Otras utilidades de texto
Descripción de las herramientas buscar y reemplazar, la autocorrección y el corrector de
ortografía.
Contenido:
1. Buscar y reemplazar texto.
2. Autocorrección.
3. Revisión ortográfica.
4. Corregir mientras escribes.
1. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO
Una de las utilidades que proporciona PowerPoint respecto al texto es la búsqueda de texto a lo
largo de toda la presentación.
La búsqueda se extiende tanto a las diapositivas, notas del orador y documentos para los oyentes.
Sin embargo, ten en cuenta que no puedes buscar texto que se encuentre incrustado en una
imagen, ya que para PowerPoint no es texto, sino una parte más del objeto. Antes de empezar la
búsqueda, es aconsejable situar el cursor al principio de la presentación, ya que la búsqueda de
palabras comienza desde donde está situado el cursor. La búsqueda de una palabra o texto
comienza desde donde está el cursor hacia delante hasta llegar al final de la presentación. Después
sigue buscando desde el principio de la presentación hasta llegar a la posición del cursor.
Pulsa el botón Buscar del grupo de comandos Edición.
Si activas la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas, PowerPoint solo encontrará
textos que tengan las letras con mayúsculas y minúsculas igual que el texto indicado en la
búsqueda. Por ejemplo, si activas esta opción y buscas la palabra Verano, no encontraría
verano ni VERANO.
La casilla Solo palabras completas establece la búsqueda en palabras enteras y no en partes
de palabras. Por ejemplo, si buscaras el texto ver, PowerPoint no mostraría como
coincidencia la palabra verano, si está activa esta casilla.
El cuadro de diálogo que aparece es parecido al existente en cualquier procesador de texto.
En el campo Buscar debes especificar la palabra o frase que quieras buscar en la presentación.
Las dos casillas inferiores establecen cómo se realizará la búsqueda.
Una vez escrito el texto a buscar y establecidos los criterios de búsqueda, esta se inicia pulsando
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el botón Buscar siguiente.
Escribe Hoteles en el campo Buscar. Pulsa el botón Buscar siguiente.
Pulsa el botón Buscar siguiente cada vez que quieras que la búsqueda continúe, una vez se ha
encontrado alguna ocurrencia.
Sigue con la búsqueda hasta que PowerPoint te indique que ha finalizado.
Acepta el mensaje.
Vamos a cambiar los criterios de búsqueda, para localizar solo aquellas palabras que tengan la
misma combinación de mayúsculas y minúsculas.
Activa la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas.
Ejecuta la búsqueda hasta que PowerPoint la finalice.
En este caso PowerPoint solo ha encontrado una ocurrencia de la palabra Hoteles, que está
escrita exactamente igual, a diferencia de la búsqueda que hemos hecho anteriormente.
Acepta el mensaje de PowerPoint.
Pulsa el botón Reemplazar.
PowerPoint no solo te permite encontrar un determinado texto, sino que también podrás
reemplazarlo por otro.
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La búsqueda se hace de la misma forma, pero debes añadir en el campo Reemplazar con el texto
que sustituirá al buscado.
Haz clic en el campo Buscar y escribe rurales.
Haz clic en el campo Reemplazar con y escribe en el campo.
Desactiva la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas.
Inicia la búsqueda con el botón Buscar siguiente.
Pulsa Reemplazar todas cuando estés seguro de que el reemplazo será correcto. En
otro caso, es aconsejable realizar la revisión de cada cambio pulsando Reemplazar, ya que
puede que se encuentre el texto formando parte de palabras que no quieras cambiar.
Una vez PowerPoint ha encontrado una ocurrencia del texto a reemplazar, tienes dos
posibilidades:
Pulsar el botón Reemplazar para sustituir la palabra encontrada y seguir buscando.
Pulsar el botón Reemplazar todas para que PowerPoint sustituya todas las ocurrencias que
encuentre automáticamente.
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Pulsa el botón Reemplazar.
PowerPoint sigue buscando y te permite reemplazar la siguiente ocurrencia.
Vuelve a pulsar el botón Reemplazar.
Sustituye rurales por el texto indicado.
Acepta el mensaje.
Cierra el cuadro Reemplazar.
Desde el menú del botón Reemplazar , además de poder acceder a esta opción
de Reemplazar que hemos visto, también puedes seleccionar Reemplazar fuentes, que permite
cambiar un tipo de letra o fuente por otra, en todos los textos de la presentación.
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2. AUTOCORRECCIÓN
Al escribir texto en las diapositivas, lo más aconsejable es que lo revises para comprobar que esté
bien escrito.
