CONTRALORÍA

LICENCIATURA EN CONTADURÍA
PÚBLICA

OCTAVO CUATRIMESTRE

1
 INDICE

1. Función del contralor en las organizaciones.

2. Contraloría y tesorería.
3. Las técnicas de planeación y control.
4. Control administrativo, control financiero y control contable.
5. Contraloría y toma de decisiones.
6. La contraloría y la auditoria interna y externa.

2
I.- FUNCIÓN DEL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONESA.

1.- Entidades. .
A. Concepto.
B. Clasificaciones.
C. Función financiera.
1.- Estructura del área financiera.
D. Responsables de la función financiera.
E. El proceso administrativo y la función
financiera. 1.-El control, fase del proceso
administrativo.
F. Administración financiera.
1.- Concepto.
2. - Objetivo.
2. Función del control.
A. Concepto.
B. Objetivos.
C. Importancia.
3. Las organizaciones y su administración..
A. Concepto.
B. Objetivos.
C. Importancia.
4. La función del control en la administración de las organizaciones
A. Concepto.
B. Objetivos.
C. Importancia.

II.-CONTRALORIA Y TESORERIA.
1. Tesorería.
A. Concepto.
B. Objetivos.
C. Importancia.
D. Características.
E. Funciones y actividades.
F. Responsabilidades.
G. Ubicación en la estructura de las organizaciones.
H. Información que genera.
I. Tesorería y su relación con otras áreas de la organización.
J. Perfil del Tesorero.

2. Contraloría. Concepto, Objetivo, Importancia.

A. Características.
B. Funciones.
C. Responsabilidades.
D. Ubicación en la estructura de las organizaciones.
F. Información que genera.
G. Relación y diferencias con tesorería.
H. Perfil del contralor.
I. El licenciado en Contaduría como contralor.
1. Capacidad profesional.
2. Su relación en otras áreas de la organización.
3
III. LAS TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL.
A. Concepto.
B. Objetivos.
C. Importancia.
D. Características.
E. Ventajas.
F. Consideraciones para su aplicación.
G. Proceso para su aplicación.
IV. CONTROL ADMINISTRATIVO, CONTROL FINANCIERO Y CONTROL CONTABLE.

1. Control administrativo.
A. Concepto.
B. Objetivos.
C. Importancia.
D. Características.
E. Tareas específicas a desarrollar.
F. Consideraciones para su implantación.
G. Proceso para su implantación.
H. El Licenciad en Contaduría ente el control administrativo.
1. Capacidad profesional.
2. Su relación con otras áreas de la organización.
2. Control financiero.
A. Concepto.
B. Objetivos.
C. Importancia.
D. Características.
E. Tareas específicas a desarrollar.
F. Consideraciones para su implantación.
G. Proceso para su implantación.
H. El Licenciad en Contaduría ente el control financiero.
1. Capacidad profesional.
2. Su relación con otras áreas de la organización.
3. Control contable.
A. Concepto.
I. Objetivos.
J. Importancia.
K. Características.
L. Tareas específicas a desarrollar.
M. Consideraciones para su implantación.
N. Proceso para su implantación.
O. El Licenciad en Contaduría ente el control contable.
1. Capacidad profesional.
2. Su relación con otras áreas de la organización.

V. LA CONTRALORIA Y LA AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA

A. Proceso para la toma de decisiones.

B. Programas de ejecución.
C. Programas de supervisión.
D. Estudios de evaluación.
1. Ajustes

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VI. LA CONTRALORÍA Y LA AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA

1. Contraloría y auditoría interna.

A. Ubicación de la Contraloría y auditoría interna en las organizaciones.
B. Relación entre contraloría y auditoría interna.
1. Informes.
2. Funciones.
C. Definición de funciones.
D. Coordinación de funciones para lograr la eficiencia.
2. Contraloría y auditoría externa.
A. Ubicación de la auditoría externa en las organizaciones.
B. Relación entre contraloría y auditoría externa.
1. Informes.
2. Funciones.

C. Coordinación de funciones para lograr eficiencia.

5
 UNIDAD I

1. FUNCIÓN DEL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN

1.1. ENTIDADES
A) Concepto

Es un conjunto de recursos materiales y

humanos que realiza actividades
económicas como es comprar, transportar
y vender satisfactores, todo esto
coordinado por una autoridad y en la
mayoría de los casos con la aportación de
varias personas que toman decisiones con
el fin de obtener los resultados para los
que fue constituida.

B) Clasificaciones

Las entidades pueden ser: públicas,

privadas, mixtas, personas físicas o
morales y lucrativas y no lucrativas.

Por el número de personas que lo integran se clasifican en:

Individuales – físicas
Colectivas- morales

Por su aportación de capital:

La empresa privada: es aquella en la que los particulares invierten capital con el

fin de obtener ganancias.

La empresa pública: se constituye con capitales públicos o estatales, estas se

crean con e fin de satisfacer necesidades sociales y no con el propósito de
obtener ganancias.

Descentralizadas: estas las constituye el Estado, pero estas tienen su propia

personalidad jurídica, patrimonio y se rigen con sus propias normas.

Centralizadas: en estas sus organismos están integradas por la jerarquía que

encabeza directamente el poder Ejecutivo del país.

Estatales: estas pertenecen íntegramente al Estado, tienen personalidad jurídica,

no poseen una forma privada, se dedican a una actividad económica y están
sometidas al derecho público y privado.

Mixtas: son las que se constituyen con la fusión del capital público y privado para
6
la producción de bienes y servicios.

Según la actividad que desarrolla:

Comerciales:
Mayoristas: son las que se dedican a
realizar ventas a gran escala a otras
empresas (minoritarios)

Minoritarios: estas
empresas se dedican a
la venta de productos en
forma detallista o al
menudeo al público en
general.

Comisionistas: venden
los productos que
compran a los
proveedores, recibiendo
por este concepto una
comisión.
Industriales
Extractivas: su actividad
consiste en extraer
recursos naturales que
pueden ser o no
renovables que se encuentran en la naturaleza.

Manufactureras: se encargan de la transformación de los recursos naturales que

han sido extraídos, convirtiéndolos en productos terminados.

Agropecuarias: se dedican a la explotación de los campos a través de la

agricultura y la ganadería. Según la finalidad que persiguen:

Lucrativas
De
servicio

7
 C) Función financiera

Algunos expertos en administración financiera consideran que esta área es la

responsable de obtener los mejores resultados en el origen y aplicación y los
fondos de la empresa y poder contestar a dos preguntas fundamentales:

a) ¿Qué cantidad de fondos debe estar en esta actividad?

b) ¿Específicamente en que deben invertirse?

Por lo tanto la función financiera es la responsable de planear, obtener y

administrar los recursos financieros necesarios para que la empresa logre sus
objetivos de operación y expansión, manteniendo una adecuada estructura
financiera y de inversiones, satisfaciendo las condiciones de liquidez y
rentabilidad.

Estructura del área financiera

8
 D) Responsables de la función financiera.

El controlador y el tesorero son los responsables de proporcionar toda la

información financiera al Vicepresidente de Finanzas.

El tesorero es el encargado de coordinar las actividades financieras como la

planeación y obtención de recursos, administración de efectivo, crédito y
cobranzas, seguros y fianzas, etc., así como la toma de decisiones de gastos de
capital, el manejo de crédito y administración de las inversiones.

El controlador, su responsabilidad como su nombre lo indica es el de controlar

todo lo relacionado con los aspectos contables, la administración fiscal, el
procesamiento de datos, la contabilidad de costos y financiera, así como todo lo
relacionado con las compras de inmuebles y equipo, etc.

E) El proceso administrativo y la función financiera

1. El control, fase del proceso administrativo

El proceso administrativo es de suma importancia para que la función financiera
de las empresas, se lleve a cabo correctamente, ya que como resultado de la
planeación, organización, ejecución y el control, el encargado del área de finanzas
puede fijar sus metas u objetivos a realizar a través de la correcta planeación de
las estrategias a seguir, así como saber dirigir correctamente todos los factores
que influyen en la administración de los recursos de la empresa y, por lo tanto, el
controlar en forma eficaz, y en caso de existir desviaciones, hacer las correcciones
necesarias y así llegar a las metas u objetivos planeados.

9
 F) Administración financiera

1. Concepto
Administración es el proceso por medio del cual el hombre trata de introducir
orden y aplicar dirección y control adecuados en las diversas instituciones de la
sociedad para lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien común.
(Tomado de la Administración Moderna y de los Sistemas de Información. Joaquín
Gómez Morfín)

La administración financiera son todas las actividades que realiza el encargado de

finanzas de una empresa del tipo que sea, como puede ser financiera no
financiera, pública o privada, lucrativa o no lucrativa, como son el de preparar
presupuestos, manejo de efectivo, obtención de créditos, analizar inversiones para
obtener mejores beneficios.

