INSTRUCTIVO

PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES

GESTOR ACADÉMICO.
Contenido del Manual de Usuario:

INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................................................... 3

TIPO DE MODALIDADES PARA PROCESAR LAS SOLICITUDES: .............................................. 7
1. MODALIDAD PRÁCTICAS LABORALES. .............................................................................. 8
1.1 ACCIONES POSTERIORES A LA APROBACIÓN DE UNA SOLICITUD: ................ 14
1.1.1 Procesar solicitud .............................................................................................................. 15
1.1.2 Finalizar solicitud .............................................................................................................. 15
1.1.3 Actividades......................................................................................................................... 17
1.1.4 Documentos ....................................................................................................................... 18
2. MODALIDAD VALIDACIÓN DE HORAS TRABAJADAS. .................................................. 19
3. MODALIDAD HOMOLOGACIÓN. .......................................................................................... 22
4. MODALIDAD ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES. .................................................. 25
5. MODALIDAD PRÁCTICAS LABORALES (CONSEJO DE LA JUDICATURA). .............. 28
REPORTE ................................................................................................................................................. 32
CONSIDERACIONES GENERALES .................................................................................................... 37
 INGRESO AL SISTEMA

1. Ingresar a la página de la Universidad de Guayaquil (www.ug.edu.ec)  Servicios en

Línea.

Al siguiente link: https://www.ug.edu.ec/

2. Seleccionar la opción ADMINISTRATIVOS.

 3. Se mostrará el SIUG ADMINISTRATIVO Para ingresar al aplicativo, deberá ingresar
con su usuario y contraseña del SIUG.

4. Posterior al ingreso se mostrará el menú Práct. Pre-Profesionales con dos opciones:

 Gestor Académico.
 Reportes.

Al darle clic en la opción Gestor Académico se mostrará la bandeja de solicitudes realizadas por
los estudiantes en estado Ingresado.
Para realizar la búsqueda de solicitud los criterios son la Facultad, Carrera, Modalidad, Estado y
opcional estudiante.
Nota: Solo se mostrarán las carreras donde tenga asignadas horas de actividades en
el distributivo como Gestor de prácticas Pre Profesionales, en caso que no se muestre
una carrera en la lista le deben asignarle las respectivas horas de actividades para que
se muestre en el listado de carreras, por lo que se recomienda revisar en que carreras
tiene asignado para gestiones de gestor de Practicas.
El Gestor tiene la opción para descargar el listado de solicitudes que se muestra en la pantalla en
formato Excel, para ellos debe darle clic en el botón Exportar.

Para ver más información de la solicitud se debe dar clic en los 3 puntos que se encuentran del
lado derecho de la solicitud (…).
Para cerrar el detalle de más información se debe dar clic en X.
TIPO DE MODALIDADES PARA PROCESAR LAS
SOLICITUDES:
1. Prácticas Laborales
2. Validación de Horas Trabajadas.
3. Homologación.
4. Actividades Extracurriculares.
5. Prácticas Laborales (Consejo de la Judicatura).

Para realizar las Gestiones del Gestor se debe dar clic en Procesar Solicitud.
 1. MODALIDAD PRÁCTICAS LABORALES.
En la Bandeja del Gestor Académico debe seleccionar la modalidad PRÁCTICAS LABORALES,
el ESTADO y posterior darle clic en el botón Buscar.

Se mostrar la pantalla con una sección de Datos del Estudiante, en las Gestiones del Gestor
Académico se debe realizar la asignación de tutor, Institución, supervisor, ingreso de números de
horas, fechas de inicio, fecha fin y el respectivo periodo de aprobación de las practicas.
Institución Asignada. - Al asignar una Institución el sistema permite buscarla y en caso que no se
encuentre la empresa es porque no ya finalizo el convenio asociado a la Empresa.

Supervisor. - El Gestor Académico cuenta con la opción que le permita Crear, Actualiza y
eliminar un supervisor.

Las acciones con la que cuenta el Gestor Académico para el mantenimiento del supervisor son
Nuevo, Editar y Eliminar.

