3.1.

3 Actividad de aprendizaje: GA1-220501092-AA4-EV01

Especificación de los requerimientos funcionales y no funcionales del software
Tecnólogo en Análisis y desarrollo de Software
CÓDIGO DE LA FICHA
(3070387)

APRENDIZ: María Virginia Jiménez Narváez

APRENDIZ: Brayan Barón

INSTRUCTOR: José Alberto Egurrola Pedraza

Palmira, 12/11/2024

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 INTRODUCCIÓN

InnovApp Solutions es una empresa especializada en el diseño y desarrollo de aplicaciones

informáticas orientadas a optimizar y transformar los procesos organizacionales de sus clientes.
Para este proyecto, InnovApp Solutions busca ofrecer soluciones tecnológicas adaptadas a las
necesidades únicas de Deloitte Colombia, una empresa de auditoría y consultoría financiera,
contribuyendo a mejorar la eficiencia, la comunicación y la capacidad de gestión en su entorno
digital. A través de su equipo de expertos en tecnología y desarrollo, InnovApp desarrolló, con
base en experiencias previas y solo en 12 semanas MindMeet un software que por medio de la
Inteligencia Artificial (IA) convierte los datos de audio y voz de una reunión de trabajo en un
informe de trabajo, visualización grafica o plan de acción detallado, lo que mejora la autogestión,
coordinación de equipos de trabajo y productividad de Deloitte Colombia, lo que a su vez
conlleva un fortalecimiento de su competitividad y un impulso a su crecimiento.

1. Captura de requisitos:
Sección 1: Información General de la Empresa
1. Nombre de la empresa: Deloitte Colombia
2. Sector de actividad: Consultoría y auditoría financiera (Sector Financiero)

3. Número de empleados: Aproximadamente 1,000 empleados en Colombia.

4. Ubicación principal: Bogotá, Colombia.

5. Persona de contacto para la
licitación:
Nombre y apellido: Juan Rodríguez
Cargo: Gerente de Innovación y Transformación Digital
Teléfono: +57 3 14 231 55 54
Email: [email protected]
Sección 2: Necesidades y Objetivos del Proyecto

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1. Descripción general del proyecto: El proyecto consiste en el desarrollo de una aplicación
que facilite la grabación, transcripción y análisis de las
reuniones de trabajo dentro de la empresa. La aplicación
debe resumir las discusiones, generar mapas mentales,
actas y tareas automáticamente, optimizando los
procesos de colaboración y seguimiento de proyectos.
2. Objetivos específicos que desea Optimización de procesos
alcanzar con esta solución:
Automatización de tareas
Mejora de la experiencia del usuario final
Incremento en la productividad
3. ¿Cuál es el público objetivo o los Empleados internos
usuarios principales de esta aplicación?
Gerentes y equipos de proyecto
4. Funciones o características clave que Generación automática de actas de reuniones
necesita en la aplicación:
Mapas mentales y conceptuales
Integración con herramientas de productividad (Google
Drive, Google Calendar, Microsoft Teams, etc.)
Seguridad y encriptación avanzada
5. Plataforma deseada para la Multiplataforma (Web y móvil)
aplicación:
Sección 3: Requisitos Técnicos y Funcionales
Lenguaje de programación preferido: JavaScript, Python (para IA)
Compatibilidad con bases de datos: MySQL, MongoDB y servidores de la empresa
Integración con APIs específicas: Integración con APIs específicas: Google Calendar,
Microsoft Teams
Otros: Capacidad de procesamiento en tiempo real
2. ¿Existen normativas o estándares Protección de datos (Ley 1581 de 2012 en Colombia)
que el proyecto debe cumplir?
Accesibilidad
Estándares de seguridad específicos (ISO 27001)
3. ¿Qué nivel de soporte y Soporte y actualización continua
mantenimiento espera para la
solución? Entrenamiento y capacitación de usuarios
Sección 4: Plazos y Presupuesto
1. Fecha de inicio estimada del Enero de 2025
proyecto:
2. Fecha deseada de finalización del Abril de 2025
proyecto:
3. Presupuesto estimado para el USD $20,000
desarrollo de la aplicación:

