Gestión de compras
En la presente lectura, explicaremos en detalle el propósito de la gestión de compras y
abordaremos la gestión de inventarios y stock como práctica esencial en la logística de una
cadena de suministros. Adicionalmente compartiremos estrategias para optimizar la toma de
decisiones de compras y el control de costos.
¿Cuál es el propósito de la Gestión de Compras?
Su propósito es asegurar que la empresa adquiera los bienes y servicios necesarios de manera
eficiente y efectiva.
Objetivo de la Gestión de Compras: Garantizar el suministro oportuno de productos y servicios
de calidad al mejor precio posible. Además, busca establecer relaciones sólidas con proveedores
confiables y gestionar adecuadamente el proceso de adquisición, desde la identificación de
necesidades hasta la recepción y pago de los productos o servicios.
La gestión de compras también implica la evaluación y selección de proveedores, la negociación
de contratos y términos de compra, la gestión de inventarios y la búsqueda de oportunidades
para mejorar la eficiencia y reducir costos en el proceso de adquisición.
Las funciones dentro del área de Compra las podemos definir en Primarias y secundarias.
Funciones área de compras
Primarias Secundarias
Adquirir Bienes y Servicios de Seleccionar y Desarrollar Proveedores
acuerdo a las condiciones y
Negociar con Proveedores
especificaciones establecidas
logrando el Máximo Beneficio Establecer relaciones de mutua confianza
y de largo aliento.
entre la Empresa y Proveedor
Apertura, Registro y Seguimiento de
Órdenes de Compra.
Evaluación de Proveedores (se podría
agregar al primer punto)
Lograr la satisfacción del cliente interno.
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Plan de Compras
Es una herramienta estratégica que fortalece la adaptabilidad y el éxito a largo plazo de la
organización, ya que optimiza recursos financieros, reduce costos al negociar precios y evita
compras urgentes. Sirve para mejorar la toma de decisiones al identificar proveedores confiables
y anticipar necesidades futuras, además de planificar en caso de una crisis y servir como
registro histórico para análisis y mejora continua. También contribuye a la eficiencia operativa
al evitar excesos o faltantes en inventarios.
Pasos para elaborar un buen Plan de Compras:
1
Encuesta de Demanda: Obtener estimaciones de la cantidad de productos o
servicios requeridos por los clientes para calcular los suministros necesarios.
2
Formar Equipo de Compras: Reunir colaboradores competentes para administrar
y ejecutar el plan, garantizando la eficiencia y claridad en las responsabilidades.
Realizar un Presupuesto: Determinar el gasto disponible, estableciendo objetivos
3 detallados para equilibrar inversiones y metas de venta.
4
Establecer Frecuencia de Compras: Definir la periodicidad de las adquisiciones
basándose en la rotación de inventarios, demanda del mercado y capacidades
económicas.
5
Producir o Cotizar Mercancía: Evaluar proveedores considerando tanto precios
competitivos como calidad, reputación y capacidad de respuesta.
6
Confirmar o Recibir Pedidos: Evitar exclusividades, diversificar proveedores para
reducir vulnerabilidades y fomentar la competitividad con el objetivo de reducir
costos.
7
Eliminar Proveedores No Calificados: Seleccionar proveedores que permitan
relaciones equitativas, evitando desventajas por diferencias en tamaño empresarial.
8
Implementar un Control: Desarrollar y aplicar un sistema de control para evaluar
el servicio y la calidad de los productos, asegurando un abastecimiento eficaz.
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Gestión de inventario y stock
La gestión de inventario se encarga de mantener un registro de estos elementos y garantizar
que estén disponibles en la cantidad y el momento adecuados.
La relación entre las funciones de compra y la gestión de inventario se traduce en que las
decisiones de compra afectan directamente el nivel de inventario. Comprar en exceso puede
resultar en un exceso de inventario, lo que conlleva costos de almacenamiento y el riesgo de
obsolescencia o vencimiento de productos perecederos. Por otro lado, comprar en cantidades
insuficientes puede llevar a la falta de productos disponibles para satisfacer la demanda del
cliente, lo que afecta negativamente la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
El uso de inventarios desempeña un papel esencial en la satisfacción de las necesidades tanto
de los clientes como de la empresa, generando un impacto positivo en la eficiencia y la rentabilidad
del negocio por las siguientes razones:
Satisfacción de la Demanda: Mantener inventarios adecuados asegura que la empresa pueda
cumplir con las demandas de los clientes a tiempo, evitando demoras en la entrega y
garantizando la disponibilidad de productos cuando se requieren.
