ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE CONFORME A LA NORMA

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001 DE 2015 PARA LA

INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO SAS PARA EL AÑO 2019 EN LA CIUDAD
DE SAN JUAN DE PASTO

HAROLD ORDOÑEZ RODRIGUEZ

WILSON ANDRES JARAMILLO CANAMEJOY

UNIVERSIDAD DE NARIÑO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SAN JUAN DE PASTO
2018
 ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE CONFORME A LA NORMA
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001 DE 2015 PARA LA
INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO SAS PARA EL AÑO 2019 EN LA CIUDAD
DE SAN JUAN DE PASTO

HAROLD ORDOÑEZ RODRIGUEZ

WILSON ANDRES JARAMILLO CANAMEJOY

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARA

OPTAR POR EL TÍTULO DE: CONTADOR PÚBLICO

ASESOR
FAIBER HERADIO SOLARTE GALARZA
MAGISTER

UNIVERSIDAD DE NARIÑO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SAN JUAN DE PASTO
2018
 NOTA DE RESPONSABILIDAD

Las ideas y conclusiones aportadas en este Trabajo de Grado son

Responsabilidad de los autores.

Artículo 1 del Acuerdo No. 324 de octubre 11 de 1966, emanado por el Honorable
Concejo Directivo de la Universidad de Nariño.

“La Universidad de Nariño no se hace responsable de las opiniones o resultados

obtenidos en el presente trabajo y para su publicación priman las normas sobre el
derecho de autor”.

Artículo 13, Acuerdo N. 005 de 2010 emanado del Honorable Consejo Académico.
Nota de Aceptación:

Los Directores y los Jurados han leído

el presente documento, escucharon la
sustentación del mismo por su autor y
lo encuentran satisfactorio.
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Firma del Presidente del Jurado

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Firma del Jurado

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Firma del Jurado

San Juan de Pasto, Septiembre de 2019

 AGRADECIMIENTOS

Primero que todo agradecer a Dios por permitirme el enorme beneficio de crecer
en un hogar lleno de valores y principios que me han permitido a día de hoy ir
cumpliendo metas y propósitos, a mi madre por bríndame las herramientas
necesarias para siempre tratar de ser la mejor persona posible en cualquiera de
los ámbitos de la vida, por sus sacrificios para mi bienestar, a mis hermanas
quienes siempre han estado dispuestas a brindarme todo su apoyo y colaboración.
A mi abuelo quien ha sido como un padre para mí y siempre ha procurado el
bienestar y lo mejor para mí.
A toda mi familia, los que siempre han creído en mí aun cuando yo mismo no lo
hacía y siempre tuvieron frases de aliento y orgullo.
Agradezco a la Universidad de Nariño por brindarme la oportunidad de
formarme no solo profesionalmente sino de forma integral, a ver más allá a
despertar ese sentido crítico y propositivo.
A INCAFEN por brindarme la primera oportunidad y contribuir a mi
crecimiento profesional, a todos aquellos docentes y compañeros que me aportaron
en este proceso de formación profesional, a nuestro asesor Faiber Solarte, a
nuestras Jurados Maria Elena Arboleda y Maria Angelica Insuasty quienes con
sus apreciaciones e interés por este trabajo lo hicieron posible.
Y finalmente agradecer de forma especial al Ingeniero Jose Gabriel Daza quien
creyó en este proyecto desde el día uno y trabajo palmo a palmo con nosotros
haciendo de la idea una realidad.

HAROLD ORDOÑEZ RODRIGUEZ

Doy gracias a Dios en primer lugar por haberme dado la sabiduría y salud para
cumplir este gran logro, a mis padres por ser el motor principal y la razón por la
cual hoy soy quien soy ya que sin ellos no creo poder haberlo logrado. A mis
hermanos por estar siempre ahí en los momentos buenos y malos, de igual manera
a mi familia que me han apoyado incondicionalmente.
Agradezco a mis maestros por todas las enseñanzas recibidas que son la base de
esta bonita profesión.
Por otra parte también quiero agradecer a la empresa Incafen sas por haber
depositado la confianza en mi y de esta manera brindarnos la información
necesaria para desarrollar este proyecto.
De esta manera estoy inmensamente agradecido con el ingeniero José Daza por
todo el apoyo y asesoria brindada para hacer posible este proyecto.

WILSON ANDRES JARAMILLO CANAMEJOY

 DEDICATORIA

Dedico este logro a mi mami mi motor, mi motivación para cada día intentar
salir adelante y hacerlo lo mejor posible, a mis hermanas a mi abuelo y en especial
a mi tío que ya no se encuentra con nosotros, quien en tan solo 11 años de su
compañía me dejo valiosas lecciones y enseñanzas que me permiten a día de hoy
intentar ser mejor persona tanto para mí como para mi familia, finalmente a
ellos, a mi familia que siempre creyó en mis capacidades y siempre tuvieron
apoyo para mí, esto es de ustedes.

HAROLD ORDOÑEZ RODRIGUEZ

Dedico este triunfo principalmente a mis padres por su apoyo incondicional en

todos estos años de vida, brindándoles este triunfo en honor a ellos, a mis
hermanos por la compañía y convivencia en todo este ciclo, a mi familia por estar
siempre ahí cuando los he necesitado, también a mis eternos amigos y colegas
Harold Ordoñez Rodríguez y David Paredes por esa gran amistad que se ha
convertido como familia. Gracias a todos por hacer más realidad esta meta

WILSON ANDRES JARAMILLO CANAMEJOY

 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 16
1. GENERALIDADES ............................................................................................ 18
1.1. TEMA .............................................................................................................. 18
1.2. TITULO ........................................................................................................... 18
1.3. LINEA DE INVESTIGACION: CONTABILIDAD BÁSICA. ............................... 18
1.4. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................. 18
1.4.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ............................................................... 18
1.4.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .............................................................. 20
1.4.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................ 20
1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................... 21
1.5.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................. 21
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................... 21
1.6 JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 21
1.7 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA................................................................... 24
2. MARCOS REFERENCIALES ............................................................................ 25
2.1 MARCO CONTEXTUAL................................................................................... 25
2.1.1 RESEÑA HISTÓRICA: .................................................................................. 25
2.1.2 ENTORNO DE INVESTIGACIÓN: ................................................................ 27
2.2 MARCO TEORICO. ......................................................................................... 31
2.2.1 ANTECEDENTES. ........................................................................................ 35
2.3 MARCO LEGAL. .............................................................................................. 39
2.4 MARCO CONCEPTUAL. ................................................................................. 43
3. ASPECTOS METODOLÓGICOS ...................................................................... 46
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN.............................................................................. 46
3.1.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN. ........................................................... 46
3.1.2 PARADIGMA DE LA INVESTIGACIÓN. ....................................................... 46
3.1.3 TIPO DE INVESTIGACIÓN........................................................................... 46
3.1.4 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN. ............................................................. 46
3.1.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS. ............. 47
3.1.5.1 FUENTE PRIMARIA. ................................................................................. 47
3.1.5.2 FUENTE SECUNDARIA. ........................................................................... 47
3.1.6 POBLACIÓN Y MUESTRA: .......................................................................... 47
3.1.6.1 POBLACIÓN. ............................................................................................. 47
3.1.6.2 MUESTRA. ................................................................................................ 47
4. RECURSOS....................................................................................................... 48
4.1 PRESUPUESTO. ............................................................................................. 48
4.2 CRONOGRAMA. ............................................................................................. 48
5. DESARROLLO DEL ESTUDIO.......................................................................... 49
5.1 DIAGNÓSTICO DEL MANEJO ACTUAL DEL PROCESO
CONTABLE DE LA INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO S.A.S. ........................ 49
5.1.1 APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE DIAGNÓSTICO. ......................... 49
5.1.2 RESULTADOS DIAGNÓSTICO.................................................................... 49
5.1.2.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN. ...................................................... 51
5.1.2.2 LIDERAZGO. ............................................................................................. 53
5.1.2.3 PLANIFICACIÓN. ...................................................................................... 54
5.1.2.4 SOPORTE. ................................................................................................ 56
5.1.2.5 OPERACIÓN. ............................................................................................ 58
5.1.2.6 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. ........................................................... 59
5.1.2.7 MEJORA. ................................................................................................... 61
5.2 DETERMINACION DE PROBLEMAS DEL PROCESO CONTABLE............... 62
5.2.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN. ......................................................... 62
5.2.1.1 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU
CONTEXTO. .......................................................................................................... 62
5.2.1.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
DE LAS PARTES INTERESADAS......................................................................... 63
5.2.1.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD. ........................................................................................................ 63
5.2.1.4 SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD Y SUS PROCESOS. .......................... 63
5.2.2 LIDERAZGO. ................................................................................................ 63
5.2.2.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO PARA EL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD. .................................................................................. 63
5.2.2.2 POLÍTICA DE LA CALIDAD. ...................................................................... 65
5.2.2.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA
ORGANIZACIÓN. .................................................................................................. 65
5.2.3 PLANIFICACIÓN. ......................................................................................... 65
5.2.3.1 ACCIONES PARA TRATAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES. ............... 65
5.2.3.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA
LOGRARLOS......................................................................................................... 66
5.2.3.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS. ....................................................... 66
5.2.4 SOPORTE. ................................................................................................... 66
5.2.4.1 RECURSOS / GENERALIDADES. ............................................................ 66
5.2.4.2 PERSONAS. .............................................................................................. 66
5.2.4.3 INFRAESTRUCTURA. ............................................................................... 66
5.2.4.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS. ...................... 66
5.2.4.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. ....................................... 67
5.2.4.6 CONOCIMIENTOS ORGANIZATIVOS. ..................................................... 67
5.2.4.7 COMPETENCIA. ........................................................................................ 67
5.2.4.8 TOMA DE CONCIENCIA. .......................................................................... 68
5.2.4.9 COMUNICACIÓN. ..................................................................................... 68
5.2.4.10 INFORMACIÓN DOCUMENTADA........................................................... 68
5.2.5 OPERACIÓN. ............................................................................................... 69
5.2.5.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL. ...................................... 69
5.2.5.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS
PRODUCTOS Y SERVICIOS. ............................................................................... 69
5.2.5.3 CONTROL DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE................................................................... 70
5.2.5.4 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO. .................................... 70
5.2.5.5 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS................................ 72
5.2.5.6 CONTROL DE LOS ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESO,
LOS PRODUCTOS Y LOS SERVICIOS NO CONFORMES. ................................ 72
5.2.6 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. .............................................................. 72
5.2.6.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN......................... 72
5.2.6.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. ............................................................... 72
5.2.6.3 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN. ...................................................................... 72
5.2.6.4 AUDITORÍA INTERNA. .............................................................................. 73
5.2.6.5 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. .............................................................. 73
5.2.7 MEJORA. ...................................................................................................... 73
5.3 PLANTEAMIENTO DE FUNCIONES PARA COLABORADORES DE
CONTABILIDAD. ................................................................................................... 74
5.3.1 JEFE DE CONTABILIDAD. ........................................................................... 74
5.3.2 AUXILIAR CONTABLE DEPENDENCIA BANCOS. ..................................... 76
5.3.3 AUXILIAR CONTABLE DEPENDENCIA NOMINA Y CARTERA. ................. 78
5.3.4 AUXILIAR CONTABLE DEPENDENCIA PRODUCCION. ............................ 79
5.3.5 SELECCIÓN, INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN. .................. 81
5.4 PROPUESTA MODELO ESTANDAR DE CONTABILIDAD............................. 88
5.4.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN. ......................................................... 88
5.4.2 LIDERAZGO. ................................................................................................ 91
5.4.3 PLANIFICACIÓN. ......................................................................................... 93
5.4.4 SOPORTE. ................................................................................................... 98
5.4.5 OPERACIÓN. ............................................................................................. 101
5.4.6 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. ............................................................ 103
5.4.7 MEJORA. .................................................................................................... 107
5.4.8 ACCIONES DE MEJORA APLICADAS EN EL PROCESO
CONTABLE.......................................................................................................... 109
5.4.8.1 ACCIÓN DE MEJORA NÓMINA. ............................................................. 109
5.4.8.2 ACCIÓN DE MEJORA CARTERA. .......................................................... 110
5.4.8.3 ACCIÓN DE MEJORA BANCOS. ............................................................ 111
5.5 IMPACTOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS Y ADMINISTRATIVOS
DE LAS ACCIONES DE MEJORA Y CONTRIBUCIONES DEL MODELO
ESTANDAR DE CONTABILIDAD. ....................................................................... 112
5.5.1 IMPACTOS FINANCIEROS DE LAS ACCIONES DE MEJORA. ................ 113
5.5.2 IMPACTOS ECONÓMICOS DE LAS ACCIONES DE MEJORA. ............... 114
5.5.3 IMPACTOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ACCIONES DE
MEJORA. ............................................................................................................. 115
CONCLUSIONES ................................................................................................ 117
RECOMENDACIONES ........................................................................................ 118
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................... 119
NETGRAFIA ........................................................................................................ 120
ANEXOS .............................................................................................................. 121
 LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1 Corregimientos de San Juan de Pasto...................................................... 29

Tabla 2 Recopilación resultado diagnostico ISO 9001:2015 .................................. 49
Tabla 3 Resultado contexto de la organización ..................................................... 52
Tabla 4 Resultado liderazgo .................................................................................. 54
Tabla 5 Resultado planificación ............................................................................. 55
Tabla 6 Resultado soporte ..................................................................................... 57
Tabla 7 Resultado operación ................................................................................. 59
Tabla 8 Resultado evaluación del desempeño ...................................................... 60
Tabla 9 Resultado mejora ...................................................................................... 62
Tabla 10 Escala para evaluar los riesgos y oportunidades .................................... 95
 LISTA DE GRAFICOS

Pág.

Gráfico 1 Recopilación resultado diagnostico ISO 9001:2015 ............................... 50

Gráfico 2 Resultado contexto de la organización ................................................... 52
Gráfico 3 Resultado liderazgo ................................................................................ 53
Gráfico 4 Resultado planificación........................................................................... 55
Gráfico 5 Resultado soporte .................................................................................. 56
Gráfico 6 Resultado operación............................................................................... 58
Gráfico 7 Resultado evaluación del desempeño .................................................... 60
Gráfico 8 Resultado mejora ................................................................................... 61
 RESUMEN

El presente trabajo de grado es el resultado de una investigación realizada en la

INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO, INCAFEN SAS, productores y
comercializadores de Morasurco Café Puro, donde se plantea el escenario actual
del manejo del proceso contable y la importancia de adherir una estructura clara
dentro del ejercicio diario de las actividades, regido en este caso por las norma de
calidad ISO 2001 de 2015 en cuanto a procedimientos se refiere, todo con el
propósito que cada colaborador involucrado en el proceso contable de INCAFEN
S.A.S. tenga claridad, responsabilidad y direccionamiento sobre sus funciones,
alcances y tiempos, lo cual contribuye indirectamente al aseguramiento de la
información que es lo que se propende por parte de la dirección, lo que finalmente
permite obtener información útil y fiable para la toma de decisiones, como
sabemos la contabilidad ha evolucionado y con ello el rol del contador público en
las organizaciones, razón por la cual se expone en el presente trabajo todos
aquellos alcances que conlleva cada actividad, cada procedimiento realizado por
cualquier colaborador, lo que desencadena en el tema de impuestos, de liquidez,
de rotación de cartera, de gasto de nómina, aspectos que si bien suenan más allá
de la responsabilidad de un auxiliar contable, al éste último encontrarse inmerso
dentro del proceso que los genera, tiene incidencia directa.
 ABSTRACT
The present degree work is the result of an investigation carried out in the
INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO, INCAFEN SAS, producers and marketers
of Morasurco Café Puro, where the current scenario of the management of the
accounting process and the importance of adhering a clear structure within of the
daily exercise of the activities, governed in this case by the ISO 2001 quality
standards regarding procedures, all with the purpose that each employee of the
accounting department of INCAFEN SAS have clarity, responsibility and direction
about its functions, scope and time, which indirectly contributes to the assurance
of the information that is what is provided by the management, which finally allows
obtaining useful and reliable information for decision making, As we know,
accounting has evolved and with it the role of the public accountant in
organizations, which is why we present in this work all those scopes that each
activity entails, each procedure carried out by any collaborator, which triggers the
issue of taxes, liquidity, portfolio turnover, payroll expenses, aspects that although
sound beyond the responsibility of an accounting assistant, the latter being
immersed in the process that generates them, has direct impact
 INTRODUCCIÓN

El mercado actual crece a un ritmo vertiginoso, lo cual invita a las empresas a

reinventarse día a día, a buscar nuevos métodos para así incrementar su
competitividad y permanencia en el mismo, no solo en lo comercial, sino también
en lo administrativo y más puntualmente en lo contable como lo es en este caso.

Hoy en día, existe en las empresas una preocupación creciente por el ajuste de
los procesos a las exigencias del mercado, lo que ha ido dejando en manifiesto
una adecuada gestión que tome los procesos como su base organizacional y
operativa, siendo esto imprescindible para diseñar políticas y estrategias que
luego se puedan desplegar con éxito.

La adopción de un sistema de gestión de calidad (SGC), es una decisión

estratégica para una organización que le puede ayudar a mejorar su desempeño
global y proporcionar una base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible.

La norma internacional ISO 9001 de 2015, promueve la adopción de un enfoque a

procesos al desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un SGC, para
aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos
requeridos por él.

La comprensión y gestión de los procesos interrelacionan como un sistema

contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de los resultados
previstos. Este enfoque permite a la organización controlar las interrelaciones e
independencias entre los procesos del sistema, de modo que se pueda mejorar el
desempeño global de la organización.

Para cumplir eficientemente con todos los requerimientos, las áreas financieras
deben sistematizar y centralizar un estándar de rutinas. Para lograrlo es necesario
invertir en sistemas integrados de información que realmente devuelvan al usuario
datos limpios y consistentes, una única verdad basada en un único banco de
datos; posterior a ello, se debe conformar un equipo con aptitud, capaz de
analizar la información y de proveer una acertada evaluación del desempeño.

En el desarrollo de la presente investigación, se pretende lograr identificar las

carencias de la Industria Cafetera de Nariño S.A.S., en el ejercicio de las
actividades pertenecientes al proceso contable, lo cual evidenciará la falta de
lineamientos y orientaciones formales para el personal perteneciente al proceso
contable, así como, en muchos casos el desconocimiento pleno de sus funciones
y fuentes de información.

La presente investigación se realiza con la finalidad de buscar acciones,

procedimientos que incrementen la eficiencia de los procesos contables dentro de
16
la empresa; para así, de esta manera, se logre garantizar el fortalecimiento de la
organización, agilizando los procesos y minimizando los riesgos, tales como: la
fuga de información, ralentización de las actividades, el desconocimiento de las
funciones y el debido reparto de las mismas.

17
 1. GENERALIDADES

1.1. TEMA

LA ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE AJUSTADO A LA NORMA

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001 DE 2015, DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO S.A.S., COMO BASE
FUNDAMENTAL PARA LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES.

1.2. TITULO

ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE CONFORME A LA NORMA

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001 DE 2015 PARA LA
INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO SAS PARA EL AÑO 2019 EN LA CIUDAD
DE SAN JUAN DE PASTO

1.3. LINEA DE INVESTIGACION: CONTABILIDAD BÁSICA.

La investigación conceptual desarrollada alrededor del control ha desembocado

en este hallazgo que permite calificar a la contabilidad como un sistema de control
económico. La defensa argumental se abordará de una manera holística
integrando muchos de los elementos atrás desarrollados, ahora integrados
gracias a un sistema, la contabilidad.

“Es importante tener presente para este acápite los origines de la contabilidad
como práctica social, ante un marco de intercambio con múltiples actores y
variadas cantidades de productos y servicios, en diferentes formas de
transacciones, durante disímiles periodos de tiempo, con distintos criterios de
medición y valoración, ante los más insospechados intereses de las partes
directas e indirectas lo esperado es un escenario caótico. Ante esa circunstancia
se requirió de un invento capaz de: identificar, capturar, clasificar, documentar,
medir, valorar, procesar y revelar de una manera efectiva, en un lenguaje
comprensible, sencillo y claro la realidad patrimonial de un individuo dedicado al
comercio.”1

1.4. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.4.1. Descripción del Problema

La estandarización, es un proceso que tiene como objetivo unificar los

1 SÁNCHEZ, Walter / GRAJALES, Gherson. Contabilidad Conceptual e

Instrumental. Pág. 153
18
procedimientos que las organizaciones utilizan en la práctica de los diferentes
procesos, con el fin de establecer una directriz o línea de ruta clara para el
ejercicio de dichas actividades y de esta manera, cualquier persona que ingrese a
un cargo propio del proceso contable, sin importar la fecha de iniciación pueda
desempeñar sus actividades sin alterar el proceso contable y mitigando posibles
errores por falta de conocimiento del mismo.

Una mala administración, y más allá de ello una falta de control, puede evitar que
las empresas Colombianas permanezcan en el mercado, debido a que no todas
las actividades y procesos establecidos están al alcance de la vigilancia y exentas
de irregularidades y errores. Entre las debilidades de las empresas está la falta de
formalidad y organización, carencia de manuales de procesos, procedimientos, de
políticas que sean identificadas por todos los miembros de la empresa.

“La fuerte competitividad en todos los sectores exige un elevado nivel de calidad
en los productos y servicios para que tengan la salida en el mercado. Ello
supondría organizar y gestionar los sistemas productivos y todos los procesos
de la empresa con el objetivo de asegurar la calidad (en la línea de lo que se
denomina gestión de la calidad total) e implementarla de forma correcta y
adecuada, en consecuencia aplicar las técnicas que conducen al diseño y
optimización de productos y procesos que eleven al máximo la relación calidad-
coste y los planes de control más adecuados para los mismos”2

La Industria Cafetera de Nariño S.AS., es reconocida por su gran tamaño

organizacional, converge entre sus operaciones desarrolladas a más de 100
empleados organizados en diferentes áreas, como el área de producción, de
ventas, de mercadeo, y el departamento de contabilidad, siendo este último de
gran importancia para la empresa, teniendo en cuenta, que el buen
funcionamiento de los procedimientos contables realizados en esta área se verán
reflejados financieramente en la organización.

Por tal motivo, nos centramos en este departamento, en las actividades y

procedimientos involucrados en el proceso contable, los cuales se ejecutan
conforme a las necesidades de la información que se requiera por parte de la
administración de la empresa, donde también la distribución de funciones y el
reparto de las actividades se realizan de manera muy empírica y en ocasiones
inequitativamente, pues, el reparto de las mismas se hace en función de la
necesidad momentánea, sin seguir un lineamiento sistemático o una directriz clara
para los auxiliares contables; por tal motivo, se generan confusiones al momento
de desempeñar las funciones, ya que al ser un proceso global todos o la mayoría
de procedimientos guardan correlación entre sí, de manera que cada uno tiene
diferentes filtros, generando así, desorganización y fuga de información.

2 CUATRECASAS, Lluís pág. 13 Gestión Integral de la Calidad, año 2010

19
Por otra parte, al no seguir un lineamiento consecuente de procedimientos
contables, se han presentado retrasos al momento de efectuarse las diferentes
funciones y actividades asignadas a cada auxiliar, para la entrega de informes
solicitados por parte de la administración de la empresa y junta directiva de
socios, generando problemas de tiempo al extender el horario normal y
posteriormente financieros para la empresa.

Al diseñar una estandarización del proceso contable en la Industria Cafetera de

Nariño S.A.S., se busca que la gestión realizada logre un enfoque de procesos
definidos, protegiendo los recursos y patrimonio de la Industria, generando un
flujo eficiente de la información, evitando la duplicidad de las acciones, el
desgaste administrativo y garantizando que el sistema genere mecanismos de
verificación y evaluación, con el fin de prevenir riesgos, poder actuar de manera
correctiva ante posibles amenazas, que el sistema sea garante de la confianza de
la información y precise el crecimiento de la Industria.

1.4.2. Formulación Del Problema

¿Hasta dónde, el manejo empírico del proceso contable, afectan al departamento

de contabilidad y por ende la organización y el patrimonio de la Industria Cafetera
de Nariño S.A.S., de San Juan de Pasto Nariño.?

¿Cómo afecta a la Industria Cafetera de Nariño S.A.S. el mal reparto de

actividades y los elevados tiempos para el desarrollo de las mismas en cuanto al
gasto de nómina, seguridad social y parafiscales de los empleados del
departamento contable?

¿Cómo la Industria Cafetera de Nariño S.A.S. de San Juan de Pasto Nariño,

puede mejorar con el fin de optimizar tiempos y recursos así como también
aseguramiento de la información manejada por el departamento de Contabilidad
dentro del ejercicio de las actividades que le confieren?

1.4.3. Sistematización Del Problema

¿Cuál es la situación actual del proceso contable de la Industria Cafetera de

Nariño S.A.S., de San Juan de Pasto Nariño, desde la óptica operativa, que
influye en el departamento de contabilidad?
¿cuál es el método más apropiado para la recopilación de información que se
necesita en la elaboración del diagnóstico sobre el proceso contable, que influye
en el departamento de contabilidad de la Industria Cafetera de Nariño S.A.S., de
San Juan de Pasto Nariño?
¿Qué tipo de diagnóstico es necesario para el mejoramiento en el área de
contabilidad y cuál sería su impacto en la Industria Cafetera de Nariño S.A.S., de
20
San Juan de Pasto Nariño?
¿Bajo qué parámetros es conveniente construir la propuesta del diagnóstico de
manera que se pueda aplicar satisfactoriamente en el objeto de estudio?

1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.5.1. Objetivo General

DISEÑAR UN SISTEMA ESTANDARIZADO DEL PROCESO CONTABLE

CONFORME A LA NORMA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001
DE 2015 PARA LA INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO SAS PARA EL AÑO
2019 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN DE PASTO

1.5.2 Objetivos Específicos

Realizar un diagnóstico de calidad al manejo actual que el proceso contable de la

industria cafetera de Nariño S.A.S., está desarrollando.

Determinar los problemas del proceso contable que no permiten el cabal

cumplimiento de parámetros de calidad asociados a las funciones realizadas por
los colaboradores del proceso de contabilidad; así como también identificar
aquellos procedimientos que no se encuentran adheridos a parámetros de
calidad.

Plantear la correcta asignación de las funciones y los parámetros sobre los cuales
los colaboradores del área de contabilidad ejercerán sus labores.

Proponer el modelo estándar de contabilidad por procedimientos, para la Industria

Cafetera de Nariño S.A.S., conforme a la norma de calidad ISO 9001 versión
2015.

1.6 JUSTIFICACIÓN

La Industria Cafetera de Nariño S.A.S. está comprometida con el crecimiento y

desarrollo de la región, propendiendo su propio incremento de valor tanto como
marca así como también financieramente; siendo el proceso contable pilar
fundamental dentro del aseguramiento de la información y control de las
actividades correlacionadas con ventas, producción e inclusive administración, por
tal motivo se precisa urgente una estandarización de procesos contables para
optimizar sus funciones, tiempos y procedimientos.

Es necesario agregar, que las empresas deben garantizar la calidad de sus

servicios y productos; siendo esto, un claro reflejo de una adecuada estructura
21
organizacional y funcional interna, en consecuencia se busca por medio de un
proceso contable estandarizado, optimizar las actividades conforme a la norma
del sistema de gestión de calidad ISO 9001 de 2015, en la Industria Cafetera de
Nariño S.A.S., enfocándose hacia un esquema de seguridad, que permita un
crecimiento de la gestión contable, mejorando así el desempeño de los
colaboradores que finalmente arrojará seguridad, claridad y exactitud en la
información.

Para el Programa de Contaduría Pública, como un área de formación de la

Universidad de Nariño, en relación con el perfil profesional y en concordancia con
la misión de la Universidad, establece la importancia, de que, sus profesionales
tengan la capacidad propositiva frente a las problemáticas relacionadas con las
áreas: contable, de control, financiera y empresarial, ya que el perfil del Contador
Publico de la Universidad de Nariño no dice que será un profesional integral con
fundamentos éticos y espíritu crítico, con visión gerencial, competente en el
control, gestión gerencial y sistemas de información en las organizaciones
públicas y privadas; es por esto que en el ejercicio de la práctica laboral mediante
el desarrollo de las actividades propuestas por la Jefe del Departamento de
Contabilidad se procuró mejoramiento continuo a las mismas, hecho que significó
una oportunidad laboral dentro del mismo lo que a día de hoy genera bases
suficientes para el desarrollo de esta investigación toda vez que se cuenta con el
conocimiento de causa en todas y cada una de las actividades que componen los
procedimientos que finalmente completan el proceso contable, razón por la cual
se propende el correcto manejo de la información del Proceso Contable de la
Industria Cafetera de Nariño S.A.S. dentro de la búsqueda del mejoramiento
continuo y desarrollo de la misma.

Por ello, el Contador público conforme a la Ley 43 de 1990 debe garantizar la

fiabilidad de la información, es decir dar fe pública y generar confianza en cada
una de sus acciones desarrolladas. Siendo un profesional integro, con aptitud e
independencia mental, está en la capacidad de generar propuestas que
contribuyan al mejoramiento de los sistemas de control en las empresas.

Por lo tanto, y con base a los conocimientos adquiridos como profesionales de

contaduría surge el compromiso de buscar alternativas de solución a la diversas
problemáticas como lo son el mal manejo contable en determinadas actividades
como por ejemplo, la causación de liquidaciones laborales, manejo de nómina,
entre otros, todo esto derivado de la alta rotación del personal la cual genera que
cada colaborador desarrolle sus actividades a su manera, y con su tiempo, lo cual
por lo general desencadena en errores contables, errores de procedimiento,
errores de forma e inclusive de comunicación ya que también cabe aclarar la
capacitación no es óptima puesto que cuando se realiza se hace según las
necesidades del momento o sobre la marcha, razón por la cual el colaborador no
tiene una hoja de ruta (instructivo de procesos y procedimientos) directamente
22
asignada, puntualmente esto desencadenó en errores por ejemplo de causación
de nómina de empleados, mal registro de la conciliación bancaria, un mayor
tiempo de rotación de cartera y atraso en demás actividades de información a
entes de control tales como los medios magnéticos y declaración de renta, por lo
cual se propone una estandarización del proceso contable en la Industria Cafetera
de Nariño S.A.S., buscando que la gestión realizada tenga un enfoque de
procesos definidos, llevando a proteger los recursos y patrimonio de la Industria,
generando un flujo eficiente de la información, evitando la duplicidad de las
acciones, mejorando el desempeño administrativo y contable, parámetros que
hasta el momento según la experiencia que brinda trabajar al interior del
Departamento de Contabilidad no se evidencian.

Con el diseño de estandarización del proceso contable conforme a la norma de

gestión de calidad ISO 9001 de 2015, se busca mejorar el adecuado
funcionamiento contable, permitiendo la creación de estrategias direccionadas a
mitigar los posibles errores e irregularidades presentadas por falta de formalidad y
organización en el desarrollo de procesos, procedimientos, y políticas que sean
identificadas por todos los miembros de la empresa.

La importancia del diseño de estandarización del proceso contable conforme a la

norma de gestión de calidad ISO 9001 de 2015 en la empresa INCAFEN S.A.S,
es garantizar el mejoramiento de las actividades establecidas en los procesos y
procedimientos ejecutados por los funcionarios del área de contabilidad, puesto
que es una empresa competitiva y de gran magnitud financiera en el mercado
actual, se reflejaran errores e inconsistencias que afectan dicho proceso, por tal
motivo con el presente trabajo se quiere analizar la incidencia que el mal reparto
de actividades, la falta de un proceso claramente trazado y mecanismos efectivos
del manejo de la información contable tiene en el Proceso Contable, observando
la situación actual y razonando sobre las posibles ventajas que estas
propenderían a partir de este diseño en pro del fortalecimiento del Proceso
Contable mediante un sistema de gestión de calidad.

“el sistema de información contable denominado también área, sección,

departamento, división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa
en la cual se desarrollan procesos y actividades especiales por la cual, agrupa a
personas, recursos con la función de manejar la información que generan sus
transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar
información de carácter contable-financiero que sea confiable y útil, de manera
que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para
las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones”.3

3DELGADILLO R. Diego. El sistema de la Información Contable. Fundamentos y

marco de referencia para su administración. Santiago de Cali – Colombia.
23
Finalmente destacar que con una adecuada gestión de políticas de calidad en la
empresa INCAFEN SAS, se concebirá un resultado efectivo en las actividades
contables, minimizando satisfactoriamente las irregularidades y errores en el
desarrollo de los procedimientos, con el fin de contribuir positivamente en la
aplicación de los procesos contables que toda empresa debería ejecutar.

1.7 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El estudio se realizará en la empresa INCAFEN SAS, de la ciudad de San Juan

de Pasto, esencialmente en el área de contabilidad, en cuanto a los procesos
contables, con el propósito de sensibilizar a la administración de la empresa sobre
la importancia de poseer un sistema estandarizado del proceso contable que
aporte de manera sistemática en el desarrollo de las actividades establecidas,
para mejorar el desempeño en el mercado y alcanzar un desarrollo sostenible.

24
 2. MARCOS REFERENCIALES

2.1 MARCO CONTEXTUAL.

2.1.1 Reseña Histórica:

Todo se remonta al año de 1.959 cuando el Señor Segundo Alfredo Romo funda
la empresa Café Puro, ubicando sus instalaciones en inmediaciones de la
Avenida Chile y la Avenida Idema de la ciudad de San Juan de Pasto,
posteriormente en el año de 1.969 la empresa cambia de razón social pasando de
Café Puro a denominarse Industria Cafetera De Nariño, constituyéndose como
una Sociedad Limitada, siendo conocida por sus siglas “INCAFEN LTDA”,
finalmente en el año cambia de constitución pasando de ser una Sociedad
Limitada a una Sociedad Simplificada por Acciones, cambiando así sus siglas y
siendo conocida actualmente como “INCAFEN S.A.S.”.

Hablando de su ubicación Geográfica inicialmente sus instalaciones estaban

ubicadas en predios que mediaban entre la Avenida Idema y la Avenida Chile, en
el año de 1.986 construyen sus instalaciones en nuevos terrenos adquiridos en el
Km 7 Vía Panamericana Sur – Catambuco.
Construcción entre la Avenida Idema y la Avenida Chile.

Fuente: Google Maps4

Construcción en el Km 7 Vía Panamericana Sur – Catambuco.

4Google, Google Maps, [Consultado: 15 de octubre de 2018]. Disponible en Internet: Google Maps.
https://cutt.ly/6wF5f1T

25
Fuente: Morasurco Café Puro5

Actualmente La Industria Cafetera de Nariño S.A.S. cuenta con capital netamente

privado proveniente de sus 6 socios inicialmente hermanos, posteriormente al
fallecimiento de uno de ellos su aporte pasa a manos de sus herederos, se dedica
a la producción y comercialización de café, tanto molido como tostado, además de
sus líneas especiales e instantáneas a nivel departamental y Nacional. También
ejerce como comercializadora de Cigarrillo y Aguardiente Nariño dentro de los
límites del departamento de Nariño. Su representante legal es Néstor Alfredo
Delgado Romo en cabeza de la misma.

INCAFEN S.A.S. es una empresa constituida familiarmente como mencionamos

anteriormente con capital netamente privado, conformada por El Señor Gerente,
su suplente y la Junta de socios conformada por seis miembros.(ANEXO A)
Su capital autorizado es de $ 990.990.000, representados en 6.006 acciones con
un valor nominal de $ 165.000 cada una y un Capital Suscrito de $ 344.850.000,
representados en 2090 acciones.

La empresa se encuentra registrada según escritura pública Número. 1168 del 31

de Julio de 1.969 Notaría Primera de Pasto, inscrita en la Cámara de Comercio de
Pasto el 10 de marzo de 1992 con matrícula Numero 553. (ANEXO B)
Mediante acta 95 del 7 junio de 2011, es transformada de Sociedad Limitada en
Sociedad por Acciones Simplificada.

Según estados financieros del año 2017, por poseer activos superiores a 5.000
salarios mínimos vigentes y sus ingresos superiores a 3.000 salarios mínimos
vigentes, se encuentra obligada a tener Revisor Fiscal, en este caso el
Especialista Darwin Insuasty.

Según testimonio del Gerente General el Objeto Social de INCAFEN S.A.S. es en

5INCAFEN.SAS, [Consultado: 15 de octubre de 2018]. Disponible en Internet: Morasurco Café

Puro http://morasurcocafepuro.com.co/images/carrusel9.jpg

26
particular el comercio interior y exterior del café, tostión, procesamiento,
industrialización, venta y promoción del café; comercialización, promoción y venta
de cigarrillos así como también la comercialización, promoción y venta de
Aguardiente.

MISIÓN
En INCAFEN SAS. “Somos una empresa procesadora y comercializadora de café
tostado, molido y/o sus derivados, abasteciendo con productos de calidad al
mercado regional y nacional; utilizando la tecnología adecuada y el talento
humano competente para satisfacer las expectativas de nuestros consumidores y
clientes. Estamos comprometidos con el crecimiento y la rentabilidad de la
empresa y propiciamos desarrollo social a la comunidad.”

VISIÓN
“Para el año 2018 consolidarnos líderes en el mercado regional, incrementar la
participación en el mercado nacional e incursionar en el mercado internacional
optimizando la calidad del café tostado, molido y/o sus derivados con nuevas
tecnologías y personal competente cualificado.”

