Sistemas de Información
1.3.1. Información
Podemos definir la información como un conjunto de datos procesados y a
su vez organizados, los cuales tienen un significado y valor para quienes la
reciben. Esta información también es describida como un recurso estratégico que
permite la toma de decisiones, la resolución de problemas y la generación de
conocimiento. Las características clave para que una información sea considerada
de calidad, incluyen:
- Que sea precisa y libre de errores
- Que esté disponible cuando se necesita
- Que sea importante para el receptor
- Que sea clara y fácil de entender
- Que tenga integridad y sea completa
1.3.2. Conceptualización de Sistemas de Información (S.I.)
Un Sistema de Información (S.I.) se puede describir como un conjunto
organizado de componentes que están interrelacionados y que trabajan juntos,
todos estos elementos lo que hacen es interactuar para procesar los datos
(incluidos los procesos manuales y automáticos) y así dar lugar a información más
elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una
determinada organización, en función de sus objetivos.
Un buen sistema de información también se destaca por su diseño, su
facilidad de uso, su flexibilidad, el mantenimiento automático de los registros, el
apoyo en toma de decisiones críticas y que mantiene el anonimato en
informaciones irrelevantes.
1.3.3. Actividades y Elementos de un Sistema de Información (S.I.)
En un sistema de información existen cuatro actividades que producen la
información que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar
operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas
actividades son:
1.- La Recopilación: Este apartado se encargada de la captura o recolecta de
datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno externo.
2.- El Almacenamiento: Aquí se produce el guardado de forma estructurada de la
información recopilada.
3.- El Procesamiento: Lo que hace es que convierte esa entrada de datos en una
forma más significativa y útil.
4.- La Distribución: Aquí se transfiere la información procesada a las personas o
roles que la usarán.
Estos sistemas de información también requieren retroalimentación, que es
la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a
evaluar o corregir la etapa de entrada.
Continuando con los componentes clave/elementos que conforman un
sistema de información, se dice que son una combinación de tres (3) partes
principales. Las personas, los procesos del negocio y los equipos de tecnologías
de la información, generalizando a su vez los elementos que componen estas 3
partes tenemos:
- Las Personas: Usuarios y especialistas que cumplen con diferentes roles cada
uno. Están los usuarios finales, los analistas de sistemas que se encargan de
diseñar los S.I y los administradores de T.I que mantienen la infraestructura.
- Los Datos: Que son la materia prima del sistema, tenemos los datos
estructurados como lo son bases de datos SQL y los datos no estructurados que
es información que se encuentra como correos o imágenes.
- Los Procedimientos: Es decir las reglas de operación que siguen estos
sistemas, los podemos encontrar como manuales de usuario, protocolos de
seguridad y flujos de trabajo automatizados.
- El Hardware: Que no es más que la infraestructura física, el cual tiene
componentes como servidores, computadoras, dispositivos móviles, también
haciendo uso de redes y equipos de telecomunicaciones.
- El Software: Al contrario del hardware, el software son programas y aplicaciones
de las que se hacen uso, hay diferente tipo de software como sistemas operativos,
aplicaciones empresariales y bases de datos.
- Las Redes: Este apartado hace énfasis en la conectividad y la comunicación,
sus principales ventajas es que permiten el acceso remoto y facilita la
transferencia de datos.
1.3.4. Tipos de Sistemas de Información
Dado que la función principal de los sistemas de información es mejorar la
realización de las tareas dentro de una entidad para incrementar la productividad y
lograr beneficios competitivos, en primer lugar, los sistemas de información
pueden ser categorizados en:
- Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): Estos se encargan de
gestionar transacciones operativas diarias (ventas, pagos, inventario). Se
caracterizan por ser altamente estructurados y repetitivos y estar enfocados en
precisión y velocidad.
- Sistemas de Información Gerencial (MIS): Estos generan reportes para la
gestión media (ventas por región, rendimiento).Se caracterizan por usar datos de
los TPS y producir informes resumidos.
- Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS): Son los que ayudan en decisiones
semiestructuradas usando modelos analíticos. Identificaos por ser interactivos y
flexibles.
- Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): Estos brindan información
estratégica a alta dirección. Utilizan datos agregados y visuales.
- Sistemas Expertos (ES): Este tipo de sistemas emulan conocimiento humano
para resolver problemas complejos. Están basados en reglas e inteligencia
artificial.
- Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS): Estos Apoyan a profesionales
(ingenieros, diseñadores). Son utilizados como herramientas especializadas.
- Sistemas de Colaboración Empresarial: Se utilizan para facilitar la
comunicación y trabajo en equipo. Hacen uso de plataformas integradas.
Cabe aclarar que esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no
obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la
práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias de las características
anteriores.
1.3.5. Importancia de los Sistemas de Información
Decimos que un sistema de información es importante porque transforma
datos en decisiones inteligentes. Tenemos que imaginarlo como el “cerebro digital”
de una organización: se encarga de recopilar datos, los organiza y también los
convierte en información útil que nos es de ayuda para lograr mejorar procesos,
detectar oportunidades y resolver problemas. Un sistema de información también
no ayuda en la toma de decisiones proporcionando datos mas actualizados y
contribuyendo a la mejora de eficiencia, también facilita la comunicación e Integra
distintas áreas de una organización, aumentando la competitividad permitiendo
adaptarse más rápido a los cambios del mercado manteniendo un registro seguro
de las operaciones, lo que resulta muy útil a la hora se realizar auditorías o
análisis históricos.