Eliminar. - Se permitirá realizar esta acción solo si un supervisor no tiene asociado ninguna
solicitud en curso es decir en estado aprobada, en caso que el Gestor requiera eliminarlo se debe
primero crear al nuevo supervisor y posterior a la creación pasarle todas las solicitudes y
posteriormente eliminar al anterior supervisor.
 Nuevo. - Se permite crear nuevos supervisores asignándole la empresa a la cual corresponda.
Se debe considerar que todos los campos son obligatorios.
Actualizar. - Permite actualizar casi todos los campos a excepción de la cedula ya que si se
requiere cambiar la cedula es necesario crear un nuevo supervisor con la cedula correcta y
eliminarlo el supervisor con la cedula incorrecta.

Fechas de Inicio. - Fecha de inicio de las practicas pre profesionales.

Fecha fin. - Fecha fin de las practicas pre profesionales.
Nota: No se puede poner fechas inferiores a la fecha actual, si se requiere cambiar las fechas
posteriores a la aprobación de una solicitud el sistema no permite cambiar la fecha Inicio solo la
fecha fin pero que sea igual o mayor a la fecha actual.
Horas asignadas. – Número de horas que realizara el estudiante de Practicas Pre Profesionales.

Nota: Para asignación de horas se debe verificar el número de Horas por nivel configurado porque
el sistema solo permitirá ingresar las horas acordes al nivel que se registra al momento de realizar
la solicitud el cual es tomado del ultimo nivel de la Orden de Pago de la última matricula del último
ciclo ordinario del estudiante.
Si el nivel del estudiante es mayor a las horas configuradas podrá ingresar la suma de horas
configuradas por nivel.
La configuración de las horas por nivel la realizan en la Jefatura de Practicas pre profesionales del
Vicerrectorado Académico.
Periodos Aprobación. - Periodo el cual se va aprobar la solicitud y al seleccionar el periodo de
aprobación el sistema busca los docentes que tengan las horas para las actividades de prácticas pre
profesionales en el distributivo en el periodo seleccionado y en la carrera que pertenece el
estudiante y en caso que no encuentre docentes se mostrara el siguiente mensaje “No se ha
registrado ningún docente con horas en el distributivo para la actividad de prácticas pre
profesionales.”

Para subsanar este inconveniente se debe informar al personal encargado del manejo del
distributivo en la Unidad Académica para que asigne docentes en el distributivo en el periodo
seleccionado por el Gestor Académico.
Tutor Académico. - Docente tutor que supervisara y aprobara las actividades de las Practicas.

Nota: Solo se mostrarán docentes que tengan horas de actividades como Practicas Pre
Profesionales en el periodo seleccionado.

Una vez que se ingrese toda la información el gestor podrá realizar las siguientes acciones:
Guardar. - La solicitud pasa a estado en proceso, pero aún no se aprueba y no se le reflejara al
estudiante que fue atendido su requerimiento.
Aprobación Solicitud. – Al aprobar la solicitud el sistema lo cambia del estado en proceso al
estado aprobada y se enviara un correo al estudiante, tutor académico y al supervisor institucional
informándoles que la solicitud fue atendida por el gestor.
Formato de correo al Tutor Académico informándole que fue asignado para la revisión y
aprobación de las actividades de una solicitud de Practicas Pre Profesionales.
Formato de correo al Estudiante informándole que fue aprobada la solicitud Practicas Pre
Profesionales con los datos de Supervisor, tutor, institución, etc.

Formato de correo al Supervisor Institucional informándole que fue asignado para la revisión y
aprobación de las actividades de una solicitud de Practicas Pre Profesionales.
En caso que el supervisor ya cuenta con un usuario en el SIUG no se vuelve a generar un nuevo
usuario ni clave. En vista que ya tiene usuario el supervisor debe acceder con las mismas
credenciales del SIUG.

Nota: Solo se le generar nuevas credenciales de acceso al Supervisor que no registre ninguna
cuenta en el SIUG. En caso que no le llegue la clave a un supervisor, debe recuperar la clave desde
el SIUG EXTERNO.