INCAFEN S.A.S. está conformado por cinco departamentos. (ANEXO C)

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION Y CONTROL DE CALIDAD

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
DEPARTAMENTO DE VENTAS Y MERCADEO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE GESTION DE CALIDAD
Para conformar un equipo de trabajo de alrededor de ciento diez empleados en
total.

2.1.2 Entorno De Investigación:

San Juan de Pasto es la capital del Departamento de Nariño, está ubicado en el

centro oriente del departamento, al sur occidente de Colombia, El Departamento
de Nariño limita al norte con el Departamento del Cauca, al este con el
Departamento del Putumayo al sur con la Republica del Ecuador y al oeste con el
Océano Pacifico6.
La extensión territorial de Pasto es de 1.194 kilómetros, lo cual constituye el
3.58% de la extensión total del departamento de Nariño. Dista de la capital de la
República en 759 kilómetros y está ubicada a 2490 metros sobre el nivel del mar,

6ALCALDIA DE PASTO, Corregimientos. [En línea] (Revisada 22

abril 2018). Disponible en internet
http://www.pasto.gov.co/index.php/nuestro-municipio

27
en el Valle de Atriz al pie del volcán Galeras, con una temperatura promedio de 8
y 12 grados centígrados, 4 pisos térmicos y con promedio de clima frio. Limita al
norte con La Florida, Chachagüí y Buesaco, por el sur con el Departamento de
Putumayo y Funes, por el oriente con Buesaco y el Departamento de Putumayo y
por el occidente con Tangua, Consacá y La Florida. Su altura sobre el nivel del
mar es de 2.559 metros, la temperatura media es de 14 grados centígrados, su
área es de 1.181 kilómetros cuadrados y su precipitación media anual es de 700
milímetros. Los corregimientos que lo rodean son: El Encano, La Laguna, Nariño,
Catambuco, las inspecciones de policía de Anganoy, Bajo Casanare, Buesaquillo,
Cujacal, Mapachico, Obonuco, Mocondino, Santa Bárbara, Motilón, Santa Rosa7.

San Juan de Pasto cuenta con aproximadamente 456.000 habitantes para el

2018, es conocida como “La Ciudad Sorpresa”, conocida Nacionalmente también
por su amplio desarrollo cultural y religioso con dos muestras como por ejemplo el
Carnaval de Negros y Blancos declarado Patrimonio Cultural Inmaterial de la
Humanidad por el comité de la UNESCO a partir del 30 de septiembre de 2009, y
también las liturgias organizadas durante semana santa y todo tipo de
celebraciones religiosas que son de tradición a celebrarse por dichas fechas,
reluciendo los más de 20 templos religiosos en la ciudad por lo cual también es
conocida como “La Capital Teológica de Colombia”.
Según estadísticas del DANE en el municipio el 11,1% de los establecimientos se
dedica a la industria; el 56,0% a comercio; el 28,9% a servicios y el 4,1% a otra
actividad8.

En las zonas urbanas, las principales actividades económicas son la industria de

comercio y servicios, con algunas pequeñas y micro empresas, de las cuales
aproximadamente el 50% son de fabricación artesanal.
La economía de San Juan de Pasto se basa principalmente, en el sector urbano
en son el comercio, los servicios y la industria, destacándose el procesamiento de
alimentos y bebidas, las artesanías como talla en madera, barnices, muebles y
cerámicas.

Por otra parte, el sector rural depende de la agricultura y la ganadería, siendo los
principales productos la papa con 1.400 Ha, maíz 1.250 Ha, fique 799 Ha, cebolla
junca 630 Ha, trigo 500 Ha, fríjol 80 Ha; en el sector ganadero 13.990 cabezas de
ganado bovino, de las cuales 8.107 producen 72.936 litros de leche diarios. En el

7http://artesaniasdecolombia.com.co/Documentos/Contenido/29786_tamo_de_pa
sto_investigacion,_propuesta_y_aplicacion.pdf

8 DANE. Censo General Pasto Nariño. [En línea] (Revisada 20

abril 2018). Documento Pdf. Disponible en internet:
http://www.dane.gov.co/files/censo2005/PERFIL_PDF_CG2005/52001T7T000.P
DF

28
campo minero Pasto produce un promedio de 70.26 onzas de oro anuales. La
industria en el municipio es incipiente, está dedicada a la producción harinera,
trilla de café, confección en cuero y talla de madera. La construcción ha registrado
un gran incremento en los últimos años9.

Por otro lado político-administrativamente se divide en 12 comunas y 17

corregimientos, INCAFEN S.A.S. Se encuentra Ubicada en territorios
pertenecientes al corregimiento de Catambuco.

Tabla 1 Corregimientos de San Juan de Pasto

CORREGIMIENTOS DE SAN JUAN DE PASTO

1 CATAMBUCO
2 GUALMATÁN
3 GENOY
4 MAPACHICO
5 OBONUCO
6 SANTA BÁRBARA
7 LA LAGUNA
8 BUESAQUILLO
9 MORASURCO
10 LA CALDERA
11 EL ENCANO
12 CABRERA
13 SAN FERNANDO
14 MOCONDINO
15 JAMONDINO
16 JONGOVITO
17 EL SOCORRO

FUENTE:http://www.pasto.gov.co/index.php/20-nuestra-entidad/62-corregimientos

Catambuco originalmente fue fundado en 1816 por Alonzo Carrillo, bajo el poder
de la Audiencia de Quito, posteriormente mediante el acuerdo 06 del 21 de
Diciembre de 1935. El consejo municipal de Pasto eligió a Catambuco
corregimiento, independizándose de esta región las veredas de Obonuco, Santa

9(Cortés Forero, y otros, Investigación sobre artesanías en el departamento de

Nariño: informe general preliminar, 2003).

29
Bárbara, Gualmatan y Jongovito, que actualmente son corregimientos, no
obstante, esta emancipación conocida, Catambuco tiene la misma
preponderancia local y topográfica.
El corregimiento de Catambuco está ubicado a 8 Kilómetros de San Juan de
Pasto, en el Valle de Catambuy, su temperatura oscila entre 11 °C y 13 ° C, con
una población de aproximadamente 9.500 habitantes.

Limita al norte con la Ciudad de San Juan de Pasto, al sur con el Municipio de
Tangua, al este con la Vereda Jamundino y Corregimiento de Santa Bárbara, al
Oeste con los corregimientos de Jongovito y Gualmatan, atravesado de nororiente
a suroccidente por la carretera panamericana que comunica la municipio de Pasto
con el sur del departamento de Nariño y el Hermano País del Ecuador.
Las Tierras de este corregimiento se caracterizan por ser ocupadas para la
agricultura y ganaderías, de características muy particulares y especiales
conocidas como altiplano de Pasto.

Catambuco fue un resguardo Indígena de la Etnia Quillacinga, se distinguía por su

producción en cultivos y ganado, actualmente se conserva alguno de estos
legados, sobre todo en la parte productiva10.

Catambuco gracias a su fértil tierra brinda la mayor producción de vegetales para

la ciudad y cuenta con infraestructura de restaurantes especializados en la
comida regional como el cuy y el frito pastuso. Se celebran dos fiestas principales,
una el 12 de diciembre en conmemoración al milagro de la aparición de la imagen
de la Santísima Virgen de Guadalupe en México en el año de 1.531; la otra
celebración es el 20 de enero, en la cual los habitantes de Catambuco expresan a
la Santísima Virgen de Guadalupe el cumplimiento que hicieron en el año de
1.834, cuando le juraron celebrarle una misa cada año11.

En el apartado Empresarial Catambuco ve cómo crece la población comercial

dentro de sus límites, empresas como INCAFEN S.A.S., Lácteos Andinos, Mas
Fruta, Cuyquer, Maquinagro, se han posicionado en estos predios, lo cual sin
duda activa la economía de este corregimiento uno de los más importantes de la
Ciudad de Pasto.

10CATAMBUCO, Historia Catambuco. [En línea] (Revisada 21 abril

2018). Disponible en internet
http://wdrammstein.blogspot.com/2011/11/historia-de-catambuco.html
10 http://wdrammstein.blogspot.com/2011/11/historia-de-catambuco.html
11CORREGIMIENTO DE CATAMBUCO. Localización. [En línea]
(Revisada 19 abril 2018). Disponible en internet
http://fiestaspatronalespasto.blogspot.com/2013/02/corregimeinto-de-
catambuco.html

30
2.2 MARCO TEORICO.

Los crecientes cambios del mercado actual y un ambiente altamente competitivo

obligan a las empresas a adaptarse continuamente al cambio y adoptar
mecanismos útiles para ayudar a mantener su vigencia en el mercado, en
consecuencia el presente trabajo tiene como objeto de estudio la problemática en
el desarrollo de los procesos contables de la empresa, por tal motivo es muy
necesario para las organizaciones establecer sistemas de gestión de calidad con
el fin de asegurar el crecimiento y la evolución de la mismas, los sistemas de
gestión de la calidad proporciona la infraestructura, procedimientos, procesos y
recursos necesarios para ayudar a las organizaciones a controlar y mejorar su
rendimiento y conducirles hacia la eficiencia, servicio al cliente y excelencia en el
producto.

En primer lugar es importante definir el sistema como un conjunto de entidades

que presentan ciertos atributos que tienen una relación en sí y están unidas por
un mismo ambiente cumpliendo cierto objetivo.
Partiendo de los principios de sistemas podemos iniciar un análisis practico sobre
lo que realmente se evidencia con los sistemas de información contable teniendo
en cuenta que se encuentra atado a la práctica contable, a la información en sí y
que teniendo en cuenta la definición de la teoría de los sistemas son temáticas
enlazadas que interactúan para obtener así un eje temático de investigación o
estudio.

De igual manera los sistemas de información contable están definidos como:

“un conjunto de procesos sistémicos interrelacionados por medio del cual se

desarrollan actividades especiales que requiere la concurrencia de personas,
recursos, conocimientos con la función de manejar la información que generan
sus transacciones, actividades y hechos de los sistemas de información contable
y su relación con las herramientas tecnológicas y económicas, a fin de producir y
revelar información de carácter contable-financiero que sea confiable y útil de
manera que los responsables de la administración la dispongan oportunamente
para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones”12.

Como se mencionó anteriormente, dentro del sistema de información contable

interactúan diferentes áreas de una entidad partiendo del propósito contable de la
misma, obteniendo datos, información o registros que permiten la toma de
decisiones, planteando estrategias de tal manera que se pueda cumplir con los
objetivos propuestos por la administración.

Por otra parte el proceso contable se define como un conjunto de etapas que se

12 DELGADILLO R. Diego. El sistema de la Información Contable.

31
concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y
las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la
situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de
recursos de una entidad contable pública en particular.

Teniendo en cuenta que el presente trabajo se centrara en la presentación de un

modelo de estandarización en el proceso contable conforme a la norma ISO 9001,
es necesario comprender los siguientes conceptos y procesos.

Principios de la gestión de la calidad.

Esta NI se basa en los principios de la gestión de la calidad descritos en la Norma

ISO 9000. Las descripciones incluyen una declaración de cada principio, una base
racional de por qué el principio es importante para la organización, algunos
ejemplos de los beneficios asociados con el principio y ejemplos de acciones
típicas para mejorar el desempeño de la organización cuando se aplique el
principio.

Los principios de la gestión de la calidad son:

● enfoque a procesos;
● liderazgo;
● compromiso de las personas;
● enfoque al cliente;
● mejora;
● toma de decisiones basada en la evidencia;
● gestión de las relaciones.

Enfoque a Procesos. Según lo establecido en la Norma ISO 9001 Sistemas de

Gestión de la Calidad de 2015, esta norma internacional promueve la adopción de
un enfoque a procesos al desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un
SGC, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los
requisitos del cliente, la comprensión y gestión de los procesos interrelacionados
como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro
de sus resultados previstos. Este enfoque permite a la empresa controlar las
interrelaciones e independencias entre los procesos del sistema, de modo que se
pueda mejorar el desempeño global de la organización.

De conformidad con lo dispuesto en dicha norma, el SGC “se expresara de

acuerdo con la política de calidad y la dirección estratégica de la organización.
Mediante el cual la gestión de los procesos y el sistema en su conjunto, puede
alcanzarse utilizando el ciclo PHVA, elaboración y aplicación de técnicas de
dirección, verificación y evaluación, de manuales de funciones y procedimientos,
con un enfoque global de pensamiento basado en riesgos dirigido a aprovechar
32
oportunidades y prevenir resultados no deseados”13. Por lo tanto es importante el
análisis del proceso contable actual de la Industria Cafetera de Nariño S.A.S. con
el fin de proponer el modelo estándar de contabilidad por procesos adecuado a
las necesidades en el área administrativa y contable que contribuya en el logro de
sus objetivos empresariales, de tal manera que los procesos y procedimientos
desarrollados por la empresa se ajusten a la normatividad vigente

El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión
de la calidad de tipo táctico y está constituido por el plan de organización, la
asignación de deberes y responsabilidades, el sistema de información financiero y
de todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos, promover la
eficiencia, obtener información financiera confiable, segura y oportuna, lograr la
comunicación de políticas administrativas, estimular y evaluar el cumplimiento de
estas últimas.14

Teniendo en cuenta lo anteriormente citado cabe resaltar que el control interno es

un proceso de suma importancia para las organizaciones que compiten en el
mercado actual, de tal manera que la implementación de este sistema es
necesaria para el desarrollo de las actividades establecidas en las empresas, en
este orden de ideas según el sistema COSO define el control interno como un
proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otro
personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación
con el logro de los objetivos de la organización. Tales objetivos son; eficacia y
eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera,
cumplimiento de normas y obligaciones, y salvaguarda de activos. El proceso de
control interno lo separa en cinco componentes: ambiente de control, valoración
de riesgos, actividades de control, información y comunicación y monitoreo15.

Ambiente de Control: La esencia de cualquier negocio es su personal, sus

cualidades individuales, y el ambiente en que operan. La entidad debe propiciar el
ambiente para que cada uno de sus colaboradores se sienta comprometido con la
misión de la entidad y desarrolle sus funciones de manera eficiente y apropiada.

Valoración de Riesgos: La entidad debe ser consiente de los riesgos y

enfrentarlos. Debe señalar objetivos para cada una de las áreas de la empresa,
de tal forman que la organización opere de manera integrada y coherente,
además establecer mecanismos que le permitan identificar y administrar los
riesgos.

13Pág. 3 Norma ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad, año 2015

14Normas de Auditoria, universidad del cauca. 2003
15 MANTILLA, Samuel. Auditoria de Control Interno. 3ª ed. Bogotá: Eco
Ediciones, 2013. Pág. 17.
33
Los riegos pueden provenir tanto de fuentes externas como internas, un sistema
de control interno busca en la mayoría de los casos subsanar los riegos
inherentes a cada tipo de empresa, que tengan relación con la forma en que
desarrolla sus operaciones, de igual manera busca enmendar riesgos que se
originan por fuentes externas a la entidad que no es posible controlar, pero una
adecuada valoración de riesgos puede mitigar los efectos negativos de la
ocurrencia de estos eventos.

Actividades de Control: La organización debe establecer políticas y

procedimientos que le permitan a la administración llevar a cabo un seguimiento
de la realización efectiva de las actividades establecidas para administrar los
riesgos.

Información y Comunicación: Están interrelacionados, ayudan al personal de la

entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para administrar y
controlar sus operaciones, en toda organización es de vital importancia una
comunicación integral y efectiva de forma horizontal en cada una de las áreas de
la empresa, puesto que las operaciones se desarrollan mediante una sinergia de
procesos encadenados, al presentarse inconsistencias en algún punto de esta
cadena puede ocasionar falencias en muchas otras áreas de la organización si
esto no se conoce oportunamente.

Monitoreo: Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario

hacer modificaciones, de esta manera el sistema puede reaccionar
dinámicamente cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen; puede ser
realizado por medio de actividades de monitoreo, evaluaciones separadas o
combinación de las dos.

Liderazgo y Compromiso. La alta dirección debe demostrar liderazgo y

compromiso con respecto al SGC:

a) asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la

eficacia del SGC;
b) asegurándose de que se establezcan la política de la calidad y los objetivos de
la calidad para el SGC, y que éstos sean compatibles con el contexto y la
dirección estratégica de la organización;
c) asegurándose de la integración de los requisitos del SGC dentro de los
procesos de negocio de la organización;
d) promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en
riesgos;
e) asegurándose de que los recursos necesarios para el SGC estén disponibles;
f) comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y de la
conformidad con los requisitos del SGC;
g) asegurándose que el SGC logre los resultados previstos;
34
h) comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la
eficacia del SGC;
i) promoviendo la mejora;
j) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo
en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad.

Enfoque al Cliente. La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con

respecto al enfoque al cliente asegurándose de que:

a) se determinan, se comprenden y se cumplen regularmente los requisitos del

cliente y los legales y reglamentarios aplicables;
b) se determinan y se consideran los riesgos y las oportunidades que pueden
afectar a la conformidad de los productos y servicios y la capacidad de aumentar
la satisfacción del cliente;
c) se mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente.

Mejora Continua. La organización debe determinar y seleccionar las

oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir
los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente. Éstas deben incluir:
a) mejorar los productos y servicios para cumplir los requisitos, así como
considerar las necesidades y expectativas futuras;
b) corregir, prevenir o reducir los efectos no deseados;
c) mejorar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Por esta razón la base de los procesos de mejora continua consiste en repetir
estos elementos en forma consecuente para retroalimentar y ajustar los logros
alcanzados a fin de no perder lo que ya ha sido obtenido. Por consiguiente hay
que tener en cuenta las siguientes consideraciones en los procesos de mejora
continua:

A. Asegurar que se producen avances y no retrocesos en la implantación. Cada

proyecto de mejora que se plantee debe estar acorde con los recursos
disponibles para que sea realizable.
B. La búsqueda de la calidad y la excelencia no son fines en sí mismos, sino que
son medios que permiten a las empresas tener cada día una posición más
exitosa.
C. La mejora continua se debe establecer como política, por lo que se deberán
construir las estrategias para implantarla.

2.2.1 Antecedentes.

Para la presente investigación se ha consultado los siguientes trabajos de grado:

DISEÑO DE MANUALES DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

35
CONTABLES, PARA LA EMPRESA FRIGOR COSTILLA AHUMADA EN LA
CIUDAD DE SAN JUAN DE PASTO.

Universidad: Universidad Mariana

Autores: Yuri Beatriz Benavides Coral, Sandra Viviana Ordoñez, Deicy Del
Rosario Pérez Moreno.

Año: 2017

Objetivo general: Diseñar un manual de procesos y procedimientos contables

para la empresa FRIGOR COSTILLA AHUMADA que sirva como base para la
optimización del área de contabilidad y finanzas.

Objetivos específicos:

Realizar un diagnóstico en el área contable que identifique sus fortalezas y

debilidades.
Diseñar un organigrama que permita conocer la estructura de la empresa.
Definir las funciones y responsabilidades para los cargos del área contable.
Elaboración de manual de procesos y procedimientos del área contable y
financiera y los respectivos diagramas de flujo.

Conclusiones: Determinando las funciones por cargo a desempeñar será factible

dar responsabilidades las cuales involucran las tareas a realizar para que así
exista un orden y compromiso para cumplir con las ocupaciones asignadas.
Elaborando el manual de procesos y procedimientos del área contable y
financiera y los respectivos diagramas de flujo, sabremos que funciones debe
adquirir cada miembro que interviene en la empresa involucrando las labores a
desempeñar, las responsabilidades que le compete a cada empleado del área a
su responsabilidad, interviniendo factores indispensables para el buen manejo
funcionamiento de la empresa FRIGOR COSTILLA AHUMADA.

Aportes: Como se puede observar en la investigación aquí citada, se evidencia

que se presentan problemas similares a los presentado en INCAFEN S.A.S., pues
al carecer de una estructura contable bien definida, con sus funciones delimitadas
y responsabilidades claramente asignadas, existe el riesgo como lo mencionan de
fuga de información, además de retrasos en la misma. Lo cual contribuye a la
hora de estructurar los procesos contables.

DISEÑO DE UN PLAN DE REESTRUCTURACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

PARA LA CONSTRUCTORA RUMIPAMBA S.A.S. AÑO 2017.

36
Universidad: Universidad Mariana

Autores: María Camila Ibarra Burbano, John Esteban Ramos Mallama

Año: 2018

Objetivo general: Diseñar un plan de reestructuración contable y financiera para

la constructora Rumipamba S.A.S para el año 2017.

Objetivos específicos:

Realizar un diagnóstico financiero de la CONSTRUCTORA RUMIPAMBA S.A.S.

Analizar la norma contable y financiera aplicable a la empresa de acuerdo a su
clasificación.
Presentar un plan de mejora contable y financiero que permita actualizar la
información.

Conclusiones: se puede evidenciar que las deficiencias que se presentan en la

empresa se deben a que no cuentan con las suficientes herramientas no solo
contables sino de programación estratégica, que permitan a través de la
aplicación de las NIIF para PYMES que es una inversión de tiempo, recursos
humanos y dinero alcanzar el desarrollo y optimización de sus recursos.

Aportes: Como se menciona en esta investigación, las consecuencias de no

tener una estructura contable y financiera genera confusión al momento de
presentar la información, la cual puede conllevar a una mala toma de decisiones
por parte de los usuarios, por lo cual aporta a la reestructuración del proceso
contable en INCAFEN S.A.S. desde el punto de vista financiero, enfocado a la
gerencia.

NORMA INTERNACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD EN LAS FIRMAS DE

AUDITORÍA DE LA CIUDAD DE PASTO.

Universidad: Universidad Mariana

Autores: Fernanda Cristina Arteaga Delgado, Diana Galindrez Arteaga, Johanna

Milena Navarrete Pistala,

Año: 2018

Objetivo general: Determinar la aplicación de la norma internacional de control

de calidad en las firmas de auditoría de la ciudad de Pasto.

Objetivos específicos:
37
Realizar un diagnóstico de la situación actual de las firmas de auditoría en San
Juan Pasto.
Identificar cuáles de las firmas de auditoría aplica las normas de control de
calidad.
Analizar si la aplicación de las normas de control de calidad es desarrollada de
acuerdo con lo establecido en el estándar internacional de control de calidad.
Diseñar una guía estratégica para la aplicación efectiva de norma internacional de
control de calidad en las firmas de auditoría.

Conclusiones: El estudio permite ultimar la necesidad de avanzar en aspectos

de control de calidad que involucre políticas y procedimientos referentes a:
requerimientos éticos aplicable; aceptación y continuidad de las relaciones con los
clientes y encargos específicos; recursos humanos; realización de los encargos;
revisión del control de calidad; seguimiento, y; documentación, para mejorar el
servicio prestado y la promoción del interés público, aspectos que se encuentran
detallados en la guía anexa a la presente investigación.

Aportes: Como aporte a la presente investigación se tiene el fin de implementar

la calidad a los procesos de auditoría, en nuestro caso, como tal al proceso
contable en aras del aseguramiento de la información, así como también su
correcto manejo y cumplimiento.

DISEÑO DEL PROCESO CONTABLE PARA LA EMPRESA DANIEL MOTOS,

DE LA CIUDAD DE PASTO, DEPARTAMENTO DE NARIÑO

Universidad: Institución Universitaria CESMAG

Autores: Jenny Yolanda Cabrera Narváez, Deicy Chamorro Tovar, Diana Liseth
Ortega Guerrero.

Año: 2017

Objetivo general: Diseñar los procesos contables para la Empresa DANIEL

MOTOS, de la ciudad de Pasto, departamento de Nariño.

Objetivos específicos:

Realizar un diagnóstico general de la empresa tanto a nivel interno como externo.

Realizar un análisis matricial con el fin de determinar estrategias viables para la
empresa
Definir el plan de acción organizacional que debe desarrollar la empresa para
alcanzar sus objetivos propuestos.
Estructurar los procesos contables que adelanta la empresa DANIEL MOTOS
38
Conclusiones: Implementando el sistema contable y el manual de procesos y
procedimientos se tendrá un mayor control sobre las operaciones y registros
contables con el propósito de tener información veraz para la toma de decisiones.
Los beneficios que obtendrá la empresa con la inclusión de estos procesos y
procedimientos, son de gran beneficio ya que esto garantiza operaciones seguras,
información oportuna, responsabilidad por parte de sus empleados y
competitividad debido a la calidad de sus funciones.

Aportes: DANIEL MOTOS, al no contar con un proceso contable establecido, con

sus funciones correctamente asignadas sino más bien al ejercer las funciones
contables de forma empírica e intuitiva, corre muchos riesgos a la hora de
registrar la información contable y presentación de informes, así como demoras
en la realización de la misma, es justamente lo que se pretende evitar en
INCAFEN S.A.S. guardando claramente las diferencias en el tamaño de
información que maneja una y otra empresa, es por esto que nos basamos en ella
con el fin de aprovechar el manual de funciones diseñado en ella..

2.3 MARCO LEGAL.

Para el estudio de la presente investigación se tuvo como base fundamental la

siguiente normatividad.

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA:

Primero que todo tenemos como norma de normas y sobre la cual nos regimos en
principio nuestra constitución, la carta magna en la cual se consagran todos los
derechos, deberes y responsabilidades de todos los colombianos y todos aquellos
quienes se encuentren dentro del territorio nacional, en ella se plasman todos los
lineamientos con diversos enfoques, como cultura, deportes, religión, medio
ambiente, derecho así como también economía, que es básicamente en lo cual
nos vamos a basar en esta investigación.

A continuación relacionamos los artículos sobre los cuales regiremos la misma.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la

comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El
ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica
responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las
leyes.

ART 333: La actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los
límites del bien común. Para su ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos ni
39
requisitos, sin autorización de la ley. La libre competencia económica es un
derecho de todos que supone responsabilidades. La empresa, como base del
desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones. El Estado fortalecerá
las organizaciones solidarias y estimulará el desarrollo empresarial. El Estado, por
mandato de la ley, impedirá que se obstruya o se restrinja la libertad económica y
evitará o controlará cualquier abuso que personas o empresas hagan de su
posición dominante en el mercado nacional. La ley delimitará el alcance de la
libertad económica cuando así lo exijan el interés social, el ambiente y el
patrimonio cultural de la Nación16.

Por otro lado, tenemos la ley de transición a NIIF, la ley que regula los principios y
normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento aceptadas en
Colombia, así como también señalan a las autoridades competentes, el
procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de
vigilar su cumplimiento.

Consiste en la convergencia del estándar de contabilidad a los estándares de alta

calidad reconocidos internacionalmente. Pasando así del manejo de la
contabilidad reglamentada mediante Decreto 2649 de 1993 a estos nuevos
estándares internacionales regulados por la ley en mención.

LEY NO.1314 DEL 13 JULIO 2009

Ley de la cual relacionamos los siguientes artículos.

ARTÍCULO 2°: La presente Ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas
que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligadas a llevar
contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas
encargadas de la preparación de estados financieros y otra información
financiera, de su promulgación y aseguramiento.

ARTÍCULO 3°. Para los propósitos de esta ley, se entiende por normas de
contabilidad y de información financiera el sistema compuesto por postulados,
principios, limitaciones, conceptos, normas técnicas generales, normas técnicas
específicas, normas técnicas especiales, normas técnicas sobre revelaciones,
normas técnicas sobre registros y libros, interpretaciones y guías, que permiten
identificar, medir, clasificar, reconocer, interpretar, analizar, evaluar e informar, las
operaciones económicas de un ente, de forma clara y completa, relevante, digna
de crédito y comparable.

Parágrafo. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados

16 Constitución política de Colombia.

40
de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente con su forma
legal.

ARTÍCULO 5°: De las normas de aseguramiento de información. Para los

propósitos de esta Ley, se entiende por normas de aseguramiento de información
el sistema compuesto por principios, conceptos, técnicas, interpretaciones y
guías, que regulan las calidades personales, el comportamiento, la ejecución del
trabajo y los informes de un trabajo de aseguramiento de información. Tales
normas se componen de normas éticas, normas de control de calidad de los
trabajos, normas de auditoria de información financiera histórica, normas de
revisión de información financiera histórica y normas de aseguramiento de
información distinta de la anterior17.

DECRETO 2420 DE 2015

TITULO 2

RÉGIMEN REGLAMENTARIO NORMATIVO PARA LOS PREPARADORES DE

INFORMACIÓN FINANCIERA QUE CONFORMAN EL GRUPO 2

Artículo 1.1.2.1. Ámbito de Aplicación.

Entidades que no cumplan con los requisitos del artículo 1.1.1.1. Del presente
decreto y sus modificaciones o adiciones, ni con los requisitos del Capítulo 1 del
marco técnico normativo de información financiera ANEXO C del presente
decreto.

…Entidades que no estén en los numerales anteriores, que cuenten con una
planta de personal mayor a 200 trabajadores o con activos totales superiores a
30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV)18…

Parágrafo 1°.
Se consideran estados financieros individuales, aquellos que cumplen con los
requerimientos de las Secciones 3 a 7 de la NIIF para las Pymes, normas
establecidas en el ANEXO B del presente decreto, y presentados por una entidad
que no tiene inversiones en las cuales tenga la condición de asociada, negocio
conjunto o controladora.

Artículo 1.1.2.4. Permanencia.

Los preparadores de información financiera que hagan parte del Grupo 2 en

17 Ley 1314 de 2009.

18 artículo 1.1.1.1 decreto 2420 de 2015.

41
función del cumplimiento de las condiciones establecidas por el presente título,
deberán permanecer en dicho grupo durante un término no inferior a tres (3) años,
contados a partir de su estado de situación financiera de apertura19.

ISO 9001 2015

La adopción de un sistema de gestión de la calidad es una decisión estratégica
para una organización que le puede ayudar a mejorar su desempeño global y
proporcionar una base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible.

Los beneficios potenciales para una organización de implementar un sistema de

gestión de la calidad basado en esta Norma internacional son:

a) la capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que

satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;

b) facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente;

c) abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos;

d) la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión

de la calidad especificados;

Esta Norma Internacional puede ser utilizada por partes internas y externas.

Los requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados en esta Norma

Internacional son complementarios a los requisitos para los productos y servicios.

Esta Norma Internacional emplea el enfoque a procesos, que incorpora el ciclo

Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos.

El enfoque a procesos permite a una organización planificar sus procesos y sus

interacciones.

El ciclo PHVA permite a una organización asegurarse de que sus procesos

cuenten con recursos y se gestionen adecuadamente, y que las oportunidades de
mejora se determinen y se actúe en consecuencia.

El pensamiento basado en riesgos permite a una organización determinar los

factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de la
calidad se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha controles
preventivos para minimizar los efectos negativos y maximizar el uso de las

19 Decreto 2420 de 2015.

42
oportunidades a medida que surjan20.

2.4 MARCO CONCEPTUAL.

ACTIVIDAD: Las personas colaboran en un proceso para llevar a cabo sus

actividades diarias. Algunas actividades están prescritas y dependen de la
comprensión de los objetivos de la organización, mientras otras no lo están y
reaccionan con estímulos externos para determinar su naturaleza y ejecución.
AMBIENTE DE TRABAJO: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el
trabajo.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada
a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto
cumple con los requisitos.
COMUNICACIÓN: La comunicación interna planificada y eficaz (es decir, en toda
la organización) y la externa (es decir, con las partes interesadas pertinentes)
fomenta el compromiso de las personas y aumenta la comprensión.
CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada al
cumplimiento de los requisitos de la calidad.
DESEMPEÑO: Resultado medible.
ESTANDARIZACIÓN: La estandarización es el proceso de ajustar o adaptar
características en un producto, servicio o procedimiento; con el objetivo de que
éstos se asemejen a un tipo, modelo o norma en común.
EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
GESTIÓN DE CALIDAD: Gestión referente a la Calidad La gestión de la calidad
puede incluir el establecimiento de políticas de la calidad y los objetivos de la
calidad y los procesos para lograr estos objetivos de la calidad a través de la
planificación de la calidad, el aseguramiento de la calidad, el control de la calidad
y la mejora de la calidad.
GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para mejorar el desempeño.
MEJORA DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada a
aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.
MEJORA: Actividad para mejorar el desempeño; La actividad puede ser
recurrente o puntual..
ORGANIZACIÓN: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones

20 ISO 9001 2015.

43
con responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos.
PARTE INTERESADA: Persona u organización que puede afectar, verse
afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
PERIODO CONTABLE: Los resultados de las operaciones efectuadas por un
negocio se resumen y presentan a los dueños, al final de un periodo determinado
que se conoce como periodo contable.
PERSONAS: Las personas son recursos esenciales para la organización El
desempeño de la organización depende de cómo se comportan las personas
dentro del sistema en el que trabajan.
PLAN DE LA CALIDAD: Especificación de los procedimientos y recursos
asociados a aplicar, cuándo deben aplicarse y quién debe aplicarlos a un objeto
específico.
PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada a
establecer los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos
operativos necesarios y de los recursos relacionados para lograr los objetivos de
la calidad
PROCEDIMIENTO: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un
proceso.
PROCESO CONTABLE: El proceso contable es el ciclo mediante el cual las
transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de
los Estados Financieros.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las
entradas para proporcionar un resultado previsto. Los procesos tienen actividades
interrelacionadas con entradas que generan salidas.
PRODUCTO: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a
cabo ninguna transacción entre la organización y el cliente.
PROVEEDOR: Organización que proporciona un producto o un servicio.
RIESGO: Efecto de la incertidumbre, donde n efecto es una desviación de lo
esperado, ya sea positivo o negativo y por su parte incertidumbre es el estado,
incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o
conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad.
SALIDA: Resultado de un proceso.
SERVICIO: Salida de una organización con al menos una actividad,
necesariamente llevada a cabo entre la organización y el cliente.
SISTEMA DE GESTIÓN:: Conjunto de elementos de una organización
interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos
para lograr estos objetivos.
SISTEMA: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan.
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Parte de un Sistema de Gestión
44
relacionada con Calidad
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización
de un objeto.

45
 3. ASPECTOS METODOLÓGICOS

3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

3.1.1 Enfoque de la investigación.

El trabajo de investigación tiene un enfoque cuantitativo, porque persigue la

descripción exacta de lo que ocurre en la realidad social, para ello se apoya en
técnicas estadísticas y el análisis estadístico de datos secundarios, lo importante
es obtener conocimientos más objetivos que permitan su análisis, organización y
control de datos o de información contable, con el fin de obtener resultados de
carácter cuantitativos que ofrezcan una orientación y una ayuda para la entidad.

El término cuantitativo implica un énfasis en los procesos y en la realidad

construida a través de la información recolectada.

3.1.2 Paradigma de la investigación.

Se analiza el planteamiento del problema desde lo cuantitativo; midiendo el

proceso contable, utilizando diferentes datos y brindando una visión más amplia
del tema a investigar, considerando causas y efectos, hacia la obtención de un
mayor entendimiento sobre el tema objeto de estudio de la ESTANDARIZACION
DEL PROCESO CONTABLE CONFORME A LA NORMA DEL SISTEMA DE
GESTION DE CALIDAD ISO 9001 DE 2015, PARA LA INDUSTRIA CAFETERA
DE NARIÑO S.A.S.

3.1.3 Tipo de investigación.

El tipo de investigación es descriptiva, según Hernández Sampieri los estudios

descriptivos consisten en “describir fenómenos, situaciones, contextos y sucesos;
esto es, detallar cómo son y se manifiestan. Este tipo de estudio busca especificar
las propiedades, características, y los perfiles de personas, grupos, comunidades,
procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis” 21. Este
modelo de investigación permite analizar todos los componentes principales de la
situación real de la problemática sobre el proceso contable, generada por la
INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO S.A.S, en lo relacionado con la aplicación
de la norma del sistema de gestión de calidad.

3.1.4 Método de la investigación.

21HERNANDEZ, Roberto. Metodología de la investigación. 6ta edición. México: Ciudad de

México, 2014. 600p

46
El método de la investigación es deductivo ya que se logran obtener conclusiones
generales a partir de la información recolectada.

3.1.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos.

En la presente investigación se utilizarán fuentes de información primaria y

secundaria.

3.1.5.1 Fuente Primaria.

Se realiza el levantamiento de la información del manejo del proceso contable,

mediante la aplicación de la herramienta auto diagnóstico del sistema de gestión
de la calidad en base a la norma internacional ISO 9001 versión 2015.

3.1.5.2 Fuente Secundaria.

Con respecto a la recolección de información secundaria se tomarán los datos de

libros, tesis e internet.

3.1.6 Población y muestra:

3.1.6.1 Población.

Es la administración la que está a cargo de la dirección de la empresa y el

departamento contable.

3.1.6.2 Muestra.

La muestra será el 100% de la población a abordar.

47
 4. RECURSOS
4.1 PRESUPUESTO.
(Ver ANEXO ZZ)
4.2 CRONOGRAMA.
(Ver ANEXO AAA)

48
 5. DESARROLLO DEL ESTUDIO

5.1 DIAGNÓSTICO DEL MANEJO ACTUAL DEL PROCESO CONTABLE DE LA

INDUSTRIA CAFETERA DE NARIÑO S.A.S.

