Plataforma de
Aprendizaje
Virtual
Habilidades Laborales
Herramientas
en Línea: Google Drive y
Documentos de Google
Unidad 1
Introducción a
Google Drive
Aquí veremos los siguientes temas:
• Los comienzos de las herramientas en línea
- La nube
• ¿Qué es Google Drive?
- Funcionamiento
• Características de Google Drive
- Almacenamiento
- Trabajo colaborativo
- Privacidad
- Seguridad
• Ventajas y desventajas de Google Drive
• Herramientas de Google Drive
HERRAMIENTAS EN LÍNEA: “GOOGLE DRIVE Y DOCUMENTOS DE GOOGLE” | UNIDAD 1 3
Iniciamos la Unidad N°. 1
En este curso de Google Drive Nivel 1 aprenderás cómo funciona el ser-
vicio de almacenamiento de Google Drive, sus herramientas (en especial
“Documentos de Google”) y sus distintas funciones. Haremos foco en
cómo editar y dar formato a un documento de texto y en el trabajo cola-
borativo. En la siguiente imagen podrás observar las distintas unidades
que se abordarán a lo largo del curso:
En esta primera unidad haremos un recorrido por el inicio del almacena-
miento en línea (también conocido como “nube”) y los distintos servicios
disponibles. Luego profundizaremos en Google Drive, sus característi-
cas, y cuáles son las ventajas y desventajas de su uso. Por último, vere-
mos las distintas herramientas en línea que ofrece.
HERRAMIENTAS EN LÍNEA: “GOOGLE DRIVE Y DOCUMENTOS DE GOOGLE” | UNIDAD 1 4
El comienzo de las
herramientas en línea
Cuando utilizamos la computadora, tenemos la posibilidad de trabajar
de dos maneras:
1. Utilizando programas ya instalados en la computadora, sin nece-
sidad de tener conexión a Internet (por ejemplo, los programas de
procesador de texto, de hoja de cálculo, o de presentación de diapo-
sitivas, por nombrar algunos).
2. Utilizando los servicios disponibles “en línea” (es decir, a través de la
conexión a Internet).
Cuando utilizamos la primera opción (programas instalados en la com-
putadora, sin conexión a Internet), los archivos se guardan “de forma
local”, es decir, en la memoria de la propia computa-
dora. ¿Qué desventaja trae esto? Que si por alguna ra-
zón la computadora se rompe, se pierde o se apaga
de manera imprevista, esos archivos se perderán, y no
tendremos forma de recuperarlos. Una manera de pre-
venir esa pérdida es realizando copias de seguridad en
algún dispositivo externo (como un pendrive o un dis-
co externo), para asegurarnos de tener una versión res-
guardada. Sin embargo, como veremos más adelante, los servicios “en
línea” nos permiten trabajar con archivos de forma segura sin necesidad
de estar realizando copias de seguridad.
Otra dificultad que trae la utilización de programas sin conexión a In-
ternet es que los archivos no pueden trabajarse de forma simultánea
entre varias personas. Por ejemplo, si 3 personas quieren editar en
conjunto un mismo documento de texto, el último en realizar modifica-
ciones debería enviar el archivo, para que las otras personas a su vez
realicen cambios, y vuelvan a enviar el documento (así sucesivamente,
con todas las modificaciones necesarias). Este procedimiento no solo
es muy engorroso y lleva mucho tiempo, sino que se terminan generan-
do muchos archivos distintos, cada uno con la última versión, como
puede observarse en la imagen:
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La nube
Con la llegada de Internet nace el concepto de “nube”: un espacio en
línea donde se pueden almacenar archivos independientes del disco
duro de la computadora. Según Microsoft: “El almacenamiento en la
nube es un servicio que permite almacenar datos transfiriéndolos a tra-
vés de Internet o de otra red a un sistema de almacenamiento externo
que mantiene un tercero”.
Si bien el nombre de “nube” nos remite a algo que está en el cielo o en el
aire, en realidad se trata de algo mucho menos abstracto. El servicio de
“la nube” funciona a partir de servidores (es decir, gran-
des computadoras) conectados a Internet con discos du-
ros de gran capacidad de almacenamiento, ubicados en
un espacio físico. En la siguiente imagen se puede obser-
var una instalación con una gran cantidad de servidores,
uno al lado del otro, separados por un largo pasillo:
En este tipo de espacios se encuentran guardados los archivos de “la
nube”. En definitiva, lo que ofrecen estos servicios es espacio de almace-
namiento: en lugar de que cada persona guarde sus archivos en el disco
local de su propia computadora, estas empresas nos ofrecen unas compu-
tadoras de gran tamaño (con mucho espacio de almacenamiento), en las
que guardar nuestros archivos de forma segura. Hay diferentes empresas
que ofrecen el servicio de almacenamiento en la nube. A estos servicios
se puede acceder a través de los navegadores web. Algunos de ellos son:
Google Drive Apple iCloud Dropbox Microsoft OneDrive
El servicio utilizado dependerá de las necesidades de cada individuo o em-
presa. En este curso profundizaremos en Google Drive y sus herramientas.
