Microsoft Excel
Empezando a trabajar con Excel
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así
como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la
creación de hojas de cálculo
Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja,
la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la
pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto
de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado
según la operación a realizar.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas, tendremos
que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A
continuación, encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón
para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del
puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como
se ve a continuación:
Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.
Selección de un rango de celdas: Se desplaza el puntero, con el clic izquierdo
presionado, por las celdas que desea seleccionar.
También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a
la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego
pulsa la otra.
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Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a
seleccionar.
Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.
Selección de una hoja entera:
Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna
A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para
tenerla seleccionada.
Añadir a una selección
Muchas veces puede que se olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas. Para ello se ha de realizar la nueva
selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo, podemos
seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de
fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada, siempre que la selección sea de
celdas contiguas y manteniendo pulsada la tecla MAYÚS (Shift), hacer clic donde queremos
que termine la selección.
Eliminar filas duplicadas
Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos
datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. A
menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado
registro, la mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no aportan
información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los
datos.
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Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si
existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un
marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación.
En la pestaña Datos pulsar Quitar duplicados.
Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes
seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botón.
Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para
calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de las funciones, es de la forma:
= Nombre función (argumento1; argumento2; …. ; argumento N)
Las funciones siguen las siguientes reglas:
Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejar espacios
antes ni después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
Si se usan textos, estos deben estar entre comillas (“)
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;).
Calcular un solo resultado
Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo reemplazando
varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz.
Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de
acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada
acción.
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Cuando se escribe la fórmula = {SUMA (B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica
el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados
de dichos cálculos.
Ahora partimos de que una fórmula debe comenzar siempre con el signo de (=) y de que en
una formula se puede encontrar:
OPERADORES ARITMÉTICOS
OP. SIGNIFICADO
+ Adición
- Sustracción
* Multiplicación
/ División
^ Potencia
OPERADORES DE
COMPARACIÓN
OP. SIGNIFICADO
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o Igual que
<= Menor o Igual que
= Igual
<> Distinto
Aplicación de las siguientes formulas en la hoja de cálculo.
a. Función Suma:
=SUMA (A1:B4)
b. Función Promedio
=PROMEDIO (A1:A4)
c. Función Redondear
=REDONDEAR (A1:B3)
d. Función Contar
=Contar (B1:B6)
Calcular varios resultados. Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de
valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados
con una fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de celdas que tenga
el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.
Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres
meses (en la columna A),
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La función SUMA () devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas En este ejemplo se puede apreciar
la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA (A1:B4) / SUMA (C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.
Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha
y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Autosuma y funciones más frecuentes
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos
permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos
utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor
mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres
que se realice la operación antes de pulsar el botón.
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Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas, sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo
podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y
eficiente. Por ejemplo; podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras
ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta
forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos
falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la fila sobre la que quieres insertar la nueva fila, ya que las filas siempre
se añaden por encima de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
3. Elegir la opción Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado
el cursor como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas
a añadir (por ejemplo; desea insertar 5 filas, entonces selecciona 5 filas).
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirá habiendo
1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si
intentas añadir filas y Excel no te deja, es porque las últimas filas contienen algún dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el
botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.
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Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la imagen
anterior, desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila
de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al
seguir trabajando con la hoja de cálculo.
Insertar columnas en una hoja
Excel también permite añadir columnas, al igual que se hizo con las filas.
Para añadir una columna, se sigue los siguientes pasos:
1. Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas
siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.
2. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
3. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde está
situado como columna seleccionada.
Si quiere añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso,
como columnas a añadir.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirá
habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como
columnas añadidas. Si intenta añadir columnas y Excel no lo permite, es seguro que las
últimas columnas contienen algún dato.
Cuando se inserta columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá
el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el menú desde el cual
podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la
izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al
seguir trabajando con la hoja de cálculo.
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Vista de Diseño de página
En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra
hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En esta versión (posteriores a
la 2010) la vista preliminar como tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una
última ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos más adelante.
En Excel, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se
utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
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Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos
seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que
se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro con el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un
cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva.
