Google Drive
¿Qué es Google Drive?
Google Drive es una plataforma gratuita que te permite almacenar
archivos y acceder a ellos desde cualquier lugar utilizando la nube, allí
también puedes crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y
más.
Google Drive permite copiar archivos desde el ordenador para que sean
guardados en la nube. En caso de que el usuario quiera editar esos
documentos, debe descargarlos en su ordenador. También, permite crear
documentos y carpetas directamente desde la plataforma a través de los
documentos de Google Docs que presentan funciones muy similares a
los programas del paquete Microsoft Office.
Las ventajas principales de los archivos creados desde la nube a través
de Google Docs son que el usuario puede:
Editar en línea, es decir, sin necesidad de descargar el archivo en
su ordenador.
Compartir los documentos con otros usuarios para que también
comenten y editen en tiempo real. Esto optimiza el trabajo en
equipo en simultáneo.
Para acceder a esta plataforma, debes tener una cuenta de Google. En la
página ¿Cómo iniciar sesión en Google Drive?, te explicaremos el
proceso paso a paso para hacerlo.
Todas las cuentas de Google Drive incluyen 15 Gigabytes de
almacenamiento gratuito, si deseas obtener más espacio podrás pagar
una suscripción mensual o anual para tener mayor almacenamiento en
tu cuenta.
Esta plataforma cuenta con varias aplicaciones para crear y compartir
archivos, entre las más populares están:
Documentos: puedes redactar cartas, volantes, ensayos y otros
archivos de texto, similares a los documentos de Microsoft Word.
Hojas de cálculo: te permiten almacenar y organizar información,
similar a los libros de trabajo de Excel.
Presentaciones: aquí puedes crear diapositivas.
Formularios: recopilar y organizar datos.
¡Te damos la bienvenida al curso de Google Drive! Sigue conectado con
las siguientes lecciones que tenemos para ti.
trabajar sin conexión
En caso de no tener acceso a Internet, Google Drive ofrece la opción
“trabajar sin conexión”.
Google Drive tiene la opción de trabajar sin conexión a Internet y resulta
una ventaja diferencial del servicio, en especial, para los momentos en
los que no es posible acceder a Internet. Por ejemplo, durante un viaje
en avión o si se va a trabajar en algún lugar sin acceso a Internet.
Para activar esta opción es necesario ingresar al servicio de Google
Drive con un dispositivo conectado a Internet y que disponga del
navegador Chrome. El usuario debe tener una cuenta de correo Gmail
para luego instalar y activar la extensión de Chrome llamada
“documentos de Google sin conexión”.
Una vez que el usuario se encuentre dentro de la aplicación de Google
Drive, debe seleccionar el archivo que quiere trabajar más tarde en
modo “sin conexión”. El documento se almacenará en el dispositivo y se
sincronizará con Google Drive cuando el equipo vuelva a disponer de
acceso a Internet, de modo que se actualizarán los cambios realizados
en el modo “sin conexión”.
Principales funciones de Google Drive
Bien, si la pregunta es para qué sirve Google Drive, lo más importante es
que ofrece, en un mismo paquete informático, herramientas para
procesamiento de textos, datos y presentaciones, utilizables desde una
aplicación en el ordenador, dispositivos móviles o tableta.
Entre las principales funcionalidades y usos de Google Drive, se
encuentran:
Crear, subir y editar archivos o documentos, con la opción de
descargarlos bajo diversos formatos. Presentaciones, hojas de cálculo,
álbum de imágenes, documentos, todos disponibles en cualquier
momento, porque se guardan en un espacio privado en la nube.
Ejecutar el espacio de Google Drive desde cualquier sitio y a cualquier
hora, solo con un dispositivo con conexión a Internet. No importan las
distancias, podrás aprovechar los conocimientos expertos de tus
colaboradores, con lo que se incrementan al máximo capacidades de
trabajo.
Permitir el trabajo colaborativo y la edición conjunta de archivos y
documentos. Varios usuarios pueden interactuar en tiempo real, de
forma que se puede trabajar de manera simultánea y conjunta. Google
Drive sincroniza toda la información, almacena todos los datos y
versiones de las ediciones realizadas y bajo qué usuario o perfil.
Publicar archivos y documentos con facilidad. Todo lo que desees
exponer al mundo estará disponible, ya sea para un grupo de receptores
seleccionados, o para cualquier usuario de la red, según lo decidas.
Realizar búsquedas de manera sencilla e intuitiva. Esta facilidad permite
encontrar en la nube los datos que se necesitan, de forma más rápida y
con mayor efectividad.
Sugerir acciones de forma inteligente. Al poseer herramientas
predictivas, cualquier herramienta de Google Drive puede sugerir al
usuario cierto tipo de acciones con base en la recopilación de datos,
todo esto con miras a mejorar el resultado final de la actividad.
Utilizar comandos de voz. Gracias a su implementación, es posible el
dictado por voz de un documento de texto, por ejemplo.
Ventajas de utilizar Google Drive en tu empresa
Hacer uso de Google Drive brinda, entre otras, las siguientes ventajas:
Otorga todo el almacenamiento que requieras para cada cuenta.
Da libertad total de acceso desde cualquier dispositivo con los permisos
necesarios.
Permite el acceso de todos los colaboradores vinculados.
Garantiza disponibilidad de las revisiones y ediciones en tiempo real, de
manera sincronizada.
Permite trabajar en internet o de modo independiente (offline).
Fácil de usar, ya que pertenece al ecosistema Gmail que todos
conocemos.
