CASO PRÁCTICO: DESPERDICIOS INDUSTRIALES CASA
ZETINA
A) DIGNOSTICO DE LA EMPRESA
NATURALEZA:
La empresa por trabajar es una empresa familiar denominada Desperdicios
Industriales Casa Zetina, la cual está registrada ante las autoridades fiscales
como persona física con actividad empresarial, dentro del sector comercio al
mayoreo con la actividad de compra- venta de vidrio usado.
ANTECEDENTES:
La creación de la empresa se remonta a 1980 (45 años operando), año en que
Andrea Zetina y su esposo Salomón García decidieron emprender teniendo
grandes logros, pero también implicaba una gran intensidad de trabajo y esto
tuvo un efecto negativo, ya que el matrimonio se divorció, y la señora Zetina
tomó el control del negocio.
Pero no se rindió, por su carácter, iniciativa e intuición, logró incrementar la
eficiencia en el manejo de sus recursos, lo que le permite, en muy poco tiempo,
convertirse en una empresa con un terreno propio en la misma zona que
operaba anteriormente, valuado en poco más de trescientos mil dólares.
Con el tiempo abrió tres sucursales en otras calles de la misma zona. Así
mismo, adquiere vehículos de carga pesada. La bonanza económica posibilitó
también la adquisición de casas y vehículos.
Después, la señora Zetina optó por retirarse del negocio, dejándolo en manos
de sus hijos. Esta decisión, sumada a características propias de las empresas
familiares como la carencia de una formación sólida en materia de
administración, el exceso de confianza, la falta de esquemas de organización y
control y, sobre todo, la ausencia de una preparación para la sucesión,
provocaron el deterioro de la productividad, incrementos de los gastos de
administración, pérdida de clientes y de comunicación, situación que alcanzó
su punto más álgido con el debilitamiento de su posición en el mercado.
Los efectos pronto se hicieron sentir. La empresa dejó de ser rentable y se
deterioraron los nexos entre los hijos; además, se perdieron dos de los terrenos
y la empresa sufrió de constantes y cuantiosos robos. Al final, la familia llegó al
punto de considerar la venta del terreno de la ofi cina matriz y cerrar el
negocio. En medio de esta turbulencia, la señora Zetina retoma el mando del
negocio y convoca a sus hijos a unirse y trabajar bajo el mismo esquema de
apoyo familiar que les funcionó al principio.
Como consecuencia de la nueva unión, los hijos optan por buscar una
alternativa para diversificarse y diferenciarse. Para lograrlo, se dedican a
estudiar otra clase de máquinas empleadas por las empresas líderes en el
sector. El resultado se tradujo en el diseño y fabricación de una máquina. Con
ella no sólo redujeron los altos costos prevalecientes en el mercado, sino que
les permitió, en lugar de vender el vidrio a una bodega a precio bajo,
procesarlo según las especificaciones de sus clientes para cobrarlo más caro.
Las ganancias generadas por la puesta en práctica de la idea influyen en la
decisión de destinar mayores recursos a la iniciativa y concentrarse en el
procesamiento de vidrio, giro en el que actualmente se desempeñan.
Actualmente la empresa mencionada tiene fortalezas, las cuales son:
Es una empresa que se ha recuperado de fracasos anteriores, tiene lazos
familiares bien consolidados, Interés por la supervivencia empresarial,
reconocimiento de sus errores y deseo de ser mejor, es una empresa con
prestigio ante los clientes y los proveedores.
Y de igual manera, actualmente tiene amenazas como lo son:
El posicionamiento de grandes empresas en el sector, y las reformas fiscales
que perjudiquen al sector.
B) BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA FUNCION DE LA AUDITORIA INTERNA
Hablando muy a detalle, esta empresa realmente presenta demasiados
problemas, desde su práctica laboral hasta sus políticas. Sin embargo, la idea
de crear un departamento de auditoría interna tiene el propósito de lograr
evitar que estos problemas persistan, y al mismo tiempo llevar un mejor
control por parte de la empresa. Para ello haremos mención de todos los
problemas que se han hecho notar y el cómo es que el nuevo departamento
podría ayudarnos a mejorar el entorno laboral y profesional:
1. Nepotismo: Es claro que todos los integrantes de la familia tienen el mismo
conocimiento que alguien externo y especializado. Se necesita establecer una
política o un control en la contratación, basándose en su experiencia, tanto
educativa como profesional.
