Planeación de diagnóstico
Información a partir del diagnóstico
Un diagnóstico permite identificar qué sucede en una institución, tanto al
interior como al exterior, incluso, en un área específica; desde luego,
contar con la información pertinente ayuda a prevenir conflictos,
solucionar problemas, mejorar la organización o los servicios que se
brindan, etc. El diagnóstico da la posibilidad de replantear aquello que no
funciona, o bien, mejora lo que ya marcha adecuadamente; por
consiguiente, un diagnóstico puede requerirse cuando la institución se
encuentra:
Las causas mencionadas apuntan hacia el hecho de que un diagnóstico,
además de una necesidad, debe justificarse y establecer un problema por
solucionar. Para lograr lo anterior, es vital tener información básica de la
institución o el área. Así, el archivista necesita indagar entre quienes
intervienen en el proceso: directivos, trabajadores y usuarios. Cada
formulación “dice algo” sobre el objeto de estudio, que servirá como
punto de partida. Algunos planteamientos en la guía son:
1. ¿Qué tipo de institución es —pública, privada, paraestatal,
nacional, regional, etc.—?
2. ¿Cuáles serían sus antecedentes —la historia y los procesos que
sirvieron a su creación—?
3. ¿Cómo está estructurada —organigrama—?
4. ¿Bajo qué marco legal se rige y cuáles son los reglamentos,
normas y manuales vigentes que le competen?
5. ¿Qué factores organizacionales sobresalen —misión, visión y
filosofía—?
6. ¿Qué tipo de servicios o funciones tiene al interior —
trabajadores— y al exterior —usuarios, otras instituciones—?
7. ¿Cómo son los procesos de comunicación entre directivos,
directivos con trabajadores, trabajadores con usuarios y, desde
luego, con otras instituciones?
8. ¿Qué características sobresalen en los trabajadores —habilidades,
actitudes, escolaridad, conducta, liderazgo—?
9. En relación con la infraestructura, ¿cuáles son sus ventajas y
limitantes?
10. ¿Qué información y tipología documental genera a partir de las
funciones y la organización de la institución? En este sentido, se
debe considerar:
a) ¿Cómo se clasifica y se organiza?
b) ¿En dónde se resguarda?
c) ¿En qué condiciones se reproduce?
d) ¿Cuáles son los niveles de seguridad y preservación?
e) ¿Cómo puede consultarse?
11. ¿Cuáles son los factores más representativos en los usuarios?
La información, a partir de la guía, permite establecer un panorama
general y elemental de la institución; sin embargo, es necesario:
• Considerar la posibilidad de que no se reúnan todos los datos, pues
dicha organización puede carecer de algunos; por ejemplo: no
contar con reglamentos ni manuales de operación o no tener
claridad con sus antecedentes. Cabe mencionar que la ausencia de
dichos datos apunta, paralelamente, al problema que se tiene.
• Delimitar qué de todo lo que emergió es prioritario para la institución,
al menos, en una primera fase y, quizá, si las condiciones lo permiten,
continuar atendiendo las otras problemáticas de manera gradual.
• Para acceder a la información, el archivista necesita, de entrada,
realizar una investigación inicial que se caracteriza por observar,
preguntar, consultar los materiales que se tengan, revisar bibliografía
representativa y, desde luego, se entiende que cuenta con la
autorización para indagar.
Diseño del diagnóstico
Una vez que se tiene la información inicial, se da paso al diseño del
diagnóstico, proceso que reside en determinar la estrategia y el trayecto
que habrá de seguir:
1. Determinar el área o el rubro que se estudiará a profundidad.
2. Justificar la relevancia del diagnóstico; es necesario subrayar los
beneficios para la organización, las personas y los usuarios, según
sea el caso. Una buena argumentación clarifica el espacio, la
temporalidad y los actores sociales con quienes se verá inmerso.
3. Identificar el problema que se tratará de explorar.
4. Establecer los objetivos:
a) Objetivos generales
b) Objetivos específicos
5. Definir el plan de trabajo y el cronograma de actividades.
6. Diseñar los instrumentos metodológicos pertinentes, ya sean
cuantitativos o cualitativos, así como su aplicación.
7. Procesar y analizar la información obtenida.
8. Establecer gráficos y resultados.
9. Enlistar las recomendaciones a corto, mediano y largo plazo; es
decir, retroalimentar.
10. Realizar la autoevaluación de todo el proceso por parte del
archivista; esto último permitirá identificar aciertos y desaciertos.
