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TRABAJO PRÁCTICO:

ASIGNATURA: Sistemas de Información I

CÓDIGO: 335

FECHA DE ENTREGA AL ESTUDIANTE: A partir de la primera semana de

presentación de pruebas, a través del asesor de la asignatura de su Centro Local

FECHA DE DEVOLUCIÓN: El informe correspondiente al trabajo práctico será

entregado por el estudiante anexo a la segunda prueba integral de la asignatura.
Si el estudiante logró todos los objetivos de la prueba en la primera integral,
entregara el trabajo práctico al supervisor de pruebas de la segunda integral.

NOMBRE DEL ESTUDIANTE: LUIS BERRIO

CÉDULA DE IDENTIDAD: 7953091

TELÉFONO DEL ESTUDIANTE: 0416-6181511

DIRECCIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO: SUMIBER@GMAILCOM

CENTRO LOCAL: METROPOLITANO

CARRERA: 236

NÚMERO DE ORIGINALES: 61

LAPSO: 2019-2
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Contenido
1. INTRODUCCION. ........................................................................................... 4

Situación planteada ..................................................................................... 5

2. METODOS Y PROCEDIMIENTOS. ................................................................ 9

* Fase Inspección. ........................................................................................... 9

* Fase Estudio. .............................................................................................. 11

*Fase de Definición. ...................................................................................... 11

3. HECHOS Y DETALLES/ANALISIS. .............................................................. 12

3.1. APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACION DE HECHOS. ................... 12

3.2. DEFINIR EL AMBITO DEL PROYECTO. ............................................... 13

3.2.1. Modelos de Datos. ........................................................................... 13

3.2.2. Modelo de Proceso (DFD de Contexto). .......................................... 14

3.2.3. Modelo de Redes (Contextual). ....................................................... 17

3.3. CLASIFICAR PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y POSIBLES

SOLUCIONES. .................................................................................................. 20

3.4. PLAN DEL PROYECTO PROPUESTO. ................................................. 21

3.5. ANALISIS VIABILIDAD. .......................................................................... 25

3.6. ANALISIS DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES. .............................. 31

Prestaciones. ............................................................................................. 32

Información y Datos. .................................................................................. 33

Economía. .................................................................................................. 34

Control y Seguridad. .................................................................................. 34

Eficacia. ..................................................................................................... 35

Servicios. ................................................................................................... 35
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3.7. DEFINIR OBJETIVOS DEL SISTEMA.................................................... 36

3.8. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES. ...................................................... 37

3.9. MODELOS DE DATOS SISTEMA. ......................................................... 38

3.9.1. Definición de Entidades. .................................................................. 39

3.9.2. Atributos e Identificadores: ............................................................... 40

3.9.3. Matriz de Relaciones........................................................................ 43

3.9.4. Diagrama de Entidad-Relaciones (DER).......................................... 44

3.9.5. Diccionario del Proyecto (Modelo de Datos). ................................... 46

3.10. MODELO DE PROCESOS (NECESIDADES DEL PROCESO). .......... 49

3.10.1. DFD................................................................................................ 50

3.10.4. DFD de nivel primigenio. ................................................................ 54

3.10.5. Implantación de DFD en diccionario del proyecto. ......................... 54

3.11. MODELO DE REDES (NECESIDADES DE REDES)........................... 55

3.11.1. Diagrama de conexión de puestos del sistema .............................. 56

4. RECOMENDACIONES.............................................................................. 58

5. CONCLUSIONES. ..................................................................................... 59

.
 4

Sistemas de información I
Trabajo practico.
Luis Berrio,
CI: 7953091

1. INTRODUCCION.
A través del presente informe pretendemos cumplir con las actividades
necesarias para el análisis de una propuesta de un sistema de información
automatizado, cumpliendo con las fases correspondientes del análisis de un
sistema los cuales son inspección, estudio y definición.

La propuesta del sistema a analizar es: Sistema de Información para la

gestión de vacaciones y permisos remunerados del INDR. El cual permitirá
hacer más eficiente y efectivo los procesos asociados.

El estudio del sistema se iniciará en la segunda función del desarrollo de

sistemas (el análisis), la cual es objeto de este trabajo práctico. Por tanto, no
existe información previa contenida en un documento denominado Proyecto de
Sistemas, que se genera en la primera función del desarrollo de sistemas (la
planificación).

El presente informe cubre las actividades de las fases del análisis del sistema
para de esta forma entregar la lista de necesidades del sistema a la siguiente fase
del ciclo de vida del proyecto (diseño del sistema). Por lo antes señalado, el
presente informe presenta las técnicas de investigación de hechos utilizados
(entrevista y cuestionario), la definición del ámbito del proyecto mediante los
modelos contextuales de datos, procesos y redes, la clasificación de problemas y
oportunidades mediante el uso de la matriz de problemas/oportunidades, se
establece el plan del proyecto mediante el uso de los diagramas de Gantt y se
concluye la fase de inspección con el análisis de viabilidad usando las cuatro
técnicas universales de análisis (operativa, técnica, fechas y económica). El
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informe continua con la fase de estudio mediante el análisis de los problemas y

oportunidades usando la estructura PIECES y el establecimiento de los objetivos
del nuevo sistema. Para finalizar, la fase de definición se trata realizando los
modelos esenciales de datos, procesos y redes, usando la información recabada
hasta el momento incluyendo la otorgada por las técnicas de investigación de
hechos (para esta fase se usó la encuesta).

Todos los puntos tratados en las fases del análisis del sistema, son plasmados
en papel mediante la técnica del informe escrito de tipo factual, que es el que
están leyendo ahora y busca entregar las necesidades del sistema al equipo de
diseño que afrontara la siguiente fase del CVDS (diseño del sistema).

Situación planteada

Sistema de Información para la gestión de vacaciones y

permisos remunerados en el Instituto Nacional de
Deportes y Recreación.

El Instituto Nacional de Deportes y Recreación (INDR)1 es una dependencia del

Estado que se encarga de conducir las actividades orientadas al desarrollo
deportivo y recreativo de sus habitantes, principalmente de los estudiantes de los
diferentes niveles educativos. Su objetivos es promover el deporte entre los
estudiantes como parte de su formación integral y contribuir por medio del deporte
y la recreación a aliviar tensiones propias de la vida estudiantil, proporcionando la
relajación y liberación del estrés, predisponiendo al estudio.

El INDR tiene una plantilla de 2300 empleados, con antigüedad en la institución

entre 1 (uno) y veintiocho (28) años. Todos los empleados al cumplir un año en el
INDR, tienen derecho a un periodo vacacional, según lo estipula la ley respectiva:
de 1 a 4 años de antigüedad, les corresponde 15 días hábiles de vacaciones; de 5
a 9 años antigüedad, son 20 días hábiles de vacaciones; de 10 años de
antigüedad en adelante, les corresponde 25 días hábiles. Además, todos los
empleados tienen derecho a solicitar, de forma justificada, horas y días de permiso
remunerado (hasta tres días de permiso, lo autoriza el jefe inmediato; a partir de 4
días hasta indefinido, lo debe autorizar el presidente del INDR).
 6

El ente encargado de llevar el control de las vacaciones y permisos remunerados

es el Departamento de Personal, adscrito a la División de Administración de
Recursos Humanos de la Dirección de Recursos Humanos, y cuya composición es
un Director, tres Jefes de División y cuatro Jefes de Departamento.

Para la persona encargada de recursos humanos, es una de las tareas más

complicadas del año. De su habilidad para organizar el calendario de toda la
empresa dependerá que los trabajadores puedan disfrutar de sus vacaciones sin
que la productividad de la institución se vea resentida. Mantener actualizado el
calendario de ausencias y vacaciones de los empleados es fundamental para
gestionar un equipo eficiente y productivo.
Las acciones que lleva a cabo el Departamento de Personal con respecto a las
vacaciones son:

Información sobre el periodo vacacional: Se suministra la información al

respecto por escrito, a los empleados. Se explica cuáles son los periodos en los
que hay picos de trabajo, en los cuales las vacaciones son Restringidas, y se
discute los términos para evitar sorpresas de última hora para ambos lados
(Instituto y empleado).

Aclaración de las prioridades de la demanda interna:

Los jefes de división, personas conocedoras de las dinámicas del INDR, son
quienes gestionan las vacaciones de trabajadores de acuerdo con la demanda
interna. Teniendo cuidado en no restringir indebidamente el periodo de vacaciones
de los empleados (acumular periodos vacacionales, ya que un empleado no debe
dejar de disfrutar más de dos períodos vacacionales). Y tampoco hacer que
coincidan la totalidad de los empleados, de un departamento o división, de
vacaciones. Es conocido que la mayoría de los empleados prefieren tomar las
vacaciones en los meses de julio, agosto, y diciembre.

Definición de plazos

Se establece un plazo mínimo (planificación) para la presentación de los pedidos

de vacaciones. Así se contará con tiempo suficiente para proyectar el impacto de
la ausencia de estos empleados en la gestión del Instituto y organizar alternativas.
Con más tiempo para resolver estas cuestiones, se consigue solucionar
situaciones con márgenes mayores y evitar cualquier tipo de conflicto. La
planificación debe realizarse con un mes o hasta seis meses de anticipación.

Preparación del grupo para las ausencias

 7

Además de preparar al instituto para la ausencia de los trabajadores, es necesario

que el equipo también esté listo para manejar esto. Asegurarse que los
compañeros que cubrirán las funciones de los empleados en vacaciones conocen
todos los procesos que asumirán durante este periodo. Suministrar resúmenes de
las actividades en marcha, acceso a archivos relacionados y datos importantes
para el cumplimiento de las tareas.

Evitar la sobrecarga en los sectores

Al hacer el control de las vacaciones de empleados, se planifica para que no haya

una división desigual entre los diferentes departamentos y divisiones. Se intenta
alcanzar el equilibrio, es decir, no autorizar las vacaciones a muchos trabajadores
de un área al mismo tiempo que todo un equipo de otra área permanece
trabajando. Esto genera descompensación en los procesos y problemas internos.
Además de todo lo planteado, el Departamento de Personal realiza las siguientes
actividades:

• Informa a los empleados en todo momento de cuántos días de vacaciones les

corresponden. De esta manera, se evitarán conflictos innecesarios.

• Facilita a los empleados un registro de los días consumidos y pendientes por

consumir, para evitar males innecesarios e incluso algunas discusiones.

• Tramita las solicitudes de vacaciones con tiempo de antelación, de manera que

no afecte a la productividad de la empresa (de uno a seis meses de anticipación)

• Fomenta el diálogo entre los empleados y el instituto, para entender todas las
situaciones y organizar bien los equipos.

La solicitud de vacaciones5 una vez preparada por el empleado y firmada por el

jefe o los jefes, es enviada al Departamento de Personal para que este la valide y
autorice o no las vacaciones. Una vez validada, el departamento de personal le
responde al solicitante por escrito, la autorización o no del disfrute de vacaciones.
El Departamento de Personal también prepara un informe trimestral con la
información detallada de las vacaciones disfrutadas y pendientes por cada
empleado la cual es enviada a cada una de las unidades organizativas. En
relación con los permisos remunerados, cada división debe remitir al
Departamento de Personal el formulario donde el empleado solicita el permiso, y
este formulario6 debe estar firmado por el jefe o jefes del empleado. Es importante
señalar que la Dirección de Recursos Humanos no otorga el permiso, solo lleva el
control de dichos permisos. La responsabilidad del otorgamiento del permiso es de
los supervisores de los empleados.
 8

Funciones del Jefe del Departamento de Personal:

• Planificar, dirigir, coordinar y evaluar el trabajo del Equipo a su cargo.