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Imágenes desde archivo,
1. Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene Excel,
2. Formas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc., para diseñar nuestros propios
dibujos,
3. SmartArt, varias plantillas para crear organigramas
4. WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas
opciones.
Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de
herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestañas de Diseño y Formato que
vimos para los gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una
componente gráfica atractiva.
Insertar imágenes
Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección
debemos seguir los siguientes pasos (Se procede igual que en Word):
Creación automática de esquemas
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automáticamente el esquema:
1. Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
2. Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos
obligados a definir el esquema manualmente.
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En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20,
D20 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran.
En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.
Para ello nos situamos en la pestaña Datos. En la sección Esquema encontraremos el
botón Agrupar. Al pulsarlo elegiremos la opción Autoesquema del menú.
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Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuación:
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda de
las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.
Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos
niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
1. La tabla desplegada por completo
2. La tabla con los datos trimestrales.
Por filas tenemos tres niveles:
1. La tabla desplegada completamente
2. Por autonomías
3. Solo por España.
Para comprimir y expandir el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y + de
cada nivel.
Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre,
comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonomía, el
esquema se nos quedaría como podemos ver en la imagen.
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Importar y exportar datos en Excel
Utilizar el asistente para importar texto
Cuando hablamos de archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen
formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con
formato como los de Word o los del WordPad tienen otra forma de importarse a Excel.
Para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:
1. Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de
datos que podemos encontrar en esta sección.
2. Acceder mediante el menú Archivo - Abrir y donde pone Tipo de
datos seleccionar Todos los archivos (*.*).
A continuación, en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar, que va a depender de
la opción seleccionada.
Crear una tabla
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
2. Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
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Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos
la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
3. Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la
pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
Tablas Dinámicas
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc.
Para aquellos que conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que se tiene una colección de datos de los artículos del almacén con el número
de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del
mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos
desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
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Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar
el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde se desea
ubicar.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas
las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
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Crear una macro automáticamente
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros
del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Programador.
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias reactivas para que las
macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de
diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar
espacios en blanco en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las teclas CTRL +.
El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro
de macros personal o en otro libro.
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En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro clic en Grabar Macro y para terminar la grabación,
hacer clic en Detener grabación.
Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de
la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder a Macros..., que se encuentra la sección
Códigos de la pestaña Programador, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el
que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Se selecciona la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se
ejecutará la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
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Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de
programación de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código
de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método
abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad
de utilizar el menú) y la descripción de la macro.
Un detalle importante a tener en cuenta es que, si se ejecuta una macro, no es posible
deshacer la acción desde la herramienta deshacer común, por lo que es interesante ir con
pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes.
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo
1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre
2. Escribir el nuevo nombre para la hoja
3. Presionar ENTER
1. Hacer clic derecho sobre la etiqueta deseada
2. Elegir el comando “Cambiar nombre” del menú contextual
Microsoft Excel
3. Escribir el nuevo nombre para la hoja
4. Hacer clic en cualquier parte del área de trabajo.
a. Hacer la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O
b. Elegir el comando Formato (O)
c. Seleccionar el comando Cambiar el nombre de la hoja (C)
Formatos de número
1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un formato de número
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT O
3. Hacer clic en el indicador de cuadro de diálogo Formato de celdas, del grupo Número
4. Se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas
5. Seleccionar la ficha Número
6. Elegir con las flechas de dirección el tipo de formato deseado, en el cuadro Categoría
(ALT + C)
7. Especificar las opciones requeridas para la categoría seleccionada
8. En el caso de haber seleccionado la categoría Personalizada, en el cuadro de lista,
seleccionar con las flechas de dirección el código deseado. Observar que en el área
de muestra se despliega el valor escrito en la celda tal como se verá con el formato
seleccionado
9. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la lista,
éste se podrá escribir directamente en el cuadro de texto Tipo (ALT + I)
10. Presionar ENTER o presionar el botón Aceptar
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Cuadro de lista, que despliega las opciones disponibles para la
categoría seleccionada
Referencia:
Internet y Manuales de Excel.