2. Objetivo
El objetivo de la administración financiera es lograr las metas u objetivos que
fueron planeados con el objeto de maximizar el nivel financiero de los accionistas
de la empresa con el control y selección adecuada de los sectores que les dé
mayor rentabilidad o productividad.

10
2. FUNCIÓN DEL CONTROL

Es la actividad que se realiza por

medio de la supervisión y comparación
de los resultados obtenidos contra lo
presupuestado y poder determinar si
se han logrado los objetivos, en caso
contrario establecer las medidas
correctivas que sean necesarias.

Algunas otras definiciones de control:

BURT K. SCALAN.- El control tiene

como objeto cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los
planes establecidos.

GEORGE R. TERRY.- El proceso para

determinar lo que se está llevando a
cabo, valorizándolo y si es necesario,
aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle
de acuerdo con lo planeado.

HERRY FAYOL.- Consiste en verificar

si todo ocurre de conformidad con el
plan adoptado, con las instrucciones
emitidas y con los principios
establecidos.

OBJETIVO

El objetivo es el de verificar que todas las operaciones que se realizan en una

empresa, se están llevando a cabo tal como se habían presupuestado (planeado),
estableciendo sistemas para medir y corregir las desviaciones a su debido tiempo,
aplicando los sistemas de control para cada caso.

Hay ciertos elementos que son básicos o esenciales en el control, como son:

1. llevar a cabo la supervisión de las actividades realizadas

2. Que existan presupuestos o estándares para determinar desviaciones en los resultados
3. El control permite la corrección de errores o desviaciones en las

actividades programadas IMPORTANCIA

La importancia radica en que una empresa logre sus objetivos, ya que este tiene
injerencia en todas las actividades de la empresa, por medio de la vigilancia con el
fin de ver que se cumplan con los planes formulados y de esta forma lograr los
objetivos de la empresa.
11
3. LA ORGANIZACIÓN Y SU ADMINISTRACIÓN
CONCEPTO

Este punto esta implementado en

el tema “Proceso administrativo y

la función financiera” OBJETIVO

El objetivo principal, es el de
coordinar, aprovechar de manera
eficaz y efectiva los recursos
humanos, técnicos y financieros
para lograr el objetivo de alcanzar
el resultado que espera la entidad.

IMPORTANCIA

Una buena administración es de

suma importancia en la
organización, porque esta será la
guía para lograr los objetivos de la
misma ya que de no seguirse un
procedimiento adecuado, basado
en una buena planeación, organización, dirección, y se complemente con el
control de la operaciones, es casi seguro que fracase cualquier organización, por
lo tanto, es necesario que se cuente con una buena estructura administrativa.

4. FUNCIÓN DEL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

CONCEPTO

Es la medición que se hace de los resultados actuales y pasados comparados con

los esperados, ya sea en su totalidad o parcialmente, con la finalidad de corregir,
mejorar y formular nuevos presupuestos, por lo tanto, el control es la comparación
de lo obtenido con lo esperado.

Para Robbins, el control puede definirse como “el proceso de regular actividades
que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
cualquier desviación significativa”

Sin embargo Stoner la define de la siguiente manera “El control administrativo es

el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas”

12
El control debe tener ciertos elementos que son básicos o esenciales:

1. Debe realizar un proceso de supervisión de las actividades realizadas

2. Que existan estándares o patrones establecidos para poder medir las
desviaciones de los resultados
3. El control permite corregir errores de las desviaciones en los resultados en las actividades
realizadas
4. Por último a través del control se deben planear las actividades y objetivos
a realizar, después de haber efectuado las correcciones necesarias

Concluyendo, se puede definir el

control como la función que permite la
supervisón, comparación
de los resultados obtenidos
contra los resultados esperados,
asegurando que la acción
dirigida, se está realizando de
acuerdo con los planes de la
organización.

OBJETIVO

Es garantizar que la administración

de la organización utiliza los
recursos materiales y financieros en
forma efectiva y eficiente para
lograr las metas establecidas
por medio de la implantación
de sistemas que permitan
supervisar el progreso y realizar los
cambios que sean necesarios,
asegurando el cumplimiento
de las metas planeadas desde su
inicio.
Como podemos observar, el control compara, discute y critica, tiende a estimular
la planeación, a simplificar actividades en la organización implantando sistemas
que evalúen la actuación de las diferentes unidades operativas y/ o centros de
responsabilidad, para llegar al logro de los objetivos generales de la entidad.

IMPORTANCIA

La función del control en la administración de las organizaciones es muy

importante debido a que por medio del control se evalúa y corrige el desempeño
de las labores de los subordinados y asegurarse de que los objetivos y metas de
la organización se están llevando a cabo, además el control es la última de las
funciones del proceso administrativo, con esto se cierra el ciclo del sistema la
proporcionar retroalimentación respecto a las desviaciones importantes contra lo
13
planeado.

14
 UNIDAD II

CONTRALORÍA Y TESORERÍA

1) TESORERÍA
a) CONCEPTO

TESORERÍA: es el departamento financiero que se

encarga de la administración del dinero, por lo
tanto, la función principal del tesorero es: la
administración, custodia de los fondos de la
empresa.

El tesorero en algunas empresas ocupa otro puesto

como puede ser gerente de finanzas y en empresas
de mediana posición ocupa el puesto de contralor.

b) OBJETIVO

El principal objetivo es el de obtener los mejores

beneficios de capital, fondos y recursos necesarios
para la marcha de la empresa, de manera que se
mantenga una administración y equilibrio, de
acuerdo con los planes establecidos, principalmente
con el fin de optimizar los recursos y rendimiento de
los mismos.

c) IMPORTANCIA

Es de suma importancia en una empresa el

departamento de tesorería, debido a que toda empresa, requiere de recursos
financieros para seguir adelante. Una empresa que no tenga suficientes fondos
financieros no podrá subsistir, por lo tanto, es importante una estructura financiera
debidamente organizada para la obtención de recursos y así poder seguir adelante
en el mercado, coordinar y asignar fondos a los departamentos de la empresa que
así lo requieran y necesiten.

Resumiendo la tesorería es importante en una empresa, ya que esta debe

proveer, planear, dirigir, organizar, integrar y dirigir, las finanzas de la empresa con
el objeto de maximizar la utilidad a través de las inversiones de sobrante de
efectivo, obtener mejores condiciones de crédito y todo lo relacionado con el
capital aportado por los inversionistas.

15
d) CARACTERÍSITCAS

 Debe tener relación con el director de Finanzas.

 Mantener relación con instituciones de crédito y de inversión.
 Es el responsable de preparar el presupuesto de las
necesidades financieras y de los requerimientos de la empresa,
así como del manejo del flujo de efectivo.
 Es el responsable de la emisión y manejo de los valores combinados de la
empresa.
 Custodia los fondos de la empresa y vigila todas las actividades de la caja y
nómina.
 Es el principal contacto de la compañía con la comunidad financiera.
 Es el responsables de los planes financieros a largo y
administración de los préstamos a corto plazo.
 Su mayor responsabilidad es asegurarse que existan fondos disponibles para
cubrir todos
Los requerimientos de la empresa.

16
FUNCIONES Y ACTIVIDADES

1. Custodiar los fondos y valores de la entidad

2. Establecer, controlar, administrar y cancelar las cuentas
bancarias (cheques, de inversión, etc.)
3. Lograr la recuperación de la cartera de la entidad observando
cabalmente los lineamientos del manual al respecto.
4. Controlar administrativamente las entradas y salidas de efectivo.
5. Formular y presentar los correspondientes informes.
6. Firmar y entregar las acciones (o certificados) que amparen aportaciones
de capital.
7. Tener primera o segunda firma (según la importancia del
tesorero) en las cuentas de cheques y demás documentos
firmables a bancos (pagarés, aceptaciones, etc.): esto implica
también firmar mancomunadamente títulos de crédito para
obtener financiamientos para la entidad, básicamente a
proveedores y acreedores.
8. Custodiar, controlar y actualizar el registro de los accionistas.
9. Proponer y programar los informes financieros asignados y derivados del
puesto.
10. Asesorar a los demás ejecutivos sobre asuntos financieros.
11. Desarrollar las demás funciones relacionados con el puesto y las finanzas de
la entidad.