(Movimiento de Personal, Escalafón, Remuneraciones, Pensiones, Vacaciones).

• Dirigir la elaboración de los documentos técnicos que es competencia de

Personal como: Reglamento de Asistencia, Puntualidad y Permanencia del
Personal, Reglamento Interno de la institución, Vacaciones.

Funciones del Analista de Personal:

• Gestionar, controlar y analizar información del área Recursos Humanos.

• Procesar las remuneraciones, beneficios, vacaciones y trámites de seguridad

social.

• Confeccionar los contratos y liquidaciones de sueldo.

• Planear y ejecutar los procesos de reclutamiento y selección

• Coordinar los procesos de evaluación de desempeño.

• Gestionar el sistema de capacitación interna.

El Departamento de Personal consolida los permisos por empleado y por

Dirección y prepara un informe mensual, que es enviado a cada Dirección del
INDR. Actualmente, todo el proceso de vacaciones y de permisos es llevado en
hojas de cálculo, almacenadas en diferentes computadores, permitiendo la
duplicidad de registros. Además, la actualización de las hojas de cálculo no se
realiza de forma sistematizada, solo cuando el jefe del departamento lo indica. Los
reportes no están estandarizados, se preparan en función de lo que maneja cada
analista perteneciente al Departamento de Personal.

En líneas generales las acciones del Departamento de Personal deben ser:

• Registrar los datos básicos de cada empleado para el cálculo de días a disfrutar:
Apellidos y Nombres, Cedula de Identidad, Fecha de Ingreso al Instituto.
Vacaciones disfrutadas.

• Reducir los conflictos a la hora de solicitar los días de vacaciones. Ya que los
empleados deben conocer cuántos días pueden pedir y cuándo.

• Calcular los días de vacaciones en función de la antigüedad.

• Actualizar el calendario de vacaciones

 9

• Actualizar la información de vacaciones que permita conocer los días libres

pendientes, periodos vacacionales habituales, personal que puede cubrir las
vacaciones.

• Llevar el registro de los permisos remunerados.

• Gestionar la programación de todo tipo de permisos (ausencias): maternidad,

paternidad, permiso personal, enfermedad.

• Elaborar el reporte Histórico de permisos remunerados por cada empleado y

cada Dirección.

• Elaborar el reporte Histórico de vacaciones disfrutadas por cada empleado y

cada Dirección.

• Elaborar el reporte de solicitudes de vacaciones.

• Visualizar por pantalla la situación de cada empleado en relación con

vacaciones y permisos remunerados.

• Visualizar la información del personal de vacaciones por cada Dirección y

comparar con el resto de empleados.

• Respaldar periódicamente los datos gestionados.

2. METODOS Y PROCEDIMIENTOS.
OBJETIVO 11
Utilizar las técnicas de comunicación interpersonal durante el desarrollo de
sistemas.
Se utilizará la técnica de comunicación basada en el informe escrito, elaborando
un sólo informe, que integrará las tres fases del análisis de sistemas.

Para el análisis del sistema de información INDR se dividió en tres fases:

inspección, estudio y definición. Veamos a continuación detalles de la metodología
para cada una de las fases.

* Fase Inspección.
El objetivo de esta fase es responder la pregunta: ¿vale la pena este proyecto?
Para cumplir con esta fase se usan las siguientes técnicas:
 10

a) Investigación y recavaciôn de los hechos mediante el uso de la técnica de

entrevista realizada a un usuario. En nuestro caso académico, toda esta
información, resultados de las supuestas entrevistas, nos las da, las
especificaciones del problema suministrado por el planteamiento del trabajo
practico de la materia 335. En el caso de un sistema real en análisis, las
informaciones suministradas por estas entrevistas, más las aportadas por otras
técnicas de investigación de hechos aportaran las especificaciones necesarias
para la elaboración de los modelos contextuales.

b) Definir el ámbito del proyecto, esto se logra usando la información obtenida

mediante la investigación de hechos (se pueden usar varias técnicas de
investigación de hechos) para definir los modelos conceptuales de datos, procesos
y redes. Estos modelos desarrollados por el analista de sistema buscan definir el
ámbito del proyecto desde un punto de vista general.

c) Una vez ubicada claramente el ámbito del proyecto deben clasificarse los
problemas, oportunidades y posibles soluciones mediante el uso de la matriz de
estudio problemas/oportunidades, el cual es una herramienta gráfica (tabla) en la
cual están los problemas y oportunidades, y los categoriza con ciertas
características las cuales servirán para definir una posible solución.

d) Presentación de un plan de proyecto, el cual define una propuesta inicial

sujeta a modificaciones, donde se define el calendario y las tareas del proyecto
para establecer los límites del mismo en cuanto a tiempo y actividades. Se eligió la
técnica de diagramas de Gantt para la representación gráfica de este plan del
proyecto, previamente se definen y delimitan las tareas del proyecto.

e) Presentar conclusiones y recomendaciones. Para esta parte se usa el

análisis de viabilidad de proyectos donde se usaran los test de análisis: operativos,
técnicos, de fechas y económicos para finalmente, dependiendo del resultado de
estos análisis, concluir si el proyecto es viable y si merece la pena continuar con
su desarrollo hacia las siguientes fases. Por supuesto, esta es una estimación o
conclusión inicial, la cual está limitada a la información insipiente que apenas se
 11

está obteniendo durante esta fase. El proyecto deber estar en evaluación

continuamente para buscar atender oportunamente los imprevistos o desviaciones
que puedan surgir.

* Fase Estudio.
Durante esta fase del análisis se hace un estudio más detallado para
asegurarnos que vale la pena construir el sistema (diseñarlo e implantarlo) y si los
problemas presentes pueden ser resueltos. Para cumplir con esta fase usaremos
el siguiente procedimiento:

a) Realizar un análisis de los problemas y las oportunidades presentes,

mediante el uso de la técnica de la estructura PIECES de James Wetherbe, la cual
desglosa los problemas y oportunidades para su análisis en las siguientes
categorías: Prestaciones, Información, Economía, Control y Seguridad, Eficacia,
Servicios.

b) Usando como base la información del punto anterior, se definieron los

objetivos del nuevo sistema.

*Fase de Definición.
Esta es la última fase del análisis del sistema. En esta fase se busca establecer
las necesidades del Instituto Nacional de Deportes y Recreación (INDR), para
tener en consideración durante la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto, el
cual es el diseño del sistema. En esta fase se indicara con precisión que necesita
y quiere el usuario que haga el sistema INRD. Para cumplir con esta fase se usara
la siguiente metodología:

a) Identificación de necesidades de los usuarios. Para esto se usara la técnica

de investigación de hechos de encuesta a un usuario clave del sistema actual.
Con la información precisa de este cuestionario se obtendrán los requerimientos
esenciales del sistema. (Es bueno recordar que esta entrevista será simulada con
personajes ficticios donde los resultados son semejantes a los expuestos en el
problema planteado en el trabajo práctico)
 12

b) Una vez identificadas las necesidades del sistema, estas serán reflejadas o
modificadas a través de la elaboración de los respectivos modelos esenciales de
datos, procesos y redes (este último también llamado modelo de
conectividad).Estos modelos son representaciones más detalladas de las
necesidades y también usan como referencia los modelos contextuales,
previamente definidos durante la fase de inspección para representar el ámbito del
proyecto.

Una vez cumplida con estas actividades de la fase de inspección se cumple

con el propósito del análisis del sistema el cual es entregar una relación de las
necesidades del sistema para que sirva de base al diseño del sistema.

Cabe destacar, que para comunicar el desarrollo de todos estos procedimientos

y métodos de análisis, se usara la técnica de intercomunicación personal de
informe escrito de tipo factual.

3. HECHOS Y DETALLES/ANALISIS.

3.1. APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACION DE HECHOS.

OBJETIVO 9
Emplear las técnicas de investigación de hechos durante el desarrollo de
sistemas.
Se utilizara una técnica en la fase de inspección, para recabar hechos preliminares
del sistema.

Es importante, hacer notar, que en esta fase de inspección de la etapa de

análisis del ciclo de la vida de desarrollo de sistemas, estamos actuando, sobre un
sistema que ya existe y está en funcionamiento, tiene establecido el organigrama
de la empresa, definidas las funciones de cada departamento y puesto de trabajo,
pero su funcionamiento, no es el más óptimo, ahora bien, necesitamos recabar la
información adecuada y necesaria para determinar sus fallas y dar la posible
 13

soluciones, utilizaremos la TÉCNICA MUESTREO DE LA DOCUMENTACIÓN,

FORMULARIOS Y ARCHIVOS EXISTENTES, partiremos con la información
suministrada en la situación planteada en el trabajo practico (TP-335), donde se
manifiesta el problema Actualmente,” todo el proceso de vacaciones y de permisos
es llevado en hojas de cálculo, almacenadas en diferentes computadores,
permitiendo la duplicidad de registros. Además, la actualización de las hojas de
cálculo no se realiza de forma sistematizada, solo cuando el jefe del departamento
lo indica. Los reportes no están estandarizados, se preparan en función de lo que
maneja cada analista perteneciente al Departamento de Personal, además
tenemos descrita las diferentes funciones de los puestos de trabajo y la
información requerida para solicitar permisos y vacaciones, a través de sus
formularios de solicitud respectiva.

3.2. DEFINIR EL AMBITO DEL PROYECTO.

3.2.1. Modelos de Datos.
OBJETIVO 5
Aplicar las técnicas de modelización de datos en un sistema, documentando el
resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.
Se elaborará un modelo de datos de contexto en la fase de inspección.

Para tener un marco general de aplicación del proyecto de acuerdo a las

especificaciones iniciales obtenidas, se puede establecer un modelo contextual de
datos el cual será ampliado y suficientemente explicado durante la fase de
definición en su modelo esencial.

Para esta fase podemos definir el modelo contextual de datos como sigue:

Datos empleados.

Datos permisos.

Datos vacaciones.
 14

Con este grupo de datos se logra cubrir los requerimientos generales de

información para el funcionamiento de sistema INRD.

3.2.2. Modelo de Proceso (DFD de Contexto).

OBJETIVO 6
 15

Aplicar las técnicas de modelización de procesos en un sistema, documentando el

resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.
Se elaborará un modelo de procesos de contexto en la fase de inspección.

