La Robótica de Procesos Automatizados (RPA), por sus siglas en inglés Robotic Process
Automation, es una tecnología que utiliza "robots" de software (o bots) para emular y
automatizar acciones humanas al interactuar con sistemas digitales y aplicaciones
informáticas. Estos "robots" no son máquinas físicas, sino programas informáticos que residen
en una computadora o servidor.
Imagina que tienes una tarea en tu computadora que haces repetidamente cada día: abrir un
correo electrónico, copiar ciertos datos de él, pegarlos en una hoja de cálculo, luego iniciar
sesión en un sistema, ingresar esos datos en varios campos y finalmente hacer clic en
"guardar". Un ser humano puede tardar varios minutos y es propenso a errores. Un bot RPA
puede ser "entrenado" para realizar exactamente esos mismos pasos.
¿Cómo funciona y para qué sirve?
1. Imita Acciones Humanas: El RPA trabaja a nivel de la interfaz de usuario (GUI), lo que
significa que el bot interactúa con el software de la misma manera que lo haría una
persona: haciendo clics, escribiendo en campos de texto, copiando y pegando
información, abriendo y cerrando aplicaciones. Esto permite que el RPA se integre con
casi cualquier sistema, incluso con software antiguo o sin APIs (interfaces de
programación de aplicaciones) modernas.
2. Basado en Reglas y Repetitivo: Es ideal para automatizar tareas que son:
○ Repetitivas: Se realizan de forma frecuente.
○ Basadas en reglas: Siguen un conjunto claro y predefinido de pasos lógicos.
○ De gran volumen: Involucran una gran cantidad de transacciones o datos.
○ Propensas a errores: Donde el cansancio humano puede llevar a equivocaciones.
3. No es Inteligencia Artificial (IA) Avanzada: Es importante distinguirlo de la IA. Un bot
RPA no "piensa" ni "aprende" por sí mismo para tomar decisiones complejas o resolver
problemas no previstos. Simplemente ejecuta las instrucciones para las que ha sido
programado. Aunque puede combinarse con IA (por ejemplo, para interpretar documentos
no estructurados), su núcleo es la automatización de flujos de trabajo definidos.
Aplicaciones Comunes (especialmente en Contabilidad y Finanzas):
En el ámbito contable, el RPA es extremadamente valioso para automatizar:
● Entrada de Datos: Copiar información de facturas, recibos o extractos bancarios a
sistemas ERP o contables.
● Conciliaciones: Comparar automáticamente registros contables con extractos bancarios o
de proveedores.
● Generación de Informes: Recopilar datos de diferentes sistemas y combinarlos para
crear informes estandarizados.
● Procesamiento de Facturas: Extraer datos de facturas de proveedores, validarlos y
cargarlos en sistemas de cuentas por pagar.
● Gestión de Cuentas por Cobrar/Pagar: Enviar recordatorios de pago o registrar pagos
automáticamente.
● Preparación de Datos: Limpiar, transformar y migrar datos entre aplicaciones.
Propósito Principal:
El objetivo fundamental de la RPA es mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y
minimizar errores humanos. Al liberar al personal de tareas monótonas y repetitivas, permite
que los empleados se concentren en actividades de mayor valor añadido, como el análisis
crítico, la resolución de problemas complejos, la innovación o la interacción directa con el
cliente. Esto no solo impulsa la productividad general de la organización, sino que también
puede mejorar la satisfacción laboral al transformar roles y permitir un trabajo más estratégico.