1.1 ACCIONES POSTERIORES A LA APROBACIÓN DE UNA SOLICITUD:

Una vez aprobada la solicitud el Gestor Académico podrá actualizar, finalizar, ver las actividades
y los documentos en la bandeja de solicitudes.
1.1.1 Procesar solicitud. – Permite modificar los registros previamente aprobados.

1.1.2 Finalizar solicitud. - Esta acción permite finalizar una solicitud aprobada por el Gestor
Académico
Solicitado por. - Se debe seleccionar por quien fue solicitado el requerimiento.

Horas. – Se debe seleccionar si es Sin validación de horas o Con validación de horas.

 Si validación de horas. - el sistema no considera las horas de actividades ingresadas por

el estudiante así estén aprobadas por el tutor académico y el supervisor institucional
solo se finaliza y pasa a estado Finalizada Gestor.

 Con validación de horas. - el sistema suma las horas de las actividades si considera las
horas ingresas por el estudiante solo las aprobadas.

Detalle. - Se debe ingresar un motivo de la finalización de la solicitud.

Adjuntar evidencia. - Para seleccionar el archivo se debe dar clic en el Botón Agregar y solo se
permite subir archivos con extensión PDF y que el tamaño máximo sea de 2Mb.

Cuando se Agregue el documento se mostrará adjunto en la parte inferior y en caso que requiera
eliminarlo se mostrara el botón Quitar.

Finalizar. - Cuando se complete todos los campos requeridos y se halla subido el documento que
evidencie el motivo de la finalización de la solicitud, se debe proceder a darle clic en Finalizar.
Nota: Una vez finalizada el proceso con validación de horas pasa a la etapa de evaluación, el
cual debe realizara obligatoriamente por el estudiante, supervisor y tutor, para que sean
consideradas las horas.

Nota: Se debe asegurar que el archivo cargado y la información ingresada sea la correcta, por que
una vez que se dé el clic en Finalizar, se guardaran los registros y no se podrá revertir ni modificar
ningún dato.

1.1.3 Actividades. - Permite ver las semanas con sus respectivas actividades.

En esta acción al darle cli en Actividades se puede verificar el estado de cada semana con las
respectivas actividades ingresadas por el estudiante, así mismo el número de horas ingresadas por
cada actividad y si se realizó alguna visita por parte del Tutor Académico.
 1.1.4 Documentos. - Esta opción permite verificar y descargar los archivos que se generan al
momento de descargarlo por cada actor que intervienen en las diferentes etapas del proceso.
Nota: Solo se podrán ver los documentos que ya han sido descargado anteriormente por los
estudiantes, Gestores, Docentes, supervisores y Secretaria General. En caso que no se halla
descargado los documentos no se podrán visualizar en esta opción.
 2. MODALIDAD VALIDACIÓN DE HORAS TRABAJADAS.

En la Bandeja del Gestor Académico debe seleccionar la modalidad VALIDACIÓN DE HORAS

TRABAJADAS, el estado y posterior darle clic en Buscar.

Una vez que exista registros en la bandeja de solicitudes se debe dar clic en Procesar Solicitud.

