Introducción y objetivos

Acaba de ver un resumen de cómo se calculan los descuentos en las facturas mediante pagos
anticipados. Este tema es una continuación del anterior y trata sobre los pagos anticipados a
proveedores o empleados.

Un prepago es un pago que se realiza a los proveedores antes de que presten bienes o servicios.
Accounts Payable Cloud ofrece un tipo de factura llamada factura de prepago que puede aplicarse
a una factura pendiente para reducir el importe.

Ejemplo: necesita pagar un depósito por un contrato de arrendamiento o pagarle a un empleado

un anticipo para gastos de viaje.

Posteriormente, puede aplicar la factura de prepago a una o más facturas recibidas del proveedor.
Las facturas de prepago también pueden aplicarse a los informes de gastos recibidos del empleado
para compensar el importe pagado.

FACTURAS DE PREPAGO

En un proceso típico de creación de facturas, primero se registra una factura del proveedor por los
bienes y servicios recibidos y luego se realiza un pago al proveedor.

Alternativamente, hay escenarios en los que el proveedor solicita un anticipo al ordenar los bienes
y el monto restante se paga al momento de la entrega de los bienes.

Para registrar este tipo de transacciones, Oracle Fusion Payables ofrece un tipo de factura llamada
Prepago.

Entendamos los pasos involucrados en la creación de una factura prepago y su aplicación.

PASOS PARA CREAR UNA FACTURA DE PREPAGO

 Crear Factura de Anticipo.

 Validar y Contabilizar la Factura de Anticipo.

 Realizar el Pago Completo del Anticipo.

 Crear Factura Estándar cuando el proveedor la envíe.

 Validar y Contabilizar la Factura Estándar.

 Aplicar el anticipo disponible a la factura estándar.

 Si queda algún saldo pendiente, págalo con un cheque normal o un pago por
transferencia electrónica (EFT).
TIPOS DE FACTURAS

Temporal

- Puede aplicarse contra facturas.

- Ejemplo: Entregar un depósito a un hotel. Cuando se recibe la factura real del hotel, aplicar el
pago anticipado para reducir el importe adeudado.

Permanente

No puede aplicarse contra facturas.

Ejemplo: Fianza de arrendamiento por la que no se espera recibir factura.

Tipos de facturas de pago anticipado

Aplicación de un prepago

Una factura de prepago solo se aplica a la factura estándar para reducir el importe adeudado una
vez pagada en su totalidad. El importe listo para aplicarse a la factura se denomina importe
prepagado.

Accounts Payable Cloud le ayuda a calcular una fecha de liquidación predeterminada para un
prepago y le impide aplicar el prepago a una factura hasta la fecha de liquidación o después de
ella.

Además, Oracle Fusion ofrece un privilegio para desaplicar el prepago, si se aplicó por error a
alguna factura, y dejarlo disponible para su aplicación a otra factura.

Ahora tengamos una idea acerca de los conceptos clave de la aplicación de prepago.

Echemos un vistazo a los diferentes estados de factura de una factura estándar y de una

factura prepago.

Factura de prepago

Factura estándar

Actividad

Actividad

Estado

Estado

Factura de prepago

Nunca validado

Crear factura
Nunca validado

creada

Después de la

No pagado

validación

Después de la validación

Validado

Después del pago

Disponible

Después de la aplicación

Completamente aplicado

Solicitar Solicitud de Prepago

Necesita revalidación

Ahora, tengamos una idea acerca de las entradas y los resultados clave de Administrar prepagos y
descuentos - Administrar prepagos.

Persona

Actividad

Aporte

Resultado

responsable (puesto

de trabajo)

Administrar

prepagos

Factura de prepago en el sistema

Factura estándar

Gerente de Cuentas a

liquidada mediante prepago

Pagar
Entradas y resultados: gestión de prepagos

El gerente de cuentas a pagar crea una factura de prepago y realiza el pago al proveedor.

A medida que se crea la factura estándar, le aplica la factura de prepago para liquidar el pago.

Inicie sesión en la aplicación para ver cómo aplicar el prepago en una factura estándar.

El cierre del período de cuentas por pagar es un proceso comercial clave que proporciona un
estado preciso de la actividad de cuentas por pagar de una organización durante un período.

Una vez verificados los registros de Cuentas por Pagar y conciliadas las cuentas de Pasivo, usted
cierra el período en el sistema para evitar que futuras transacciones se registren inadvertidamente
en el período actual.

Dado que el cierre de período es una actividad recurrente, es crucial planificarla. El departamento
de Cuentas por Pagar sigue una serie de pasos para registrar transacciones, crear contabilidad,
revisar asientos contables y conciliar la información de las cuentas antes del cierre contable.

