MANUAL DETALLADO Y PLAN DE COBRO EN REPÚBLICA DOMINICANA
Objetivo
Este manual tiene como objetivo guiar a los profesionales y empresas en el proceso detallado y minucioso
de cobrar a un cliente que tiene una deuda vencida en la República Dominicana. Se cubren desde las
gestiones previas amistosas hasta las acciones legales necesarias para la recuperación de la deuda, con
un plan de retorno de la deuda estructurado y controlado.
I. FASE 1: GESTIÓN PREVIA Y VERIFICACIÓN
1. Verificación Documental
• Contratos y Acuerdos: Asegúrate de que el contrato o acuerdo firmado con el cliente tenga
detalles sobre las condiciones de pago, fechas de vencimiento y penalidades por atraso. Si no
existe un contrato formal, deberías basar la verificación en las órdenes de compra y
comunicaciones previas.
• Facturas y Orden de Compra: Verifica que las facturas estén correctamente emitidas y que los
productos o servicios hayan sido entregados de acuerdo con lo pactado. Revisa la fecha de
vencimiento de las facturas y asegúrate de que no haya errores de cálculo en el monto adeudado
(incluyendo IVA, descuentos o cargos adicionales).
• Condiciones de Pago: Asegúrate de que el cliente esté al tanto de las condiciones de pago (plazo
de pago, forma de pago, penalidades por mora, etc.). Si el cliente tiene condiciones de pago
especiales, revísalas con cuidado.
2. Validación Interna
• Revisión de Comunicaciones Previas: Repasa todas las comunicaciones previas con el cliente,
como correos electrónicos, mensajes o llamadas telefónicas. Esto es importante para tener un
registro de que ya has intentado cobrar la deuda antes de iniciar procedimientos formales.
• Organización de Documentos: Prepara un expediente completo con los siguientes documentos:
o Contrato o acuerdo firmado.
o Factura original y copia.
o Correos electrónicos, WhatsApp o cualquier comunicación que demuestre el acuerdo y
los intentos previos de cobro.
o Estado de cuenta detallado, mostrando pagos anteriores y el saldo pendiente.
II. FASE 2: GESTIÓN DE COBRO AMIGABLE
3. Contacto Informal Inicial
• Llamada o correo personalizado: Antes de iniciar cualquier tipo de comunicación formal, realiza
una llamada telefónica amigable. Asegúrate de ser cordial y profesional en todo momento,
evitando un tono confrontativo. El objetivo es recordar al cliente de la deuda y ofrecerle una
solución amigable.
o Pregunta si hay algún inconveniente con el pago.
o Ofrece opciones de pago si el cliente tiene problemas de flujo de efectivo.
o Documenta el contenido de cada llamada o correo para futuros registros.
• Mensaje de WhatsApp (si aplica): Si tienes una relación cercana con el cliente, puedes utilizar
WhatsApp para hacer el primer recordatorio. De nuevo, mantén un tono cordial.
4. Enviar Carta de Cobro Amistoso
• Contenido de la carta:
o Expón claramente el monto adeudado, el concepto de la deuda, la fecha de vencimiento,
los datos bancarios para el pago y un plazo adicional para saldar la deuda.
o Asegúrate de que la carta sea formal, clara y directa, pero amigable.
o Incluye un número de contacto para resolver cualquier duda o inconveniente.
• Plazo: Ofrece un plazo de 5 a 10 días hábiles para que el cliente realice el pago antes de que se
tomen medidas adicionales.
• Seguimiento: Si el cliente no responde a la carta, realiza un seguimiento en el plazo indicado para
confirmar la recepción y solicitar un compromiso de pago.
5. Seguimiento Personalizado
• Confirmación de Recepción: Llama o escribe para asegurarte de que el cliente haya recibido la
carta. Esto también te permitirá aclarar si hay alguna confusión sobre la deuda.
• Análisis de la respuesta:
o Si el cliente muestra disposición a pagar, acuerda un plazo y método de pago.
o Si el cliente no responde o indica que no puede pagar, investiga las razones y busca
soluciones alternativas, como un plan de pagos.
III. FASE 3: GESTIÓN DE COBRO COMPULSIVO
6. Enviar Carta de Cobro Compulsivo
• Contenido de la carta:
o Tono firme pero profesional. Informa al cliente que se tomarán medidas legales si no paga
dentro del plazo de 5 días hábiles.
o Detalla el monto total adeudado, incluyendo la mora si aplica.
o Indica las consecuencias legales de no pagar (embargo de bienes, demanda judicial).