Posterior al darle clic a procesa solicitud se mostrará la pantalla con una sección de Datos del
Estudiante y otra sección con los documentos requisitos que subió el estudiante en formato Pdf
para la Practicas pre profesionales de esta modalidad.
Las acciones que debe realizar el gestor académico para la gestión de las solicitudes de esta
modalidad son:
Cumple. - Se le debe seleccionar si cumple o no con el documento de requisito.
Revisada. - En caso de cumplir con los requisitos y no se evidencie ninguna novedad de acorde al
análisis del Gestor se debe seleccionar esta acción.
Devuelta. – Esta acción permite devolver la solicitud al estudiante en caso que se evidencie
alguna novedad en base al a análisis del Gestor Académico para que el estudiante realice la
respectiva modificación de la solicitud y que nuevamente la vuelva a enviar.
Para este caso no es necesario seleccionar si cumple o no con los documentos.
Es obligatorio ingresar una observación en el recuadro del motivo por el cual fue devuelta la
solicitud.
Rechazada. – Esta acción rechaza la solicitud sin opción a modificarla por el estudiante quedando
en estado rechazada.
Es obligatorio ingresar una observación en el recuadro del motivo por el cual fue rechazada la
solicitud.
El estudiante puedo volver a enviar una nueva solicitud posterío al rechazo.
Empresa. - Al momento de seleccionar una empresa y esta no existe se debe solicitar la creación
de la mismas para ellos se debe dar clic en el botón solicitar creación de empresa.
Se deben ingresar el Ruc, Razón Social y Representante Legal.
Posterior al ingreso de los datos se debe dar clic en “Solicitar”, esto enviará un correo a la Jefatura
de Practicas Pre Profesionales solicitando la creación de la empresa, cuando se realice la creación
por parte de la Jefatura de Practicas Pre Profesionales, se notificara vía correo electrónico al Gestor
académico que ya fue atendido su requerimiento.

Una vez que el gestor este completamente seguro que ha realizado todas las validaciones y
acciones necesarias se debe proceder a Guardar.

Nota: Una vez guardada la solicitud pasara al estado Aprobada-Gestor y quedara pendiente para
la revisión y aprobación por el Decanato.
 3. MODALIDAD HOMOLOGACIÓN.

En la Bandeja del Gestor académico se debe seleccionar la modalidad HOMOLOGACIÓN, el

estado y posterior darle clic en Buscar.

Una vez que exista registros en la bandeja de solicitudes se debe dar clic en Procesar Solicitud

Posterior al darle clic a procesa solicitud se mostrará la siguiente pantalla:

Se mostrarán los datos generales del estudiante de la solicitud con los documentos requisitos que
subió el estudiante en formato Pdf para la Practicas pre profesionales de esta modalidad.
Las acciones que debe realizar el gestor académico para la gestión de las solicitudes de esta
modalidad.
Cumple. - Se le debe seleccionar si cumple o no con el documento requisito.
Revisada. - En caso cumpla con los requisitos y no se evidencie ninguna novedad de acorde al
análisis del Gestor se debe seleccionar esta acción.
Devuelta. – Esta acción permite devolver la solicitud al estudiante en caso que se evidencie
alguna novedad en base al criterio del gestor académico para que el estudiante realice la
respectiva modificación de la solicitud para que nuevamente la vuelva a enviar.
Para este caso no es necesario seleccionar si cumple o no con los documentos.
Es obligatorio ingresar una observación en el recuadro del motivo por el cual fue devuelta la
solicitud.
Rechazada. – Esta acción rechaza la solicitud sin opción a modificarla por el estudiante quedando
en estado rechazada.
Es obligatorio ingresar una observación en el recuadro del motivo por el cual fue rechazada la
solicitud.
El estudiante puedo volver a enviar una nueva solicitud posterío al rechazo.
Empresa. - Al momento de seleccionar una empresa y esta no existe se debe solicitar la creación
de la mismas para ellos se debe dar clic en el botón solicitar creación de empresa.
Se deben ingresar el Ruc, Razón Social y Representante Legal.

Posterior al ingreso de los datos se debe dar clic en “Solicitar”, esto enviará un correo a la Jefatura
de Practicas Pre Profesionales solicitando la creación de la empresa, cuando se realice la creación
por parte de la Jefatura de Practicas Pre Profesionales será el gestor académico notificado vía
correo electrónico que ya se atendió su requerimiento.

Una vez que el gestor este completamente seguro de que ha realizado todas las validaciones y
acciones necesarias se debe proceder a Guardar.

Nota: Una vez guardada la solicitud pasara al estado Aprobada-Gestor y quedara pendiente para
la revisión de y aprobación por el Decano.
 4. MODALIDAD ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES.

En la Bandeja del Gestor académico se debe seleccionar la modalidad ACTIVIDADES

EXTRACURRICULARES, el estado y posterior darle clic en Buscar.