Realizar un diagnóstico de calidad al manejo actual que el proceso contable de la

industria cafetera de Nariño S.A.S., está desarrollando. Tarea desarrollada a partir
de la aplicación de la herramienta: Autodiagnóstico de Sistema de Gestión de
Calidad en base a la norma internacional ISO 9001 versión 2015, evaluando las
dependencias, procedimientos y actividades, realizadas al interior del proceso
contable y su interacción con la empresa.

5.1.1 Aplicación de la herramienta de diagnóstico.

Se logra conocer el manejo actual del proceso contable al evaluar de forma

cuantitativa el cumplimiento de los parámetros, establecidos en la norma ISO
9001:2015, referentes a la gestión de calidad; para ello hacemos uso de la
información brindada por los responsables y colaboradores de los procesos
gerencial, contabilidad y gestión de calidad, de la Industria Cafetera de Nariño. La
herramienta de diagnóstico se presenta con todas las especificaciones de sus
resultados en el ANEXO D.

5.1.2 Resultados diagnóstico.

Los resultados del diagnóstico se presentan en la Tabla 2, en forma de porcentaje
de cumplimiento respecto a los numerales aplicables de la norma ISO 9001:2015,
donde se expone el porcentaje especifico que el proceso de contabilidad lograba
alcanzar, para cada uno de los numerales mencionados, en el momento de la
realización del diagnóstico; igualmente se expone el Grafico 1 donde se realiza la
interpretación grafica de dichos resultados.

Tabla 2 Recopilación resultado diagnostico ISO 9001:2015

Porcentaje de
Numeral Nombre
cumplimiento
4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 28%
5 LIDERAZGO 42%
PLANIFICACIÓN PARA EL SISTEMA DE
6 8%
GESTIÓN DE LA CALIDAD
7 SOPORTE 59%
8 OPERACIÓN 38%
9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 15%
10 MEJORA 6%
Fuente: Este estudio
49
Gráfico 1 Recopilación resultado diagnostico ISO 9001:2015

Fuente: Este estudio

En la exposición de los resultados se contemplan dos consideraciones

importantes:

- Los numerales que no aplicaban al proceso contable, debido a la naturaleza de

las actividades realizadas en este proceso, se establecieron dentro de la
herramienta bajo la valoración “NO APLICA”, con el fin de no alterar el resultado
del porcentaje de cumplimiento.
- Se considera al proceso contable como una organización y se evalúa los
elementos pertinentes bajo esta pauta para establecer el cumplimiento de su
gestión enfocada hacia la calidad de su servicio.

Se determina que en términos generales el proceso contable presenta un bajo

porcentaje de cumplimiento con respecto a los parámetros de gestión de calidad
de la norma ISO 9001, presentando un valor máximo de 59% para los
requerimientos de soporte y un valor mínimo de 6% para los requerimientos de
mejora continua. Los demás requisitos: contexto organizacional, liderazgo,
planificación, operación y evaluación, presentan porcentaje de cumplimiento
menor al 43%, lo cual permite establecer la necesidad de intervenir directamente
sobre las actividades del proceso contable para establecer de forma adecuada
50
métodos que permitan dar un mayor cumplimiento a dichos requerimientos de la
norma ISO 9001, con el fin de mejorar su gestión de procesos con criterios de
gestión de calidad.

Considerando que ninguno de los criterios evaluados logra alcanzar un valor de

cumplimiento de al menos 60%, se deben aplicar métodos con respecto a la
totalidad de dichos criterios; adicionalmente la metodología de intervención
considera iniciar dicha aplicación de forma estructurada en la misma forma de
consecución de la norma, para lo cual se determinará la implementación
empezando por el numeral 4: “Contexto de la organización” y posteriormente por
los numerales consecutivos a fin de desarrollar de manera organizada la
implementación de metodologías acorde a la gestión de calidad para el proceso
contable.

A continuación se exponen los resultados específicos obtenidos del diagnóstico

para cada uno de los numerales y requisitos evaluados de la norma ISO 9001 en
el proceso contable:

5.1.2.1 Contexto de la organización.

Los resultados del diagnóstico referentes al contexto organizacional se presentan

en el Gráfico 2, exponiendo el porcentaje de cumplimiento respecto a los sub-
numerales aplicables de la norma ISO 9001:2015 para el numeral 4 “Contexto de
la organización”. Dicho gráfico expone el porcentaje específico que el proceso de
contabilidad lograba dar consecución para cada uno de los sub-numerales
mencionados en el momento de la realización del diagnóstico.

51
Gráfico 2 Resultado contexto de la organización

Fuente: Este estudio

En la exposición del resultado se logra evidenciar el bajo cumplimiento del

proceso contable, referente a la contextualización que tiene respecto a sus
cuestiones internas y externas, logrando alcanzar únicamente un porcentaje de
cumplimiento total del numeral del 28%. En el parámetro de contextualización se
evalúan cuatro componentes específicos a los cuales de igual manera el proceso
da cumplimiento en un bajo porcentaje, los valores específicos se presentan en la
Tabla 3.

Tabla 3 Resultado contexto de la organización

Porcentaje de
Numeral Nombre
cumplimiento
Conocimiento de la organización y de su
4.1 50%
contexto
Comprensión de las necesidades y
4.2 33%
expectativas de las partes interesadas
Determinación del alcance del sistema de
4.3 17%
gestión de calidad
4.4 Sistema de Gestión Calidad y sus Procesos 10%
Cumplimiento promedio 28%
Fuente: Este estudio
52
Se presenta un valor máximo de 50% para los requerimientos de “Conocimiento
de la organización y de su contexto” y un valor mínimo de 10% para los
requerimientos de “Sistema de Gestión Calidad y sus Procesos”; los demás
requisitos presentan porcentaje de cumplimiento menor al 34%, lo cual permite
establecer que el proceso contable carece de una contextualización propia del
proceso como lo requiere la norma ISO 9001. Principalmente se destaca como su
mayor debilidad en este aspecto el incumplimiento de la determinación de los
procesos necesarios para la aplicación de la gestión de la calidad a través de la
organización. Consecuencialmente, en este aspecto particular se interpreta y
considera el incumplimiento para el proceso contable, dado por la carencia de la
determinación de los procedimientos para la aplicación de la gestión de la calidad.

5.1.2.2 Liderazgo.

Los resultados del diagnóstico referentes al liderazgo organizacional se presentan

en forma gráfica, exponiendo el porcentaje de cumplimiento respecto a los sub-
numerales aplicables de la norma ISO 9001:2015 para el numeral 5 “Liderazgo”,
en el Grafico 3, el cual expone el porcentaje especifico que el proceso de
contabilidad lograba alcanzar para cada uno de los sub-numerales mencionados
en el momento de la realización del diagnóstico.

Gráfico 3 Resultado liderazgo

Fuente: Este estudio

53
En la exposición del resultado se logra evidenciar el bajo cumplimiento del
proceso contable referente al liderazgo organizacional del proceso, logrando
alcanzar únicamente un porcentaje de cumplimiento total del numeral del 42%. En
el parámetro de liderazgo se evalúan cuatro componentes específicos a los
cuales el proceso da cumplimiento moderadamente, los valores específicos se
presentan en la Tabla 4.

Tabla 4 Resultado liderazgo

Porcentaje de
Numeral Nombre
cumplimiento
5.1 Liderazgo y compromiso 55%
5.1.2 Enfoque al cliente 63%
5.2 Política de la Calidad 0%
Roles, responsabilidades y autoridades en
5.3 50%
la organización
Cumplimiento promedio 42%
Fuente: Este estudio

Se presenta un valor máximo de 63% para los requerimientos de “Enfoque al

cliente” y un valor mínimo de 0% para los requerimientos de “Política de Calidad”;
los demás requisitos presentan porcentaje de cumplimiento menor al 56%, lo cual
permite establecer que el proceso contable mantiene un cumplimiento medio de
este requerimiento, pero la carencia de política de calidad genera una disminución
en el cumplimiento promedio significativa. Principalmente se destaca como su
mayor debilidad en este aspecto el incumplimiento de la determinación de política
de calidad. En este aspecto particular se interpreta y considera el incumplimiento
para el proceso contable, en la carencia de la determinación de política de calidad
como compromiso por parte de la dirección del proceso.

5.1.2.3 Planificación.

Los resultados del diagnóstico referentes a la planificación organizacional se

presentan en el Grafico 4, exponiendo el porcentaje de cumplimiento respecto a
los sub-numerales aplicables de la norma ISO 9001:2015 para el numeral 6
“Planificación”. De forma gráfica se expone el porcentaje específico que el
proceso de contabilidad lograba dar cumplimiento a cada uno de los sub-
numerales mencionados en el momento de la realización del diagnóstico.

54
Gráfico 4 Resultado planificación

Fuente: Este estudio

En la exposición del resultado se logra evidenciar el bajo cumplimiento del

proceso contable referente a la planificación que tiene respecto a sus
procedimientos internos y sus metas, logrando alcanzar únicamente un porcentaje
de cumplimiento total del numeral del 8%. En el parámetro de contextualización
se evalúan tres componentes específicos a los cuales de igual manera el proceso
da cumplimiento en un bajo porcentaje, los valores específicos se presentan en la
Tabla 5.

Tabla 5 Resultado planificación

Porcentaje de
Numeral Nombre
cumplimiento
Acciones para tratar riesgos y
6.1 38%
oportunidades
Objetivos de la calidad y planificación para
6.2 0%
lograrlos
6.3 Planificación de los cambios 0%
Cumplimiento promedio 8%
Fuente: Este estudio

Se presenta un valor máximo de 38% para los requerimientos de “Acciones para

55
tratar riesgos y oportunidades” y un valor mínimo de 0% para los requerimientos
de “Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos”, y “Planificación de los
cambios”; lo cual permite establecer que el proceso contable carece de una
planificación estructurada propia del proceso como lo requiere la norma ISO 9001.
Principalmente se destaca como su mayor debilidad en este aspecto el
incumplimiento de la determinación de los objetivos y la planificación de los
cambios. En este aspecto particular se interpreta y considera el incumplimiento
para el proceso contable, la carencia de objetivos bien definidos para el proceso y
la falta de planificación para el control de los cambios en el proceso.

5.1.2.4 Soporte.

Los resultados del diagnóstico referentes al soporte para lograr la correcta y

eficiente actividad de la organización se presentan en forma gráfica, exponiendo
el porcentaje de cumplimiento respecto a los sub-numerales aplicables de la
norma ISO 9001:2015 para el numeral 7 “Soporte” o “Apoyo”, en el Grafico 5, el
cual expone el porcentaje especifico que el proceso de contabilidad lograba dar
consecución para cada uno de los sub-numerales mencionados en el momento de
la realización del diagnóstico.

Gráfico 5 Resultado soporte

Fuente: Este estudio

En la exposición del resultado se logra evidenciar el cumplimiento del proceso

contable referente a los diferentes recursos de los cuales la organización hace
56
uso como soporte de su actividad de servicio, logrando alcanzar un porcentaje de
cumplimiento total del numeral del 59%; cabe destacar que en este criterio el
proceso contable logra alcanzar su mayor cumplimiento. En el parámetro de
soporte se evalúan diez componentes específicos a los cuales el proceso da
cumplimiento moderadamente, los valores específicos se presentan en la Tabla 6.

Tabla 6 Resultado soporte

Porcentaje de
Numeral Nombre
cumplimiento
7.1 Recursos
83%
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Personas 100%
7.1.3 Infraestructura 100%
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 100%
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 33%
7.1.6 Conocimientos organizativos 67%
7.2 Competencia 63%
7.3 Toma de conciencia 0%
7.4 Comunicación 50%
7.5 Información documentada 25%
Cumplimiento promedio 59%
Fuente: Este estudio

Se presenta un valor máximo de 100% para los requerimientos de “Personas”,

“Infraestructura” y “Ambiente para la operación de los procesos”, y un valor
mínimo de 0% para los requerimientos de “Toma de conciencia”; los demás
requisitos presentan porcentaje de cumplimiento entre 25% y 83%, lo cual permite
establecer que el proceso contable cuanta con algunos recursos de apoyo que
soportan la actividad de servicio del proceso, sin embrago carece de brindar el
soporte total propio del proceso como lo requiere la norma ISO 9001;
principalmente se destaca como su mayor debilidad en este aspecto el
incumplimiento de la toma de conciencia. En este aspecto particular se interpreta
y considera que el incumplimiento para el proceso contable viene dado por la
carencia de acciones enfocadas en generar una toma de conciencia, referente a
elementos específicos, para las personas que realizan el trabajo bajo el control
del proceso contable.

57
5.1.2.5 Operación.

Los resultados del diagnóstico referentes a la operación de la organización se

presentan en forma gráfica, exponiendo el porcentaje de cumplimiento respecto a
los sub-numerales aplicables de la norma ISO 9001:2015 para el numeral 8
“Operación”, en el Grafico 6, el cual expone el porcentaje especifico que el
proceso de contabilidad lograba dar consecución, para cada uno de los sub-
numerales mencionados, en el momento de la realización del diagnóstico.

Gráfico 6 Resultado operación

Fuente: Este estudio

En la exposición del resultado se logra evidenciar el bajo cumplimiento del

proceso contable, referente a la operación propia del proceso para el
cumplimiento del servicio considerando criterios de gestión de calidad, logrando
alcanzar únicamente un porcentaje de cumplimiento total del numeral del 38%. En
el parámetro de operación se evalúan seis componentes específicos a los cuales
de igual manera el proceso da cumplimiento en un bajo porcentaje; cabe destacar
que se evalúan seis de los siete criterios que especifica la norma considerando
que se exceptúa la aplicación del requisito asociado al numeral 8.3 “Diseño y
desarrollo de los productos y servicios” debido a que el propósito actual del
proceso no contempla desarrollo de nuevos servicios; los valores específicos se
presentan en la Tabla 7.

58
Tabla 7 Resultado operación

Porcentaje de
Numeral Nombre
cumplimiento
8.1 Planificación y control operacional 38%
Determinación de los requisitos para los
8.2 40%
productos y servicios
Control de los productos y servicios
8.4 21%
suministrados
8.5 Producción y prestación del servicio 33%
8.6 Liberación de los productos y servicios 100%
Control de los elementos de salida del
8.7 proceso, los productos y los servicios no 0%
conformes
Cumplimiento promedio 38%
Fuente: Este estudio

Se presenta un valor máximo de 100% para los requerimientos de “Liberación de

los productos y servicios”, y un valor mínimo de 0% para los requerimientos de
“Control de los elementos de salida del proceso, los productos y los servicios no
conformes”; los demás requisitos presentan porcentaje de cumplimiento menor al
41%, lo cual permite establecer que el proceso contable carece de una adecuada
determinación de su operación y de la aplicación de los controles
correspondientes propios del proceso como lo requiere la norma ISO 9001;
principalmente se destaca como su mayor debilidad en este aspecto el
incumplimiento del aseguramiento de los elementos de salida del proceso y los
servicios que no sean conformes con los requisitos. En este aspecto particular se
interpreta y considera el incumplimiento para el proceso contable, la carencia de
identificación y control para prevenir el uso o entrega intencional de elementos al
interior o por fuera del proceso contable.

5.1.2.6 Evaluación del desempeño.

Los resultados del diagnóstico referentes a la evaluación del desempeño de la

organización se presentan en forma gráfica, exponiendo el porcentaje de
cumplimiento respecto a los sub-numerales aplicables de la norma ISO 9001:2015
para el numeral 9 “Evaluación del desempeño”, en el Grafico 7, el cual expone el
porcentaje especifico que el proceso de contabilidad lograba dar consecución,
para cada uno de los sub-numerales mencionados, en el momento de la
realización del diagnóstico.

59
Gráfico 7 Resultado evaluación del desempeño

Fuente: Este estudio

En la exposición del resultado se logra evidenciar el bajo cumplimiento del

proceso contable referente a la evaluación del desempeño, logrando alcanzar
únicamente un porcentaje de cumplimiento total del numeral del 15%. En el
parámetro de evaluación del desempeño se evalúan tres componentes
específicos a los cuales de igual manera el proceso da cumplimiento en un bajo
porcentaje, los valores específicos se presentan en la Tabla 8.

Tabla 8 Resultado evaluación del desempeño

Porcentaje de
Numeral Nombre
cumplimiento
Seguimiento, medición, análisis y
9.1 0%
evaluación
9.2 Auditoría interna 50%
9.3 Revisión por la dirección 4%
Cumplimiento promedio 15%
Fuente: Este estudio

Se presenta un valor máximo de 50% para los requerimientos de “Auditoria

Interna”, y un valor mínimo de 0% para los requerimientos de “Seguimiento,
medición, análisis y evaluación”; el requisito de “Revisión por la dirección”
presenta un porcentaje de cumplimiento del 4%, lo cual permite establecer que el
60
proceso contable carece de un seguimiento constante y la evaluación de
parámetros específicos del proceso como lo requiere la norma ISO 9001.
Principalmente se destaca como su mayor debilidad en este aspecto el
incumplimiento de la aplicación de seguimiento, medición, análisis y evaluación en
el proceso contable. En este aspecto particular se interpreta y considera el
incumplimiento para el proceso contable, dado por la carencia de la evaluación de
desempeño de la calidad y la eficacia del proceso.

5.1.2.7 Mejora.

Los resultados del diagnóstico referentes a la mejora de la organización se

presentan en forma gráfica, exponiendo el porcentaje de cumplimiento respecto a
los sub-numerales aplicables de la norma ISO 9001:2015 para el numeral 10
“Mejora”, en el Grafico 8, el cual expone el porcentaje especifico que el proceso
de contabilidad lograba alcanzar para cada uno de los sub-numerales
mencionados en el momento de la realización del diagnóstico.

Gráfico 8 Resultado mejora

Fuente: Este estudio

En la exposición del resultado se logra evidenciar el bajo cumplimiento del

proceso contable referente a la mejora del proceso, logrando alcanzar únicamente
un porcentaje de cumplimiento total del numeral del 6%; cabe destacar que en
este criterio el proceso contable alcanza el menor porcentaje de cumplimiento. En
61
el parámetro de mejora se evalúan tres componentes específicos a los cuales de
igual manera el proceso da cumplimiento en un bajo porcentaje, los valores
específicos se presentan en la Tabla 9.

Tabla 9 Resultado mejora

Porcentaje de
Numeral Nombre
cumplimiento
10.1 Generalidades 25%
10.2 No conformidad y acción correctiva 0%
10.3 Mejora continua 0%
Cumplimiento promedio 6%
Fuente: Este estudio

Se presenta un valor máximo de 25% para los requerimientos generales de

mejora y un valor mínimo de 0% para los requerimientos de “No conformidad y
acción correctiva” y “Mejora continua”; lo anterior permite establecer que el
proceso contable carece de acciones enfocadas a la mejora continua del proceso
como lo requiere la norma ISO 9001. Principalmente se destaca como su mayor
debilidad en este aspecto el incumplimiento de la aplicación control asociado a la
gestión de no conformidad y acciones correctivas y de mejora. En este aspecto
particular se interpreta y considera que el incumplimiento para el proceso
contable, se configura por la inexistencia de gestión para mejorar continuamente
la idoneidad, adecuación y eficacia del proceso.

5.2 DETERMINACION DE PROBLEMAS DEL PROCESO CONTABLE.

Determinar los problemas del proceso contable que no permiten el cabal

cumplimiento de parámetros de calidad asociados a las funciones realizadas por
los colaboradores del proceso de contabilidad; así como también identificar
aquellos procedimientos que no se encuentran adheridos a parámetros de
calidad. Tarea realizada al identificar los principales incumplimientos de
parámetros de gestión de calidad presentes en el proceso contable, las causas
del resultado obtenido y las consecuencias asociadas a los procedimientos
internos del proceso.

5.2.1 Contexto de la organización.

5.2.1.1 Conocimiento de la organización y de su contexto.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro al
demostrar un conocimiento general de los factores que influyen al proceso;
reconociendo como pueden verse afectadas sus actividades a razón de la
interacción con los factores mencionados. Sin embargo, dicho conocimiento solo
62
es percibido por parte del personal del proceso y no se mantiene documentado
para mantener un estándar claro de los factores de influencia, generando que no
puedan ser identificados y analizados correctamente.

5.2.1.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes

interesadas.
El proceso presenta un bajo cumplimiento de este parámetro al demostrar un
conocimiento general de las partes interesadas y los requisitos, principalmente
legales, que estas generan sobre el proceso. Sin embargo, dicho conocimiento
solo es percibido por parte del personal del proceso y no se realiza una correcta
identificación metodológica para realizarla de manera objetiva, adicionalmente
dicha identificación no se mantiene documentada por cuanto no es posible validar
la información ni realizar la planificación estratégica del proceso con base en los
requerimientos de dichas partes interesadas.

5.2.1.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de calidad.

El proceso presenta un bajo cumplimiento de este parámetro al demostrar
conocimiento del alcance de su proceso pero considerando únicamente las
responsabilidades asignadas desde la alta administración de la empresa y las
obligaciones legales correspondientes al proceso.
El conocimiento del alcance que demuestra el proceso no considera todos los
criterios mencionados en el requisito de la norma, tales como las cuestiones
internas y externas o los requisitos de todas las partes interesadas;
adicionalmente el alcance del proceso no se encuentra identificado en ninguna
documentación del proceso o de la empresa.

5.2.1.4 Sistema de Gestión Calidad y sus Procesos.

El proceso presenta un bajo cumplimiento de este parámetro; por una parte
mostrando conocimiento de los diversos procedimientos y actividades realizados
al interior del proceso, mediante los cuales da cumplimiento a sus
responsabilidades con la empresa, pero también este conocimiento es personal
de cada uno de los integrantes del proceso, no ha sido documentado y no
considera requisitos específicos acorde a los requisitos de las partes interesadas
y las necesidades propias del proceso los cuales son necesarios para una
adecuada identificación.

5.2.2 Liderazgo.

5.2.2.1 Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de la calidad.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro al
desempeñar correctamente algunos factores que requiere la norma, sin embargo
no cumple en su totalidad lo necesario para efectuar un buen liderazgo que se
aplique al proceso.
Se exponen a continuación los puntos más relevantes referentes al liderazgo del
63
proceso contable:

Cumplimiento:

• Se encuentra definida la figura de Jefe de Contabilidad, quien se responsabiliza

del desempeño general del proceso.
• Los procedimientos y las actividades desarrolladas en el proceso de
contabilidad están enfocados al cumplimiento de los requerimientos propios a este
proceso.
• La jefatura del proceso de contabilidad asegura la adquisición y disposición de
los recursos necesarios para la correcta operación del proceso.
• La jefatura del proceso de contabilidad asegura el cumplimiento de los
resultados generales del proceso de acuerdo a los requisitos establecidos para la
misma.
• La jefatura del proceso de contabilidad asegura la contribución de los
colaboradores del proceso, a través de la eficiente dirección y apoyo en la
ejecución de las actividades del proceso, de manera constante.
• La jefatura del proceso de contabilidad, a través del desempeño del proceso y
la disposición de los colaboradores, apoya los diferentes roles de la dirección de
la empresa en la ejecución de proyectos y actividades conjuntas.
• El proceso de contabilidad tiene conocimiento general de los requisitos del
cliente y dan cumplimiento a los mismos, particularmente a los reglamentarios de
ley.
• El direccionamiento del proceso de contabilidad está encaminado a cumplir de
manera eficiente sus procedimientos y actividades con el fin de brindar resultados
acordes a los requisitos de los clientes del proceso y los requisitos legales y
reglamentarios aplicables, al igual que mantiene esfuerzos enfocados en
aumentar la satisfacción de los clientes del proceso mediante el aumento de la
eficiencia en la consecución de los resultados esperados.

Incumplimiento:

• Los requisitos de cumplimiento del proceso contable no han sido determinados

mediante la aplicación de una metodología sistemática, ni han sido documentados
de forma que se permita evidenciarlos y generar un análisis y retroalimentación al
respecto.
• La jefatura del proceso contable no ha encaminado el esfuerzo del proceso al
establecimiento de política y objetivos de calidad de manera que sean
compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la empresa; por
consecuencia los colaboradores del proceso desconocen cualquier información
referente a la elaboración y contribución de sus cargos asociada a la planificación
estratégica del proceso y de la empresa.
• No se realiza una comunicación asertiva asociada a la importancia de una
gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos de gestión de calidad
64
específicos.
• El proceso carece de parámetros específicos que permitan evidenciar e
impulsar la mejora continua del proceso.
• El proceso no ha realizado una determinación de los riesgos y oportunidades
que pueden afectar a la conformidad del servicio y/o a los procesos y actividades
realizados al igual que a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente.

5.2.2.2 Política de la Calidad.

El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro puesto
que no se ha determinado una Política de Calidad, a raíz de desconocer la
importancia asociada a la misma y generando una carencia de enfatización de los
lineamientos de los procedimientos bajo un mismo compromiso de cumplimiento
que considere todos los criterios de alta significancia para el proceso adicional a
los requerimientos legales.

5.2.2.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro puesto
que se ha definido los roles de: Jefe de contabilidad y auxiliar de contabilidad,
especificando un orden de autoridad en dicha asignación de cargos; sin embargo
no se ha realizado una determinación específica para diferenciar las diferentes
dependencias al interior del proceso, dependencias que generan una
diferenciación significativa en las funciones, responsabilidades y roles asumidos
por los diferentes auxiliares contables.

5.2.3 Planificación.

5.2.3.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidades.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro puesto
que se tiene un conocimiento general de las cuestiones referidas en los
numerales 4.1 “Conocimiento de la organización y de su contexto” y 4.2
“Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas” de la
norma ISO 9001:2015, para realizar sus actividades en búsqueda de prevenir
resultados indeseados y lograr los resultados previstos. Sin embargo, no se ha
realizado una determinación sistemática de riesgos y oportunidades específicos
asociados a los numerales mencionados anteriormente; de igual manera no se ha
documentado ninguna de estas cuestiones, ni se ha hecho una socialización
estructurada de dicha información que permita cumplí con su propósito
correctamente; adicionalmente no se ha considerado la consecución de la mejora
continua ni de los riesgos y oportunidades asociados a esta.

Cabe destacar que a consecuencia de la falencia expuesta en el anterior párrafo,

el proceso no ha realizado la planificación de las acciones para dar tratamiento a
los riesgos y oportunidades que se puedan materializar.

65
5.2.3.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos.
El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro a pesar
de que tiene un conocimiento general del propósito del mismo y de las
obligaciones legales asociadas. En efecto: no ha definido objetivos específicos
propios de su gestión y de igual manera no han sido definidos métodos de control
internos, documentados, asociados a este propósito; de igual manera no se ha
realizado una socialización estructurada que permita mantener una evidencia de
la constitución de los objetivos del proceso.
El proceso, a causa de no definir los objetivos de calidad correspondientes a su
gestión, no ha realizado la determinación de los medios de control y el
seguimiento del cumplimiento de los mismos.

5.2.3.3 Planificación de los cambios.

El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro puesto
que no ha determinado ningún medio estructurado de control de cambios cuando
se requiera la ejecución de los mismos, aplicando la consideración de los
requisitos de planificación de dichos cambios.

5.2.4 Soporte.

5.2.4.1 Recursos / Generalidades.

El proceso presenta un alto cumplimiento de este parámetro al demostrar amplio
conocimiento de los recursos necesarios para el funcionamiento del proceso; de
igual manera el proceso cuenta con los recursos internos necesarios para su
correcto funcionamiento, considerando sus limitaciones y los requerimientos
necesarios de los proveedores externos para brindar dichos recursos. Sin
embargo, cabe destacar una falla al no documentar dichos recursos para su
control y posterior apoyo en la gestión de proveedores y determinación de
necesidades.

5.2.4.2 Personas.
El proceso presenta un alto cumplimiento de este parámetro al demostrar que
cuenta con el recurso humano necesario, considerando cantidad y capacidad,
para la operación de los procedimientos propios del proceso, de manera que
pueda cumplir con los resultados previstos.

5.2.4.3 Infraestructura.
El proceso presenta un alto cumplimiento de este parámetro al demostrar que
cuenta con la infraestructura, los recursos físicos y elementos de trabajo
necesarios para la operación de los procedimientos y actividades propios del
proceso, de manera que pueda cumplir con los resultados previstos.

5.2.4.4 Ambiente para la operación de los procesos.

El proceso presenta un alto cumplimiento de este parámetro al demostrar la
66
capacidad de proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de
los procedimientos, actividades y gestión de servicio propio del proceso, de
manera que puede cumplir con los resultados previstos.

5.2.4.5 Recursos de seguimiento y medición.

El proceso presenta un bajo cumplimiento de este parámetro; sin embargo se
realiza la observación de la no aplicabilidad de varios aspectos referentes del
mismo los cuales se mencionaran a continuación:

• El proceso hace uso de un software de contabilidad mediante el cual realiza la

recopilación de la información asociada a los procedimientos financieros de la
empresa; el mencionado software es adecuado a las necesidades de la empresa
y permite realizar seguimiento y medición de los parámetros requeridos.
• El software usado en el proceso de contabilidad no requiere verificación o
calibración, puesto que cuenta con un sistema de soporte brindado por el
proveedor, esto genera la no aplicabilidad de los requerimientos de elementos de
calibración o verificación externos.

5.2.4.6 Conocimientos organizativos.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro puesto
que los conocimientos adquiridos por la experiencia asociada a la organización,
necesarios para la operación de procedimientos, son adecuados y tendientes a
lograr la conformidad de los resultados brindados; sin embargo existe una falencia
significativa ya que el proceso no ha documentado dichos conocimientos de
manera que puedan estar a disposición de las partes interesadas y del personal
colaborador del proceso.

El proceso, cuando se presentan necesidades de cambio y tendencias, liderado

por la jefatura de contabilidad considera sus conocimientos actuales y accede de
manera oportuna a los conocimientos necesarios, principalmente en las
normativas pertinentes.

5.2.4.7 Competencia.
El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro al
desempeñar correctamente algunos factores que requiere la norma; sin embargo
no cumple en su totalidad lo necesario para especificar y mantener de la manera
más eficiente la competencia del personal asociado al proceso.
Se exponen a continuación los puntos más relevantes referentes a la competencia
del proceso contable:

• El proceso contable mantiene manuales de funciones, en donde se especifica

la competencia del personal (perfil de cargo) que requiere el personal para ser
parte del proceso. Estos perfiles están diseñados para los cargo jefe de
contabilidad y auxiliar contable, sin embargo existe una falla altamente
67
significativa que genera diversas problemáticas en la gestión del recurso humano
y consiste en que los manuales mencionados no están especificados para los
diferentes perfiles internos del proceso, considerando la diversidad de funciones,
responsabilidades y actividades a realizar por todo el personal colaborador de
contabilidad.
• El proceso contable toma acciones para adquirir las competencias específicas
cuando es necesario, esto a través de capacitaciones internas o externas, sin
embargo no aplica una evaluación de la eficacia de las mismas.
• En apoyo del proceso de gestión del recurso humano de la empresa se
conserva, conjuntamente con la hoja de vida de los colaboradores, las evidencias
documentadas de la competencia del personal a manera de certificaciones u otra
validación de la competencia.

5.2.4.8 Toma de conciencia.

El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro puesto
que no se cuenta con parámetros asociados a la gestión de calidad y por tal razón
no se han definido los criterios mencionados; consecuencialmente no se ha
llevado a cabo acciones enfocadas a la toma de conciencia.

5.2.4.9 Comunicación.
El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro al
demostrar un conocimiento general de la gestión de la comunicación, a manera
de un conocimiento pragmático, pero no se ha realizado una identificación y
determinación documentada que sea especifica con respecto a los criterios
mencionados en la norma ISO 9001:2015, referentes a esta temática.

5.2.4.10 Información documentada.

El proceso presenta un bajo cumplimiento de este parámetro puesto que incumple
con diversos requisitos especificados en la norma ISO 9001:2015. Se exponen a
continuación los puntos más relevantes referentes a la competencia del proceso
contable:

• El proceso contable no mantiene una documentación de la información

documentada requerida por la norma ISO 9001:2015.
• El proceso cuenta con información documentada en el ámbito de registros,
evidencia sus actividades y la gestión contable; sin embargo, dichos registros no
cuentan con una metodología propia de identificación y son distribuidos y
socializados al personal sin mantener una evidencia de dicha gestión.
• La información documentada del proceso está asociada principalmente a la
información del software contable: únicamente registros de la actividad del
proceso; sin embargo no se mantienen parámetros de identificación y creación de
información documentada propia del proceso ni se aplican los lineamientos de
codificación e identificación de la empresa.
• El proceso contable no ha identificado y no controla la información
68
documentada de origen externo necesaria para la planificación y operación del
proceso.

5.2.5 Operación.

5.2.5.1 Planificación y control operacional.

El proceso presenta un bajo cumplimiento de este parámetro puesto que se ha
determinado y se tiene conocimiento de los requisitos y condiciones de los
procedimientos y resultados que se generan a raíz de las actividades ejecutadas.
Sin embargo, no se mantiene una información documentada que evidencie esta
gestión de planificación y control; únicamente se cuenta con los registros del
software asociados directamente a los resultados de las actividades.
Dentro de la evaluación de este parámetro se destacan dos falencias
significativas del proceso contable:

• El proceso contable no genera control referente a los cambios, no aplica

revisión de las consecuencias de los cambios no previstos ni se toman acciones
específicas planeadas para mitigar los efectos adversos asociados a los cambios
mencionados.
• El proceso contable no realiza el control adecuado de los servicios contratados
externamente de acuerdo con las especificaciones de la norma ISO 9001:2015,
referente a la temática.

5.2.5.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios.

El proceso presenta un cumplimiento parcial de este parámetro puesto que no
cumple en su totalidad con diversos requisitos especificados en la norma ISO
9001:2015. Se exponen a continuación los puntos más relevantes referentes a la
determinación de los requisitos para los productos y servicios del proceso
contable:

Cumplimiento total:

• El proceso realiza la comunicación oportuna de las actividades relacionadas a

la contingencia de los errores que pueden generarse en la mala práctica de
acciones.
• El proceso implementa sus procedimientos y actividades, en base a los
requisitos legales establecidos.
• El proceso da cumplimiento a los requisitos legales considerando que dichos
requisitos son de obligatorio cumplimiento y definidos por un ente externo; el
proceso da oportuna aplicación de las actividades requeridas para determinar y
asociar las acciones requeridas por los mismos.
• El proceso implementa sus procedimientos y actividades en base a los
requisitos legales establecidos; adicionalmente considera los requisitos de los
clientes propios, referentes al tiempo y condiciones de entrega de información, los
69
cuales varían según las necesidades de los mismos.

Cumplimiento parcial:

• El proceso tiene un conocimiento general de la gestión de la comunicación, a

manera de un conocimiento pragmático; pero no se ha realizado una
determinación documentada y específica de los criterios necesarios para
especificarla como comunicación asertiva que brinde un correcto eficiente y
seguro flujo de información para el proceso.
• El proceso no ha determinado lineamientos o actividades específicas
encaminadas a obtener los puntos de vista y las percepciones de los clientes y
demás partes interesadas incluyendo quejas y sugerencias.
• El proceso no mantiene documentación propiedad de sus clientes.

5.2.5.3 Control de los productos y servicios suministrados externamente.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro puesto
que no cumple en su totalidad con diversos requisitos especificados en la norma
ISO 9001:2015. Se exponen a continuación los puntos más relevantes, referentes
al control de los productos y servicios suministrados externamente, del proceso
contable:

• El proceso contable cuenta con el principal servicio de software suministrado

por un proveedor externo, del cual se han determinado los requisitos necesarios
para su contratación, sin embargo no se mantiene documentación relacionada a
dicha determinación previa.
• El software brindado por proveedor externo se caracteriza por ser de uso diario,
se mantiene en permanente revisión y seguimiento; de esta manera se logra
detectar de manera oportuna cualquier situación que pueda afectar de manera
adversa a los procedimientos del proceso.
• El proceso no contrata servicios de tercerización; sin embargo sí mantiene
comunicación con el proveedor del software con el fin de mantener al tanto los
requisitos de la organización y el soporte técnico adecuado.
• El proceso contable presenta falencia al no realizar el procedimiento de
establecer y aplicar criterios, para la evaluación, la selección, el seguimiento del
desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su
capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios, de acuerdo con los
requisitos especificados.
• El proceso contable presenta falencia al no mantener la información
documentada adecuada de los resultados de las evaluaciones, el seguimiento del
desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, a causa de la carencia
de la aplicación de las actividades en cuestión.

5.2.5.4 Producción y prestación del servicio.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro puesto
70
que no cumple en su totalidad con diversos requisitos especificados en la norma
ISO 9001:2015. Se exponen a continuación los puntos más relevantes referentes
al control de la producción y la prestación del servicio del proceso contable:

Cumplimiento:

• El proceso cuenta con la disposición, de infraestructura y recurso humano,

necesaria para la correcta ejecución de sus actividades apoyada por el
seguimiento y control por parte de la empresa, mediante los procesos de
mantenimiento y recurso humano.
• El proceso, al aplicar la utilización de software contable, mantiene un sistema
que garantiza la trazabilidad de los procedimientos y que permite determinar la
gestión de la información de manera controlada. El proceso, al aplicar la
utilización de software contable, mantiene la preservación de la información en
medio digital de manera segura.
• El proceso mantiene constante retroalimentación con las diversas partes
interesadas, considerándose éstas como las procesos de la organización,
principalmente la gerencia, el proceso de ventas al interior de la organización y los
entes de regulación a nivel externo; de manera que se puede determinar
requisitos adicionales y la conformidad del servicio.
• El proceso implementa sus procedimientos y actividades en base a los
requisitos legales establecidos y realiza entrega de información y
retroalimentación con entes de control relacionados.

