METODOLOGÍA DE LA
auditoría administrativa
Metodologia de la auditoria administrativa
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir
como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases
de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se la ha dividido en etapas.
Las etapas que integran la metodología son:
Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
Seguimiento
FUENTES DE INFORMACIÓN
Las fuentes de información representan las instancias internas y
externas a las que se puede recurrir para captar la información
que se registra en los papeles de trabajo del auditor
INTERNAS EXTERNAS
Órganos normativos (ofi ciales y
Órganos de gobierno
privados)
Órganos de control interno Competidores actuales y
Socios potenciales
Niveles de la organización Proveedores actuales y
Unidades estratégicas de potenciales
negocio Clientes o usuarios actuales y
Órganos colegiados y equipos potenciales
de trabajo Grupos de interés
Organizaciones líderes en el
Sistemas de información
mismo giro industrial o en otro
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Tiene como propósito conocer de forma general el
entorno organizacional, establecer los primeros
contactos con los directivos y recolectar
información básica que permita entender la
naturaleza de la entidad auditada. Durante esta fase
se identifican de manera inicial los problemas más
evidentes y se determinan las áreas que serán
objeto de revisión más profunda.
Determinar las necesidades específicas.
Identificar los factores que requieren de atención.
Definir estrategias de acción.
Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.
Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
Especificar el perfil del auditor.
Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
PREPARACIÓN DEL PROYECTO
DE AUDITORÍA
Con base en la información preliminar se debe proceder a
preparar la información nece s aria para instrumentar la auditoría,
la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el
programa de trabajo.
Naturaleza Tipo de auditoría que se pretende realizar.
Alcance Área(s) de aplicación
Antecedentes Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramiento previos.
Objetivos Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
Estrategia Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos.
Justificación Demostración de la necesidad de instrumentarla.
Acciones Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
Costo Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
Resultados Beneficios que se espera lograr.
Identifi cación Nombre de la auditoría.
Responsable(s) Auditor a cargo de su implementación.
Área(s) Universo bajo estudio.
Clave Número progresivo de las actividades estimadas.
Actividades Pasos específi cos para captar y examinar la información.
Fases Defi nición del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
Representación gráfi ca Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
Formato Presentación y resguardo de avances.
Reportes de avance Seguimiento de las acciones.
Periodicidad Tiempo dispuesto para informar avances
DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
Se debe preparar un marco de referencia que fundamente la
razón por la que surge la necesidad de auditar.
Para ello, se deben considerar los siguientes elementos:
Génesis de la organización
Infraestructura
Forma de operación
Posición competitiva
INSTRUMENTACIÓN
se seleccionan y aplican las técnicas de recolección más viables, se
eligen indicadores, manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la
supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.
TECNICAS DE RECOLECCION
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada se puede
emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas:
• Investigación documental
• Observación directa
• Acceso a redes de información
• Entrevista
• Cuestionarios
• Cédulas
MEDICIÓN
a medición se puede visualizar desde dos perspectivas: de
forma y de fondo. Para la pri m era se utilizan las escalas de
medición; para la segunda, los componentes del proceso
administrativo, elementos específi cos e indicadores.
PAPELES DE TRABAJO
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el
auditor tiene que hacerlo en papeles de trabajo: registros en
donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados,
las pruebas realizadas, la información obtenida y las
conclusiones a las que se llega.
EVIDENCIAS
La evidencia representa la comprobación fehaciente de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditoría.
La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Física
Documental
Testimonial
Analítica
SUPERVISIÓN DEL TRABAJO
Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa
aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión del
trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre
quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.
Examen
El examen consiste en dividir o separar los elementos
componentes de los factores bajo revisión para conocer la
naturaleza, características y origen de su comportamiento.
ENFOQUES DEL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Los enfoque del análisis administrativo constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para
complementar sus observaciones. Estas importantes herramientas de trabajo le posibilitan:
.
Fortalecer el examen de los resultados de la organización.
Considerar elementos o circunstancias que inciden en los resultados.
Tener un perfil más claro de los niveles de eficacia.
Asociar el uso de los recursos con las técnicas de trabajo.
Determinar el grado de consistencia de cada uno de los procesos.
FORMULACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO
Este es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en
información concreta que puede cuantificarse y cualificarse.
Base conceptual
Base conceptual
Contenido
INFORME
Al finalizar el examen de la organización, de acuerdo con el
procedimiento correspon d iente, y una vez que se han
seleccionado los enfoques de análisis organizacional y
cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, es
necesario preparar un in f orme, en el cual se consignen los
resultados de la auditoría e identifique claramente
Ávila Quintero Ramón Eduardo
Barraza Granados Jonathan Rafael
Iturrios Zamora Rosario Sinaí
Rodriguez Márquez Manuel Guadalupe
