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Excel
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel
Desde Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en
Inicio, se abrirá el menú principal de Windows desde el que poder acceder a la mayoría de
opciones y programas del sistema operativo. Para poder encontrar la aplicación de Excel,
deberemos pulsar en Todas las aplicaciones , que es la
primera opción de este menú comenzando por abajo.
Una vez hecho esto, veremos un listado de aplicaciones ordenado por orden alfabético. En él
aparecen todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo y, desplazándonos
verticalmente hasta la letra E (ya sea con el ratón o con la barra de desplazamiento vertical),
encontraremos la aplicación Excel, sobre la que pulsaremos para abrir una nueva hoja de
Excel.
Presionando la tecla WIN+R
También puedes ingresar de un acceso directo que puede tener ene l escritorio o en la barra
de tareas.
Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón Cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha
de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú y elegir la opción Cerrar
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LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:
Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos
mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los
nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas
las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
FICHA ARCHIVO
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Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás
ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo
Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por
teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir.
Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen
un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrará un
panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie
de la ventana Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o
hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina
superior izquierda.
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LAS BARRAS
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los
botones para Minimizar , Maximizar y Cerrar.
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como
Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello,
desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo
clic sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha
de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces
clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De
forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la
opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos..
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La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene
todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña,
accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y
Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma
puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un
gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones
especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
- Es posible que en la versión de Excel que tengas instalada en tu equipo visualices otras
fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el
ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo
herramientas y funcionalidades.
Esta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún
momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el
menú Archivo > Opciones
> Personalizar cinta de opciones.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números
semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de
más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con
forma rectangular con una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha
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La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero
esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar
zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También
dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas más adelante.
AYUDA
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el Asistente
¿Qué desea hacer?:
. Si quieres saber más sobre cómo usar la
herramienta
¿Qué desea hacer?
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Nos recomendará acudir a Office.com
para obtener ayuda, tutoriales, artículos, vídeos...
Un método adicional que ha aparecido en esta versión Excel es el de la Búsqueda inteligente.
Seleccionando un término (por ejemplo, "alemania") en los datos de nuestro libro de trabajo,
haciendo clic derecho y pulsando Búsqueda inteligente, accederemos a información relevante
sobre dicho término proveniente del buscador Bing de Internet.
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Iniciando en Excel
Para iniciar vamos a ver como introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en
Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para
la creación de hojas de cálculo.
MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la
pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la
hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
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Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la
barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO
Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1
hoja de cálculo aunque podemos agregar más haciendo clic cobre el botón .
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás cómo en nuestro caso hemos agregados nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos
un total de 8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la
Hoja4.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaña
Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para visualizar a partir de
la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja
siguiente a las que estamos visualizando.
Si el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar las
últimas hojas.
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Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta
de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto
y aparecerán desactivados.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del
libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en
el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos
a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la
celda contigua hacia la derecha.
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CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda
a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda.
Tendremos que comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero
al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a
la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
MODIFICAR DATOS
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más
tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda
adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente
a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es
cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
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TIPOS DE DATOS
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen,
Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =.
ERRORES EN LOS DATOS
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que
ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar
utilizando el botón No.
Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un símbolo en la
esquina superior izquierda similar a este:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el
error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro,
siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
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Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que
todas las demás fórmulas adyacentes (por ejemplo, que ésta sea una resta y todas las demás
sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos
utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la
esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa.
#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede
ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando
una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO!
cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
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