Incumplimiento:

• El proceso no aplica actividades posteriores a la realización de sus

procedimientos o entrega de información, diferentes a la retroalimentación con las
diversas partes interesadas.
• El proceso no mantiene documentación propiedad de los proveedores del
proceso.
• El proceso presenta incumplimiento al no implementar condiciones controladas
para la prestación del servicio, incluyendo actividades de entrega y posteriores a
la entrega de información directamente controladas mediante la aplicación de
información documentada y seguimiento.
• El proceso presenta incumplimiento al no realizar validación y revalidación
periódica de la capacidad para alcanzar los resultados planificados, cuándo las
salidas resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o
medición posteriores.
• El proceso presenta incumplimiento al no revisar y controlar los cambios no
planificados esenciales para la prestación del servicio, en la medida necesaria
para asegurarse de la conformidad continúa con los requisitos especificados.
• El proceso presenta incumplimiento al no mantener información documentada
que describa los resultados de la revisión de los cambios, el personal que autoriza
71
el cambio y de cualquier acción necesaria.

5.2.5.5 Liberación de los productos y servicios.

El proceso presenta un alto cumplimiento de este parámetro considerando que la
jefatura del proceso de contabilidad verifica la conformidad de la información
antes de que la misma pueda ser dispuesta a los entes de control u otra parte
interesada, de este modo se mantiene un criterio de liberación que necesita la
autorización de la jefatura citada.

5.2.5.6 Control de los elementos de salida del proceso, los productos y los
servicios no conformes.
El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro puesto
que no se realiza el aseguramiento de que los elementos de salida del proceso y
los servicios que no sean conformes con los requisitos se identifiquen y se
controlen para prevenir su uso o entrega no intencional; consecuente a esto el
proceso contable no genera acciones correctivas adecuadas basándose en la
naturaleza de la no conformidad y en su impacto sobre la conformidad de los
elementos de salida de información y los servicios; esto aplicado de igual forma al
servicio no conforme detectado durante la provisión del servicio.

5.2.6 Evaluación del desempeño.

5.2.6.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación.

El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro puesto
que no se realizan actividades que aseguren el seguimiento y medición de
manera que controles cuantificables se implementen de acuerdo con los
requisitos determinados; consecuentemente a esta falencia no se conserva
información documentada como evidencia de los resultados asociados.
De igual manera el proceso contable no realiza la evaluación del desempeño de la
calidad y la eficacia de su gestión.

5.2.6.2 Satisfacción del cliente.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro al
demostrar que se determina la satisfacción del cliente mediante la
retroalimentación permanente y la conformidad de los requisitos legales; sin
embargo, no se determina como cumplimiento total puesto que no se han
adoptado medidas referentes a la captación de los puntos de vista y opiniones.

5.2.6.3 Análisis y evaluación.

El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro puesto
que no se realiza análisis y evaluación de los datos y la información generada por
el proceso referente a du desempeño. Esto a causa de la carencia de actividades
de seguimiento y medición; cabe resaltar la carencia de indicadores de gestión en
el proceso que permitan el correcto análisis y evaluación de información en
72
cuestión.

5.2.6.4 Auditoría interna.

El proceso contable presenta un cumplimiento parcial de este parámetro puesto
que se realizan auditorias contables llevadas a cabo por revisor fiscal; sin
embargo, no se ejecutan auditorías a nivel interno ejecutadas por el personal
propio del proceso.

Con respecto al presente requerimiento el proceso presenta una falencia al no

implementar los esquemas requeridos por la norma en donde se estipula la
ejecución de las siguientes actividades:
“Planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de
auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los
requisitos de planificación y la elaboración de informes, que deben tener en
consideración los objetivos de la calidad, la importancia de los procesos
involucrados, la retroalimentación del cliente, los cambios que tengan un impacto
en la organización y los resultados de las auditorías previas.”

5.2.6.5 Revisión por la dirección.

El proceso presenta un bajo cumplimiento de este parámetro puesto que la alta
dirección de la empresa realiza una revisión general de la eficiencia y eficacia del
proceso, sin embargo a nivel interno no se realiza dicha gestión.

Con respecto al presente requerimiento el proceso presenta una falencia al no

implementar los esquemas requeridos por la norma en donde se estipula que la
revisión por la dirección debe planificarse y llevarse a cabo incluyendo diversas
consideraciones mencionadas específicamente en el numeral 9.3.2 de la norma
ISO 9001:2015, y de igual manera se deben generar elementos de salida de la
revisión por la dirección, las cuales deben incluir decisiones y acciones
relacionadas a los puntos tratados en la información de entrada.

5.2.7 Mejora.

5.2.7.1. Generalidades.
El proceso contable presenta un cumplimiento muy bajo de este parámetro al
expresar que se desarrollan actividades de mejora en sus procesos y por tanto en
sus resultados; sin embargo, no se genera documentación o evidencia de esta
aplicación, únicamente se cuenta con la percepción de los colaboradores del
proceso que generan pequeños cambios en las actividades por iniciativa propia
para agilizar algunas actividades del proceso.

5.2.7.2. No conformidad y acción correctiva.

El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro puesto
que no se conserva información documentada cuando ocurre una no conformidad
73
incluidas aquellas originadas por quejas; de igual manera no se conserva
evidencias del análisis de dichas no conformidades y de las acciones pertinentes
para darles tratamiento.

5.2.7.3. Mejora continua.

El proceso contable presenta un incumplimiento total de este parámetro puesto
que al carecer de parámetros de gestión de calidad y de cuantificación para la
evaluación el proceso no genera comparación de eficiencia del proceso; de igual
manera carece de evidencia de la mejora continua, la idoneidad, adecuación y
eficacia de la gestión de la calidad.

El proceso presenta dos falencias significativas de cumplimiento respecto a la

mejora:

• No considera los elementos de salida del análisis y la evaluación, y los

elementos de salida de la revisión por la dirección, para confirmar si hay procesos
de bajo desempeño u oportunidades que deben tratarse como parte de la mejora
continua.
• No selecciona ni utiliza herramientas o metodologías para la investigación de
las causas del bajo desempeño y de apoyo de la mejora continua.

5.3 PLANTEAMIENTO DE FUNCIONES PARA COLABORADORES DE

CONTABILIDAD.

Plantear la correcta asignación de las funciones y los parámetros sobre los cuales
los colaboradores del área de contabilidad ejercerán sus labores. Tarea realizada
al identificar el perfil especifico del cargo y las funciones asociadas a las
diferentes dependencias del proceso contable, así como las responsabilidades
específicas que los colaboradores deben corresponder a dichas dependencias,
diferenciándose claramente la asignación de cada auxiliar contable;
adicionalmente se especifican los lineamientos determinados para asegurar la
correcta selección, inducción capacitación y evaluación del personal.

5.3.1 Jefe de contabilidad.

5.3.1.1. Perfil del cargo.

Nivel Educativo:
Profesional en Contaduría Pública, con tarjeta profesional y especialista.

Conocimientos Específicos:
• Manejo de sistemas y programas contables.
• Manejo del régimen tributario.
• Manejo de Información Financiera.
74
• Manejo de NIIF.
• Amplios conocimientos de costos.

Habilidades Particulares:
• Compromiso
• Objetividad
• Tolerancia
• Confidencialidad
• Buena redacción
• Fluidez de Expresión
• Coordinación de Personal

Habilidades Generales:
• Planeación
• Organización
• Iniciativa
• Responsabilidad
• Trabajo en equipo
• Comunicación efectiva
• Disposición de Aprendizaje
• Orientación a la cultura de calidad

Experiencia:
Tres años (3) de experiencia relacionada con la naturaleza del cargo.

5.3.1.2. Funciones.

Funciones Periódicas:
• Revisar todos los comprobantes generados en la dependencia.
• Coordinar el proceso de contabilización de las cuentas por centros y sub
centros de costo.
• Efectuar un análisis de toda la documentación general de la dependencia.
• Programar las actividades de los auxiliares de contabilidad y resolver las
inquietudes.
• Analizar, interpretar y proyectar los estados financieros.
• Examinar libros y demás papeles de trabajo generados en la sección.
• Evaluar los resultados operacionales de las agencias (comprobantes
causados).
• Elaborar los estados financieros de la empresa.
• Elaborar y programar funciones y procedimientos especiales.
• Revisar pagos de Retención en la fuente, IVA y demás impuestos de ley.
• Presentación de informes mensuales a la gerencia.

75
• Elaborar el informe para revisión fiscal.
• Preparar informes para la Junta de Socios.
• Elaborar la declaración de renta.
• Elaborar informes a la DIAN, Superintendencia, Cámara de Comercio, y demás
instituciones que lo requieran.
• Procurar la venta del producto de la empresa, MORASURCO Café Puro.

Funciones Ocasionales:
• Determinar las necesidades de personal para el departamento y realizar
proceso de reclutamiento y selección al personal para el departamento a cargo.
• Programar capacitaciones de acuerdo a las necesidades de formación del
personal a su cargo.
• Las demás funciones inherentes al cargo y/o que le sean asignadas por el jefe
inmediato.

5.3.1.3. Responsabilidades.

• Supervisión De Personal: Los auxiliares de Contabilidad

• Información: Información que compete directamente a contabilidad, de la
Gerencia y de la Junta de Socios.
• Maquinaria Y Equipos: Computador, impresora, calculadora, fotocopiadora.
• Dinero, Títulos Valores: Es responsable del manejo y custodia de las cuentas
• Documentos: Documentos y soportes que se generan y pasan por su
dependencia para la revisión de Contabilidad.

5.3.2 Auxiliar contable dependencia BANCOS.

5.3.2.1. Perfil del cargo.

Nivel Educativo:
Técnico Profesional en Contabilidad o procesos administrativas, Estudiante de
Contaduría Pública de 5to semestre en adelante.

Conocimientos Específicos:
• Manejo de Cuentas Contables
• Manejo de sistemas
• Manejo de Excel Intermedio
• Manejo de SIIGO
• Manejo de demás herramientas ofimáticas

Habilidades Particulares:
• Compromiso
• Objetividad
76
• Tolerancia
• Confidencialidad
• Buena redacción
• Fluidez de Expresión
• Puntualidad

Habilidades Generales:
• Planeación
• Organización
• Iniciativa
• Responsabilidad
• Trabajo en equipo
• Comunicación Asertiva
• Disposición de Aprendizaje
• Orientación a la cultura de calidad
• Pro actividad
• Excelente Trabajo Bajo Presión

Experiencia:
Un año (1) de experiencia relacionada con la naturaleza del cargo.

5.3.2.2. Funciones.

Funciones Periódicas:
• Recepcionar semanalmente las relaciones de gastos de correrías.
• Contabilizar a la mayor brevedad posible dichas relaciones de gastos.
• Creación de proveedores.
• Realizar mensualmente la conciliación bancaria
• Semanalmente imprimir movimientos bancarios y resaltar las consignaciones
traídas por los vendedores.
• Semanalmente resaltar las consignaciones adjuntas a los recibos de pago de
los clientes.
• Registrar notas de ajustes de los bancos.

Funciones Ocasionales:
• Apoyo a la gestión Contable en sus otras dependencias.
• Ajustes de notas de otras dependencias que involucren bancos y tengan
errores.
• Comunicación directa con proveedores de servicios o suministros.

5.3.2.3. Responsabilidades.

• Supervisión De Personal: Ninguna.

77
• Información: Información de compete a actividades propias del proceso.
• Maquinaria Y Equipos: Computador, impresora, calculadora, fotocopiadora.
• Dinero, Títulos Valores: Ninguna.
• Documentos: Documentos y soportes de contabilidad.

5.3.3 Auxiliar contable dependencia NOMINA Y CARTERA.

5.3.3.1. Perfil del cargo.

Nivel Educativo:
Técnico Profesional en Contabilidad o procesos administrativas, Estudiante de
Contaduría Pública de 5to semestre en adelante.

Conocimientos Específicos:
• Manejo de Cuentas Contables
• Manejo de sistemas
• Manejo de Excel Intermedio
• Manejo de SIIGO
• Manejo de demás herramientas ofimáticas

Habilidades Particulares:
• Compromiso
• Objetividad
• Tolerancia
• Confidencialidad
• Buena redacción
• Fluidez de Expresión
• Puntualidad

Habilidades Generales:
• Planeación
• Organización
• Iniciativa
• Responsabilidad
• Trabajo en equipo
• Comunicación Asertiva
• Disposición de Aprendizaje
• Orientación a la cultura de calidad
• Pro actividad
• Excelente Trabajo Bajo Presión

Experiencia:
Un año (1) de experiencia relacionada con la naturaleza del cargo.
78
5.3.3.2. Funciones.

Funciones Periódicas:
• Revisar Nomina quincenal para su pago.
• Hacer archivo plano para plataforma bancaria con el cual se hace la
transferencia a cada empleado de forma quincenal.
• Causar Nomina quincenal de empleados.
• Contabilizar pago de salarios a los empleados de forma quincenal.
• Causar prestaciones sociales así como también deducciones de ley.
• Contabilizar liquidaciones de vacaciones.
• Contabilizar liquidaciones definitivas de empleados.
• Revisar planilla de aportes.
• Contabilizar los pagos realizados al SGSS.
• Revisar facturación a crédito de los vendedores.
• Registrar recibos de cobro de cartera por parte de los vendedores tanto de
maquina como manuales.
• Registrar pagos vía transferencia bancaria, realizando el respectivo recibo de
cobro.
• Registrar el pago de Clientes vía plataformas propias de cada uno.
• Revisión semanal de cartera.
• Controlar el número de clientes a crédito evitando la facturación a crédito a
clientes no autorizados.
• Verificar que la facturación se realice conforme a las políticas de cartera y
disposiciones propias de la empresa.
• Realizar informe mensual de Cartera para Junta Directiva.
• Conciliar mensualmente cuentas por cobrar a Coltabaco.

Funciones Ocasionales:
• Apoyo a la gestión Contable en sus otras dependencias.
• Resolver problemas relacionados con la planilla de aportes.
• Comunicación directa con clientes.

5.3.3.3. Responsabilidades.

• Supervisión De Personal: Ninguna.

• Información: Información de compete a actividades propias del proceso.
• Maquinaria Y Equipos: Computador, impresora, calculadora, fotocopiadora.
• Dinero, Títulos Valores: Ninguna.
• Documentos: Documentos y soportes de contabilidad.

5.3.4 Auxiliar contable dependencia PRODUCCION.

79
5.3.4.1. Perfil del cargo.

Nivel Educativo:
Técnico Profesional en Contabilidad o procesos administrativas, Estudiante de
Contaduría Pública de 5to semestre en adelante.

Conocimientos Específicos:
• Manejo de Cuentas Contables
• Manejo de sistemas
• Manejo de Excel Intermedio
• Manejo de SIIGO
• Manejo de demás herramientas ofimáticas

Habilidades Particulares:
• Compromiso
• Objetividad
• Tolerancia
• Confidencialidad
• Buena redacción
• Fluidez de Expresión
• Puntualidad

Habilidades Generales:
• Planeación
• Organización
• Iniciativa
• Responsabilidad
• Trabajo en equipo
• Comunicación Asertiva
• Disposición de Aprendizaje
• Orientación a la cultura de calidad
• Pro actividad
• Excelente Trabajo Bajo Presión

Experiencia:
Un año (1) de experiencia relacionada con la naturaleza del cargo.

5.3.4.2. Funciones.

Funciones Periódicas:
• Contabilizar la Producción semanal de la empresa.
• Realizar inventarios a las bodegas de café
• Realizar inventarios a las bodegas de empaques-
80
• Conciliación de dichos inventarios.
• Causaciones de Facturas con todos los impuestos a cargo.
• Causación de Variables de Coltabaco.
• Conciliación de cuentas relativas a los impuestos.
• Revisión de Informes Financieros previos a Presentación a Junta Directiva.
• Ingreso de Materia Prima al sistema.
• Control de todo el proceso productivo desde la perspectiva contable.

Funciones Ocasionales:
• Apoyo a la gestión Contable en sus otras dependencias.
• Apoyar con las Declaraciones Tributarias.
• Comunicación directa con proveedores de servicios o suministros.

5.3.4.3. Responsabilidades.

• Supervisión De Personal: Ninguna.

• Información: Información de compete a actividades propias del proceso.
• Maquinaria Y Equipos: Computador, impresora, calculadora, fotocopiadora.
• Dinero, Títulos Valores: Ninguna.
• Documentos: Documentos y soportes de contabilidad.

5.3.5 Selección, inducción, capacitación y evaluación.

Se especifica la secuencia de actividades para efectuar una correcta selección del

personal que requiera el proceso contable, con el fin de lograr identificar la
idoneidad de la persona que se va a seleccionar y que cumpla con los requisitos
necesarios para la correcta aplicación de las actividades relacionadas al cargo;
adicionalmente formar y evaluar al personal del proceso para que adquiera
mayores conocimientos frente a su propio trabajo y frente a otras actividades con
el fin de contribuir a mejorar su desempeño frente a la calidad del servicio y el
mejoramiento de cada uno de los procedimientos contables.

Los lineamientos presentados en el presente numeral se encuentran acordes a

los procedimientos de gestión del recurso humano de la empresa, razón por la
cual no se desarrolla un procedimiento diferente para la captación de personal del
proceso contable.

5.3.5.1. Determinación de necesidades de personal

Ante la necesidad de ocupar una vacante en el proceso contable, la jefatura de

contabilidad expresa la requisición del cargo con la coordinación del proceso de
recurso humano, diligenciando el formato de requisición de personal (ANEXO E),
la cual a su vez evaluará la pertinencia de la requisición; al determinarse correcta

81
se expresara la misma a la gerencia para aprobar dicha requisición y empezar la
captación del personal.

5.3.5.2. Captación de personal

Se publica a través de medios de comunicación o agencias de empleo un aviso

clasificado en el cual se especifique el cargo a ocupar y los requisitos generales;
de igual manera se puede realizar la convocatoria por medio de comunicación,
con empresas o profesionales asociados. Alternativamente, en aquellos casos en
los cuales se identifique que una persona del proceso contable cumple con todos
los criterios para ocupar el cargo vacante, se hace el traslado del cargo de dicho
colaborador.

Una vez se realice la recepción de las hojas de vida, la coordinación de recurso

humano procede a hacer una preselección de las mismas, verificando que el
aspirante al cargo cumpla con el perfil, la experiencia requerida por la empresa
para el cargo y cuente con todos los soportes asociados así como con los
requerimientos legales, esta actividad se realiza en concordancia con la jefatura
del proceso contable.

5.3.5.3. Selección de personal

Se cita a las personas preseleccionadas y se realiza la respectiva entrevista por

parte de la jefatura del proceso contable.

Cuando es seleccionada la persona a ocupar el cargo vacante se procede a la

contratación de la misma, para lo cual se entrega de manera oportuna (por escrito
o correo electrónico) la información del nuevo colaborador al proceso de recurso
humano para la elaboración del contrato, y se solicita a la persona a contratar la
entrega de los documentos necesarios para las afiliaciones respectivas.

Una vez contratada la persona seleccionada, la jefatura del proceso contable

citará al nuevo empleado con el fin de efectuar la programación de las actividades
de inducción, teniendo en cuenta la disponibilidad de los responsables de los
procesos asociados a dicha actividad.

5.3.5.4. Inducción

El contenido general de las actividades de inducción comprende:

• Inducción general sobre la empresa.

• Presentación al personal de la empresa.
• Misión, visión, política de calidad y valores corporativos.
82
• Estructura organizacional.
• Explicación general sobre los procesos misionales de INCAFEN SAS.

Inducción específica sobre el cargo:

• Entrega del manual de funciones del cargo.

• Explicación sobre el proceso contable.
• Explicación sobre la dependencia específica a la que pertenecerá.
• Recorrido por el lugar de trabajo y entrega de equipos e información bajo su
responsabilidad.
• Información sobre el manejo de los documentos de control y seguimiento, y
diligenciamiento de registros relacionados con su cargo.
• Las temáticas específicas que sean necesarias de acuerdo al cargo y
entrenamiento requerido.
• Las temáticas respectivas al Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.

Para generar evidencia de la inducción del nuevo colaborador se implementa el

formato guía para inducción (ANEXO F), dicho formato debe ser entregado al
nuevo empleado para que tenga en cuenta la programación y se pueda verificar el
cumplimiento de las actividades cuando los responsables de cada inducción
firmen el formato.

De la misma forma el empleado debe ratificar, si la inducción recibida fue clara y

entendida, firmando el mismo formato por cada temática. Una vez terminado el
proceso el empleado debe entregar a la jefatura del proceso contable el formato
guía con las respectivas firmas; dicho formato a su vez es entregado a la
coordinación de recurso humano quien se encarga de hacer el respectivo control
de esta documentación. Adicionalmente la jefatura del proceso contable hace
entrega del manual de funciones del colaborador y realiza la socialización del
mismo verificando el entendimiento de las funciones y responsabilidades descritas
en el mismo.

Posterior a la inducción, los responsables de la Inducción, así como jefatura del

proceso contable, efectúan una evaluación para verificar el grado de comprensión
del nuevo empleado. Dicha evaluación comprenderá la estructura que los
evaluadores consideren pertinentes según las características y el grado de
comprensión que se requiera evaluar del nuevo colaborador.

Cuando no se cumple la programación y/o se evidencia carencia de firmas en la

guía de inducción, o cuando los resultados de las evaluaciones efectuadas no
son aceptables, la jefatura del proceso contable programa la reinducción del
nuevo colaborador y se efectúa el seguimiento en el mismo formato.

83
5.3.5.5. Capacitación

Las actividades de capacitación, para el personal del proceso contable de

INCAFEN SAS, responden a las necesidades específicas del proceso y de la
empresa, con el fin de lograr el mejoramiento de sus actividades y el crecimiento
individual y colectivo.

Las necesidades de formación y capacitación surgen a partir de los siguientes

casos:

• Actividades de los procesos

• Ingreso de personal nuevo
• Rotación o adición de cargos
• Evaluación del desempeño del personal
• Cambios en los procedimientos o instructivos
• Implementación de nuevas tecnologías
• Proyectos del proceso
• Reportes de auditorías internas o externas
• Sugerencias del personal
• Acciones correctivas o de mejora
• Normatividad asociada a las actividades del proceso
• Otras necesidades determinadas por la jefatura del proceso contable

Las necesidades de capacitación son determinadas por la jefatura del proceso

contable en concordancia con el personal del proceso y recurso humano y se
registran mediante el diligenciamiento del formato necesidades de capacitación
(ANEXO G).

Las actividades de capacitación son ejecutadas por los facilitadores internos o

externos según se requiera en cada caso. Cuando las actividades de capacitación
se desarrollan por el personal interno, el responsable prepara su temática y
convoca a capacitación al personal del proceso contable, a través de
comunicados, carteleras, medio telefónico o comunicación personal; con mínimo 4
días de anticipación incluyendo el tema, la fecha, intensidad horaria y lugar.

Durante la ejecución de la actividad se lleva el control solicitando el

diligenciamiento del formato de control de asistencia a capacitaciones (ANEXO
H), el cual se diligencia mediante la firma de los asistentes a la capacitación, o la
verificación de asistencia y la firma del responsable de la verificación según sea el
caso pertinente por el tipo de capacitación brindada; dicho formato es entregado
posteriormente a recurso humano para su respectivo archivo. Cuando la actividad
de capacitación es ejecutada por personal externo, previa consecución del
facilitador y arreglo de la logística para llevar a cabo dicha actividad, se solicita al

84
facilitador o a la institución contratada para la actividad hacer entrega del formato
de control de asistencia a capacitaciones, en caso de que esta sea dictada en
instalaciones facilitadas por la empresa, o hacer entrega de constancias o
certificados que evidencien la capacitación recibida.

Cuando se presenta el caso que las capacitaciones son realizadas en

concordancia con el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo y/o
son lideradas directamente por su coordinador se procederá a aplicar el formato
de registro que dicha coordinación considere pertinente según el índole de la
capacitación; no se exigirá el formato de control asistencia a capacitaciones pero
si se tendrá en cuenta dichas capacitaciones dentro de la medición de la
intensidad de capacitación del personal por tratarse de temáticas involucradas
directamente con el desarrollo de sus actividades.

Una vez se haya terminado la capacitación o ciclo de capacitaciones, de acuerdo

a la temática y el desarrollo de las mismas, el facilitador interno puede efectuar
evaluaciones de forma escrita o verbal para medir el grado de comprensión de
los asistentes y las mejoras que se generan en el desarrollo de las labores; dicha
actividad se realiza dependiendo de la metodología que utilice el facilitador y
deberá ser registrada de forma que se genere una evidencia clara de la ejecución
de dicha evaluación, esta se registrará según los criterios que el evaluador
considere pertinente.

La jefatura del proceso contable en concordancia con coordinación de recurso

humano realiza un cronograma anual especificando las capacitaciones requeridas
por el personal asociado al proceso contable, con el fin de mantener las
capacidades del personal acorde a sus funciones y buscando la mejora continua
del mismo. Dicho cronograma será diligenciado en el formato plan general de
capacitación anual para el personal de contabilidad.
Conjuntamente jefatura del proceso contable y coordinación de recurso humano
realizan el seguimiento y control necesarios para dar cumplimiento oportuno al
desarrollo de dicho cronograma.

5.3.5.6. Evaluación.

La evaluación de desempeño se realizará con frecuencia semestral y será

aplicada por la jefatura del proceso contable para evaluar a los auxiliares
contables; la calificación para el jefe de contabilidad es efectuada por el Gerente
general de la empresa.

Para aplicar dicha evaluación, los responsables deben diligenciar el formato para
la evaluación del desempeño laboral (ANEXO I), el cual está diseñado para cada
cargo del proceso contable; teniendo en cuenta los factores de desempeño
laborales y organizacionales, en los cuales se enmarcan los ítems que son
85
generales para todos los cargos, y además los factores técnicos o funcionales
específicos para cada cargo.

Los factores de desempeños laborales y organizacionales se miden en la

siguiente escala:

1: Nunca 2: Algunas veces 3: Muchas Veces 4: Casi siempre 5: Siempre

Con el fin de verificar el cumplimiento de dichos factores y la constancia de dicho

cumplimiento.

Factores de Desempeño Laborales:

• Planeación y organización: Prevé las actividades y tareas necesarias para el

cumplimiento de las funciones y es organizado en la ejecución de las mismas con
los recursos disponibles para lograr los resultados esperados.
• Competencia específica: Demuestra los conocimientos y pone en práctica las
habilidades necesarias y adquiridas para desempeñar el cargo obteniendo
resultados en términos de eficiencia y eficacia.
• Comunicación efectiva: Solicita y transmite información en forma clara y
oportuna y/o es coherente en la elaboración de documentos y registros propios de
las labores del cargo.
• Utilización de recursos: Maneja de forma eficiente los elementos y equipos
disponibles para la realización de actividades propias del cargo y les da la
utilización adecuada a las herramientas y materiales.
• Iniciativa: Propone y contribuye a una mejor realización de las labores y
encuentra soluciones prácticas para resolver problemas.
• Cooperación: Tiene la capacidad de colaborar de forma activa con el personal
de su proceso y, con autorización del jefe inmediato, de otros procesos cuando se
requiera para el cumplimiento de la misión de la empresa.

Factores de Desempeño Organizacionales:

• Compromiso: En su comportamiento y actitudes demuestra sentido de

pertenencia con la empresa, además asume y trasmite el conjunto de valores
corporativos y contribuye al logro de los objetivos corporativos.
• Relaciones interpersonales: Establece y mantiene relación laboral y buen trato
con directivos, jefes de departamento, personal a cargo y compañeros de otros
departamentos.
• Trabajo en equipo: Orienta su desempeño y comportamiento para adelantar en
equipo sus tareas con el fin de lograr resultados esperados.
• Orientación a la cultura de Gestión de calidad: Tiene la capacidad de ejecutar
las actividades planeadas de su proceso enmarcadas en la Gestión de la Calidad
de manera eficiente, efectuando los controles y mediciones necesarios para dar
86
cumplimiento a los objetivos de calidad y su posterior seguimiento para ratificar el
compromiso con la política de calidad.

Factores de Desempeño Técnicos o Funcionales:

Los factores de desempeños técnicos o funcionales se miden en la siguiente

escala:

1: Muy Mal 2: Mal 3: Regular 4: Bien 5: Muy Bien

Con el fin de verificar el nivel de ejecución de las funciones específicas asignadas

a cada cargo del proceso contable según la dependencia a la cual sea asignado.

Partiendo de las responsabilidades descritas en el manual de funciones (ANEXO

J-M) del personal, se establecen los puntos para verificar el cumplimiento de las
funciones propias de cada cargo, cumpliendo con las actividades de la
dependencia del proceso contable a la que pertenece, enfocados igualmente en
los objetivos de la organización.

Interpretación de los resultados de la evaluación de desempeño:

Por cada cargo se debe sumar el total de puntos calificados obteniendo dos
calificaciones en la parte A y en la parte B. El puntaje total obtenido es la
sumatoria de A + B el cual se traduce en los resultados de la calificaciones
explicados para cada cargo.

Cuando el resultado es Muy Bueno: (MB): se debe felicitar al trabajador para que
mantenga sus aspectos positivos y continué mejorando.

Cuando el resultado es Bueno: (B): se debe motivar al trabajador para que

participe en las capacitaciones, se tomen acciones si son necesarias y se mejore
cada día.

Cuando el resultado es Regular (R): se requiere compromiso del trabajador para

mejorar, así como la planeación de actividades que se requieran con la jefatura
del proceso contable. Se debe volver a efectuar la evaluación a los seis meses
esperando mejoras en el desempeño.

Cuando el resultado es Malo (M): se debe realizar un seguimiento al trabajador

para conocer las causas y tomar decisiones que busquen la productividad del
proceso contable y del empleado.

Además se establecen para cada trabajador los aspectos positivos, los aspectos
por mejorar y si se requiere reinducción o capacitación de acuerdo a los
87
resultados de la evaluación.

Comunicación y validación de evaluaciones del desempeño:

La evaluación de desempeño debe comunicarse al trabajador, informando los

responsables que dicha evaluación se efectúa de acuerdo al seguimiento del
desempeño personal del examinado. Se validarán los resultados obtenidos y las
observaciones o actividades pactadas (en el caso de ser necesario), con la firma
del formato por parte del personal evaluado.

5.4 PROPUESTA MODELO ESTANDAR DE CONTABILIDAD.

Proponer el modelo estándar de contabilidad por procedimientos, para la Industria

Cafetera de Nariño S.A.S., conforme a la norma de calidad ISO 9001 versión
2015. Tarea realizada al determinar y documentar lineamientos específicos para
dar cumplimiento a los parámetros de gestión de calidad expuestos en la norma
ISO 9001:2015 de forma que agilicen la gestión de actividades en el proceso
contable y permitan la satisfacción de las partes interesadas.

5.4.1 Contexto de la organización.

5.4.1.1. Conocimiento de la organización y de su contexto.

Se realizó la aplicación de una metodología sistemática para lograr la
identificación y valoración de los factores que ejercían influencia sobre el proceso
contable; se determinó el uso de un análisis de contexto organizacional aplicando
la metodología DOFA, identificación y valoración de Debilidades, Oportunidades,
Fortalezas y Amenazas, aplicada al contexto interno y externo del proceso
contable e identificando de manera cuantitativa las prioridades de intervención a
manera de estrategia de gestión, logrando determinar de esta metodología la
siguiente descripción de estrategia a desarrollar:

“Se considera la descripción tomada en cada uno de los resultados para la

diferente interacción entre todas las debilidades, fortalezas, oportunidades y
amenazas, logrando identificar el fuerte impacto que los factores negativos
generan en el proceso contable de la empresa. Por lo tanto, se considera una
estratégia que logre mitigar estos impactos a la vez que permita una mejora
significativa de los factores positivos, para un crecimiento notable en la
consecución de los resultados esperados.
En este orden de ideas se considera una estrategia de reorientación y defensiva,
(aquellas que presentan la menor puntuación), que permita impulsar el uso de las
fortalezas y oportunidades alcanzadas en la organización para lograr disminuir el
fuerte impacto que actualmente están generando las amenazas y las debilidades.
Dicha estrategia se enfocará en determinar claramente la asignación de
actividades, el conocimiento del proceso contable y la preparación necesaria del
88
personal; logrando a su vez una mejor especificación de los procedimientos, la
motivación del personal y la efectividad general del proceso evidenciada en una
medición y seguimiento constante y objetiva.”

Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento al

numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015 en el
formato “Análisis del contexto organizacional – DOFA” presentado en el (ANEXO
N).

5.4.1.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes

interesadas.
Se realiza la identificación de las partes interesadas y sus requisitos específicos
aplicables al proceso contable, considerando partes interesadas internas y
externas y se realiza la documentación de dicha identificación.
Adicionalmente se estipula aplicar seguimiento a las partes interesadas y al
cumplimiento de sus requisitos, mediante la verificación, con periodicidad
trimestral, del cumplimiento eficiente de las actividades relacionadas por parte de
la jefatura del proceso contable.

En la identificación de las partes interesadas se especifican los siguientes

elementos:

• Parte interesada
• Requisitos
• Actividad de cumplimento
• Responsable
• Registro evidencia

Se destaca la identificación de los entes reguladores como las principales partes

interesadas de origen externo, que generan influencia sobre el proceso contable
por los requisitos asociados, y a nivel interno se identifican los diferentes procesos
de la empresa con los cuales el proceso contable tiene relación directa de gestión.

Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento al

numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015 en el
formato “Matriz Identificación de las Partes Interesadas” presentado en el ANEXO
O.

5.4.1.3. Determinación del alcance del Sistema de Gestión de Calidad.

Se realiza la determinación del alcance del proceso, considerando los criterios
referentes de la norma, los requisitos de las partes interesadas, las actividades
para dar cumplimiento a dichos requisitos y los factores internos y externos que
generan influencia sobre el proceso contable.
Se efectúa la especificación del alcance mediante la elaboración del mapa de
89
dependencias y procedimientos, propio del proceso contable, identificando los
procedimientos y las diferentes dependencias al interior del proceso de
contabilidad que forman parte del alcance estipulado como: “Proporcionar
información y mantener control sobre cualquier hecho económico y financiero que
se dé en INCAFEN SAS”.

Se destaca la identificación de las dependencias generadas en el proceso

contable, los procedimientos asociados y la interacción que dichos procedimientos
mantienen con las partes interesadas.

Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento al

numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015 en el
formato “Mapa Dependencias Procedimientos” presentado en el ANEXO P.

5.4.1.4. Sistema de Gestión de Calidad y sus Procesos.

Se realiza la caracterización del proceso de contabilidad, examinando las
características propias del proceso con una manera estructurada de identificación
e interacción de sus factores propios. La realización de la caracterización cuenta
con los siguientes elementos:

• Identificación del proceso: Tomando como referencia el mapa de procesos

de INCAFEN SAS, se define el tipo de proceso al que corresponde el proceso
contable: Soporte. Posteriormente se identifica al líder del proceso: jefe de
contabilidad, el cual está especificado en el organigrama empresarial.
• Identificación del objetivo y alcance del proceso: Tomando como referencia
los documentos del sistema de gestión de calidad de INCAFEN SAS: mapa de
procesos, matriz de autoridad-responsabilidad y planificación y control de los
procesos operativos además de las requerimientos propios del proceso contable
para su funcionamiento, se define el objetivo del proceso especificando su
responsabilidad dentro de la empresa y se define el alcance detallado del proceso
especificando el inicio y fin de su proceder y la interacción con los demás
procesos.
• Identificación de la interacción con los procesos y demás partes
interesadas: En el formato de caracterización se especifican los siguientes
parámetros de interacción:
o Proveedores: Todos aquellos que suministran elementos necesarios para
efectuar el proceso, incluyendo partes externas e internas.
o Entradas: Uno o más elementos que puede requerir un procedimiento para dar
inicio a una actividad o inicio al proceso; dicho elemento, o elementos, pasa a
través de una transformación para convertirse en una salida.
o Actividades a desarrollar: Es el conjunto de todas las acciones secuenciales
que conforman un procedimiento.
o Salidas: Son los elementos transformados resultantes del desarrollo de un
procedimiento o actividad y de los procesos en general.
90
o Clientes: Es el receptor (quien recibe) el elemento resultante del procedimiento
y /o las actividades desarrolladas.
• Identificación de los recursos necesarios para el proceso: Se identifican
los recursos que el proceso requiere para desempeñar correctamente sus
actividades, y se especificaran en tres categorías, que son las siguientes:
o Recursos Humanos
o Recursos de Infraestructura
o Ambiente de Trabajo
• Identificación de los requisitos aplicables: Se identifican aquellos requisitos
a los que el proceso debe dar cumplimiento, estipulándose dos categorías:
o Requisitos legales
o Requisitos de la norma ISO 9001:2015
• Identificación de los indicadores de gestión: La identificación de los
indicadores de gestión se desarrolla tomando como referencia el formato Hoja de
Vida Indicador (ANEXO Q), el cual está determinado para cada indicador
asociado al proceso contable y en el cual se especifican todos los criterios para el
desarrollo de dichos indicadores. Dentro de la caracterización de procesos se
identifican los indicadores que están asociados al proceso, especificando los
siguientes criterios:
o Nombre del indicador
o Responsable de la medición
o Formula
o Fuente
o Frecuencia
• Identificación de la interacción de procesos: Tomando como referencia el mapa
de procesos de INCAFEN SAS, se especifica los procesos con los cuales tiene
relación.
• Identificación de la documentación relacionada: Se identifica la principal
documentación que se relaciona directamente con el proceder del proceso
contable y se la clasifica dentro de las siguientes categorías:
o Manuales y especificaciones
o Procedimientos
o Instructivos
o Formatos

Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento al

numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015 en el
formato “Caracterización Proceso Contabilidad” presentado en el ANEXO R.

