UNIDAD II
CUENTAS POR COBRAR
4.1 CUENTAS CONTABLES QUE INTEGRAN EL RENGLÓN DE CUENTAS POR COBRAR.
Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una organización, los cuales
generarán un beneficio en el futuro. Forman parte de la clasificación de activo circulante. Entre las principales cuentas incluidas
en este rubro figuran las siguientes:
• Clientes: Son las cuentas pendientes de pago que se derivan de la actividad normal de la empresa, ya sea la venta de
mercancías o la prestación de servicios a crédito.
• Documentos por cobrar: Esta partida está integrada por los documentos pendientes de pago que surgen por la venta de
mercancías o la prestación de servicios a crédito.
• Funcionarios y empleados: Son las cuentas o documentos que se originan por préstamos otorgados a los empleados,
funcionarios o accionistas de la empresa.
• Deudores diversos: Son los documentos o cuentas que se originan por transacciones distintas de las que representen la
actividad normal de la empresa.
Asimismo, existen cuentas como: intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar, y otros conceptos también por
cobrar. De los tipos de partidas por cobrar mencionados anteriormente, los más conocidos son clientes y documentos por
cobrar.
Relación de clientes con el ciclo de ventas y cobros .
En el capítulo anterior se estudió parte del ciclo de operaciones de una compañía. En éste se analiza la importancia que tienen las
ventas a crédito en cualquier empresa, porque la mayoría de las veces, si no se concede crédito, disminuye en gran proporción el
nivel de ventas, pero lo más relevante de dar crédito consiste en administrar correctamente los cobros para evitar quedarse sin
efectivo disponible. Como se aprecia en la figura 8.3, las cuentas por cobrar son generadas por las ventas a crédito que realiza la
compañía. Al efectuarse el cobro de éstas, se incrementa el efectivo, condición indispensable para que la empresa siga operando.
4.2 CUENTAS INCOBRABLES
Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas
cuentas se conocen como incobrables y se clasifican en el rubro de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos
generales / gastos de venta del estado de resultados. El monto de gasto por cuentas incobrables que resulte varía de acuerdo con
las políticas generales de crédito de la compañía.
Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las pérdidas
en cuentas incobrables que aparecerán en el estado de resultados. Cuando algunas cuentas de clientes adquieren carácter de
dudosas o incobrables, se deben disminuir para que muestren la suma estimada de futuros cobros. De otra forma, el importe que
aparece en el estado de situación financiera no se ajustaría a la realidad y la situación financiera del negocio que se presentaría a
los administradores, acreedores y otros grupos interesados sería engañosa. El importe del estado de situación financiera se ajusta
utilizando la cuenta “Estimación de cuentas incobrables, de naturaleza acreedora”, presentada después de la cuenta Clientes. Este
proceso es necesario para cumplir con el postulado básico de asociación de costos y gastos con ingresos y lograr incluir todos los
gastos en el periodo correspondiente.
Ajustes por cuentas incobrables
En general, es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que
aparezca en el estado de situación financiera sea el correcto es necesario estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables.
Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas incobrables del periodo, se estima un monto de
cuentas incobrables. Este asiento de ajuste consiste en un cargo a gasto por cuentas incobrables y un abono a una cuenta
complementaria de activo llamada estimación por cuentas incobrables. La estimación no se acredita en forma directa a clientes,
debido a que este importe no es más que una estimación de las cuentas de clientes que pueden resultar incobrables y no se refiere
a ningún cliente en particular, pues es una contracuenta de la cuenta de Clientes que, al ser disminuida, presentará un saldo neto
real de lo que se espera cobrar.
Por ejemplo, suponiendo que se quiere crear una provisión o estimación por cuentas incobrables por $30 000, el registro de la
operación sería el siguiente:
Métodos para calcular las cuentas incobrables
Existen dos métodos básicos para estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un tercer método de cancelación directa. Cabe
aclarar que los gastos por la estimación de cuentas incobrables propuesta en los métodos 1 y 2 no se aceptan para propósitos
fiscales.
1. Método del porcentaje de las ventas
El método del porcentaje de las ventas o del estado de resultados estima las pérdidas por cuentas incobrables utilizando un
porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. A fin de determinar la tasa estimada es necesario
examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas a crédito de periodos anteriores.
Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo, menos el importe de las devoluciones y
bonificaciones sobre ventas. No debe restarse o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta Estimación por cuentas incobrables
provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste de cuentas malas.