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4. ¿Cuál es su proceso de toma de El proceso se basa en la evaluación de la propuesta
decisiones para la selección de técnica, la experiencia del proveedor en proyectos
proveedor? similares y la capacidad de entregar dentro de los plazos
y presupuesto establecidos.
5. ¿Qué aspectos considera más Experiencia del proveedor
importantes para la elección de la
propuesta? Innovación y propuesta técnica
Garantía de calidad
Sección 5: Comentarios y Observaciones Adicionales
1. ¿Hay algo más que le gustaría Es importante que la aplicación sea intuitiva y de fácil
agregar sobre los requerimientos de su adopción por parte de todos los miembros del equipo,
proyecto? sin requerir una curva de aprendizaje pronunciada.
2. ¿Le gustaría recibir ejemplos de Sí
proyectos similares realizados por
InnovApp Solutions?
3. ¿Hay alguna especificación adicional La integración con Microsoft Teams y Google Calendar
que le gustaría que InnovApp es esencial para la sincronización de tareas y reuniones,
Solutions considere en su propuesta? además de garantizar un sistema de notificaciones
efectivo.
Gracias por su colaboración.

2. Proyecto:
Nombre del Proyecto: MindMeet para Deloitte Colombia.
Tipo de Proyecto: Con base en la captura de requisitos realizada a Deloitte Colombia, se plantea
como objetivo el desarrollo de una aplicación multiplataforma (web y móvil).
Tiempo de ejecución del proyecto: 12 semanas.
Proyecto de Software: "MindMeet - Inteligencia Artificial para Reuniones, creación de informes
automáticos, informes, actas de negocios, mapas mentales y planes de acción.
Cliente: Este proyecto será ejecutado por nuestra empresa InnovApp, especializada en el
desarrollo de soluciones innovadoras de software, con el objetivo de mejorar la eficiencia en las
organizaciones. El cliente en este caso es Deloitte Colombia, una de las principales firmas
globales de auditoría, consultoría y asesoramiento financiero, conocida por su enfoque en la
transformación digital y la optimización de procesos para grandes empresas.
Objetivo:
Desarrollar una aplicación en solo 12 semanas, con base en proyectos anteriores similares,
impulsada por IA que capture el audio y, en futuras actualizaciones, también el video de las
reuniones de trabajo en Deloitte Colombia. Utilizando tecnología de dictado, audio y voz a texto,
la aplicación resumirá y organizará las ideas generadas, transformándolas en mapas mentales,
informes y listas de planes y verificación de acciones a tomar por cada miembro involucrado.

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Esto generará actas automáticas de las reuniones y facilitará la creación de estrategias de acción
detalladas, con pasos prácticos a seguir por cada una de las partes, aumentando la productividad
y reduciendo los costos de tiempo del personal en la empresa.