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Después de la nube
La existencia de la nube, en conjunto con los avances de los disposi-
tivos móviles y las computadoras, hizo que muchas cosas cambiaran.
Los miedos a perder los archivos disminuyeron. El proceso de copias de
seguridad comenzó a realizarse de forma automática y segura, dejando
atrás el uso de discos externos o pendrives, sin la necesidad de ocupar
espacio en nuestras computadoras.
Otra novedad fue el surgimiento de las herramientas en línea: los pro-
gramas conocidos como procesadores de texto, hojas de cálculo y de
presentación, comienzan a estar disponibles en línea sin tener que des-
cargar ni instalar un programa en un dispositivo, sino que son aplicacio-
nes web que funcionan a través de Internet (a las que se accede a partir
de un navegador web), y cuya información es almacenada en la nube.
Para resumir, la nube cambió:
• La capacidad de almacenamiento y la seguridad de los docu-
mentos.
• La forma de acceder a los archivos, ya que comenzaron a estar
disponibles en cualquier momento y lugar (siempre que se cuen-
te con conexión a Internet).
• La disponibilidad de herramientas en línea.
• El trabajo en simultaneidad y la cantidad de personas que pue-
den intervenir en un archivo.
Algunas de las desventajas de la nube son que requiere de conexión a
Internet para tener acceso, y que debemos prestar atención a la privaci-
dad de los archivos. En ese sentido, es indispensable corroborar quiénes
acceden a nuestros documentos y con qué permisos cuentan, para pre-
venir algún hackeo a nuestras cuentas. A lo largo del curso veremos de
qué forma asegurar la privacidad de nuestros archivos.
HERRAMIENTAS EN LÍNEA: “GOOGLE DRIVE Y DOCUMENTOS DE GOOGLE” | UNIDAD 1 7
¿Qué es Google Drive?
Google Drive fue creado en 2012 por la compañía Google. Como men-
cionamos anteriormente, se trata de un servicio de almacenamiento cen-
tralizado para archivos en la nube, que te permite tener acceso a tus do-
cumentos desde cualquier dispositivo. Además de ofrecer el espacio de
almacenamiento, ofrece distintas herramientas digitales para visualizar,
editar y crear documentos de texto, presentaciones y planillas de cálculo
en línea, sin la necesidad de instalar otros programas.
Funcionamiento
Google Drive simula la estructura de una unidad de almacenamiento fí-
sica: podríamos decir que se trata de una gran biblioteca de ficheros
virtual. En ese sentido, reproduce la misma lógica de carpetas y archivos,
siendo las carpetas las que agrupan y contienen a los archivos (docu-
mentos). Es posible tener tantas carpetas como uno desee, y a su vez
esas carpetas pueden alojar la cantidad de archivos que uno decida.
Cuenta con una capacidad de 15 GB de almacenamiento gratuito, con la
posibilidad de extenderlo con una versión paga.
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Características
de Google Drive
Algunas de las características de Google Drive son su capacidad de al-
macenamiento en línea, la posibilidad de trabajar a distancia con otras
personas, así como la seguridad y la privacidad que ofrece. Veamos
con más detalle cada una:
Almacenamiento
En Google Drive se pueden almacenar distintos tipos de archivos y
formatos, desde documentos, presentaciones, música, fotos y vi-
deos, con una disponibilidad de 15 GB de capacidad (con la posibi-
lidad de extenderlo con una versión paga). Podés abrir los archivos
desde cualquier navegador web. Dentro de Google Drive se ofrecen
muchas maneras de ver, buscar y ordenar los archivos.
Trabajo colaborativo
En Google Drive varias personas pueden tener acceso simultáneo a
un mismo archivo, y todas ellas pueden editarlo en tiempo real. En
ese sentido, el trabajo colaborativo permite distribuir y compartir las
responsabilidades dentro de un proyecto. Para que esto suceda se
deben definir los roles que cada persona ocupará, para mantener una
organización al momento de editar el archivo en forma simultánea.
Seguridad
Los archivos guardados dentro de Google Drive están seguros y prote-
gidos por un sistema que detecta y bloquea cualquier amenaza externa
como spam, suplantación de identidad (phishing) o un software malicio-
so. Para mantener tu unidad segura es recomendable utilizar la autenti-
cación en dos pasos para ingresar a tu Google Drive y así evitar hackeos.
Privacidad
El contenido guardado en Google Drive es privado y nadie más puede
verlo. Otras personas tendrán acceso a tu contenido solo cuando les
des el permiso o si es solicitado por alguna ley. Google Drive cuenta
con distintos permisos para tus archivos, según quieras que otras
personas puedan ver, editar o comentar el documento, así como per-
mite definir si el archivo es público o privado. También tendrás la op-
ción de dejar de compartir los archivos o cambiar su propiedad.