La mejor práctica es cerrar el período contable del Libro Auxiliar seguido del Libro Mayor y no
volver a abrir el período cerrado.

Veamos algunas de las actividades claves a realizar para mantener un cronograma ajustado:

Asegúrese de que todos los documentos y pagos de Cuentas por Pagar estén completos en la
aplicación. Esto incluye la importación de todas las facturas y demás transacciones.

Contabilización de todas las transacciones, incluidas facturas, créditos, ajustes, anticipos y pagos.

Transferir asientos contables al Libro Mayor y contabilizar los diarios

Paneles de pagos y cuentas por pagar

Para realizar las actividades necesarias para prepararse para el cierre del período, puede

utilizar los paneles de Pagos y Cuentas por Pagar, que proporcionan acceso rápido a facturas,
pagos y archivos de pago que necesitan atención.

El gerente de cuentas por pagar puede revisar el área de trabajo de retenciones y

aprobaciones para procesar las facturas y cuotas que se pretenden registrar y contabilizar en el
mes actual.
El panel de pagos enumera diferentes estados de las solicitudes del proceso de pago, como
pendiente de aprobación y pendiente de revisión de pago, y permite al gerente de cuentas por
pagar tomar las medidas necesarias para registrar y contabilizar los pagos previstos para el

mes.

Una vez que las transacciones estén completas y disponibles en las aplicaciones de Cuentas por
Pagar, asegúrese de que todas estén contabilizadas. Para ello, el equipo de Cuentas por Pagar
puede programar la ejecución del proceso de Crear Contabilidad con una frecuencia diaria,
semanal o mensual para crear y transferir los asientos contables de todas las transacciones por
pagar al Libro Mayor.

Schedule Create

Accounting process

Transfer entries to General Ledger.

Para un cierre de período sin contratiempos, se recomienda ejecutar el proceso de Crear

Contabilidad con frecuencia cuando haya un gran volumen de transacciones. Esto le permite
resolver cualquier excepción contable antes del cierre del período.

Crear una notificación para recibir comunicaciones por correo electrónico sobre advertencias y
errores en el proceso contable es otra forma de actuar ante las excepciones.

La siguiente captura de pantalla muestra los parámetros de programación y notificación del

proceso Crear contabilidad:

Entrada y resultado:

Permanecer en el horario de cierre predeterminado

El gerente de cuentas a pagar supervisa las cuentas a pagar y los documentos de pago para
verificar su integridad a través de paneles basados en roles.

Accounts Payable Manager

Se toman las medidas adecuadas, como resolver las excepciones contables y aprobar todos

los documentos no aprobados, para garantizar que todos los documentos estén completos y
contabilizados para permitir un proceso de cierre sin problemas según un cronograma predefinido.
Introducción
Anteriormente ha aprendido que el ciclo de vida del proceso de negocio Compra al pago (P2P)
consta de cuatro procesos. En esta lección, abordaremos el proceso de negocio Transacción
bancaria a posición de efectivo.

Transacción bancaria a posición de efectivo ves una completa solución de proceso de negocio que
le ayuda a optimizar la liquidez en toda la empresa y a controlar el efectivo.

Ayuda a cumplir los requisitos de efectivo para las operaciones de negocio principales.

Visión general del proceso transacción bancaria a posición de efectivo

Tener suficiente efectivo disponible en el momento adecuado para financiar las operaciones
empresariales básicas es la prioridad número uno para los mánager de efectivo en todo el mundo.

El proceso de negocio ofrece visibilidad directa de los saldos de efectivo actuales, las necesidades
de efectivo esperadas y los flujos de entrada y salida de efectivo previstos.

Puede analizar rápidamente los requisitos de efectivo de toda la empresa desde una única área de
trabajo, garantizando la liquidez y haciendo un uso óptimo de los recursos de efectivo.

Este proceso se ocupa de todo lo que se puede hacer con las operaciones bancarias y de tesorería
de una organización; por ejemplo:

o Revisar los saldos de cuenta bancaria actualizados y realizar operaciones interbancarias

o Cargar extractos bancarios y conciliarlos con transacciones del sistema o externas
o Preparar la posición de efectivo y las previsiones a lo largo de un período
o Realizar actividades de cierre de período para conciliar saldos de cuenta de contabilidad
general con saldos de cuenta bancaria

Las capacidades analíticas, móviles y sociales incorporadas en las mejores prácticas ofrecen una
nueva forma de garantizar una conciliación de cuentas bancarias sin errores, un posicionamiento o
una previsión de efectivo eficaces y un cierre eficiente del período contable.