Convierte automáticamente en archivos PDF cualquier documentación.
Permite el trabajo colaborativo en tiempo real.
Admite el uso de distintos formatos, para lo cual encripta el contenido
para mayor seguridad.
Se convierte en una extensión del negocio de la empresa.
Seguridad de la información
Usar Google Drive es muy seguro, porque emplea un método de
encriptación muy avanzado, de 256 bit, en prácticamente todos sus
servidores remotos, lo que garantiza la privacidad de los datos de los
usuarios.
Además, mientras los archivos migran desde las máquinas de los
usuarios hacia los servidores, Google Drive emplea un protocolo TLS con
el que se protegen los datos y la información, lo que impide que puedan
ser interceptados.
Herramientas colaborativas en la nube
Los beneficios del trabajo colaborativo se pueden apreciar con el uso de
las herramientas ofimáticas que ofrece Google a sus usuarios, con la
posibilidad de agregar dominio propio si se contrata la suite bajo el
paquete Workspace. Entre ellas mencionaremos:
Google Photos
Esta herramienta facilita subir, compartir y hasta crear álbumes con
imágenes a través de la nube. Para una pyme, por ejemplo, resulta muy
sencillo elaborar un catálogo de eventos o productos, con una galería
compuesta de imágenes.
Google Groups
Esta es una herramienta que facilita la comunicación corporativa, porque
permite crear listas de correos de colaboradores, sectores de la
organización, proveedores y clientes. Así, solo se necesita enviar un
único correo a una determinada lista de contactos.
Resulta particularmente eficaz en los entornos de capacitación, por
ejemplo, porque ofrece diversas herramientas que se pueden utilizar
para adiestrar a nuevos y antiguos colaboradores, según sea necesario.
Hangouts
Facilita la realización de videollamadas a las que se pueden incorporar
varios interlocutores, e inclusive videoconferencias, con la participación
múltiple de colaboradores o de clientes, utilizando el propio correo
electrónico.
La comunicación interactiva, permitiendo a todos los conectados
interactuar compartiendo ideas y conocimientos, sin importar el sitio en
que se encuentren. Es una ventaja bastante atractiva, si consideramos
los problemas logísticos de un encuentro físico.
Google Calendar
No solo permite crear un calendario y agenda de trabajo, sino que
además estas pueden ser visibles dentro de la organización cuando se
dispone de los permisos que requeridos. Incluso, usar varios calendarios
que se apliquen a las distintas actividades de la compañía, enviar
invitaciones, permisos de acceso, entre otras.
Google Keep
Es una herramienta bastante dinámica, disponible para iOS y Android,
que permite visualizar, de forma independiente o compartida, los
listados de actividades, asuntos urgentes, instrucciones y correctivos,
entre todos los colaboradores que se encuentren vinculados.
Google Meet
Google Meet es la plataforma de videollamadas de Google. Permite
videoconferencias completamente integradas a la seguridad en la nube
que ofrecen los servicios de Google.
Las medidas de seguridad y el encriptado del tránsito de la
comunicación están cifradas de forma automática, lo cual es clave en la
seguridad de datos para el uso de la herramienta en entornos
organizacionales.
Integración de nuevas tecnologías
Google Drive ha podido integrar las nuevas herramientas ofimáticas
como la búsqueda con inteligencia artificial. Así, coloca al alcance de los
usuarios las nuevas actualizaciones como parte del servicio ofrecido.
Google Drive permite trabajar, modificar, editar y compartir cualquier
tipo de archivo, bien sea de Word, Excel, Power Point, Access, Publisher,
Frontpage, correos electrónicos, imágenes y todo comunicado en tiempo
real.
La integración de estas tecnologías y las que surjan a futuro, como el file
stream drive, prevención de extravío de datos, uso de espacios
compartidos, incluso continuar actividades sin conexión (porque todo se
sincronizará automáticamente cuando se restablezca el servicio),
constituyendo grandes ventajas, para el trabajo y la profesionalización
de las tareas.
Y toda esta actividad tiene lugar en la nube, sin necesidad de tener que
descargar ningún programa, a partir de las herramientas que hoy se
encuentran al alcance de todos, solo con disponer de un usuario Gmail.
Asimismo, Google ofrece una apuesta a futuro y los desarrollos
tecnológicos, de forma tal que día a día se incorporan avances y se
integran nuevas y diversas funcionalidades a Google Drive, a fin de
ofrecer un servicio que se adapta a los cambios y apuesta a la mejora
continua.
Parte practica
[Link]
q=google+drive+parte+practica+como+se+debe+usar&sca_esv
=8bb728f928719ded&sxsrf=AE3TifMNReDpcydMYaU8ReBI6SA64
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Conclusión
La posibilidad de emplear la nube como tu escritorio de trabajo o el de
todos tus colaboradores ahorra espacio, horas laborales y equipos. Se
traduce, finalmente, en una ventaja ya que toda información
almacenada ayuda a que mis trabajos realizados apuntes y demás
puedan ser almacenados en mi UNIDAD de Google Drive.
Todo ello en un entorno virtual, que no necesitará ser actualizado,
porque esa actividad se realiza de forma automática, lo que mantiene
las actividades de las distintas áreas de la empresa al día, sin problemas
de incompatibilidad.
Tampoco habrá que preocuparse por la corrupción de archivos o por la
pérdida de información, ya que todo queda debidamente almacenado en
la nube. Y ello no solo aplica a la última versión del archivo, sino
también a sus modificaciones.