5.4.2 Liderazgo.

5.4.2.1. Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de la

calidad.
Para dar cumplimiento a lo requerido en el presente numeral de la norma ISO
91
9001:2015, el proceso contable realiza las siguientes estipulaciones definidas
como compromisos por parte de la dirección general de la empresa y de la
jefatura del proceso contable:

• La jefatura del proceso contable se compromete a definir, documentar,

comunicar y mantener un constante seguimiento y revisión de una política y
objetivos de calidad del proceso que sean acordes con el contexto del proceso de
contabilidad y a su vez con la dirección estratégica de la empresa. (Ver
numerales 5.4.2.3. Política de calidad y 5.4.3.2. objetivos de calidad y la
planificación para lograrlos)
• La jefatura del proceso contable se compromete a capacitar al personal,
durante la inducción y a lo largo del año, en el enfoque basado en procesos de
manera que forme parte de su cultura de trabajo y sea promovido al interior del
proceso contable.
• La jefatura del proceso contable se compromete a capacitar al personal,
durante la inducción y a lo largo del año, en la importancia de la gestión eficaz
para el cumplimiento conforme a los requisitos del proceso, de las partes
interesadas y de las normativas aplicables al proceso.
• La dirección general de la empresa y la jefatura del proceso contable se
comprometen a disponer al proceso de contabilidad, de parámetros, enfocados a
la mejora continua y de una metodología que permita evidenciar dicha
implementación (Ver numeral 5.4.7.3. Mejora continua)

5.4.2.2. Enfoque al cliente.

Para dar cumplimiento a lo requerido en el presente numeral de la norma ISO
9001:2015, el proceso contable realiza las siguientes determinaciones:

• Se realiza la determinación de los requisitos del cliente y la documentación de

los mismos, acompañada de la especificación reglamentaria aplicable dentro de la
caracterización del proceso contable presente en el formato asociado (ANEXO R).
• Se realiza la determinación de los riesgos y oportunidades, así como los
medios de tratamiento de los mismos, que se aplican a los procedimientos del
proceso de contabilidad (Ver numeral 5.4.3.1.Acciones para tratar riesgos y
oportunidades).
• Se realiza la determinación de la forma de mantener una evaluación de la
satisfacción del cliente y de esta manera lograr mantener la atención puesta en
aumentar dicha satisfacción del cliente (Ver numeral 5.4.6.2. Satisfacción del
cliente).

5.4.2.3. Política de la Calidad.

Se realiza la definición, documentación y comunicación de una Política de
Calidad específica y propia del proceso contable, acorde a los parámetros
expuestos en el presente numeral, la cual considera:

92
• Ser adecuada al propósito y al contexto de la organización;
• Proporcionar un marco de referencia para el establecimiento y la revisión de los
objetivos de la calidad;
• Incluir el compromiso de cumplir los requisitos aplicables;
• Incluir el compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad

• Logrando determinar, de estas consideraciones, la siguiente Política de Calidad

del Proceso Contable:

El procesos contable de INCAFEN S.A.S., como responsable de la identificación,

medición, clasificación, registro, interpretación, análisis, evaluación e información
de las actividades contables, se compromete con todas las partes interesadas,
tanto proveedores como clientes de dicha información, procurando siempre lograr
la satisfacción de las mismas, la mejora continua, el cumplimiento de los
requisitos aplicables y las disposiciones legales reglamentarias, logrando así la
mayor efectividad en cuanto a tiempo y recursos.

La política de calidad del proceso contable se encuentra disponible para las

partes interesadas al mantenerse documentada en el formato “Política y Objetivos
de Calidad” presentado en el ANEXO S, en dicho formato de igual manera se
expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento al
numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015.

5.4.2.4. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización.

Para dar cumplimiento a lo requerido en el presente numeral de la norma ISO
9001:2015, el proceso contable realiza las siguientes especificaciones:

• Se especifican las diferentes dependencias al interior del proceso de

contabilidad, identificadas en el Mapa de procedimientos del proceso contable
(ANEXO P);
• Se determinan los diferentes cargos de los auxiliares contables diferenciando
los roles y responsabilidades asignados a cada uno, según las características
propias de las dependencias y los procedimientos a los que se relaciona (Ver
numeral 5.4.4.2.Competencia).
• Se especifica la autoridad aplicable al interior del proceso, acorde al
organigrama organizacional de la empresa.

5.4.3 Planificación.

5.4.3.1. Acciones para tratar riesgos y oportunidades.

Se realiza la determinación, desarrollo y aplicación de una metodología
sistemática de identificación de riesgos y oportunidades, que relacione el contexto
del proceso contable y las partes interesadas con sus respectivos requisitos, a fin
93
de lograr prevenir resultados indeseados y lograr los resultados previstos además
de lograr la mejora continua del proceso. De manera asociada a la metodología
de identificación de riesgos y oportunidades se realiza la determinación de
acciones específicas para dar tratamiento a los riesgos y oportunidades
identificados, integrando dichas acciones en los procedimientos del proceso y
definiendo una frecuencia y los parámetros de evaluación.

La metodología aplicada corresponde a los siguientes parámetros de aplicación:

5.4.3.1.1. Identificación.
La identificación de riesgos y oportunidades se realiza en cada una de las etapas
del proceso contable, para así controlar las diferentes variables que se pueden
presentar y realizar la acción preventiva, correctiva, de mejora o de ejecución
inmediata pertinente.

Para la identificación de los riesgos asociados al proceso, se toma los principales

procedimientos como instrumentos básicos para la detección de los riesgos y
oportunidades por etapas, correspondiendo a una secuencia lógica del desarrollo
de los procedimientos que se desarrollan en el proceso contable.

Los riesgos y oportunidades asociados se identificarán mediante la aplicación del

formato de identificación y valoración de riesgos y oportunidades (ANEXO T), en
el cual se procederá a designar los siguientes criterios:

• Parámetros del contexto (asociado al contexto de la organización)

• Partes interesadas (asociado a la identificación de partes interesadas y los
requisitos a los que se da cumplimiento en el proceso)
• Etapa (actividad o actividades del proceso referente al tratamiento de los dos
ítems previos)
• Riesgo u oportunidad
• Razón (especificación de la causa que genera el riesgo o la oportunidad)
• Acciones preventivas / correctivas (para tratar los riesgos)
• Acciones de mejora / ejecución inmediata (para tratar las oportunidades)

5.4.3.1.2. Evaluación.
Los riesgos y oportunidades identificados se evaluarán mediante la aplicación de
los formatos de identificación y valoración de riesgos y oportunidades (ANEXO T),
en los cuales se procederá a calificar siguiendo los parámetros que se presentan
a continuación:

Se le asignara a cada riesgo y oportunidad un valor de Gravedad/Severidad,

considerando el impacto que tenga, y un valor de Probabilidad, considerando la
posibilidad de su ocurrencia; basándose en la escala presentada en la siguiente
tabla:
94
Tabla 10 Escala para evaluar los riesgos y oportunidades

Gravedad / Severidad Probabilidad

1= No Genere efecto alguno 1= Muy poco probable
2= Efecto Limitado 2= Posible, pero no es probable
3= Efecto Mínimo 3= Muy posible
4= Efecto Considerable 4= Probable
5= Efecto Significativo 5= Muy probable
Fuente: Instructivo identificación de riesgos y oportunidades, sistema de gestión
de calidad INCAFEN SAS código: SC-M01-I03

Posteriormente a la asignación de los valores de Gravedad/Severidad y

Probabilidad, estos se multiplican para obtener el valor “número de prioridad de
riesgo” (RPN), con el cual se procederá a identificar los riesgos y oportunidades
prioritarios de la organización tomando en cuenta que aquellos que superen el
valor de 12 puntos se clasificarán como de atención prioritaria.

5.4.3.1.3. Control.
A continuación se procederá a evaluar la ocurrencia por unidad de tiempo,
determinando la cantidad de veces que se ha materializado el riesgo y
oportunidad en el periodo de dos meses.

Finalmente se contabilizará el número de veces en que se ha ejecutado

correctamente el control de los riesgos y oportunidades, para cada uno de los
riesgos y oportunidades, con el fin de identificar que tan efectivas han sido las
acciones para abordar los riesgos y oportunidades identificados.

Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento al

numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015 en el
formato “Identificación y Valoración de Riesgos y Oportunidades” presentado en el
ANEXO T. En el formato mencionado se encuentran todos los riesgos y
oportunidades identificados al igual que su valoración y las acciones asociadas.

5.4.3.2. Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos.

Se realizó la determinación de los objetivos de calidad específicos del proceso de
contabilidad, considerando los siguientes parámetros requeridos por la norma ISO
9001:2015, en el numeral relacionado:

• El propósito y los parámetros estipulados en la política de calidad.

• Característica cuantitativa que permita realizar una medición del cumplimiento
de los objetivos definidos.
• Considerar los requisitos legales y normativos.
95
• Considerar los requisitos de las partes interesadas, de manera que los
objetivos sean pertinentes al aumento de su satisfacción.

Directamente relacionado con los objetivos de calidad se realizó las siguientes

determinaciones para controlar su cumplimiento e idoneidad:

• Determinación de los tiempos y medidas de seguimiento, para

determinar el cumplimiento de los mismos.
• Determinación del tiempo de revisión y actualización de los objetivos,
acorde a su tiempo de cumplimiento y control, estipulado por la jefatura
del proceso contable de manera semestral.
• Determinación de las acciones, recursos, responsables, tiempos de
ejecución, control y evaluación de los objetivos de calidad.

Logrando determinar de estas consideraciones los siguientes objetivos de calidad

del proceso contable:

1. Estandarizar el proceso contable

2. Medir la gestión contable a través de indicadores de eficiencia
3. Aplicar la mejora continua en el proceso a través de acciones de mejora en los
procedimientos

Adicionalmente se realizó la socialización de los objetivos determinados con las

partes interesadas pertinentes.

Se expone la implementación de la metodología aplicada, para dar cumplimiento

al numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015
mediante la documentación de todos los criterios expuestos anteriormente, en el
formato “Política y Objetivos de Calidad” presentado en el ANEXO S. Mediante el
uso del formato mencionando se permite realizar la gestión de seguimiento y
control de los objetivos de calidad.

5.4.3.3. Planificación de los cambios.

Se realiza la determinación de la metodología de control de cambios, que aplica
los criterios mencionados en el presente numeral; de igual manera se realiza la
aplicación de un formato de gestión en control del cambio, en donde puede
evidenciarse la consideración de los mismos al momento de realizar los cambios
en cuestión.

Los criterios considerados en la metodología de control de cambios se exponen a

continuación:

• El propósito del cambio y cualquiera de sus potenciales consecuencias;

• La integridad de la gestión de la calidad;
96
• La disponibilidad de recursos;
• La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

Considerando los criterios expuestos anteriormente se desarrolla la siguiente

metodología de control de cambios:

Determinación y clasificación del cambio

Se determina la necesidad de realizar un cambio y se clasifica según su impacto

como “cambio relevante” o “cambio menor”.

Si el cambio a realizarse se determina como cambio relevante se debe contar con

la revisión, por parte de gerencia general en concordancia con la jefatura del
proceso contable y la jefatura y/o coordinación de cualquier otro pecoso o sistema
que pueda verse afectado por el cambio en cuestión, indicando las razones del
cambio a través de un comunicado interno para su evaluación y posterior
aplicación. En el caso de ser aprobado y ejecutado, se debe dejar evidencia del
cambio y sus razones, en los documentos correspondientes de control de
información documentada como modificación de procedimiento, y en el formato de
control de cambios (ANEXO U).

Si el cambio a realizarse se determina como cambio menor únicamente se

registrará, con autorización de jefatura del proceso contable, en el formato de
control de cambios (ANEXO U), si se considera que este puede generar algún tipo
de impacto temporal en el sistema de trazabilidad del proceso contable.

Especificación y registro del cambio

Para realizar el registro del cambio a aplicar se debe diligenciar el formato control
de cambios (ANEXO U), en el cual se especificará mediante descripción detallada
las siguientes especificaciones:

• En que consiste el cambio,

• Fecha de realización,
• Periodo de duración,
• Razones para realizar el cambio en cuestión,
• Observaciones generadas,
• La persona que ejecuta el cambio,
• La persona encargada de supervisar la ejecución del cambio,
• La persona que aprueba la realización del mismo.

Se evidencia las autorizaciones y responsabilidades al ubicar las firmas

correspondientes en el formato mencionado.

97
5.4.4 Soporte.

5.4.4.1. Generalidades.
Se realiza la inclusión, dentro de la caracterización del proceso (ANEXO R), de
los recursos necesarios para la gestión de calidad del proceso contable,
considerando la implementación y mantenimiento necesario para el correcto
funcionamiento de actividades.

5.4.4.2. Conocimientos organizativos.

Se realizará la documentación, de los conocimientos asociados al proceso y al
desarrollo de los procedimientos y actividades, mediante el desarrollo de cartillas
instructivas que permitan conservar, analizar, actualizar y estar a disposición del
personal cuando sean requeridos.

Las cartillas instructivas desarrolladas para el fin de mantener los conocimientos

organizativos se nombran a continuación:

• Contabilización de la Producción.
• Causación de facturas de proveedores, Coltabaco.
• Contabilización de Gastos.
• Conciliación Bancaria.
• Revisión y análisis de cartera.
• Causación y Contabilización de Nómina.
• Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar
cumplimiento al numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO
9001:2015 en los ANEXOs: 23-28.

5.4.4.3. Competencia.
Se determina manuales y perfiles de cargo, que sean específicos a los diferentes
perfiles internos que maneja el proceso de contabilidad, considerando las
dependencias asociadas a los diversos procedimientos y se realiza de manera
periódica la aplicación de evaluaciones de eficacia a las capacitaciones recibidas
por parte del personal.

Las características de los manuales y los lineamientos determinados para

asegurar la correcta selección, inducción, capacitación y evaluación del personal
están expuestas en el numeral 5.3 “Planteamiento de parámetros para
colaboradores de contabilidad”.

Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento al

numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015 en los
ANEXOs: 10-13, para manuales de funciones y 9 para los formatos de evaluación
del desempeño del personal.

98
5.4.4.4. Toma de conciencia.
Se realizará capacitación con el personal del proceso, enfocado a la socialización
de los criterios especificados en el presente numeral, enfocándose a la toma de
conciencia.

Los criterios sobre los cuales se plantea la toma de conciencia, razón de la

capacitación, son los siguientes:

• Política de la calidad
• Objetivos de la calidad
• Contribución del personal del proceso contable con la eficacia de la gestión de
la calidad, tanto del proceso contable como de la empresa, incluyendo los
beneficios de una mejora del desempeño de la calidad
• Las implicaciones de no cumplir los requisitos de la gestión de la calidad para
el proceso contable.

La evidencia de la capacitación enfocada a la toma de conciencia se registra en el

formato de control de asistencia a capacitaciones expuesta en el ANEXO H.

5.4.4.5. Comunicación.
Se desarrolla y documenta una matriz de comunicación interna y externa, que
define de manera clara y específica todos los parámetros mencionados en el
numeral asociado de la norma ISO 9001:2015.

Los criterios sobre los cuales se plantea la matriz de comunicación interna y

externa son los siguientes:

• Contenido de la comunicación;
• Cuándo comunicar;
• A quién comunicar;
• Cómo comunicar.

La matriz de comunicación es expuesta al personal del proceso contable para dar

a conocer los criterios de una comunicación eficaz que logre cumplir con su
propósito eficientemente, al contemplar una especificación clara de los criterios
mencionados anteriormente.

Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento al

numeral, asociado para el presente criterio, de la norma ISO 9001:2015 en el
formato “Matriz de Comunicación” presentado en el ANEXO BB.

5.4.4.6. Información documentada.

Para dar cumplimiento a lo requerido en el presente numeral de la norma ISO
9001:2015, el proceso contable realiza las siguientes actividades:
99
• Se realiza la documentación de la información requerida por la presente norma:
• Contexto organizacional (ANEXO N)
• Requisitos de partes interesadas (ANEXO O)
• Alcance del sistema (ANEXO P)
• Política de calidad (ANEXO S)
• Objetivos de calidad (ANEXO S)
• Se realiza la documentación de la información referente a la gestión interna del
proceso:
• Cartillas instructivas (ANEXO V-AA)
• Se realiza la determinación y documentación mediante registro, de la
información documentada de origen externo necesaria para la planificación y
operación de la gestión de la calidad del proceso contable; la determinación en
cuestión se mantiene en evidencia en el formato listado maestro de documentos y
registros (ANEXO CC).
• Se realiza la determinación y documentación de los parámetros de creación y
actualización de información documentada para el proceso, incluyendo los
parámetros de control de la información documentada. La determinación en
cuestión se mantiene en evidencia en el procedimiento control de la información
documentada (ANEXO WW).

Se destaca algunos aspectos del procedimiento de control de información

documentada creado para dar cumplimiento al presente requerimiento de la
norma:

• El procedimiento tiene como objetivo establecer los lineamientos para elaborar,

identificar, implantar, aprobar, difundir, revisar, actualizar, controlar y archivar la
información documentada necesaria para el eficiente funcionamiento de la
empresa.
• La autoridad y responsabilidad en la elaboración, revisión y aprobación de la
información documentada corresponde a la jefatura del proceso contable.
• La información documentada esta interrelacionada mediante el Listado maestro
de documentos y registros (ANEXO CC), los cuales se identifican con su nombre
actual y código, según la necesidad de modificación, por revisión o adición, se
irán incorporando paulatinamente a la estructura general de la metodología de
información documentada; dentro de esta consideración y del formato
mencionado se incluye también la información documentada de origen externo.
• El proceso contable es responsable de garantizar que la información
documentada perteneciente a su proceso se mantenga en buen estado; siendo
los documentos y registros legibles y acordes con los procedimientos establecidos
de identificación, tiempo de archivo y disposición final de los mismos. La
responsabilidad del manejo de la información documentada es de cada
colaborador del proceso al cual le es entrada la información.

100
5.4.5 Operación.

5.4.5.1. Planificación y control operacional.

Para dar cumplimiento a lo requerido en el presente numeral de la norma ISO
9001:2015, el proceso contable realiza las siguientes actividades:

• Se realiza la determinación de la metodología de control de cambios aplicando

los criterios mencionados en el numeral asociado de la norma ISO 9001:2015; y
de igual manera los lineamientos para la implementación de un formato de
aplicación en donde pueda evidenciarse la consideración de los mismos al
momento de realizar los cambios en cuestión (Ver numeral 5.4.3.3. Planificación
de los cambios).
• Se realiza la determinación y documentación de lineamientos específicos para
la aplicación de control donde pueda evidenciarse la gestión relacionada a los
procesos contratados externamente (Ver numeral 5.4.5.5. Control de los
productos y servicios suministrados externamente.).
• Se realiza el diseño y documentación de una matriz de control de procesos
operacionales donde se identifica los procedimientos a los cuales se les aplicará
control operativo, identificando en dicha matriz los siguientes aspectos:
o Nombre del procedimiento
o Etapa critica
o Parámetros a controlar
o Recursos
o Responsable
o Frecuencia
o Documentos

Se expone la implementación de la metodología aplicada para dar cumplimiento

control de procesos operacionales asociado para el presente criterio, de la norma
ISO 9001:2015, en el formato “Planificación y Control de los Procesos Operativos”
presentado en el ANEXO DD.

5.4.5.2. Determinación de los requisitos para los productos y servicios.

Para dar cumplimiento a lo requerido en el presente numeral de la norma ISO
9001:2015, el proceso contable realiza las siguientes actividades:

• Realizar la inclusión en la matriz de comunicación externa (ANEXO EE), de los

siguientes criterios, de forma que puedan ser comunicados de manera oportuna a
los clientes del proceso:
• La información relativa a los productos y servicios;
• Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo los cambios;
• Los requisitos específicos para las acciones de contingencia.
• Realizar la inclusión de las actividades para dar cumplimiento a los requisitos y
101
las disposiciones de los mismos cuando sea pertinente en las cartillas instructivas
(ANEXO V-AA), de forma que permitan mantener una constante revisión de
dichos requisitos y asegurar su cumplimiento. Las cartillas mencionadas se
encuentran documentadas y a disposición del personal del proceso contable.
• Se realiza el diseño de un formato que permita realizar la recopilación de las
quejas y sugerencias de los clientes del proceso, de manera que puedan darse
soluciones oportunas a los mismos y se genere una evidencia de esta gestión
(Ver numeral 5.4.6.4. Satisfacción del cliente).

5.4.5.3. Control de los productos y servicios suministrados

externamente.
Se realiza el diseño y la documentación de lineamientos específicos para la
gestión de proveedores, los cuales son encargados de los productos y servicios
suministrados externamente para el proceso contable; dentro de esta gestión se
incluye para la selección, el seguimiento y evaluación de los proveedores del
proceso. La determinación en cuestión se mantiene en evidencia en el
procedimiento gestión de proveedores (ANEXO FF-HH).

Se destaca algunos aspectos del procedimiento de gestión de proveedores

creado para dar cumplimiento al presente requerimiento de la norma:

• El procedimiento tiene como objetivo identificar, evaluar y reevaluar la habilidad

y capacidad, del proveedor para suministrar insumos, productos o servicios, de
acuerdo a los requisitos y criterios del proceso contable y de la empresa, con el fin
de asegurar la calidad de los procedimientos.
• En el caso del seguimiento, se llevará a cabo mediante la participación de los
colaboradores del proceso en la actividad de evaluación, considerando la
frecuencia y el proveedor principal que es el proveedor del software.
• La autoridad y responsabilidad, para la adecuada selección de proveedores, la
tiene la jefatura del proceso contable en concordancia con el proceso de compras
de la empresa; además es la persona encargada de realizar la respectiva
evaluación, apoyándose en los conceptos brindados por los integrantes del
proceso contable.
• La información relacionada con la gestión de proveedores está relacionada
mediante los formatos de:
• Listado de proveedores (ANEXO FF)
• Selección de proveedores (ANEXO GG)
• Evaluación de proveedores (ANEXO HH)

5.4.5.4. Producción y prestación del servicio.

Para dar cumplimiento a lo requerido en el presente numeral de la norma ISO
9001:2015, el proceso contable realiza las siguientes actividades:

• Se realiza la documentación de los requisitos de la prestación del servicio

102
mediante su especificación en las cartillas instructivas (ANEXO V-AA), de forma
que estas permitan mantenerlos documentados y dispuestos a análisis y
seguimiento. Las cartillas en cuestión se encuentran a la disposición del personal
del proceso contable con el fin de que sean un referente constante de los
requisitos de los clientes del proceso.
• Se realiza la determinación de una metodología de control de cambios que
considere los criterios mencionados en el numeral asociado de la norma ISO
9001:2015; de igual manera la utilización de un formato de aplicación, en donde
pueda evidenciarse la consideración de los mismos al momento de realizar los
cambios en cuestión (Ver numeral 5.4.3.3. Planificación de los cambios.).
• Se realiza el compromiso por parte de la jefatura del proceso contable de
aplicar revisiones de procedimientos, para validar la capacidad de alcanzar los
resultados previstos, y documentar dicha revisión en el formato seguimiento de
procedimientos (ANEXO II).

5.4.5.5. Control de los elementos de salida del proceso, los productos y

los servicios no conformes.
Se realiza el diseño y la documentación de lineamientos específicos para el
control y seguimiento de los productos y servicios no conformes para el proceso
contable, y las acciones correctivas aplicables a los mismos; dentro de esta
gestión se incluye la determinación de los criterios para la documentación de los
productos no conformes generados al interior del proceso contable. La
determinación en cuestión se mantiene en evidencia en el procedimiento control
producto no conforme (ANEXO JJ).

Se destaca algunos aspectos del procedimiento control producto no conforme

creado para dar cumplimiento al presente requerimiento de la norma:

• El procedimiento tiene como objetivo garantizar que el producto, la información

generada o el servicio, que no sea conforme con los requisitos del proceso
contable o del cliente del mismo, sea identificado y controlado mediante el
tratamiento necesario para prevenir su entrega y/o distribución no intencionada.
• La autoridad, responsabilidad de retención y tratamiento del producto no
conforme la tiene la jefatura del proceso contable, contando con el apoyo del
personal del proceso.
• La información relacionada con la gestión de control del producto no conforme
está relacionada mediante el formato Registro de Reporte y Tratamiento de PNC
(ANEXO JJ); mediante este registro se genera la evidencia de la gestión realizada
conforme a las especificaciones de la norma para el control de cualquier producto
del proceso contable que se considere no es conforme a los requisitos propios del
proceso.

5.4.6 Evaluación del desempeño.

103
5.4.6.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
Se realiza la determinación de las gestiones internas del proceso contable a las
cuales es necesario hacer seguimiento y se estipula aplicar indicadores de
gestión como principal herramienta de seguimiento y medición. Al efecto se
diseña y desarrolla los formatos específicos considerando los criterios
mencionados en el numeral asociado de la norma ISO 9001:2015.

Las consideraciones estipuladas para los indicadores se presentan a

continuación:

• Los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, según sea

aplicable, para asegurar resultados válidos;
• Cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición;
• Cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la
medición;
• Se debe asegurar que las actividades de seguimiento y medición se
implementan de acuerdo con los requisitos determinados y se debe conservar la
información documentada como evidencia de los resultados.
• Se debe evaluar el desempeño de la calidad y la eficacia asociada.

• Los indicadores se estructuran en formatos de hoja de vida y reporte de

indicador (ANEXO Q), los cuales contienen la siguiente información:
• Nombre del indicador
• Objetivo
• Meta
• Fuentes de información
• Unidad de medida
• Frecuencia de medición
• Tendencia
• Fórmula de cálculo
• Responsable de medición

• Se determinaron dos indicadores para la aplicación en el proceso de

contabilidad:

• Consignaciones en mano: Cuyo objetivo es localizar las consignaciones

efectuadas por el cliente con el fin de darle ingreso con la mayor prontitud posible
antes de la respectiva conciliación bancaria (ANEXO KK).
• Cartera morosa: Cuyo objetivo es controlar la totalidad de cartera en mora, en
aras de que los días de cartera vencida no superen los 15 días para cigarrillo y 30
días para café (ANEXO LL).

104
5.4.6.2. Satisfacción del cliente.
Con el fin de mantener un seguimiento sobre la satisfacción de los clientes del
proceso contable se establecen dos actividades específicas:

1) Se realiza el diseño y documentación de un formato que permita realizar la

recopilación de las quejas y sugerencias de los clientes del proceso, de manera
que puedan darse soluciones oportunas a los mismos y se genere seguimiento y
una evidencia de esta gestión de manera oportuna. El formato Atención Quejas y
Sugerencias (ANEXO MM), recopila la siguiente información:

• Clasificación de queja o sugerencia

• Motivo de la queja o sugerencia
• Responsable de la gestión
• Fecha en que se interpone la queja o sugerencia
• Descripción de quien interpuso queja o sugerencia:
• Nombre
• Entidad y cargo
• Dirección y barrio
• Teléfono o celular
• Resumen de la queja o sugerencia
• Descripción de las acciones por parte del responsable para solución de queja
o sugerencia
• Fecha de respuesta a queja o sugerencia
• Verificación de gestiones a queja o sugerencia:
• Conformidad: si – no
• Observaciones

2) Se realiza el sondeo de conformidad con los clientes internos del proceso,

mediante retroalimentación en juntas organizacionales de la empresa en la cual
se solicita especificar, mediante comunicado interno a los líderes de los diferentes
procesos con los cuales tiene relación el proceso contable, la percepción que los
mismos tienen del proceso y una valoración cuantitativa al respecto. Dicha
solicitud se estipula ser realizada en periodos no superiores a tres meses y puede
considerar una validación general del proceso contable o evaluar criterios
específicos.

5.4.6.3. Análisis y evaluación.

Para dar cumplimiento a lo requerido en el presente numeral de la norma ISO
9001:2015, el proceso contable realiza las siguientes actividades de manera que
pueda determinarse de manera eficiente y oportuna el cumplimiento de los
requisitos y resultados esperados:

• Se realiza el diseño de reportes asociados a los indicadores de gestión que

105
permitan el análisis cuantitativo de los resultados de los seguimientos aplicados a
las actividades del proceso contable; los reportes de indicadores de gestión se
encuentran en el mismo formato que la hoja de vida de indicador (ANEXO Q), y
corresponden a los mismos criterios expuestos en el numeral 5.4.6.1.
Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
• Se aplica la evaluación del personal aplicando los formatos estipulados para
este fin (ANEXO I), y siguiendo los lineamientos expuestos en el numeral 5.3.5.6.
Evaluación.
• Se aplican la evaluación los proveedores, aplicando los lineamientos expuestos
en el procedimiento de gestión de proveedores (ANEXO GG-II).

5.4.6.4. Auditoría interna.

Se realiza el diseño y la documentación de lineamientos específicos para la
realización de auditorías internas para el proceso contable; dentro de esta gestión
se incluye la especificación de la estructura de aplicación y revisión de todos los
criterios determinados por la norma ISO 9001:2015 referentes a la auditoria
interna. La determinación en cuestión se mantiene en evidencia en el
procedimiento auditorías internas (ANEXO NN-QQ).

Se destaca algunos aspectos del procedimiento auditorías internas creado para

dar cumplimiento al presente requerimiento de la norma:

• El procedimiento tiene como objetivo verificar la conformidad de la gestión de

calidad, su grado de eficacia, el cumplimiento de la política de calidad del
proceso contable de INCAFEN S.A.S. y sus procedimientos, con el fin de detectar
oportunidades de mejora mediante la identificación de fortalezas y debilidades.
• La autoridad y responsabilidad de planeación, ejecución y seguimiento de la
auditoria interna de calidad es de la jefatura del proceso contable, en
concordancia con el coordinador del sistema de gestión de calidad de la empresa
y los auditores internos.
• La información relacionada con la realización de auditorías internas está
relacionada mediante los siguientes formatos de control:
• Programa de auditoria (ANEXO NN-QQ)
• Plan de Auditoria (ANEXO OO)
• Lista de verificación (ANEXO PP)
• Informe de auditoría.(ANEXO QQ)
• Los parámetros a verificar en auditoria interna para el proceso contable son los
siguientes:
• Correcto manejo de la información contable.
• Cumplimiento de las actividades diarias.
• Verificación en los tiempos de ejecución de las actividades.
• Corroborar que las actividades sean ejecutadas conforme las políticas de
Calidad.

106
• Realidad en las cifras contables.
• Estado de los recursos en el Proceso Contable.

5.4.6.5. Revisión por la dirección.

Se realiza el diseño y la documentación de lineamientos para la realización de
revisión por la dirección, específicamente para el proceso contable; dentro de esta
gestión se incluye la verificación de todos los criterios determinados por la norma
ISO 9001:2015 referentes a la revisión por la dirección. La determinación en
cuestión se mantiene en evidencia en el procedimiento revisión por la dirección
(ANEXO RR-SS).

Se destaca algunos aspectos del procedimiento revisión por la dirección creado

para dar cumplimiento al presente requerimiento de la norma:

• El procedimiento tiene como objetivo especificar los lineamientos para llevar a

cabo la revisión por la dirección, del proceso contable, esto con el fin de asegurar
el mejoramiento continuo del proceso contable enfocado a la gestión de calidad.
• La autoridad y responsabilidad para la revisión por la dirección, recae sobre la
jefatura del proceso contable en coordinación con el gerente general de la
empresa.
• La información relacionada con la realización de revisión por la dirección, está
relacionada mediante los siguientes formatos de control:
• Cronograma de revisiones por la Gerencia (ANEXO RR)
• Informe de Revisión por la dirección (ANEXO SS)

5.4.7 Mejora.

5.4.7.1. Generalidades.
Se realiza el diseño y la documentación de lineamientos específicos para la
realización de acciones correctivas y/o de mejora para el proceso contable; dentro
de esta gestión se incluye la especificación de la estructura de aplicación y
revisión de todos los criterios determinados por la norma ISO 9001:2015
referentes a las no conformidades y el desarrollo de acciones correctivas y de
mejora. La determinación en cuestión se mantiene en evidencia en el
procedimiento control no conformidades e implementación acciones correctivas y
de mejora (ANEXO TT-VV).

Se destaca algunos aspectos del procedimiento control no conformidades e

implementación acciones correctivas y de mejora, creado para dar cumplimiento
al presente requerimiento de la norma:

• El procedimiento tiene como objetivo establecer la metodología para el correcto

diligenciamiento de Reporte de No Conformidad y Solicitud de Acciones
Correctivas o de Mejora, la metodología para el efectivo análisis de las No
107
conformidades y especificar los lineamientos específicos para la correcta
planeación, ejecución y seguimiento de Acciones Correctivas o de Mejora.
• La responsabilidad para el adecuado registro y análisis, de las no
conformidades que se deriven del proceso, es de todos los funcionarios del
proceso contable, y la autoridad para la determinación de las acciones correctivas
o de mejora es de la jefatura del proceso contable.
• La información relacionada con el control de no conformidades e
implementación acciones correctivas y de mejora está relacionada mediante el
siguiente formato de control:
• No Conformidad y Solicitud de Acciones Correctivas o De Mejora (ANEXO TT-
VV)

5.4.7.2. No conformidad y acción correctiva.

Para el control de las no conformidades y la consecuente implementación de
acciones correctivas asociadas, se siguen los lineamientos expuestos en el
Procedimiento control no conformidades e implementación acciones correctivas y
de mejora (ANEXO TT-VV).

Se realiza el diseño y la documentación de un formato de control propio del

procedimiento para mantener las evidencias de las acciones correctivas
asociadas, considerando los siguientes criterios requeridos por la norma ISO
9001:2015:

• La revisión de la no conformidad;
• La determinación de las causas de la no conformidad;
• La determinación de si existen no conformidades similares, o que
potencialmente podrían ocurrir;
• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

El formato Reporte de No Conformidad y Solicitud de Acciones Correctivas o De

Mejora (ANEXO TT-VV), recopila la siguiente información:

• Fecha de emisión
• Procedimiento relacionado
• Responsable
• Número de la acción
• Origen de la acción
• Tipo de acción: Correctiva – mejora
• Descripción de la No conformidad real o potencial o aspecto a mejorar
• Descripción de la causa
• Corrección o justificación
• Definición del plan de acción
• Seguimiento del plan de acción
108
• Revisión de los resultados obtenidos
• Cierre de la Acción

Adicionalmente la gestión del seguimiento a las acciones se complementa con la

aplicación del formato de seguimiento de procedimientos (ANEXO II), para
generar evidencia de la supervisión de dichas acciones.

5.4.7.3. Mejora continua.

Para el control de las oportunidades de mejora y la consecuente implementación
de acciones de mejora asociadas, se siguen los lineamientos expuestos en el
Procedimiento control No Conformidades e implementación acciones correctivas y
de mejora (ANEXO TT-VV), y se implementa la aplicación del formato No
Conformidad y Solicitud de Acciones Correctivas o De Mejora (ANEXO TT-VV),
para generar la evidencia de la gestión realizada; y al igual que las acciones
correctivas la gestión del seguimiento a las acciones se complementa con la
aplicación del formato de seguimiento de procedimientos (ANEXO II) para
generar evidencia de la supervisión de dichas acciones.

Para la gestión de las acciones de mejora se considera los siguientes criterios

requeridos por la norma ISO 9001:2015:

• La organización debe mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y

eficacia de la gestión de calidad.
• La organización debe considerar los elementos de salida del análisis y la
evaluación y los elementos de salida de la revisión por la dirección, para confirmar
si hay procedimientos de bajo desempeño u oportunidades que deben tratarse
como parte de la mejora continua.
• Cuando sea aplicable, la organización debe seleccionar y utilizar herramientas
y metodologías aplicables para la investigación de las causas del bajo desempeño
y para apoyar la mejora continua.

5.4.8 Acciones de mejora aplicadas en el proceso contable.

En el desarrollo de la gestión de mejora continua se aplicaron tres acciones

específicas enfocadas a la mejora de las gestiones de nómina, cartera y bancos.

5.4.8.1 Acción de mejora nómina.

“Para reflejar el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores, así como las
deducciones correspondientes, la empresa requiere elaborar un documento
llamado nómina, un documento de control administrativo, en el cual se consignan
las percepciones y deducciones de uno o varios trabajadores que integran una
organización en un periodo determinado.

Este procedimiento inicia por la definición de los salarios y las prestaciones que
109
les serán otorgados a los trabajadores y posteriormente la presentación de alta de
los empleados, la determinación de deducciones, la elaboración de la nómina, la
elaboración de reportes y recibos, el pago de salarios y prestaciones, su
contabilización y cierre”.22
La acción de mejora aplicada a la gestión de nómina se presenta en el ANEXO
UU, en el cual se expone de manera detalla todas las especificaciones de la
acción en el formato diseñado para este fin.