El uso de las funciones de la aplicación Oracle Cloud también le permite automatizar las
actividades de procesos clave, donde cualquier problema o error que se detecte en las tareas
esenciales (como variaciones en los saldos de efectivo, importaciones de extractos bancarios o
conciliaciones bancarias) se puede corregir al instante, utilizando inteligencia empresarial
incorporada para los usuarios finales, a fin de realizar una investigación eficiente y una resolución
eficaz.

La solución Posicionamiento y previsión de efectivo utiliza la tecnología de cubos Essbase

combinada con Smart View de Oracle (un complemento de la hoja de cálculo de Excel) para
proporcionar informes y páginas de posición de efectivo.

Ahora, revisemos brevemente los componentes de Oracle Cloud que impulsan la

flexibilidad en los informes para la posición de efectivo y la previsión de efectivo.
La solución de posición de efectivo y previsión de efectivo proporciona páginas e
informes de posición de efectivo precisos que ofrecen un análisis significativo, permitiendo
a los gerentes de tesorería tomar decisiones de inversión y endeudamiento de manera
oportuna. Esta solución utiliza Oracle Smart View y reportes financieros basados en
Essbase Cube.

Oracle Smart View se integra perfectamente con Excel para proporcionar una solución de
informes segura y robusta a nivel empresarial. Usar Smart View y los reportes financieros
permite a los usuarios realizar análisis profundos (drill-down), agregaciones y tablas
dinámicas sobre la posición de efectivo.

Ahora veamos algunos de los componentes básicos y definiciones utilizados en la

posición de efectivo y la previsión de efectivo:

Posición de efectivo:

La posición de efectivo es una herramienta que puedes aprovechar para visualizar tu

posición de efectivo diaria basada en los flujos de efectivo reales provenientes de Oracle
Cloud u otras fuentes de datos, como tus extractos bancarios y transacciones externas.
El propósito de la posición de efectivo es estimar con confianza los saldos proyectados
de las cuentas bancarias al cierre, de manera que se puedan tomar decisiones de inversión
o endeudamiento a tiempo.

Previsión de efectivo:

La previsión de efectivo es la proyección de la posición de efectivo basada en los pagos y

depósitos programados en Oracle Cloud y otros sistemas de interfaz como Cuentas por
Pagar (AP), Cuentas por Cobrar (AR), nómina y transacciones externas.
La previsión de efectivo permite asegurar que no se incurran en cargos por sobregiro y que
se mantenga el nivel adecuado de liquidez para gestionar los flujos de salida de efectivo.
Este proceso brinda una visión clara de los posibles excesos o déficits proyectados en la
disponibilidad de efectivo, lo cual mejora la toma de decisiones de la dirección respecto a
los saldos bancarios.

Extracto bancario del día anterior:

Son extractos enviados por el banco que indican las actividades bancarias del día anterior,
incluyendo transacciones calculadas como depósitos o retiros, y que confirman los saldos
de las cuentas bancarias.

Essbase:

Oracle Essbase es una tecnología de base de datos multidimensional integrada en Oracle

ERP Cloud. Essbase es una herramienta de OLAP (procesamiento analítico en línea),
también conocida como “cubo”.
¿Qué es un cubo?
Un cubo es un bloque de datos que contiene tres o más dimensiones. Una base de datos
Essbase es un cubo.

Dimensiones:

Una dimensión es una categoría de datos utilizada para organizar información de

negocio.
Las dimensiones generalmente contienen jerarquías de elementos relacionados
agrupados dentro de ellas.
Por ejemplo, una dimensión de tiempo suele incluir elementos para cada período, como
trimestres, meses o múltiples periodos.

¿Qué es el proceso Transacción bancaria a posición?

Transacción bancaria a posición es un proceso financiero integral en el ciclo de vida de

Factura a efectivo que se ocupa de las operaciones bancarias y de tesorería de una organización.

Vamos a revisar las cuatro actividades clave que conforman este proceso de negocio:

Nota: En el ciclo de vida de Compra al pago, solo trataremos las dos primeras actividades, porque
los dos últimos pasos se tratan en detalle en el ciclo de vida de Factura a efectivo. Si necesita más
información sobre las actividades 3 y 4, consulte esa área de proceso. En resumen, aquí
trataremos un subconjunto de actividades que podrían denominarse Saldos bancarios a
conciliación bancaria.

Actividad 1: Actividades de revisión

Como parte de las actividades de revisión, puede utilizar el área de trabajo de saldos de efectivo y
los infolets disponibles para la gestión del efectivo para revisar los saldos de cuenta bancaria, las
variaciones entre los saldos reales y objetivo, el estado de conciliación, los pagos agregados, los
recibos de clientes, las transacciones externas y los detalles de inversiones y préstamos mediante
una única área de trabajo denominada página de llegada Cash

Entradas y resultados:

1 Los bancos envían el extracto bancario periódicamente para varias cuentas bancarias internas de
una organización y este se carga en la aplicación.
2 Los saldos de cuenta bancaria de cierre de las cuentas bancarias se actualizan y están disponibles
para revisión.