El DFD de contexto del INDR corresponde al modelo más general posible del
sistema. En el podemos ver como proceso general o raíz, al sistema INDR
propiamente (PE 0= gestión de permisos y vacaciones) y a su alrededor vemos
los límites del sistema representados por agentes esenciales, que en este caso
todos son internos. Los agentes internos o externos definen los límites de un
sistema. Los agentes reciben el nombre de fuentes (de entradas neta al sistema)
o destino (las salidas netas de un sistema), ellos suministran las entradas y salidas
al sistema, pueden ser internos o externos al sistema, normalmente se considera
un agente externo a un agente que este fuera de la empresa, en nuestro caso de
estudio fuera del INDR

Veamos la descripción de cada uno de los agentes:

X1: Empleado solicitante: representa un agente interno, él puede solicitar sus

vacaciones llenando el formulario correspondiente, La solicitud de vacaciones una
vez preparada por el empleado y firmada por el jefe o los jefes, es enviada al
Departamento de Personal para que este la valide y autorice o no las vacaciones.
Una vez validada, el departamento de personal le responde al solicitante por
escrito, la autorización o no del disfrute de vacaciones. En relación con los
permisos remunerados, cada división debe remitir al Departamento de Personal el
formulario donde el empleado solicita el permiso, y este formulario debe estar
firmado por el jefe o jefes del empleado

X2: Jefe División: (Divisiones de: Administración de Recursos Humanos;

Desarrollo de Recursos Humanos; Servicio Médico). Los jefes de división,
personas conocedoras de las dinámicas del INDR, son quienes gestionan las
vacaciones de trabajadores de acuerdo con la demanda interna. Teniendo cuidado
en no restringir indebidamente el periodo de vacaciones de los empleados
(acumular periodos vacacionales, ya que un empleado no debe dejar de disfrutar
 16

más de dos períodos vacacionales). Y tampoco hacer que coincidan la totalidad de

los empleados, de un departamento o división, de vacaciones.

X3: Jefe Departamento. Departamentos: Personal; Nomina; Higiene y

Seguridad Industrial; Adiestramiento. Son los que otorgan los permisos a los
empleados menores de 3 días.

X4: Departamento de Personal: es encargado de llevar el control de las

vacaciones y permisos remunerados. El Departamento de Personal (Compuesto
por un Jefe de Departamento, y 12 analistas) Consolida los permisos por
empleado y por Dirección y prepara un informe mensual, que es enviado a cada
Dirección del INDR.

X5: Director: representantes de las Direcciones: Recursos Humanos;

Administración de Finanzas; Formación para el Deporte y Recreación; Deporte de
Competición; Ciencias del Deporte; Servicios Generales; Consultoría Jurídica;
Proyectos Especiales; Regional.

X6: analista:

Procesar las remuneraciones, beneficios, vacaciones y trámites de seguridad

social, Confeccionar los contratos y liquidaciones de sueldo. Planear y ejecutar los
procesos de reclutamiento y selección Coordinar los procesos de evaluación de
desempeño. Gestionar el sistema de capacitación interna

X7: presidente del INDR.

Finalmente, el DFD de contexto muestra el almacenamiento de datos

relacionados con el INDR, el cual es actualizado por el departamento de personal,
en lo referente a datos de las vacaciones y permisos del personal; Es decir, este
almacenaje señalado corresponde a archivos internos al INDR Aprovechamos
para aclarar, que el INDR es un sistema automatizado informático perteneciente a
la división de recursos Humanos. En este almacén de datos, incluiremos también
los documentos físicos que genera el proceso (formularios de solicitud de
vacaciones y permisos, etc.).
 17

3.2.3. Modelo de Redes (Contextual).

OBJETIVO 7
Aplicar las técnicas de modelización de redes en un sistema, documentando el
resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.
Se elaborará un modelo de redes de contexto en la fase de inspección

Para la elaboración del modelo de redes contextual seguiremos los siguientes

pasos:
 18

3.2.3.1 Identificar los Puestos de Trabajo.

• El empleado solicitante: El INDR tiene una plantilla de 2300 empleados,
con antigüedad en la institución entre 1 (uno) y veintiocho (28) años. Todos
los empleados al cumplir un año en el INDR, tienen derecho a un periodo
vacacional, según lo estipula la ley respectiva: de 1 a 4 años de antigüedad,
les corresponde 15 días hábiles de vacaciones; de 5 a 9 años antigüedad,
son 20 días hábiles de vacaciones; de 10 años de antigüedad en adelante,
les corresponde 25 días hábiles. Hemos considerado al empleado
solicitante como un puesto móvil ya que se encuentra presente y recorre
todo el sistema INDR, lo representaremos en el diagrama de
descomposición de puesto con doble círculo.
• Departamento de personal: este puesto de trabajo lo definiremos como un
puesto compuesto de varios sub-puesto, es aquí en este departamento
donde se realizan la mayoría de los trámites correspondientes a la
solicitudes de vacaciones y permisos del empleado, Teniendo cuidado en
no restringir indebidamente el periodo de vacaciones de los empleados
(acumular periodos vacacionales, ya que un empleado no debe dejar de
disfrutar más de dos períodos vacacionales).
• Oficina del Jefe de personal: Planificar, dirigir, coordinar y evaluar el
trabajo del Equipo a su cargo. (Movimiento de Personal, Escalafón,
Remuneraciones, Pensiones, Vacaciones).
Dirigir la elaboración de los documentos técnicos que es competencia de
Personal como: Reglamento de Asistencia, Puntualidad y Permanencia del
Personal, Reglamento Interno de la institución, Vacaciones.
• Oficina del Analista de personal.
Gestionar, controlar y analizar información del área Recursos Humanos.
Procesar las remuneraciones, beneficios, vacaciones y trámites de
seguridad social. Confeccionar los contratos y liquidaciones de sueldo.
Planear y ejecutar los procesos de reclutamiento y selección Coordinar los
procesos de evaluación desempeño. Gestionar el sistema de capacitación
interna.
 19

• Oficina de validación, este puesto de trabajo es un sub-puesto del

departamento de personal y se encarga de validar las solicitudes dando
cumplimento a las normas establecidas.
• Oficina de los Directores.
Reciben los reportes los reportes mensuales de la relación de permisos del
departamento de personal.
• Oficina de los Jefes de departamentos.
En este puesto de trabajo se desempeñan los jefes de departamentos a
ellos le corresponde, firmar los permisos hasta 3 dais de ausencia de sus
trabajadores y lo envían al departamento de personal. Mantienen
comunicación directa con sus empleados informando los resultados de sus
solicitudes de permiso.
• Oficina del jefe de personal. Este puesto de trabajo es un sub puesto del
puesto departamento de personal, entre todas sus funciones, tiene la de
informar y reportar a todas las entidades que conforman el sistema INDR
(departamentos, divisiones y direcciones) todo los relacionado a permisos y
vacaciones de los empleados.

3.2.3.2 Diagrama de Descomposición de Puestos:

A continuación se realiza una representación de la descomposición de los
puestos para la red que conformara el sistema INRD. Como se pueden ver los
puestos están en forma jerárquica y en estructura tipo arborescente. Las funciones
e interconexiones de estos puestos ya fueron explicadas suficientemente, El
puesto de empleado solicitante fue considerado como puesto movible ya que
esta presente y recorre todo el sistema.
 20

La modelación de redes es una técnica basada en diagramas que se emplea

para describir la forma de un sistema de empresa o de información en función de
la ubicación de sus usuarios, sus datos y sus procesos.

3.3. CLASIFICAR PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y POSIBLES

SOLUCIONES.

Sobre la base de los hechos descubiertos durante la indagación de hechos y

los modelos contextuales propuestos (datos, procesos y redes) se procederá a
establecer los problemas, oportunidades y posibles soluciones. Para describir esta
 21

información se usara la construcción de la matriz de estudio de problemas y

oportunidades.

Problemas
urgencia visibilidad prioridad solución
/oportunidades
El proceso de vacaciones y Necesario media 1 Nuevo desarrollo
permiso es llevado 10 semanas automatizar registro
manualmente en hojas de
cálculo.
Información almacenada en Necesario alta 1 Nuevo desarrollo de
diferentes computadoras 10 semanas base de datos digital
permitiendo duplicidad de
registros
Reportes no estandarizados Necesario alta 2 Nuevo desarrollo de
10 semanas reportes estandarizados
Lentitud en el proceso de Necesario alta 2 Nuevo desarrollo e
solicitud de vacaciones 10 semanas información y mejorar
atención al trabajador

En cuanto a los criterios de clasificación podemos hacer los siguientes

comentarios: La urgencia o necesidad en el tiempo, para tener listas las
soluciones, fue definida con un tiempo máximo de 10 semanas el cual es
suficiente para el tamaño del proyecto; por otra parte existe un sistema manual
operando, que aunque tiene las limitaciones señaladas, puede dar una holgura de
10 semanas y hasta más, en caso de ser necesario, para cumplir con las
soluciones sugeridas, de todas maneras con un tiempo de 10 semanas
aseguramos cumplir con este requisito. En la visibilidad vemos que la mayoría de
los problemas tienen una valoración de ALTA, porque son percibidos
cotidianamente por los niveles superiores del instituto. La prioridad está valorada
con ì1î: muy alta prioridad y ì5î: muy baja prioridad (escala 1, 2, 3, 4, 5). Las
soluciones vemos que se desglosan en módulos o partes de un sistema de
información integral, los cuales aunque se especifican como relaciones
particulares de los problemas presentes, sabemos que forman en conjunto el
sistema de información automatizado propuesto INDR.

3.4. PLAN DEL PROYECTO PROPUESTO.

 22

OBJETIVO 8
Usar algunas herramientas para la gestión de proyectos durante el desarrollo de
sistemas.
Se elaborará en la fase de inspección, un plan que comprenda todas las
funciones o etapas del proyecto de desarrollo del sistema de información,
utilizando sólo una de las dos herramientas de gestión de proyectos, las cuáles
son Gráficos PERT, o sino, Gráficos de Gantt.

Para la elaboración del plan del proyecto de sistema de información

automatizado INDR se usara como herramienta la elaboración de una tabla de
planificación de proyectos y la creación del respectivo gráfico de Gantt,
usando como base la referida tabla. Para la definición de las tareas a plasmar en
las referidas herramientas, recordamos que estamos en la fase de inspección del
análisis de sistema, donde ya tenemos definidas las modelizaciones de datos,
procesos y redes a nivel de contexto. Partiendo de este punto y teniendo presente
las fases del ciclo de vida del desarrollo del sistema (análisis del sistema, diseño
del sistema, implantación del sistema) se definirán las tareas de acuerdo a las
fases y subfases faltantes en el CVDS.