Oportunidad de mejora determinada:

Demora en cuanto al procedimiento de causación y pago de nómina en el sistema
contable

Descripción de la acción:
Se parametriza la plantilla de la causación de nómina mediante funciones
combinadas: BuscarV, Sumar.SI Sumar.Si.Conjunto, Si; en función de optimizar el
tiempo y recursos necesarios para realizar la causación y pago de la nómina de
empleados.

Actividades específicas de la acción:

• Se organizó la plantilla de la nómina de empleados para hacer uso de la misma
dentro de la parametrización del archivo general de nómina.
• Se aplicaron las formulas las funciones mencionadas anteriormente con el fin
de obtener un archivo general de nómina que disminuya el tiempo de registro del
mismo.

5.4.8.2 Acción de mejora cartera.

La cartera “es el eje sobre el cual gira la liquidez de la empresa, es el componente
principal del flujo del efectivo”23. Así como también es considerada “El conjunto de
clientes que los vendedores de una empresa tienen dentro de un área de venta y
con los que interesa mantener un contacto”24. Lo anterior justifica que las
empresas a través de estrategias de calidad y eficiencia buscan la satisfacción de
las necesidades de las personas, quienes son denominados clientes, es
importante resaltar que ellos constituyen una parte esencial en cualquier
organización, porque sin ellos no hay negocio.

El inadecuado manejo y control de la cartera, la falta de procesos estratégicos,

procedimientos y políticas mal planteadas por parte de la administración dentro de
las empresas, puede ser una de las causas por las cuales no existe permanencia

22 Orozco Colín, Luis Ángel. (2012). Estudio integral de la Nómina. (11ª ed.) México.
23 BEDOYA, Jaime Humberto. 10 Mandamientos de la cartera. Disponible en:
http://www.degerencia.com/articulo/10_mandamientos_de_la_cartera
24 CONSUMOTECA. Cartera de clientes. Disponible en:
http://www.consumoteca.com/economia-familiar/economia-y-finanzas/cartera-de-
clientes/
110
de los negocios en el mercado.

“Una cartera de clientes no es algo estático, tiene un flujo de entrada, un grupo de

clientes que se mantienen en el negocio, los cuales están conformados por
personas con diferentes fechas de ingresos como clientes, y finalmente un grupo
de clientes que tiende a ser más pequeño, el cual se decanta en el tiempo por
variadas razones”25.
Teniendo en cuenta lo anterior es importante actuar con aportes en pro de la
mejora en cuanto al proceso de cartera, por tal motivo es necesario plantear la
siguiente acción de mejora.
La acción de mejora aplicada a la gestión de cartera se presenta en el ANEXO
TT, en el cual se expone de manera detalla todas las especificaciones de la
acción en el formato diseñado para este fin.

Oportunidad de mejora determinada:

Facturación a crédito, a terceros no autorizados expresamente por la empresa.

Descripción de la acción:
Se realiza una lista de clientes a crédito en una tabla de Excel, para reemplazar el
método manual que manejaba previamente el proceso contable; con dicha tabla
en Excel combinada con una fórmula de BurcarV y formato condicional, se verifica
en base diaria que no se facture a crédito a clientes no autorizados, se verifica
que no se quebranten las políticas de cartera impuestas por la empresa tales
como que para la zonas de Pasto el crédito de café no puede superar los 30 días,
el de cigarrillo no puede superar los 8 días, además que nadie puede tener a
crédito dos facturas acumuladas de cigarrillo, de igual manera para las correrías
con la diferencias de 15 días para el cigarrillo y para las demás zonas del país se
controla el número de facturas a crédito que acumulan ya que al ser solo
distribuidoras de café en ocasiones el vendedor se descuida o en su afán por
cumplir metas realiza muchas facturas a crédito..

Actividades específicas de la acción:

• Se estableció un listado electrónico de clientes a crédito según libro contable.
• Se definió quiénes son los clientes realmente autorizados con crédito por parte
de la empresa en conjunto con Jefe de Ventas.
• Mediante el uso de Formulas de Excel se ejerce un control permanente a la
facturación y fecha de cobro de cartera.

5.4.8.3 Acción de mejora bancos.

“La conciliación bancaria, no es como tal un registro contable, sino una
herramienta de control de la empresa”26. El proceso de conciliación bancaria

25 RÍOS, Juan Manuel. Cartera de clientes CRM. 2008.

26 Contabilidad General y Tesorería, Delgado, (2008)

111
consiste en comparar cifras, entre documentos de dos entidades, la empresa y el
banco donde se ha depositado dinero de diversas monedas, está relacionado con
el área de las matemáticas, específicamente con la aritmética, porque se trata de
sumas y restas para tratar de igualar los saldos.
Por tal motivo se efectúa la comparación de cifras y los registros contables que
correspondan, a las cuentas que tengan que ver con las diferencias que surgen
como partidas de conciliación y que la empresa debe ajustar, pero el proceso de
conciliación en sí, se debe entender y realizar desde una visión matemática, en la
que ambos saldos y sus diferencias son debidamente razonados.

Según la cita anterior nos da paso a entender que el proceso de conciliación

bancaria es muy importante para la empresa, por tal motivo procedemos a realizar
la siguiente acción de mejora.

La acción de mejora aplicada a la gestión de bancos se presenta en el ANEXO

VV, en el cual se expone de manera detalla todas las especificaciones de la
acción en el formato diseñado para este fin.

Oportunidad de mejora determinada:

Demora en el proceso de conciliación bancaria.

Descripción de la acción:
Se realiza la creación de una nota de ajuste en el sistema, en la cual se realiza la
contabilización de las transferencias pendientes en el sistema en aras de
optimizar el tiempo y recursos necesarios para realizar la conciliación bancaria.

Actividades específicas de la acción:

• Se organizó la plantilla de conciliación bancaria para hacer uso de la misma en
el proceso de mejora de la conciliación.
• Se aplicaron las notas de ajuste mencionadas anteriormente con el fin de
obtener un archivo general que disminuya el tiempo de la conciliación bancaria.

5.5 IMPACTOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS Y ADMINISTRATIVOS DE LAS

ACCIONES DE MEJORA Y CONTRIBUCIONES DEL MODELO ESTANDAR DE
CONTABILIDAD.

Una vez propuestas las acciones de mejora diseñadas por quienes realizan este
trabajo de investigación, dentro del ejercicio de las funciones propias de sus
cargos durante los años 2017 y 2018, tiempo en el cual desarrollaron sus
prácticas laborales y posteriormente se ganaron el derecho a un contrato laboral
directamente con INCAFEN S.A.S., se puede evidenciar por una parte los
manejos sobre los cuales se quiere establecer mejora continua y por otro lado la
necesidad del modelo anteriormente propuesto, tal como se evidencia a
continuación.
112
5.5.1 Impactos Financieros de las Acciones de Mejora.

Dentro de los impactos financieros de las acciones de mejora propuestas en el

numeral 5.4.8 se tiene como punto álgido el que se desprende de la acción de
mejora de cartera, el cual hablando financieramente a razón de rotación de
cartera refleja un impacto realmente positivo en cuanto al cambio, las actividades
que comprenden la acción de mejora se empezaron a ejecutar desde el mes de
febrero del año 2018, como se puede observar a continuación se refleja un
cambio en el número de veces que rota la cartera de clientes en específico la
cuenta contable 1305050101 Clientes INCAFEN.

Gráfico 9 Rotación de Cartera

2017
ROTACION DE CARTERA
$ 27.514.506.915
= = 12,55
$ 2.191.853.558
DÍAS DE ROTACION
= $ 2.191.853.558 * 365 = 29
$ 27.514.506.915
2018
ROTACION DE CARTERA
$ 29.160.339.787
= = 26,51
$ 1.100.149.409
DÍAS DE ROTACION
= $ 1.100.149.409 * 365 = 14
$ 29.160.339.787
Fuente: Estados Financieros 2017 y 2018 INCAFEN S.A.S.

El rubro de ventas a crédito del periodo se encuentra compuesto por la suma de

los ingresos operacionales y las cuentas por cobrar promedio lo son del grupo de
deudores más específicamente la cuenta de clientes, tanto para el año 2017 como
para el año 2018 se evaluaron los mismos parámetros, se observa el crecimiento
para el año 2018 del nivel de los ingresos en un 5.98% con respecto al año 2017
pasando de $27.514.506.915 a $29.160.339.787 y paralelamente una disminución
aún más significativa en el rubro de cuentas por cobrar el cual disminuye en
aproximadamente un 49.81% pasando de $2.191.853.558 hasta caer a
$1.100.149.409.

Lo anterior quiere decir que aun con el incremento en el nivel de los ingresos se
evidencia así mismo una mejora en cuanto a la rotación de cartera y a sus días de
cobro promedio, pasando de una rotación anual de aproximadamente 12.55 veces
para el año de 2017 a 26.51 veces aproximadamente en el 2018, con lo cual no
solo la cartera disminuyó su valor sino que también se convirtió en efectivo más
rápido, pasando el tiempo promedio de cobro de 29 días en el 2017 a 14 para el
2018.

113
Esto significa indudablemente una mejora drástica para la liquidez y el capital de
trabajo de la empresa, puesto que como se mencionó anteriormente la rotación de
cartera es pilar fundamental para el flujo de efectivo, ya que sus ingresos no se
ven afectados, por el contrario aumentan y la cartera si disminuye y se cobra más
rápido, todo gracias a una mayor y mejor gestión en este apartado, controlando
tanto el número de clientes con cupo de crédito, cosa que antes no se hacía pues
la revisión de la misma se hacía al ojo en físico y también que el número de
facturas no excedan el máximo permitido por la empresa.

5.5.2 Impactos Económicos de las Acciones de Mejora.

Hablando de los impactos económicos que permitirá el adecuado reparto de las

funciones, un direccionamiento claro de las actividades, mayor control y
supervisión de las actividades es la disminución al máximo del gasto de horas
extras dentro del rubro de gastos de personal de los colaboradores del proceso
contable.

Las actividades que se embarcan dentro de la acción de mejora de nómina

comenzaron a ejecutarse durante el primer cuatrimestre del año 2018,
permitiendo que la persona que maneja cartera no se dedique únicamente a este
fin, como se disponía hasta entonces, sino también que colabore de forma
aleatoria con las demás actividades propuestas dentro del proceso contable.

A continuación se evidenciará el comportamiento anual del gasto de personal

correspondiente a los auxiliares contables del proceso Contable (ANEXO XX-YY),
se hace la aclaración por cuanto existen otros dos colaboradores vinculados a la
empresa bajo el cargo de auxiliar contable pero se encuentran adheridos al
departamento de ventas.

• Comportamiento año 2017 (ANEXO XX)

• Comportamiento año 2018 (ANEXO YY)

Como se puede evidenciar en el año 2017 (ANEXO XX) no existe una constante
en cuanto al gasto de personal ya que durante ese periodo la rotación del
personal fue completa, de modo que todos los colaboradores cambiaron al interior
del departamento.

Tal como lo muestra la tabla del gasto de empleados del año 2017 (ANEXO XX) si
bien no se evidencia un gasto oneroso en cuanto al rubro de horas extras todo por
cuanto en ese momento no se cancelaban, se reconocían pero se compensaban
en su mayor parte, si observamos que se pagó por este rubro en los meses de
febrero, abril y mayo, meses en los que, es de conocimiento, son de mucho
trabajo dado que se debe presentar declaración de renta, medios magnéticos,
114
asamblea de socios e informe a la Superintendencia de Sociedades.

Ya para el año 2018 (ANEXO YY) el cambio e incremento si es más notorio,

durante el año 2018 se puede decir se logra cierta estabilidad en cuanto al
número de empleados al interior del departamento contable, hecho que hace que
las cifras se reflejen de forma más sencilla, vemos como en los meses de febrero
y sobre todo en marzo el costo de horas extras es sumamente elevado en
relación al mismo periodo del año anterior, en este año se hace la aclaración que
el mayor porcentaje de horas extras es pagado mas no compensado, se
compensa pero en menor medida, lo cual a la empresa le genera costos que
mediante la implementación del sistema estándar de contabilidad se evitaría
puesto ya se tendrían dispuestas las herramientas de medición previas para
prever dichas situaciones, por ejemplo, la variación porcentual de gasto de horas
extras del mes de marzo con respecto al mes de febrero significó casi un 10%,
este rubro para el mes de febrero alcanzo en términos monetarios la suma de
$834.138, casi lo que significa el gasto mensual de un empleado, de igual manera
las consecuencias de estas variaciones no quedan únicamente en el rubro de
horas extras, como sabemos también tiene su afectación tanto en el factor
prestacional como también en el gasto por planilla de aportes al Sistema General
de Seguridad Social, tal como lo demuestran las cifras expuestas en los ANEXOs
anteriormente mencionados.

5.5.3 Impactos Administrativos de las Acciones de Mejora.

Como se evidencia las acciones de mejora tanto de cartera como de nómina y de

bancos, nos permite una agilización de los procesos contables; de modo que
anteriormente una persona se dedicaba única y exclusivamente a la ejecución de
dichas actividades, limitando sus aportes a las demás actividades dentro de la
gestión Contable, sin considerar la interacción con los distintos procedimiento que
forman parte del proceso contable y por tanto sesgando su alcance.

Después de aplicar las acciones mencionadas se generó claridad en la

información, por cuanto por ejemplo tomando como muestra la conciliación
bancaria, anteriormente no se manejaban notas de ajuste hecho que generaba
que el encargado de dicha actividad tuviera que buscar en el movimiento tanto en
meses pasados como también en los siguientes a la fecha real de la transacción
para proceder a realizar su registro, lo que a su vez conllevaba que el saldo en
bancos en el paquete contable no coincidiera nunca con el reflejado por el
extracto bancario, en otras palabras la conciliación se la dejaba expresada en
Excel, mas no se reflejaba la realidad en el sistema, ahora con las notas de ajuste
sí que se precisa en el mes que corresponde todas las transacciones
correspondientes a los bancos, con lo que a final de mes se tiene un saldo
exactamente igual al del extracto.

115
También se generó agilización de tiempos como se explicó con anterioridad
gracias a la mejora de nómina y cartera mediante el uso de hojas de cálculo de
Excel parametrizadas con las funciones necesarias se ha hecho todo el proceso
de causación, contabilización, revisión y control mucho más rápido, lo cual
permite la revisión de las actividades, prevención de errores, mejora continua y
por ultimo tenemos la optimización en la gestión del recurso humano, por cuanto
ahora mediante las mejoras anteriormente descritas se puede ejercer un mejor
reparto de actividades y así la colaboración entre los miembros del proceso
contable, permitiendo además su crecimiento profesional dado a la apertura de
conocimientos en las diferentes áreas de la contabilidad.

Todo lo anterior conlleva gran ayuda e impulso a la hora de perseguir el objeto

social de la empresa y obtener el máximo beneficio de los recursos, además
demuestra la correlación que manejan los diferentes ámbitos en la empresa, es
así como un impacto administrativo como lo es la alta rotación de los empleados
en el año 2017, puede generar impactos económicos en el año 2018 en cuanto al
rubro de horas extras, ya que en el año 2018 se informaron ante los entes de
control las actividades pertenecientes al año inmediatamente anterior, y ante la
alta rotación del personal, sumado a la inexistencia de cartillas, capacitación,
control o direccionamiento, hubo gran cantidad de incorrecciones en la
información contable, información que necesito corregirse, tomado tiempos,
reprocesos que repercutieron en el rubro de horas extras canceladas a los
colaboradores del proceso contable.

116
 CONCLUSIONES

Durante la realización de esta investigación se pretendió diseñar un sistema

estándar de contabilidad para el departamento contable de la INDUSTRIA
CAFETERA DE NARIÑO SAS, con el fin de optimizar sus recursos, permitir un
reparto justo de actividades, mitigar los efectos que a posteriori tiene la rotación
del personal, propender aseguramiento de la información así como también su
fiabilidad.

A lo largo de la planeación, organización y desarrollo de este trabajo se puede

concluir que dentro del ejercicio de la practica contable convergen todo tipo de
conocimientos a fin tales como los que competen a Administración, finanzas
incluso economía, razón por la cual se propende el Contador Público de la
Universidad de Nariño se conciba como un profesional integral en distintas áreas
del conocimiento, un colaborador útil para la toma de decisiones, alguien con
perspectiva y visión a futuro.

Luego si en el aspecto netamente contable se puede evidenciar mediante los

diagnósticos del caso que en muchos casos no es el profesional sino más bien la
concepción de los procesos y procedimientos propios de una empresa lo que
pueden llevar el cauce de las transacciones de manera que puede finalmente
generar perjuicios a la entidad, perjuicios no solo económicos sino también
organizacionales y administrativos, el carecer de procesos claramente definidos y
documentados puede conllevar a una desorganización de los mismos, lo cual los
convierte en algo incontrolable y como sabemos, todo aquello que no podemos
controlar, no generará una potencial amenaza.

En respuesta a la ausencia de un manual que contenga las instrucciones de como

desempeñar las funciones de cada una de las dependencias del departamento de
contabilidad necesarios para la ejecución del trabajo del personal, se identificaron
y elaboraron los respectivos instructivos de procesos y procedimientos de
acuerdo a las políticas contables, con el fin de que proporcionen seguridad en el
cumplimiento de los objetivos e incremente a confianza y veracidad de la
información, efectividad y eficiencia de las operaciones.

Mediante la estandarización de los procesos contables la entidad tiende al

aseguramiento de la información, al correcto desempeño de las actividades, a una
claridad en el reparto y ejecución de las funciones para con sus colaboradores,
generando información de mayor utilidad, veracidad y rapidez para la toma de
decisiones.

117
 RECOMENDACIONES

Se recomienda primero que todo respetar el plan de capacitación propuesto en

aras de que cada colaborador que llegue al departamento contable de INCAFEN
SAS se contextualice, conozca sus funciones, responsabilidades y aun mas allá el
alcance de su gestión, sin concebirse como un colaborador independiente sino
más bien como parte del proceso estandarizado de contabilidad.

Se recomienda mayor control y monitoreo constante por parte del Jefe de

Contabilidad sobre las labores de los colaboradores del departamento contable de
INCAFEN SAS, esto con el fin de evitar mayores complicaciones sobre
actividades acumuladas, ya que se trata de reducir al mínimo todas aquellas
amenazas que puedan recaer sobre el proceso contable.

Se recomienda el diseño de una prueba de conocimientos para los aspirantes a

los cargos de auxiliar en el departamento de contabilidad, con el fin de asegurar
que el personal que ingrese a desempeñar sus funciones cumpla con los
requisitos expresados en los manuales de funciones en esta investigación
diseñados y así evitar el riesgo a errores o amenazas por desconocimiento de los
principios contables o falta de experticia.

Es importante hacer hincapié en la mejora continua, propender en los

colaboradores la apropiación de sus actividades de manera que cada actividad o
cada proceso sea susceptible de cambio a mejor, claro está dejando todo
documentado mediante los formatos en esta investigación propuestos, en ningún
momento las actividades y procedimientos aquí propuestos constituyen una
camisa de fuerza para la mejora continua, por el contrario, facilitan una
herramienta de control que permite establecer un orden y documentar procesos.

Se recomienda realizar la actualización constante en cuanto a los instructivos de

procesos y procedimientos establecidos, con el fin de mantener la veracidad de la
información, ya que estos documentos serán la base para el desarrollo de las
funciones asignadas, como también de guía para ejecutar su trabajo diario,
aportando a la mejora continua de la empresa.

118
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CATAMBUCO, Historia Catambuco. [En línea] (Revisada 21 abril 2018).

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catambuco.html

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y-finanzas/cartera-de-clientes/

CORREGIMINETO DE CATAMBUCO. Localización. [En línea] (Revisada 19 abril

2018). Disponible en internet
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catambuco.html

DANE. Censo General Pasto Nariño. [En línea] (Revisada 20 abril 2018).
Documento Pdf. Disponible en internet:
http://www.dane.gov.co/files/censo2005/PERFIL_PDF_CG2005/52001T7T000.PD
F

120
ANEXOS

121
ANEXO A

122
Continuación del anexo A

123
Continuación anexo A

124
Continuación anexo A

125
ANEXO B

126
Continuación anexo B

127
Continuación anexo B

128
ANEXO C

129
ANEXO D

4.CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN NO APLICA COMPLETO PARCIAL NINGUNO QUÉ TIENE? QUE NOS FALTA
4.1 Conocimiento de la organización y de su contexto
50%
La organización debe determinar:

Aplicar metodologia
Ø Las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a Conocimiento general de los sistematica para
X
su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de Calidad factores influyentes. identificación y valoración
de los factores de influencia.

0 1 0
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas 33%
La organización debe determinar:
a. Las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de calidad; X Conocimiento general de las
partes interesadas y los Sintetizar y documentar la
requisitos, principalmente identificación de las partes
b.Los requsitos de estas partes interesadas que son pertientes para el sistema de gestión de
X legales, que las mismas interesadas y sus requisitos
la calidad.
aplican al area de especificos.
contabilidad.
Aplicar seguimiento a las
partes interesadas y al
cumplimiento de sus
La organización debe realizar el seguimeinto y la revisión de la información sobre estas requisitos, mediante la
X N/A
partes interesadas y sus requsitos pertientes. verificación del
cumplimiento eficiente de
las actividades
realacionadas.
0 2 1
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de calidad
17%
Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar:

El area de contabilidad tiene

a. Las cuestiones externas e internas referidas en 4.1; X conocimiento claro del Definir el alcance del area,
alcance de su proceso; sinconsiderando los criterios
embargo ha sido definido referentes de la norma, y
b. Los requisitos de las partes interesadas pertientes referidos en el apartado 4.2; X considerando unicamente especificar dicho alcance en
las responsabilidades un documento propio del
asignadas desde la alta area, relacionado a la
administración de la contextualización,
c. Los productios y servicios de la organización; X
empresa. identificando los
procedimientos al interior
El alcance debe estar disponible y manenterse como información docuementada El alcance del area no se del area de contabilidad que
X
establecidendo: encuentra identificado en forman parte de dicho
ninguna documentación del alcance.
Ø Los productos y servicios cubiertos por el sistema de gestión de la calidad; X area o de la empresa.
Ø La justificación para cualquier caso en que un requsito de esta nomra internacional no se
X N/A N/A
pueda aplicar.
0 2 3
4.4 Sistema de Gestión Calidad y sus Procesos 10%
La organización debe determinar los procesos necesarios para el sistema de
X
gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, y debe determinar:
a) Los elementos de entrada requeridos y los elementos de salida esperados de El area de contabilidad tiene
X
estos procesos. conocimiento de los
b) La secuencia e interacción de estos procesos; X diversos procedimientos y
c) los criterios, métodos, incluyendo las mediciones y los indicadores del Realizar la caracterización
actividades realizados al
desempeño relacionados, necesarios para asegurarse la operación eficaz y el X del area de contabilidad, de
interior de su area,
control de estos procesos; tal menera que se pueda
mediante los cuales da
d) los recursos necesarios y asegurarse de su disponibilidad; X identificar los
cumplimiento a sus
e) la asignación de las responsabilidades y autoridades para estos procesos; X procedimientos asociados a
responsabilidades con la
f) los riesgos y oportunidades de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1, y todas las actividades
X empresa; sin embargo este
planificar e implementar las acciones adecuadas para tratarlos desarrolladas. Todo lo
conocimiento es general del
g) los métodos para realizar el seguimiento, mediciones, cuando sea apropiado, y anterior considerando cada
personal del area, no ha sido
evaluación de los procesos y, si es necesario, los cambios en los procesos para X uno de los puntos referidos
documentado y no considera
asegurarse de que se logran los resultados previstos; en la norma.
puntos específicos
h) Oportunidades de mejora de los procesos y del sistema de gestión de la calidad. X requeridos para una
La organización debe mantener información documentada en la medida necesaria adecuada identificación.
para apoyar la operación de los procesos y retener la información documentada en
X
la medida necesaria para tener la confianza de que los procesos se realizan según
lo planificado.
0 2 8

130
Continuación anexo D
5 LIDERAZGO NO APLICA COMPLETO PARCIAL NINGUNO QUÉ TIENE? QUE NOS FALTA

5.1 Liderazgo y compromiso

5.1.1 Liderazgo y compromiso para el sistema de gestión de la calidad 55%
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al Sistema de
gestión de la Calidad:

En el area de contabilidad está

definida la figura de Jefe de
a) tomando la responsabilidad de la eficacia del sistema de gestión de la calidad; X Contabilidad; quien se N/A
responsabilisa del desempeño
general del area.

Definir, documentar y
b) asegurando que se establezcan la política de la calidad y los objetivos de la calidad y comunicar una politica y
X N/A
que estos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización; objetivos de calidad del
area, que sean acordes
con el contexto del area
de contabilidad y a su vez
c) asegurando que la política de la calidad es comunicada, entendida y aplicada dentro de
X N/A con la direccion
la organización
estrategica de la
empresa.
Los procedimientos y las
actividades desarrolladas en el
d) asegurando la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los area de contabilidad estan
procesos de negocio de la organización
X N/A
enfocados al cumplimiento de
los requerimientos interpuestos
a esta area.

Capacitar al personal,
durante la induccion y a lo
largo del año, en el
enfoque basado en
e) Promoviendo la toma de conciencia del enfoque basado en procesos X N/A procesos; de manera que
forme parte de su cultura
de trabajo y sea
promovido desde la
direccion del area.

La jefatura del area de

contabilidad asegura la
f) asegurando que los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad estén
disponibles
X adquisición y disposición de los N/A
recursos necesarios para la
operación del area.

Capacitar al personal,
durante la induccion y a lo
largo del año, en la
g) comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los
requisitos del sistema de gestión de la calidad
X N/A importancia de la gestión
eficaz para el
cumplimiento conforme a
los requisitos del area.

La jefatura del area de

contabilidad asegura el
cumplimiento de los resultados
h) asegurando que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos; X N/A
generales del area,de acuerdo a
los requisitos establecidos para
la misma.

La jefatura del area de

contabilidad asegura la
contribución de los
i) involucrando, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del colaboradores del area, a traves
sistema de gestión;
X N/A
de la eficiente dirección y apoyo
en la ejecución de las
actividades del area, de manera
constante
Disponer, al area de
contabilidad, de
parametros, enfocados a
j) promoviendo la mejora continua; X N/A la mejora continua, y de
una metodologia que
permita evidenciar dicha
implementación

La jefatura del area de

contabilidad, a traves del
desempeño del area y la
disposición de los
k) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo aplicado a
sus áreas de responsabilidad.
X colaboradores, apoya los N/A
diferentes roles de la direccion
de la empresa en la ejecucion
de proyectos y actividades
conjuntas

131
Continuación Anexo D
6 0 5

5.1 .2.Enfoque al cliente

La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al 63%
cliente asegurándose de que:
El area de contabilidad tiene
conocimiento general de los
requisitos del cliente y dan Determinación de los
cumplimiento a los mismos, requisitos del cliente y
particularmente a los documentación de los
reglamentarios; pero dicho mismos, acompañada de
a) se determinan y se cumplen los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
X requisitos no han sido la especificación
aplicables;
determinados mediante la reglamentaria aplicable, y
aplicación de una metodologia documentar los mismos
sistematica, ni han sido en los lineamientos
documentados de forma que se instructivos del area.
permita evidenciar
objetivamente.
Determinación de los
riesgos y oportunidades,
b) se determinan y se tratan los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la así como los medios de
conformidad de los productos y los servicios y a la capacidad de aumentar la X N/A tratamiento de los
satisfacción del cliente; mismos, que se apliquen a
los procedimientos del
area de contabilidad.
El direccionamiento del area de
contabilidad esta encaminado a
c) se mantiene la atención puesta en proporcionar de manera coherente productos y cumplir de manera eficiente sus
servicios que cumplen los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios X procedimientos con el fin de N/A
aplicables; brindar resultados acordes a los
requisitos de los clientes del
area y los requisitos legales y
reglamentarios aplicables, al
igual que mantiene esfuerzos
enfocados a aumentar la
d) se mantiene la atención puesta en aumentar la satisfacción del cliente. X satisfacción de los clientes del N/A
area, mediante el aumento de la
eficiencia en la consecusión de
los resultados esperados.
2 1 1

5.2 Política de la Calidad

5.2.1.La alta dirección debe establecer, revisar y mantener una política de la calidad 0%
que:
a) sea adecuada al propósito y al contexto de la organización; X
b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento y la revisión de los
X Definir, documentar y
objetivos de la calidad;
c) incluya el compromiso de cumplir los requisitos aplicables; X comunicar una Política de
d) incluya el compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad X El area carece de una Política de Calidad del area contable,
Calidad. acorde a los parametros
5.2.2 La política de la calidad debe: expuestos en el presente
a) estar disponible como información documentada; X numeral.
b) comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización; X
c) estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según sea apropiado. X
0 0 7
5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 50%

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los El area de contabilidad ha
roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan dentro de la organización. X definido los roles de: Jefe de Especificar las diferentes
La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: contabilidad y auxiliar de dependencias al interior
contabilidad; especificando un del area de contabilidad;
a) asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los orden de autoridad en dicha definiendo los diferentes
X
requisitos de esta Norma Internacional;
asignacion de cargos. Sin cargos de los auxiliares
b) asegurarse de que los procesos están dando los elementos de salida previstos X embargo no se ha realizado una contables, diferenciando
determinación específica para los roles y
c) informar sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad, las diferenciar las diferentes responsabilidades
oportunidades de mejora y sobre la necesidad de cambio o innovación, y X dependencias al interior del asignados a cada uno
especialmente para informar a la alta dirección;
area, dependencias que según las caracteristicas
d) asegurarse de que se promueva el enfoque al cliente a través de la organización; X generan diferenciación en las propias de los
responsabilidades y roles procedimientos a los que
e) asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene asumidos por los diferentes se relacionaran.
X
cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad auxiliares contables.
0 6 0

132
Continuación Anexo D

133
Continuación Anexo D

134
Continuación Anexo D
7.SOPORTE NO APLICA COMPLETO PARCIAL NINGUNO QUÉ TIENE? QUE NOS FALTA
7.1.1. Generalidades 83%
Incluir, dentro de la
El area tiene
caracterización del area,
conocimiento de los
los recursos necesarios
recursos necesarios
para la gestion de
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, para el
X calidad de la misma,
implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de la calidad. funcionamiento de la
considerando la
misma, sin embargo
implementación y
no ha documentado
mantenimiento de la
dichos recursos.
misma.

La organización debe considerar:

El area cuenta con los

recursos internos
necesarios para su
a) las capacidades de los recursos internos existentes y sus limitaciones; X correcto
funcionamiento,
considerando sus
N/A
limitaciones y los
requerimientos
necesarios de los
b) qué se necesita obtener de los proveedores externos X proveedores externos
para brindar dichos
recursos.

2 1 0
7.1.2 Personas
100%

El area cuenta con el

recurso humano
necesario para la
Para asegurarse de que la organización puede cumplir de manera coherente los requisitos del cliente operación de los
y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe proporcionar las personas necesarias X procedimientos N/A
para la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios. propios del area, de
manera que pueda
cumplir con los
resultados previstos.

1 0 0
7.1.3 Infraestructura
100%

El area cuenta con la

infraestructura
necesaria para la
operación de los
La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura para la operación de sus
X procedimientos N/A
procesos para lograr la conformidad de los productos y servicios
propios del area de
manera que pueda
cumplir con los
resultados previstos.
1 0 0
7.1.4. Ambiente para la operación de los procesos
100%

El area proporciona y
mantiene el ambiente
necesario para la
operación de los
La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de
X procedimientos N/A
sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicio
propios del area, de
manera que pueda
cumplir con los
resultados previstos.

1 0 0

135
Continuación Anexo D
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 33%

Cuando el seguimiento o la medición se utilizan para la evidencia de la conformidad de los productos

El area hace uso de un
y servicios para los requisitos especificados, la organización debe determinar los recursos necesarios X software de
para asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados del seguimiento y la medición. contabilidad
mediante el cual
realiza la recopilación
La organización debe asegurarse de que los recursos proporcionados: de la información
asociada a los
procedimientos
financieros de la
N/A
empresa; el
a) son adecuados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición realizadas; X
mencionado software
es adecuado a las
necesidades de la
b) se mantienen para asegurarse de la adecuación continuada para su propósito. X
empresa y permite
realizar seguimiento y
La organización debe mantener la información documentada adecuada como evidencia de la
medición de los
X parametros
adecuación para el propósito del seguimiento y medición de los recursos
requeridos.

Cuando la trazabilidad de las mediciones sea: un requisito legal o reglamentario; una expectativa del
cliente o de una parte interesada pertinente; o es considerada por la organización como parte
X
esencial de proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición; los instrumentos de
medición deben:
El software usado en
el area de
>Verificarse o calibrarse a intervalos especificados o antes de su utilización, comparado con patrones
de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales. Cuando no existan tales contabilidad no
X requiere verificación
patrones debe mantenerse como información documentada la base utilizada para la calibración o la
verificación; o calibración, puesto N/A
que cuenta con un
>Identificarse para determinar el estado de calibración X sistema de soporte
>protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los brindado por el
X
posteriores resultados de la medición.
proveedor.
La organización debe determinar si la validez de los resultados de medición previos se ha visto
afectada de manera adversa cuando un instrumento se considere defectuoso durante su verificación o
X
calibración planificada, o durante su uso, y tomar las acciones correctivas adecuadas cuando sea
necesario.

3 0 0
7.1.6 Conocimientos organizativos
67%

El area tiene los

conocimientos,
adquiridos por la
experiencia asociada a
la organización,
La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y
X necesarios para la N/A
para lograr la conformidad de los productos y servicios.
operación de
procedimientos
tendientes a lograr la
conformidad de los
resultados brindados.
Realizar la
El area no ha
documentación de
documentado dichos
dichos conocimientos,
conocimientos de
mediante cartillas
Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida necesaria. X manera que puedan
instructivas que
estar a disposición de
permitan mantenerlos y
las partes interesadas
estar a disposición del
y el personal del area.
personal.
El area,cuando se
presentan
necesidades de
cambio y tendencias,
considera sus
Cuando se tratan necesidades de cambio y tendencias, la organización debe considerar sus conocimientos
conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales X actuales y accede de N/A
necesarios. manera oportuna a los
conocimientos
necesarios,
principalmente en las
normativas
pertinentes.
2 0 1

136
Continuación Anexo D
7.2 Competencia 63%
La organización debe:

El area cuenta con

manuales de
funciones, en donde
se especifica la
competencia del
a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que
X personal (perfil de
afecta a su desempeño de la calidad;
cargo) que requiere el Desarrollar manuales y
personal para ser perfiles de cargo, que
parte del area.Estos sean especificos a los
perfiles estan diferentes perfiles
diseñados para los internos que maneja el
cargo jefe de area de contabilidad,
contabilidad y auxiliar considerando las
contable, sin embargo dependencias asociadas
no están a los diversos
especificados para los procedimientos.
b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o diferentes perfiles
X
experiencia adecuadas;
internos del area
considerando la
diversidad de
funciones a realizar
por el personal.
El area toma acciones
para adquirir las
competencias
especificas cuando es
necesario, esto a Aplicar evaluaciones de
c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia través de eficacia a las
X
de las acciones tomadas; capacitaciones capacitaciones recibidas
internas o externas. por parte del personal.
Sin embargo no aplica
una evaluación de las
eficacia de las
mismas.
Se conserva,
conjuntamente con la
hoja de vida de los
colaboradores, las
evidencias
d) conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia. X docuemtnadas de la N/A
competencia del
personal a manera de
certificaciones u otra
validacion de la
competencia.
1 3 0
7.3 Toma de conciencia
Las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización deben tomar 0%
conciencia de:
El area actualmente
a) la política de la calidad; X no cuenta con
parametros asociados
a un sistema de Realizar, con el personal
gestion de calidad, y del área, socialización de
b) los objetivos de la calidad pertinentes; X
por tal razón no se han los criterios
definido los criterios especificados en el
c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los beneficios de una mencionados. presente numeral,
X Cosecuencialmente enfocandose a la toma
mejora del desempeño de la calidad;
no se ha llevado a de conciencia.
cabo acciones
d) las implicaciones de no cumplir los requisitos del sistema de gestión de la calidad. X enfocadas a la toma
de conciencia.
0 0 4

137
Continuación Anexo D
7.4 Comunicación
La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de 50%
gestión de la calidad, que incluyan

El area tiene un
a) el contenido de la comunicación; X
conocimiento general
de la gestión de la
comunicación, a Desarrollar y
manera de un documentar una matriz
b) cuándo comunicar; X
conocimiento de comunicación interna
pragmatico, pero no y externa, que defina de
se ha realizado una manera clara y específica
determinación todos los parametros
c) a quién comunicar; X
documentada y mencionados en el
especifica de los presente numeral.
criterios mencionados
en el presente
d) cómo comunicar. X
numeral.

0 4 0
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades 25%
El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

Documentar la
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional X N/A información requerida
por la presente norma.