17
e) RESPONSANSABILIDADES1:

1. Obtención de capital,
fondos y recursos,
incluyendo en su caso
el establecimiento,
control y actualización
de los
correspondientes
convenios.
2. Relación con los
inversionistas:
Establecer y mantener
un adecuado mercado
para los valores de la
entidad y mantener
una adecuada y
estrecha relación con
los banqueros,
posibles
inversionistas,
analistas financieros y accionistas.
3. Relaciones bancarias y custodia de efectivo y valores: Mantener los
acuerdos con los bancos para recibir, custodiar y desembolsar el dinero y
los valores de la entidad.
4. Revisar los aspectos financieros de las operaciones de inmuebles y
5. Arrendamientos financieros y operativos.
6. Crédito y cobranzas: Establecer las políticas para concesión de crédito y la
recuperación de la cartera, supervisar los acuerdos para financiar las ventas
a plazos y, en su caso los planes de arrendamiento financiero u operativo.
7. Inversiones: Establecer y coordinar las políticas para controlar la inversión
de fondos (de pensiones, fideicomisos, etc.) invertidos según se requiera;
esta responsabilidad se refiere a todo tipo de inversiones bursátiles, de
renta fija o variable, a corto y largo plazo.
8. Financiamiento a corto plazo: Establecer y mantener las adecuadas fuentes
de financiamiento, contratarlas, removerlas, vigilar el cumplimiento de los
correspondientes convenios con los acreedores, descontar la cartera,
contratar préstamos puente o directos, etc.
9. Seguros: Desarrollar adecuadas relaciones con aseguradoras y
afianzadoras, contratar los seguros y fianzas que se requieren y vigilar la
suficiencia de sus coberturas, riesgos y primas.
10. En caso de apoyar irrestricta e ilimitadamente al Gerente financiero

18
1 Datos tomados de “El Contralor responsabilidades y funciones” de Víctor Paniagua
Bravo/ Miriam Paniagua Pinto. Editorial ECAFSA

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 f) UBICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES

g) INFORMACIÓN QUE GENERA

La información que genera y proporciona a los ejecutivos de la empresa entre
otras son: Estado de la situación financiera de la empresa
Estado de flujo de efectivo
Estado de origen y aplicación del capital
de trabajo Estado de inversión de valores
a corto y largo plazo
Preparación y/ o supervisión de las estadísticas requeridas interna y externamente.

h) TESORERÍA Y SU RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN

Entre la tesorería y la contraloría existe una estrecha relación, debido a que el

tesorero en una organización debe presentar sus informes o reportes a su jefe
inmediato que es el contralor y este a su vez los presentará a sus superiores.

Así como con todos los departamentos de la empresa como puede ser: el
departamento de crédito y cobranzas, compras, nóminas, el departamento de
producción, etc.

2. CONTRALORÍA

20
CONCEPTO: Contraloría es la actividad
encargada de la planeación para el control,
información financiera, valuación y deliberación,
administración de impuestos, informes al
gobierno, coordinación de la auditoría externa,
protección de los activos de la empresa y la
valuación económica.2

2 CP Samuel Fernández Chávez. Posición del contralor

dentro de la organización en un curso de la contraloría
práctica, Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas,
México 1971

OBJETIVO: Mantener la solidez financiera, la

integridad patrimonial a través de un control que
garantice la protección de las propiedades de las
organizaciones.

Obtener rendimientos que vayan de

acuerdo con la inversión, promoviendo la máxima
eficiencia posible.

El objetivo principal es el de alcanzar el

crecimiento sano y continuo de la empresa, basado esto en una buena planeación
a largo plazo y en decisiones acertadas sobre proyectos alternativos de inversión.

IMPORTANCIA: Actualmente la contraloría se está colocando dentro de un primer

plano de trascendencia, en razón de que las presiones económico-sociales de
nuestra época, las empresas se ven obligadas a ejercer un mayor cuidado en la
obtención de recursos y canalización de los mismos, y a enfatizar en mantener
mayores y mejores controles sobre las operaciones.

a) CARACTERÍSTICAS
21
Su principal característica es la de revisar y verificar todas las operaciones antes
de pasar la información.

b) FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
22
La más conocida y autorizada compilación de funciones de contraloría
es la emitida por el Comité de Ética y Normas de Elegibilidad del
Instituto Ejecutivo de Finanzas de los Estados Unidos y aprobada por
su junta Nacional de Directores en septiembre de 1949, la cual señala:

a) Establecer, coordinar y mantener por medio de la gerencia

autorizada, un plan integrado para el control de las operaciones,
dicho plan debe proveer hasta el grado requerido en los
negocios, los costos estándar, presupuesto de gastos,
pronóstico de ventas, planeación de utilidades y programas para
la inversión de capital y financiamiento, junto con los
procedimientos necesarios para efectuar un plan.
b) Medir la realización comparándola con los planes de operación
estándar aprobados, e informar e interpretar los resultados de las
operaciones a todos los niveles de la gerencia. Esta función
incluye el diseño, instalación y mantenimiento de los sistemas de
costos, contabilidad y registros, la determinación de la política
contable y la compilación de los registros estadísticos según se
requieran.
c) Evaluar e informar sobre la validez de los objetivos de la
empresa y de la efectividad de sus normas, la estructura de la
organización, y los procedimientos para alcanzar esos objetivos.
Esto incluye la consulta con todos los segmentos de la gerencia
responsable de la política o acción concerniente a cualquier fase
de la operación de negocio, según se relacione con el desarrollo
de esta función.
d) Informar a las autoridades gubernamentales según se requiera y
supervisar todos los asuntos concernientes a impuestos.
e) Interpretar e informar sobre el efecto de las influencias externas en la
f) consecución de los objetivos del negocio. Esta función incluye la
g) interpretación continua de las fuerzas
Económicas y sociales, así como las influencias
gubernamentales en cuanto afecten a las operaciones de la
empresa.
h) Proveer la adecuada protección de los activos del negocio. Esta
función incluye el establecimiento y el mantenimiento de un
adecuado control interno y auditoría; así como la efectiva
protección por medio de seguros y fianzas.

23
 c) UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACION

d) INFORMACIÓN QUE GENERA:

Reportes a accionistas, esta tiene como objetivo principal el presentar los

resultados de operación de la empresa y su situación financiera, a un momento
dado, el reporte que se presente puede
tener diferentes formas y proporcionar una gran variedad de datos,
pero una presentación que se puede sugerir es que incluya:3
1. Página sumaria. Que debe presentar en forma comparativa la
información fundamental acerca de los resultados operativos
y de la situación financiera de la empresa como: ventas netas,
utilidad bruta, gastos totales, utilidad neta, posición de caja,
24
 de inventarios de activo fijo, dividendos por acción, etc.
2. Comentarios de director de la empresa. Es decir comentarios
o puntos de vista del dirigente de la compañía acerca de los
resultados obtenidos y de la perspectiva que el futuro ofrece a
la negociación.
3. Información acerca de las actividades de la empresa en
aquellas
divisiones
de

departamentos o áreas de particular interés a la mpresa.

4. Estados financieros. Estados financieros que incluyan las
notas y la opinión de auditores independientes acerca de los
resultados y situación financiera de la empresa. Normalmente
los estados financieros presentados son:
*Balance general
*Estado de pérdidas y ganancias
*Estado de origen y aplicación de recursos
*Estado de costos de producción
*Proyecto de aplicación de entidades.
*Otros

5. Estadística sumaria

Estos reportes deben acompañarse de los análisis correspondientes a

25
lo más relevantes como lo es, posición de caja, activo fijo, ventas,
producción utilidades, etc.

e) RELACIÓN Y DIFERENCIAS CON TESORERÍA

No todas las empresas tienen un departamento de contraloría, esto

depende del tamaño de la empresa, por lo tanto, lo tienen combinado
con tesorería o bien únicamente existe el puesto de tesorería.

Las diferencias más significativas son: Que el contralor como lo vimos

en el punto de contraloría es el que se encarga de supervisar y revisar
y aprobar todo lo relacionado con las operaciones de la entidad
(compras, crédito y cobranzas, inversiones, etc.)

Tesorería: se encarga de maximizar la utilidad a través de las

inversiones del sobrante de efectivo, obtener mejores condiciones de
crédito y todo lo relacionado con el capital aportado por los
accionistas.

f) PERFIL DEL CONTADOR

26
E l profesional que sea seleccionado para ocupar el puesto de contralor debe
reunir los siguientes requisitos:4

Personales: Iniciativa, creatividad, liderazgo y don de mando, sentido común, diplomacia

y cortesía

Habilidad para: dirigir un grupo de trabajo, hablar en grupo, tomar decisiones en

grupo, en forma individual, en condiciones presionantes o de emergencia.

Motivar: automotivarse, persuadir y/ o convencer (no vencer), desarrollar

adecuadas relaciones humanas

Comunicarse: lo cual implica saber escuchar, hablar en público y redactar.

Madurez emocional: la cual implica autocontrol, auto seguridad, autodisciplina,

autoevaluación y autocrítica. En una palabra empatía.

Profesionales:
 Ética y profesionalismo
 Título (podría o debiera ser Contador Público)
 Independencia profesional
 Cuidado y diligencia
 Responsabilidad individual
 Obligación de guardar el secreto profesional
 Lealtad hacia el patrocinador del servicio
 Respeto hacia los colegas y hacia la profesión
 Dignificación de la imagen profesional
 Cumplimiento con la norma de educación continua
 Especialización y experiencia
 Amplio dominio de conocimientos en relación a principios de
contabilidad, finanzas, administración, aspectos fiscales básicos y
presupuestos.
 Conocimientos de economía, estadística y matemáticas aplicadas y,
en su caso de un idioma y/ o de las sapiensas y experiencias
requeridas específicamente para ocupar el puesto en una empresa
determinada.

