Aquí tienes la información que necesitas, formateada para copiar y
pegar en un PDF. Incluye las fórmulas de Excel y una explicación
detallada de cada paso, así como consideraciones adicionales para
optimizar tu formulario.
Formulario de Productos en Excel: Desplegable con Información
Automática
Este documento te guiará para crear un formulario en Excel que
automáticamente complete la información de un producto al
seleccionarlo desde un desplegable, usando INDICE, COINCIDIR y
[Link] para mayor robustez.
1. Supuestos Iniciales
Para que las fórmulas funcionen correctamente, considera la siguiente
estructura:
* Tabla de Productos: Nombrada como "Productos" (o puedes
seleccionar el rango de celdas que la compone).
* Columna A: Código del producto
* Columna B: Descripción del producto (será la base de tu desplegable)
* Columna C: Unidad de medida
* Columna D: Valor unitario
* Formulario en Excel:
* Celda para la Descripción del Producto (desplegable): B2 (ejemplo)
* Celda para el Código: B3
* Celda para la Unidad de Medida: B4
* Celda para el Valor Unitario: B5
* Celda para la Cantidad: B7 (si deseas calcular el valor total)
* Celda para el Valor Total: B6
2. Crear el Desplegable de Descripción de Producto
Este paso permite al usuario seleccionar un producto de una lista
predefinida.
* Selecciona la celda donde quieres el desplegable en tu formulario (ej.
B2).
* Ve a la pestaña "Datos" en la cinta de opciones de Excel.
* En el grupo "Herramientas de datos", haz clic en "Validación de datos".
* En la ventana de "Validación de datos", ve a la pestaña
"Configuración".
* En el menú desplegable "Permitir", selecciona "Lista".
* En el cuadro "Origen", introduce la referencia a la columna de
descripciones de tu tabla de productos.
* Si tu tabla se llama "Productos" y la descripción está en la columna
B: Productos!$B:$B
* Si es un rango de celdas sin nombre de tabla: Hoja1!$B$2:$B$100
(ajusta Hoja1 y el rango según tu hoja y datos).
* Haz clic en "Aceptar".
3. Fórmulas para Traer la Información del Producto Seleccionado
Utilizaremos la combinación de INDICE y COINCIDIR para buscar y traer
los datos, envueltas en [Link] para evitar mostrar mensajes de error
si la descripción no se encuentra.
3.1. Fórmula para el Código (en la celda B3 del formulario)
=[Link](INDICE(Productos!$A:$A;COINCIDIR(B2;Productos!$B:
$B;0));"")
Explicación:
* COINCIDIR(B2;Productos!$B:$B;0): Busca el valor de la celda B2 (la
descripción seleccionada) en la columna de descripciones (Productos!$B:
$B). El 0 asegura una coincidencia exacta. Devuelve el número de fila
donde se encuentra.
* INDICE(Productos!$A:$A;...): Usa el número de fila obtenido por
COINCIDIR para extraer el valor correspondiente de la columna de
Códigos (Productos!$A:$A).
* [Link](...,""): Si la fórmula INDICE(COINCIDIR(...)) produce un error
(ej. si la descripción no existe), devuelve una cadena vacía "" en lugar
del error.
3.2. Fórmula para la Unidad de Medida (en la celda B4 del formulario)
=[Link](INDICE(Productos!$C:$C;COINCIDIR(B2;Productos!$B:
$B;0));"")
Explicación:
* Similar a la fórmula del Código, pero INDICE ahora apunta a la
columna de Unidad de Medida (Productos!$C:$C).
3.3. Fórmula para el Valor Unitario (en la celda B5 del formulario)
=[Link](INDICE(Productos!$D:$D;COINCIDIR(B2;Productos!$B:
$B;0));"")
Explicación:
* Similar a las anteriores, INDICE apunta a la columna de Valor Unitario
(Productos!$D:$D).
3.4. Fórmula para el Valor Total (en la celda B6 del formulario)
Asumiendo que la Cantidad se ingresa en la celda B7 del formulario.
=[Link](B7*B5;0)
Explicación:
* B7*B5: Multiplica la Cantidad (B7) por el Valor Unitario (B5).
* [Link](...,0): Si la multiplicación da un error (por ejemplo, si B7 o
B5 no son números válidos), devuelve 0 en lugar del error.
4. Consideraciones Adicionales y Buenas Prácticas
* Uso de Tablas de Excel:
* Si conviertes tu rango de datos en una Tabla de Excel (menú Insertar
> Tabla) y le das un nombre (ej. "Productos"), tus fórmulas serán más
legibles y dinámicas:
* Código:
=[Link](INDICE(Productos[Código];COINCIDIR(B2;Productos[Descripci
ón];0));"")
* Unidad de Medida: =[Link](INDICE(Productos[Unidad de
Medida];COINCIDIR(B2;Productos[Descripción];0));"")
* Valor Unitario: =[Link](INDICE(Productos[Valor
Unitario];COINCIDIR(B2;Productos[Descripción];0));"")
* Mensajes de Error Personalizados:
* En lugar de "" o 0 en [Link], puedes poner un mensaje más
descriptivo, como "Producto no encontrado".
* Ejemplo: =[Link](INDICE(Productos!$A:
$A;COINCIDIR(B2;Productos!$B:$B;0));"Producto no válido")
* Validación de Cantidad:
* Para la celda de la cantidad (B7), puedes añadir Validación de datos
(Datos > Validación de Datos) para asegurar que solo se introduzcan
números válidos (ej. "Número entero" mayor que 0).
* Formatos de Celda:
* Asegúrate de que las celdas de Valor Unitario y Valor Total tengan
formato de moneda o contabilidad.
* La celda de Cantidad debe tener formato de número general o
numérico.