Diseño de ficha de diagnóstico
Desde luego, hay varios tipos de fichas: antropométrica, estudiantil,
técnica, etc. La ficha permitirá explorar y reunir datos que concreten el
diagnóstico y perfilen, más adelante, una adecuada encuesta. Para ello,
se establecen campos pensados en función del lugar y las personas con
las cuales se trabajará; también debe considerarse la forma en la que se
recopilará la información, así como otros materiales que ayuden al
diagnóstico —fotografías, por ejemplo—. De esta manera, la ficha se
convierte en un instrumento de apoyo, susceptible de interpretar, a fin de
analizar la información que derive de ésta; algunos aspectos a considerar
son:
• Puede diseñarse más de una ficha; todo depende de lo que se
desea trabajar; así, puede diseñarse una ficha general y otra según
las áreas por revisar. Los campos se establecen a partir de lo que se
necesita recopilar.
• La información puede recopilarse de manera presencial —directa—,
o mediante el manejo de una plataforma —indirecta—.
• La ficha proporciona un conocimiento previo del tema o espacio
seleccionado; por eso, se diseña en función de lo que se necesite
indagar.
• Al momento de diseñar la ficha, es importante considerar el campo
de las observaciones.
• Es necesario diseñar la estrategia con la cual se abordará a las
personas; ésta debe ser respetuosa, amable, fluida, con autorización,
según los tiempos y lugares sugeridos; hay que tratar de que las
personas se sientan cómodas, pues, en caso de que no sea así,
afectaría cuando se aplique el instrumento de encuesta.
• Se diseñarán fichas para diferentes áreas o personas, lo que permite
cruzar información.
Por ejemplo, en el caso de que se tratara del diagnóstico de un archivo,
éstos podrían ser algunos campos de la ficha:
Nombre de la
institución
Tipo Público Privado Otro
Soporte Documento Hemerográfico Fotográfico
Fílmico Sonoro Digital
Volumen
Clave
Domicilio
Tipo de archivo Trámite Concentración Histórico
Personas que Base Confianza Sindicalizado Otro
laboran
Distribución de Oficinas Área Área de Área Área Otro
espacios de consulta para de
acervo eventos bibliot
eca
Principales - Costos
servicios -
-
-
-
Usuarios Internos Externos Nacionales Extranjeros
Institución de Hombres Mujeres
procedencia
Adjuntar
organigrama
(JPG/PDF)
Adjuntar
fotografías
(JPG/PDF)
Fortalezas que
se identifican
Factores por
trabajar
Observaciones
Manejo de datos
Una vez que se diseñó una ficha o formulario que permitió la recolección
de información, ya fuera en papel o en un soporte electrónico, toca el
turno de considerar dónde y cómo se va a resguardar dicha información,
no sólo por si contiene datos reservados, también para garantizar el
acceso. Estamos hablando, por tanto, de los procesos que deben
considerarse para trabajar con la primera fase de la información. Algunos
factores son:
• Identificar lo más relevante que se obtuvo, así como aquello que
faltó en un primer acercamiento; de esta forma, el diagnóstico
resulta más preciso.
• En los últimos años, el manejo de datos se ha perfilado más hacia los
medios analógicos, lo que permite que la información obtenida
pueda usarse constantemente y reproducirse, incluso, años después.
• La revisión de los datos permite también verificar la validez, la
calidad, la utilidad o la imprecisión de los mismos.
• A partir de este proceso, se genera el primer reporte de resultados,
ayudando así a un diagnóstico eficiente, un buen instrumento de
trabajo y, desde luego, a enlistar opciones para lo que se desea
atender o resolver.
• Perfila la necesidad de otras fuentes por indagar, con el objetivo de
integrar, de mejor forma, el diagnóstico.
Fuentes de consulta
Básicas
Bibliografía
Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. (2010). Metodología de la
investigación (5.a ed.). Ciudad de México: McGraw-Hill.
Robbins, S. P. y Judge, A. T. (2009). Comportamiento organizacional (13.a
ed.). Naucalpan, Estado de México: Pearson Educación.
Rojas, R. (2001). Guía para realizar investigaciones sociales. Ciudad de
México: Plaza y Valdés Editores.
Complementarias
Bibliografía
Díaz, E. (Ed.) (2010). Metodología de las ciencias sociales. Buenos Aires:
Biblos.
Giroux, S. y Tremblay, G. (2004). Metodología de las ciencias humanas. La
investigación en acción. Ciudad de México: Fondo de Cultura Económica.
Rojas, R. (2010). El proceso de la investigación científica. Ciudad de
México: Trillas.
