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Trabajo Colaborativo. Gestión de la Información
Índice
Presentación 3
1 Trabajo Colaborativo 4
1.1 ¿Cómo ayuda la Web 2.0 al trabajo colaborativo? 4
1.2 Google Drive. Herramienta para gestionar la Información 4
1.3 Comenzando con Google Drive 4
1.4 Principales herramientas Google Drive 6
A. Sección izquierda de la pantalla 7
B. Sección central de la pantalla 9
C. Sección derecha de la pantalla 11
1.5 Qué hacer con Google Drive. Aplicaciones 12
1.6 Aplicaciones de Google Drive: 13
A. Creación y edición de documentos 13
B. Compartir: invitación a colaborar. Tipo de permisos y accesos 14
C. Chat y comentarios 16
D. Revisiones de ediciones 18
E. Descargar archivos 19
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Trabajo Colaborativo. Gestión de la Información
Presentación
En esta unidad vamos a analizar el Trabajo colaborativos a través del Uso y gestión de
herramientas y recursos Google Drive/Docs. Creación y edición de documentos
colaborativos. Permisos e invitaciones a participar, utilización de Hangouts,
comentarios de
participantes, revisiones de ediciones de cada colaborador.
Los objetivos que vamos a trabajar serán:
● Fomentar el trabajo colaborativo a través de herramientas tecnológicas y
recursos digitales.
● Procesar textos y configurar documentos de acuerdo a pautas de
presentación.
● Diseñar soluciones digitales para diferentes escenarios que se plantean en la
Sociedad de la información
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1 Trabajo Colaborativo
1.1 ¿Cómo ayuda la Web 2.0 al trabajo colaborativo?
Se define a la Web 2.0 como una segunda generación web basada en comunidades
de usuarios y en una diversidad de servicios o utilidades, desarrollados a través de
Internet, que fomentan la colaboración y el intercambio ágil de información y habilitan
la creación de contenidos por parte de los usuarios. Dinámica, participativa,
colaborativa y caracterizada por la interactividad, la Web 2.0 ofrece un universo de
posibilidades para la construcción colaborativa de conocimientos a través de
herramientas pensadas para trabajar con otros.
Una de estas opciones de la Web 2.0 que presenta recursos y herramientas es Google
Drive, entre otras que existen
1.2 Google Drive. Herramienta para gestionar la Información
Es un servicio web gratuito que permite crear, almacenar, modificar, compartir y
acceder a carpetas y documentos a través de Internet. El servicio dispone de 15Gb de
almacenamiento gratuito, ampliables mediante pago. Dispone de versiones móviles
tanto para Android como para IOS y para ser utilizado con multidispositivos (tablets,
notebooks y smartphone). Es decir se puede contar con la información desde
cualquier lugar que se acceda.
Este servicio se integra con otros servicios de Google como por ejemplo, Gmail
(Gestor de correo vía web), Formularios y otras aplicaciones de terceros (documentos
de textos, presentaciones, planillas de cálculo), que se integran casi de forma nativa
con Google Drive.
1.3 Comenzando con Google Drive
¿Que se necesita para acceder a los servicios de
Google Drive?
Para acceder a todos los beneficios de Google drive es
necesario una cuenta de correo Gmail.
Para crear una cuenta gratuita de Gmail ingresa aquí
¿Cómo acceder a Google Drive una vez que se creó la
cuenta?
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Desde la página web de Google o la de Gmail, se pueden abrir las aplicaciones
accediendo al siguiente ícono:
Una vez desplegado el menú de opciones, ingresar a la opción: Drive.
También se puede acceder directamente a la página de Google Drive desde:
http://www.drive.google.com
Si no se ha abierto aún la sesión de Google, se solicitará que ingrese el correo de
Gmail y su contraseña en una pantalla similar a la de acceso a Gmail:
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Ingrese cada dato y presione Siguiente. Se abrirá la pantalla de Drive para gestionar
archivos, carpetas y diferentes tipos aplicaciones que le serán de utilidad para
gestionar la información.
1.4 Principales herramientas Google Drive
Acceso a la Gestión de recursos y aplicaciones de Google Drive
La pantalla principal de Google Drive tiene la siguiente disposición:
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Allí se destacan tres grandes secciones: izquierda, central y derecha. A continuación
se detallan los elementos que se encuentran en cada una.
