma
Classrom
GFPI-F-135 V04
4. PLANTEAMIENTO DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE PARA LA EVALUACIÓN EN EL
PROCESO FORMATIVO.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento: Identifica el concepto de Observación-Cuestionario de
archivo, objetivo, finalidad y Evaluación de conocimientos
clases. sobre el concepto de archivo.
Evidencias de Desempeño -Utiliza los útiles, papelería, Lista de chequeo del informe y/o
elementos, mobiliario y equipos mapa mental sobre la
requeridos para la recepción y caracterización de los procesos
despacho de documentos documentales, formatos del
teniendo en cuenta las políticas proceso
de la organización.
-Recepción los documentos
aplicando los procedimientos y
la normatividad vigente.
-Aplica técnicas de plegado y
embalaje para el despacho de
los documentos, de acuerdo
con las normas técnicas y las de
correo y mensajería.
-Realiza el descargue de los
documentos trasladados a las
dependencias responsables de
su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.
-Comprueba el registro de los
documentos recibidos y
despachados, de acuerdo con
las normas y la legislación
vigente.
GFPI-F-135 V04
Clasifica la documentación
recibida de acuerdo con las
políticas de la organización
normatividad vigente.
Evidencias de Producto: Caracteriza los procesos Un informe y/o mapa mental sobre
documentales en la empresa ya los procesos documentales que se
sea de tipo físico o tecnológico, llevan en la empresa de tipo físico o
con base a la investigación de tecnológico.
tipo primario en la empresa u
organización mediante Realización de laboratorio de
laboratorio físico. simulación de la ejecución laboral
de archivos.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico
que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual
se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura. Colombia. Archivo General de la
Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio
de 1994.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o
jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Colombia. Archivo General de la Nación,
(2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes,
entre otros Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
GFPI-F-135 V04
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante. Colombia. Archivo General de la Nación, (2006)
Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión,
la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación. Colombia. Archivo General de la Nación,
(2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su disposición final. Colombia. Archivo General de la Nación,
(2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
BANCO TERMINOLOGICO: Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una
herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para
una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la
entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece. Colombia. Archivo
General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del
29 de junio de 1994.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos. Colombia Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el
cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series documentales a los cuales
se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Colombia. Archivo
General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del
29 de junio de 1994.
ARCHIVO DE GESTION: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
GFPI-F-135 V04
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Colombia. Archivo General
de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de
los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el
valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que
cumplen funciones públicas. la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar
valoración documental la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración
documental. Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual
se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027
de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o
jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Colombia. Archivo General de la Nación,
(2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
EXPEDIENTE: Lee todo en: Definición de evidencia - Qué es, Significado y Concepto
[Link] Colombia. Archivo General de la Nación, (2006)
Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
FOLIO: Hoja. Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual
se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación
y la descripción de los documentos de una institución. Colombia. Archivo General de la Nación,
(2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Colombia. Archivo
General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del
29 de junio de 1994.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta. Colombia. Archivo General de la Nación, (2006)
Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
GFPI-F-135 V04
[Link] BILBIOGRÁFICOS
GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de
archivos. [Link]
[Link]
[Link]
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) OLIVAS SUAREZ Instructor Centro de ABRIL 2025
CASTIBLANCO Desarrollo
Agroindustrial y
Empresarial
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)
GFPI-F-135 V04