ID ID ID DURACION
Descripción ID
de ACONTECIMIENTO ACONTECIMIENTO ESPERADA
de tarea ACONTECIMIENTO
tarea ANTERIOR POSTERIOR (SEMANAS)

PLANIFICACION DE PROYECTOS INDR

 23

A continuación veamos una descripción completa de estas tareas:

• Tarea A (Culminación Fase de Análisis Sistema). Estas son las

actividades pendientes de las subfases de estudio y definición del
análisis del sistema. Las actividades en especificas son el análisis de
viabilidad de la propuesta inicial y definirlas necesidades de la empresa
para entregar a la fase siguiente del CVDS.
• Tarea B (Inicio de Fase Diseño del Sistema). Esta es la primera
subfases del diseño del sistema. Una vez recibido el informe con la lista
de necesidades, representados en forma contextual esencial, se procede
a seleccionar entre las posibles alternativas de diseño para el desarrollo
del sistema INDR. Esta selección debe justificarse con un análisis de
viabilidad que incluya los aspectos técnicos, operativos, económicos y de
tiempo. Esto se presentara en un informe fijando la alternativa de diseño.
• Tarea C (Continuación Fase Diseño Sistema). Tomando como base el
informe de selección de alternativa de diseño, se precisa a detalle la
procura de recursos físicos de hardware y software especificados. Para
el caso del sistema INDR implica la compra de computadoras,
impresoras, cableados, equipos de comunicaciones, conectores,
software (licencias para uso de los programas de manejo bases de datos
y de desarrollo de aplicaciones), etc. Esta subfases culmina con la
recepción de todos los equipos o sistemas procurados.
• Tarea D (Culminación Fase de Diseño). Esta subfases toma como
insumo el informe de selección de alternativa de diseño para realizar el
diseño e integración del sistema. En esta subfases del CVDS se entrega
un informe de relación de diseño técnico que contendrá· el diseño
general o global y el diseño detallado. Serán realizados los diagramas de
estructuras de datos, diagramas de procesos, diagramas de flujo para la
red informática, entradas, salidas, pantallas, estructura y lógica del
programa de aplicaciones y de los archivos y bases de datos. Todo esto
ser· reflejado en la relación técnica del diseño.
 24

• Tarea E (Inicio de Fase Implantación). En esta subfases, tomando como

base la relación técnica del diseño se procede a crear y probar las redes
y bases de datos. El programa de carga y mantenimiento de la base de
datos del sistema de INDR será creado, al igual que la red informática.
Para esta fase debe estar completada la procura de como producto final
se entregara la red y la base de datos vacíos, pero probadas
• Tarea F (Inicio Fase de Implantación). Esta subfases toma como base la
relación técnica del diseño y es procede a crear y probar el programa de
aplicación del sistema INDR el cual esta interrelacionado con el
programa de manejo de bases de datos (por esto las tareas E y F parten
simultáneamente ya que están muy interrelacionadas técnicamente).
Este programa será probado sobre los equipos programados procurados,
por esto requieren de estos para poder completarlo. Como producto final
se entrega el programa depurado y probado pero no instalado para
operación normal en el instituto.
• Tarea G (Continuación Fase de Implantación). Una vez creado y probado
tanto la base de datos, el programa de aplicación y la red de
comunicaciones, continua esta fase que corresponde a la instalación y
prueba del sistema automatizado INDR. Todo el sistema INDR, en
cuanto a sus componentes de hardware y software, será probado en
funcionamiento para verificar su funcionamiento como sistema integrado.
Por supuesto, será cargada la base de datos y el programa de
aplicación para trabajo en ambiente de red. El producto final será el
sistema INDR funcionando correctamente, luego de cumplir con las
pruebas y ajustes necesarios.
• Tarea H (Culminación Fase Implantación). Esta es la última subfases de
la fase de implantación y con esta se completa el CVDS. Finalmente, se
realizar· adiestramiento a usuarios, entrega de documentación y sistema
en operación normal en el instituto INDR.
 25

Pasemos ahora a la figura, donde se muestra el diagrama de Gantt del plan del
proyecto integrando tareas, secuencias y calendario de ejecución

Diagrama de GANTT para la ejecución del proyecto

semanas semanas semanas

tareas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
Tarea A
Tarea B
Tarea C
Tarea D
Tarea E
Tarea F
Tarea G
Tarea H

3.5. ANALISIS VIABILIDAD.

OBJETIVO 10
Analizar la viabilidad de las soluciones alternativas de sistemas.
Se documentará el empleo de las cuatro pruebas del análisis de viabilidad, sólo en
la fase de inspección del análisis de sistemas.
 26

A continuación trataremos el análisis de viabilidad para el desarrollo del sistema

INDR. Debemos saber que el análisis de viabilidad es el proceso mediante el cual
se mide la viabilidad del proyecto. La viabilidad es la medida del beneficio obtenido
en una organización gracias al desarrollo de un sistema de información (en
nuestro caso sistema INDR). Los test o pruebas de viabilidad que usaremos se
clasifican como sigue:

• Viabilidad operativa: orientada hacia el área de las personas de la

organización o clientes.
• Viabilidad técnica: orientada hacia el área tecnológica.
• Viabilidad de fechas: orientada hacia el calendario del proyecto
• Viabilidad Económica: orientada hacia la parte financiera
(costes/beneficios).

Para el caso del sistema INDR, veamos los análisis para cada una de las
categorías señaladas.

• Viabilidad Operativa: para hacer el estudio operativo en la fase de

inspección del análisis del sistema, usaremos una medida de tipo
cuantitativa basada en la aplicación de la estructura PIECES ideal para
resolver este tipo de problemas.
✓ Prestaciones: ¿proporciona el sistema la productividad y el tiempo
de respuesta apropiado?
El sistema de solicitud de vacaciones y permisos en el INDR se
efectuara de forma automatizada usando recursos computacionales
o informáticos en sustitución de los mecanismos manuales que
anteriormente componían el mismo sistema. Es claro que el uso de
las computadoras en los sistemas de información mejora claramente
la productividad desde el punto de vista del tiempo de
procesamiento de los subprocesos que componen el sistema. Desde
este punto de vista, la automatización del sistema de información
brinda mayor rapidez en la ejecución de los procesos/subprocesos y
 27

esto redundara, en general, en una respuesta y atención más pronto

al trabajador para su solicitud de vacaciones y permisos.

✓ Información: ¿suministrara el sistema, a los usuarios finales y a los

directivos la información en formato útil y de forma precisa,
pertinente y a tiempo?
Como es sabido las necesidades del sistema son ubicadas en
estrecho contacto con los usuarios del sistema y por esto el sistema
INDR brindara la información necesaria para cada uno de los
procesos de forma útil y precisa. La participación de los usuarios del
sistema en la fase de análisis del sistema y en las primeras etapas
del diseño de sistema busca satisfacerlo en las funciones y
subprocesos del sistema por lo que el sistema INDR debe
suministrar información (pantallas, reportes impresos, formatos, etc.)
de acuerdo a las necesidades del usuario. Por supuesto, en lo que
se refiere a la responsabilidad de la parte automatizada del sistema
la información se maneja a tiempo y rápidamente.

✓ Economía: ¿Ofrece el sistema un nivel de servicio adecuado y la

suficiente capacidad para reducir los costos de la empresa o
aumentar sus beneficios?
El sistema INDR es un sistema de información de aplicación a
solicitudes de vacaciones y permisos de los trabajadores del INDR.
La automatización del sistema INDR brinda claros beneficios a los
usuarios del sistema desde el punto de vista de satisfacción y
comodidad en el trabajo por el uso de recursos computacionales que
brindan mayor facilidad en la gestión del trabajo y mayor rapidez en
la ejecución de actividades de los subprocesos del sistema. Esto
implica mayor productividad cuantitativa por tiempo de ejecución de
actividades y por mayor satisfacción y bienestar del personal
usuario. Al cliente del sistema brinda una mayor rapidez en la
 28

atención de su solicitud y en la respuesta definitiva a su solicitud

porque los recursos computacionales de la automatización brindan
mayor rapidez de procesamiento; desde este punto de vista
cuantitativo hay mayor beneficio a un menor costo.

✓ Control: ¿Ofrece el sistema controles adecuados que lo protejan de

fraudes y desfalcos y garantizan la seguridad y la precisión de los
datos y la información?
El sistema de información INDR será usado por personal por el
personal del instituto y para esto contara con clave de acceso
personal a la aplicación INDR. Toda la información está respaldado
por archivos de documentos físicos los cuales pueden ser usados en
auditorias y controles, planificados o no por el instituto o por entes
de control externo. Las labores de actualización o mejoras de
beneficios serán respaldadas por documentación física debidamente
autorizada por los funcionarios de alto nivel. La integridad y
seguridad de la base de datos es garantizada por los sistemas
informáticos modernos y esto será bien definido durante el diseño
del sistema.
✓ Eficacia: ¿Hace el sistema un uso máximo de los recursos
disponibles, incluidas las personas, el tiempo, el flujo de papeles, los
plazos de procesos?
Los subprocesos relacionados directamente con la automatización
del sistema INDR (consultas, ejecución de registros y
actualizaciones, generación de reportes o en pantallas) usan al
máximo los recursos que dispondrá el sistema. En los subprocesos
donde interviene lo humano en conjunto con la automatización, la
parte humana juega un papel determinante porque se requiere de
valores como Ética, responsabilidad y vocación de servicio; sin
embargo contando con estos intangibles del factor humano y el
apoyo de los recursos de la automatización, el sistema del INDR
 29

permitirá un desempeño eficaz en las actividades referidas (por

ejemplo: recepción de solicitud y atención al trabajador en el trámite
de solicitud de permisos y vacaciones).
✓ Servicios: ¿Ofrece el sistema los servicios solicitados? ¿Es flexible
y ampliable? El sistema INDR ofrece los servicios solicitados y
establecidos en las necesidades del sistema durante la fase de
inspección del mismo. Servicios como consulta de datos,
registro/actualización de datos, solicitud de reportes varios,
establecimiento de bases de datos segura, son ofrecidos por el
Sistema INDR. En cuanto a flexibilidad y capacidad de ampliación,
esto está contemplado en el sistema INDR porque al ser un sistema
automatizado que atiende procesos en constante crecimiento, el
crecimiento de la base de datos es un requisito necesario e
imprescindible del sistema. De todo lo tratado y señalado mediante
el análisis cuantitativo PIECES, es claro que la mejora que ofrece el
sistema automatizado sobre el manual es plenamente justificado y
merece la plena continuación del proyecto porque desde el punto de
vista operativo es viable su continuación.
• Viabilidad Técnica:

Realizaremos un análisis de tipo cuantitativa, con las limitaciones

presentes de estas en la fase inicial del proyecto. Veamos el análisis
técnico de viabilidad tomando en consideración los siguientes aspectos a
continuación:
✓ ¿Es práctica la tecnología a utilizar? Para el desarrollo del
sistema INDR, el cual es un sistema de información automatizado
mediante el uso de recursos de computación (hardware y software),
se usara tecnología informática suficientemente probada y aplicada
a nivel mundial en los sistemas de información contables; esta
tecnología es el uso de software correspondiente a lenguajes de
cuarta generación para el desarrollo de aplicaciones informáticas y
 30

para manejos de bases de datos en ambiente de red, además se

establecerá una red local para uso del sistema. Esta solución
tecnológica está suficientemente probada a nivel mundial y es de
uso extendido actual, demostrando su versatilidad y flexibilidad de
uso.
✓ ¿Disponemos en la actualidad de la tecnología? La disponibilidad
en el país es inmediata. De tal manera, que si contamos con esta
tecnología.
✓ ¿Disponemos de los conocimientos técnicos necesarios y son
razonables los plazos?, el instituto no tiene el personal técnico
capacitado Desde este punto de vista los conocimientos técnicos
necesarios para el análisis y diseño del sistema los pudiera aportar
la UNA a través de sus planes académicos. pero teniendo en
consideración que la procura de los recursos de hardware y software
serán asumidos por el INDR. En cuanto a la operación del sistema
una vez implantado, el INDR disponen del personal necesario para
el uso del sistema. Solo deberá implementarse un plan de
adiestramiento oportuno y relativamente sencillo, para la operación
del sistema. De acuerdo a todo lo anterior, la viabilidad técnica está
definitivamente asegurada.
• Viabilidad de Fechas:
Este aspecto del análisis de viabilidad, está muy relacionado con el punto
tratado de cumplimiento de plazos (análisis económico). Reiteramos que el
calendario del proyecto no es crítico, porque es un sistema de información
contable automatizado que sustituirá a un sistema de tipo manual que
actualmente está en operación. Por lo antes señalado, el análisis, diseño e
implantación del sistema debe ser realizado de tal manera que el producto
final obtenido sea confiable y suficientemente revisado para asegurar su
correcto funcionamiento. De acuerdo a esto, la viabilidad de fechas está
asegurada.
 31