PowerPoint dispone de una serie de herramientas para corregir el texto. Una de ellas es la
Autocorrección, con la que se sustituyen palabras mal escritas por otras correctas mientras estás
escribiendo el texto de la presentación.
Vamos a ver cómo funciona.
Haz clic en la diapositiva número 4, en el panel de miniaturas, para seleccionarla. Accede a la
vista Backstage y selecciona Opciones. Muestra la sección Revisión de este cuadro de
Opciones de PowerPoint. Pulsa el botón Opciones de Autocorrección.
En la parte inferior del cuadro aparece la lista de palabras que utiliza PowerPoint para corregir
automáticamente los errores ortográficos.
Esta lista contiene dos campos: en la parte izquierda se encuentra la entrada errónea y en la parte
derecha su equivalente bien escrita. Así, en el momento que escribas en tu presentación una
palabra que se encuentre como errónea en esta lista, PowerPoint automáticamente la sustituirá
por su equivalente de la parte derecha.
Para borrar una palabra de la lista de Autocorrección, selecciónala en la lista y pulsa el
botón de Eliminar.
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Además, PowerPoint permite que adaptes la lista a tus errores más frecuentes, ya que puedes
añadir palabras y sus equivalentes bien escritas a la lista, así como disminuir la lista eliminando
pares que no suelas usar, lo que hará que el proceso de autocorrección sea más rápido.
Activa la opción Reemplazar texto mientras escribe.
Escribe en el campo Reemplazar la palabra hotle.
Indica la palabra correcta equivalente: hotel.
Pulsa el botón Agregar.
Observa cómo la pareja hotle (incorrecta) y hotel (correcta), se han añadido a la lista que utiliza
PowerPoint.
Acepta los cambios.
Acepta el cuadro de Opciones de PowerPoint.
Haz clic al final de la segunda línea con viñeta de la diapositiva.
Pulsa la tecla .
Escribe la siguiente frase: Instalaciones deportivas en cada hotle.
Cuando has escrito la palabra hotle, PowerPoint la ha sustituido por su equivalente correcta
hotel.
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Sitúa el cursor del ratón sobre la palabra hotel.
Observa el pequeño rectángulo que aparece debajo de la palabra hotel. Si acercas el ratón a este
rectángulo, aparece el botón de Opciones de Autocorrección .
Sitúa el puntero del ratón sobre el rectángulo.
Pulsa en el botón de Opciones de Autocorrección para desplegar su menú.
El botón de Opciones de Autocorrección se muestra en todos los casos de
corrección automática.
El botón de Opciones de Autocorrección aparece cuando PowerPoint realiza una
corrección o cambio automático: una letra minúscula convertida a mayúscula, corregir el uso de
dos mayúsculas seguidas, una sustitución de un texto por otro (como en este caso), etc.
Mediante las opciones de este botón puedes deshacer la corrección efectuada, volver a realizar la
corrección (si la habías deshecho previamente), anular la corrección realizada de ahora en
adelante y mostrar el cuadro de las opciones de autocorrección.
Selecciona Controlar opciones de Autocorrección.
Desactiva Reemplazar texto mientras escribe.
Varios de los errores que se cometen al escribir pueden ser corregidos activando las casillas que
se muestran en el cuadro de Autocorrección.
Supón que al escribir deprisa, escribes la palabra Sevilla y te equivocas y sale SEvilla.
La opción Corregir DOs MAyúsculas SEguidas convierte a minúscula la segunda letra de todas
las palabras que tienen las dos primeras letras en mayúscula.
Para que todas las palabras que siguen a continuación de un punto comiencen en mayúscula,
activa Poner en mayúscula la primera letra de una oración.
No te preocupes si, mientras escribes un documento, pulsas accidentalmente la tecla .
Si la opción Corregir el uso accidental de bLOQ MAYÚS está activada, PowerPoint lo
corregirá automáticamente.
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La casilla Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección permite desactivar la
aparición del botón de Opciones de autocorrección al realizar una corrección. Sin
embargo, aunque no aparezca el botón, las opciones de autocorrección seguirán funcionando
normalmente.
Accede a la ficha Autoformato mientras escribe.
La Autocorrección matemática funciona de forma similar a la Autocorrección, pero
sirve para insertar en el texto símbolos matemáticos.
En esta ficha también puedes activar o desactivar otros tipos de sustituciones: dos guiones por un
guion largo, fracciones por símbolos de fracción, rutas de red y direcciones de Internet por
hipervínculos, etc.
