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Transferencia Primaria

La transferencia primaria de archivos implica mover documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central según las Tablas de Retención Documental, mientras que la transferencia secundaria se refiere al traslado de documentos con valor histórico al Archivo Histórico, respaldada por un Inventario de Transferencia Secundaria. La concentración de archivo se centra en documentos con vigencia administrativa que requieren valoración antes de su eliminación o conservación permanente, organizándolos adecuadamente para su conservación. Estos procesos son esenciales para la gestión y preservación del patrimonio documental de la institución.

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Transferencia Primaria

La transferencia primaria de archivos implica mover documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central según las Tablas de Retención Documental, mientras que la transferencia secundaria se refiere al traslado de documentos con valor histórico al Archivo Histórico, respaldada por un Inventario de Transferencia Secundaria. La concentración de archivo se centra en documentos con vigencia administrativa que requieren valoración antes de su eliminación o conservación permanente, organizándolos adecuadamente para su conservación. Estos procesos son esenciales para la gestión y preservación del patrimonio documental de la institución.

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La transferencia primaria de archivos es el proceso de mover de manera

sistemática y controlada los documentos del Archivo de Gestión al


Archivo Central. Este traslado se realiza teniendo en cuenta los tiempos
establecidos en las Tablas de Retención Documental.
La transferencia primaria es una de las etapas que atraviesan los
documentos de archivo, desde que se producen o reciben hasta que se
transfieren al Archivo Histórico.

La transferencia secundaria de archivos es el proceso de mover


documentos que ya cumplieron su vigencia documental y tienen valor
histórico al archivo histórico.
Este proceso forma parte de las etapas que atraviesan los documentos
de archivo, desde que se reciben o producen hasta que se transfieren o
bajan.
Para realizar la transferencia secundaria de archivos, se elabora un
Inventario de Transferencia Secundaria, que describe los expedientes y
series de los archivos que se transfieren. Este inventario ayuda a
conservar el patrimonio histórico de la institución.
La transferencia secundaria de archivos implica la participación del
Sistema Institucional de Archivos y la revisión y dictaminación del Archivo
General de la Nación.

La concentración de archivo es un conjunto de documentos que se


transfieren a un archivo de concentración para su conservación y
valoración. Estos documentos tienen vigencia administrativa, se
consultan de forma esporádica y pueden ser eliminados o conservados
permanentemente.
Características

Contenid Documentos que han concluido su trámite y han sido valorados


o

Objetivo Concentrar documentos de poco uso que deben ser valorados antes de ser eliminados o
trasladados al archivo muerto

Funciones Organizar, conservar, valorar, transferir y describir la documentación

Los documentos que se transfieren al archivo de concentración son


aquellos que: Tienen vigencia administrativa, Se consultan de forma
esporádica, Sus valores primarios aún no prescriben.
Los documentos se colocan en cajas de archivo de dimensiones
apropiadas, de preferencia de polipropileno (libres de ácido).

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