• Viabilidad Económica:
El sistema INDR, en lo que refiere a su tamaño, puede catalogarse de un
sistema de información contable de tamaño pequeño. De hecho, las fases
de análisis y diseño del sistema son realizados, por un alumno de la
carrera de ingeniería de sistema. Con esto pretendemos dar una idea
inicial de los costos del sistema. Los cálculos realizados de costos, usan
como tiempo la información del calendario del proyecto mostrado en el
diagrama de Gantt del plan del proyecto INRD. Para la cantidad de
usuarios del sistema, se usa la información suministrada por la descripción
de puestos suministrada en el diagrama esencial de redes. Se considera
adquirir equipos de computación nuevos para los usuarios Una vez
aclarado estos puntos, para continuar con el análisis económico lo ideal es
disponer seguidamente, de una relación cuantificada de beneficios del
nuevo sistema a implantar, para entonces aplicar alguna técnica de medida
de la eficacia de costos (análisis de amortización, rentabilidad de la
inversión o valor actual neto). En nuestro caso, para el sistema INRD,
resulta prácticamente imposible cuantificar los beneficios porque el sistema
apoya la gestión de solicitud de vacaciones y permisos que no pueden
medirse en términos de beneficios monetarios. Los beneficios directos del
INDR están relacionados con aspectos intangibles
. Por otra parte, el tamaño del proyecto (pequeño) y los costos estimados
que son relativamente bajos para la capacidad financiera de la institución,
no requieren extremar la exigencia de cuantificación de beneficios. De
acuerdo a estas consideraciones, podemos concluir que el análisis
económico sugiere la viabilidad del proyecto. Finalmente, para concluir, el
plan del proyecto INDR es definitivamente viable desde los puntos de vista
operativos, técnico, fechas y económico ya que los análisis de viabilidad
realizados concluyen en su aprobación.

3.6. ANALISIS DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES.

(FASE DE ESTUDIO).
 32

OBJETIVO 12
Analizar un sistema de información realizando las actividades de la etapa de
análisis de sistemas del ciclo de vida.
Se realizará determinadas actividades inherentes a las fases del análisis de
sistemas, no cubiertas anteriormente. Las actividades son:
Fase de Estudio; Analizar los problemas y oportunidades.

Para hacer el análisis de los problemas y oportunidades presentes durante el

análisis del sistema, usaremos la metodología de la estructura PIECES de James
Wetherbe (cada letra del acrónimo PIECES representa una clase de
problema/oportunidad). Veamos el análisis para cada uno:

Prestaciones.
El análisis de prestaciones atiende los problemas de lentitud en las actividades
operacionales del sistema y con esto aumentar la productividad disminuyendo los
tiempos de respuestas. En el caso del sistema INDR (sistema de información
contable) el producto es servicio expresado en transacciones. Es claro que en el
sistema actual (manual), los tiempos de respuestas para las diferentes
transacciones que componen la atención a las solicitudes de vacaciones y
permisos es elevado por la carencia de procesos automatizados. Podemos citar
por ejemplo, la consulta de datos para seguimiento y respuesta del status de una
solicitud requiere de un elevado tiempo de respuesta, producto de la búsqueda de
archivos físicos para consulta o consulta personal a otros funcionarios que
dispongan de la información; aproximadamente el tiempo para dar respuesta a un
solicitante de ayuda que consulta status, pudiera llevar entre 30 y 45 minutos. Esto
implicaría retardo para atención a otros clientes en colas, extendiendo aún más
estos tiempos tomando en cuenta el tiempo de espera en cola. Como vemos, la
productividad se ve comprometida sensiblemente. Por lo contrario, la
automatización del sistema de información brindado por el INDR disminuiría
considerablemente el tiempo de respuesta para una consulta de status, podemos
estimarla en aproximadamente 5 minutos y esto disminuiría notablemente los
tiempos de espera de trabajadores en espera o colas.
 33

Información y Datos.
El análisis de información disponible es vital tanto para los directores como para
los usuarios del sistema. Para este análisis vamos a usar los siguientes criterios:

a) Falta de Información en lo que Concierne a Decisiones Actuales.

El sistema del INDR dispondrá una serie de reportes históricos para uso en toma
de decisiones.

b) Información Expresada en Forma No Útil.

El uso de archivos manuales (físicos) por el sistema actual implica que no existe
información útil y oportuna para transacciones como consulta, actualizaciones,
generación de reportes, etc. Para este tipo de transacciones no se dispone de
herramientas útiles; en algunos casos debe ser improvisada con documentos
físicos y en otros se usan documentos físicos preestablecidos que son archivados
y resulta ineficiente su manipulación. El sistema INDR ofrecerá toda la información
requerida para las diferentes transacciones, expresadas en forma útil para el
usuario a través de las diferentes prestaciones como pantallas de entrada y salida,
generación de reportes especiales; todo esto gracias a la bondad de contar con
una base de datos digital como fuente de datos.

c) Falta de Información en Momento Oportuno.

Este punto está muy relacionado con el anterior y tiene que ver con la limitación de
no poseer una base de datos digital. Esta limitación por supuesto implica que al
requerir el usuario/cliente información en un momento dado no podrá· disponer de
ella inmediatamente por las limitaciones en tiempo de respuesta debido a la
manipulación manual de información. El sistema INDR corregirá esto al suministrar
información con tiempos de respuestas mínimas. De lo anterior, la solución
planteada (oportunidad) proporciona información oportuna (a tiempo) para las
diferentes transacciones existentes.

d) Información Inexacta.
 34

Los procesos manuales del sistema actual, implican numerosas actividades de

transcripciones escritas para los subprocesos del sistema: informes, reportes
estándar, reportes especiales, comprobantes, etc. Esto implica necesariamente la
posibilidad de errores imputables al factor humano alterando la exactitud de la
información. La oportunidad de mejora, disminuye considerablemente este tipo de
errores porque, hay muchas transacciones realizadas de forma automática,
disminuyendo la intervención humana, Los errores en la información suministrada,
solo existirán si al cargar la base de datos se cometió algún error lo cual cómo
podemos ver disminuye notablemente la posibilidad de cometer errores.

Economía.
La oportunidad integral de mejora (sistema INDR) presenta un costo estimado
hasta la implantación del sistema, La contraparte necesaria para un análisis
económico formal son los aportes por beneficios es de tipo intangible o
incuantificables en Bs. Como sabemos el producto del sistema es la atención
óptima al trabajador y eficiencia en las transacciones que componen la solicitud de
vacaciones permisos y programación de vacaciones. Por lo señalado
anteriormente, el costo estimado para la implantación de las oportunidades
señaladas será asumido por la institución porque está en plena concordancia con
la mejora de atención al trabajador.

Control y Seguridad.
Los procesos manuales del sistema actual y el almacenamiento de información en
archivos físicos, representan un riesgo en la seguridad del sistema. Por ejemplo; el
acceso a los archivos depende de un acceso físico al almacén de
información/archivos, hay posibilidad de extravío o hurto de información, un
incendio puede destruir la información, etc. La oportunidad de solución implica la
existencia de una base de datos digital principal con respaldo de un almacén de
archivos (físicos). Esto mejora la seguridad del sistema, porque además permite el
control y auditoria de la información (se pueden comparar datos en físicos con
datos en digital o si se pierde alguna de las dos disponemos de la otra como
respaldo). Por otra parte, el control de gestión por niveles superiores, será
 35

realizado a través de las herramientas del sistema INDR, los cuales mejoran esta
capacidad por las características ya estudiadas en puntos anteriores. En cuanto al
acceso a la base de datos digital, esto debe ser reglamentado por la institución
usuaria para evitar entradas ilegales y las transacciones de registro y actualización
deben ser respaldadas por documentos físicos para archivar. El acceso ilegal
externo, debe ser cubierto por el mismo sistema INDR y será punto a especificar
durante el diseño del sistema.

Eficacia.
La oportunidad de solución presenta una propuesta de disposición de recursos
necesarios generados por 7 puntos de trabajos, los cuales se consideran la
mínima cantidad de recursos necesarios para obtener los resultados de gestión
Óptimos. Estos puntos incluyen 3 puestos que son supervisores puramente (ver
modelo esencial de redes y de datos), lo cual quiere decir que los puntos
propiamente operativos son 4. Por su puesto, esta propuesta es inicial y una vez
implantado el sistema debe ser evaluada por los niveles superiores para en caso
de requerirse hacer los cambios necesarios.

Servicios.
La oportunidad de mejora busca incrementar el grado de satisfacción de los
empleados y directivos. De hecho el producto ofrecido por el sistema INDR implica
la obtención de estos beneficios intangibles los cuales están en perfecta
concordancia con la misión de la institución Las prestaciones del sistema
propuesto, en contra posición al sistema actual (manual) brinda las siguientes
bondades:

a) Precisión:
La automatización de las transacciones del sistema garantiza exactitud en la
información proporcionada, limitando la posibilidad de errores solo al momento
de efectuar registros o actualizaciones.
b) Fiabilidad:
Los subprocesos presentes en las oportunidades de mejoras han sido
probados suficientemente en su uso manual en el sistema actual y la
 36

información de las prestaciones del sistema automatizado garantiza confianza

en los resultados obtenidos para los subprocesos del sistema.
c) Facilidad de Uso:
La solución planteada, así como la participación del usuario en las diferentes
fases del ciclo de vida del desarrollo del proyecto, garantizaran que las
prestaciones para operaciones del sistema sean diseñadas cumpliendo con
los requisitos y sugerencias del usuario para contar con sus conformidades. El
usuario es quien decide si el sistema es de fácil uso o no por lo tanto su
opinión será tomada en cuenta para el diseño.
d) Coordinación:
La existencia de un sistema actual con experiencia probada en lo que
respecta a los subprocesos que la componen, la participación del usuario en
las fases del proyecto y el empleo de la tecnología de la informática para
automatizar y abrir los problemas ya señalados garantizan la sinergia entre las
partes del proceso.

3.7. DEFINIR OBJETIVOS DEL SISTEMA.

(FASE DE DEFINICION).