Para ilustrar el método del estado de resultados de ajuste de pérdidas en cuentas incobrables,
suponga que Mármoles Italianos, S.A. realizó ventas a crédito en el periodo por $550 000 y recibió devoluciones sobre ventas por
$50 000. De acuerdo con la experiencia en periodos anteriores, se estimó que 2% de las ventas netas a crédito pueden resultar
incobrables. El cálculo de la provisión por cuentas incobrables es:
Presentación en el estado de situación financiera (Balance general)
2. Método del porcentaje de cuentas por cobrar
Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del estado de situación financiera se estima el importe de las pérdidas
en cuentas incobrables, con base en un porcentaje del saldo existente en la cuenta Clientes.
Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados durante un periodo considerable. La tasa o
porcentaje determinado se aplica al saldo de la cuenta Clientes para obtener el saldo de la cuenta Estimación de cuenta incobrable y
determinar el importe del ajuste por cuentas incobrables.
Debe recordarse que el porcentaje o tasa utilizado no es más que una estimación. Por lo tanto, es muy probable que nunca llegue a
ser igual que el importe exacto de las cuentas incobrables del año y que la cuenta de estimación puede tener un saldo deudor o
acreedor al final del periodo contable, antes de los ajustes. Por medio de este método, el saldo de la cuenta de estimación por
cuentas incobrables o provisión a fin de año, sea deudor o acreedor, tiene que considerarse al realizar el asiento de ajuste.
Cualquier saldo deudor debe aumentarse hasta la cantidad estimada de pérdidas en cuentas incobrables y cualquier saldo acreedor
debe rebajarse.
Ejemplo 1. Estimación por incobrables con saldo acreedor
La cuenta de Clientes de Mármoles Italianos, S.A. tiene un saldo, al finalizar el año, de $415 000 y, de acuerdo con la experiencia de
años anteriores, se estimó que 4% de las cuentas por cobrar correspondiente a las ventas a crédito serán incobrables. La cuenta
Estimación por cuentas incobrables tenía un saldo acreedor de $5 700. El cálculo para el asiento de ajuste a fin de reconocer el gasto
por cuentas incobrables es:
Ejemplo 2. Estimación de incobrables con saldo deudor
Para el siguiente periodo, Mármoles Italianos tiene un saldo en su cuenta de Clientes de $305 000, el porcentaje de la estimación
por incobrables se mantiene igual y la cuenta de Estimación por cuentas incobrables tiene un saldo deudor de $1 300. El cálculo del
ajuste para gastos por cuentas incobrables es:
Algunas compañías que tienen muchos clientes tal vez prefieran esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta específica
de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación con las pérdidas por cuentas incobrables. Cuando es evidente que una
cuenta es incobrable utilizan el método de cancelación directa. Por lo tanto, se hace un cargo a la cuenta de gastos por cuentas
incobrables y se abona a clientes por el importe adeudado.
Ejemplo 3
Durante el periodo se reconocieron cuentas incobrables por un total de $15 000:
De acuerdo con este método, las pérdidas en cuentas incobrables se deben registrar como un gasto en el periodo en que se canceló
la cuenta y no cuando se realizó la venta. Ello puede provocar que los activos del estado de situación financiera aparezcan con más
valor que el real y que la utilidad también puede resultar sobre el estado de resultados, si no se ha tenido la precaución de ajustar,
de acuerdo con las pérdidas estimadas que se espera se producirán por cuentas incobrables.
4.3 REGISTRO
Registro de clientes
Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el departamento de crédito antes de que sea surtida.
Después que ha sido aprobada y se ha enviado la mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la que se muestra:
Una copia de la factura se utiliza como fuente de información para hacer el cargo al cliente y anotar la venta en los registros
contables. Cuando los artículos se envían LAB destino, la propiedad de la mercancía no se transmite del vendedor al comprador sino
hasta que el cliente la recibe. Sin embargo, cuando se venden mercancías o servicios, generalmente se abre una cuenta a nombre
del cliente. Siempre que el cliente devuelve mercancía, ésta se acredita a clientes. Por ejemplo, el 2 de
mayo, Constructora Ponderosa, S.A. compró a Mármoles Italianos, S.A. mercancía a crédito por $150 000, y el 4 de mayo la
constructora devolvió alguna mercancía y se emitió una nota de crédito por $40 000; a continuación se muestra el registro contable
necesario:
Cuando se recibe el pago en el periodo de descuento, se acredita a clientes y se hace un cargo a bancos y a descuentos sobre ventas.
