Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 1 de 10
Contrato No. 00000864 del 18 de febrero de 2025 Fecha: 21 de julio de 2025
Periodo del reporte: 21 de junio a 20 de julio de Pago: 005 de 008
2025
Nombre del contratista: Miguel Angel Baron C.C: 88.240.351
Objeto del contrato: 2025R-32 9 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA FORTALECER LA BÚSQUEDA, ORGANIZACIÓN Y
RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES, ASÍ COMO LA GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN A
CARGO DEL ARCHIVO CENTRAL Y DEMÁS ARCHIVOS REQUERIDOS, EN APOYO A LA
SECRETARÍA DE GOBIERNO MUNICIPAL DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA.
Actividades realizadas por el contratista (En
Obligaciones del contrato (En esta esta columna el contratista debe indicar
columna se detallan las detalladamente todas las actividades
obligaciones del contrato) realizadas en el periodo en cada una de las
obligaciones)
Se llevó a cabo la planificación, coordinación y
supervisión de las actividades de clasificación,
1. Coordinar y supervisar las organización y conservación de documentos
actividades de clasificación, en el Archivo Central, asegurando el
organización y conservación de cumplimiento de los principios archivísticos y
documentos en el Archivo Central. la adecuada gestión de los expedientes, para
poder realizar las actividades de exhumaciones
administrativas autorizadas en la intervención.
Véase anexo 1
Se implementaron procesos de digitalización e
indexación de expedientes con el fin de
2. Desarrollar procesos de garantizar su preservación y facilitar su
consulta en las plataformas tecnológicas
digitalización, indexación y carga de
institucionales, para así proceder al uso
información en las plataformas adecuado de la información para realizar la
tecnológicas de la entidad. búsqueda de ciertas personas inhumadas
como CNI o CINR, en la intervención que se
llevó a cabo del 03 al 13 de junio de 2025.
Véase anexo 2
Se promovió la aplicación de mejores prácticas
3. Implementar y supervisar las en gestión documental, alineadas con la
mejores prácticas en gestión normativa archivística vigente, con el objetivo
documental, asegurando el de optimizar la organización y conservación de
cumplimiento de las normas los documentos. Para así realizar con éxito las
foliación y membrete de cada carpeta para
archivísticas.
organizar el archivo del cementerio central en
El año 2024 y 2025 hasta la fecha. Véase anexo3
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 2 de 10
Se presentaron recomendaciones para la
mejora continua en la gestión documental,
4. Elaborar informes técnicos sobre aportando propuestas para fortalecer la
eficiencia en la clasificación, acceso y
el estado de la documentación y los
resguardo de la información dentro del archivo
avances en la gestión documental. central y así poder acceder de manera más
sencilla por parte de la administración del CCC,
Del equipo forense y del apoyo técnico. Véase
anexo 4
La importancia de la clasificación
estructurada y la necesidad de implementar
procedimientos estandarizados para
garantizar la trazabilidad y seguridad de la
información acerca de documentos
relacionados con las inhumaciones de
cuerpos no identificados (CNI) y sin nombre
5. Capacitar y brindar orientación al específico (NN), así como la de personas
equipo técnico en temas de gestión particulares con sus familiares difuntos, en el
documental. Cementerio Central de San José de Cúcuta
permitió el acompañamiento en la
resolución de dudas y orientación en la
ejecución de tareas diarias relacionadas con
la gestión documental y además hacer
relación con los sitios de interés forense para
la UBPD y el Gatef (JEP) para poder realizar la
Tercera intervención 2025 en el CCC. Véase
anexo 5
Se identificaron documentos en riesgo de
deterioro y se implementaron acciones de
conservación preventiva y correctiva para
garantizar su adecuada preservación. Estas
6. Apoyar la implementación de medidas incluyeron la verificación de
medidas de conservación preventiva condiciones ambientales en los espacios de
y correctiva de documentos. almacenamiento, la reorganización de
archivos para evitar daños por manipulación
inadecuada y la aplicación de técnicas de
resguardo físico como el uso de carpetas y
Cajas especializadas. Véase anexo 6
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 3 de 10
Se garantizó el cumplimiento de protocolos
7. Supervisar la correcta rigurosos para la manipulación de documentos
manipulación de documentos sensibles y confidenciales, asegurando que su
sensibles y confidenciales. consulta y almacenamiento se llevaran a cabo
bajo estrictas normas de seguridad. Véase
anexo 7
Se atendieron las labores asignadas por el
supervisor en el marco de la gestión
documental en el apoyo integral a la Unidad de
Búsqueda de Personas dadas por
8. Cumplir con las demás funciones Desaparecidas (UBPD) durante las
asignadas por el supervisor, intervenciones, brindando apoyo en la
relacionadas con la gestión implementación de herramientas tecnológicas
documental y la implementación de destinadas a optimizar la administración y
herramientas tecnológicas. consulta de los archivos. Se colaboró en la
estructuración de bases de datos
documentales, facilitando la búsqueda y
recuperación de información relevante. Véase
anexo 8
Anexos: (Se deben adjuntar todos los soportes que permitan evidenciar el
cumplimiento de las actividades descritas)
Nota: Corresponde al Supervisor revisar que las obligaciones y productos que
constituyen el objeto del contrato sean ejecutadas, reportadas en el informe y con los
soportes correspondientes, así como el seguimiento técnico, administrativo y
Financiero, según lo establecido en la Ley 1474 de 2011.
MIGUEL ARMANDO CASTELLANOS SERRANO SANTIAGO ALFONSO BURBANO RODRIGUEZ
SUPERVISOR DEL 2 DE JULIO DE 2025 AL 20 SUPERVISOR DEL 21 DE JUNIO AL
DE JULIO DEL 2025 1 DE JULIO DEL 2025
C.C. 88.260.823 C.C. 91.529.718
MIGUEL ANGEL BARON
CONTRATISTA
C.C. 88.240.351
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 4 de 10
ANEXOS
ANEXO 1. ACTIVIDAD 1
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 5 de 10
ANEXO 2. ACTIVIDAD 2
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 6 de 10
ANEXO 3. ACTIVIDAD 3
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 7 de 10
ANEXO 4. ACTIVIDAD 4
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 8 de 10
ANEXO 5. ACTIVIDAD 5
ANEXO 6. ACTIVIDAD 6
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 9 de 10
ANEXO 7. ACTIVIDAD 7
ANEXO 8. ACTIVIDAD 8
Proceso Gestión de Bienes y Servicios Código: GBS-FO-05
Versión: Fecha:
Subproceso Contratación
04 10/3/2025
Formato Informe de Cumplimiento Página 10 de 10