Objetivo 12; fase de definición

Nombrar los objetivos específicos del nuevo sistema con base en los problemas y
oportunidades identificados

Una vez precisados los problemas y limitaciones del sistema actual y detectado
las oportunidades para mejoras; estamos ya en condiciones para establecer los
objetivos del nuevo sistema a desarrollar (INDR) veamos a continuación: El
sistema de información automatizado INDR debe cumplir con los siguientes
objetivos generales:

a) Disponer de una base de datos con toda la data necesario para la gestión de
solicitudes de permisos, solicitudes de vacaciones y programación de vacaciones
para el departamento de personal. Esta información será agrupada en datos del
solicitante, datos de vacaciones y datos de permiso
 37

b) Disponer de un programa de aplicación con lenguaje de alto nivel, para

interactuar con la base de datos y permitir el procesamiento automatizado de las
diferentes transacciones que conforman la gestión. El sistema ofrecerá pantallas
de entradas y salidas diseñadas de acuerdo a las exigencias del usuario para
ofrecer un manejo adecuado y fácil de las transacciones.

c) Permitir generar los siguientes reportes

d) Establecer una red local, ubicada en las instalaciones del instituto (INDR) la
cual proporcionara conexión a siete puestos de trabajos que cumplirán funciones
relacionadas con la solicitud y otorgamiento de vacaciones y permisos al
trabajador

e) Establecer un almacén de datos físicos (archivo) para respaldar la

información contenida en la base de datos. Para esto se aprovechara el almacén
existente del sistema actual.

f) Mejorar la atención al trabajador y mejorar el ambiente laboral de los

usuarios del sistema al ofrecer un sistema con las prestaciones ya señaladas que
mejora los tiempos de respuesta considerablemente en comparación con el
sistema actual.

3.8. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES.

(FASE DE DEFINICION).

OBJETIVO 9
Emplear las técnicas de investigación de hechos durante el desarrollo de
sistemas.
Se utilizara otra técnica en la fase de definición, para identificar las necesidades
del sistema nuevo

Para la identificación de las necesidades del proyecto en la fase de definición

del análisis del sistema, usaremos la técnica del cuestionario. El cuestionario es
un documento físico, con preguntas específicas definidas para obtener la
información deseada. El tipo de cuestionario a usar será con formato libre; estos
son cuestionarios con preguntas específicas, donde la persona responderá
libremente con su opinión, sin estar presente algún tipo de alternativas u opiniones
 38

para su selección o análisis. El objetivo de estos cuestionarios es procesar la

información necesaria para establecer los modelos esenciales de datos, procesos
y redes.

En relación al cuestionario implementado para la fase de definición, podemos

hacer los siguientes comentarios: el analista de sistema busca definir las
necesidades del sistema INDR, para reflejarla en los modelos esenciales de datos,
procesos y redes. El analista debe realizar una investigación exhaustiva del
sistema actual en las fases del análisis del sistema para reflejar estas
necesidades, para el caso del sistema INDR usamos la técnica de cuestionario
con formato libre (fase de definición). Por supuesto, esta información pudiera ser
complementada con otras técnicas de indagación de información. Cabe destacar
que, la experiencia del analista de sistema y/o su criterio técnico puede orientar la
modelización de las necesidades definidas, pero no está de más consultar o
mostrar esto a los usuarios del sistema para tomar en cuenta su opinión. Con esto
queremos decir, que los modelos esenciales de datos, procesos y redes deben ser
consultados finalmente con los usuarios o por lo menos con los usuarios que
colaboraron en las técnicas de indagación de información. Para fines del objetivo
académico perseguido, las respuestas a todas estas preguntas están incluidas en
las especificaciones suministradas para hacer el análisis del sistema INDR. Estas
especificaciones están reflejadas en las modelizaciones de datos, procesos y
redes (tanto contextualmente como esencialmente). Por supuesto, en la práctica
real para analizar el sistema en estudio, las técnicas de indagación serán
aplicadas y proporcionaran las especificaciones y necesidades del sistema para
hacer las modelizaciones respectivas.

3.9. MODELOS DE DATOS SISTEMA.

OBJETIVO 5
Aplicar las técnicas de modelización de datos en un sistema, documentando el
resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.
Se realizara Un modelo de datos esencial en la fase de definición

Veamos para el sistema en desarrollo (sistema de información automatizado

INDR), los requerimientos de datos que servirán de insumo al sistema. Las
 39

entidades a usar para el modelo de datos esencial son: EMPLEADOS,

VACACIONES, PERMISOS, Veamos especificaciones para cada una de estas
entidades.

3.9.1. Definición de Entidades.

EMPLEADO: esta entidad corresponde a toda la información personal necesaria
de los trabajadores, debe contener toda la información necesaria para identificar
cabalmente a la persona solicitante. Contempla la siguiente información: Apellidos
y Nombres, Cedula de Identidad, Fecha de Ingreso al Instituto, Vacaciones
disfrutadas, Empleado – Dirección, Empleado - Solicitud vacaciones, Empleado -
solicitud permiso.

VACACION: esta entidad contiene información sobre las vacaciones;

PERMISO: esta entidad corresponde a la información relacionada con la solicitud

de permisos y contiene;

SOLICITUD VACACION: esta entidad es generada por la relación empleado

vacación y contiene Fecha de preparación del formulario; Dirección que envía el
formulario; Apellidos y Nombres del empleado que disfrutara el periodo vacacional;
Cedula de identidad; Cargo del empleado; Periodo a disfrutar (ejemplo: 2019-
2020); Periodo pendiente que no la disfrutó (ejemplo 2018-2019);Fecha de ingreso
al instituto; Fecha de inicio del periodo vacacional; Fecha de culminación del
periodo vacacional; Fecha de reincorporación al trabajo; Observaciones; Nombre y
apellido del director de Recursos Humanos; Fecha de cuando firmo el Director.

SOLICITUD PERMISO: esta entidad es generada por la relación empleado

permisos y contiene Fecha de preparación del formulario; División o departamento
al que pertenece; Apellidos y nombres; Cedula de identidad; Cargo; Duración del
permiso (horas/días); Fecha de inicio; Fecha de culminación; Breve descripción
del motivo del permiso; Nombre y apellidos del(os) jefe(s); Fecha del día que el
jefe firmo.

DIRECCION: esta entidad contiene los datos de los directores de cada dirección.
 40

JEFE DEPARTAMENTO O DIVISION: esta entidad contiene los datos de los

jefes de división y departamentos

DEPARTAMENTO DE PERSONAL: esta entidad, contiene los atributos de toda la

información procesada tales como; programación de vacaciones tomando todas
sus consideraciones, reportes necesarios para otra entidades, repuesta de
solicitud y relación de permisos

3.9.2. Atributos e Identificadores:

Veamos cada uno por entidad.

EMPLEADO

APELLIDOS Y NOMBRES: nombres y apellidos del solicitante. Rotulo: NOMBRE

SOLICITANTE.

CEDULA DE IDENTIDAD: número de cédula del solicitante. Este atributo será

usado como identificador de la entidad ya que es único para cada presencia.
Rotulo: CEDULA IDENTIDAD.

FECHA DE INGRESO AL INSTITUTO: fecha de ingreso del trabajador al instituto.

Rotulo: FECHA INGRESO.

VACACION

NUMERO DE LA SOLICITUD DE VACACION: este número se genera

automáticamente por el sistema y será usado como identificador de la entidad.
Rotulo: NUM-SOLICITU_VAC.

VACACIONES DISFRUTADAS: se registra las vacaciones disfrutadas con su

respectivo año y días. Rotulo: VACACIONES DISFRUT.

NUMERO DE LA SOLICITUD DE VACACIONES OTORGADA: este número

corresponde al número de la solicitud aprobada Rotulo: NUM-
SOLICITU_VACAPRO.

NUMERO DE LA SOLICITUD DE VACACIONES RECHAZADA: este número

corresponde al número de la solicitud rechazada Rotulo: NUM-
SOLICITU_VACRECH

PERIODO PENDIENTE QUE NO HA DISFRUTÓ (EJEMPLO 2018-2019): periodo

pendiente por disfrutar. Rotulo: PERIODO_ PEND.
 41

FECHA DE REINCORPORACIÓN AL TRABAJO: fecha que el trabajador se

reincorpora al instituto. Rotulo: FECHA_ INCOR.

PERMISO

NUMERO DE LA SOLICITUD DE PERMISOS: este número se genera

automáticamente por el sistema y será usado como identificador de la entidad.
Rotulo: NUM-SOLICITU_PERM.

NUMERO DE LA SOLICITUD DE PERMISO OTORGADO: este número

corresponde al número de la solicitud que fue aprobada Rotulo: NUM-
SOLICITU_PERMAPRO.

NUMERO DE LA SOLICITUD DE PERMISO RECHAZADO: este número

corresponde al número de la solicitud que fue rechazada Rotulo: NUM-
SOLICITU_PERMRECH.

SOLICITUD VACACION:
FECHA DE PREPARACIÓN DEL FORMULARIO: fecha en que se prepara el
formulario. Rotulo: FECHA PREPARACION.

DIRECCIÓN QUE ENVÍA EL FORMULARIO: la dirección a la que está adscrito el

trabajador. Rotulo: TRABAJADOR_DIRRECCCION.

APELLIDOS Y NOMBRES DEL EMPLEADO QUE DISFRUTARA EL PERIODO

VACACIONAL: apellidos y nombres del trabajador que hace la solicitud. Rotulo:
NOMBRE_TRABAJADOR.

CEDULA DE IDENTIDAD: cedula de identidad del trabajador solicitante. Rotulo:

CI_SOLICITANTE.

CARGO DEL EMPLEADO: cargo del empleado solicitante. Rotulo:

CARGO_EMPLEADO.

PERIODO A DISFRUTAR (EJEMPLO: 2019-2020): periodo del disfrute en años.

Rotulo: PERIODO_DISF

FECHA DE INICIO DEL PERIODO VACACIONAL: fecha que comienza el periodo

vacacional. ROTULO: FECHA_INICIO.

FECHA DE CULMINACIÓN DEL PERIODO VACACIONAL: fecha que culmina el

periodo vacacional. Rotulo: FECHA_FIN.
 42

OBSERVACIONES: se registran cualquier observación relacionada como por

ejemplo se reincorporo antes de la fecha y el motivo. Rotulo: OBSERVACIONES.

NOMBRE Y APELLIDO DEL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS:

Nombre y apellido del director de la dirección a la que está adscrita el trabajador.
Rotulo: NOMBRE DIRECTOR.

FECHA DE CUANDO FIRMO EL DIRECTOR: fecha en que firma el director la

solicitud. Rotulo: FECHA_DIRECTOR

SOLICITUD PERMISO:
FECHA DE PREPARACIÓN DEL FORMULARIO; fecha en que se prepara el
formulario. Rotulo: FECHA PREPARACION.

DIVISIÓN O DEPARTAMENTO AL QUE PERTENECE; la dirección a la que está

adscrito el trabajador. Rotulo: TRABAJADOR_DIVISION.

APELLIDOS Y NOMBRES; apellidos y nombres del trabajador que hace la

solicitud. Rotulo: NOMBRE_TRABAJADOR

CEDULA DE IDENTIDAD; cedula de identidad del trabajador solicitante. Rotulo:

CI_SOLICITANTE.

CARGO; cargo del empleado solicitante. Rotulo: CARGO_EMPLEADO.

DURACIÓN DEL PERMISO (HORAS/DÍAS): se registra la cantidad de horas o

días que dura el permiso. Rotulo: DURACION_ PERM.