A. Sección izquierda de la pantalla
-Botón Nuevo: Al desplegar este botón se observan los distintos tipos de opciones
con las que se pueden trabajar desde Google Drive, así como también la posibilidad
de crear carpetas para organizarlos o subir archivos ya existentes desde la PC u otro
dispositivo de almacenamiento:
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-Panel izquierdo: En este panel, bajo el botón Nuevo, se accede a los archivos que
otros usuarios nos han compartido (compartidos conmigo), aquellos a los que se han
accedido recientemente (recientes), aquellos que son destacados y los que fueron
eliminados (papelera). También se dispone de un acceso a la opción Google Fotos,
aplicación integrada a Drive.
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B. Sección central de la pantalla
Aquí se visualizan las carpetas y archivos. Se puede alternar su visualización a través
de la opción vista de cuadrícula o vista de lista.
Al seleccionar un archivo determinado, en la barra superior derecha aparecen nuevas
opciones:
Estos iconos se describen a continuación:
Generar un link para compartir el archivo con otro usuario:
Agregar usuarios para que puedan editar, comentar o solamente ver el archivo:
Se puede compartir con usuarios específicos a través del campo: Personas donde se
incluirá el correo del usuario con el que se quiere compartir ese documento.
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Vista previa permite una previsualización del contenido del documento.
Eliminar: La carpeta o el archivo seleccionado se enviará a la papelera que se
encuentra en el panel izquierdo.
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Más acciones: permite mover el archivo a otra carpeta, destacarlo (para que figure en
la carpeta de Destacados, en el panel izquierdo), renombrarlo, copiarlo o descargarlo
a la PC.
C. Sección derecha de la pantalla
Del lado derecho de la pantalla se podrá visualizar la información y actividad de la
carpeta o archivo que se haya seleccionado.
El ícono ”Ver detalles” permite observar a la derecha de la pantalla dos solapas:
Detalles y Actividad.
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Una vez que seleccione el archivo: podrá visualizar la siguiente información:
Solapa Detalles: permite observar los datos del archivo, usuarios con acceso, última
fecha de apertura o modificación del documento, propietario y ubicación. También se
puede incorporar una descripción.
Solapa Actividad: se observa una lista de acciones realizadas por cada usuario sobre
el archivo, con su correspondiente fecha, a modo de historial de cambios.
1.5 Qué hacer con Google Drive. Aplicaciones
Con Google Drive se pueden realizar algunas acciones para gestionar carpetas y
archivos, como:
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• Subir archivos y convertir documentos a los formatos de Google. Mas
información en
https://support.google.com/drive/answer/2424368?hl=es&ref_topic=2375187
• Organizar archivos en Google Drive. Más información en
https://support.google.com/drive/answer/2375091?hl=es&ref_topic=2375187
1.6 Aplicaciones de Google Drive:
Google Documentos
En esta unidad se abordará el uso de Google Documentos para el procesamiento de
textos de modo colaborativo.
Trabajo en equipo
Google Documentos permite y facilita el trabajo colaborativo, donde varios usuarios
pueden editar un documento en simultáneo. Mediante cursores de diferentes colores
para cada usuario, historial de cambios realizados y la posibilidad de escribir
comentarios al margen, esta aplicación brinda un entorno dinámico en el que el
trabajo en equipo es más sencillo. Mediante los comentarios y el chat integrado, se
pueden mantener conversaciones entre los miembros del equipo al tiempo que se van
realizando los aportes de cada uno, permitiendo consensuar modificaciones sobre la
marcha.
A. Creación y edición de documentos
Para crear un nuevo documento, hacer click en el botón “Nuevo” en Google Drive y
seleccionar la opción “Documentos de Google”. Se abrirá un documento nuevo:
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En la parte superior, donde se observa “Documento sin título” puede hacer click y
escribir el título que se quiere colocar al documento. El archivo se guardará
automáticamente con cada cambio realizado, de modo que no se pierda información
ante cualquier eventualidad.
La barra superior contiene un menú de opciones comunes a otros procesadores de
texto, desde las cuales podrá configurar el archivo (renombrarlo, guardarlo en otra
ubicación, imprimirlo, etc.), podrá copiar y pegar elementos, elegir qué barras o
controles ver, configurar el formato de la tipografía y los párrafos, utilizar algunas
herramientas adicionales como revisar la ortografía, dictar por voz o traducir un texto,
insertar y configurar una tabla y, por último, recurrir a la ayuda de Google sobre la
aplicación Documentos.
Debajo de la barra, en la cinta de opciones, figuran los accesos directos a las
configuraciones más frecuentes de edición de fuentes y párrafos.
