Pregunta 1 (02 Puntos) ¿Qué es la Norma ISO 45001?
, Mencione los
requisitos y explique cómo estos se relacionan con la mejora continua.
Norma ISO 45001
ISO 45001 es una norma internacional para sistemas de gestión de seguridad y
salud ocupacional diseñada para proteger a los trabajadores y visitantes de
accidentes y enfermedades ocupacionales. La certificación ISO 45001 tiene
como objetivo aliviar cualquier factor que pueda causar un daño irreparable a
los empleados o empresas. La norma es el resultado del trabajo del Comité de
Expertos en Seguridad y Salud Ocupacional, que busca adoptar otros enfoques
de sistemas de gestión, incluyendo ISO 9001 e ISO 14001. Además, ISO
45001 tiene como objetivo considerar otros sistemas de gestión de la SST,
como OHSAS 18001 y otras pautas y prácticas de seguridad.
ISO 45001 presta especial atención a la gestión y su objetivo final es ayudar a
las empresas a proporcionar un entorno de trabajo seguro para los empleados
y para todos en el lugar de trabajo. Esto se puede lograr controlando los
factores que pueden provocar lesiones, enfermedades e incluso la muerte en
casos extremos. Por tanto, ISO 45001 se compromete a reducir cualquier factor
que sea perjudicial o que ponga en peligro la salud física y mental de los
trabajadores.
Requisitos
Es imperativo el compromiso y conciencia de implementar una gestión
segura para los trabajadores, que impacta en la productividad y en la
imagen de la compañía o institución.
Determinar funciones y responsabilidades en el trabajo, donde tanto
gerentes como trabajadores se involucren y participen en el sistema de
gestión de salud.
Se debe estar dispuesto a ejecutar auditorias periódicas para la
evaluación de los sistemas de gestión de salud de cada empresa y
verificar el cumplimiento de las normas internas previstas para cumplir
con los estándares mínimos de seguridad establecidos en la normativa
ISO 45001.
Pregunta 2 (02 Puntos)
Desarrolle una matriz RACI que permita gestionar el cumplimiento de dos
medidas de control identificadas en una Matriz IPERC para un proyecto
inmobiliario. El uso del recurso para cada actividad asignada queda a criterio
del alumno.
Se trata de una matriz de responsabilidades enfocada a la gestión de un
proyecto (RACI matrix en inglés). En ella se determina qué persona va a
realizar un rol concreto, algo que se indica a través de las iniciales que dan
nombre a la matriz. Cada individuo involucrado estará asignado a un rol.
La forma de representar la matriz de actividades es sencilla. Se crea una
cuadrícula en la que se muestran los nombres de los participantes (parte de
arriba) y las actividades a realizar (a la izquierda). Los recuadros interiores se
complementan con los roles que tendrá cada empleado. De un solo vistazo los
implicados verán cuál es su responsabilidad de forma clara.
La matriz de responsabilidades RACI es una herramienta de diseño sencillo y
versátil pensada para simplificar la organización y distribuir las obligaciones y
tareas. Además, hay que completarla entera, es decir, asignar todos los roles.
De otro modo, podrían darse confusiones y se dificultaría la toma de
decisiones.
Los roles de la matriz RACI
Esta matriz de asignación de responsabilidades está compuesta por cuatro
roles:
Responsable (R). Indica la persona encargada de realizar una tarea
concreta. Puede desempeñarse por una o varias personas y también es
posible que quienes ostenten este rol deleguen en terceros, pero nunca
su responsabilidad sobre la consecución de la tarea.
Autoridad (A). Es el encargado de que las tareas salgan bien. Solo hay
uno para evitar responsabilidades compartidas y vigila que se ejecute
cada acción. Tiene la capacidad de definir qué herramientas se utilizan y
de cambiarlas si lo considera oportuno.
Consultor (C). Son personas con un perfil técnico. Ofrecen opiniones de
valor y facilitan la comprensión de las tareas a los demás roles. Pueden
llegar a detener acciones si lo estiman oportuno.
Informado (I). Se les informa sobre el avance del proyecto, ya que están
interesados en el mismo. No pueden parar las tareas que se llevan a
cabo, pero es necesario mantenerles al tanto de lo que ocurre. La
comunicación en este caso es solo unidireccional.
Cómo hacer una matriz RACI
1. Establecer el tamaño y complejidad del proyecto
En este primer paso, se establece el tamaño y complejidad del proyecto. Una
matriz de roles y responsabilidades como la matriz RACI funciona mejor en los
de tamaño medio o superior.
Esto se debe a que en uno pequeño —si bien es adecuado organizar
las puestos de trabajo de la entidad— no hay tantos roles ni relaciones
laborales entre distintos departamentos como puede ocurrir en una mediana o
gran empresa, donde la comunicación interna y el establecimiento de una
matriz de actividades será fundamental para la consecución del proyecto.