FECHA DE INICIO; fecha que comienza el periodo del permiso. Rotulo:

FECHA_INICIO.

FECHA DE CULMINACIÓN; fecha que culmina el periodo del permiso. Rotulo:

FECHA_FIN.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL MOTIVO DEL PERMISO: se expone el motivo del

permiso. Rotulo: MOTIVO_PERM.

NOMBRE Y APELLIDOS DEL(OS) JEFE(S): nombre del jefe inmediato. Rotulo:

NOMBRE_JEFE.

FECHA DEL DÍA QUE EL JEFE FIRMO: fecha en que el jefe firma el permiso.
Rotulo: FECHA_JEFE.
 43

DIRECCION
NOMBRE DE LA DIRECCION dirección a la que está adscrito el trabajador
Rotulo: DIRECCION
NOMBRE Y APELLIDO DEL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS:
Nombre y apellido del director de la dirección a la que está adscrito el trabajador.
Rotulo: NOMBRE DIRECTOR.

JEFE DE DIVISION O DEPARTAMENTO

NOMBRE DE LA DIVISION O DEPARTAMENTO división a la que está adscrito el
trabajador
Rotulo: NOM DIV

NOMBRE Y APELLIDOS DEL(OS) JEFE(S): nombre del jefe inmediato. Rotulo:

NOMBRE_JEFE.

DEPARTAMENTO DE PERSONAL
PROGRAMACION VACACIONES. Programación de vacaciones. Rotulo
PROGRAMVAC.

# DE REPORTE. Reportes generados por sistema. Rotulo REPORT.

REPUESTA A LAS SOLICITUDES: en este atributo se encuentra la solicitud e

vacaciones procesada. Rotulo SOLPROCE.

PERMISOS REMUNERADOS: relación de permiso. Rotulo: PERMLIST.

3.9.3. Matriz de Relaciones.

Una vez definidas y especificadas las entidades y atributos que conforman la
modelización de los datos, veamos la modelización propiamente dicha. A
continuación veamos la matriz de relaciones entre entidades.

SOLICITUD SOLICITUD DIRECCION JEFE DE DEPARTAMENTO

Entidad EMPLEADO VACACION PERMISO
VACACION PERMISO DIVISION de PERSONAL

EMPLEADO C A B
VACACION

PERMISO

SOLICITUD
VACACION
 44

SOLICITUD
PERMISO
DIRECCION
JEFE DIVISION
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DE PERSONAL

Matriz de relaciones entre entidades

En relación a la matriz de relaciones definida, la cual servirá como base para

definir el diagrama esencial de entidades relaciones, se pueden dar las siguientes
explicaciones:

A. Una solicitud de vacaciones tendrá relacionado a un solo empleado esto se

define así como especificación del sistema solo podrá ser procesada una
solicitud a la vez. Ahora pueden haber muchos empleados disfrutando de
un periodo vacacional.
B. Una solicitud de permiso tendrá relacionado a un solo empleado esto se
define así como especificación del sistema solo podrá ser procesada una
solicitud a la vez. . Ahora pueden haber muchos empleados disfrutando de
un permiso.
C. Un registro de empleados corresponderá solo a un empleado.

3.9.4. Diagrama de Entidad-Relaciones (DER).

Una vez definidas las entidades y especificados sus atributos con los
respectivos identificadores y mostrada la matriz de relaciones entre entidades,
podemos ahora dibujar el diagrama de entidad-relaciones respectivos (DER).
45
 46

3.9.5. Diccionario del Proyecto (Modelo de Datos).

SECCION 1.

Para representar las estructuras de datos reflejadas en el modelo de datos ya

descrito, se usaran dos tipos de estructuras: secuénciales y de repetición. Serán
documentadas en el diccionario del proyecto con notación de tipo representación
en lenguaje corriente. Veamos la sección de modelización de datos del diccionario
del proyecto:

DICCIONARIO DEL PROYECTO: Sistema de información automatizado para el

registro de las solicitudes de vacaciones y permisos para los trabajadores INDR
SECCION 1: MODELO DE DATOS
DICCIONARIO DE PROYECTOS-MODELO DE DATOS ESENCIAL

a) DESCRIPCION DE LAS ENTIDADES.

EMPLEADO
VACACION
PERMISO
SOLICITUD VACACION
SOLICITUD PERMISO
DIRECCION
JEFE DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO PERSONAL

Nombre de la entidad: EMPLEADOS

Descripción de la entidad: contiene todos los datos de los trabajadores del INDR.
Atributos que contiene: (marque con X el atributo identificador):
APELLIDOS Y NOMBRES.
CEDULA DE IDENTIDAD (atributo identificador)
FECHA DE INGRESO AL INSTITUTO
VACACIONES DISFRUTADAS
EMPLEADO – DIRECCION
EMPLEADO - SOLICITUD VACACIONES
EMPLEADO - SOLICITUD PERMISO

Nombre de la entidad VACACIONES.

Descripción de la entidad: contiene todos los datos de la solicitud de vacaciones.
Atributos que contiene: (marque con X el atributo identificador):
NUMERO DE VACACIONES. (Atributo identificador)
 47

FECHA DE PREPARACIÓN DEL FORMULARIO;

DIRECCIÓN QUE ENVÍA EL FORMULARIO;
APELLIDOS Y NOMBRES DEL EMPLEADO QUE DISFRUTARA EL PERIODO
VACACIONAL;
CEDULA DE IDENTIDAD;
CARGO DEL EMPLEADO;
PERIODO A DISFRUTAR (EJEMPLO: 2019-2020);
PERIODO PENDIENTE QUE NO LA DISFRUTÓ (EJEMPLO 2018-2019);
FECHA DE INGRESO AL INSTITUTO;
FECHA DE INICIO DEL PERIODO VACACIONAL;
FECHA DE CULMINACIÓN DEL PERIODO VACACIONAL;
FECHA DE REINCORPORACIÓN AL TRABAJO;
OBSERVACIONES;
NOMBRE Y APELLIDO DEL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS;
FECHA DE CUANDO FIRMO EL DIRECTOR

Nombre de la entidad: PERMISOS.

Descripción de la entidad: contiene todos los datos de la solicitud de permisos.
Atributos que contiene: (marque con X el atributo identificador):
NUMERO DE PERMISO (atributo identificador)
FECHA DE PREPARACIÓN DEL FORMULARIO;
DIVISIÓN O DEPARTAMENTO AL QUE PERTENECE;
APELLIDOS Y NOMBRES;
CEDULA DE IDENTIDAD;
CARGO;
DURACIÓN DEL PERMISO (HORAS/DÍAS);
FECHA DE INICIO;
FECHA DE CULMINACIÓN;
BREVE DESCRIPCIÓN DEL MOTIVO DEL PERMISO;
NOMBRE Y APELLIDOS DEL(OS) JEFE(S);
FECHA DEL DÍA QUE EL JEFE FIRMO

b) DESCRIPCIÓN DE ATRIBUTOS.

*EMPLEADOS

Nombre de atributo: APELLIDOS Y NOMBRES.

Descripción del atributo: contiene apellidos y nombres de los trabajadores de INDR.
Nombre de las entidades que lo contienen: EMPLEADOS
VACACIONES
PERMISOS

Nombre de atributo CEDULA DE IDENTIDAD (atributo identificador)

Descripción del atributo número de cédula del solicitante
 48

Nombre de las entidades que lo contienen: EMPLEADOS

VACACIONES
PERMISOS

Nombre de atributo FECHA DE INGRESO AL INSTITUTO.

Descripción del atributo: contiene la fecha de ingreso del trabajador al instituto.
Nombre de las entidades que lo contienen: EMPLEADOS
VACACIONES

Nombre de atributo VACACIONES DISFRUTADAS

Descripción del atributo se registra las vacaciones disfrutadas con su respectivo año
y días.
Nombre de las entidades que lo contienen: EMPLEADOS
VACACIONES

* VACACIONES.

Nombre de atributo: NUMERO DE VACACIONES. (Atributo identificador).

Descripción del atributo: este número se genera automáticamente por el sistema y
será usado como identificador de la entidad.
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES

Nombre de atributo: FECHA DE PREPARACIÓN DEL FORMULARIO

Descripción del atributo: fecha en que se prepara el formulario.
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES

Nombre de atributo: DIRECCIÓN QUE ENVÍA EL FORMULARIO

Descripción del atributo: la dirección a la que está adscrito el trabajador
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES

Nombre de atributo: APELLIDOS Y NOMBRES DEL EMPLEADO QUE

DISFRUTARA EL PERIODO VACACIONAL
Descripción del atributo: apellidos y nombres del trabajador que hace la solicitud
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES
EMPLEADOS

Nombre de atributo: CEDULA DE IDENTIDAD.

Descripción del atributo: : cedula de identidad del trabajador solicitante.
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES
 49

EMPLEADOS

Nombre de atributo: CARGO DEL EMPLEADO.

Descripción del atributo: cargo del empleado solicitante
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES

Nombre de atributo: PERIODO A DISFRUTAR (EJEMPLO: 2019-2020)

Descripción del atributo: periodo del disfrute en años
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES

Nombre de atributo: PERIODO PENDIENTE QUE NO LA DISFRUTÓ

Descripción del atributo: periodo pendiente por disfrutar
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES

Nombre de atributo: FECHA DE INGRESO AL INSTITUTO.

Descripción del atributo: fecha de ingreso del trabajador al instituto.
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES
EMPLEADOS

Nombre de atributo: FECHA DE INICIO DEL PERIODO VACACIONAL;

Descripción del atributo: periodo pendiente por disfrutar
Nombre de las entidades que lo contienen: VACACIONES

C) DESCRIPCION DE RELACION ENTRE ENTIDADES (VINCULO)

Nombre de la relación: EMPLEADO-VACACIONES.

Descripción de la relación: se relacionan cuando el trabajador solicita
vacaciones
Entidades y restricciones de cardinalidad involucradas en la relación :
un trabajador
puede solicitar varias vacaciones vencidas (1-M) y varios trabajadores pueden
disfrutar un periodo vacacional (M-1).

Nombre de la relación: EMPLEADO-PERMISO.

Descripción de la relación: se relacionan cuando el trabajador solicita
permiso
Entidades y restricciones de cardinalidad involucradas en la relación :
un trabajador
puede solicitar un permiso (1-1) y varios trabajadores pueden disfrutar de un
permiso (M-1).

3.10. MODELO DE PROCESOS (NECESIDADES DEL PROCESO).

OBJETIVO 6
Aplicar las técnicas de modelización de procesos en un sistema, documentando el
resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.
Se realizara un modelo de procesos esencial en la fase de definición
 50

Para identificar las necesidades del sistema en lo referente a los procesos

usaremos la herramienta de los diagramas de flujos de datos (DFD) en sus
diferentes modalidades (DFD general, DFD de nivel medio y DFD de nivel
primigenio. La aplicación de estas herramientas nos dará el modelo esencial de
procesos (necesidades del proceso del sistema).