Acepta el cuadro de diálogo.
Haz clic en la parte izquierda de la diapositiva para deseleccionar el texto.
Pulsa las teclas + para volver a la primera diapositiva.
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3. REVISIÓN ORTOGRÁFICA
Aunque la Autocorrección puede ser muy útil, sobre todo si actualizas la lista con las entradas
en las que más errores sueles caer, siempre es aconsejable hacer una revisión ortográfica una vez
has terminado de introducir todo el texto de la presentación.
La revisión ortográfica se aplica al texto que hay en las diapositivas, en las páginas de notas o en
los documentos generados para los oyentes.
Sin embargo, ten en cuenta que el texto de las imágenes o de otros objetos incluidos en la
presentación (como gráficos, ecuaciones u hojas de cálculo de Excel) no puede ser revisado.
La corrección de la ortografía del texto puede hacerse de dos formas:
Revisión manual: escribes todo el texto y después lo revisas.
Revisión automática: PowerPoint revisa el texto mientras lo escribes.
Para comenzar veremos la revisión ortográfica manual. Para ello, muestra la pestaña Revisar y
pulsa el botón Ortografía .
Ejecuta la revisión ortográfica.
El corrector comienza a revisar el texto. Cada vez que encuentra alguna palabra o expresión mal
escrita, se detiene y la muestra en el panel Ortografía.
Se ha detenido en la palabra Nature que PowerPoint no ha encontrado, por lo que cree que está
mal escrita.
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Debajo de la palabra localizada como errónea, hay un cuadro donde puedes seleccionar
la palabra por la que se sustituirá, o bien puedes modificar la palabra errónea directamente en
la diapositiva si la corrección adecuada no aparece en la lista.
Bajo la palabra detectada como errónea se muestra un cuadro con una lista de sugerencias que
proporciona PowerPoint para sustituir esa palabra.
Debajo de la lista de sugerencias hay una lista con los posibles sinónimos relacionados con la
palabra incorrecta en la que se ha detenido el corrector.
El botón Omitir una vez continúa con la revisión sin sustituir la palabra incorrecta por ninguna
otra, mientras que Omitir todo no mostrará más veces la palabra no encontrada a lo largo de la
revisión del texto.
El botón Cambiar sustituye la palabra no encontrada por la seleccionada en la lista de
sugerencias.
El botón Cambiar todo sustituye todas las veces que aparezca la palabra no encontrada actual
por la palabra seleccionada en la lista de sugerencias.
Pulsa el botón Omitir todo para que no vuelva a pararse en esta palabra.
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Haz lo mismo con la palabra Freedom.
La palabra que ha encontrado está mal escrita porque le falta el acento.
Pulsa Cambiar.
Bungalow es una palabra inglesa que puede escribirse como bungaló o bungalow. La dejaremos
tal como está.
Pulsa el botón Omitir todo para que no vuelva a pararse en esta palabra.
Turival es una palabra correcta, ya que se trata de un nombre propio, pero que PowerPoint no
encuentra en su diccionario.
Si hay alguna la palabra en la que el corrector de PowerPoint se detiene porque no la ha
encontrado en su diccionario, puedes pulsar el botón Agregar para incluirla en el diccionario y ya
no sea considerada como error.
Omite la palabra encontrada como errónea.
Lo mismo ocurre con esta palabra. Vuelve a pulsar en Omitir una vez.
Pulsa Cambiar.
En la parte inferior del panel, hay una lista desplegable para seleccionar el idioma utilizado en
la corrección ortográfica.
Vuelve a sustituir la palabra errónea por la sugerida en la lista.
Acepta el mensaje.
La revisión ortográfica ha finalizado y se han realizado los cambios indicados en la presentación.
Accede a la vista Backstage y muestra el cuadro de Opciones de PowerPoint.
Selecciona el apartado Revisión en el panel izquierdo.
Pulsa el botón Diccionarios personalizados.
Puedes crear varios diccionarios personalizados y activar o desactivar su casilla para
que se tengan en cuenta durante la revisión ortográfica del texto las palabras que contenga.
Para crear un diccionario personalizado, pulsa el botón Nuevo e indica un nombre para el
nuevo diccionario. También puedes añadir a la lista de diccionarios uno ya existente
pulsando Agregar.
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Para añadir o eliminar palabras al diccionario, selecciónalo en la lista de diccionarios y pulsa
el botón Editar lista de palabras.
El diccionario que utiliza PowerPoint para revisar la ortografía es compartido con otras
aplicaciones (por ejemplo, Word o Excel).