Si Constructora Ponderosa, S.A. paga la cuenta en el periodo de descuento y éste es de 2%, el asiento será:
Registro de Documentos por cobrar
Al obtener un préstamo de una institución financiera o de alguna otra entidad, en general se requiere que el prestatario pague
ciertos honorarios, llamados intereses, por el uso del dinero. Cuando el prestatario recibe el dinero, firma una promesa por escrito
de que pagará al prestamista en una fecha futura el monto del préstamo más los intereses. Esta promesa por escrito firmada por el
prestatario se llama pagaré.
Una compañía puede aceptar documentos de un cliente como pago de un adeudo (documentos por cobrar). Casi siempre los
documentos que se reciben de clientes o los que se entregan a proveedores son pagarés. El interés que se recibe de un cliente
cuando efectúa el pago del documento, se acredita a ingreso por interés. Por su parte, el interés pagado sobre un documento dado a
un acreedor se carga a la cuenta de Gastos de intereses. Por ejemplo, el 2 de junio de 200X, la empresa Mármoles Italianos, S.A.
recibió de un cliente un documento por un año con un valor de $350 000, con un interés de 12% anual. Al vencimiento del
documento, es decir,
después de
transcurrido un año de
plazo, el cliente
pagó su deuda y
Mármoles Italianos
registró:
Pagaré
El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero, en una fecha determinada. Es una
forma generalizada y económica de obtener dinero prestado por cortos periodos. Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una
persona específica o al portador.
El documento tiene que ser firmado por el prestatario, a quien se conoce como suscriptor del pagaré. Dicho documento debe
señalar la ciudad, el estado, la fecha en que se extiende, el tiempo en que vence y la tasa de interés. Para que el pagaré sea
negociable (que pueda transferirse de una persona a otra), debe estar extendido a la orden de la persona que presta el dinero, a
quien se le conoce como beneficiario o portador, que es cualquiera que tenga a su nombre el pagaré.
Cálculo de intereses
Al costo de tomar dinero prestado se le llama interés, que
se presenta en el pagaré en forma de un porcentaje. Las leyes exigen que el prestamista señale la tasa de interés anual
explícitamente en el documento. El factor clave para determinar el verdadero costo del interés es la tasa, no el importe de dinero
pagado como interés. Cuanto más baja sea la tasa menor será el costo real de tomar dinero prestado. La fórmula para calcular el
importe del interés que se adeuda en un pagaré es:
Principal(P): Es el importe del efectivo tomado como préstamo o valor nominal del préstamo. La persona o grupo que recibe el
dinero se llama prestatario o deudor. La persona o grupo que presta el dinero se conoce como prestamista o acreedor.
Tasa (i): Es el interés, expresado en términos de un porcentaje, que se aplica al monto del dinero recibido como préstamo, o sea, al
principal.
Tiempo (t): Es el número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del préstamo. Es importante para determinar la
suma de intereses adeudados.
Cuando se menciona una tasa de interés, se supone que se refiere a un periodo de un año; es decir, anual. Para mayor facilidad, el
año o periodo anual se considera de 360 días o 12 meses de treinta días cada uno. Por ejemplo, un pagaré de $100 000 con una tasa
de 12% sin que se mencione un periodo específico, se entiende que es anual, o sea, $12 000 (100 000 X 0.12). Si la tasa de interés
corresponde a un periodo menor de un año, se señala que el interés es de 2% mensual, 4% trimestral, 9% semestral, etcétera.
El interés simple es el costo de tomar dinero prestado a una tasa simple determinada por un periodo específico. En los siguientes
ejemplos se utiliza la fórmula Principal X tasa X tiempo para determinar el interés:
Ejemplo 1.
Préstamo de $200 000 a un año con una tasa del 14% anual. $200 000 X 0.14 = $28 000 de interés por un año.
Ejemplo 2
Préstamo de $300 000 por seis meses con una tasa de 12% anual. $300 000 X 0.12 X 180/360 días = $18 000 de interés por seis
meses. 180/360 días = 6/12 meses.
Ejemplo 3
Préstamo de $720 000 a un mes con tasa de interés de 10% anual. $720 000 X 0.10 X 30/360 = $6 000 de interés por un mes.