2. SU RELACIÓN EN OTRAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN

El departamento de contraloría tiene relación con todos los departamentos de la

empresa, por ser este el que se encarga de llevar el control de todos los
departamentos y proporcionar información a sus superiores.

27
 UNIDAD III
LAS TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL

CONCEPTO

PLANEACIÓN: Herramienta o técnica profesional que aplica el desisor o grupo de

desisores para estudiar, evaluar y proyectar el futuro económico financiero de una
empresa o grupo de empresas para tomar decisiones acertadas y alcanzas los
objetivos propuestos.5

OBJETIVOS

Es el de tratar de lograr las

metas que se han propuesto
a través de las operaciones
de la empresa, estas pueden
ser. Económicas, sociales,
tecnológicas o de servicio.
Los objetivos deberán
considerar totalmente las
diferentes operaciones y
partes de la empresa, todo
esto se puede lograr
dividiendo los objetivos
generales en departamentos
o secciones.

IMPORTANCIA

La planeación es la función
básica del proceso
administrativo por lo tanto, la
planeación es la base dentro
de las actividades financieras.

Si en una empresa no se tiene una planeación adecuada de las actividades

ningún directivo podrá organizar, dirigir y controlar con eficacia.

Para un gerente y empleados es importante decidir, estar identificados con las

metas que se pretenden alcanzar por lo tanto lo siguiente es lograrlos.

20
CARACTERÍSTICAS

Las principales
características que debe
tener la planeación son:
claridad, precisión,
consignación por escrito,
así como la participación
de los empleados,
difundirla, que sea
flexible en todo lo
relacionado con las
finanzas.

Es muy importante que

todos y cada uno de los
empleados participe en
su elaboración, para que
éstos lo entiendan, es
necesario que el plan sea
preciso y claro, mismo
que debe contener por escrito todos los elementos que contenga dicho plan.

Es muy importante que todos y cada uno de los empleados participe en su

elaboración, ya que de esta forma se sienten responsables y ponga lo que está de
su parte para lograr los objetivos para lo que fue creado. De no ser así las
actividades puede que se realicen sin coordinación y no tengan interés en ellas.

La difusión de la planeación debe hacerse a través de manuales, políticas,

procedimientos y programas, todo esto con el propósito de que tanto los
ejecutivos, jefes de oficina y empleados conozcan los elementos de que van a
disponer para lograr el objetivo planeado.

Los planes deben ser flexibles, esto es con el objetivo de poder hacer las
modificaciones que sean necesarias cuando se presenten acontecimientos y
circunstancias en el lugar donde se ejecuten los planes.
Otra característica es el aspecto financiero es donde se deben tener en
consideración los presupuestos de ingresos, de gastos, de utilidades, así como las
necesidades de capital.

La última característica y que es de suma importancia, es la vigilancia, por eso el

plan debe estar elaborado de tal forma que esta se pueda llevar a cabo, ya que no
es suficiente comparar los resultados obtenidos con los planeados, sino que es
indispensable vigilar durante el transcurso de las operaciones realizadas, para que
21
en caso de detectarse deficiencias hacer las correcciones necesarias.

VENTAJAS

La planeación resulta útil y de

suma importancia para el
gerente, ya que esta le sirve de
base para sus actividades
futuras y por lo tanto le
permitirá saber qué es lo que
debe hacer para lograr los
resultados que se habían
planeado, a que resultados se
va a llegar y cuáles son los
elementos que se requieren.

Además, la planeación es
importante porque con ésta se
pueden reducir costos. De no
haber una buena planeación
se pueden ocasionar altos
costos en la producción. Con
una buena planeación se
reducen actividades que no
son necesarias debido a que
solo se hace el trabajo que se
necesite, además se puede medir el tiempo de inicio y terminación de cada
trabajo.

Por lo antes visto podemos decir que la planeación es la base para controlar,
puesto que tenemos de donde partir y terminar las actividades y por lo tanto
permite una supervisión efectiva de los costos.

Como podemos observar la planeación y el control son actividades que se

relacionan entre sí, ya que el control asegura que las operaciones se lleven a cabo
de acuerdo con lo planeado y no podrá realizarse sino están consideradas dentro
del plan.

22
CONSIDERACIONES PARA SU APLICACIÓN

En las consideraciones para su aplicación de la planeación se puede considerar cuatro principios:

a) Contribución a los objetivos

b) Primacía de la planeación
c) Extensión de la planeación
d) Eficacia de los planes

a) CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS

Los proyectos de cada plan y

de los planes derivados tiene
una relación estrecha con el
logro de los proyectos y
objetivos de la empresa.

b) PRIMACÍA DE LOS PLANES

La planeación es el punto de partida en la administración para después, proceder

a la ejecución de todas las funciones administrativas y, no obstante, de que estas
se interrelacionan, la planeación es la que sobresale ya que a través de esta se
establecen los objetivos a los que se pretende llegar con el esfuerzo de la
organización.

c) EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN

La extensión de la planeación depende de la función del giro o ciclo de la

producción de cada empresa, así como de las políticas y los planes establecidos
por el responsable.

23
 d) EFICACIA DE LOS PLANES

La eficacia de un plan se
puede determinar por el
monto de su contribución a
l os objetivos, como
compensación de los
costos y otras
consecuencias
i nesperadas, necesarias
para su preparación y
ponerlo en marcha.

TIPOS DE PLANES

Los planes son los

elementos principales para
el proceso de planeación y
se define como acciones
detalladas de lo que deberá
de realizarse en el futuro,
así como todas las
especificaciones que se
necesiten para realizarlos.

Un plan es una actividad específica proyectada para ayudar a la organización a

lograr sus metas. Los planes son consecuencia de las metas de las
organizaciones.

En la preparación de los planes estos deben considerar los siguientes lineamientos:

 Objetividad
 Actualización
 Sencillez
 Adecuación
 Completos

24
Los planes se pueden clasificar en:

Planes
permanentes
Planes de uso
único

Los planes permanentes son aquellos que como su nombre lo indica se usan en
forma repetida, ya que se concentran en situaciones que ocurren con cierta
frecuencia en las organizaciones y estas a su vez se dividen en:

Políticas
Procedimientos

Los planes de uso único están diseñados para obtener objetivos específicos
generalmente dentro de un periodo corto y representan a este grupo:

Programas
Presupuestos

25
PROCESO PARA SU APLICACIÓN

Cuando se lleva a cabo el trabajo de

planeación en una organización se
necesita hacer un proceso que considere
los aspectos más importantes para lograr
los objetivos y propósitos que se
acordaron en la organización.

El modelo o proceso más utilizado y

posiblemente el más completo es el
propuesto por lo autores Koontz y O
´Donell que es el siguiente:

1. Estar conciente de las

oportunidades que se presentan en ese momento pensando en la más
ventajosa o de mayor provecho para uno. Se debe medir cuales son los
alcance reales que se pueden lograr que fortalezas y debilidades se tienen, las
de la competencia y sobre todo estar conciente si la meta que se persigue es
realmente alcanzable.

2. Determinación del objetivo o meta. Aquí se

deben establecer los objetivos a lograr por la
empresa en conjunto, así como también los
objetivos a lograr en cada unidad integrante
de esta. En los objetivos se establecerá cual
es la meta final a lograr y en que parte de la
organización es donde se centrarán los
esfuerzos para cumplirlos.

3. Establecimiento de premisas. En esta etapa

debemos ver cuál es el medio ambiente en el
que se desarrollará la empresa, tanto en el
ámbito externo como interno, para que de
esta manera se establezcan premisas que
permitan planear de la manera más
adecuada todos los esfuerzos con que
contará la empresa para lograr su propósito.

26
4. Determinación de las vías opcionales. En este paso se busca examinar las
vías

opcionales de acción que en este momento no son inmediatas. Muchas

veces un plan tiene diferentes alternativas a seguir, pero al paso del tiempo
y en el caso de que la opción elegida no hubiese sido la más adecuada, las
otras opciones pueden irse convirtiendo en opciones mejores.

5. Evaluación de las vías opcionales. Una vez realizada la determinación de

las vías opcionales hay que evaluarlas a la luz de las premisas y metas que
se hayan establecido en la organización y ver si éstas realmente pueden
ayudar a lograr los objetivos establecidos en la planeación.

6. Selección de una vía. Aquí es donde la planeación selecciona el curso de

acción a seguir, adoptando el plan más conveniente y congruente con esa
alternativa elegida.

7. Formulación de los planes derivados. Debido a que el plan general por sí

solo no alcanzará el objetivo planeado es necesario establecer planes
derivados del plan básico y que ayude a planear totalmente las actividades
que lleva a cabo la empresa por su adecuado funcionamiento.
27
 8. Expresión numérica de los planes. Una vez establecidos los planes de la
empresa el siguiente paso es darles un valor numérico a éstos para que
tengan significado real al momento de evaluar la contribución al objetivo de
la empresa.