Además, también es interesante utilizarla cuando la empresa se enfrenta a un
nuevo proyecto. Ante la falta de experiencia, se hace necesaria una buena
dirección y distribución de responsabilidades.
2. Identificar las tareas con una matriz RACI
Para poder ejecutar el proyecto hay que dividirlo en tareas, las cuales se
asignan en el siguiente paso. No es necesario precisar cada una, con un
esbozo será suficiente. Para facilitar este paso, es recomendable crear primero
una lista y luego colocar las tareas en la parte izquierda de la matriz.
3. Asignar los roles
Una vez estén perfiladas las tareas y los objetivos que perseguirá cada una,
llega el momento de distribuir los roles de la matriz RACI. Este paso
puede realizarse mediante una reunión inicial. En ella se asignará cada rol a la
persona específica.
Es importante que todos los participantes estén presentes, así conocerán su
cometido antes de empezar el proyecto. En la matriz de responsabilidades
RACI, se colocarán los nombres en la parte superior y en las casillas del
cuerpo se indicarán con una inicial los diferentes roles.
Conviene que cada tarea tenga una autoridad y al menos un responsable. Se
recomienda que todos los integrantes del proyecto estén de acuerdo con la
selección.
4. Determinar fases del proyecto y un calendario
Esta es una forma de garantizar el éxito del proyecto y la efectividad de la
propia matriz de actividades. En el calendario se mostrará la finalización de
cada tarea y fase, aunque siempre buscando la flexibilidad.
Para agilizar este paso, es posible utilizar un software de control horario con el
que garantizar el cumplimiento de los tiempos, la sincronía en el avance de las
diferentes tareas y confirmar que se están cumpliendo los plazos.
Se tendrá un aliado que combina sin problemas con los beneficios que ofrece
el modelo matriz RACI, sobre todo si es posible automatizar los registros del
horario y la carga de trabajo.
Para qué sirve una matriz de responsabilidades | 3 ventajas
La matriz de asignación de responsabilidades aporta tres ventajas principales
en el desarrollo de un proyecto.
1. Comunicación
Cada persona conoce su rol de forma clara y de un simple vistazo con esta
matriz de responsabilidades de un proyecto. En caso de que sea necesario
contactar con un consultor, se sabrá en todo momento a quién recurrir. De esta
forma, la toma de decisiones se agiliza y se evitan errores.
2. Mejora en la gestión del proyecto
Las jerarquías quedan definidas desde el primer momento, lo que facilita la
coordinación entre los miembros y la toma de responsabilidades. Además,
cada persona sabrá qué tarea tiene que realizar en caso de repetición.
3. Evita sobrecargas
Al dividir los roles, se impide una excesiva carga de trabajo y responsabilidades
en un mismo empleado. Esto reduce el estrés de los trabajadores y facilita la
delegación de tareas, en especial por parte de los responsables. También se
diversifica el riesgo, ya que no habrá una sola persona que condense sobre sí
misma todo el conocimiento y responsabilidad de una tarea.
Además, utilizando un software de evaluaciones se puede conocer de forma
objetiva el desempeño de cada individuo. Saber si se cumplen las expectativas
o los objetivos del proyecto y, a su vez, establecer acciones correctoras resulta
más sencillo.
Así, es posible crear planes específicos para potenciar las habilidades de cada
trabajador, reconocer sus logros o ayudarles a alcanzar todo su potencial
mediante formación y planes específicos de capacitación de personal.
Cuándo usar una matriz RACI
La matriz no encaja en todos los proyectos. En los que mejores resultados
consigue es en los de mayor tamaño, ya que sus necesidades de planeación
estratégica son mayores. Hay demasiadas personas interesadas y
participando, lo que dificulta definir los roles de cada uno y las
responsabilidades a las que están sujetos.
También tendría cabida en los proyectos en los que la rotación del personal es
alta. Con introducir el nombre y el rol del nuevo trabajador, podrá integrarse en
el equipo sin crear confusiones. Cada miembro conocerá cuál es su tarea y
rango de responsabilidad, lo que limita las dudas y la incertidumbre.
Además, la matriz de actividades es especialmente útil cuando llega el
momento de dirimir responsabilidades. Si se ha producido un error crítico, se
conocerá rápidamente al responsable y se podrá tomar medidas a tiempo.
Ejemplo de una matriz RACI
Para conocer esta herramienta, nada mejor que una matriz de
responsabilidades de ejemplo. Así, se comprenderá mejor su funcionamiento.
Julio Marco Sara Lucas Isabel
Redactar contenidos R A R C C
Corregir contenidos C I C R I
Editar imágenes I C I A R
Maquetar en sitio web I R I C C
Con esta matriz RACI de ejemplo, aparecen las responsabilidades de cada
persona y la labor que tienen que desempeñar. De un solo vistazo, cada
profesional sabe a quién consultar, cuál es su trabajo y a quién informar de su
cumplimiento.