B. Compartir: invitación a colaborar. Tipo de permisos y accesos
En todo momento se puede invitar a otros usuarios con cuenta de Gmail a ver, editar
o comentar el documento. Del mismo modo en que se pueden compartir archivos o
carpetas desde la vista general de Google Drive, dentro de un documento se puede
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Trabajo Colaborativo. Gestión de la Información
acceder al botón “Compartir” para generar un link al documento. Allí se puede elegir
qué tipo de acción se permitirá al usuario que acceda al link: si sólo podrá ver el
documento, si además podrá comentarlo o si incluso podrá editarlo.
Seleccione el botón “Compartir” a la derecha de la pantalla y elija en el cuadro de
diálogo “compartir con otros usuarios” la opción que quiera de lista desplegable:
cualquiera con el vínculo puede ver (puede comentar o puede editar).
Al presionar “Más”, al final de estas opciones, dispone de una configuración del nivel
de privacidad del documento a través del cuadro de diálogo “compartir mediante
enlace”:
Adicionalmente, se puede compartir el enlace del documento en caso que alguien no
tenga una cuenta Gmail y pueda ingresar al mismo. Para ello se puede seleccionar:
Cualquier usuario que tenga el enlace.
Presione los botones: Guardar y luego Listo para continuar.
Una vez enviada la invitación, el colaborador tendrá en su casilla de correo un aviso
de archivo compartido en la solapa “Notificaciones”
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Trabajo Colaborativo. Gestión de la Información
Automáticamente en la sección compartidos conmigo en Google Drive tendrá visible
el documento compartido.
C. Chat y comentarios
Como se mencionó anteriormente, las funciones de chat y comentarios permiten
interactuar a los distintos usuarios que tienen como mínimo un permiso para
comentar (es decir, quienes colaboran en un mismo documento, con permiso de
comentario o de edición).
Para insertar un comentario, se debe seleccionar la palabra o texto a comentar, o
posicionar el cursor donde se quiera insertar el comentario, y hacer click en el botón
de comentario que figura en la cinta superior de opciones:
Se abrirá un cuadro de texto en el margen derecho, en el cual se podrá escribir el
comentario:
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Una vez terminado, hacer click en “Comentar” para publicarlo y que sea visible a los
demás usuarios. Los comentarios pueden responderse, editarse, eliminarse y
resolverse. Esta última opción permite cerrar un comentario sin eliminarlo, de modo
que quede en el historial de comentarios del documento.
Al hacer click en el botón “Comentarios”, en la parte superior de la pantalla, se accede
al listado completo de comentarios del documento, estén abiertos o resueltos,
permitiendo visualizar las distintas cadenas de comentarios y responder a cada uno:
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Trabajo Colaborativo. Gestión de la Información
Para acceder al chat, se debe hacer click en el botón izquierdo junto al de
Comentarios:
Se abrirá un panel a la derecha, en el cual se podrá chatear con los demás
colaboradores del documento. A diferencia de los comentarios, el chat no está
disponible si no hay otros colaboradores.
D. Revisiones de ediciones
Google Documentos permite acceder a versiones anteriores de un documento,
gracias al guardado automático que realiza de cada cambio. Para ver las ediciones
anteriores del documento, abrir el menú Archivo y seleccionar la opción “Ver historial
de revisión”:
Se abrirá una nueva pantalla, con un panel a la derecha con la lista de versiones
anteriores del documento, ordenadas cronológicamente e indicando los usuarios que
realizaron cambios en cada fecha y hora:
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Al seleccionar una versión anterior, se mostrará una vista previa de la misma en la
pantalla central. Si se quiere volver a alguna de estas versiones, hacer click en el
botón “Restaurar esta versión” que aparece en la parte superior de la pantalla al abrir
una edición anterior:
E. Descargar archivos
Google permite descargar todo el contenido que se haya producido en diferentes
tipos de formatos. Para visualizar los diferentes tipos de opciones ir al menú “Archivo”
y elegir la opción “Descargar como”.
Las opciones para descargar que Google documentos presentan son muy funcionales
a las necesidades cotidianas de trabajo: Microsoft Word, Pdf y Epub.
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Hay otras opciones: Open Document (es un procesador de texto open source) y
Página Web (muchas veces utilizadas para presentaciones de trabajos en línea). Las
restantes (rtf y txt) son opciones para trabajar información en diferentes formatos.
