ACCESS
3.1 ¿QUE ES ACCESS?
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacional (RDBMS,
por sus siglas en inglés) desarrollado por Microsoft, que permite crear, organizar,
almacenar, recuperar y administrar grandes volúmenes de datos de forma eficiente.
Es una aplicación que forma parte del paquete de productividad Microsoft Office y
está diseñada para usuarios que requieren una solución accesible y potente para el
manejo de datos, sin necesidad de conocimientos avanzados en programación o
administración de bases de datos complejas.
Access combina la potencia de un motor de base de datos (Microsoft Jet Database
Engine o ACE Engine) con una interfaz gráfica de usuario fácil de utilizar, que
permite el diseño intuitivo de tablas, formularios, consultas, macros e informes. Una
de sus principales ventajas es que permite trabajar con bases de datos relacionales,
lo que significa que las diferentes tablas pueden estar conectadas entre sí mediante
relaciones basadas en campos comunes (claves primarias y claves foráneas),
facilitando la integridad de los datos y evitando la redundancia.
A través de sus herramientas, Microsoft Access permite a los usuarios diseñar
formularios personalizados para ingresar y modificar información, realizar consultas
avanzadas con lenguaje SQL o mediante asistentes visuales, generar informes con
presentaciones profesionales de los datos, y automatizar procesos mediante macros
o mediante el lenguaje de programación Visual Basic for Applications (VBA).
Además, Access se destaca por su capacidad de integrarse con otros programas
del entorno de Office, como Excel, Word y Outlook, así como con servidores de
bases de datos más robustos como Microsoft SQL Server. También permite
importar y exportar datos en diferentes formatos (Excel, texto plano, CSV, XML,
etc.), lo que le da una gran flexibilidad para trabajar en distintos entornos de negocio
o académicos.
3.1.1 HISTORIA DE MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access fue desarrollado por Microsoft a principios de la década de 1990,
en un momento en que la computación personal comenzaba a expandirse
rápidamente, y muchas empresas pequeñas y usuarios individuales necesitaban
herramientas accesibles para manejar grandes volúmenes de datos sin tener que
recurrir a sistemas complicados y costosos como Oracle o IBM DB2.
INICIOS (1989 - 1992): EL PROYECTO CIRRUS
El desarrollo de Access comenzó como un proyecto interno de Microsoft con el
nombre en clave "Cirrus". El objetivo era crear un sistema de base de datos
relacional que fuese fácil de usar y se integrara con otras herramientas de Microsoft,
como Excel y Word. Paralelamente, existía otro proyecto llamado "Omega", que era
un sistema más avanzado, pero más complejo. Finalmente, Microsoft decidió
centrarse en Cirrus, por su enfoque amigable para el usuario.
En esos años, el mercado de bases de datos personales estaba dominado por
programas como dBASE, Paradox y FoxPro (que luego sería adquirido por
Microsoft). Sin embargo, ninguno ofrecía una integración fluida con el ecosistema de
Office ni una interfaz gráfica completamente intuitiva.
LANZAMIENTO OFICIAL: ACCESS 1.0 (1992)
Microsoft lanzó Access 1.0 en noviembre de 1992 como parte del paquete de
aplicaciones de productividad de Windows. Fue el primer sistema de gestión de
bases de datos relacional con una interfaz completamente gráfica para el entorno
Windows.
Desde su lanzamiento, Access destacó por:
Su facilidad para crear tablas, formularios, consultas e informes.
Su integración con otros productos de Microsoft.
El uso de macros y Visual Basic para automatizar procesos.
EVOLUCIÓN EN VERSIONES POSTERIORES (1993 - 2000)
Access 2.0 (1994): mejoró el rendimiento y añadió compatibilidad con más
formatos de bases de datos.
Access 95 (1995): adaptado a la interfaz de Office 95 y el sistema operativo
Windows 95.
Access 97 (1997): incorporó muchas mejoras en VBA, seguridad y soporte
para Internet.
Access 2000 y Access XP: ofrecieron mejoras en el diseño de formularios,
nuevos asistentes, y una mayor integración con la web y otros sistemas.
CONSOLIDACIÓN Y CAMBIOS IMPORTANTES (2003 - 2010)
Durante estos años, Access evolucionó para permitir a los usuarios trabajar con
bases de datos distribuidas en red y conectarse a servidores como Microsoft SQL
Server. También se mejoraron las herramientas para desarrollar aplicaciones más
complejas.
Access 2007 introdujo un nuevo formato de archivo: .accdb, reemplazando al
anterior .mdb, ofreciendo mayor compatibilidad con campos adjuntos, datos
multivalor y mejoras de seguridad.
Se rediseñó completamente la interfaz con la introducción de la cinta de
opciones (Ribbon).
ACCESS EN LA ERA DE LA NUBE (2013 - ACTUALIDAD)
Access 2013 permitió crear aplicaciones web de bases de datos, que podían
ejecutarse en SharePoint Online o en servidores locales.
