TIPO DE COPIA
PROCEDIMIENTO
PROGRAMA DE TAELNTO CONTROLADA NO CONTROLADA
HUMANO
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CÓDIGO
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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMA NTC-ISO 9001:2015
PROGRAMA DE TALENTO HUMANO
FECHA NOMBRE CARGO FIRMA
COORDINADORA
REALIZÓ 21-02-2021 LAURA HENRIQUEZ
DE CALIDAD
GERENTE
REVISÓ 22-02-2021 BETSI ROMERO F.
GENERAL
GERENTE
APROBÓ 25-02-2021 BETSI ROMERO F.
GENERAL
FECHA DE EDICIÓN 25-02-2021 VERSIÓN No. 2
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1. PROPÓSITO
Determinar las actividades necesarias para garantizar que el personal que realice trabajos que afecten la calidad de la prestación
del servicio sea competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas desde su reclutamiento
hasta su posible retiro. También que sea consciente de su impacto en el SGC de la empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento se inicia desde la determinación de necesidad de reclutar personal para la organización y termina en las
actividades de retiro del personal reclutado.
3. RESPONSABLE
Gerente General
4. DEFINICIONES
Oferta de trabajo: disponibilidad de personas que poseen la cualificación requerida que necesita la organización.
Demanda de trabajo: número de personas que necesita la empresa.
Planificación de recursos humanos: es el proceso que sigue la empresa para garantizar que cuenta con el número de personas, con
las competencias adecuadas, para poder suministrar el servicio.
Reclutamiento: es el procedimiento por el que se genera un grupo de candidatos cualificados con las competencias determinadas
para el puesto de trabajo.
Selección: es el procedimiento por el que se toma la decisión de quien se puede contratar.
Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.
5. MARCO LEGAL Y/O NORMATIVO
Resolución del Ministerio de Protección Social 3100 de 2019 Estándar de Recursos Humanos.
NTC ISO 9001:2015
6. CONDICIONES GENERALES
El Coordinador de Calidad y el Gerente General son los responsables de ejecutar este procedimiento y el Coordinador de Calidad
es responsable de controlar este procedimiento.
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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
QUE QUIEN COMO
No.
Según las actividades normales de la institución, por ampliación en la
oferta de los servicios o por reemplazo del personal, se establece
cuánto y qué tipo de personal se requiere.
Determinar necesidades Gerente General y Publicar AVISO DE VACANTE por medios informativos: redes sociales,
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de reclutamiento de Dueños de procesos Radio, Cartelera, Bolsa de empleo del Sena, etc.
personal.
Recibir HOJAS DE VIDA de los aspirantes.
El aviso de vacante tiene un formato libre y no se codifica.
Se llama a las personas preseleccionadas se les asigna una cita.
-El Gerente General realiza la entrevista y se selecciona el candidato
con mejor entrevista. Diligenciar el registro ENTREVISTA DE
Seleccionar al personal Gerente General y CANDIDATOS.
2 reclutado. Coordinador de Proceso
Se le informa al candidato el salario que la empresa estaría en
capacidad de ofrecerle, el tipo de contrato, horario y demás condiciones
laborales.
Se verifican las referencias y títulos del personal a vincular
Se informa por correo electrónico, mensaje de WhatsApp o llamada
telefónica al candidato seleccionado informándole que fue escogido
para la ocupar la vacante en la institución.
El candidato seleccionado entrega los documentos solicitados para su
vinculación laboral.
Se procede a realizar la respectiva vinculación laboral realizando las
afiliaciones a EPS, ARP, FONDO DE PENSIONES y CESANTIAS y
Vincular al personal Auxiliar contable y de
3 CAJA DE COMPENSACIÓN (cuando la contratación es por nómina).
reclutado. facturación
Diligenciar y firmar la especificación CONTRATO LABORAL A
TERMINO FIJO o Por SERVICIOS incluyendo las funciones propias del
cargo, entregar copia a la persona seleccionada y archivar el original en
el fólder HOJA DE VIDA del empleado junto con los demás
documentos generados.
Diligenciar o actualizar el listado PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN.
Cuando ingresa a laborar en la organización una persona, es
reingresada o promovida en cualquier área de trabajo se siguen
Realizar inducción al Jefe inmediato y el
4 siguientes pasos se le hace una inducción de acuerdo al registro
personal vinculado. Coordinador de Calidad
CONTROL DE INDUCCIÓN DE PERSONAL.