7. Contratación de Abogado
• Asesoramiento legal: Si el cliente no responde o se niega a pagar, consulta a un abogado
especializado en cobros o derecho civil. Entrega todo el expediente con los documentos y
comunicaciones previas.
• Evaluación del caso: El abogado revisará si el caso es viable para una demanda judicial o si existe
algún otro mecanismo legal que se pueda utilizar.
8. Notificación mediante Acto de Alguacil
• Acción legal: Si el abogado lo determina, se procederá con el Acto de Alguacil, que es un
requerimiento formal de pago entregado por un alguacil autorizado.
• Entrega personal: El alguacil se encargará de entregarlo al deudor en persona o dejarlo en su
domicilio si no se encuentra.
IV. FASE 4: PLAN DE RETORNO DE DEUDA DETALLADO
9. Propuesta de Acuerdo de Pago
• Documentación: Si el deudor está dispuesto a negociar, se puede llegar a un acuerdo de pago.
Este debe incluir:
o Monto total a pagar.
o Número de cuotas en que se dividirá el pago.
o Fechas de vencimiento de cada cuota.
o Tasa de interés aplicable por mora (si no está especificado previamente).
o Métodos de pago (transferencia bancaria, cheque, efectivo).
• Firma del acuerdo: El acuerdo debe ser firmado por ambas partes, y cada una de las partes debe
recibir una copia.
10. Control del Cumplimiento
• Registro de pagos: Mantén un control estricto de los pagos realizados. Cada vez que se reciba una
cuota, emite un recibo o comprobante de pago detallado.
• Seguimiento: Asegúrate de realizar llamadas o enviar correos de recordatorio 48 horas antes de
la fecha de pago para asegurarte de que el cliente cumpla con la fecha acordada.
11. En Caso de Incumplimiento
• Notificación formal: Si el cliente no cumple con el pago acordado, emite una notificación formal
indicándole que el acuerdo ha sido incumplido y que se procederá con las acciones legales
acordadas en el contrato.
• Reanudación de acciones judiciales: Si no hay respuesta o pago, el abogado podrá iniciar el
proceso judicial nuevamente para recuperar el dinero.
V. FORMATOS CLAVE A UTILIZAR
1. Carta de Cobro Amistoso
Objetivo: Realizar un recordatorio cordial al cliente sobre la deuda pendiente, buscando una solución
amistosa.
Estructura y Contenido:
• Encabezado: Nombre de la empresa o persona que realiza el cobro, dirección y teléfono de
contacto.
• Fecha: Fecha en que se redacta la carta.
• Destinatario: Nombre completo del cliente, dirección de correspondencia.
• Asunto: Recordatorio de pago pendiente.
• Introducción:
o Apreciado [Nombre del Cliente],
o Se hace referencia a [la factura número XYZ] que aún aparece pendiente de pago, con
vencimiento el [fecha de vencimiento]. Queremos recordarle que, según los términos
acordados, el monto de RD$ [monto adeudado] sigue sin ser cancelado.
• Cuerpo:
o Explicar la importancia del pago para la relación comercial y la continuación de los
servicios o productos.
o Sugerir opciones para realizar el pago (transferencia bancaria, cheque, en efectivo, etc.).
o Incluir los detalles de la factura, como el número de la misma, monto, fecha de
vencimiento y cualquier posible cargo por demora.
• Cierre:
o Agradecer la atención prestada y pedir una pronta respuesta.
o Firmar con los datos de contacto (teléfono, email) para consultas adicionales.
Ejemplo:
[Nombre de la Empresa]
[Dirección]
[Teléfono]
[Fecha]
[Nombre del Cliente]
[Dirección del Cliente]
Asunto: Recordatorio de Pago Pendiente
Estimado(a) [Nombre del Cliente],
Nos dirigimos a usted para recordarle que la factura [número de factura] con fecha de vencimiento el
[fecha] se encuentra pendiente de pago. El monto total adeudado es de RD$ [monto].
Le solicitamos que, por favor, realice el pago correspondiente a la mayor brevedad posible. Adjuntamos
los detalles de la factura y le ofrecemos diversas opciones de pago.
Para cualquier duda, no dude en comunicarse con nosotros al [número de teléfono] o por correo
electrónico a [correo electrónico].
