GESTION DE ARCHIVOS
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
procesamiento, organización, administración y transparencia de la documentación de la
entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
¿Qué es la gestión de archivos?
Los archivos de gestión son los encargados de conservar y organizar la documentación
activa desde su creación o recepción hasta su eliminación o transferencia. Esta
documentación activa es la de uso habitual en la oficina productora.
¿Quién es el responsable de los archivos publicos?
Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo
de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de
los mismos.
¿Qué es un archivo público ejemplos?
Algunos ejemplos de estos documentos son: Acta de nacimiento, acta de defunción, acta
de matrimonio y acta de divorcio. Documentos de propiedad. Licencias de conducir,
credenciales de identificación, credenciales para votar y pasaportes.
¿Qué dice el art 12 de la ley 594 de 2000?
Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos
y de la administración de sus archivos.
¿Qué dice el artículo 13 de la Ley General de archivos?
Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de
consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos
actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes: I. Cuadro general de
clasificación archivística; II.
¿Qué norma regula los archivos publicos en Colombia?
Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos
Esta ley regula los documentos de archivo y establece el Sistema Nacional de Archivos
(SNA). Los principales cambios son: El SNA es ahora responsable de la administración de
los archivos públicos.
¿Cómo se clasifican los archivos públicos?
la clasificación es la adopción de un Fondo Documental a la estructura de la entidad que lo
produce o lo produjo , una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias)
y archivísticas (series, unidades y tipos de documentales en las cuales se refleja la
institución productora de los documentos.
¿Cuál es la obligatoriedad de los archivos públicos?
Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la
creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística.
¿Qué diferencia hay entre un archivo público y un archivo privado?
La principal diferencia entre el documento público y privado, es que en el primer
interviene un funcionario público o un particular que preste funciones públicas, en tanto
en el segundo sólo intervienen particulares.
¿Cómo se debe archivar según la ley de archivo?
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea,
como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos
de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar
documentos originales.
¿Cuáles son los tres tipos de archivos?
Los tipos de archivo más comunes son: De texto: txt, doc, docx, etc. De imagen: jpg, gif,
bmp, png, etc. De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
Los procesos de gestión documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que
establecen la forma correcta de llevar a cabo las tareas dentro de las empresas, todo en
pro de la transparencia, la organización y el uso óptimo de la información. Una de las
leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivísticos es la
Ley General de Archivos 594 del 2000. Toma nota porque te explicaremos de qué se
trata.
La transparencia y el orden de la información es la base requerida para que los ciudadanos
en general puedan acceder a la información de interés público, ya sea de empresas
privadas que prestan servicios a la comunidad, como de empresas y organizaciones del
Estado. Para garantizar dichas bases, el gobierno aprobó el 14 de julio del año 2000 la Ley
594, conocida como la Ley General de Archivos, la cual establece los parámetros para
llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que
surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio
archivístico.
¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000?
Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.
Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés
económico, social y tecnológico.
Consolidar una cultura de información nacional.
Racionalización de la información y sus categorías.
¿Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos?
Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la
documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios que la
rigen y que se desarrollan son los siguientes:
Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y garantiza
a conservar una información con fácil acceso y recuperación.
Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de
la gestión y la administración de los documentos , tanto para las empresas, como
para quienes deseen consultar información de interés nacional. De este modo se
categorizan de manera eficaz los documentos, ayudando a depurar y a administrar
lo que es necesario.
Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el
manejo de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de
gestión, siendo las bases principales para procesos políticos, económicos y
legales, garantizando los derechos de todos los involucrados en los procesos.
Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo que
es enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en
organizaciones públicas como privadas con interés público.
Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el
principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural
de la nación.
Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la
información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.
Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos
sea realizado por personal especializado o personal común, siempre y cuando sigan
las leyes y normas establecidas, de tal manera que su consulta esté más que
garantizada.
Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan
a las entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los procesos de
gestión documental.
Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra,
el AGN tiene la responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar a
cabo procesos de administración de documentos.
Estos son algunos de los beneficios que se obtienen al adquirir un servicio de esta
magnitud, así que, si aún estás debatiéndo entre contratar o no un servicio de gestión
documental, toma nota de lo siguiente:
1. Reducción de costos:
Con la gestión documental se reduce en un 43% los costos documentales, ya que se logra
de manera eficaz la categorización de los archivos, automatizando las tareas manuales y
generando ahorro de costos, tiempo y productividad. Esto hace que el tiempo sea
debidamente asignado a otras labores dentro de la empresa.
1. Aumento de la eficacia:
Con la automatización de los procesos se logra una fácil administración, migración y
conversión de las bases de datos existentes. De este modo se obtiene un estado de
eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos, permitiendo un acceso
total a la información.
1. Aumenta la productividad:
Al utilizar medios de conservación para la administración de los documentos electrónicos,
se centraliza, estandariza y comparte la información, haciendo que esta se transmita y se
consulte más rápidamente.
1. Uso eficiente de los recursos:
La gestión documental digitaliza los archivos vitales e importantes de la
empresa, reduciendo un 50% en costos de copiado, uso de papel, fotocopias e
impresiones y los demás elementos que se relacionan a este proceso. Esto minimiza el
impacto ambiental y maximiza la viabilidad económica de la empresa.
1. Libera espacio:
La administración y análisis de la información en forma inteligente permite alcanzar altos
estándares de eficiencia, no solo por la reducción de espacios, sino por su optimización en
términos de equipos y capacidad. Esto se traduce a menor espacio utilizado para archivar
documentos. No todo debe almacenarse y no todo se almacena igual.
1. Fácil localización:
Gracias al uso de los administradores de archivos, los documentos se categorizan de una
manera jerárquica, cuya estructura permite la búsqueda eficaz y pronta de la
información.
1. Correcta administración de los archivos:
De la mano con el punto anterior, la administración adecuada les permite a los usuarios
crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las propiedades de los
mismos.
1. Inmediatez en la información:
La implementación de un sistema de gestión documental y la automatización de los
procesos ayudan al usuario enviar y compartir información rápidamente, así como en el
acceso en línea para la consolidación del trabajo colaborativo.
1. Seguridad en la información:
Al tener la documentación organizada acorde a la estructura definida por el Archivo
General de la Nación (AGN), se le da a la empresa mayor control sobre sus archivos, por lo
que se puede monitorear constantemente las modificaciones o creaciones de los
mismos.
1. Preservación a través del tiempo:
La gestión documental conlleva a la digitalización de los documentos, permitiendo que
estos se encuentren en mejores condiciones y que puedan sobrevivir al paso del tiempo.
De igual manera ocurre con aquellos que se mantienen en físico por alguna razón, ya que
su archivo correcto ayuda a su conservación y a su uso adecuado.