Una vez que exista registros en la bandeja de solicitudes se debe dar clic en Procesar Solicitud.

Posterior al darle clic a procesa solicitud se mostrará la pantalla con una sección de Datos del
Estudiante y otra sección con los documentos requisitos que subió el estudiante en formato Pdf
para la Practicas pre profesionales de esta modalidad.
Las acciones que debe realizar el gestor académico para la gestión de las solicitudes de esta
modalidad son:
Cumple. - Se le debe seleccionar si cumple o no con el documento requisito.
Revisada. - En caso cumpla con los requisitos y no se evidencie ninguna novedad de acorde al
análisis del Gestor se debe seleccionar esta acción.
Devuelta. – Esta acción permite devolver la solicitud al estudiante en caso que se evidencie alguna
novedad en base al análisis del Gestor Académico para que el estudiante realice la respectiva
modificación de la solicitud para que nuevamente la vuelva a enviar.
Para este caso no es necesario seleccionar si cumple o no con los documentos.
Es obligatorio ingresar una observación en el recuadro del motivo por el cual fue devuelta la
solicitud.
Rechazada. – Esta acción rechaza la solicitud sin opción a modificarla por el estudiante quedando
en estado rechazada.
Es obligatorio ingresar una observación en el recuadro del motivo por el cual fue rechazada la
solicitud.
El estudiante puedo volver a enviar una nueva solicitud posterío al rechazo.
Empresa. - Al momento de seleccionar una empresa y esta no existe se debe solicitar la creación
de la mismas para ellos se debe dar clic en el botón solicitar creación de empresa.
Se deben ingresar el Ruc, Razón Social y Representante Legal.
Posterior al ingreso de los datos se debe dar clic en “Solicitar”, esto enviará un correo a la Jefatura
de Practicas Pre Profesionales solicitando la creación de la empresa, cuando se realice la creación
por parte de la Jefatura de Practicas Pre Profesionales será el gestor académico notificado vía
correo electrónico que ya se atendió su requerimiento.

Una vez que el gestor este completamente seguro de que ha realizado todas las validaciones y
acciones necesarias se debe proceder a Guardar.

Nota: Una vez guardada la solicitud pasara al estado Aprobada-Gestor y quedara pendiente para
la revisión y aprobación por el Decanato.
 5. MODALIDAD PRÁCTICAS LABORALES (CONSEJO DE LA JUDICATURA).

Esta opción es exclusivamente para la facultad de JURISPRUDENCIA CIENCIAS SOCIALES

Y POLITICAS
En la Bandeja del Gestor académico debe seleccionar la modalidad CONSEJO DE LA
JUDICATURA y posterior darle clic en Buscar.

Una vez que exista registros en la bandeja de solicitudes se debe dar clic en Procesar Solicitud.

Posterior al darle clic a procesa solicitud se mostrará la pantalla con una sección de Datos del
Estudiante y otra sección con los documentos requisitos que subió el estudiante en formato Pdf
para la Practicas pre profesionales de esta modalidad.
Las acciones que debe realizar el gestor académico para la gestión de las solicitudes de esta
modalidad.
Cumple. - Se le debe seleccionar si cumple o no con el documento requisito.
Revisada. - En caso cumpla con los requisitos y no se evidencie ninguna novedad de acorde al
análisis del Gestor se debe seleccionar esta acción.
Devuelta. – Esta acción permite devolver la solicitud al estudiante en caso que se evidencie
alguna novedad en base al criterio del gestor académico para que el estudiante realice la
respectiva modificación de la solicitud para que nuevamente la vuelva a enviar.
Para este caso no es necesario seleccionar si cumple o no con los documentos.
Es obligatorio ingresar una observación en el recuadro del motivo por el cual fue devuelta la
solicitud.
Rechazada. – Esta acción rechaza la solicitud sin opción a modificarla por el estudiante quedando
en estado rechazada.
Es obligatorio ingresar una observación en el recuadro del motivo por el cual fue rechazada la
solicitud.
El estudiante puedo volver a enviar una nueva solicitud posterío al rechazo.
Empresa. - Al momento de seleccionar una empresa y esta no existe se debe solicitar la creación
de la mismas para ellos se debe dar clic en el botón solicitar creación de empresa.
Se deben ingresar el Ruc, Razón Social y Representante Legal.
Posterior al ingreso de los datos se debe dar clic en “Solicitar”, esto enviará un correo a la Jefatura
de Practicas Pre Profesionales solicitando la creación de la empresa, cuando se realice la creación
por parte de la Jefatura de Practicas Pre Profesionales será el gestor académico notificado vía
correo electrónico que ya se atendió su requerimiento.

