UNIDAD 11: “Área comercialización”

El área comercial incluye ventas, pedidos, créditos, administración de ventas, servicio al cliente, distribución o
expedición y cobranzas.

Objetivos: los objetivos que persigue la auditoria en esta área son

Control interno: el cuestionario para el relevamiento del sistema de control interno que puede usar el auditor
operativo es:
• ¿Se obtiene información del mercado?
• ¿El consumidor conoce el producto?
• ¿Existe un plan o presupuesto comercial?
• ¿La cadena de distribución es adecuada?
• ¿Existe el prepuesto de publicidad?
• ¿Existen programas de promoción de productos?
• ¿Es adecuado el plantel de vendedores?
• ¿Existe una política de precios?

Programa de auditoria: se debe realizar una revisión ocular para observar el grado de atención que se brinda a los
clientes, un relevamiento para conocer cómo se reciben los pedidos, como se procesan, como se despachan y como
se cobran, y un planeamiento.

Programa de trabajo: el trabajo de auditoria interna debe estar enfocado a satisfacer los siguientes temas:
• Formularios y registros: evaluar el proceso general.
• Estructura: evaluar la estructura comercial, la política de precios y las funciones comerciales.
• Costos: evaluar la estructura de costos.
• Clientes: clasificarlos, estudiar altas y bajas.
• Ventas: analizar las ventas no concertadas y las ventas realizadas.
• Publicidad: evaluar el efecto publicitario en las ventas.
 VENTAS
El sistema comercial es el más importante, ya que por el pasa todo el flujo de ingresos de fondo. Inicia con el pedido
del cliente y se finaliza cuando este abona la factura.

Objetivos
1. Verificar la correcta valuación y exposición dentro de los EECC.
2. Examinar la correcta valuación del crédito.
3. Determinar las probabilidades de cobro.
4. Verificar la existencia real de las cifras mostradas.
5. Determinar si las políticas de venta ha sido cumplidas.
6. Determinar si todo lo facturado fue cobrado en tiempo y forma.

Control interno
• Organización
- ¿Existe un manual de funciones y procedimientos?
- ¿Se encuentran separas las funciones de ventas, expedición, créditos, facturación, cobranzas, registración?
• Ventas
- ¿El sistema de ventas es apropiado o adecuado?
- ¿Se envía a contaduría un resumen de las ventas diarias?
• Despacho o expedición
- ¿Existe prueba de la recepción de las mercaderías o servicios por el cliente?
- ¿La mercadería viaja por cuenta o riesgo del cliente?
- ¿Hay programas de distribución?
• Deudores por ventas
- ¿Es el importe en la cuenta del deudor igual a la contabilidad?
- ¿Son confeccionados analisis periódicos de antigüedad de deuda o cuentas vencidas?
• Devoluciones:
- ¿Son las mercaderías recibidas controladas? ¿Tiene tratamiento especial?
• Facturación
- ¿Existen normas o procedimientos?
- ¿Se cerciora la empresa que todo despacho de productos fue facturado?
• Comisiones por ventas
- ¿Hay una política de incentivos para los vendedores?

Programa de auditoria: se debe tomar conocimiento de la operatoria, es decir, como se reciben los pedidos como se
procesan y como se despachan.

Programa de trabajo:
• Ventas: determinar cual fue la cantidad de facturas emitidas durante el periodo, se debe identificar al
cliente, comprobar los códigos de artículos vendidos, revisar la lista de precios vigente al momento de la
emisión de la factura, comprobar la liquidación de impuestos, etc.
• Devoluciones de clientes: determinar el destino de la mercadería recibida, verificar la registración en la
cuenta corriente del cliente y en contabilidad, etc.

CREDITOS
Objetivos
1. Examinar la correcta valuación del crédito.
2. Determinar las probabilidades de cobro.
3. Fijación del limite de créditos a clientes.
4. Evaluar el sistema de deudores incobrables.
5. Evaluar el sistema de documentos a cobrar: pagares, cheques diferidos, letras de cambio.
Control interno
• Organización
- ¿Existe un manual de funciones y procedimientos?
- ¿Se encuentran claramente separadas las funciones?
• Créditos
- ¿Existen normas y procedimientos?
- ¿El sector créditos es independiente?
• Deudores por ventas
- ¿Es el importe del crédito acordado expresado por escrito en la cuenta del deudor?
• Documentos a cobrar
- ¿Qué tipo de documentos son? ¿Cheques diferidos, pagares, letras de cambio?

Programa de auditoria: se debe tomar conocimiento de la operatoria, y se debe revelar como es la metodología para
la calificación crediticia de los clientes.

Programa de trabajo: se debe evaluar cual fue la cantidad de facturas emitidas durante el periodo de revisión y
realizar las siguientes operaciones:
• Identificación del cliente: revisar sus datos y verificar que un mismo cliente no tenga más de una cuenta.
• Condiciones de ventas y facturación: comprobar códigos de artículos vendidos, controlar con lista de precio
de la fecha de entrega o facturación.
• Control del límite crediticio: controlar el límite disponible para toda la cartera de clientes.
• Excesos sobre el límite del crédito: evaluar las causas.
• Incobrabilidad: evaluar cartera de incobrables y determinar las causales.

