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ORGANIGRAMA
Un organigrama es una representación visual profunda de cómo se articula
internamente una empresa, institución o cualquier entidad con una estructura definida. Es más
que simplemente que un dibujo; ofrece una facilidad de comprensión clara y organizada de la
conexión entre sus partes. Este esquema muestra detalladamente las relaciones de mando,
indicando quién depende de quién y la línea de jerarquía existente. También ilustra las
relaciones de función, enseñando cómo se agrupan las diversas tareas y especializaciones
dentro de la organización, ya sean departamentos, divisiones o equipos de trabajo.
Adicionalmente, el organigrama aclara las relaciones de poder, señalando los niveles de
influencia y la capacidad de decisión en cada puesto.
El propósito central de un organigrama es triple y vital para la operación fluida de
cualquier organización. Primero, busca aclarar cómo se reparten las responsabilidades. Al
asignar visualmente cada tarea y rol a una unidad o puesto específico, se evita la confusión y
se asegura que cada aspecto del trabajo tenga un responsable directo, impulsando la
responsabilidad individual y colectiva.
Segundo, el organigrama busca facilitar la comunicación interna. Al definir las vías
formales de reporte, establece los canales principales por donde debe circular la información.
Aunque la comunicación informal es importante, el organigrama da una estructura formal para
asegurar que la información clave llegue a las personas correctas a tiempo.
Tercero, su meta es optimizar la coordinación interna. Al dar una visión general de cómo
interactúan las distintas partes de la organización, el organigrama ayuda a identificar posibles
problemas, repetición de tareas o puntos débiles. Esta comprensión facilita la implementación
de estrategias para mejorar la colaboración y la eficiencia general.
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Según el reconocido experto en administración Idalberto Chiavenato en su libro de
2017, el organigrama va más allá de ser solo una descripción para convertirse en una
herramienta estratégica fundamental. No solo muestra cómo está organizada la empresa en un
momento dado, sino que proyecta visualmente los niveles de mando, desde la dirección
superior, encargada de la visión y la estrategia general, hasta los roles operativos,
responsables de hacer el trabajo diario. Esta representación gráfica de la estructura de poder
es muy valiosa para la planificación estratégica, permitiendo a los líderes evaluar si la forma
actual de la organización es la mejor para lograr sus metas a largo plazo. También ayuda a
tomar decisiones, al identificar rápidamente a las personas o departamentos clave que deben
participar en una decisión específica.
Además de sus beneficios dentro de la empresa, el organigrama también promueve la
transparencia tanto para los empleados como para las partes interesadas externas. Los
empleados pueden entender mejor su lugar en la organización, a quién reportan y las
posibilidades de crecer. Los inversores, clientes, proveedores y otros socios pueden usar el
organigrama para entender la complejidad y la estructura de la empresa con la que interactúan,
lo que genera confianza y entendimiento mutuo.
Sin embargo, Chiavenato también advierte sobre una limitación importante: la
necesidad de actualización constante. El mundo de los negocios cambia rápidamente, con
nuevas estrategias, mercados, tecnologías y competencia. Una estructura que funcionó bien
antes puede volverse inútil pronto. Por eso, el organigrama, como reflejo de esa estructura,
debe ser revisado y ajustado regularmente para mostrar la situación real de la organización. Un
organigrama que no está al día no solo pierde su valor, sino que puede causar confusión,
ineficiencia y dificultar la capacidad de la organización para adaptarse y tener éxito en un
entorno en constante cambio.
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TIPOS DE ORGANIGRAMA
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una
empresa o institución, que muestra las relaciones jerárquicas, funcionales y de autoridad entre
sus componentes. Los principales tipos de organigrama son el vertical, horizontal, matricial,
circular y mixto.
Organigrama vertical:
Representa la estructura jerárquica de manera descendente, desde los niveles
superiores o alta dirección hasta los niveles operativos. Es el tipo de organigrama más común y
fácil de entender, ya que muestra claramente la cadena de mando y las líneas de autoridad.