Una vez que el gestor este completamente seguro que ha realizado todas las validaciones y
acciones necesarias se debe proceder a Guardar.

Nota: Una vez guardada la solicitud pasara al estado Aprobada-Gestor y quedara pendiente para
la revisión y aprobación por el Decanato.
Para todas las modalidades al darle clic al guardar el sistema mostrara un mensaje de confirmación
si está de acuerdo debe darle Clic en Si caso contrario darle clic en No

Si después de guardar no se ha ingresados todos los campos el sistema realizara las respectivas
validaciones en caso que exista algún inconveniente se mostrara los mensajes correspondientes
como alertas.

Si todo esta correcto saldrá el mensaje que la solicitud fue guardada con éxito.
 REPORTE

Existe una opción de reporte para que realicen el respectivo seguimiento de las solicitudes
gestionadas.
Todos los gestores académicos que cuenten con horas de actividades en el Distributivo como
Gestor de practica pre profesionales tiene acceso a esta opción de reporte.

Para realizar una busques los filtros son Facultad, Carrera, Modalidad y se debe vaciar fecha Inicio
ya que la fecha de inicio es la fecha que el estudiante realizo la solicitud adicional seleccionar el
estado Todos posterior a seleccionar los filtro dar clic en el botón consultar.
Se mostrar una fila agrupada pro facultad y carrera de las solicitudes de acorde a los filtros
seleccionados y debe darle cli en el icono para que se despliegue el listado.

Se mostrar información como el estado actual de la solicitud, los 3 puntitos (…) para ver más
detalle de la solicitud y se podrá descarga a Excel el listado de las solicitudes.
Para Verificar más detalle se debe dar clic en los 3 puntos (…).
Se podrá también ver las actividades y los documentos generados.

Si se requiere realizar una búsqueda personalizada se debe seleccionar los mismo parámetros antes
explicado y adicional escribir el nombre cedula del estudiante y después seleccionarlo y darle clic
en el botón consultar.
 CONSIDERACIONES GENERALES

1. Al momento que el Gestor de Practicas Pre Profesionales ingrese al sistema y no cuente

con horas en el distributivo para ninguna Facultad ni Carrera el sistema mostrará el
siguiente mensaje y no permitirá continuar con las gestiones necesarias.

El gestor debe asegurarse que tenga horas para actividades de gestoría de Practicas Pre
Profesionales en el distributivo en el periodo actual, en caso que no cuente con ningún
ahora debe el encargado de la carrera en subir el distributivo realizarle el respectivo ingreso
de las horas ya que solo se mostrarán las carreras donde el gestor tenga horas para
actividades de gestoría de Practicas Pre Profesionales.
En caso que no se muestre las demás carreras de la Facultad es porque el Gestor Académico
no cuenta con horas con horas para Gestiones de Practicas Pre Profesionales en esas
Carreras.
2. Una vez que el Gestor ingrese al sistema se verifica que cuenten con horas de actividades
para gestoría de prácticas pre profesionales en el distributivo y se le asigna los roles y
acceso al módulo de sistema de practica pre profesionales para las gestiones del gestor.
3. Si el estudiante quiere finalizar la última semana y no completa el total de horas asignadas
por el Gestor Académico, el sistema no permite cerrar y se muestra el siguiente mensaje.

Por parte del Gestor Académico ampliar la fecha fin para que se extienda días o semanas
de actividades y puedan cumplir la cantidad de horas asignadas.