CONTROL

Concepto

Herramienta o técnica profesional que

aplica el desisor o grupo de desisores
para estudiar y evaluar en forma
simultanea el pasado y futuro
económico financiero de una empresa
o grupo de empresas para tomar
decisiones acertadas al detectar y
corregir las variaciones para alcanzar
los objetivos propuestos.6

Objetivos

Los objetivos del control son los de

medir los resultados actuales,
pasados comparados con los
planeados, con el fin de saber si se
han obtenido los resultados que se
esperaban, de no ser así entonces se
tendrá que corregir, mejorar y
formular nuevos planes.

Importancia

El control es de suma importancia ya que compara los resultados reales contra lo

planeado para detectar posibles desviaciones y corregirlas a tiempo y de esta
forma lograr los objetivos planeados.

28
Características

Dentro de las principales características están

las siguientes:

1. Es una herramienta o técnica

profesional que aplica el
decisor (inversionista, gerente,
etc.) o grupo de decidores
(Comité de decisión), para
estudiar y evaluar en forma
simultanea el pasado y futuro
económico financiero de una
empresa o grupo de empresas
a tomar decisiones acertadas al
detectar y corregir las
variaciones para alcanzar los
objetivos propuestos.7

Ventajas

Son muchas las ventajas de las técnicas de

control, con estas se puede hacer una
medición de los resultados obtenidos comparados con lo planeado, así se puede
detectar las posibles desviaciones, determinar sus causas y evaluar su
importancia y darles una solución a los problemas que pudiera influir
negativamente para lograr los objetivos de la empresa, como podemos observar
son muchas de las ventajas que podemos encontrar en el control.

Consideraciones para su aplicación

Las consideraciones que se deben tomar en cuenta para la aplicación del control son:

 Debe basarse en objetivos estándares

 Tener proyección, lo que significa que pueda servir para futuras actuaciones.
 Establecer medios directos de información y análisis.
 Este debe ser el indicado para las necesidades de la empresa.

29
Proceso para su aplicación

El control es el conjunto de acciones que se realizan con el propósito de que las

actividades de una entidad, organismo o empresa, se lleven a cabo de acuerdo
con los planes establecidos previamente.

La forma en que estas acciones se realicen constituye el proceso para su aplicación.

Concepto de los estándares o parámetro de control

Los parámetros que

corresponden a la relación
que existe entre meta –
objetivos son los elementos
que permiten al sistema de
control poder determinar si
las actividades de la empresa
la están llevando o no a la
situación deseada. La fijación
de los parámetros ocurre
durante la fase de
planeación, relacionado en
este punto con el control.

Medición de los resultados

Los sistemas de control

deben de contar con los
medios para poder verificar el
resultado de cada operación.
La verificación se debe
expresar en forma
cuantitativa. Se puede
considerar que esta etapa del
proceso de control consiste en poder determinar lo que se ha logrado,
proporcionando la información objetiva que será comparada con el estándar.

Comparación de los resultados con los parámetros

Esto consiste en comparar los resultados obtenidos contra aquellos que se

pretenden alcanzar. Por naturaleza misma de incertidumbre que tiene la
30
planeación es raro que haya coincidencia entre lo planeado y lo real, siendo por
ello de importancia establecer la ejecución del plan. Por tal motivo, es conveniente
la aplicación de criterios adecuados ya que algunas desviaciones relativamente
pequeñas son aprobadas dentro del funcionamiento de alguna actividad, en otros
casos, una ligera desviación puede traer consecuencias graves.

Definición y ejecución de las correcciones

Una vez identificada la desviación, su causa y evaluada su importancia o gravedad

es necesario analizar las posibles soluciones y elegir las que sean más
adecuadas.

Este último paso en el proceso de control, puede considerarse como el hecho de

llevar a cabo las correcciones observando que las operaciones estén de acuerdo
con lo previsto, o bien que sean revisadas, con el objeto de verificar que están
dentro de los lineamientos establecidos por la empresa.

Clases de control

1. Según el momento de su aplicación:

Control previo: este se realiza previamente a la acción con la finalidad
de prevenir que se pasen por alto las normas establecidas, así como encauzar las
actividades por los medios más adecuados

Control con comitente: el control con comitente tiene como objeto

verificar de que los resultados estén de acuerdo con los planes previamente
realizados.

Control posterior: consiste en verificar si los resultados obtenidos están

de acuerdo con los planeados

2. Según quien lo aplica:

Control interno: Concepto del Instituto Americano de Contadores
Públicos. El control interno comprende el plan de organización y todos los
métodos y medidas de coordinación adoptadas para proteger los activos, como
son: verificar la exactitud y veracidad de los datos contables, fomentar la eficiencia
de las operaciones y alentar el apego a las políticas de administración preescritas
en una empresa.

Control externo: es aquel que se ejerce a través de las instancias ajenas

a las dependencias y entidades del sector público.

31
 UNIDAD IV
CONTROL ADMINISTRATIVO

CONCEPTO

Control administrativo
es el conjunto de normas y
procedimientos que tiene
una empresa para inducir a
su personal a desempeñar
sus labores de tal forma
que se logren las metas
planeadas.

OBJETIVO

 Vigilar la eficiencia
de la operación y la
adhesión de las
políticas establecidas
por la administración
de la empresa.
 Participar en la planeación del
 presupuesto general de la
 empresa.
 Participar en la formulación, actualización y modificación de los manuales
de procedimientos administrativos- contables de la empresa.
32
  Evaluar y deliberar: esto es participar en todas las deliberaciones de los sectores
Administrativo que sean responsables de la política o de las acciones a
seguir por la empresa, relativas a la realización de los objetivos, efectividad
de la política, procedimientos y estructura de la organización.
 Administración de impuestos. Vigilar que se cumplan con las obligaciones
legales y fiscales a que está sujeta la empresa.
 Vigilar: que la administración de la empresa utilice los recursos humanos, técnicos,
Materiales y financieros en forma efectiva y eficiente, todo esto con la
finalidad de lograr el objetivo planeado a través del establecimiento de
sistemas que valúen la actuación de las diferentes unidades operativas y/ o
centros de responsabilidad de una empresa.

IMPORTANCIA

Su importancia radica en que es positivo, al hacer que las cosas sucedan a través
de las actividades planeadas. El control nunca debe considerarse como un
obstáculo para alcanzar los objetivos. El control es una necesidad administrativa y
no un impedimento, mismo que existe en todos los niveles administrativos.

CARACTERÍSTICAS

Debido a que el control es un

factor indispensable para el logro
de los objetivos, es necesario
reunir ciertas características
como son:

- Reflejar la naturaleza de
la organización: esta debe
sujetarse a las
necesidades de la
empresa y el tipo de
actividad que se desea
controlar.
- Oportunidad: informar
inmediatamente las
desviaciones
encontradas, lo ideal sería
descubrirlas antes de que
se produzcan.
- Accesibilidad: implantar
medidas correctivas que
sean sencillas y fáciles de
interpretar para su aplicación.
- Ubicación estratégica: el control administrativo se debe establecer en
determinadas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
-

33
 TAREAS ESPECÍFIACAS A DESARROLLAR

División y coordinación de
trabajo Precisar la organización
de la empresa Descripción de
puestos
Delegación de autoridad
Definición de
responsabilidades Señalar
los objetivos
Emitir órdenes a sus
subordinados Relaciones con el
sindicato
Establecer sistemas de evaluación e información para medir resultados
Reconocer los méritos en público y los errores en
privado Aplicar las medidas correctivas
correspondientes

CONSIDERACIONES PARA SU IMPLANTACIÓN

El control administrativo no puede implantarse si la empresa no tiene objetivos

definidos, planes y programas aprovechados y presupuestos autorizados. En base
a estos tres elementos se hace la planeación de los sistemas de control.

Siempre debe tenerse en cuenta quien va a utilizarlo, ya que todo control debe
sujetarse a las necesidades de quien lo va a utilizar. También debe tomarse en
cuenta las características propias de la
actividad a controlar, porque es necesario
que los sistemas de control sean los
indicados para la actividad a la cual van a
controlar.

Para la implantación del control administrativo deben

tomarse en cuenta los siguientes elementos:

Ж Tener ejecutivos plenamente capacitados tanto

en lo técnico como en lo administrativo
Ж Lograr compañerismo y amistad entre el
personal de la organización
Ж Establecer responsabilidades y funciones en
base al presupuesto base cero
34
 Ж Vigilar el cumplimiento de los manuales y asegurase de que se cumplan
con las normas previstas en el manual.
Ж Evaluar desempeños a través de la contabilidad y por centro de
responsabilidad y el sistema de medidores
Ж Tener objetivos y estándares que sean estables
Ж Que el personal comprenda y esté de acuerdo con lo controles establecidos.
Ж Que el resultado final de cada actividad se establezca en relación con los objetivos

PROCESO PARA SU IMPLANTACIÓN

El proceso para implantación del control administrativo consiste en un proceso

compuesto de tres pasos que son universales:

I. Medición del desempeño

II. Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias, si existen.
III. Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.