Este tipo de organigrama es ideal para organizaciones con una estructura jerárquica clara y
definida, donde la toma de decisiones se concentra en los niveles superiores y se delega a los
niveles inferiores. La estructura vertical permite una mayor claridad en la definición de roles y
responsabilidades, lo que puede mejorar la eficiencia y la productividad en la organización.
Organigrama horizontal:
Muestra la estructura organizativa de forma lateral, reduciendo la percepción de
jerarquía y destacando la colaboración entre departamentos. Este tipo de organigrama es útil
para organizaciones que buscan fomentar la comunicación y la colaboración entre diferentes
departamentos o equipos, y que requieren una mayor flexibilidad y adaptabilidad en su
estructura organizativa. La estructura horizontal puede mejorar la innovación y la resolución de
problemas, ya que fomenta la colaboración y el intercambio de ideas entre diferentes áreas de
la organización. Además, la estructura horizontal puede ser beneficiosa para organizaciones
que requieren una gran cantidad de innovación y creatividad, ya que permite una mayor libertad
y autonomía para los empleados.
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Organigrama matricial
Combina elementos de estructuras funcionales y por proyectos, mostrando relaciones
tanto verticales como horizontales. Este tipo de organigrama es ideal para organizaciones con
proyectos complejos que requieren la colaboración de diferentes departamentos o equipos. La
estructura matricial permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad en la gestión de proyectos,
ya que combina la especialización funcional con la colaboración interfuncional. Esto puede
mejorar la eficiencia y la productividad en la gestión de proyectos, y permitir a la organización
responder de manera más efectiva a los cambios en el entorno. Además, la estructura matricial
puede ser beneficiosa para organizaciones que requieren una gran cantidad de coordinación y
colaboración entre diferentes departamentos o equipos.
Organigrama circular
Coloca a la alta dirección en el centro y los demás niveles en círculos concéntricos,
enfatizando la comunicación y la interconexión. Este tipo de organigrama es útil para
organizaciones que buscan fomentar la colaboración y la comunicación entre diferentes niveles
y departamentos, y que requieren una mayor transparencia y visibilidad en su estructura
organizativa. La estructura circular puede mejorar la motivación y el compromiso de los
empleados, ya que enfatiza la importancia de la colaboración y la comunicación en la
organización. Además, la estructura circular puede ser beneficiosa para organizaciones que
requieren una gran cantidad de trabajo en equipo y colaboración.
Organigrama mixto
Combina característica de los tipos anteriores para adaptarse a las necesidades
específicas de la organización. Este tipo de organigrama es útil para organizaciones que
requieren una estructura flexible y adaptable que pueda cambiar según las necesidades del
negocio. La estructura mixta puede mejorar la capacidad de la organización para responder a
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los cambios en el entorno, y permitir una mayor innovación y creatividad en la gestión de la
empresa. En general, la elección del tipo de organigrama adecuado dependerá de las
necesidades y objetivos específicos de la organización, y puede ser una herramienta valiosa
para mejorar la comunicación, la colaboración y la eficiencia en la gestión de la empresa.
Importancia del Organigrama:
La importancia del organigrama en la gestión organizacional es fundamental, ya que
ofrece una serie de beneficios clave para el funcionamiento eficiente de una empresa o
institución. A continuación, se detallan las razones por las que el organigrama es una
herramienta clave:
Claridad en la estructura:
El organigrama proporciona claridad en la estructura organizativa, lo que facilita la
comprensión de la jerarquía, roles y responsabilidades dentro de la organización. Esto permite
a los empleados entender su lugar dentro de la estructura y cómo se relacionan con otros
departamentos y niveles de la organización. La claridad en la estructura también ayuda a
reducir la confusión y la ambigüedad, lo que puede mejorar la eficiencia y la productividad.
Mejora la comunicación
El organigrama mejora la comunicación dentro de la organización al definir los canales
formales de comunicación. Esto reduce conflictos y malentendidos, ya que los empleados
saben quién es responsable de tomar decisiones y quién debe ser consultado en diferentes
situaciones. La comunicación efectiva también es esencial para el trabajo en equipo y la
colaboración entre diferentes departamentos.
