EL PROCESO DE COMPRA, SELECCIÓN DE

PROVEEDORES, GESTIÓN DOCUMENTAL Y

CONTROL DE COMPRAS
2. EL PROCESO DE LA COMPRA
El proceso de compra es una actividad clave dentro de la gestión empresarial,
especialmente en el ámbito comercial. A través de este proceso, las organizaciones
adquieren los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento, producción o
reventa, asegurando el abastecimiento eficaz y al mejor coste posible. Un proceso de
compra eficiente mejora la rentabilidad, optimiza recursos y refuerza la cadena de
suministro.

Las empresas necesitan diferentes tipos de existencias según su utilidad y la posición

del canal de aprovisionamiento.

El proceso de compra no es uniforme: varía según el sector económico al que

pertenezca la empresa (industrial, comercial o de servicios). Estas diferencias afectan
tanto al tipo de bienes adquiridos, como a las estrategias, criterios y procedimientos
de compra.

1. Sector industrial
Empresas que transforman materias primas en productos elaborados.
 Objetivo de compra: Obtener materias primas, componentes y maquinaria para
la producción.
 Tipo de bienes: Materias primas, bienes de capital, productos intermedios.
 Características del proceso de compra:
o Análisis técnico detallado del producto.
 o Evaluación de proveedores por calidad, plazos y continuidad de
suministro.
o Compras recurrentes y a gran escala.
o Contratos estables y relaciones a largo plazo.
🧩 Ejemplo: Fábrica de automóviles que compra motores, acero, y sistemas
electrónicos.

2. Sector comercial (distribución y venta)

Empresas que compran productos para revenderlos sin transformación.
 Objetivo de compra: Disponer de un surtido adecuado para vender al cliente
final.
 Tipo de bienes: Productos terminados o comerciales.
 Características del proceso de compra:
o Análisis de tendencias del mercado y demanda del consumidor.
o Gran rotación de referencias.
o Negociación de precios, descuentos y condiciones logísticas.
o Importancia del stock y la logística.
🧩 Ejemplo: Cadena de supermercados que compra alimentos y productos de higiene.

3. Sector servicios
Empresas que ofrecen servicios, no productos tangibles.
 Objetivo de compra: Adquirir recursos necesarios para prestar el servicio.
 Tipo de bienes: Suministros, materiales de oficina, software, equipamiento.
 Características del proceso de compra:
o Más centrado en calidad que en cantidad.
o Menor volumen de compras, pero gran variedad.
o Importancia del soporte técnico y servicio postventa.
o En ocasiones, compras de servicios de terceros (outsourcing).
🧩 Ejemplo: Consultora que compra licencias de software, portátiles y servicios cloud.

2.1. El departamento de compras

El departamento de compras es el encargado de planificar, coordinar y ejecutar las

operaciones de adquisición dentro de la empresa. Su importancia es estratégica, ya que
incide directamente en el coste, calidad y disponibilidad de los productos.

Funciones principales:
  Identificación de necesidades de compra.
 Búsqueda y evaluación de proveedores.
 Negociación de precios, plazos y condiciones.
 Formalización de pedidos y contratos.
 Supervisión de la recepción de mercancías.
 Control de calidad y seguimiento de incidencias.
 Registro y archivo de la documentación generada.

Relación con otros departamentos:

 Producción: para abastecer materias primas.
 Almacén/logística: para coordinar entregas y recepciones.
 Finanzas: para gestionar pagos y presupuestos.
 Marketing/ventas: para adaptar compras a la demanda.

2.2. Fases del proceso de compra

El proceso de compra se estructura en varias fases consecutivas, que deben gestionarse

de forma ordenada para garantizar su eficacia:

1. Detección de necesidades
 Identificación de materiales, productos o servicios que la empresa necesita.
 Puede provenir de producción, almacén o administración.
2. Selección de proveedores
 Búsqueda, comparación y valoración de proveedores potenciales.
 Criterios: calidad, precio, fiabilidad, plazos, condiciones de pago.
3. Solicitud y comparación de ofertas
 Se piden presupuestos u ofertas a varios proveedores.
 Se analizan técnica y económicamente.
4. Negociación
 Se discuten aspectos clave: precio, descuentos, plazos, transporte, garantías.