Formar al personal. Cuando al realizar la inducción de personal se evidencia necesidad de
5 Coordinador de Calidad formación en la persona al que se le realizó la inducción, se procede a
y capacitador. dar solución de la siguiente manera:
1. Definir necesidades de formación:
El Coordinador de Calidad al ingresar un nuevo persona de acuerdo al
MANUAL DE FUNCIONES, después de realizar la evaluación de
actitudes, del desempeño de conocimientos y en el puesto de trabajo
de cada persona o al ingresar una nueva tecnología, se establecen las
necesidades de formación que se requiere y se lo comunica al Gerente
General.
- Para determinar la necesidad de formación en conocimientos se
diligencia el registro EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL
PERSONAL anualmente a cada persona.
De cada evaluación se consolidan los datos y se analizan los resultados
obtenidos haciendo un informe para la Gerencia General con las
debidas propuestas de mejoramiento, haciendo retroalimentación de los
resultados con el personal evaluado.
Diligenciar el registro PLAN DE CAPACITACIONES DE LA
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QUE QUIEN COMO
No.
ORGANIZACIÓN.
2. Planear y programar la formación:
Determinar métodos de formación: Cursos, talleres internos, externos,
entrenamiento, asesoría en el sitio de trabajo, autoformación. Ver
MANUAL DE FUNCIONES.
Comunicarse con la entidad o persona que realizará la capacitación y
divulgar la fecha y hora de la capacitación entre los participantes.
3. Proveer la formación:
Gestionar los recursos para la formación: lugar, equipos, material de
apoyo, impreso, sistema e Internet y documentos necesarios.
4. Realizar la formación:
Realizar la capacitación y controlar la asistencia en el registro
ASISTENCIA A CAPACITACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO. Solicitar al
capacitador que firme el registro.
Solicitar certificado de la capacitación (si aplica). Para las
capacitaciones internas (entrenamientos) no se requiere dar
certificación, sólo es necesario controlar la asistencia en el registro
ASISTENCIA A CAPACITACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO.
Para las capacitaciones externas, la certificación de la capacitación es
evidencia de la asistencia de la persona.
Almacenar los registros generados en sus respectivas carpetas.
Almacenar la Certificación del curso en la hoja de vida de la persona.
5. Evaluar la formación:
Evaluar al capacitador y la capacitación (lo hace la persona capacitada)
diligenciando el registro EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y/O
ENTRENAMIENTO y evaluar la eficacia de la capacitación (lo hace el
Coordinador Calidad y el superior inmediato) 1 mes después de haber
recibido la capacitación diligenciando en el registro EVALUACIÓN DE
LA CAPACITACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO en el ítem EVALUACIÓN
DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO
RECIBIDA.
Almacenar en cada hoja de vida de las personas capacitadas.
En caso de encontrar alguna no conformidad aplicar el
PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO DE NO CONFORMES.
Almacenar los registros generados en sus respectivas carpetas
Al evaluar las competencias del personal o al término de su contrato de
trabajo se decide si el persona continúa en su puesto de trabajo, es
promovido o retirado de su cargo.
Retención, Promoción y
Gerente administrativo o
6 Retirar del persona. Si la persona es promovida se le informa por escrito en un
Gerente General
memorándum y se realiza la inducción en el nuevo puesto de trabajo.
Si el persona es retirado se le informa por escrito en un memorándum.
Gerente administrativo Cada vez que una persona necesite ausentarse de su puesto de trabajo
7 Controlar el ausentismo debe llenar el registro AUTORIZACIÓN DE AUSENTISMO DE
del personal PERSONA y entregarlo al Gerente Administrativo quien autoriza o no la
ausencia y le entrega una copia del registro a la persona.
En caso de que la persona se ausente sin haberlo informado
previamente el Gerente Administrativo registra la novedad en el registro
CONTROL DE AUSENTISMO DEL PERSONAL e informa por escrito la
respectiva sanción según el REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
(si aplica).
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QUE QUIEN COMO
No.
Se almacena en la hoja de vida del persona el registro AUTORIZACIÓN
DE AUSENTISMO DE PERSONAL y la comunicación escrita de la
sanción impartida (si aplica)
8. CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES REALIZADOS AL DOCUMENTO
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Se ingresan los cargos de auxiliar de servicios generales y Asistente
Administrativo en el manual de funciones.
Se le define a cada cargo el ítem Gestión del ambiente para la operación de la
organización y conocimiento de la organización.
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Se actualizan las descripciones generales y se ingresa el registro de Verificación
de la entrevista y verificación de los soportes de la hoja de vida.
Se elabora para publicar el reglamento interno de trabajo
9. BIBLIOGRAFIA
No aplica
10. ANEXOS
No aplica