Ejemplo 4
Préstamo de $1 000 000 por 4 años (documento por pagar a largo plazo) con tasa de interés de 18% anual. $1 000 000 X 0.18 = $180
000 de interés anual X 4 años = $720 000 de interés total.
Fecha de vencimiento del documento
La fecha de vencimiento es el último día del periodo que aparece en el pagaré, en el cual vencen el principal y el interés. Cuando el
pagaré está extendido por un número de días específico, la fecha de vencimiento se determina de acuerdo con el número de días
exacto que tiene el mes. La fecha de vencimiento se determina de la forma siguiente:
Fecha de emisión: 15 de julio de 200X. Pagaré a: 60 días.
1. Comience con la fecha en que fue extendido el pagaré, en el ejemplo es julio 31
2. Reste el día en que está fechado el pagaré. 15
3. Esta diferencia equivale al número de días restantes de julio, el primer mes del pagaré. 16
4. Sume el número de días de agosto, el segundo mes. 31 Número total de días del 15 de julio al 31 de agosto. 47
5. Sume el número de días de septiembre que se necesitan para obtener el número de días del préstamo (60-47). Este número
representa la fecha de vencimiento, es decir, cuando se debe pagar el documento (13 de septiembre). 13
Número total de días señalados en el pagaré. 60 La fecha de vencimiento será el 13 de septiembre de 200X. Si el pagaré se
extendió por un número específico de meses, la fecha de vencimiento se determina contando el número de meses que precisa el
documento. La fecha de vencimiento del documento es la misma que muestra el pagaré, sólo que varios meses después. Por
ejemplo, un pagaré a dos meses extendido el 15 de julio vence dos meses después, el 15 de septiembre. Un pagaré fechado el 31 o
el último día del mes vence el último día del mes, sin importar si ese tiene 28, 29, 30 o 31 días. Por ejemplo, un pagaré a tres meses
con fecha 31 de enero vence el último día de abril, tres meses después.
Valor al vencimiento
El valor al vencimiento es el capital o la suma que se tomó prestada, más el interés adeudado en la fecha de vencimiento del pagaré.
A continuación se presenta el valor al vencimiento del pagaré de Evangelina Fernández por $125 000 a una tasa de 12% anual por un
plazo de 60 días:
Registro de los pagarés
En algunas ocasiones, a los clientes les es imposible pagar una cuenta y piden que se les amplíe el plazo de pago, ofreciendo
liquidarla con un pagaré al vendedor. En el ejemplo siguiente se muestra la contabilización de la aceptación de un documento, en
pago de una cuenta.
El 20 de agosto de 200X, la compañía Acme, S.A. vendió mercancías con un valor de $100 000 a Omega, S.A., con condiciones 2/10,
n/30. El 17 de septiembre Omega, S.A. notificó que no le sería posible realizar el pago a los 30 días y ofreció entregar un pagaré a
una tasa de 15% por 60 días y con fecha del 20 de septiembre para saldar la cuenta. Acme, S.A. aceptó el documento que fue
cubierto en la fecha de su vencimiento.
Los asientos de diario efectuados en los libros del vendedor son los siguientes:
El cálculo de los intereses es el siguiente:
Suponga que el 19 de noviembre (fecha de vencimiento) Omega, S.A. no puede pagar el documento. Si el suscriptor no paga en la
fecha de vencimiento, se le considera un documento rechazado o no pagado y debe retirarse de los registros. Si un documento no es
pagado a su vencimiento, deja de ser negociable. Sin embargo, Omega, S.A. (el cliente) no queda eximido de su responsabilidad por
el hecho de no haber cubierto su pagaré. Por lo tanto, el importe del documento más los intereses se pueden protestar para hacer
efectivo el pago por vía legal y como tal se debe registrar o, en su caso, cancelar el documento y reconocer la pérdida cuando el
valor sea incobrable. El asiento para registrar esta nueva obligación, en los libros del vendedor, por el valor al vencimiento del
pagaré, se muestra a continuación:
Suponga que el 16 de diciembre Delta, S.A. paga el documento pendiente. El asiento para registrar esta transacción es:
4.4 ELABORACIÓN Y DISEÑO DE AUXILIARES.
4.5 NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA APLICABLES.
La partida de cuentas por cobrar es un tema de estudio en la normatividad contable, por ello se presenta el siguiente cuadro
comparativo:
CONTABILIDAD FINANCIERA (6ª ED.)
GERARDO GUAJARDO , 2013
Editorial: MCGRAW-HILL
