Base de Datos
Se le llama Base De Datos al conjunto de tablas, consultas, formularios e informes, el cual puede
ser presentada ya sea en papel o a través de un medio informático en el cual podremos recopilar y
almacenar ya sean datos o información relacionada en forma sistemática. Debido a que es una
herramienta que nos ayudará día tras día en nuestro negocio u otras actividades para organizar
nuestro inventario y cualquier tipo de dato en el que sea necesario el orden y poder seguir
gestionando mediante una computadora o manipularlo manualmente para recuperar la
información necesaria.
Introducción a los Sistemas Gestores de Bases de Datos
Un sistema gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas invisibles para el usuario
final con el que se administra y gestiona la información que incluye una base de datos.
Los gestores de datos o gestores de base de datos permiten administrar todo acceso a la base de
datos, pues tienen el objetivo de servir de interfaz entre esta, el usuario y las aplicaciones.
Entre sus funciones se encuentran la de permitir a los usuarios de negocio almacenar la
información, modificar datos y acceder a los activos de conocimiento de la organización.
Asimismo, el gestor de base de datos también se ocupa de realizar consultas y hacer análisis para
generar informes.
Además, los sistemas de gestión de base de datos pueden entenderse como una colección de
datos interrelacionados, estructurados y organizados en el ecosistema formado por dicho
conjunto de programas que acceden a ellos y facilitan su gestión.
Tablas
Las tablas son objetos de la base de datos que contienen todos sus datos.
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos
se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una
tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y
almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en
tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información
sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está
configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su
propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se
denomina normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada
registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla.
Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene
información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de
información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
Consultas
Una Consulta te permiten retribuir información de una o más tablas basándose en un
grupo de condiciones de búsqueda definidas por el usuario.
Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es
recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están
distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además,
debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten
agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.
Las consultas tienen una versión actualizable la cual consta de modificar los datos de las tablas
base mediante la hoja de datos de la consulta, y los cambios producidos en esta no solo son en
esta, sino que también en la tabla.
Además, se posee 2 tipos de consultas:
Consulta de Selección: Esta consulta simplemente filtrará los datos y los mostrará al usuario.
Consulta de Acción: Esta Consulta Realiza una tarea con los datos, suele ser utilizada para crear
tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, y actualizar o eliminar datos.
Informes
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida
en la base de datos
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un
informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este
año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato
para presentar la información de la manera más legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos.
Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en
pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.
Formularios
Un formulario recoge los datos que introduce el usuario para luego procesarlos.
Un formulario es un documento físico o digital que sirve para recopilar información de manera
estructurada, para después almacenarla y ocuparla con un fin en especial. Está conformado por
casillas, y los datos a solicitar varían de acuerdo con su objetivo.
Un formulario puede variar en formato y extensión, pero tiene la intención de, respecto a los
usuarios, solicitar algo o iniciar una relación comercial o de servicios y, respecto a las empresas,
obtener datos estratégicos que sirvan para cumplir con una meta de gestión o de negocios.