Sin embargo, esta función fue eliminada en versiones posteriores debido a su
limitada adopción.
Access 2016, 2019 y 2021 continuaron mejorando la estabilidad,
compatibilidad con bases de datos externas y herramientas de visualización
de datos.
Access también integró conectores para datos en la nube, como Microsoft
Dataverse, SharePoint, y servicios de terceros.
HOY EN DÍA (2025)
Aunque muchos usuarios y empresas se han trasladado a plataformas basadas en
la nube como Power Apps o Excel Online, Access sigue siendo ampliamente
utilizado en entornos de oficina que requieren aplicaciones de base de datos
personalizadas, económicas y fáciles de mantener.
Microsoft continúa ofreciendo soporte para Access, especialmente como una
herramienta de prototipado rápido, desarrollo interno, y gestión de información a
pequeña escala.
3.2 IMPORTANCIA DEL MANEJO DE ACCESS
Microsoft Access es una herramienta de gran relevancia en el ámbito tecnológico,
empresarial, educativo y personal debido a su capacidad para facilitar la
administración eficiente de grandes volúmenes de datos mediante una interfaz
gráfica amigable y herramientas de automatización integradas. Su importancia
radica en que permite el diseño y gestión de bases de datos relacionales sin
necesidad de conocimientos avanzados en programación, lo cual representa una
solución accesible y práctica para millones de usuarios en todo el mundo.
Uno de los aspectos más importantes de Microsoft Access es su capacidad para
empoderar a individuos, pequeñas y medianas empresas, instituciones educativas y
organizaciones sin fines de lucro, permitiéndoles crear sistemas personalizados de
control de información sin requerir inversiones significativas en software o personal
especializado. Access permite estructurar los datos, mantener la integridad
relacional entre tablas, automatizar procesos y generar informes útiles para la toma
de decisiones.
Además, su integración con otras aplicaciones de Microsoft Office —como Excel,
Word, Outlook y PowerPoint— amplía su funcionalidad y utilidad práctica en
entornos de trabajo colaborativos. Esto convierte a Access en una herramienta
estratégica para la digitalización, la productividad y la eficiencia en los procesos
organizacionales.
Desde un punto de vista académico y formativo, Microsoft Access también cumple
un rol crucial, ya que permite a los estudiantes comprender los fundamentos de los
sistemas de bases de datos relacionales, la normalización de la información, la
lógica de relaciones entre entidades, la estructura de campos y registros, y el uso
básico de consultas SQL. Esta utilidad educativa contribuye a la formación técnica y
al desarrollo de competencias en el manejo profesional de información.
En conclusión, Microsoft Access es importante porque ofrece una solución sólida,
versátil, económica y adaptable para la administración inteligente de información en
múltiples contextos, permitiendo mejorar procesos, optimizar recursos y generar
conocimiento a partir de datos organizados.
3.3 ¿PARA QUÉ SIRVE MICROSOFT ACCESS?
Microsoft Access sirve para crear y administrar bases de datos relacionales, lo cual
permite organizar la información en tablas interconectadas mediante claves
primarias y claves externas, facilitando así la integridad y consistencia de los datos.
Esta herramienta se utiliza en diferentes áreas y sectores, como administración,
salud, educación, comercio y tecnología, ya que permite diseñar aplicaciones
personalizadas de gestión de datos adaptadas a las necesidades específicas de
cada usuario o institución.
Entre las principales utilidades de Microsoft Access se destacan:
1. Almacenamiento estructurado de datos: Permite organizar la información
en tablas relacionadas, evitando la duplicación de datos y facilitando su
actualización y mantenimiento. Por ejemplo, una empresa puede registrar
clientes, productos, ventas y pagos en diferentes tablas vinculadas entre sí.
2. Diseño de formularios interactivos: Sirve para crear interfaces visuales que
permiten a los usuarios ingresar, modificar y consultar datos de manera fácil y
segura, sin tener que acceder directamente a las tablas.
3. Consultas avanzadas: Facilita la extracción de información específica
mediante el uso de consultas SQL o mediante asistentes gráficos. Por
ejemplo, se pueden realizar búsquedas filtradas, cálculos matemáticos,
combinaciones de datos entre tablas, y mucho más.
4. Generación de informes profesionales: Access permite crear informes
detallados con la información contenida en la base de datos, listos para
imprimir o exportar. Esto es útil para presentar resultados financieros,
informes académicos, inventarios, etc.
5. Automatización de tareas: A través de macros y programación con VBA, se
pueden automatizar procesos repetitivos como cálculos, validaciones,
generación de documentos, envío de correos, etc.
6. Integración con otros sistemas: Access puede conectarse con otras
aplicaciones como Excel, Word, Outlook, SQL Server, y plataformas web, lo
que lo hace útil en sistemas híbridos o integrados.
7. Desarrollo de sistemas de gestión: Muchas organizaciones lo utilizan como
base para construir sistemas de gestión internos como control de inventarios,
registro de pacientes, bases de datos académicas, control de proyectos,
seguimiento de ventas, y otros.