5. Formalización del pedido

 Puede hacerse mediante pedido formal, contrato de compraventa o acuerdo
verbal (según el valor y complejidad).
 Se establece el compromiso legal entre comprador y proveedor.
6. Recepción de mercancía o prestación del servicio
 Control cuantitativo (número de unidades) y cualitativo (calidad).
 Emisión del albarán o documento de entrega.
7. Verificación y tramitación administrativa
 Comparación entre pedido, albarán y factura.
 Autorización para el pago.
8. Archivo y evaluación
 Archivo de la documentación para auditorías o futuras compras.
 Evaluación del proveedor: cumplimiento, incidencias, satisfacción.

📊 Importancia del proceso de compra

 Reduce costes operativos y mejora la rentabilidad.
 Mejora la calidad de productos/servicios adquiridos.
 Asegura la continuidad del aprovisionamiento.
 Fortalece relaciones comerciales sólidas con proveedores.
  Permite una mejor planificación y control empresarial.

3. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
El proceso de selección de proveedores permite identificar, evaluar y establecer
relaciones con aquellas empresas que pueden suministrar los bienes o servicios
necesarios para el funcionamiento de una organización. Esta selección no solo debe
basarse en criterios económicos, sino también en aspectos técnicos, logísticos, éticos y
estratégicos.

3.1 Búsqueda de proveedores

La primera fase en la selección de proveedores consiste en identificar posibles

candidatos capaces de suministrar los productos o servicios que necesita la empresa, en
condiciones adecuadas de calidad, coste, tiempo y fiabilidad.

Las principales fuentes de búsqueda incluyen:

 Ferias y congresos profesionales, que permiten establecer contacto directo con

proveedores especializados.
 Plataformas B2B y portales especializados, donde se publican catálogos y
ofertas.
 Bases de datos empresariales y registros sectoriales, tanto públicos como
privados.
 Recomendaciones de otras empresas, benchmarking o referencias de clientes.
 Proveedores actuales, en procesos de ampliación o mejora.

Una vez identificado un conjunto de proveedores potenciales, muchas organizaciones

llevan a cabo un proceso formal de homologación de proveedores antes de
adjudicarles pedidos.

El proceso de homologación de proveedores

La homologación es el procedimiento mediante el cual una empresa valida y aprueba

oficialmente a un proveedor para que forme parte de su base de proveedores
autorizados. Esta homologación garantiza que cumple con una serie de requisitos
mínimos, tanto a nivel técnico como legal, financiero o de sostenibilidad.

Objetivos de la homologación:

 Asegurar que los proveedores cumplen con los estándares internos de calidad.
 Reducir riesgos en el suministro y en la reputación de la empresa.
 Facilitar el control y seguimiento posterior del rendimiento.
 Cumplir con normativas sectoriales, especialmente en sectores regulados
(alimentación, sanitario, automoción...).

Etapas comunes del proceso:

 1. Solicitud de información inicial (formularios, catálogos, certificaciones).
2. Análisis documental: verificación de licencias, certificados (ISO,
medioambientales, sanitarios), solvencia financiera, cumplimiento legal, etc.
3. Visitas o auditorías de evaluación, cuando sea necesario, para comprobar in
situ procesos de producción, instalaciones, trazabilidad o gestión de calidad.
4. Prueba de producto o pedido piloto, si procede.
5. Informe de homologación y alta en el sistema como proveedor autorizado.

Resultado del proceso:

 Proveedor homologado: autorizado para recibir pedidos.

 Proveedor condicionado: puede suministrar bajo seguimiento o mejora de
ciertas condiciones.
 Proveedor rechazado: no apto para trabajar con la empresa.