2. Deudas de periodos anteriores: Es necesario crear y diseñar un plan de
pagos, en base a la creación de un presupuesto con el que puedan cubrir
dichas deudas.
3. Poco o nulo conocimiento en el ámbito administrativo: Una gran
solución podría ser el consultar e implementar un programa de capacitación
para los integrantes de la familia.
4. Mantienen una administración centralizada: No todo el control de la
empresa puede ser llevado a cabo por una sola parte, por lo tanto, sería de
gran ayuda el crear una división de trabajo para asignar fácilmente el trabajo
de la empresa.
5. Ausencia de un sistema de control interno: Uno de los problemas mas
grandes es la falta de control interno. Es necesario consultar a un contador o
auditor experto para con ayuda de este crear un sistema de control interno,
tanto para la parte económica como para la parte laboral.
6. Falta de innovación: Promover la innovación o el cambiar de aires siempre
ha sido algo que siempre ha sonado riesgoso, sin embargo, cuando es llevado
de la mejor manera es algo que puede revolucionar a una empresa y brindarle
grandes beneficios a futuro.
7. Contabilidad deficiente: Es vital mantener separadas las cuentas
personales de las empresariales, y ejercer un sistema de contabilidad que
ayude con el manejo de sus recursos.
Una vez mencionado todos estos problemas y sus posibles soluciones, es
necesario recalcar que implementando todas estas soluciones podrían tener un
beneficio en el ámbito financiero, laboral y tecnológico.
En el aspecto financiero, podremos obtener una mejorar en la realización de
estados financieros, los cuales a partir de estas medidas podrán reflejar las
verdaderas cifras que deben tener, y así evitando malentendidos o casos de
fraude. A su vez, asegurar un plan de pagos de deudas ayudaría a estabilizar la
capacidad de la empresa para cubrir en su caso, futuras deudas o compromisos
de pago.
En el aspecto laboral, implementar un sistema de control interno podrían
mejorar la forma de trabajo y la mayor prueba de esto sería la eficiencia en sus
procesos y desarrollos.
En el aspecto tecnológico, implementar un sistema de contabilidad ayudaría a
mejorar el guardado de datos de una manera más segura.
C) ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
Se muestra de manera grafica como está estructurada la empresa Casa Zetina,
se puede observar que el control lo tiene el director general y de él se derivan
tres puestos los cuales son caja, auxiliar administrativo y el departamento de
auditoría y a su vez el director general ejerce control sobre el supervisor, jefe
de operaciones y de soporte.
El jefe de operaciones tiene a su cargo a los puestos de mecánico y de chofer y
a su vez, el chofer ejerce control sobre el ayudante general. Y por último el
encargado de soporte tiene a su cargo al puesto de cocinera.
D) ESTRUCTURA Y DIMENSIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA
1. Plantilla
(1) Gerente de Auditoría
(1) Encargado de auditoría financiera
(1) Encargado de auditoría operacional
(1) Encargado de auditoría administrativa
(2) Auxiliares de auditoria financiera
(2) Auxiliares de auditoria administrativa
(2) Auxiliares de auditoria operacional
2. Organigrama del departamento de auditoría interna
3. Manual de la estructura de auditoría interna pág. 116
GERENTE DE AUDITORIA:
Perfil del puesto: disponer la ejecución de trabajos de aseguramiento o de
consultoría a las unidades administrativas y actividades de la organización.
Atributos y cualidades: Contador público, de preferencia que tenga estudios
de posgrado y que cuente con una certificación en auditoría interna, bilingüe;
con experiencia o especialidad en los trabajos por desarrollar. Cumplir con los
siguientes requisitos: técnicamente actualizado, experiencia previa
indispensable, con madurez personal y profesional, sin limitaciones para viajar
y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.
ENCARGADO DE AUDITORIA:
Perfil del puesto: Trabajar con independencia en la ejecución de sus
asignaciones, las cuales son revisadas por un gerente para asegurar
consistencia y competencia profesional en todos los trabajos que se le confíen.
Recibir asignaciones con instrucciones generales respecto de los propósitos y
los objetivos a perseguir y el tratamiento de problemas que se puedan
presentar.