Documentar la
El area cuenta con información referente a
información la gestion interna del
documentada en el area, que se asocie a la
b) la información documentada que la organización ha determinado que es necesaria para la eficacia
X ambito de registros, gestión de calidad,
del sistema de gestión de la calidad.
evidencia sus gestion del recurso
actividades y la humano y
gestión contable. estandarización de sus
procedimientos.
0 1 1

7.5.2 Creación y actualización

Cuando se crea y actualiza información documentada, la organización debe asegurarse de que lo 50%
siguiente sea apropiado
La información
documentada del área
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia); X está asociada
principalmente a la
información del
software contable: Definir y documentar
únicamente registros parametros de creación
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y sus medios de soporte (por de la actividad del y actualización de
X
ejemplo, papel, electrónico); area; sin embargo no información
se mantienen documentada para el
parametros de área.
identificación y
creación de
c) la revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación. X informacion
documentada propia
del área.
0 3 0

138
Continuación Anexo D

7.5.3 Control de la información documentada

7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta 43%
Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:

a) esté disponible y adecuada para su uso, dónde y cuándo se necesite; X La información

documentada del área
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso
X está asociada
inadecuado, o pérdida de integridad). Definir y documentar
principalmente a la
7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe tratar las siguientes parametros de control
informacion del
actividades, según sea aplicable: de la información
software contable:
documentada para el
a) distribución, acceso, recuperación y uso; X unicamente registros
área; asegurando
de la actividad del
cumplir con todos los
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; X area; por esta razon se
requisitos especificados
cumple solo
en el presente numeral.
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión); X parcialmente con los
criterios especificados
d) retención y disposición. X en el numeral.

Determinar, identificar y
controlar,mediante
registro, la información
La información documentada de origen externo, que la organización ha determinado que es necesaria documentada de origen
para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad se debe identificar y controlar, X N/A externo, necesaria para
según sea adecuado. la planificación y
operación del sistema
de gestión de la calidad
del area.

0 6 1

139
Continuación Anexo D

8.OPERACIÓN NO APLICA COMPLETO PARCIAL NINGUNO QUÉ TIENE? QUE NOS FALTA

8.1 Planificación y control operacional

La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos, como se especifica en el
apartado 4.4, necesarios para cumplir los requisitos para la producción de productos y 38%
prestación de servicios y para implementar las acciones determinadas en el apartado 6.1
mediante lo siguiente:

El area ha determinado y
a) determinando los requisitos del producto y los servicios; X tiene conocimiento de
los requisitos y
condiciones de los
b) estableciendo criterios para los procesos y para la aceptación de los productos y servicios; X procedimientos y
resultados que se Diseñar y documentar
generan a raiz de las una matriz de control de
c) determinando los recursos necesarios para lograr la conformidad para los requisitos de los actividades ejecutadas. procesos operacionales
X Sin embargo no se donde se identifique los
productos y servicios;
mantiene una procedimientos a los
información cuales se les aplicará
d) implementando el control de los procesos de acuerdo con los criterios; X documentada que control operativo, y los
evidencie esta gestión demas criterios
e) manteniendo información documentada en la medida necesaria para tener la confianza en
de planificación y mencionados en el
que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado y para demostrar la conformidad X control; únicamente se presente numeral.
de los productos y servicios con los requisitos. cuenta con los registros
del software, asociados
El elemento de salida de esta planificación debe ser adecuada para las operaciones de la diectamente a los
X resultados de los
organización.
procedimientos.

Determinar y
documentar una
metodologia de control
de cambios que defina
los criterios mencionados
en el presente numeral;
La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los de igual manera la
cambios no previstos, tomando acciones para mitigar los efectos adversos, cuando sea X N/A implememtación de un
necesario. formato de aplicación en
donde pueda
evidenciarse la
consideración de los
mismos, al momento de
realizar los cambios en
cuestión.

Determinar y
documentar la aplicación
de un formato donde
La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén pueda evidenciarse el
X N/A
controlados de acuerdo con el apartado 8.4. control, mediante
evaluacion, de los
procesos contratados
externamente.
0 6 2

140
 ANEXO E

Código: CT-SC-E01-R02
Requisición De Personal Para El proceso de
Versión: 01
Contabilidad
Página 1 de 1

FECHA

DENOMINACION DEL CARGO SOLICITADO

MOTIVO DE LA SOLICITUD EL CARGO

Reemplazo Nuevo Cargo Ampliacion del Personal
JUSTIFICACION DE LA SOLICITUD DEL CARGO PERFIL PARA OCUPAR EL CARGO

ACTIVIDADES A EJECUTAR DURANTE SELECCIÓN

Entrevista Pruebas Psicotecnicas Visita Domiciliaria

EXISTEN SUGERENCIAS DE PROMOCION

SI NO

FECHA LIMITE PARA SUPLIR EL CARGO

SOLICITANTE

FIRMA

CARGO

ANALISIS DE LA SOLICITUD
APROBADA APLAZADA NEGADA

FIRMA

CARGO

FECHA

141
 ANEXO F

Código: CT-SC-E01-R03
Guía Para Inducción Del Personal del Area de
Versión: 01
Contabilidad
Página 1 de 1

NOMBRE DEL NUEVO FUNCIONARIO

CARGO ASIGNADO

JEFE INMEDIATO

FECHAS PROGRAMADAS PARA

INICIA: DD/MM/AA FINALIZA: DD/MM/AA
INDUCCION

ACTIVIDADES DE INDUCCION A DESARROLLAR

DESCRIPCION DE LA FIRMA FIRMA NUEVO
FECHA HORA RESPONSABLE
ACTIVIDAD Y/O TEMA RESPONSABLE FUNCIONARIO
Generalidades INCAFEN SAS Gerente General
Proceso de ventas y
Jefe de ventas y mercadeo
mercadeo
Proceso Producción Jefe de producción

Sistema Gestión de Calidad Coordinador SGC

Seguridad y Salud en el
Coordinador SST
Trabajo
Generalidades Proceso Jefe departamento
Contable Contabilidad

Auxiliar de Contabilidad
Proceso de Nomina, proceso NOMINA - CARTERA (Jefe
de cartera departamento de
Contabilidad)

Auxiliar de Contabilidad
Proceso de Gastos, Proceso BANCOS - GASTOS (Jefe
de Bancos departamento de
Contabilidad)

Auxiliar de Contabilidad
Proceso de Producción, PRODUCCION (Jefe
inventarios, causaciones. departamento de
Contabilidad)

NOTA : El nuevo colaborador debe firmar cada casilla si los temas de inducción fueron claros y entendibles;
de lo contrario No firme las casillas para programar actividad de reinducción.

EJECUCION ACTIVIDAD DE REINDUCCION

DESCRIPCION DE LA FIRMA FIRMA NUEVO
FECHA HORA RESPONSABLE
ACTIVIDAD Y/O TEMA RESPONSABLE FUNCIONARIO

142
 ANEXO G

Código: CT-SC-E01-R04
Necesidades De Capacitación Versión: 01
Pagina 1 de 1

PROCESO Contabilidad

TIPO
TEMAS DE CAPACITACION OBJETIVO DE LA CAPACITACION COLABORADES A CAPACITAR FECHA PROPUESTA
I E
Inducir al empleado dentro del proceso contable y
todo lo que dentro de este se maneja, para
GENERALIDADES PROCESO CONTABLE X posteriormente explicar sobre las diferentes Jefe de Contabilidad
dependencias en las cuales se realizaran las
funciones establecidas 1/04/2019
Inducir al empleado sobre los procesos de nomina y
cartera en los cuales se explicara como ejecutar de
Auxiliar de Contabilidad
PROCESO DE NOMINA, PROCESO DE manera correcta las funciones a realizar, en este caso
X NOMINA - CARTERA (Jefe
CARTERA revision, causacion y contabilzacion de la nomina. Por
departamento de Contabilidad
otro lado la realizacion de cobros, revision de cartera
y cobros por plataforma. 1/04/2019
Inducir al empleado sobre los procesos de gastos y
bancos en los cuales se explicara como ejecutar de
Auxiliar de Contabilidad
manera correcta las funciones a realizar, en este caso
PROCESO DE GASTOS, PROCESO DE BANCOS - GASTOS (Jefe
X revision, causacion y contabilizacion de gastos. Por
BANCOS departamento de
otra parte recepcion de consignaciones, revison
Contabilidad)
detallada de los movimientos bancarios y finalmente
conciliacion bancaria. 1/04/2019
Inducira la empleado sobre los procesos de
produccion, inventarios y causaciones de tal manera
Auxiliar de Contabilidad
que comprenda como ejecutar las funciones de
PROCESO DE PRODUCCION, PRODUCCION (Jefe
X manera correcta, en este caso realizacion de los
INVENTARIOS, CAUSACIONES departamento de
inventarios y posteriormente conciliación de estos
Contabilidad)
mismos, contabilizacion de la producción y causacion
de las diferentes compras y gastos de la empresa. 1/04/2019

SOLICITADO POR: APROBADO POR:

CARGO: CARGO:

143
 ANEXO H

Código: CT-SC-E01-R06
Control Asistencia A Capacitaciones Versión: 01
Página 1 de 1

FECHA: No. HORAS:

TEMA CAPACITACION:

OBJETIVO DE LA CAPACITACION:

NOMBRE CAPACITADOR:

CARGO O ENTIDAD :

No. NOMBRE COMPLETO CARGO VERIFICACION ASISTENCIA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
OBSERVACIONES

FIRMA CAPACITADOR

VERIFICADO POR __________________________________CARGO _______________________

144
ANEXO I

145
Continuacion del Anexo I

146
Continuacion Anexo I

147
Continuación Anexo I

148
ANEXO J

149
Continuación Anexo J

150
Continuación Anexo J

151
ANEXO K

152
Continuación Anexo K

153
Continuación Anexo K

154
ANEXO L

155
Continuación Anexo L

156
Continuación Anexo L

157
ANEXO M

158
Continuación Anexo M

159
Continuación Anexo M

160
ANEXO N

Codigo: CT-SC-D01
Analisis de contexto organizacional Version: 01
Pagina 1 de 3

Matriz DOFA OPORTUNIDADES AMENAZAS

FACTORES
EXTERNOS

ESTRATEGIAS
FORTALEZAS ESTRATEGIAS OFENSIVAS
DEFENSIVAS

ESTRATEGIAS DE ESTRATEGIAS DE
DEBILIDADES
REORIENTACIÓN SUPERVIVENCIA

IDENTIFICACION

DESORGANIZACION EN EL REPARTO DE ACTIVIDADES

FALTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL CONTINUO
DEBILIDADES
AUSENCIA DE PLANIFICACION EFICIENTE
ESCASA EVALUACION AL GRUPO DE TALENTO HUMANO
ALTA ROTACION DEL PERSONAL DE CONTABILIDAD
ASPIRACION SALARIAL DEL PERSONAL DE CONTABILIDAD A NIVEL AUXILIAR
AMENAZAS
OFERTAS DEL MERCADO PARA EL PERSONAL DE CONTABILIDAD
ESCASA CAPACITACION EXTERNA DEL TALENTO HUMANO
TALENTO HUMANO CAPACITADO
GENERACION DE INDEPENDENCIA PARA LOS COLABORADORES
FORTALEZAS
EXCELENTE AMBIENTE LABORAR A NIVEL AUXILIAR
PAQUETE CONTABLE ACTUALIZADO Y RECURSOS DISPONIBLES
AMBIENTE PROPICIO PARA FORTALECER CONOCIMIENTOS
RETOS CADA VEZ MAYORES DADO LA EXPANSIÓN DE LA EMPRESA
OPORTUNIDADES
FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES DE ADAPTACION Y COLABORACION
APORTES A LA MEJORA POR PARTE DEL PERSONAL A NIVEL AUXILIAR

161
Continuación Anexo N

Codigo: CT-SC-D01
Analisis de contexto organizacional Version: 01
Pagina 2 de 3

ANALISIS CUANTITATIVO
Las fortalezas se usan para tomar ventaja en cada una las oportunidades.
0=En total desacuerdo, 1= No está de acuerdo, 2= Esta de acuerdo, 3= Bastante de acuerdo y 4=En total
acuerdo
OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 O4
F1 2 3 3 4
F2 2 4 3 3
FORTALEZAS
F3 3 2 2 3
F4 2 3 2 2

Total 43 9 12 10 12

Las fortalezas evaden el efecto negativo de las amenazas.

0=En total desacuerdo, 1= No está de acuerdo, 2= Esta de acuerdo, 3= Bastante de acuerdo y 4=En total
acuerdo
AMENAZAS
A1 A2 A3 A4
F1 1 0 0 1
F2 0 0 0 1
FORTALEZAS
F3 1 1 1 1
F4 1 1 2 2
Total 13 3 2 3 5

Superamos las debilidades tomando ventaja de las oportunidades

0=En total desacuerdo, 1= No está de acuerdo, 2= Esta de acuerdo, 3= Bastante de acuerdo y 4=En total
acuerdo
OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 O4
D1 2 0 2 3
D2 1 1 3 0
DEBILIDADES
D3 0 0 3 3
D4 1 1 3 0
Total 23 4 2 11 6

Las debilidades intensifican notablemente el efecto negativo de las amenazas

0=En total desacuerdo, 1= No está de acuerdo, 2= Esta de acuerdo, 3= Bastante de acuerdo y 4=En total
acuerdo
AMENAZAS
A1 A2 A3 A4
D1 4 3 4 4
D2 2 3 3 2
DEBILIDADES
D3 3 3 3 2
D4 3 3 3 2
Total 47 12 12 13 10

162
Continuación Anexo N

Codigo: CT-SC-D01
Analisis de contexto organizacional Version: 01
Pagina 3 de 3

SINTESIS DE RESULTADOS

Relaciones Tipología de estrategia Puntuación Descripción

FO Estrategia Ofensiva 43 Deberá adoptar estrategias de crecimiento
El area No está preparada para enfrentarse a las
AF Estrategia Defensiva 13
amenazas

Estrategia de Se enfrenta a amenazas externas sin las fortalezas

AD 47
Supervivencia necesarias

Estrategia de La empresa no puede aprovechar las oportunidades

OD 23
Reorientación porque carece de preparación adecuada

Descripcion de la estrategia a desarrollar

Se considera las descripcion tomada en cada uno de los resultados para la diferente interaccion entre todas las
debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas, logrando identificar el fuerte impacto que los factores
negativos generan en el area contable de la empresa; por lo tanto se considera una estrategica que logre
mitigar estos impactos a la vez que permita una mejora significativa de los factores positivos para un
crecimiento notable en la consecución de los resultados esperados.
En este orden de ideas se considera una estrategia de reorientacion y defensiva (aquellas que presentan la
menor puntuacion) que permita impulsar el uso de las fortalezas y oportunidades alcanzadas en la organizacion
para lograr disminuir el fuerte impacto que actualemente estan generando las amenazas y las debilidades.
Dicha estrategia se enfocara en determinar claramente la asignacion de actividades, el conocimiento del area
contable y la preparacion necesaria del personal logrando a su vez una mejor especificacion de los
procedimientos, la motivacion del personal y la efectividad general del area evidenciada en una medicion y
seguimiento constante y objetiva.

163
ANEXO O

Codigo: CT-SC-D-02
Matriz Identificacion de Partes Interesadas Para el Proceso de Contabilidad Version: 01
Pagina 1 de 4

PARTES INTERESADAS REQUISITO ACTIVIDAD DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE REGISTRO O EVIDENCIA

Formulario 220 certificado de

ingresos y retenciones por
rentas de trabajo y de
pensiones
- Revisor Fiscal Formulario 300 Declaración
Registro de RUT y Camara de
Presentación de Declaraciones tributarias, medios - Gerencia Del Impuesto Sobre Las
Comercio, Registro de libro de
DIAN magneticos, reporte de consiliación fiscal y pago de - Departamento de Ventas–Iva
Actas, obligación de llevar libros
impuestos contabilidad (auxiliares Formulario 300 Declaración
contables
contables) De Retención En La Fuente
Formatos De Informacion
Exogena
Formulario 2516 De
Conciliacion Fiscal

Superintendencia de Registro y actualización de Diligenciamiento y presentación de formularios de - Gerencia

Registros de marcas
Industria y Comercio marcas manera oportuna y pagos por renovaciones de marca - Secretaria General

- Revisor Fiscal
- Gerencia
Nominas, Estados
Pago tasa de contribución, Envio de FORMULARIOs - Auxiliar de contabilidad
Financieros, Causaciones,
Superintendencia de Ser una sociedad Regulada y requeridos por la entidad y Presentación de Estados NOMINA, CARTERA
Hojas De Vida De Activos
Sociedades Vigilada Financieros, revelaciones, certificados e informe de -Auxiliar de contabilidad
Fijos, Formatos Especificos
gestión de Gerencia y dictamen de Revisoria Fiscal BANCOS, GASTOS
De La Supersociedades
- Auxiliar de contabilidad
Produccion

Suministrar información mensual y anual respecto al - Contadora Formatos Descargados De La

Suministrar información numero de empleados, horas trabajadas, materia - Auxiliar de contabilidad Plataforma Del Dane,
DANE
mensual y anual prima y materiales utilizados, Ingresos, Costos y NOMINA, CARTERA Nominas, Produccion
Gastos - Auxiliar de contabilidad Mensual
- Revisoria Fiscal
- Contadora
Contar con activos y permanecer Formato De Camara De
Entidades - Secretaria General
dentro del territorio que Comercio, De Industria Y
gubernamentales Pago oportuno de impuestos y contribuciones -Auxiliar de contabilidad
gobierna bajo su Comercio, Estados
(Alcaldia-Gobernacion) BANCOS, GASTOS
responsabilidad Financieros
- Auxiliar de contabilidad
Produccion
- Revisor Fiscal
Diligenciamiento de formularios de renovación,
- Gerencia Certificado De Camara De
presentación de estados financieros, certificación de
Camara de comercio Inscripción y renovación anual - Auxiliar de contabilidad Comercio, Estados
contador y revisor fiscal y pago de matricula
Produccion Financieros
mercantil
- Secretaria General
- Gerencia Registro de nomina
Entidades de aporte a la
Afiliación de la Empresa y Afiliación, reporte, retiro de novedades, - Gestión Humana quincenal, planilla de
seguridad social y
Empleados Presentación y pago de aportes mensual - Auxiliar Contable NOMINA, aportes y soporte de pago
parafiscales
CARTERA via transferencia.

164
Continuación Anexo O
Codigo: CT-SC-D-02
Matriz Identificacion de Partes Interesadas Para el Proceso de Contabilidad Version: 01
Pagina 2 de 4

PARTES INTERESADAS REQUISITO ACTIVIDAD DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE REGISTRO O EVIDENCIA

Documentación actualizada:
Camara de Comericio, RUT, Documentos de
Recopilación y Organización de la información -Gerencia
Cedula Representante Legal, Identificacion oficiales de la
requerida por el proveedor y el envio directamente -Gestión Humana
Certificación Bancaria y DIAN, Camara de comercio y
por la secretaria general -Contadora
Formulario Identificación del Entidad Bancaria
Cliente.
Proveedores Externos

Negociaciones directas con la empresa, gestion de -Gerencia

Controles de caja
pago mediante gerencia general para grandes -Compras y suministros
Pago oportuno Factura de compra
compras, para las pequeñas directamente se hacen -Auxiliar de contabilidad
Comprobante de egreso
via secretaria o departamento de compras. Produccion

- Revisoria Fiscal
- Contadora
-Auxiliar de contabilidad
Informe De Cartera Y Por
Junta Directiva - Dar a conocer el estado actual - Presentación de Estados Financieros, Informe de BANCOS, GASTOS
Parte De La Contadora Los
Alta Direccion - Gerencia de la Empresa Gestión - Auxiliar de contabilidad
Estados Financieros
Produccion
- Auciliar de contabilidad
NOMINA, CARTERA

- Compras y suministros Legalización de materias

Negociación y adquisición de materia prima,
Provision de materia prima, - Gerencia primas
insumos y materiales con proveedores.
insumos y materiales para el - Almacén Registros de caja
Procedimientos compras materia prima, insumos y
proceso de torrefación -Auxiliar de contabilidad Kardex
materiales.
Produccion Nota de Compra en SIIGO

- Compras y suministros
Realizar y/o contratar actividades de mantenimiento Programación de actividades
Proceso de Produccion Mantenimiento preventivo y - Gerencia
necesarias para correcto funcionamiento de planta de mantenimiento
correctivo de planta de - Produccion
productiva. Cambio en el valor razonable
producción -Auxiliar contable encargado
Procedimiento Mantenimiento de Equipos. del activo
de activos fijos*

- Ventas y mercadeo
Realizacion de programación de la produccion segun Informe semanal tostión
- Assistente administrativo
Programación de producción lo especificado en el Procedimiento Produccion y empaque y consumo de
-Auxiliar de contabilidad
control de calidad. materia prima
Produccion

165
Continuación Anexo O
Codigo: CT-SC-D-02
Matriz Identificacion de Partes Interesadas Para el Proceso de Contabilidad Version: 01
Pagina 3 de 4

PARTES INTERESADAS REQUISITO ACTIVIDAD DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE REGISTRO O EVIDENCIA

Realizacion de control de inventarios por jefe de Almacen

Informacion acertada de Reportes de control de
almacen con supervisioon de asistente Ventas y mercadeo
inventarios y bodegas inventarios
administrativo y personal del area de contabilidad Auxiliar Contable Produccion
Determinacion de las
Realizacion de solicitudes de materiales oportunas y Control de caja y soportes
Compras y Suministros necesidades de materiales e Todos los procesos
especificas mediante facturas
insumos
Realizacion de solicitudes y especificaciones de
Definicion de las necesidades contratacion de proveedores externos para la Control de caja y soportes
Todos los procesos
contratacion de servicios realizacion de servicios especialemtne referidas a mediante facturas
mantenimiento de manera oportuna
Realizacion y/o contratacion de mantenimiento - Almacen y supernumerario
Control de caja
Mantenimiento de bodegas correctivo para bodegas de materia prima, insumos y - Compras y suministros
Kardex
materiales - Gerencia
Ventas y mercadeo
Ordenes de cargue, Cargue
Orden de cargue Realizacion ordenes de cargue Auxiliar de contabilidad
en sistema T2 O T1
Produccion
Proceso de Almacen Ventas y mercadeo
Obsequios, Obsequios de
Obsequios Realizacion de Obsequios Auxiliar de contabilidad
sistema H1
Produccion
Ventas y mercadeo
Realizacion de facturas de venta directamente desde Facturas, facturas de sistema
Ventas Auxiliar de contabilidad
bodega F1
Produccion
Apoyo del personal de Disposicion del personal de produccion para apoyo Produccion y control de
N/A
produccion en labores de almacen cuando se requiera calidad

Analisis de la calidad de materias primas e insumos,

Produccion y control de Registros de Produccion y
Aseguramiento de calidad compra de materia prima y procesamiento de café
calidad control de calidad
bajo parametros de control de calidad

Disposicion de recurso economico para la

solventacion de gastos efectuados en la labor de - Ventas y mercadeo
Recurso economico Cuadres de cuentas
venta y distribucion del producto en las diferentes - Gerencia
zonas
Proceso de ventas y Pago de bonificacion al cumplimiento de objetivos
Incentivos Gerencia Registros de nomina
mercadeo asignados
Departamento de
Contabilidad (Contadora,
Disposicion del personal del area de contabilidad
Apoyo del area contabilidad Auxiliar de contabilidad N/A
para el apoyo en administracion del area de ventas
Produccion, Nomina - Cartera,
Bancos - Gastos)

Correcto funcionamiento de los Revision y contratacion de mantenimiento de los - Gerencia Registro revicion de
vehiculos transportadores vehiculos transportadores - Compras y suministros vehiculos

166
Continuación Anexo O
Codigo: CT-SC-D-02
Matriz Identificacion de Partes Interesadas Para el Proceso de Contabilidad Version: 01
Pagina 4 de 4

PARTES INTERESADAS REQUISITO ACTIVIDAD DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE REGISTRO O EVIDENCIA

Guia induccion
Induccion y capacitacion Procedimiento induccion y capacitacion Gestion Humana Registro asistencia a
capacitaciones

Dotacion general Compra y entrega de dotacion Compras y suministros Acta entrega dotacion

- Compras y suministros Control de caja

Elementos de trabajo Procedimiento compra de Insumos y otros productos
- Gerencia Kardex

Condiciones optimas del lugar - Compras y suministros Control de caja

Procedimiento mantenimiento de instalaciones
de trabajo - Gerencia Kardex
Recurso Humano

- Gestion Humana
Estabilidad laboral Contratacion directa Registros de contratacion
- Gerencia

Aplicación del sistema de gestion de la seguridad y Departamento gestion de la

Gestion de riesgos laborales Regsitros de SGSST
salud en el trabajo seguridad y salud en el trabajo

Condiciones salariales Instructivo Administracion de Nomina y Salarios - Gestion Humana

Registros de nomina
favorables asociado al procedimiento de gestion humana - Gerencia

Motivacion personal y nucleo - Gestion Humana Registros actividades de

Procedimiento motivacion del personal
familiar - Gerencia motivacion del personal

167
ANEXO P

168
 ANEXO Q

Código: CT-SC-D04-E01
Hoja de Vida Indicador de Gestion Contabilidad Versión: 01
Pagina 1 de 1

INDICADOR

OBJETIVO

META

FUENTES

UNIDAD DE MEDIDA

FRECUENCIA

TENDENCIA

FORMULA DE
CALCULO

RESPONSABLE DE
MEDICIÓN

169
 ANEXO R

Código: CT-SC-004
Caracterizacion de Proceso
Versión: 01
Contabilidad
Página: 1 de 3

PROCESO TIPO DE PROCESO LIDER DEL PROCESO

CONTABLE Jefe Departamento Contable
OBJETIVO: Identificar, clasificar, medir y registrar todas las transacciones
realizadas por INCAFEN SAS, conforme las disposiciones legales y el marco INICIO 02/01/2019
normativo internacional de Contabilidad. ALCANCE

FIN 31/12/2019

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR SALIDAS CLIENTES

Informe revisado de
VENDEDOR FACTURAS Revision de Facturas Departamento de ventas
consecutivo de facturacion

Departamento de ventas -
VENDEDOR FACTURAS A CREDITO Revision de Facturas a Credito Cartera Fisica
Vendedor

Informe revisado de
Contabilizacion de recibos de cobro en el
VENDEDOR RECIBOS DE COBRO consecutivo de Recibos de Departamento de ventas
paquete contable, revision de los mismos
cobro
Realizar la respectiva contabilizacion de
los pagos efectuados por clientes
PAGOS MEDIANTE TRANSFERENCIA
CLIENTES mediante plataformas digitales o Recibo de Cobro Vendedor
O VIA PLATAFORMA DIGITAL
transferencias bancarias de las cuales el
vendedor no tiene acceso
De forma mensual se consolida toda la
INFORMACION RELACIONADA CON informacion en cuanto a cuentas por
VENDEDOR - CLIENTES CARTERA, FACTURAS, COBROS, cobrar a clientes se refiere y se elabora Informe de Cartera Junta Directiva
NOTAS CONTABLES el informe de cartera para la Junta
Directiva
Se recibe informacion de coltabaco en
cuanto al pago de variables descontadas
Jefe Departamento de
COLTABACO NOTAS DE VARIABLES POR COBRAR por almacenes de cadena a INCAFEN SAS Notas de contabilidad
Contabilidad
por la distribucion de cigarrillo, se
realiza la contabilizacion del pago y la
Se procede a realizar la respectiva
conciliacion bancaria entre el saldo del Jefe Departamento de
ENTIDAD BANCARIA EXTRACTO BANCARIO Conciliacion bancaria
extracto y el saldo del libro auxiliar de Contabilidad
bancos en el sistema contable
Semanalmente se imprimen los
movimientos bancarios y en estos se
NO HAY NINGUN PRODUCTO ES
ENTIDAD BANCARIA MOVIMIENTOS BANCARIOS resaltan todas las consignacones fisicas Gerencia
SOLO CONTROL
entregadas bien sea por vendedores o
clientes

Se recibe archivo de nomina el cual se

NOMINA MENSUAL DE
SECRETARIA GENERAL procede a revisar para posteriormente NOMINA CORREGIDA Gerencia
TRABAJADORES CON NOVEDADES
hacer correcciones y atuorizar su pago

170
Continuación Anexo R
Código: CT-SC-004
Caracterizacion de Proceso
Versión: 01
Contabilidad
Página: 2 de 3

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR SALIDAS CLIENTES

Se recibe archivo de nomina el cual se

NOMINA MENSUAL DE
SECRETARIA GENERAL procede a revisar para posteriormente NOMINA CORREGIDA Gerencia
TRABAJADORES CON NOVEDADES
hacer correcciones y atuorizar su pago
Una vez corregida se procede a hacer la
NOMINA MENSUAL DE respectiva causacion y contabilizacion Jefe Departamento de
SECRETARIA GENERAL COMPROBANTE DE EGRESO
TRABAJADORES CON NOVEDADES del pago efectuado por dicha nomina de Contabilidad
empleados
Se descarga de servidor virtual
ASOPAGOS la planilla de aportes con
SECRETARIA GENERAL PLANILLA DE APORTES PLANILLA CORREGIDA Gerencia
novedades registradas por la secretaria
general, se hace revision con sus
Una vez corregida se procede a hacer la
respectiva causacion y contabilizacion Jefe Departamento de
SECRETARIA GENERAL PLANILLA DE APORTES COMPROBANTE DE EGRESO
del pago efectuado por dicha planilla de Contabilidad
aportes
De forma semanal se recibe el formato de
Formato de ingreso de
JEFE DEPARTAMENTO producción por parte de la ingeniera
FORMATO DE PRODUCCION producción a bodega de Jefe de Contabilidad
DE PRODUCCION para posteriormente realizar la
productos terminados
contabilización
Cada lunes se realiza el inventario fisico
en la bodega de café y de empaques,
INVENTARIO FISICO DE PRODUCTOS
JEFE DE BODEGA posteriormente se precede a realizar la Formato de inventario Gerencia - Jefe de bodega
TERMINADOS Y DE EMPAQUES
contabilizacion y conciliacion de estos
mismos.
Diariamente se recibe las facturas las
RELACION DE FACTURAS DE Jefe de Contabilidad -
SECRETARIA GENERAL cuales se procede a realizar la causación Formato de causación
PROVEEDORES secretaria general
de manera inmediata para ser pagadas
De forma semanal se recibe las facturas
por parte de coltabaco, las cuales
Jefe de Contabilidad -
FACTURAS DE COMPRA DE posteriormente se realizan en una
COLTABACO Formato de causación secretaria general-
CIGARRILLO plantilla en excel, luego de tener listo el
Gerencia
archivo se realiza la causacion por
medio de interface.
De forma semanal se recibe las facturas
por parte del jefe de compras, las cuales Jefe de Contabilidad -
JEFE DE COMPRAS FACTURAS DE COMPRA DE CAFÉ Formato de causación
posteriormente se proceden a ser Secretaria general
causadas de manera inmediata para ser
Mensualmente se recibe los estados
financieros por parte de la jefe de
JEFE DE CONTABILIDAD ESTADOS FINANCIEROS Estado financiero por zonas Junta directiva
contabilidad, con los cuales se debe
realizar el estado finaciero por zonas
AUXILIAR DE
INFORMACION SISTEMATIZADA DE
CONTABILIDAD,
NOMINA Y CARTERA
NOMINA - CARTERA
De forma mensual se realiza la revision
AUXILIAR DE INFORMACION SISTEMATIZADA DE
de toda la informacion recibida con el
CONTABILIDAD, BANCOS Y RELACION Declaracion de renta DIAN
fin de realizar la declaracion de
BANCOS - GASTOS SISTEMATIZADA DE GASTOS
impuestos.
AUXILIAR DE
INFORMACION SISTEMATIZADA DE
CONTABILIDAD,
LA PRODUCCION
PRODUCCION

171
Continuación Anexo R
RECURSOS
RECURSOS HUMANOS RECURSOS INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Espacio limpio, con buena iluminacion
Auxiliar de Contabilidad NOMINA - CARTERA
que cumpla con las condiciones basicas
Auxiliar de Contabilidad GASTOS - BANCOS Oficina de Contabilidad, equipos de computo, escritorios,
para el desarrollo del trabajo siquiendo
Auxiliar de Contabilidad PRODUCCION elementos basicos de oficina, Software contable.
los lineamientos establecidos por el SG-
Jefe Departamento de Contabilidad
SST

REQUISITOS LEGALES

INDICADORES
NOMBRE DEL INDICADOR RESPONSABLE DE LA MEDICION FORMULA FUENTE FRECUENCIA

Consignacion
Consignaciones es enviadas
CONSIGNACIONES EN MANO CONTADORA pendientes/(consignaciones con recibos + por el cliente, Mensual
consignaciones pendientes) cobros de
cartera.

Facturas a
creditos y
CARTERA MOROSA CONTADORA Fecha actual - Fecha de Factura. Semanal
Cobros de
cartera.

INTERACCION DE PROCESOS

Código: CT-SC-004
Caracterizacion de Proceso
Versión: 01
Contabilidad
Página: 3 de 3

DOCUMENTACION RELACIONADA
MANUALES Y
PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS FORMATOS
ESPECIFICACIONES

172
 ANEXO S

Código: CT-SC-D06
Politica y Objetivos de Calidad Versión: 01
Página 1 de 2

POLITICA DE CALIDAD

El departamento contable de INCAFEN S.A.S. como resposable de la identificación, medición, clasificación, registro, interpretación, analisis, evaluación e
información de las actividades contables, se compromete con todos los actores del proceso, tanto proveedores, como clientes de dicha informacion, procurando
siempre la mejora continua y cumplimiento de las disposiciones legales reglamentarias, logrando asi la mayor efectividad en cuanto a tiempo y recursos.