Este proceso se puede actualizar de forma periódica mediante una reevaluación, sobre
todo si hay cambios en las condiciones del proveedor o en los requisitos de la empresa.

3.2 Evaluación de ofertas y selección de proveedores

Una vez identificados los proveedores potenciales, se inicia el proceso de evaluación

mediante la solicitud de ofertas (RFQ - Request For Quotation). Las empresas deben
remitir sus propuestas con todos los detalles técnicos, económicos y logísticos
requeridos.

La evaluación se realiza habitualmente mediante una matriz comparativa en la que se

valoran distintos criterios:

 Precio y condiciones de pago.

 Calidad de los productos/servicios y cumplimiento de especificaciones.
 Plazos de entrega y cumplimiento histórico.
 Capacidad técnica y productiva.
 Certificaciones (ISO, medioambientales, etc.).
 Reputación y experiencia en el sector.
 Proximidad geográfica y costes logísticos.
 Compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social.

Se asignan puntuaciones a cada criterio y se determina el proveedor que mejor se ajusta

a las necesidades y prioridades de la empresa. En algunos casos, se realizan auditorías
de proveedor o pedidos de prueba para asegurar la fiabilidad del candidato.

3.3 Negociación con proveedores

Antes de formalizar la compra, es habitual iniciar una fase de negociación con los
proveedores seleccionados. Esta etapa busca optimizar las condiciones comerciales y
definir claramente los compromisos de ambas partes.

Los aspectos más comunes a negociar incluyen:

 Precios y descuentos por volumen.

  Condiciones de pago y financiación.
 Plazos de entrega y penalizaciones por incumplimiento.
 Garantías y condiciones de devolución.
 Soporte técnico y servicio postventa.
 Acuerdos de exclusividad o colaboración a largo plazo.

Una buena negociación no debe centrarse únicamente en el precio, sino en conseguir un

acuerdo global beneficioso y sostenible para ambas partes.

3.4 Solicitud de pedido

Una vez finalizada la negociación, se emite el pedido de compra, documento formal

que recoge todos los términos acordados. El pedido debe ser claro, completo y reflejar
fielmente los compromisos asumidos:

 Referencias del producto o servicio.

 Cantidad solicitada.
 Precio unitario y total.
 Condiciones de entrega y transporte.
 Forma de pago.
 Fecha estimada de recepción.

Este documento sirve también como base para el control posterior del pedido, su
recepción y el registro contable y documental.

3.5 Análisis del desempeño del proveedor

Tras la recepción del pedido y su uso operativo, es necesario llevar a cabo un

seguimiento y evaluación del proveedor, con el fin de valorar su desempeño y tomar
decisiones futuras.

Los principales indicadores que se suelen analizar son:

 Cumplimiento de los plazos de entrega.

 Conformidad de la calidad respecto a las especificaciones.
 Nivel de incidencias y su resolución.
 Flexibilidad ante cambios o urgencias.
 Comunicación y atención postventa.
 Satisfacción de los usuarios internos.

Este análisis puede llevar a clasificar a los proveedores en categorías (estratégicos,

preferentes, en observación, descartados) y a tomar decisiones sobre renovaciones de
contrato, renegociaciones o búsqueda de nuevas alternativas.

4. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN QUE ORIGINAN

LAS COMPRAS.
La gestión eficiente de la documentación generada en el proceso de compras es un
aspecto fundamental en la administración comercial de cualquier organización. Esta
documentación garantiza el control, la trazabilidad y la legalidad de las operaciones,
facilitando también la relación entre comprador y proveedor.