El Licenciado en Contaduría ante el control administrativo/ Capacidad profesional

Las cualidades profesionales que conforman el perfil del responsable del control administrativo
son:

 Título profesional del Contador Público

 Independencia profesional
 Cuidado y diligencia
 Responsabilidad individual
 Obligación de guardar el secreto profesional
 Lealtad hacia el patrocinador del servicio
 Dignificación de la imagen profesional a base de calidad
 Cumplimiento con la norma de educación continua.

35
SU RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN

El responsable del control

administrativo se relaciona con
otras áreas de la organización
porque sus conocimientos le
facultan para emitir opiniones
que sean confiables para la
toma de decisiones y aplicar
sus principios y participar
activamente en la
administración y dirección de la
entidad.

CONTROL FINANCIERO

CONCEPTO

Es el estudio y evaluación
simultanea del pasado y futuro
económico- financiero de la
empresa para tomar decisiones
acertadas, al detectar y corregir
las variaciones surgidas al
comparar los conceptos y las
36
cifras del análisis de la función financiera.8

OBJETIVOS

Algunos de los principales objetivos del control financiero son:

 Dar información a los ejecutivos de la situación financiera y de los rendimientos.

 Emitir normas y procedimientos para evitar costos innecesarios y pérdidas a la empresa.
 Colocar los fondos monetarios de la empresa para obtener los mejores rendimientos.
 Participar con la gerencia en la toma de decisiones y establecer medidas
que corrijan las desviaciones que lleguen a detectarse.
 Maximizar el capital contable de la empresa.

IMPORTANCIA

El control financiero interviene en todas las operaciones financieras de la empresa

a través de los movimientos de entradas y salidas de efectivo. Por lo tanto, la
persona encargada de este departamento debe extremar sus procedimientos
sobre el manejo del financiamiento, observando especialmente, que la solvencia,
estructura financiera y los resultados de las operaciones sean los más favorables
para la empresa.

CARACTERÍSTICAS

Dentro de las características principales del control financiero podemos considerar

que existen varios tipos de control financiero, algunos de los más comunes son:

 Control financiero inmediato o direccional: en este tipo de control se conoce

casi con seguridad lo que va a ocurrir en un periodo de tiempo
determinado, por lo tanto su acción correctiva es sencilla ya que esto se
puede realizar antes de que termine el periodo establecido.

 Control financiero selectivo: es el que se realiza con anterioridad con el objeto

de determinar si se están cumpliendo con los procedimientos establecidos
o en caso contrario buscar otras alternativas para obtener los objetivos
planeados.
 Control financiero posterior: este control es el encargado de medir los
resultados obtenidos al término del periodo con lo planeado, para poder
determinar las desviaciones o variaciones que puedan existir.

37
PROCESO DE IMPLANTACIÓN

Para la implantación de control

financiero eficiente en la empresa se
debe tener en cuenta las siguientes
etapas:

£ Definir resultados futuros: en

este punto los gerentes y
directivos de la empresa
deben establecer una serie de
parámetros a los que se debe
llegar, una vez que se hayan
realizado con anterioridad el
estudio y análisis financiero y
situación de la empresa, todo
esto con el fin de obtener
38
 mayor rentabilidad en sus inversiones, incrementar sus utilidades, disminuir
su endeudamiento, estos son únicamente algunos ejemplos de las
actividades que se deben realizar.

£ Determinar objetivos futuros: en esta parte la empresa planea todo lo que

pueda suceder en el futuro relacionado con el control financiero.

Para que esto se lleve a cabo es necesario hacer un análisis de la empresa y de

esta forma tener un mayor control de las condiciones externas y por lo tanto evitar
problemas de abasto, producción, comercialización, cobranzas, etc.

£ Determinar estándares flexibles: consiste en que los planes no sean tan

rígidos ya que de no ser así puede haber problemas si no se logran los
objetivos previstos.

£ Determinar flujos de información: en toda empresa se debe canalizar la

información de tal forma que sean informados directamente a aquellos que
no lograron obtener los resultados esperados e indicar al mismo tiempo las
correcciones o modificaciones que sea necesario ejecutar.

£ Acción correctiva: última etapa del control financiero, una vez que se está
seguro de las desviaciones de la empresa, éstas pueden ser solucionadas
con sus correspondientes correcciones, en este caso se debe tener en
consideración que una decisión correctiva es irreversible, debido a que
todos los parámetros se sujetan a él.

CONSIDERACIONES PARA SU IMPLANTACIÓN

Para preparar un adecuado control financiero es necesario coordinar y administrar

un plan integral de las operaciones financieras, ligado al SCP e integrado de los
siguientes presupuestos:

Flujo de efectivo
Inversión de valores
Proyectos
capitalizables Plan
de financiamiento
Programa de pagos
Con todo lo antes visto se pretende
evaluar y controlar la planeación
financiera, que significa establecer el
equilibrio entre las fuentes de
financiamiento utilizadas y su
aplicación.
39
EL LICENCIADO EN CONTADURÍA ANTE EL CONTROL FINANCIERO

Capacidad profesional:
La persona encargada del control financiero debe ser un Contador Público titulado
y además debe reunir ciertos requisitos y características como:

♫ Experiencia en el campo profesional

♫ Conocimientos de disciplinas administrativas, contables, fiscales
♫ Manejo de personal, producción, mercadotecnia

De tal forma que le permitan enfrentarse y resolver los problemas que se le

presenten en el desempeño de su trabajo, así como actualizar día a día sus
conocimientos mediante cursos de actualización para desarrollar en forma eficaz y
diligente sus labores.

CONTROL CONTABLE

CONCEPTO

Es el sistema de información contable que expresa en términos cuantitativos y

monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como los
acontecimientos económicos que le afecten, con el fin de proporcionar información
útil y segura a usuarios externos a la organización.9

OBJETIVOS

Objetivos del control contable:

para que éste se útil y confiable,
debe contar con los registros y
métodos que:

Sirvan para
identificar y registrar las
transacciones reales que
reúnan los requisitos
implantados por la
administración.
Describan en su
oportunidad todas las
transacciones en forma que
permita su adecuada
clasificación.
Que permita
cuantificar las
transacciones en
el periodo que
40
 corresponda Presentar y revelar adecuadamente las transacciones
en los estados financieros.

Otros objetivos que debe cubrir son: autorización, de procesamiento y clasificación

de transacciones, de salvaguarda, de verificación y evaluación.

IMPORTANCIA

La contabilidad es la columna vertebral de la organización ya que esta proporciona

la información financiera a través no solo de registros, si no de los estados
financieros, y de sus análisis e interpretación mediante el estudio de las
tendencias y su aplicación de las razones financieras que son estándares,
medidas o indicadores de las situación financiera de la organización.

CARACTERÍSTICAS

Algunas de las principales características del

control son:10

 El control contable es el
conjunto de principios,
mecanismos,
técnicas. Registra,
clasifica, resume,
presenta e informa
acerca de las
operaciones
estadísticas,
dinámicas pasadas o
futuras.
 Operaciones que
afectan al patrimonio
o capital de una
persona física o
moral o entidad
económica.
 Los costos en la contabilidad general se determinan como medios para
alcanzar un fin determinado y para tomar decisiones acertadas.
41
Otras características del control contable son:

 Proporcionar información veraz y oportuna

 Ser un instrumento que ayude a detectar áreas con dificultad
 Orientar a la gerencia para determinar sus guías de acción
 Tomar decisiones y controlar las operaciones
 Evitar malos manejos o desfalcos
 Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de las

operaciones Tareas específicas a desarrollar:

 Analizar y anotar en el diario las operaciones del negocio

 Pasar la información del diario al mayor
 Preparar la hoja de trabajo comenzando con la balanza de comprobación
 Preparar el estado de resultados y el balance general convencional
 Anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos a mayor
 Anotar en el diario los asientos de cierre y pasarlos a mayor
 Preparar una balanza de comprobación después del cierre

Para realizar lo anteriormente mencionado es necesario contar con un catálogo de

cuentas, que es la relación de las cuentas contables necesarias para el registro de
las transacciones financieras de la empresa, así como de un instructivo que debe
describir los movimientos de cargo y abono de cada una de las cuentas.

EL LICENCIADO DE CONTADURÍA ANTE EL CONTROL CONTABLE

El control contable es
responsabilidad del contralor y
está obligada vigilar que la
información financiera cumpla con
los principios de contabilidad.