HERRAMIENTAS EN LÍNEA: “GOOGLE DRIVE Y DOCUMENTOS DE GOOGLE” | UNIDAD 1 9
Ventajas y desventajas
de Google Drive
A continuación haremos un repaso por los aspectos positivos y nega-
tivos de Google Drive:
Ventajas Desventajas
• Cuenta con 15 GB disponibles gratis para • Para extender la capacidad de
almacenar archivos. almacenamiento deberás pagar por un
plan premium.
• Sincronización con aplicaciones y
herramientas del servicio de Google. • Depende de conexión a Internet para
acceder a los archivos almacenados en tu
• Ofrece la opción de editar archivos sin
unidad.
conexión (deberás activarlo previamente).
• Dificultad si hay muchos perfiles editando
• Acceso desde distintos dispositivos.
de forma simultánea sin organización.
• Editar documentos de forma colaborativa.
• Puede sufrir caídas o interrupciones en el
• Es compatible con múltiples formatos de servicio.
archivo.
HERRAMIENTAS EN LÍNEA: “GOOGLE DRIVE Y DOCUMENTOS DE GOOGLE” | UNIDAD 1 10
Herramientas
de Google Drive
Google Drive cuenta con la integración de diversas aplicaciones y he-
rramientas para llevar a cabo diferentes tareas. Las aplicaciones del
paquete informático de Google más utilizadas son:
Gmail
Gmail es el servicio de correo electrónico y va enlazando con Google Drive. Tener una
cuenta de Gmail es necesario para poder usar los servicios y herramientas de Google,
incluido el Google Drive.
Google Docs
Google Docs es un editor de textos, para crear y editar documentos de texto en línea.
En general, Google Docs funciona de modo similar al Writer de Open Office o al Word
de Microsoft, pero se diferencia en que se puede colaborar en el documento con otras
personas y compartirlo.
Google Sheets
Google Sheets es la herramienta para crear y editar hojas de cálculo en línea. En gene-
ral, funciona similar al Calc de Open Office o al Excel de Microsoft.
Google Slides
Google Slides es la herramienta para crear y editar presentaciones en línea. Su funcio-
namiento es similar al Impress de Open Office o al PowerPoint de Microsoft.
Google Forms
Google Forms es una herramienta para crear y enviar encuestas y formularios en línea,
en la que podrás obtener resúmenes automáticos con gráficos de las respuestas.
HERRAMIENTAS EN LÍNEA: “GOOGLE DRIVE Y DOCUMENTOS DE GOOGLE” | UNIDAD 1 11
A modo de resumen, Google Drive permite:
• Almacenar, ver, compartir y organizar archivos
• Acceder a tus archivos vía online
• Actualizaciones automáticas
• Archivos protegidos
• Crear respaldos de seguridad
• Colaborar con grupos de personas
• Comentar, editar, hacer sugerencias y cambios
Ante cualquier duda ingresá a la página princi-
pal de ayuda de Google Drive: https://support.
google.com/drive/?hl=es#topic=14940
Cierre de la unidad
A lo largo de esta unidad conocimos en qué consiste el espacio en la
nube para almacenar archivos, y las facilidades que trajo para las tareas
diarias, a partir de la disponibilidad de las herramientas en línea.
Pusimos el foco en Google Drive como uno de los servicios de almace-
namiento gratuitos en la nube, que cuenta con una considerable canti-
dad de espacio disponible para guardar archivos. Entre sus funcionalida-
des, destacamos la posibilidad de contactarnos con otras personas para
compartir o editar archivos en conjunto sin importar el lugar en donde
estemos. Entre sus desventajas se puede señalar que requiere de cone-
xión a Internet, de una buena coordinación para colaborar con otros, y
la importancia de prestar atención a la seguridad de nuestros archivos.
HERRAMIENTAS EN LÍNEA: “GOOGLE DRIVE Y DOCUMENTOS DE GOOGLE” | UNIDAD 1 12
Bibliografía
• Antes y ahora: Cómo cambió el almacenamiento en la nube nuestra
forma de trabajar (microsoft.com)
• Qué es el almacenamiento en la nube y cómo se utiliza | Microsoft
Azure
• Historia de la nube: qué es y cómo empezó todo | Holded
• https://blog.dataprius.com/index.php/2016/08/03/almacenamien-
to-en-la-nube/
• Qué es la nube o “cloud” de internet explicada para niños y mayores
- YouTube
• https://edu.gcfglobal.org/es/informatica-basica/que-son-las-aplica-
ciones-web/1/
• https://support.google.com/drive/
answer/10375054?hl=es-419#:~:text=Tu%20contenido%20se%20
almacena%20de,la%20informaci%C3%B3n%20en%20tu%20dispo-
sitivo
• https://support.google.com/accounts/answer/46526