Atributos y cualidades: Contador público; con experiencia o especialidad en
los trabajos por desarrollar, técnicamente actualizado, experiencia previa
indispensable, con madurez personal y profesional, sin limitaciones para viajar
y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Asimismo, debe
ser mesurado, objetivo, imparcial; justo en sus apreciaciones, comentarios y
observaciones, con independencia de criterio y acción, no influenciable. Debe
contar con don de mando, excelentes relaciones humanas y alta capacidad de
interacción. También debe destacarse por su probada honradez.
AUXILIAR DE AUDITORIA:
Perfil del puesto: Recibir, por parte del auditor encargado del trabajo de
aseguramiento o consultoría. asignaciones con instrucciones especificas
respecto del propósito de la intervención, y cómo llevar a cabo el trabajo que le
ha sido encomendado.
Atributos y cualidades: Contador público o pasante de la carrera; profesional
o pasante de otra carrera con especialidad en los diversos tipos de trabajos por
desarrollar; técnicamente actualizado; experiencia no indispensable;
formalidad y madurez personal y profesional; sin limitaciones para viajar y
trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.
E) INFRAESTRUCTURA REQUERIDA
La infraestructura que se requiere para el departamento de auditoría es
la siguiente (cabe aclarar que dicho departamento será independiente a
la infraestructura del negocio) :
Oficina del gerente de auditoría: un escritorio independiente para el,
una silla con ruedas especial para oficina, una computadora de
escritorio completa (mouse, teclado, una impresora, un teléfono fijo,
y entre 2 o 3 sillas más fijas para atender a alguna persona/ cliente.
Oficina área administrativa: en ella estarán asignados el encargado
de auditoria administrativa con sus dos auxiliares: 4 computadoras
de escritorio (minimo 3) , de 2 a 3 escritorios anchos y grandes, 4
sillas para oficina.
Oficina area financiera: en ella estarán asignados el encargado de
auditoria financiera con sus dos auxiliares: 4 computadoras de
escritorio (minimo 3) , de 2 a 3 escritorios anchos y grandes, 4 sillas
para oficina.
Oficina área operacional: en ella estarán asignados el encargado de
auditoria operacional con sus dos auxiliares: 4 computadoras de
escritorio (mínimo 3) , de 2 a 3 escritorios anchos y grandes, 4 sillas
para oficina.
Área exclusiva para juntas: una mesa redonda o cuadrada grande con
mínimo 10 sillas para oficina.
Baño: un espejo, un lavamanos, un inodoro
Almacen: 3 escritorios, 4 gavetas para guardar papelería, archivos,
etc.
Comedor para trabajadores: una barra para que los trabajadores
puedan consumir sus alimentos, un refrigerados, un microondas y
una o dos mesas redondas pequeñas con 4 o 5 sillas
respectivamente.
Se presenta una propuesta de lo descrito anteriormente correspondiente
a la infraestructura:
F) ANEXOS capitulo III
Conclusión.
En conclusión, el proceso de auditoría realizado a la empresa ha permitido
obtener una visión clara y detallada de su situación financiera, operativa y de
cumplimiento. A lo largo de la auditoría, se han identificado tanto fortalezas
como áreas de mejora en diversos aspectos clave de la empresa. Se observó
un manejo adecuado de los recursos en varios departamentos, sin embargo,
también se detectaron ciertas debilidades en la implementación de controles
internos, la gestión de riesgos y la eficiencia operativa.
Las recomendaciones proporcionadas en este informe, basadas en los
hallazgos obtenidos, apuntan a mejorar la transparencia y el cumplimiento de
las normativas vigentes, así como optimizar la eficiencia de los procesos para
reducir costos y mejorar el rendimiento general de la empresa. Es crucial que
la empresa tome en cuenta estos aspectos para reforzar su estructura y
garantizar un crecimiento sostenible y una mayor competitividad en el
mercado.
Finalmente, este informe no solo ha servido para detectar posibles áreas de
mejora, sino también para ofrecer una guía que permita a la empresa tomar
decisiones informadas, asegurando la implementación de mejores prácticas de
gestión y control que contribuyan al fortalecimiento de su estabilidad
financiera y operativa a largo plazo.