Reducción de Costos de Producción: La gestión eficiente de inventarios contribuye a la reducción
de los costos de producción. Al contar con los materiales y componentes necesarios en stock,
la empresa puede beneficiarse de economías de escala al comprar en volúmenes mayores y
negociar mejores acuerdos con sus proveedores.
Flexibilidad en la Producción: Los inventarios otorgan a la empresa la flexibilidad necesaria
en sus procesos de producción. Esto permite ajustar la fabricación de acuerdo con la demanda
y evitar interrupciones en caso de escasez de materias primas o problemas en la cadena de
suministro.
Eficiencia Operativa Mejorada: La disponibilidad de productos en el depósito mejora la eficiencia
operativa. Reduce los tiempos de espera, agiliza los procesos de entrega y distribución, y
optimiza la gestión general de la empresa.
Aprovechamiento de Oportunidades de Mercado: El mantenimiento de inventarios permite a
la empresa capitalizar oportunidades de mercado. Ante una demanda repentina o tendencias
de compra emergentes, la empresa puede responder de manera ágil y aprovechar estas
oportunidades sin demoras en la producción o entrega.
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Forecasting
El pronóstico, conocido como “forecasting”, desempeña un papel fundamental en la gestión de
compras de una empresa. Su función principal radica en anticipar la demanda futura de productos
y materiales, lo que, a su vez, facilita la planificación y la toma de decisiones informadas en las
adquisiciones. Al contar con una visión clara de la demanda esperada, la empresa puede prevenir
tanto la escasez de productos y materiales como el exceso de inventario, lo que resulta en la
optimización de los costos de almacenamiento y la conservación de un flujo de producción eficiente.
Además, el pronóstico también posibilita la identificación de tendencias y patrones en la demanda,
lo que permite a la empresa ajustar su estrategia de compras y capitalizar oportunidades en el
mercado.
Definición de Precios
El precio es una evaluación económica de un producto o servicio, expresada en
términos monetarios. Representa la cantidad de dinero que un comprador está
dispuesto a invertir en el producto, teniendo en cuenta sus características y su
capacidad para satisfacer las necesidades del cliente.
En el contexto de la gestión de compras, los precios juegan un papel fundamental en varios
aspectos esenciales. Esto incluye el precio unitario del producto, los costos adicionales relacionados
con la adquisición, las oportunidades de descuentos y promociones, la estrategia de precios de
la empresa, el proceso de cotización y negociación, la evaluación de los costos totales de
la compra, así como el seguimiento y control de los costos a lo largo del tiempo. Es crucial
tener en cuenta todos estos elementos al tomar decisiones de compra, ya que la atención
exclusiva al precio puede afectar negativamente el éxito a largo plazo de la empresa, y esto
es esencial para comprender el propósito y la importancia de la gestión de compras en la cadena
de suministro y en la satisfacción de las necesidades de los clientes.
El ABC en la Gestión de Compras
El Análisis ABC en la Gestión de Compras es una herramienta estratégica que permite a las
empresas categorizar sus productos en tres grupos según su importancia y valor, facilitando
la toma de decisiones. Pensemos estos grupos en función de un ejemplo, en una tienda minorista
de ropa:
Categoría A: Incluye productos que, aunque constituyen una pequeña parte del inventario,
generan la mayoría de los ingresos. Por ejemplo, ropa de diseñador exclusiva o artículos de alta
gama. La gestión eficiente de esta categoría es esencial para maximizar los resultados financieros.
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Categoría B: Engloba elementos moderadamente importantes, como la ropa de marcas populares y
estilos convencionales. Aunque representan un porcentaje mayor del inventario, generan una
parte significativa de los ingresos. La optimización de estos elementos es clave para equilibrar
la oferta y la demanda.
Categoría C: Comprende productos de bajo valor y demanda limitada. Simplificar la gestión
de estos elementos puede mejorar la eficiencia operativa y reducir costos asociados a su
manejo. En este caso, podrían ser camisetas básicas o accesorios simples que, aunque no
generan grandes ingresos, contribuyen a la diversificación del inventario.