Capacidad profesional

 En el ámbito técnico- profesional

 Formación empresarial con espiritu
emprendedor
 Capacidad de aplicar los conocimientos
 Identificación de problemas económicos
 Amplios conocimientos sobre el área de la
profesión
 Manejo eficiente del dinero en un ente
económico
 Establecimiento de sistemas de control financiero y contable
En el ámbito personal y profesional

42
  Desarrollo de habilidades del pensamiento e investigación
 Manejo del idioma inglés
 Cultura de calidad
 Gran afición por el trabajo
 Comunicación efectiva y eficiente
 Negociador
 Buen desempeño docente
 Formación profesional con marcados valores éticos

Para administrar los recursos financieros de una empresa se requiere de

honestidad, ética, profesionalismo, especialización y experiencia en finanzas.

Administrar se refiere a controlar, vigilar e implica en este caso, lograr

productividad financiera y rendir adecuadas cuentas con los recursos recibidos en
administración.

SU RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN

El responsable del control contable debe mantener estrecha relación con las
diferentes áreas de la empresa, ya que este tiene a su cargo la supervisión
general de los registros contables de la empresa.

43
 UNIDAD
CONTRALORÍA Y TOMA DE DECISIONES

CONCEPTO

Conclusión de un
conjunto de diversos
cursos de acción
mediante un proceso de
recopilación de datos
significativos, análisis,
planeación y control
administrativo en
condiciones de certeza,
riesgo, incertidumbre y
conflicto a corto,
mediano y largo plazo
por parte de la persona
o personas que deciden
en una empresa para
alcanzar las metas y
objetivos propuestos y
fijados de antemano.11

PROCESO PARA LA TOMA DE DECISIONES

1. PLANEAR EL PROBLEMA: decidir qué es lo que se quiere

2. DETEMINAR LA META: determinar lo que le agrada y le desagrada a uno
3. ELEGIR UN MÉTODO DE MEDICIÓN: ya sea que se requiera algo caro o barato
4. CONSTRUIR UN MODELO: considerando todos los pros y los contras
5. OBTENER LOS DATOS: una vez que se tiene el modelo de decisión tratar
de obtener los datos sobre ese modelo.
6. USA EL MODELO: escoger el más conveniente a nuestras necesidades
7. AHORA SE PUEDE ELEGIR: ahora se puede elegir buscando el equilibrio
entre todos los pros y los contras.

A continuación tenemos otros elementos para la toma de decisiones.

A) Proceso para la toma de decisiones es el siguiente:13

1. Conocimiento de la realidad
2. Definición de la realidad
3. Investigación de las causas que provocaron el problema
4. Recopilación de datos significativos
5. Análisis administrativo
44
 6. Planeación administrativa
7. Control administrativo
8. Evaluación de alternativas o cursos de acción
9. Selección o elección de la mejor solución o alternativa
10. Conclusión del curso de acción al realizar la

vigilancia necesaria Cada etapa se retroalimenta con la

inmediata anterior. En la toma de decisiones resulta

práctico auxiliarse de:

a) Cadenas de fines y medios

b) Cálculo marginal
c) Cálculo costo- efectividad
d) Árbol de decisiones
e) Modelos
f) Punto de equilibrio
g) Cálculo de correlación
h) Líneas de espera
i) Mínimos cuadrados
j) Programación lineal
k) Cálculo de probabilidades

Los principales elementos para la toma de decisiones son: el objetivo, el problema,

la decisión y la acción. Estos elementos han apareciendo durante el proceso pide
la toma de decisiones. En determinado proceso, pueden intervenir muchos
objetivos que pueden implicar problemas diversos, que requieran decisiones
distintas
y que
en un

momento dado pueden ser muchas.

B)
Programas de
ejecución

Con el objeto de optimizar la toma de decisiones se pueden estimar las

45
posibilidades de lograr el objetivo deseado al utilizar una decisión, también se
puede utilizar la posibilidad subjetiva basada en la experiencia y el juicio. Por
fortuna se cuenta con varias herramientas que auxilian a los administradores para
tomar decisiones más acertadas.

Algunos de los programas de ejecución son:

 Programa lineal: es una

técnica de decisión que
sirve para determinar la
combinación más
adecuada de los recursos
limitados para resolver los
problemas y lograr los
objetivos de la empresa.
Para que esta pueda ser
aplicada debe reunir los
siguientes elementos:
- Tiene que optimizar el objetivo
- Las variables o actividades que
afectan
- el resultado tienen directas o
- en línea recta
- Sin las limitaciones
de la programación
lineal incluyen la maximización de la producción, minimizar los
costos de distribución y determinar los niveles óptimos de inventario

 Técnica Montecarlo: es un programa sencillo de simulación, incluye factores

de probabilidad. La simulación es conocida por un muestreo al azar para
tomar en cuenta la posibilidad de que el hecho suceda. El muestreo al azar
se utiliza para simular sucesos naturales con el fin de poder determinar la
posibilidad de los eventos bajo estudio. Para esto se utiliza una tabla de
números al azar para obtener la muestra al azar.

El Montecarlo: es un programa de probabilidad para ver que puede suceder

cuando se presenten ciertos eventos normales y anormales. Este programa es
bueno y nos dice lo que probablemente puede suceder en los eventos reales sin
analizar los eventos que existen y puedan comprobar.

Este programa se utiliza cuando se presentan problemas administrativos debido a:

1. se hace esperar a empleados, máquinas o materiales debido a

instalaciones insuficientes para manejarlos de inmediato.
2. ocurre la utilización de las instalaciones a menos del máximo a causa de la
46
 secuencia de la llegada de recursos que emplean las instalaciones
3. hay pérdidas de tiempo, mano de obra no utilizada y costos excesivos
causados por líneas de espera o filas.

Minimizar estas pérdidas es el objetivo de este programa. Las filas o líneas están
relacionadas con el flujo; como por ejemplo es el caso de una máquina que está
dañada y no es posible utilizarla para terminar la producción.

47
C) programas de supervisión

Cuando el controlador supervisa

que las decisiones fueron
tomadas correctamente debe
tomar en cuenta lo siguiente:

1. ¿Cuál es el objetivo que la

empresa quería alcanzar?
Los objetivos deben
expresarse en escala
numérica y mesurable.
Todo esto se necesita para
encontrar la jerarquía entre
los valores

2. Investigar los cursos de

acción tomados y reunir
información confiable de
cada uno de ellos. La
información sobre los
cursos de acción también
pueden ampliar su conjunto
de alternativas. Cuantas
más alternativas se desarrollen mejores decisiones se habrán tomado.

3. Adoptar la mejor decisión que asuma el menor riesgo abarcado en llegar al objetivo

4. El controlador debe tomar su decisión. Esto significa nada menos que la

presente ante la gerencia para ser supervisada.

48
D) Estudios de evaluación

1. Ajustes

Los estudios de avaluación abarca funciones administrativas de la organización al

tomar decisiones, debido a esto, periódicamente se realizarán ajustes en las
siguientes áreas:

§ Planeación
§ Procedimientos
§ Presupuestos
§ Programas
§ Políticas
§ Estrategias
§ Objetivos
§ Propósitos
§ Organización
§ División de trabajo
§ Descripción de funciones
§ Departamentalización
§ Jerarquización
§ Dirección o ejecución
§ Comunicación
§ Motivación
§ Integración
§ Control
§ Retroalimentación
§ Corrección
§ Medición

Para poder saber el grado de confiabilidad

de los controles existentes tendrá que
basar en la eficacia de las actividades de
control, se deberá considerar la
posibilidad de que ocurran posibles o
grandes errores en los sistemas y su
afectación en los estados financieros.
Esta clasificación permite evaluar la
alternativa de confiar o no en las
actividades del control de los sistemas
existentes. Pruebas de las actividades de
control de los sistemas. Si se está
plenamente seguro de confiar en las
actividades de control de los sistemas se
procederá a evaluar las actividades reales
49
de control.

La verificación de la realidad se hace:

Seleccionando una muestra de las transacciones u operaciones que será

representativa del todo. En cada caso se verificará el funcionamiento y

comportamiento de los controles existentes

Lo papeles de trabajo contendrá:

& Pruebas efectuadas

& Resultados obtenidos

En caso de no confiar en las actividades de control de los sistemas no es

necesario hacer prueba alguna.

Resultado de la evaluación de las actividades de control de los sistemas

Si las actividades de control de los sistemas son eficientes y se decide confiar en

ellas y al mismo tiempo los resultados han sido satisfactorios, el auditor basará su
trabajo en esas actividades y las tomará en cuenta al determinar la naturaleza, el
alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicar

Las actividades de control son deficientes:

Si se ha detectado que las actividades de control de los sistemas no son del todo
confiables o los resultados de las pruebas sobre las mismas no son satisfactorios
no se confiará en dichas actividades. Como consecuencia al programarse la
naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos se deberán
contemplar la realización de una prueba mayor y de un análisis superior.

50
 UNIDAD VI
CONTRALORÍA Y LA AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA

A) ubicación la contraloría y auditoría interna en las organizaciones

La auditoría interna es aquella que se lleva a cabo por personal que depende
directamente de la organización en la que se practica, los resultados obtenidos de
este trabajo con propósitos internos o de servicio para la organización.