OBJETIVOS DE CALIDAD

No OBJETIVO ENFOQUE DEL OBJETIVO CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN PARTES INTERESADAS

- Entes Gubernamentales
- Entes reguladores
- Proveedores externos -
Disponer de mejor documentación y un
Junta Directiva, (Alta Direccion
mejor - Desorganizacion en el reparto de actividades
Gerencia) -
1 ESTANDARIZAR EL PROCESO CONTABLE control de los procesos, lo cual permite - Falta de seguimiento y control continuo
Proceso de producción -
alcanzar una estabilidad en el desempeño, - Ausencia de planificación eficiente
Compras y suministros -
reducir los tiempos y evitar los reprocesos.
Proceso de almacen -
Proceso de ventas y mercadeo -
Recursos humanos

- Alta rotacion del personal de contabilidad

Contar con indicadores de gestion de sus
- Escasa evaluacion al grupo de talento - Junta Directiva, (Alta Direccion
MEDIR LA GESTION CONTABLE A TRAVES DE procesos, lo cual permitirá conocer cuán
2 humano - Gerencia) -
INDICADORES DE EFiCIENCIA eficientes son sus procesos y el grado de
Fortalecimiento de capacidades de Recursos humanos
eficacia.
adaptación y colaboración

- Talento humano capacitado

- Paquete contable actualizado y recursos
APLICAR LA MEJORA CONTINUA EN EL ÁREA Gestionar procedimientos acordes a las disponibles - - Junta Directiva, (Alta Direccion
3 A TRAVÉS DE ACCIONES DE MEJORA EN expectativas de los clientes y mejorar la Aportes a la mejora por parte del personal a Gerencia) -
LOS PROCEDIMIENTOS eficiencia del área nivel auxiliar - Recursos humanos
Retos cada vez mayores dado la expansión de
la empresa

Código: CT-SC-D06
Politica y Objetivos de Calidad Versión: 01
Página 2 de 2

OBEJTIVOS DE CALIDAD

No Objetivo Actividades a desarrollar Recursos Responsables Tiempo de ejecucion Evaluacion

Cantidad de
Talento humano
procedimientos
ESTANDARIZAR EL Equipo de oficina
1 Manual de procedimientos contables Jefe de Contabilidad Junio de 2020 estandarizados sobre
PROCESO CONTABLE Papeleria
cantaidad de
Programas Contables
procedimientos del area

MEDIR LA GESTION Talento humano cantidad de indicadores

CONTABLE A TRAVES Equipo de oficina de gestión sobre
2 Indicadores de medición Jefe de Contabilidad Diciembre de 2019
DE INDICADORES DE Papeleria cantidad de indicadores
EFICIENCIA Programas Contables propuestos para el área

APLICAR LA MEJORA
Cantidad de acciones de
CONTINUA EN EL ÁREA Talento humano
mejora aplicadas
A TRAVÉS DE Supervision continua en la ejecucion de Equipo de oficina
3 Jefe de Contabilidad Permanente eficazmente sobre
ACCIONES DE MEJORA actividades Papeleria
cantidad de acciones de
EN LOS Programas Contables
mejora propuestas
PROCEDIMIENTOS

173
ANEXO T
Codigo: CT-SC-D07
Identificación Y Valoración De Riesgos Y Oportunidades Contabilidad Version: 01
Pagina 1 de 4

IDENTIFICACION DE RIESGOS

PARAMETROS DEL CONTEXTO PARTES INTERESADAS ETAPA RIESGO RAZÓN ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS

- Entidades de aporte a la ·Establecer tiempos adecuados para la

La secretaria general no
seguridad social y parafiscales Falta de seguimiento y control ejecucion de esta funcion
Falta de seguimiento y control continuo PAGO DE NOMINA comparte el achivo de
- Junta Directiva continuo en el procedimiento ·Formular el archivo para que la ejecucion sea
nomina a tiempo
Alta Direccion - Gerencia mas efectiva

- Entidades de aporte a la
·No recibir la informacion a
seguridad social y parafiscales ·Falta de organización ·Establecer tiempos adecuados para la
CAUSACION tiempo
Ausencia de planificacion eficiente - Junta Directiva
NOMINA
·Falta de conocimientos del ejecucion de esta funcion
·La informacion se registre
Alta Direccion - Gerencia auxiliar contable ·Capacitacion de las funciones a realizar
mal
- DANE

- Junta Directiva ·Recibir informacion

REGISTRO DE ·Falta de organización
Alta Direccion - Gerencia erronea ·Capacitacion y organización de las funciones
Ausencia de planificacion eficiente COBROS ·Falta de conocimientos del
- Proceso de ventas y MANUALES ·La informacion se registre realizadas
auxiliar contable
mercadeo mal

- Junta Directiva ·El auxiliar no realice el ·Establecer tiempos adecuados para la

Alta Direccion - Gerencia ANALISIS DE analisis por zonas Falta de seguimiento y control ejecucion de esta funcion
Falta de seguimiento y control continuo CARTERA
- Proceso de ventas y ·No redactar las anomalias continuo en el procedimiento ·Formular el archivo para que la ejecucion sea
mercadeo presentadas en el analisis mas efectiva

- Junta Directiva
El auxilar no verifique que ·Establecer tiempos adecuados para realizar el
- Falta de seguimiento y control continuo Alta Direccion - Gerencia REVISION DE Ausencia de planificacion
CARTERA
todas las facturas esten procedimiento
- Ausencia de planificacion eficiente - Proceso de ventas y efectiva
ingresadas en e sistema ·Organización de las funciones realizadas
mercadeo

- Junta Directiva ·La secretaria no entregue ·Falta de organización en el

CAUSACIONES ·Establecer tiempos adecuados para realizar el
- Falta de seguimiento y control continuo Alta Direccion - Gerencia a tiempo las facturas procedimiento de las facturas
FACTURAS procedimiento
- Ausencia de planificacion eficiente - Proveedores Externos PROVEEDORES
·La causacion se realice ·Falta de conocimientos del
·Capacitacion de las funciones a realizar
- Compras y Suministros mal auxiliar contable

- Junta Directiva
CAUSACIONES Las causaciones se
Alta Direccion - Gerencia Falta de conocimiento del
Ausencia de planificacion eficiente FACTURAS realicen mal y que no se Capacitacion de las funciones a realizar
- Proveedores Externos COLTABACO
auxiliar contable
realicen a tiempo
- Compras y Suministros

174
Continuación Anexo T
- Junta Directiva
El conteo de las desconocimiento de las Organización y capacitacion de las referencias
Ausencia de planificacion eficiente Alta Direccion - Gerencia INVENTARIOS
cantidades sea erroneo referencias de los productos de los productos almacenados
- Proceso de Almacen

- Junta Directiva
CONCILIACION DE El programa contable Realizar mantenimiento del sistema y
Falta de seguimiento y control continuo Alta Direccion - Gerencia INVENTARIOS
Fallas tecnicas
genere errores programas contables
- Proceso de Almacen
- Junta Directiva
CONTABILIZACION El auxiliar contable
- Falta de seguimiento y control continuo Alta Direccion - Gerencia
DE LA Registre informacion Falta de conocimientos Capacitacion de las funciones a realizar
- Ausencia de planificacion eficiente - Proceso de Produccion PRODUCCION erronea en el sistema
- DANE
- Junta Directiva
Alta Direccion - Gerencia El auxiliar contable
- Falta de seguimiento y control continuo CAUSACION DE
- Proceso de ventas y GASTOS
Registre informacion Falta de conocimientos Capacitacion de las funciones a realizar
- Ausencia de planificacion eficiente erronea en el sistema
mercadeo
- Compras y Suministros

- Junta Directiva
Alta Direccion - Gerencia El auxiliar contable no
- Falta de seguimiento y control continuo CONTABILIZACION Falta de organización en los Establecer indicadores de medicion para que
- Proceso de ventas y DE GASTOS
realice el registro de los
- Ausencia de planificacion eficiente procesos asignados las funciones se realicen a tiempo
mercadeo gastos a tiempo
- Compras y Suministros

- Junta Directiva
El auxiliar contable no
- Falta de seguimiento y control continuo Alta Direccion - Gerencia REGISTRO DE Falta de seguimiento y control ·Establecer tiempos adecuados para la
CONSIGNACIONES
realice el registro de los
- Ausencia de planificacion eficiente - Proceso de ventas y continuo en el procedimiento ejecucion de esta funcion
consignaciones a tiempo
mercadeo

- Junta Directiva
REVISION DE La revision no se haga de
Alta Direccion - Gerencia Ausencia de planificacion
Falta de seguimiento y control continuo MOVIMIENTOS la manera establecida por Capacitacion y organización del procedimiento
- Proceso de ventas y BANCARIOS
efectiva
la dependencia
mercadeo

La conciliacion bancaria
- Falta de seguimiento y control continuo - Junta Directiva CONCILIACION Falta de organización y Capacitacion y organización de las funciones
presente informacion
- Ausencia de planificacion eficiente Alta Direccion - Gerencia BANCARIA conocimientos realizadas
erronea

175
 ANEXO U

Código: CT-SC-R02
Control de Cambios Versión 1
Página 1 de 1

Fecha de Tiempo de
Descripcion Justificacion Autoriza Realiza Supervisa Observaciones
ejecucion duracion

176
ANEXO V

177
Continuación Anexo V

178
Continuación Anexo V

179
Continuación Anexo V

180
Continuación Anexo V

181
Continuacion Anexo V

182
Continuación Anexo V

183
Continuación Anexo V

184
Continuación Anexo V

185
Continuación Anexo V

186
Continuacion Anexo V

187
Continuación Anexo V

188
Continuación Anexo V

189
ANEXO W

190
Continuación Anexo W

191
Continuación Anexo W

192
Continuación Anexo W

193
Continuación Anexo W

194
ANEXO X

195
Continuacion Anexo X

196
Continuación Anexo X

197
Continuación Anexo X

198
Continuación Anexo X

199
Continuación Anexo X

200
Continuación Anexo X

201
ANEXO Y

202
Continuación Anexo Y

203
Continuación Anexo Y

204
Continuación Anexo Y

Continuación Anexo Y

205
ANEXO Z

206
Continuación Anexo Z

207
Continuación Anexo Z

208
Continuación Anexo Z

209
Continuación Anexo Z

210
Continuación Anexo Z

211
Continuación Anexo Z

212
Continuación Anexo Z

213
Continuación Anexo Z

214
Continuación Anexo Z

215
Continuación Anexo Z

216
Continuación Anexo Z

217
Continuación Anexo Z

218
Continuación Anexo Z

219
Continuación Anexo Z

220
Continuación Anexo Z

221
Continuación Anexo Z

222
Continuación Anexo Z

223
Continuación Anexo Z

224
Continuación Anexo Z

225
226
C

Continuación Anexo Z

227
Continuación Anexo Z

228
Continuación Anexo Z

229
Continuación Anexo Z

230
ANEXO AA

231
Continuación Anexo AA

232
Continuación Anexo AA

233
Continuación Anexo AA

234
Continuación Anexo AA

235
Continuación Anexo AA

236
Continuación Anexo AA

237
Continuación Anexo AA

238
Continuación Anexo AA

239
Continuación Anexo AA

240
Continuación Anexo AA

241
Continuación Anexo AA

Continuación Anexo AA

242
Continuación Anexo AA

243
Continuación Anexo AA

244
Continuación Anexo AA

245
Continuación Anexo AA

246
Continuación Anexo AA

247
Continuación Anexo AA

248
Continuación Anexo AA

249
Continuación Anexo AA

250
Continuación Anexo AA

251
Continuación Anexo AA

252
Continuación Anexo AA

253
Continuación Anexo AA

254
Continuación Anexo AA

255
Continuación Anexo AA

256
Continuación Anexo AA

257
Continuación Anexo AA

258
Continuación Anexo AA

259
Continuación Anexo AA

260
ANEXO BB

261
Continuación Anexo BB

262
Continuación Anexo BB

263
Continuación Anexo BB

264
 ANEXO CC

Código: CT-SC-P01-R01
Listado Maestro de Documentos y Registros del Area de Contabilidad Versión: 01
Pagina 1 de 2

Tipo de Fecha De Lugar De Tiempo De Disposición

Nombre Código Version Responsable De Aplicación
documento Actualización Archivo Retención Final

Procedimiento control de
Procedimiento la informacion CT-SC-P01 01 15/04/2019 CONTADORA
documentada

Procedimiento control
Procedimiento CT-SC-P02 01 15/04/2019 CONTADORA
producto no conforme

Procedimiento control No
Conformidades e
Procedimiento CT-SC-P03 01 15/04/2019 CONTADORA
implementacion acciones
correctivas y de mejora

Procedimiento auditorias
Procedimiento CT-SC-P04 01 15/04/2019 CONTADORA
internas

Procedimiento revision por

Procedimiento CT-SC-P05 01 15/04/2019 CONTADORA
la direccion

Procedimiento gestion de
Procedimiento CT-SC-P06 01 15/04/2019 CONTADORA
proveedores

Documento 1 - Analisis del contexto

CT-SC-D01 01 15/04/2019 CONTADORA
normativo organizacional - DOFA

Documento 2 - Matriz Identificacion de

CT-SC-D02 01 15/04/2019 CONTADORA
normativo las Partes Interesadas

Documento 3 - Mapa de Procesos e

CT-SC-D03 01 15/04/2019 CONTADORA
normativo Interacciones
Documento 4 - Caracterizacion
CT-SC-D04 01 15/04/2019 CONTADORA
normativo Proceso Contabilidad
5 - Matriz de
Especificacion CT-SC-E01 01 15/04/2019 CONTADORA
Comunicación

6 - Planificación y Control
Documento
de los Procesos CT-SC-D05 01 15/04/2019 CONTADORA
normativo
Operativos

7 - Identificación y
Documento Valoración de Riesgos y
CT-SC-D07 01 15/04/2019 CONTADORA
normativo Oportunidades -
Contabilidad
8 - Manual de Funciones
Especificacion Auxiliar de Contabilidad CT-GH-E01 01 15/04/2019 CONTADORA
BANCOS Y CARTERA
8 - Manual de Funciones
Especificacion Auxiliar de Contabilidad CT-GH-E01 01 15/04/2019 CONTADORA
NOMINA Y GASTOS
8 - Manual de Funciones
Especificacion Auxiliar de Contabilidad CT-GH-E01 01 15/04/2019 CONTADORA
PRODUCCION

9 - Manual de Funciones
Especificacion CT-GH-E01 01 15/04/2019 GERENCIA
Jefe Contabilidad

Documento 10 - Política y Objetivos de

CT-SC-D06 01 15/04/2019 CONTADORA
normativo Calidad

11 - Registro de Reporte y
Registro CT-SC-P02-R01 01 15/04/2019 CONTADORA
Tratamiento de PNC

12 - Atencion Quejas y
Registro CT-SC-R01 01 15/04/2019 CONTADORA
Sugerencias

265
Continuación Anexo CC
13 - Reporte de No
Conformidad y Solicitud de
Registro CT-SC-P03-R01 01 15/04/2019 CONTADORA
Acciones Correctivas o De
Mejora

Registro 14 - Control de Cambios CT-SC-R02 01 15/04/2019 CONTADORA

15 - Formato de
Registro Seguimiento de CT-SC-P03-R02 01 15/04/2019 CONTADORA
Procedimientos

16 - Evaluacion de
Registro desempeño Auxiliar de CT-GH-E01-R01 01 15/04/2019 CONTADORA
Contabilidad
17 - Evaluación del
Registro Desempeño Jefe de CT-GH-E01-R01 01 15/04/2019 GERENTE
Contabilidad

18 - Hoja de Vida Indicador

Especificacion CT-SC-D04-E01 01 15/04/2019 CONTADORA
de Gestion

18 - Reporte Indicador de CT-SC-D04-E01-

Registro 01 15/04/2019 CONTADORA
Gestion R01

19 - Listado Maestro de
Registro CT-SC-P01-R01 01 15/04/2019 CONTADORA
Documentos y Registros

20 - Control Copias de
Registro CT-SC-P01-R03 01 15/04/2019 CONTADORA
Seguridad

21 - Selección de AUXILIAR DE CONTABILIDAD

Registro CT-SC-P06-R02 01 15/04/2019
Proveedores - PRODUCCION

22 - Listado de AUXILIAR DE CONTABILIDAD

Registro CT-SC-P06-R01 01 15/04/2019
Proveedores - PRODUCCION

23 - Evaluación de AUXILIAR DE CONTABILIDAD

Registro CT-SC-P06-R03 01 15/04/2019
Proveedores - PRODUCCION

24 - Requisición de
Registro CT-SC-E01-R02 01 15/04/2019 CONTADORA
Personal

25 - Guía de Inducción del

Registro CT-SC-E01-R03 01 15/04/2019 CONTADORA
Personal

26 - Necesidades de
Registro CT-SC-E01-R04 01 15/04/2019 CONTADORA
Capacitacion

27 - Plan General de
Registro Capacitacion Anual para el CT-SC-E01-R05 01 15/04/2019 CONTADORA
Personal

28 - Control Asistencia a
Registro CT-SC-E01-R06 01 15/04/2019 CONTADORA
Capacitaciónes

29 - Programa de Auditoria
Registro CT-SC-P04-R01 01 15/04/2019 CONTADORA
Interna

30 - Plan de Auditoria
Registro CT-SC-P04-R02 01 15/04/2019 CONTADORA
Interna

31 - Lista de Verificación
Registro CT-SC-P04-R03 01 15/04/2019 CONTADORA
Proceso

Registro 32 - Informe de Auditoria CT-SC-P04-R04 01 15/04/2019 CONTADORA

33 - Cronograma Revision
Registro CT-SC-P05-R01 01 15/04/2019 CONTADORA
por la Direccion

34 - Informe Revision por la

Registro CT-SC-P05-R02 01 15/04/2019 CONTADORA
Direccion

35 - Distribucion de
Registro CT-SC-P01-R02 01 15/04/2019 CONTADORA
Documentos

Procedimientos propios de
Codificacion SGC CONTADORA / AUXILIARES
Externo procesos de INCAFEN NA 15/04/2019
INCAFEN SAS CONTABLES
SAS
Registros propios de
Codificacion SGC CONTADORA / AUXILIARES
Externo procesos de INCAFEN NA 15/04/2019
INCAFEN SAS CONTABLES
SAS

Formatos de entes Codificacion entes CONTADORA / AUXILIARES

Externo NA 15/04/2019
externos externos CONTABLES

266
ANEXO DD
Código: CT-SC-D05
Planificacion y Control de los Procedimientos Operativos Versión: 01
Página 1 de 3

PARÁMETROS
PROCEDIMIENTO ETAPA CRITICA RECURSOS RESPONSABLES FRECUENCIA DOCUMENTOS
A CONTROLAR

Pago de nomina a los 100

Equipo de oficina y Gerencia
empleados, liquidacion de •Archivos de excel
computacion, archivos Jefe de Contabilidad Se realiza el pago de
PAGO DE NÓMINA horas extras,vacaciones, •Formatos de nomina
de nomina, programas secretaria general formar quincenal
incapacidades, descuentos,
contables ( SIIGO). auxiliar contable
retiros y comisiones

NOMINA

Causacion de la nomina de los

Equipo de oficina y
100 empleados, liquidacion de Jefe de Contabilidad
computacion, archivos Se realiza de forma •Archivos de excel
CAUSACIÓN NÓMINA horas extras,vacaciones, Secretaria General
de nomina, programas quincenal •Formatos de la Causacion de nomina
incapacidades, descuentos, Auxiliar Contable
contables ( SIIGO).
retiros y comisiones

Equipo de oficina y
Registro de la cantidad de computacion, programas Cuando llegan los
REGISTRO DE Vendedores •Recibos de cobros manuales
cobros manuales que llegan contables (SIIGO, R- recibos de cobros
COBROS MANUALES Auxiliar contable •Formato de cobros
en fisico SALES), Talonarios de manuales
cobros manuales

CARTERA Analisis de cartera por cada Equipo de oficina y

ANALISIS DE zona, redactar observaciones computacion, programa Se realiza todos los •Archivos de cartera
Auxiliar Contable
CARTERA de cada una de las facturas contable (SIIGO), sabados •Formatos de cartera
atrasadas Archivos de cartera

Revision de cartera por cada Equipo de oficina y

•Formato de cartera
zona, verificar que la cantidad computacion, programa Auxiliar Contable Se realiza todos los
REVISION CARTERA •Sabana de cartera fisica
de facturas esten ingresadas contable (SIIGO), Venderores sabados
•Archivos de cartera
en el sistema SIIGO Archivos de cartera

267
ANEXO EE

268
Continuación Anexo EE

269
ANEXO FF

Código: CT-SC-P06-R01
Listado De Proveedores Asociados Al Proceso De Contabilidad Versión: 01
Pagina 1 de 1

FECHA DE ACTUALIZACION LISTADO DE

VIGENCIA
PROVEEDORES

PROVEEDOR NIT DIRECCION TELEFONO FAX CIUDAD CONTACTO PRODUCTO

KM 7 VIA
PANAMERICANA SUR INFORMACION
GERENCIA 891,200,200-6 CATAMBUCO 7217681 0 PASTO NARIÑO
[email protected]
BANCARIA
KM 7 VIA INFORMACION
AUXILIAR PANAMERICANA SUR BANCARIA Y
ADMINISTRATIVO 891,200,200-6 CATAMBUCO 7217681 0 PASTO NARIÑO
[email protected]
FACTURAS
KM 7 VIA INFORMACION
PANAMERICANA SUR BANCARIA,
SECRETARIA 891,200,200-6 CATAMBUCO 7217681 0 PASTO NARIÑO
[email protected]
FACTURAS DE
KM 7 VIA INVENTARIO FISICO,
PANAMERICANA SUR PRODUCCION,
JEFE DE BODEGA 891,200,200-6 CATAMBUCO 7217681 0 PASTO NARIÑO
[email protected]
EMPAQUES
KM 7 VIA
JEFE DE PANAMERICANA SUR
PRODUCCION 891,200,200-6 CATAMBUCO 7217681 0 PASTO NARIÑO
[email protected]
PRODUCCION
KM 7 VIA
PANAMERICANA SUR
JEFE DE COMPRAS 891,200,200-6 CATAMBUCO 7217681 0 PASTO NARIÑO
[email protected]
FACTURAS
KM 7 VIA
JEFE DE CONTROL PANAMERICANA SUR
ESTRATEGICO 891,200,200-6 CATAMBUCO 7217681 0 PASTO NARIÑO
[email protected]
OBSEQUIOS
KM 7 VIA FACTURAS, COBROS,
ASESORES PANAMERICANA SUR GASTOS, MEDIOS DE
COMERCIALES 891,200,200-6 CATAMBUCO 7217681 0 PASTO NARIÑO
[email protected]
PAGO

CRA 57 #3-22, CUARTO PLATAFORMA DE

ADATEC DE LEGUA 1º PISO 370 77 77 0 CALI - COLOMBIA
[email protected]
VENTAS R-SALES

Bogotá: Cr. 18 No. 79 A SOFTWARE

SIIGO – 42 6338360 0 BOGOTÁ - COLOMBIA
[email protected] CONTABLE
Compañía
Colombiana de INFORME DE
Tabaco S.A.S. VARIABLES Y DE
(COLTABACO S.A.S.) Carrera 52 No. 4-96 356 90 00 0 MEDELLÍN - COLOMBIA CARTERA

270
ANEXO GG

271
ANEXO HH

272
ANEXO II

273
ANEXO JJ

Código: CT-SC-P02-R01
Registro De Reporte Y Tratamiento De Producto No
Versión: 01
Conforme
Página 1 de 1

FECHA

NOMBRE DE QUIEN REPORTA EL PRODUCTO NC

CARGO DE QUIEN REPORTA EL PRODUCTO NC

PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL PRODUCTO NO CONFORME

DESCRIPCION DEL PRODUCTO NO CONFORME

NOMBRE Y CARGO DE QUIEN RECIBE EL REPORTE DE PRODUCTO NC

NOMBRE
CARGO
ANALISIS AL PRODUCTO NO CONFORME

DISPOSICION DEL PRODUCTO NO CONFORME

FECHA DE DISPOSICION
NOMBRE DE QUIEN REALIZO EL ANALISIS
CARGO DE QUIEN REALIZO EL ANALISIS
ACCIONES DE NOTIFICACION DE DISPOSICION DE PRODUCTO NC

NOTIFICADO POR
NOTIFICADO A

274
ANEXO KK

Código: CT-SC-D04-E01
Hoja de Vida Indicador de Gestion Contabilidad Versión: 01
Pagina 1 de 1

INDICADOR CONSIGNACIONES EN MANO

Localizar las consignaciones efectuadas por el cliente con el fin de darle

OBJETIVO ingreso con la mayor prontitud posible antes de la respectiva
conciliacion bancaria.

Que del total de consignaciones efectuadas por el cliente no mas del 20%
META
se queden sin registrar en el sistema contable antes de la conciliacion

FUENTES Consignaciones enviadas por el cliente, cobros de cartera.

UNIDAD DE MEDIDA Numero de consignaciones pendientes en conciliacion bancaria.

FRECUENCIA Mensual

TENDENCIA Positivo

Se divide el numero total de consignaciones pendientes entre el total de

consignaciones efectuadas por clientes en los Recibos de Cobro por
FORMULA DE
consignacion mas las consignaciones pendientes en conciliacion bancaria
CALCULO
sin identificar, así: CONSIGNACIONES PENDIENTES/(CONSIGNACIONES
CON RECIBOS + CONSIGNACIONES PENDIENTES)

RESPONSABLE DE
CONTADORA
MEDICIÓN

275
ANEXO LL

Código: CT-SC-D04-E01
Hoja de Vida Indicador de Gestion Contabilidad Versión: 01
Pagina 1 de 1

INDICADOR CARTERA MOROSA

Controlar la totalidad de cartera en mora en aras de que los días de

OBJETIVO
cartera vencida no superen lo 15 días para cigarrillo y 30 días para café.

Tener los días de cartera por factura en no mas de 15 días para cigarrillo y
META
30 días para café.

FUENTES Facturas a creditos y Cobros de cartera.

UNIDAD DE MEDIDA Número de días de vencimiento de facturas a crédito.

FRECUENCIA Semanal

TENDENCIA Positivo

FORMULA DE Se resta a la fecha actual el día de emision de la factura con el fin de

CALCULO verificar los días de cada factura, así : Fecha actual - Fecha de Factura.

RESPONSABLE DE
CONTADORA
MEDICIÓN

276
ANEXO MM

Código: CT-SC-R01
Acciones Para Atención A Quejas Y Sugerencias Versión: 01
Página 1 de 1

QUEJA SUGERENCIA

MOTIVO DE LA QUEJA o SUGERENCIA:

RESPONSABLE DE LA GESTIÓN:

DESCRIPCION DE QUIEN INTERPUSO QUEJA O SUGERENCIA

FECHA
NOMBRE ENTIDAD Y CARGO DIRECCION Y BARRIO TELEFONO O CELULAR

DESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES POR PARTE DEL

RESUMEN DE LA QUEJA O SUGERENCIA
RESPONSABLE PARA SOLUCIÓN DE QUEJA O SUGERENCIA

VERIFICACION DE GESTIONES A QUEJA O SUGERENCIA

FECHA DE RESPUESTA
A QUEJA O CONFORMIDAD OBSERVACIONES
SUGERENCIA
SI NO

277
ANEXO NN

278
ANEXO OO

279
ANEXO PP

280
ANEXO QQ

281
 ANEXO RR

Código: CT-SC-P05-R01
Cronograma De Revisiones Por La Dirección Versión: 1
Pagina 1 de 1

VIGENCIA 2019

FECHA PROGRAMADA INSUMOS PARA LA REVISION RESPONSABLE DE LA EJECUCION

- Estado de las acciones de la revision por la dirección previa

- Cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al proceso
- Satisfacción del cliente
-Retroalimentacion partes interesadas
- Cumplimiento objetivos
- Desempeño de procesos y conformidad de servicio
- No conformidades y acciones correctivas
09/08/2019 Jefe de Contabilidad
- Estado de los indicadores de procesos
- Resultados de auditorias interna y de revisor fiscal
- Desempeño proveedores externos
- Adecuacion de recursos para los diferentes procedimientos
- Eficacia de las acciones para abordar riesgos y oportunidades
- Adecuacion de la politica de calidad
- Estado de las acciones de mejora

FECHA DE ELABORACION 31/10/2019 ELABORADO POR Jefe de Contabilidad

282
ANEXO SS

283
Continuación Anexo SS

284
ANEXO TT

285
Continuación Anexo TT

286
ANEXO UU

287
Continuación Anexo UU

288
ANEXO VV

289
Continuación Anexo VV

290
ANEXO WW

291
Continuación Anexo WW

292
Continuación Anexo WW

293
Continuación Anexo WW

294
 ANEXO XX

2017
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
CUENTA CONTABLE TOTAL #W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL #W
51050600 SUELDOS 3.333.935 10 3.516.455 10 2.950.872 8 2.950.872 8 2.950.872 8 3.688.590 10
51051501 HORAS EXTRAS PASTO - - 105.663 4 - - 107.584 2 207.483 2 - -
51052700 AUXILIO DE TRANSPORTE 352.311 5 396.301 6 332.560 4 321.475 4 332.560 4 415.700 5
51053001 CESANTIAS PASTO 359.217 5 346.095 6 273.620 4 281.661 4 290.909 4 342.025 5
51053301 INTERESES CESANTIAS PASTO 16.974 5 29.111 4 28.811 4 28.811 4 28.811 4 30.178 5
51053601 PRIMAS SERVICIOS PASTO 305.494 5 346.095 6 273.620 4 281.661 4 290.909 4 351.751 5
51053901 VACACIONES PASTO 139.543 5 150.809 5 136.808 4 140.829 4 145.454 4 171.010 5
51054201 PRIMAS EXTRALEGALES PASTO - - - - - - 150.000 3 - - - -
51054501 AUXILIOS PASTO - - 200.000 1 - - 50.000 1 - - - -
51054502 MEDIOS TRANSPORTE - - - - - - - - - - - -
51054504 ALIMENTACION 49.000 1 - - - - - - 5.000 1 - -
51055102 NO DED DOTACION A
TRABAJADORES 320.000 4 - - - - - - - - - -
51056801 APORTES A ARP 17.400 5 18.836 6 15.600 4 15.700 4 16.700 4 19.500 5
51057009 APORTES A FONDOS DE
PENSIONES 395.552 5 430.186 6 354.104 4 367.015 4 379.002 4 442.630 5
51057201 APORTES CAJAS DE
COMPENSACION FAMILIAR 147.180 5 143.520 6 118.400 4 118.600 4 126.600 4 148.000 5
Total general 5.436.606 5.483.071 4.484.395 4.764.208 4.774.300 5.609.384
PORCENTAJE DEL TOTAL DEL GASTO
ANUAL 8,55% 8,62% 7,05% 7,49% 7,51% 8,82%
GASTO POR EMPLEADO PROMEDIO 1.087.321 913.845 1.121.099 1.191.052 1.193.575 1.121.877
VARIACION MONETARIA - 46.465 - 998.676 279.813 10.092 835.084
VARIACION PORCENTUAL 0,00% 0,85% -18,21% 6,24% 0,21% 17,49%
TOTAL FACTOR PRESTACIONAL 821.228 872.110 712.859 732.962 756.083 894.964
VARIACION MONETARIA - 50.882 - 159.251 20.103 23.121 138.881
VARIACION PORCENTUAL 0,00% 6,20% -18,26% 2,82% 3,15% 18,37%
GASTO DE PLANILLA DE APORTES 560.132 592.542 488.104 501.315 522.302 610.130
VARIACION MONETARIA - 32.410 - 104.438 13.211 20.987 87.828
VARIACION PORCENTUAL 0,00% 5,79% -17,63% 2,71% 4,19% 16,82%

295
Continuación Anexo XX
2017
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
CUENTA CONTABLE TOTAL #W TOTAL #W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL #W
51050600 SUELDOS 3.688.590 10 3.393.503 10 3.098.415 9 2.950.872 8 3.688.590 10 3.688.590 10
51051501 HORAS EXTRAS PASTO - - 38.423 1 - - - - - - - -
51052700 AUXILIO DE TRANSPORTE 415.700 5 382.444 5 349.188 5 332.560 4 415.700 5 415.700 5
51053001 CESANTIAS PASTO 342.025 5 342.455 5 291.023 5 273.620 4 342.025 5 332.028 7
51053301 INTERESES CESANTIAS PASTO 30.178 5 30.178 5 25.694 5 24.569 4 25.937 5 24.695 5
51053601 PRIMAS SERVICIOS PASTO 342.025 5 342.455 5 290.072 5 273.620 4 342.025 5 342.021 5
51053901 VACACIONES PASTO 153.690 5 223.024 6 122.952 4 122.952 4 153.690 5 159.993 8
51054201 PRIMAS EXTRALEGALES PASTO 200.000 1 - - - - - - - - 1.251.280 5
51054501 AUXILIOS PASTO - - - - - - - - - - - -
51054502 MEDIOS TRANSPORTE - - 12.000 1 - - - - - - - -
51054504 ALIMENTACION - - - - - - - - - - - -
51055102 NO DED DOTACION A
TRABAJADORES - - - - 300.000 5 - - - - - -
51056801 APORTES A ARP 19.500 5 18.300 5 16.200 5 15.600 4 19.500 5 19.500 5
51057009 APORTES A FONDOS DE
PENSIONES 442.630 5 450.193 5 371.809 5 354.104 4 442.630 5 442.630 5
51057201 APORTES CAJAS DE
COMPENSACION FAMILIAR 148.000 5 156.400 5 125.200 6 118.400 4 148.000 5 148.000 5
Total general 5.782.338 51 5.389.375 53 4.990.553 54 4.466.297 40 5.578.097 50 6.824.437 60
PORCENTAJE DEL TOTAL DEL GASTO
ANUAL 9,09% 8,48% 7,85% 7,02% 8,77% 10,73%
GASTO POR EMPLEADO PROMEDIO 1.156.468 1.077.875 998.111 1.116.574 1.115.619 1.364.887
VARIACION MONETARIA 172.954 - 392.963 - 398.822 - 524.256 1.111.800 1.246.340
VARIACION PORCENTUAL 3,08% -6,80% -7,40% -10,50% 24,89% 22,34%
TOTAL FACTOR PRESTACIONAL 867.918 938.112 729.741 694.761 863.677 858.737
VARIACION MONETARIA - 27.046 70.194 - 208.371 - 34.980 168.916 - 4.940
VARIACION PORCENTUAL -3,02% 8,09% -22,21% -4,79% 24,31% -0,57%
GASTO DE PLANILLA DE APORTES 610.130 624.893 513.209 488.104 610.130 610.130
VARIACION MONETARIA - 14.763 - 111.684 - 25.105 122.026 -
VARIACION PORCENTUAL 0,00% 2,42% -17,87% -4,89% 25,00% 0,00%

296
 ANEXO YY

2018
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
CUENTA CONTABLE TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL #W
51050600 SUELDOS 3.906.210 10 3.906.210 10 3.906.210 10 3.906.210 10 3.906.210 10 3.515.588 10
51051501 HORAS EXTRAS PASTO - - 361.325 3 834.138 4 - - 284.827 3 - -
51052700 AUXILIO DE TRANSPORTE 441.055 5 441.055 5 441.055 5 441.055 5 441.055 5 396.950 5
51053001 CESANTIAS PASTO 362.270 5 392.382 5 431.783 5 362.270 5 386.006 5 358.595 5
51053301 INTERESES CESANTIAS PASTO 43.475 5 47.087 5 51.815 5 43.475 5 46.321 5 43.033 5
51053601 PRIMAS SERVICIOS PASTO 362.270 5 392.382 5 431.783 5 362.270 5 386.006 5 362.281 5
51053901 VACACIONES PASTO 162.760 5 162.760 5 162.760 5 162.760 5 162.760 5 286.455 7
51054201 PRIMAS EXTRALEGALES PASTO 350.000 3 - - - - - - - - - -
51054501 AUXILIOS PASTO - - - - - - 250.000 5 - - - -
51054502 MEDIOS TRANSPORTE - - - - - - 5.000 1 - - - -
51054504 ALIMENTACION 25.000 1 - - - - 99.800 4 49.700 6 - -
51055102 NO DED DOTACION A
TRABAJADORES - - - - - - - - - - - -
51056801 APORTES A ARP 20.500 5 22.500 5 24.900 5 20.500 5 22.100 5 18.500 5
51057009 APORTES A FONDOS DE
PENSIONES 468.745 5 512.104 5 568.843 5 468.745 5 502.925 5 468.745 5
51057201 APORTES CAJAS DE
COMPENSACION FAMILIAR 156.500 5 171.000 5 189.800 5 156.500 5 167.800 5 173.300 5
Total general 6.298.785 54 6.408.805 53 7.043.087 54 6.028.585 55 6.355.710 59 5.623.447 52
PORCENTAJE DEL TOTAL DEL GASTO
ANUAL 9,13% 9,29% 10,21% 8,74% 9,21% 8,15%
GASTO POR EMPLEADO PROMEDIO 1.259.757 1.281.761 1.408.617 1.205.717 1.271.142 1.124.689
VARIACION MONETARIA - 110.020 634.282 - 1.014.502 327.125 - 732.263
VARIACION PORCENTUAL 0,00% 1,75% 9,90% -14,40% 5,43% -11,52%
TOTAL FACTOR PRESTACIONAL 930.775 994.611 1.078.141 930.775 981.093 1.050.364
VARIACION MONETARIA - 63.836 83.530 - 147.366 50.318 69.271
VARIACION PORCENTUAL 0,00% 6,86% 8,40% -13,67% 5,41% 7,06%
GASTO DE PLANILLA DE APORTES 645.745 705.604 783.543 645.745 692.825 660.545
VARIACION MONETARIA - 59.859 77.939 - 137.798 47.080 - 32.280
VARIACION PORCENTUAL 0,00% 9,27% 11,05% -17,59% 7,29% -4,66%

297
Continuación Anexo YY
2018
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
CUENTA CONTABLE TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL # W TOTAL #W
51050600 SUELDOS 3.645.796 10 3.124.968 8 3.124.968 8 3.124.968 8 3.124.968 8 2.630.181 8
51051501 HORAS EXTRAS PASTO - - - - - - - - - - 42.724 1
51052700 AUXILIO DE TRANSPORTE 411.651 5 352.844 4 352.844 4 349.904 4 352.844 4 296.977 4
51053001 CESANTIAS PASTO 359.820 5 289.816 4 289.816 4 289.571 4 289.816 4 297.069 4
51053301 INTERESES CESANTIAS PASTO 43.180 5 34.780 4 34.780 4 34.750 4 34.780 4 35.204 4
51053601 PRIMAS SERVICIOS PASTO 359.820 5 289.816 4 289.816 4 289.571 4 289.816 4 294.073 4
51053901 VACACIONES PASTO 162.760 5 130.208 4 130.208 4 130.208 4 130.208 4 296.538 6
51054201 PRIMAS EXTRALEGALES PASTO - - - - 50.000 1 - - - - 1.738.908 4
51054501 AUXILIOS PASTO - - - - - - - - - - - -
51054502 MEDIOS TRANSPORTE - - - - - - - - - - - -
51054504 ALIMENTACION - - - - - - - - 47.500 1 - -
51055102 NO DED DOTACION A
TRABAJADORES - - - - 360.000 4 - - - - - -
51056801 APORTES A ARP 19.200 5 16.400 4 16.400 4 16.300 4 16.400 4 14.100 4
51057009 APORTES A FONDOS DE
PENSIONES 468.745 5 374.996 4 374.996 4 374.996 4 374.996 4 380.123 4
51057201 APORTES CAJAS DE
COMPENSACION FAMILIAR 156.600 5 125.200 4 125.200 4 124.200 4 125.200 4 151.700 4
Total general 5.627.572 50 4.739.028 40 5.149.028 45 4.734.468 40 4.786.528 41 6.177.597 47
PORCENTAJE DEL TOTAL DEL GASTO
ANUAL 8,16% 6,87% 7,47% 6,86% 6,94% 8,96%
GASTO POR EMPLEADO PROMEDIO 1.125.514 1.184.757 1.287.257 1.183.617 1.196.632 1.544.399
VARIACION MONETARIA 4.125 - 888.544 410.000 - 414.560 52.060 1.391.069
VARIACION PORCENTUAL 0,07% -15,79% 8,65% -8,05% 1,10% 29,06%
TOTAL FACTOR PRESTACIONAL 925.580 744.620 744.620 744.100 744.620 922.884
VARIACION MONETARIA - 124.784 - 180.960 - - 520 520 178.264
VARIACION PORCENTUAL -11,88% -19,55% 0,00% -0,07% 0,07% 23,94%
GASTO DE PLANILLA DE APORTES 644.545 516.596 516.596 515.496 516.596 545.923
VARIACION MONETARIA - 16.000 - 127.949 - - 1.100 1.100 29.327
VARIACION PORCENTUAL -2,42% -19,85% 0,00% -0,21% 0,21% 5,68%

298
ANEXO ZZ

ANEXO AAA

299
300