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Apoyo en la toma de decisiones:
El organigrama también apoya la toma de decisiones al permitir identificar quién tiene
autoridad para tomar decisiones en cada nivel. Esto ayuda a garantizar que las decisiones se
tomen de manera eficiente y efectiva, y que se asignen responsabilidades claras a cada
persona. La claridad en la toma de decisiones también reduce la confusión y la indecisión, lo
que puede mejorar la eficiencia y la productividad.
Planificación y control
El organigrama ayuda a diseñar estrategias, asignar recursos y supervisar el
cumplimiento de objetivos. Esto permite a la organización establecer metas claras y trabajar
hacia ellas de manera efectiva. La planificación y control también ayudan a identificar áreas de
mejora y a realizar ajustes necesarios para garantizar el éxito de la organización.
Adaptación al cambio:
El organigrama sirve como base para reestructuraciones o ajustes en la organización
ante cambios internos o externos. Esto permite a la organización adaptarse a los cambios en el
entorno y mantener su competitividad. La capacidad de adaptarse al cambio es esencial para el
éxito a largo plazo de cualquier organización.
MANUAL DE FUNCIONES:
DEFINICION:
Un manual de funciones es un documento formal que describe de manera detallada las
responsabilidades, tareas, competencias, requisitos y funciones de cada puesto de trabajo
dentro de una organización. Su objetivo principal es estandarizar los roles y establecer
expectativas claras para cada posición, lo que a su vez sirve como guía tanto para empleados
como para directivos. Al proporcionar una descripción clara y concisa de las responsabilidades
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y tareas asociadas con cada puesto, el manual de funciones ayuda a garantizar que los
empleados entiendan sus roles y responsabilidades, lo que puede mejorar la eficiencia y la
productividad en la organización.
El manual de funciones incluye información valiosa como el propósito del puesto, que
describe la razón de ser del cargo y su contribución a los objetivos de la organización. También
detalla las actividades específicas que se espera que el titular del puesto realice, lo que ayuda
a evitar confusiones y superposiciones de tareas. Además, el manual de funciones describe las
relaciones de autoridad, lo que establece claramente quién reporta a quién y quién es
responsable de tomar decisiones. Esto ayuda a mantener una estructura organizativa clara y a
garantizar que las decisiones se tomen de manera eficiente.
Asimismo, el manual de funciones especifica los requisitos de formación o experiencia
necesarios para cada puesto, lo que ayuda a garantizar que los empleados tengan las
habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar sus roles de manera efectiva. Esto
también puede ser útil en el proceso de selección de personal, ya que proporciona una guía
clara para los candidatos y los responsables de la selección. Al establecer requisitos claros, el
manual de funciones ayuda a asegurar que los empleados sean seleccionados y promovidos
con base en sus habilidades y méritos.
En general, un manual de funciones bien diseñado y actualizado es una herramienta
esencial para cualquier organización que busque mejorar su eficiencia, productividad y
capacidad para alcanzar sus objetivos. Al proporcionar una guía clara y concisa para
empleados y directivos, el manual de funciones puede ayudar a reducir la confusión y la
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ambigüedad, y a garantizar que todos estén trabajando hacia los mismos objetivos. Además, el
manual de funciones puede ser una herramienta valiosa para la formación y el desarrollo de los
empleados, ya que proporciona una guía clara para el crecimiento y el desarrollo profesional.
El manual de funciones radica en su capacidad para proporcionar una estructura clara y
definida para la organización, lo que puede mejorar la toma de decisiones, la comunicación y la
colaboración entre departamentos. Al establecer roles y responsabilidades claras, el manual de
funciones puede ayudar a prevenir conflictos y malentendidos, y a garantizar que todos estén
trabajando hacia los mismos objetivos. En resumen, un manual de funciones es una
herramienta fundamental para cualquier organización que busque mejorar su eficiencia y
productividad, y alcanzar sus objetivos de manera efectiva.
BIBLIOGRAFIA:
Chiavenato, I. (2017). Introducción a la teoría general de la administración (9ª ed.).
McGraw-Hill Education.
Koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2018). Administración: Una perspectiva
global y empresarial (15ª ed.). McGraw-Hill Education.
Robbins, S. P., & Coulter, M. (2018). Management (14ª ed.). Pearson Education.
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