4.1. Tipos de documentos comerciales

Los documentos comerciales pueden clasificarse, en función de su origen y destino, en

internos y externos:

a) Documentos internos

Son aquellos que se elaboran y gestionan dentro de la empresa para uso interno, sin
necesidad de enviarse al proveedor. Entre ellos destacan:

 Solicitud de pedido o propuesta de compra: Documento generado por un

departamento que solicita la adquisición de bienes o servicios.
 Orden interna de compra: Refleja la aprobación del pedido desde el
departamento de compras.
 Informe de recepción de mercancías: Documento emitido por el almacén que
verifica la recepción de lo solicitado, indicando posibles incidencias.

b) Documentos externos

Son aquellos que se intercambian entre el comprador y el proveedor. Incluyen:

 Pedido
 Albarán
 Factura
 Otros: nota de abono, nota de cargo, justificantes de pago, etc.
4.2. Principales documentos comerciales del proceso de compras

a) El Pedido

Es el documento mediante el cual el comprador solicita al proveedor una determinada

cantidad de productos o servicios, detallando las condiciones acordadas (precio, forma
de pago, fecha de entrega, etc.).

Funciones:
 Formalizar la oferta comercial.
 Establecer un compromiso entre ambas partes.
 Servir como base para la planificación de compras.

Contenido habitual:
 Datos del comprador y del proveedor.
 Fecha de emisión.
 Número de pedido.
 Descripción y cantidad de productos.
 Precio unitario y total.
 Condiciones de entrega y pago.

b) El Albarán

Es un documento que acompaña a la mercancía durante su entrega. Lo emite el

proveedor y lo recibe el comprador, quien lo firma como comprobante de que ha
recibido la mercancía.

Tipos:
 Albarán valorado: incluye el precio de los artículos.
  Albarán sin valorar: solo incluye la descripción y cantidades.

Importancia:
 Permite verificar que lo entregado coincide con lo pedido.
 Es base para la aceptación o reclamación posterior.
 Sirve como justificante de entrega.

c) La Factura

Es el documento mercantil que acredita la realización de una operación de compraventa.

Tiene validez legal y fiscal y constituye una obligación tanto para el emisor como para
el receptor.

Contenido obligatorio (según el Reglamento de Facturación):

 Datos fiscales de emisor y receptor.
 Número y fecha de emisión.
 Descripción detallada de los bienes o servicios.
 Precio unitario y total.
 Impuestos aplicables (IVA, IRPF, si procede).
 Importe total a pagar.

Tipos de facturas:
 Ordinaria.
 Rectificativa.
 Simplificada.
 Proforma (sin valor legal, solo informativa).

d) Otros documentos relevantes

 Nota de abono: documento emitido por el proveedor para rectificar o

compensar una factura, generalmente por devoluciones o descuentos no
aplicados.
 Nota de cargo: documento por el que el comprador comunica al proveedor una
cantidad que le carga por algún concepto.
 Justificantes de pago: como transferencias bancarias, cheques, recibos
domiciliados, etc., que acreditan el cumplimiento de la obligación de pago.
 Documentos aduaneros o de transporte: en operaciones internacionales
(DUA, carta de porte, conocimiento de embarque, etc.).

4.3. Importancia de la gestión documental en el proceso de compras

Una correcta gestión de la documentación asociada a las compras permite:

 Controlar los flujos de mercancías y pagos.

 Mejorar la comunicación interdepartamental e interempresarial.
 Prevenir errores o fraudes.
 Facilitar auditorías internas y externas.
 Cumplir con la legislación fiscal y mercantil.
En la actualidad, muchas empresas utilizan sistemas ERP para integrar y automatizar la
gestión documental del proceso de compras, mejorando su eficiencia y trazabilidad.

5. APLICACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL

La correcta gestión administrativa y operativa de un negocio requiere implementar
procesos de control que aseguren el seguimiento eficaz de todas las operaciones
comerciales. Entre los más relevantes se encuentran el registro de pedidos, el control
del inventario, y el registro de facturas, tanto emitidas como recibidas.

5.1 Registro de pedidos

El registro de pedidos es el proceso mediante el cual una empresa documenta, verifica

y gestiona las solicitudes de compra realizadas por los clientes o por la propia empresa
a proveedores.

Objetivos:

 Asegurar que todos los pedidos queden correctamente registrados y procesados.