Agradecemos su atención y esperamos contar con su pronta respuesta.
Atentamente,
[Firma]
[Nombre del responsable]
[Datos de contacto]
2. Carta de Cobro Compulsivo
Objetivo: Informar al cliente de forma firme sobre la deuda pendiente y las consecuencias legales si no se
efectúa el pago en un plazo determinado.
Estructura y Contenido:
• Encabezado: Nombre de la empresa, dirección, teléfono.
• Fecha: Fecha de redacción de la carta.
• Destinatario: Nombre y dirección del cliente.
• Asunto: Notificación de cobro compulsivo.
• Introducción:
o Indicar de manera firme que el pago aún está pendiente y recordar que la deuda ha
vencido.
• Cuerpo:
o Detallar la deuda pendiente, incluyendo monto, vencimiento, cargos adicionales si aplica,
y las condiciones de pago acordadas.
o Informar sobre las acciones legales posibles (embargo de bienes, demandas judiciales,
etc.).
o Conceder un plazo específico (normalmente 5 días hábiles) para pagar antes de iniciar
acciones legales.
• Cierre:
o Insistir en la necesidad de evitar procedimientos legales y dar un contacto para resolver
la situación.
Ejemplo:
[Nombre de la Empresa]
[Dirección]
[Teléfono]
[Fecha]
[Nombre del Cliente]
[Dirección del Cliente]
Asunto: Notificación de Cobro Compulsivo
Estimado(a) [Nombre del Cliente]:
Le recordamos que, a la fecha, su deuda correspondiente a la factura [número de factura], con
vencimiento el [fecha], sigue pendiente de pago. El monto total adeudado es RD$ [monto], incluyendo los
cargos por mora.
Si no se efectúa el pago dentro de los próximos 5 días hábiles, nos veremos obligados a tomar acciones
legales para la recuperación de la deuda, lo cual podría implicar el embargo de sus bienes o una demanda
judicial.
Esperamos evitar este proceso y le instamos a que regularice su cuenta lo antes posible. Para cualquier
duda o pago, por favor contacte a [nombre de contacto] al [número de teléfono] o [correo electrónico].
Atentamente,
[Firma]
[Nombre del responsable]
[Datos de contacto]
3. Modelo de Acto de Alguacil
Objetivo: Formalizar la entrega de un aviso de cobro o notificación a través del alguacil, en caso de que el
deudor no haya respondido.
Estructura y Contenido:
• Encabezado: Nombre de la empresa, dirección.
• Fecha: Fecha de la notificación.
• Datos de las partes involucradas: Nombre del demandante (empresa) y demandado (cliente).
• Introducción: Explicar que el acto de alguacil tiene como objetivo notificar la deuda y sus
consecuencias.
• Cuerpo:
o Describir la acción que está siendo notificada (como un cobro de deuda).
o Detallar el monto de la deuda y la fecha de vencimiento.
o Especificar las consecuencias legales en caso de no pago.
• Firma: Firma del alguacil y detalles de la notificación.
4. Formato de Acuerdo de Pago
Objetivo: Establecer un plan de pagos detallado para la deuda pendiente.
Estructura y Contenido:
• Encabezado: Datos de las partes involucradas (empresa y cliente).
• Introducción: Explicar las condiciones de pago acordadas.
• Cuerpo:
o Detallar la deuda total y los términos de pago.
o Establecer las cuotas a pagar, montos, y fechas de vencimiento.
o Incluir el tipo de interés, si aplica.
o Métodos de pago y los plazos acordados.
• Cierre: Firmas de ambas partes y testigos.
5. Check-list de Documentación para Cobro Judicial
Objetivo: Lista de documentos necesarios para iniciar un proceso judicial de cobro.
Contenido:
• Contrato o acuerdo firmado.
• Facturas impagas.
• Correspondencia de cobro (cartas de cobro amistoso y compulsivo).
• Pruebas de entrega de productos o servicios.
• Testimonios o pruebas adicionales que puedan respaldar la deuda.
6. Calendario de Pagos (Plan de Retorno)
Objetivo: Establecer un cronograma de pagos acordado con el deudor.
Contenido:
• Detallar las fechas en las que se realizarán los pagos.
• Monto de cada cuota.
• Método de pago (transferencia, cheque, etc.).
• Firmas de ambas partes acordando el calendario.