EXPEDICION
Este sector es el responsable de la distribución de los productos vendidos. Las principales funciones son: despacho
de los productos, entrega en perfecto estado, clasificación de las mercaderías y distribución en tiempo oportuno, y
control de transportistas y de la documentación una vez realizada la entrega. El proceso operativo consta de tres
etapas: preparación, despacho y cierre.

Objetivos
• Que la entrega de los bienes se realice con la autorización respectiva.
• Que los bienes despachados son los que el cliente solicito.
• Verificar la existencia de un sistema de control interno adecuado.

Control interno
• Despacho o expedición
- ¿Existen normas y procedimientos?
- ¿La mercadería viaja por riesgo y cuenta de cliente?
- ¿Existe prueba del despacho?
• Devoluciones
- ¿Son las mercaderías recibidas o reingresadas controladas?
- ¿La mercadería que ingresa tiene algún tratamiento especial?

Programa de auditoria: el auditor debe hacer una revisión ocular para observar el estado de las instalaciones para
almacenamiento temporario de productos y la playa de carga de vehículos.
Programa de trabajo
• Documentación: revisar las autorizaciones para efectuar el despacho, y asegurar que todo lo despachado
fue facturado.
• Remitos: verificar que coincidan con los despachos efectuados.
• Despachos: realizar controles sorpresivos y esporádicos, determinar la forma y las causas del uso de cada
transporte para realizar el despacho (camiones propios o de terceros, barco, avión), controlar calidad de la
mercadería despachada, etc.
• Transportes: establecer un método para la elección de la compañía de transporte, estudiar el legajo de cada
transportista, controlar los vehículos una vez estos fueron cargados, etc.
• Facturas: estudiar el procedimiento de facturación.
• Reclamos: evaluar opinión de los usuarios.
• Seguros: estudiar la política de seguros existente.

MARKETING
La auditoria del marketing evalúa lo estratégico y operativo en cuanto al desarrollo de los negocios y el
comportamiento de los mismos en el mercado.

Objetivos
• Medir la eficacia y la concreción del plan de marketing.
• Evaluar la forma en que la empresa se adapta a los cambios.
• Examinar y evaluar el entorno, objetivos, estrategias y actividades.

Control interno
• Organización
- ¿Estan definidas las funciones de gerente de marketing, jefe de producto, publicidad?
- ¿Se encuentran claramente separadas las funciones?
- ¿Están los objetivos y estrategias plasmados por escrito?
• Personal
- ¿La responsabilidad está claramente definida y aceptada?
- ¿El personal esta calificado?
• Distribución
- ¿Se conocen los costos por canal de distribución?
- ¿Qué canal se utiliza?
• Precios
- ¿Se conoce los precios alternativos del mercado?
• Embalaje o packaging
- ¿Son adecuados?
- ¿Atrae a los consumidores?

Programa de auditoria: se debe analizar la existencia los planes de marketing, evaluar su contenido y opinar sobre su
razonabilidad.

Programa de trabajo
• Personal: evaluarlo, evaluar los programas de capacitación y entrenamiento de nuevos vendedores.
• Presupuestos: evaluar que estén bien hechos los presupuestos de ventas.
• Competencia: evaluar la existencia de un programa de vigilancia de las actividades de la competencia,
determinar si existen precios alternativos en el mercado.
• Costos.
• Clientes: evaluar las quejas y preguntas, reclamos y programas de garantía.
• Productos: evaluar el ciclo de, analizar los desarrollos que están por ingresar al ciclo de ventas.
 PUBLICIDAD
El auditor debe evaluar los objetivos de la campaña, la creación y armado del mensaje a transmitir, la imagen y texto
a difundir, la selección del medio a utilizar, la búsqueda y logro de la mejor optimización del mensaje y su
permanencia, y la utilización adecuada de la inversión aprobada por la dirección superior.

Objetivos
• Evaluar las políticas de publicidad establecidas.
• Examinar y evaluar los objetivos, estrategias y actividades de la campaña publicitaria.
• Medir la eficacia y la concreción de las campañas publicitarias.
• Evaluar como se adapta la publicidad a los cambios del mercado y los gustos del consumidor.

Control interno
• Organización
- ¿Tiene la empresa objetivos de publicidad?
- ¿Se analizan los resultados de la campaña publicitaria?
• Presupuestos
- ¿Se realizan presupuestos de publicidad?
- ¿Se realizan controles de ese presupuesto?
• Agencias de publicidad
- ¿Hay una agencia?

Programa de auditoria: se debe tomar conocimiento de la operatoria, es decir, como se reciben las necesidades de
publicitar, como se preparan las campañas y como se desarrollan.

Programa de trabajo:
• Mediciones: medir la eficiencia de la campaña de publicidad, medir las ventas para cada nivel de inversión
en publicidad y controlar las publicaciones.
• Creatividad: analizar los costos de artistas, fotógrafos, equipos, estudios o películas.
• Presupuesto: analizar presupuestos de publicidad y ventas y determinar el punto óptimo.
• Agencias de publicidad: controlar las facturas, evaluar los contratos, estudiar las agencias y revisar sus
antecedentes.
• Promociones: evaluar la estadística de lo invertido, analizar los objetivos de promoción y los resultados
obtenidos.