Jerarquización en la Gestión de Compras
La jerarquización ayuda a decidir qué comprar en función de la necesidad real, lo que
contribuye a una gestión más eficiente de los recursos. Es una técnica fundamental para
optimizar la toma de decisiones de compras y el control de costos junto con la técnica
ABC.
Se dividen en:
Qué Comprar: Se trata de determinar qué productos o servicios son esenciales para el
funcionamiento de la empresa. Esto implica identificar las compras críticas, como materias
primas o componentes clave que son fundamentales para la producción. La jerarquización
garantiza que los recursos se asignen de manera efectiva a las compras más importantes.
Qué No Comprar: La jerarquización también implica identificar lo que no es esencial o
podría ser prescindible. Esto se basa en la evaluación de la necesidad real de ciertos productos o
servicios. Evitar compras innecesarias ayuda a optimizar los recursos financieros y a mantener
los costos bajo control.
La regla de Pareto
La regla de Pareto, también conocida como el principio 80/20, se utiliza en la gestión de
inventarios para identificar y priorizar los elementos más importantes o de mayor valor.
Según esta regla, aproximadamente el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas.
En el contexto de la gestión de inventarios, esto significa que aproximadamente el 80%
del valor de los inventarios se encuentra en el 20% de los productos.
Sigamos con el ejemplo de la tienda de ropa:
Categoría A: incluye productos de alta gama referentes a una pequeña parte del inventario
10%, estos artículos generan la mayoría de los ingresos alrededor de 70-80%.
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Categoría B: Engloba elementos moderadamente importantes como la ropa de marcas populares
y estilos clásicos, estos artículos representan el 20-30% del inventario y generan ingresos
por 20-30%.
Categoría C: Comprenden productos de bajo valor y demanda limitada alrededor del 60%
-70% del inventario, como camisetas y accesorios, aunque no generan ingresos significativos
funcionan para diversificar el inventario y atraer personas a que compren más artículos
siendo en su conjunto más rentables.
Al aplicar la regla de Pareto comprendemos que la gestión eficiente de la categoría A es
esencial para maximizar resultados financieros, los artículos de la categoría B funcionan
bien para generar una optimización y equilibrio entre la oferta y la demanda y la categoría
C constituyen la diversificación de inventario y atracción del cliente a la tienda.
En este documento aprendimos que:
Comprar no se limita a la simple adquisición de bienes y servicios; es una función estratégica
que involucra la consideración de múltiples variables.
La gestión de inventario se encarga de mantener un registro de estos elementos y garantizar
que estén disponibles en la cantidad y el momento adecuados.
Las funciones de compra y la gestión de inventario están intrínsecamente relacionadas
en la gestión empresarial.
Las compras efectivas impactan directamente en el nivel de inventario de una empresa,
lo que a su vez influye en su capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes
y operar de manera eficiente. Es esencial que estas dos funciones trabajen en conjunto
para optimizar los costos, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la satisfacción del
cliente.
Además el plan de compra, las negociaciones, el “forecasting,” el análisis ABC, la jerarquización
y las relaciones con proveedores son cruciales para una gestión eficiente y exitosa en
cualquier empresa.
Para desarrollar este contenido se consultó la siguiente bibliografía:
• Marcial Córdoba Padilla. (2012). Generalidades de la gestión financiera. En Gestión Financiera
de Pequeñas Empresas (Ed.), pp1-28 (pp. Bogotá). Ecoe Ediciones
• Murcort Group. (9 de julio 2023). [Linkedin]. El arte del Forecasting: Eligiendo la mejor técni-
ca para tu análisis financiero.
• Emilio de Velasco. (2022). El precio. Variable estratégica de marketing. McGrawHill
• Juan Velasco. (12 de mayo de 2016). [Linkedin]. Estrategias de Compras: Análisis ABC. https://
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• Colaborador de DocuSign. (2022). ¿Qué es un plan de compras y cómo elaborar uno?. Docu
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compras%20es,de%20los%20productos%20o%20servicios
• Spyros G. Makridakis. (2007). Pronósticos estrategia y planificación para el siglo XXI. Edicio-
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