3. Justificación del Proyecto:

Las reuniones de trabajo suelen generar una gran cantidad de información difícil de organizar y
seguir. Aunque los equipos de Deloitte intentan tomar notas y hacer resúmenes manualmente,
esto consume mucho tiempo y puede resultar ineficiente. MindMeet, con su inteligencia
artificial, puede resumir, organizar y priorizar la información de manera automática, ahorrando
tiempo valioso y mejorando la productividad de los equipos de trabajo de Deloitte.
El mercado actual está lleno de herramientas que facilitan la toma de notas, pero pocas utilizan la
IA para extraer conclusiones, generar mapas conceptuales automáticamente y dar seguimiento a
las decisiones y tareas acordadas. MindMeet buscará llenar este vacío proporcionando una
solución integral para transformar las reuniones en acciones claras y organizadas, además de
facilitar el registro de lo acontecido en las reuniones, lo que permite también trazar la
responsabilidad de cada uno de los miembros del equipo, lo que va en pro de la autogestión de
cada empleado y una mayor productividad. Además, la visualización grafica que capture en
forma sencilla todo los temas y puntos de una reunión, facilita la comprensión de las tareas de
cada empleado, lo que a su vez mejorará la ejecución de las tareas, la coordinación de los
equipos de trabajo y la productividad total de Deloitte. Nuestra empresa InnovApp Solutions ya
ha desarrollado previamente para otras compañías proyectos similares, por lo que tiene
experiencia y la capacidad de usar todo ese bagaje de software en el desarrollo de un software de
calidad en solo 12 semanas para Deloitte Colombia, pues esta empresa lo necesita con urgencia
para mejorar su competitividad.
4. Objetivos del Proyecto
Objetivos Generales:
Desarrollar una aplicación en solo 12 semanas que utilice inteligencia artificial para generar
actas automáticas de reuniones, generar informes de trabajo y organizar las ideas en mapas
mentales y conceptuales que faciliten el trabajo, aumenten la comprensión, mejoren la
coordinación de los equipos de trabajo y permitan ahorrar recursos, fortaleciendo la
productividad total de la compañía Deloitte Colombia.
1. Facilitar la colaboración en equipo y el seguimiento de las tareas y conclusiones de
manera visual y fácil de entender.
2. Mejorar la productividad y eficiencia en el trabajo en equipo mediante resúmenes
automáticos, generación de mapas y planes de acción.

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Objetivos Específicos:

1. Permitir a los usuarios grabar y transcribir reuniones de trabajo en tiempo real.

2. Utilizar IA para identificar, resumir, resaltar y expresar los puntos clave de una reunión,
como conclusiones, decisiones y planes a seguir.
3. Generar mapas mentales y conceptuales a partir de la información transcrita.
4. Crear resúmenes automáticos de la reunión, destacando los acuerdos y tareas asignadas.
5. Proporcionar una plataforma donde los usuarios puedan colaborar, editar y comentar
sobre los mapas mentales generados.
6. Integrar con herramientas de productividad existentes como Google Drive y Microsoft
Teams para facilitar el flujo de trabajo.

5. Alcance del Proyecto

El alcance de MindMeet se enfoca en el desarrollo en solo 12 semanas, con base en proyectos
similares anteriores de InnovApp, de una aplicación multiplataforma, disponible tanto en
versión web como móvil (iOS y Android), con funciones claves para facilitar la gestión de
reuniones de trabajo. La aplicación se centrará en la grabación y transcripción de reuniones, la
generación automática de actas, informes de trabajo, planes de acción y la creación de mapas
mentales y gráficos para visualizar y facilitar la comprensión del trabajo de equipo realizado,
todo a partir de las transcripciones, gracias a la inteligencia artificial que permite capturar voz y
audio y trasladarlo a texto. Además, permitirá la integración con herramientas de productividad
para una gestión más eficiente de las tareas, como Google Calendar y Microsoft Teams, y contará
con un sistema de alertas y calendario para recordar las tareas pendientes y la asignación de roles
de trabajo. En general su alcance abarca los siguientes puntos:

1. Plataformas: Web (para equipos de trabajo en escritorio) y móvil (iOS y Android).

2. Grabación y transcripción de reuniones en tiempo real (audio).
3. Generación de actas e informes de trabajo automáticos a partir de las transcripciones.
4. Creación de mapas mentales y otras formas de visualización grafica que faciliten la
retención de la información y el aprendizaje basados en la información capturada en
forma de audio y transcrita en texto.
5. Integración con herramientas de productividad como Google Calendar y Microsoft
Teams.
6. Alertas, calendarios y recordatorios para asignación de roles, tareas y cumplimiento de
plazos establecidos.

