Asignatura: Organización Documental
Norma De Competencia Laboral: 210602038 - 210602001
Sesión: 11
Resultado De Aprendizaje: Ejecutar la asociación de documentos según el
procedimiento técnico y normativa archivística.
Introducción a la Descripción Documental
La descripción documental es un proceso
fundamental en la archivística que permite
identificar, analizar y registrar la información
contenida en los documentos. Su importancia
radica en facilitar el acceso, la gestión y la
preservación del patrimonio documental,
garantizando la transparencia y la memoria
institucional.
La descripción documental ha evolucionado
desde métodos rudimentarios hasta sistemas
estandarizados basados en normas
internacionales como ISAD(G) para archivos y
ISAAR(CPF) para autoridades. Estos
estándares aseguran la consistencia,
interoperabilidad y calidad en la
documentación archivística a nivel global.
Conceptos Clave en la Descripción
Documental
El fondo documental es el conjunto de
documentos provenientes de una misma
entidad productora. Dentro del fondo, la
descripción se organiza jerárquicamente en
secciones, series y unidades documentales, lo
que facilita su ordenación y localización.
Los niveles de descripción permiten establecer
una estructura clara y lógica, desde el fondo
hasta cada documento individual. Entre los
elementos esenciales de la descripción se
incluyen el título, la fecha, el volumen o
extensión física, y otras características que
permiten identificar y contextualizar la
documentación.
Usos y Funciones de la Descripción
Documental
La descripción documental facilita el acceso y
la recuperación eficiente de información,
permitiendo a usuarios localizar documentos
específicos dentro de grandes acervos
archivísticos.
Además, es una herramienta clave para la
gestión documental, apoyando la organización
interna, la transparencia administrativa y la
rendición de cuentas. Asimismo, contribuye a
la preservación de la memoria institucional y
colectiva, garantizando la conservación de la
información para futuras generaciones.
Procedimiento de Descripción Documental
El procedimiento comprende varias fases:
identificación de los documentos, análisis de
su contenido y contexto, registro detallado de
sus características y finalmente la difusión de
la información para su consulta.
Se aplican metodologías rigurosas para
asegurar la exactitud y uniformidad en la
descripción. La incorporación de software y
herramientas digitales especializadas ha
optimizado la gestión, permitiendo bases de
datos accesibles y actualizables.
Cuadros de Clasificación Documental
Los cuadros de clasificación documental son
esquemas estructurados que organizan los
documentos según funciones y actividades de
la entidad productora, facilitando su orden y
recuperación.
Su elaboración sigue principios como
coherencia funcional, simplicidad y
adaptabilidad. Se diseñan teniendo en cuenta
el contexto institucional y los tipos de
documentos gestionados.
Ejemplos comunes incluyen cuadros para
archivos administrativos, judiciales o
académicos, cada uno adaptado a sus
necesidades específicas.
Inventarios Documentales
Los inventarios documentales tienen como
propósito registrar detalladamente los
documentos existentes en un archivo,
incluyendo su identificación, ubicación física y
estado de conservación.
Estos inventarios permiten controlar y
actualizar constantemente el acervo
documental, facilitando acciones de
preservación y acceso.
La elaboración de un inventario requiere la
recopilación meticulosa de datos y puede ser
realizada manualmente o mediante sistemas
digitales que agilizan la gestión y consulta.
Guías de Archivo
Las guías de archivo son herramientas de
consulta que describen de forma general o
específica los fondos documentales de un
archivo, orientando a los usuarios en la
búsqueda y acceso a la documentación.
Existen guías generales que abarcan todo un
archivo, guías temáticas centradas en áreas o
asuntos particulares, y guías de fondos
específicos que detallan colecciones
concretas.
Su estructura común incluye la presentación
del fondo, contexto histórico, organización
documental y accesos disponibles.
Índices Documentales
Los índices documentales son listados
ordenados que permiten localizar información
dentro de los documentos. Se clasifican en
índices onomásticos (personas), toponímicos
(lugares) y temáticos (asuntos).
Elaborar índices implica seleccionar términos
relevantes, organizar la información y facilitar
la consulta mediante herramientas como
tesauros y vocabularios controlados, que
aseguran precisión y uniformidad.
Conclusión
La descripción documental es crucial para
organizar, acceder y conservar eficientemente
los documentos. Su adecuada aplicación
facilita la gestión del patrimonio documental y
asegura la memoria institucional.
A pesar de los avances, la adaptación a
nuevas tecnologías y normativas sigue siendo
un reto. Por ello, es esencial la formación
continua de los profesionales para responder a
las demandas actuales y futuras del campo
archivístico.
