A continuación, se realiza el análisis del caso planteado desde la perspectiva
presupuestal, contable y de control interno, conforme a las normas del Sistema Nacional
de Contabilidad y el Sistema Nacional de Presupuesto del Perú:
1. ¿Es correcta la clasificación presupuestal utilizada por la entidad?
¿Por qué?
Sí, es correcta.
La genérica del gasto 2.3 "Bienes Muebles, Suministros y Repuestos" corresponde a
la adquisición de bienes muebles, dentro de los cuales se incluyen equipos
informáticos como laptops. Esta clasificación es adecuada para registrar la compra de
bienes que no forman parte del activo fijo (si el costo unitario es menor al límite
establecido) o que tienen carácter de inventario.
No obstante, si el costo individual de cada laptop supera el umbral establecido por la
Directiva de Bienes Patrimoniales (actualmente 1 UIT), y si se trata de bienes de uso
duradero con vida útil mayor a un año, podría corresponder la clasificación bajo
genérica 2.6 "Activo no financiero", específicamente en el subgenérica de activos
muebles.
Se recomienda validar el costo unitario de cada laptop para confirmar si se clasificaron
correctamente como gasto o si debieron registrarse como activo.
2. ¿Fue correcta la contabilización de la compra por parte de la entidad?
¿Por qué?
Depende del costo unitario de los bienes.
Si las laptops tienen un costo unitario menor al umbral de capitalización (1
UIT), entonces su registro como gasto en la cuenta de bienes y suministros es
correcto, pues son considerados de consumo inmediato o inventario, y no se
capitalizan.
Si superan ese umbral y califican como activos, debieron registrarse como
activo fijo (cuenta 33) y no como gasto, siendo necesaria su depreciación
futura.
Por lo tanto, la contabilización es correcta solo si los bienes no calificaban como
activos fijos.
3. ¿Fue correcto el periodo en el que la contabilidad registró la
operación? ¿Por qué?
Sí, fue correcto.
Según las normas del Sistema Nacional de Contabilidad, el devengado se produce
cuando la entidad recibe el bien y se otorga conformidad, momento a partir del cual
se genera la obligación de pago.
En el caso, la conformidad fue otorgada el 19.04.2025.
El devengado fue registrado en el SIAF el 03.05.2025.
Aunque el registro del devengado ocurrió días después, lo importante es que se haya
realizado dentro del mismo mes o de forma oportuna en relación con la
conformidad. Dado que el devengado no excede plazos irrazonables y no se cruzó con
el cierre del mes ni con el mes siguiente de ejecución, se considera aceptable.
4. Si fueras el contador de la entidad, ¿harías lo mismo o cambiarías
algún tratamiento contable para registrar la operación?
Cambiaría el tratamiento si el bien supera el umbral de activo.
Si las laptops deberían ser activos fijos, haría el siguiente tratamiento:
o Registrar en cuenta 33 (Activo fijo – Equipos de procesamiento de
datos).
o Capitalizar los bienes y comenzar su depreciación.
o No se reconocerían como gasto inmediatamente.
Si no superan el umbral:
o Mantendría el registro como gasto bajo cuenta 62 – Bienes y
suministros.
Adicionalmente, recomendaría que la verificación de conformidad técnica se haga de
manera más exhaustiva antes del devengado, para evitar inconsistencias como el
reporte de daños posterior.
5. ¿Tiene algún efecto contable posterior los daños ocasionados en los
productos por causas inherentes al almacenamiento? ¿Por qué?
Sí, puede tener efectos contables.
Dado que el daño se produjo después de la conformidad y se originó por causas
internas (almacenamiento), no se puede afectar la obligación de pago ni revertir el
gasto ya devengado. Sin embargo, contablemente:
Si las laptops eran inventario o activos, y han sufrido pérdida o deterioro, debe
reconocerse una pérdida por deterioro o baja de bienes, dependiendo del
grado del daño.
El registro contable sería en la cuenta de otros gastos (por pérdida de activos) y
la baja del bien en el auxiliar correspondiente.
Además, podría implicar una responsabilidad administrativa si el daño fue causado
por negligencia o mala manipulación.
6. ¿Qué recomendaciones harían como equipo para mejorar el control,
registro y proceso en este tipo de operaciones?
Recomendaciones:
1. Mejorar el procedimiento de recepción de bienes:
o Realizar pruebas de funcionamiento antes de otorgar conformidad.
o Registrar fotográficamente y con acta los bienes entregados.
2. Capacitar al personal en criterios de clasificación presupuestal y contable:
o Para diferenciar entre bienes de consumo y activos fijos.
3. Coordinar mejor entre almacén, logística y contabilidad:
o Establecer protocolos claros para el flujo de información desde la entrega
hasta el devengado.
4. Implementar controles internos en el área de almacén:
o Buenas prácticas de almacenamiento.
o Responsabilidad documentada del personal a cargo.
5. Utilizar formatos de check-list para la recepción de bienes:
o Que incluyan verificación de estado físico y funcionamiento.
6. Establecer políticas de inventario:
o Para tener claridad sobre bienes capitalizables y de consumo.
7. Realizar auditorías internas periódicas:
o Para detectar errores u omisiones en la ejecución presupuestal y contable.