6. Requisitos

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MindMeet incluirá una serie de funcionalidades esenciales para optimizar las reuniones de
trabajo y el seguimiento de tareas. Primero, permitirá grabar y transcribir automáticamente las
reuniones en tiempo real, transformando el audio en texto. Segundo, la inteligencia artificial
procesará la transcripción para generar automáticamente actas que incluyan resúmenes,
decisiones, principales puntos, reconocimiento de voz de cada miembro con base en el ingreso de
su perfil de audio particular, cuando sea posible o con la opción de identificarlo e ingresarlo
posteriormente, asignación de roles y tareas a ejecutar, según los planes de acción que la IA
dados unos parámetros modificables por los lideres de la empresa o proyectos consideren
necesarios. Además, se generarán mapas mentales visuales a partir de las transcripciones, lo que
facilitará la organización y comprensión de la información. Finalmente, los usuarios podrán
colaborar en tiempo real, editar, coordinar funciones y asignar tareas desde la plataforma, con
integración a herramientas como Google Calendar y Microsoft Teams.

Requisitos funcionales principales:

1. Grabación y transcripción automática de reuniones.

2. Generación de actas e informes de reuniones automáticamente con resaltando los
principales puntos y formulando planes de acción, decisiones, estrategias de coordinación
y ejecución tareas.
3. Creación automática de mapas mentales y otras formas de visualización grafica a partir
de las transcripciones que faciliten la comprensión, aprendizaje y retención de lo
desarrollado en estos espacios de trabajo.
4. Colaboración en tiempo real, con la posibilidad de editar y asignar tareas.
5. Integración con herramientas externas como Google Calendar y Microsoft Teams.
Requisitos No Funcionales
En cuanto a los requisitos no funcionales, MindMeet debe ofrecer un rendimiento ágil y
eficiente, permitiendo la transcripción y generación de actas sin muchos retrasos. La aplicación
debe ser escalable para soportar reuniones con equipos grandes y manejar múltiples usuarios
simultáneamente sin afectar el desempeño. Además, debe garantizar la seguridad de la
información con encriptación de datos y autenticación segura. La interfaz será intuitiva y fácil de
usar, permitiendo la accesibilidad para los usuarios de Deloitte con distintos niveles técnicos. Por
último, la aplicación estará disponible en plataformas web y móviles, brindando acceso desde
cualquier dispositivo en cualquier momento, para lo cual deben ingresar y ser autenticadas las
credenciales respectivas como miembros de Deloitte.

Requisitos no funcionales principales:

1. Rendimiento ágil con mínima demora en la transcripción y generación de actas e
informes de reuniones.
2. Escalabilidad para manejar reuniones con equipos grandes y múltiples usuarios.

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 3. Seguridad de los datos con encriptación y autenticación de usuarios.
4. Interfaz intuitiva y fácil de usar, accesible para todos los usuarios.
5. Compatibilidad multiplataforma (web y móvil).
7. Plan de Desarrollo:
El plan de desarrollo de MindMeet se estructura en varias fases clave, las cuales se ejecutarán en
un periodo de 12 semanas: primero, se realizará un análisis exhaustivo para definir las
funcionalidades y herramientas necesarias. Luego, se llevará a cabo el diseño de la interfaz y el
desarrollo de la funcionalidad básica, incluyendo la transcripción automática y la creación de
mapas mentales y otras formas de visualización grafica que faciliten el aprendizaje y ejecución
de las tareas. Tras la integración de estos componentes, se realizarán pruebas internas y de
usuario para optimizar el rendimiento. Finalmente, se lanzará una versión beta y, tras recibir la
retroalimentación por parte de Deloitte Colombia, se procederá a la entrega forma del software,
mantenimiento continuo para actualizaciones, mejoras y todo el servicio postventa que Deloitte
Colombia requiera, con el fin de fidelizar este cliente y mostrarlo como ejemplo de nuestros
servicios y capacidad de desarrollo de software. Estas etapas del desarrollo del proyecto se
pueden observar en la siguiente historia de usuario:

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9