El objetivo de la auditoría interna es la de proporcionar información a la empresa,

si se está siguiendo los lineamientos previamente establecidos, así como el de
informar de los errores u omisiones para hacer las correcciones o investigaciones
pertinentes.

Por todo lo anterior, como podemos observar la auditoría interna juega un papel
muy importante dentro de la organización de la empresa ya que a través de esta
se puede tener la seguridad del cumplimiento de las responsabilidades por los
departamentos que sean auditados. El jefe del departamento de auditoría interna
es el responsable directo ante los directores de la organización, por lo tanto, debe
tener la autoridad suficiente para lograr la independencia del grupo, para asegurar
una amplia cobertura de la auditoría y que se acepten las recomendaciones que
se les hacen para lograr los objetivos de la empresa.

ORGANIGRAMAX, Y,
Z SA ORGANIGRAMA

51
 GENERAL

Relación entre contraloría y auditoría interna

El departamento de auditoria
interna ocupa un lugar muy importante
en su relación con el departamento de
contraloría ya que este le proporciona
las herramientas para que el contralor
supervise y vigile que las políticas,
programas y procedimientos
establecidos e implantados en la
empresa, con el propósito de alcanzar
sus metas y objetivos, estas sean
cumplidas por todos los miembros de la
organización, de ahí que en el
organigrama se presenta en un nivel
superior al que ocupan otro
departamentos ya que su función debe
considerarse como staff, es decir, con
autoridad sobre aquello, la cual podrá
hacer efectiva a través del contralor,
sugiriendo mejoras y medidas
correctivas para el desarrollo de su
trabajo.

1. Informes

Por lo anteriormente mencionado podemos decir que la importancia de la auditoría

interna radica en el hecho de que funciona como vigilante siempre alerta ante
posibles errores u omisiones que pueda ocurrir en los registros contables de la
empresa o bien de desviaciones que puedan ocurrir en la ejecución e actividades,
por lo que prepara reportes sobre el resultado de su trabajo realizado, al contralor
y las recomendaciones o sugerencias con el objeto de evitar en lo sucesivo
deficiencias e o irregularidades

Para esto el contralor exigirá que el informe sea correcto, conciso, escrito en forma
clara y accesible y que cumpla con lo siguientes lineamientos:

I. Finalidad y alcance de la auditoría

II. Deficiencias y aspectos de importancia detectados en el desarrollo de la revisión
III. Prácticas actuales
IV. Recomendaciones (las que previamente se deben haber discutido con el
jefe del departamento afectado)
V. Anexos

52
 2. Funciones

Como ya se ha comentado las funciones de la auditoría interna tienen como

objetivo verificar, comprobar que las operaciones de la empresa se hagan con la
mayor eficiencia posible, algunas de sus funciones son las siguientes:

a) Revisar los métodos y procedimientos de trabajo de cada departamento,

división o sección de la empresa, la revisión debe comprender:

1. Estudiar la estructura
de la empresa y
compararla con el
organigrama que se
tenga de la empresa y
ver si se está
respetando y si éste es
funcional

2. Políticas, prácticas y
reglamentos internos
con objeto de verificar
que se estén
observando y aplicando

3. Procedimientos y
sistemas, esto es con el
objeto de determinar si
tienen deficiencias y en
su caso sugerir mejoras.

4. Operaciones, comprobando que los procedimientos

establecidos son los más adecuados y que son
supervisados constantemente

5. Utilización de equipo y distribución interna de los

departamento, todo esto es con la finalidad de sugerir
si lo considera necesario algunos métodos para
mejorar o sacar el mayor provecho del equipo

53
 b) Verificar, comprobar la estimación de cuentas de Balance y resultados

c) Verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales y legales

d) Actividades tendientes a proteger los bienes de la empresa como:

arqueos de caja y valores, toma de inventarios, revisión del control de
activo fijo, etc.

e) Servir de enlace entre el Contralor y auditoría externa

f) Proporcionar al departamento de sistemas y procedimientos información

de los departamentos problema o con deficiencia a fin de que
encaminen su investigación a estos.

3. Definición de funciones

La función de la auditoría interna es la

de tener un plan de actividades que
contenga todas sus funciones y
deberes y que al mismo tiempo sirva
de guía para el mismo departamento.
Lógicamente debe existir un plan para
cada departamento para que a este le
sirva también como guía para lograr
los objetivos.

A continuación mencionamos algunas de sus

funciones:

a) Trabajos de carácter continuo

 Auditoria detallada de ingresos y egresos

 Conciliaciones bancarias
 Participación en levantamiento de inventarios físicos
 Vigilancia del cumplimiento de disposiciones fiscales y legales

b) Trabajos de carácter periódico

 Evaluación y revisión a departamentos y secciones en cuanto a

contenido y presentación, revisando y analizando cuentas
 Examen de registros contables
 Circularización de cuentas deudoras
 Arqueo de caja y valores
 Examen de control sobre activos fijos, etc.

40
 c) Coordinación de funciones para lograr la eficiencia

La era moderna requiere y reclama de la

auditoría interna un enfoque más dinámico
y de mayor compenetración de las
funciones administrativas, de tal manera
que debe constituirse en un auxiliar valioso
de la administración, llevando a cabo
revisiones a departamentos, sistemas,
métodos, procesos y operaciones, con
objeto de medirla, evaluarlas y sugerir las
mejoras o medidas correctivas que
asegure el logro de las metas de la
empresa con mayor eficiencia. Estas
funciones deben estar perfectamente
coordinadas para el adecuado
funcionamiento del departamento de
auditoría interna y por ende de la
organización.14
2. Contraloría y auditoría externa

A) Ubicación de la auditoría externa en las

B) organizaciones

Hay diferentes hechos que condicionan a quien debe reportar y que lugar debe
ocupar dentro del organigrama de la organización.

En la práctica existen organigramas que difieren totalmente unos de otros

respecto a la posición en que se presenta. Esto depende de las necesidades de
cada empresa en particular.

Por lo general la auditoría externa se presenta arriba de la dirección o gerencia

general ya que la responsabilidad de la función de la auditoría externa debe fluir
del nivel más alto, como lo es el Consejo de Administración de la empresa lo que
nos indica que la función de la auditoría externa debe estar colocada por encima
de la Dirección General reportando directamente a los miembros del Consejo de
administración.

Lo informes de la auditoría externa son la herramienta que tiene el Consejo de

administración para supervisar y vigilar que las políticas, programas y
procedimientos que se han establecido en la empresa para alcanzar sus metas y
objetivos sean llevado a cabo por todos los miembros de la organización.

41
 C) relación entre Contraloría y Auditoria externa
En la práctica existe una relación estrecha entre la contraloría y la auditoría
externa ya que el contralor viene siendo el enlace entre el auditor externo y el
auditor interno, haciéndose responsable de toda información solicitada por el
auditor sea entregada a tiempo, ya que de no ser así esto puede incrementar el
tiempo de los auditores externos para llevar a cabo su trabajo y como
consecuencia un incremento en los honorarios por el tiempo perdido.

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 BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

SANTILLANA GONZÁLEZ J. RAMOS. Establecimientos de control interno.

Función de contraloría. ECAFSA 2001

LAZZATI SANTIAGO Claves de la decisión de la empresa. Editorial Macchi, 1997

MURDICCK ROBERT, Sistemas de información administrativa. Editorial Prentice

– Hall Hispanoamericana, SA. México.

TERRY & FRANKLIN, Principios de administración. Editorial P.

GÓMEZ CEJA GUILLERMO, Planeación y organización de empresas, Octava edición.

McGraw Hill México

C. ALCANTARA GONZÁLEZ. La contraloría y sus funciones. Editorial ECASA

VICTOR PANIAGUA BRAVO/ MIRIAM PANIAGUA PINTO, El contralor

responsabilidades y funciones. Editorial ECASA

JOAQUÍN GÓMEZ MORFIN, La administración Moderna y los sistemas de

información. Editorial Diana

A. PERDOMO MORENO Administración Financiera de Inversiones.

Editorial ECASA PINTO CASTILLO, Contraloría, Estudio Monográfico #4.

Editorial ECASA

LIC. SAMUEL ROMERO BETANCOURT, Principios fundamentales de la

administración de empresas, Editorial IEESA

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

BREALY V Y WHIT, Auditoria interna moderna 4° Edición, México, ECAFSA

GÓMEZ MORFÍN JOAQUÍN, El control en la administración de empresas

(Control interno) 5° Impresión, Editorial DIANA, 1994

ANDERSON, DAVID R. Contraloría práctica, México Limusa, 1991

SALDIVAR ANTONIO. Planeación financiera de la empresa, 3° Edición, México, Trillas, 1999

INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS, CONTRALORÍA

GUBERNAMENTAL, MÉXICO, IMPC, 1998
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