3.10.1. DFD.

Para describir estos diagramas de flujo de datos, se usara el método expuesto

por De Marco; o método de explosión el cual consiste en elaborar un conjunto de
DFD que corresponde a un desglose por niveles de los procesos y subprocesos
del sistema. El diagrama de flujo de datos de contexto sirve como apoyo para
elaborar este DFD por desglose. A continuación en las figuras siguientes se
demuestra el DIAGRAMA DE DESCOMPOSICIÓN correspondiente al sistema
INDR.

Los procesos PE1 Y PE2 describes los subsistemas definidos. Estos procesos
son:
51
 52

Identificar almacenes de datos;

En cuanto a la descomposición del almacén de datos, vemos el almacén de

datos físicos DB y el almacén de datos digitales DB2 (datos generales y solicitud)
el cual se subdivide en los respectivos sub almacenes específicos
correspondientes a las entidades del modelo de datos: Empleados, Vacaciones y
Permisos3.10.2. DFD General
53
 54

3.10.4. DFD de nivel primigenio.

A continuación se muestran los DFD de nivel primigenio que describen los
subprocesos de más bajo nivel (desglose máximo posible) del diagrama de
descomposición general

Hacer el DFD primigenio

3.10.5. Implantación de DFD en diccionario del proyecto.
A continuación las necesidades del proceso, detalladas en los DFD, Serán
descritos usando la técnica de lenguaje estructurado en el diccionario de proyecto.

DICCIONARIO DEL PROYECTO: sistema de información automatizado para el

sistema INDR
SECCION 2:
DESCRIPCION NECESIDADES DEL PROCESO (MODELO DEL PROCESO)

PROCESO: PE 1
Etiqueta: PROCESAR SOLICITUD.
Localización en organización: departamento de personal
Entradas: Solicitud revisada
Solicitud firmada por el jefe
Salidas: Solicitud registrada
Solicitud enviada almacén de datos
Descripción del Proceso:

PROCESO: PE 2
Etiqueta: INFORMAR PERMISOS VACACIONES
Localización en organización: departamento de personal
Entradas: Solicitud registrada
Salidas: informe de vacaciones
Actualizar datos
Descripción del Proceso:

PROCESO: PE 1.1
Etiqueta: VALIDAR SOLICITANTE
Localización en organización: Departamento de personal
Entradas: Solicitud procesada
Salidas: Reporte programación de vacaciones
Registrar datos
Descripción del Proceso:

PROCESO: PE 1.2
 55

Etiqueta: VALIDAR CUMPLIMIENTO DE NORMA

Localización en organización: departamento de personal
Entradas: solicitud de empleado
Salidas: solicitud validada
Descripción del Proceso:

PROCESO: PE 1.3
Etiqueta: AUTORIZAR O RECHAZAR SOLICITUD
Localización en organización: departamento de personal
Entradas: solicitud registrada
Salidas: solicitud rechazada o aprobada
Descripción del Proceso:

PROCESO: PE 2.1
Etiqueta: INFORMACION DE VACACIONES
Localización en organización: departamento de personal
Entradas: Solicitud validada
Salidas: reporte de vacaciones
Descripción del Proceso:

PROCESO: PE 2.2
Etiqueta: INFORMACION DE GESTION DE VACACIONES
Localización en organización: departamento de personal
Entradas: datos de los empleados
Salidas: reporte de gestión
Descripción del Proceso:

PROCESO: PE 1.1.1
Etiqueta: VALIDAR NORMA SOLICITANTE
Localización en organización: departamento de personal
Entradas: Solicitud procesada
Salidas: solicitud validada
Descripción del Proceso:

3.11. MODELO DE REDES (NECESIDADES DE REDES)

OBJETIVO 7
Aplicar las técnicas de modelización de redes en un sistema, documentando el
resultado de su aplicación en el diccionario de proyectos.
Se realizara el Modelo de redes esencial en la fase de definición
 56

En la fase definición del proyecto INDR las necesidades de redes del sistema
(modelo esencial de redes) se efectuara de la siguiente manera:

- Dibujar un diagrama de conexión de puesto del sistema

3.11.1. Diagrama de conexión de puestos del sistema

En el diagrama siguiente se muestra la conexión de puestos en la red, para
nuestro caso, referido al departamento de personal del INDR y su conexiones con
los otros puestos referidos anteriormente en el diagrama de descomposición de
puestos,. En este diagrama, vemos la interconexión de puestos en la red definida,
a rasgos generales.
 57

DICCIONARIO DEL PROYECTO: sistema de información automatizado para el

sistema INDR
SECCION 3: DESCRIPCIÓN MODELO DE REDES (NECESIDADES REDES)

Etiqueta: Empleado solicitante.

Tipo puesto: Móvil.
Subpuesto asociados: Departamento de personal
Oficina de comunicación LAN
Conexión a otros puestos:
Descripción puesto: : representa un agente interno, él puede solicitar sus
vacaciones llenando el formulario correspondiente, La solicitud de vacaciones una
vez preparada por el empleado y firmada por el jefe o los jefes, es enviada al
Departamento de Personal para que este la valide y autorice o no las vacaciones.
Una vez validada, el departamento de personal le responde al solicitante por
escrito, la autorización o no del disfrute de vacaciones. En relación con los
permisos remunerados, cada división debe remitir al Departamento de Personal el
formulario donde el empleado solicita el permiso, y este formulario debe estar
firmado por el jefe o jefes del empleado

Etiqueta: oficina jefe de departamento

Tipo puesto: primordial
Subpuesto asociados: Departamento de personal
Conexión a otros puestos:
Descripción puesto: Los jefes de división, personas conocedoras de las
dinámicas del INDR, son quienes gestionan las vacaciones de trabajadores de
acuerdo con la demanda interna. Teniendo cuidado en no restringir indebidamente
el periodo de vacaciones de los empleados (acumular periodos vacacionales, ya
que un empleado no debe dejar de disfrutar más de dos períodos vacacionales). Y
tampoco hacer que coincidan la totalidad de los empleados, de un departamento o
división, de vacaciones.

Etiqueta: oficina Jefes de departamento de personal

Tipo puesto: primordial
Subpuesto asociados: departamento de personal
Oficina de comunicaciones LAN
Conexión a otros puestos: jefe de división
Descripción puesto: Departamentos: Personal; Nomina; Higiene y Seguridad
Industrial; Adiestramiento. Son los que otorgan los permisos menores de 3 días a
los trabajadores

Etiqueta: Departamento de Personal

Tipo puesto: principal
Subpuesto asociados: Trabajador solicitante
Jefe departamento
Jefe división
Analistas
Conexión a otros puestos: directores
 58

Descripción puesto: es encargado de llevar el control de las vacaciones y

permisos remunerados. El Departamento de Personal (Compuesto por un Jefe de
Departamento, y 12 analistas) Consolida los permisos por empleado y por
Dirección y prepara un informe mensual, que es enviado a cada Dirección del
INDR.

Etiqueta: oficina Directores

Tipo puesto: primordial
Subpuesto asociados: jefe de departamento de personal
Conexión a otros puestos: presidente
Descripción puesto: representantes de las Direcciones: Recursos Humanos;
Administración de Finanzas; Formación para el Deporte y Recreación; Deporte de
Competición; Ciencias del Deporte; Servicios Generales; Consultoría Jurídica;
Proyectos Especiales; Regional

Etiqueta: oficina Analista

Tipo puesto: primordial
Subpuesto asociados: Departamento de personal
Conexión a otros puestos:
Descripción puesto: Procesar las remuneraciones, beneficios, vacaciones y
trámites de seguridad social, Confeccionar los contratos y liquidaciones de sueldo.
Planear y ejecutar los procesos de reclutamiento y selección Coordinar los
procesos de evaluación de desempeño. Gestionar el sistema de capacitación
interna

4. RECOMENDACIONES.
Una vez concluidas las fases del análisis del sistema INRD, hasta llegar a las
especificaciones de las necesidades del sistema, se pueden establecer las
siguientes recomendaciones generales: El análisis de viabilidad realizado muestra
la pertinencia del proyecto. De lo antes señalado, el proyecto debe completarse en
sus siguientes fases hasta la implantación del sistema. El plan del proyecto
sugiere un calendario tentativo de 10 semanas hasta la puesta en operación. En
virtud que la criticidad de culminación del proyecto no es alta, por el hecho de
existir un sistema manual actualmente en funcionamiento, debe tenerse especial
atención en las pruebas de integración del sistema para asegurarse su correcto
funcionamiento y evitar posibles errores posteriores. El sistema debe estar
suficientemente probado y ajustado antes de poner en funcionamiento. Durante la
 59

fase de diseño, debe mantenerse estrecha comunicación con los usuarios

principales para asegurar la aceptación de las prestaciones del sistema (diseños
de pantallas de entrada y salida, formas de reportes, etc.); esto debe ser una labor
complementaria a las necesidades del sistema definidas ya en el análisis del
sistema. El INDR realiza la gran mayoría de sus procesos de forma manual por lo
que no cuenta personal especializado en el área de sistemas informáticos. De
acuerdo a esto es recomendable incluir personal de mantenimiento especializado
en el área de informática para soporte del sistema INDR en lo pertinente a
hardware y software (un T.S.U. en informática o área similar). Este personal
adicional debe incluirse en los adiestramientos previstos durante la fase final de
implantación del sistema

5. CONCLUSIONES.
El sistema de información automatizado INDR es una herramienta informática
para gestionar las solicitudes de vacaciones y permisos de los trabajadores, Este
sistema sustituirá a un sistema similar de tipo manual actualmente en uso y
operación. El INDR interactuara con las todas las divisiones del instituto
permitiendo brindar la información oportunamente para agilizar los procesos de
programación de vacaciones y otorgamientos de permisos y de esta manera
brindar una mejor atención al trabajador. Es importante hacer notar que se ha
aplicado la etapa de análisis al problema propuesto en sus tres fases; inspección,
estudio y definición. Comenzamos por buscar la información simulando la técnica
de encuesta al personal del instituto INDR, las respuesta en este caso de estudio
están plasmada en las especificaciones del trabajo practico, con esta información
definimos el ámbito del instituto INDR mediante la modelación de los datos,
procesos y redes (modelos contextuales) utilizando las técnicas de modelo de
entidad relación, Diagrama de flujos y diagramas de descomposición de puestos
respectivamente, seguidamente se clasifican los problemas oportunidades y
posible soluciones mediante la técnica de uso de matriz de estudio de problemas/
oportunidades que nos llevan a posible soluciones, presentamos un plan de
proyecto utilizando la técnica de diagrama de Gantt, se definen y delimitan las
 60

tares correspondientes, realizamos el análisis de viabilidad y determinamos que el

proyecto de sistema INDR es viable, aquí concluimos la fase de inspección para
dar comienzo a la fase de estudio, realizando un análisis más detallado de los
problemas y oportunidades mediante la técnica PIECES para determinar los
objetivos del sistema, finalizando así la fase de estudio pasando a la fase de
definición, volvemos a la simulación de la técnica de entrevista y las respuesta
nos la da las especificaciones del trabajo practico, esto nos permite obtener los
requerimientos esenciales del sistema INDR, realizaremos los modelos esenciales
de datos procesos y redes usando como referencias los modelos contextuales
hecho en la fase de inspección finalmente cumplimos con el propósito del análisis
de sistema de entregar una relación de las necesidades del sistema INDR para
que sirva de base para la etapa de diseño.