Sin embargo, puedes crear un diccionario personalizado, de forma que los términos que
PowerPoint no tiene en su diccionario y que utilices con frecuencia dejen de tratarse como
incorrectos.
Cierra el cuadro de diálogo.
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4. CORREGIR MIENTRAS ESCRIBES
PowerPoint también permite realizar una revisión automática del texto a medida que
lo introduces, mostrando los errores en pantalla y permitiendo que los corrijas en el mismo
momento. Para ello, debe estar activada la casilla Revisar ortografía mientras se escribe. De
esta forma, PowerPoint subrayará las palabras erróneas con una línea roja ondulada.
Activa la opciión Revisar ortografía mientras se escribe.
En la mayoría de ocasiones es conveniente tener activada esta casilla. En el caso de que te
molesten esta líneas rojas que señalan los errores, puedes activar la casilla Ocultar errores de
ortografía.
Si tienes activadas ambas opciones, entonces PowerPoint marcará los errores en segundo plano
pero no los mostrará en pantalla.
De esta forma, la revisión manual se realiza más rápidamente. Por eso es adecuado, sobre todo, si
trabajas con presentaciones que tienen mucho texto.
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Ademas, con la opción Marcar errores gramaticales mientras escribe, no solo se marcan
errores ortográficos sino también gramaticales.
Activa la opción Marcar errores gramaticales mientras escribe.
Acepta el cuadro de diálogo.
Podemos mostrar en la barra de estado un icono que nos indique si la revisión automática está
activada.
Haz clic con el botón derecho del ratón en la barra de estado.
Activa la opción Revisión ortográfica y pulsa la tecla para cerrar el menú contextual.
El icono en forma de libro que ha aparecido indica que la revisión automática está activada.
La marca de verificación que está sobre el libro indica que no ha encontrado ningún error.
Vamos a escribir un texto al final de la diapositiva para ver cómo PowerPoint lo corrige
automáticamente.
Haz clic para para situar el cursor al final del último elemento de la lista.
Pulsa la tecla y escribe el texto siguiente exactamente como aparece aquí: Esqui y
montañismo
Observa cómo ahora el icono del libro de la barra de estado tiene una marca en forma de X ,
indicando que en el texto hay errores.
PowerPoint ha detectado un error mientras escribías y lo señala, subrayándolo con una línea
ondulada de color rojo. Vamos a corregirlo.
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Haz clic en la palabra Esqui con el botón derecho del ratón.
PowerPoint te ofrece tres opciones correctas para que elijas la que se adapte al texto que has
escrito.
También puedes omitir el error, indicando que realmente no es un error.
Elige la opción Esquí.
Así es cómo se hace la revisión automática: vas escribiendo el texto y si PowerPoint encuentra
algún error, lo corriges y sigues escribiendo.
Guarda los cambios efectuados.
En la pestaña Revisar dispones de otras herramientas de revisión del texto que te
pueden ser útiles en alguna ocasión:
Sinónimos: función por la que, al indicar una palabra, te busca y muestra varias con el
mismo significado o parecido.
Traducir: traduce el texto seleccionado a otro idioma.
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Idioma: establece la lengua o idioma utilizado para revisar la ortografía del texto
seleccionado.
No confundas esta forma de revisar la ortografía con la función de Autocorrección. La
autocorrección corrige automáticamente los errores que se han cometido, sin que tengas que
hacer nada, y esta revisión de ortografía únicamente te indica las palabras erróneas, que tienes que
corregir.
Para buscar y cambiar una palabra o texto por otro, pulsa los botones Buscar o
Reemplazar en el grupo Editar de la pestaña Inicio.
Hay dos formas de revisar la ortografía y gramática de un texto:
Revisión manual: escribes todo el texto y después lo revisas pulsando el botón
Ortografía de la pestaña Revisar.
Revisión automática: PowerPoint revisa el texto mientras lo escribes.
Con la revisión automática del texto activa, cuando escribes el texto, PowerPoint te señala las
palabras erróneas con una línea ondulada de color rojo. Para corregirlas, haz clic sobre ellas con
el botón derecho del ratón, con lo que se mostrarán varias opciones correctas y puedes elegir una
para cambiarla por la palabra errónea.
En la barra de estado puedes mostrar u ocultar un icono en forma de libro que te indica si la
revisión automática ha encontrado algún error en la presentación. Si no hay ningún error, se
muestra con una marca de verificación , mientras que, si hay algún error, se muestra con una
cruz roja .
Con la Autocorrección se sustituyen automáticamente una serie de palabras por otras mientras
estás escribiendo.
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