3 La variación entre el saldo de cuenta bancaria real y el objetivo se calcula y se muestra para su
revisión.

+ Las cuentas bancarias de las que faltan extractos se muestran resaltadas.

5 Puede ver la posición de efectivo mediante el generador de informes de posición de efectivo de

Smart View.

Actividad 2: Validación bancaria

Oracle Cash Management proporciona un área de trabajo centralizada de conciliación de efectivo

donde puede iniciar y revisar el estado de las transferencias diarias con los bancos. Estas
interacciones ayudan a cargar extractos bancarios automáticamente y a crear transacciones de
ajuste, como comisiones, intereses, etc. El objetivo principal es garantizar que los saldos de cuenta
estén alineados.

Entradas y resultados:

1 Los bancos envían el extracto bancario en formato predeterminado de forma periódica.

2 El extracto bancario se carga automáticamente en la aplicación.

3 Las líneas de extracto bancario se concilian automáticamente con las transacciones del sistema.

4 Los saldos de cuenta bancaria se alinean con los saldos bancarios reales.

Actividad 3: Inicio de actividades interbancarias

Una organización o un grupo pueden tener varias cuentas bancarias en diferentes ubicaciones y
entidades jurídicas. Esto mejora el poder de toma de decisiones, lo que da lugar a una mayor
eficiencia y un ahorro de costos si tiene la capacidad de ver la posición de efectivo en tiempo real
de sus cuentas bancarias y mover fondos en función de los requisitos empresariales.
Oracle Cash Management soporta las reservas de efectivo y las transferencias controladas de
cuentas bancarias dentro de una misma entidad jurídica o entre varias entidades. También le
permite ver la posición de efectivo diaria.

Entradas y resultados:

1 Ver posiciones de cuenta en tiempo real

2 Necesidad de fondos de una entidad particular

3 Necesidad de fondos de una entidad particular

4 El mánager de efectivo que tiene acceso a las cuentas bancarias inicia la transacción de
transferencia que está autorizada, y la transferencia de fondos se ejecuta mediante pagos.

5 Se agregan fondos centralizados mediante una reserva de efectivo.

Actividad 4: Gestión de posiciones de fin de período

La conciliación es una actividad importante como parte del proceso de cierre del período.

Como parte de la conciliación, puede conciliar el saldo de la contabilidad general con el saldo
bancario. Oracle Cash Management automatiza este proceso mediante el informe Cash to General
Ledger Reconciliation. Este informe compara el saldo de cuenta de efectivo de la contabilidad
general con el saldo de cuenta bancaria y muestra los asientos de cuenta de efectivo de la
contabilidad general no conciliados y las líneas de extracto bancario no conciliadas que ayudan a
identificar las discrepancias entre los saldos.

También le ofrece la capacidad de preparar la previsión de efectivo para determinados períodos,

con el fin de pronosticar con precisión sus necesidades de efectivo y tomar decisiones inteligentes
respecto a préstamos e inversiones.

Entradas y resultados:

1 Se actualizan los saldos de cuenta bancaria.

2 Se ejecuta el informe de conciliación de efectivo a la contabilidad general para resaltar los

asientos de cuenta de efectivo de contabilidad general no conciliados y las líneas de extracto
bancario no conciliadas.

3 Se consultan las previsiones de efectivo de varios períodos.

A continuación, se muestran las capacidades clave que proporciona el proceso Transacción

bancaria a posición de efectivo de Oracle:

o Generación de insights sobre los saldos bancarios, las variaciones entre los saldos de
cuenta reales y objetivo, y el extracto de conciliación de los extractos bancarios.
 o Automatización de la conciliación de extractos bancarios con las transacciones del sistema.
o Creación automática de las transacciones que faltan en el sistema para alinear los saldos y
conciliar los extractos.
o Ejecución de operaciones globales de gestión de efectivo, como transferencias de cuentas
interbancarias, centralización de efectivo y visualización de la posición de efectivo diaria.
o Elaboración de previsiones de efectivo para un período sobre la base de los recibos de los
clientes y los pagos a proveedores previstos que deban efectuarse.
o Automatización de las actividades de cierre de fin de mes.

Roles clave en esta actividad:

Los roles clave en esta actividad son:

 Cargar y conciliar extractos bancarios.

 Realizar conciliaciones.
 Generar la posición de efectivo y la previsión de efectivo.
 Ejecutar transferencias entre cuentas bancarias.

El rol que tiene privilegios para llevar a cabo estas actividades es el de Gerente de
Tesorería (Cash Manager).