 Evitar errores de entrega, duplicaciones o pérdidas de información.
 Facilitar la trazabilidad del pedido (quién lo solicitó, cuándo, y en qué
condiciones).

Procedimiento:

1. Recepción del pedido (correo, web, teléfono, sistema ERP).

2. Verificación de datos: artículo, cantidad, precio, condiciones de entrega.
3. Registro en sistema: introducción en software de gestión o libro de pedidos.
4. Seguimiento: asignación de número de pedido, estado (pendiente, en
preparación, enviado).
5. Confirmación al cliente o proveedor.

5.2 Control de inventario de artículos

El inventario permite conocer en todo momento la existencia física y valorada de los

artículos almacenados. Es esencial para garantizar la disponibilidad de productos y una
gestión económica eficiente.

Tipos de inventario:

 Permanente o continuo: se actualiza automáticamente con cada movimiento de

entrada o salida.
 Periódico: se realiza cada cierto tiempo (mensual, trimestral…).

Elementos clave:

 Entradas: compras, devoluciones de clientes, producción propia.

 Salidas: ventas, devoluciones a proveedores, mermas o roturas.
 Regularización: comparación entre el inventario real y el registrado, para
ajustar diferencias.
Beneficios del control de inventario:

 Evita roturas de stock o exceso de mercancía.

 Mejora la planificación de compras.
 Permite detectar errores o fraudes.

5.3 Registro de facturas emitidas y recibidas

El registro de facturas es imprescindible tanto para la gestión contable como para el

cumplimiento legal y fiscal de la empresa.

Facturas emitidas:
 Son las que genera la empresa cuando vende productos o presta servicios.
 Deben registrarse de forma ordenada (nº correlativo, fecha, cliente, importe,
IVA).
 Permiten controlar los ingresos, facilitar la contabilidad y cumplir con la
declaración de impuestos (como el IVA o el IRPF).

Facturas recibidas:
 Son las que envían los proveedores por las compras realizadas.
 Se deben registrar con detalle para llevar un control de los gastos, vencimientos
de pago y deducciones fiscales.

Requisitos legales:
 Conservación durante el periodo exigido por la legislación (normalmente 4-6
años).
 Registro obligatorio en los libros de IVA (Libro de facturas emitidas y Libro de
facturas recibidas).
 Inclusión de todos los elementos obligatorios: NIF, fecha, base imponible, tipo
impositivo, cuota y total.

La correcta aplicación de procesos de control garantiza una gestión eficiente, minimiza

errores y mejora la toma de decisiones. Registrar pedidos con precisión, mantener
actualizado el inventario y gestionar de forma ordenada las facturas emitidas y recibidas
son prácticas fundamentales para cualquier organización comercial.

📖 Normativa oficial

 Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido

(LIVA). BOE.
 Ley Orgánica 3/2022, de Ordenación e Integración de la Formación
Profesional. BOE.
 Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento que regula las obligaciones de facturación. BOE.
 Código de Comercio Español. Última actualización disponible en BOE.

📘 Libros y manuales técnicos

 Ballestero, A. (2021). Gestión administrativa de compraventa. Editex.

 Rubio, M. y Calero, J. (2020). Gestión logística y comercial. McGraw-Hill.
  García, C. (2022). Gestión de aprovisionamiento y control de almacén. Editorial
Paraninfo.
 Muñoz, J. (2021). Procesos de compra y aprovisionamiento. Altamar.

🌐 Fuentes digitales y organismos oficiales

 Agencia Tributaria (AEAT) – https://www.agenciatributaria.es

(Información actualizada sobre facturación, IVA, obligaciones fiscales).
 Ministerio de Educación y Formación Profesional –
https://www.educacionyfp.gob.es
(Desarrollo curricular, normativa educativa, módulos profesionales).
 Instituto Nacional de Estadística (INE) – https://www.ine.es
(Datos sobre comercio, consumo y empresas).
 Organización Internacional de Normalización (ISO) – https://www.iso.org
(Normas de calidad y homologación de proveedores).