¿Qué es una Carta Comercial?

Definición, partes y tipos

Una carta comercial continúa siendo un documento necesario a nivel
empresarial. Su formato puede verse afectado por las nuevas
tecnologías, pero su origen y, sobre todo, su función, es inalterable. Sus
usos son variados y aplicables a diferentes áreas de negocio. Hay que
saber utilizarlas y, sobre todo, elaborarlas, pero una vez dominado este
arte, una buena carta comercial será un valuarte para cualquier equipo
de ventas e incluso, para otros departamentos de la compañía.
¿Qué es una carta comercial?
Una carta comercial es un documento de comunicación entre empresas.
Se utiliza para transmitir un mensaje (normalmente comercial) entre
cliente – proveedor y así hacer llegar la oferta comercial del momento,
nuevas condiciones de compra o cualquier otro tema total y
exclusivamente comercial que esté relacionado con la transacción de
compra – venta de un bien / servicio.
Si el tema a tratar en cuestión no es del ámbito comercial, no se
denominará carta comercial ni se trataría como tal.
Su vía de envío (medio) antaño era el correo postal. Posteriormente se
utilizaba el fax pero actualmente, cualquier vía es aceptada porque lo
que determina que sea una carta comercial es el contenido de la misma.
Así pues, se puede hacer llegar por email, a través de mensajería
instantánea, correo postal, etc.
A través de la carta comercial se intenta establecer una relación
propiamente comercial y que se ejecute una acción de compra – venta.
Aunque la carta comercial como determinamos es para tratar temas
estrictamente comerciales, esto representa un campo muy amplio que
puede incluir la nueva oferta, los datos y detalles de facturación,
modificaciones en el producto, etc. Pero siempre deben estar
relacionados con la compra – venta.
¿QUÉ TEMAS TRATA UNA CARTA COMERCIAL?
Mientras que en la carta comercial se traten temas relacionados con la
compra – venta de un artículo – producto – servicio, cualquier tema será
bienvenido y aceptado en una carta comercial. Así, dentro de lo
permitido y para que el documento siga siendo una carta comercial,
puede incluir los siguientes temas:
 Pedidos a proveedores
 Solicitar catálogo de precios y/o productos
  Muestrario de promociones y ofertas ya sean esporádicas o
periódicas
 Invitaciones a eventos, encuentro o showroom
 Invitación y/o recordatorio a una reunión
 Solicitud de aplazamiento de pago a proveedor
 Recordatorio de pago – vencimiento de cobro a cliente

Las siguientes categorías están excluidas de las cartas

comerciales:
Correspondencia interna entre oficinas, departamentos, sucursales o
filiales de la misma empresa.
Comunicaciones escritas a un grupo indeterminado de destinatarios o a
destinatarios determinados por las características del grupo, por
ejemplo, correo directo o material publicitario.
Avisos escritos que se crean utilizando formularios como parte de una
relación comercial existente, por ejemplo, notas de entrega, avisos de
entrega o avisos de recogida.
PARTES Y ESTRUCTURA DE UNA CARTA COMERCIAL
Una carta comercial para que lo sea, deberá incluir una serie de partes
indispensables. Al margen de ellas, se podrá incluir cualquier otra
información, pero sí o sí, las siguientes partidas deben aparecer
claramente detalladas.
Membrete – Remitente
Suele aparecer a escaso espacio del margen superior del documento, y
es recomendable que, además de un logo y un nombre, incluya
información básica del remitente como el nombre de la empresa, su
dirección y sus datos de contacto.
Fecha
Para que la carta comercial sea realmente oficial deberá incluir la fecha
de emisión de la misma. El punto extra será añadir la ciudad de
procedencia.
Madrid, 18 de diciembre de 2022.
Datos de destinatario
¿A qué persona estamos remitiendo la presente comunicación? El
destinatario de la carta comercial debe aparecer en el documento de
forma lo más detallada posible, lo que significa que se debe incluir su
nombre y apellidos, el cargo que ocupa dentro de la empresa y la
dirección de esta última.
Asunto o referencia
El asunto no es algo exclusivo de los correos electrónicos. Es una parte
fundamental de todas las comunicaciones que ayuda a situar y aterrizar
el tema a tratar. Así cualquiera que reciba la carta comercial sabrá, sin
necesidad de leerla por completo si se trata de un cobro, un pago, una
oferta, etc.
Saludo
Estimado señor, estimado cliente, respetable señor, distinguido señor…
Como comunicación oficial que es, este tipo de cartas deben ir
precedidas por una frase de cortesía que deje clara la buena intención (y
las buenas maneras) del remitente hacia la persona a la que se dirige.
Contenido texto
El texto de la comunicación dependerá por completo de la naturaleza y
la intención de la misma. Puede ser, por lo tanto, más corto o más largo,
con más o menos párrafos… Pero lo que está claro es que debe dejar
bien claro qué pretendemos obtener del destinatario.
Despedida
Siempre todo texto hay que cerrarlo formalmente. Una despedida
indicando la acción a llevar se debe incluir al finalizar la carta comercial.
El tono de nuevo dependerá de cómo es la carta, a quién va dirigida, el
objetivo y el tono de la marca.
Firma
Toda comunicación hay siempre que firmarla. Puede ser con la firma
rúbrica manual o digitalizada.
Partes adicionales
Se podrán añadir tantas partes y anexos como se desee y necesite. Así
por ejemplo se puede adjuntar una factura, un presupuesto, un catálogo
o un anexo de cómo proceder para realizar el pedido.
También se puede incluir un duplicado en caso de necesidad por ambas
partes.
TIPOS DE CARTAS COMERCIALES
La carta de presentación
La carta de presentación es un breve texto escrito de carácter formal
que informa sobre el interés del emisor en un determinado puesto
laboral y expone las razones que lo convierten en un candidato ideal
para el puesto. También busca despertar el interés de la empresa por la
persona que la envía.
Muchas veces las empresas mandan cartas de presentación para vender
sus productos.
Carta de solicitud de información. Son las que escribe una empresa
cuando quiere un producto concreto para conocer qué empresas lo
tienen.
Carta de oferta. Son aquellas que acompañan a un presupuesto.
Carta pedido. Con ella se solicita al proveedor el envío de mercancía y
el cliente se compromete a pagar lo acordado.
Carta reclamación. Mediante ellas el comprador se dirige al vendedor
exigiéndole el cumplimiento de lo acordado.
Se diferenciarán por el objetivo y la motivación con la que se envíen
(generar un impacto o recoger algún tipo de información del remitente).
 Cartas publicitarias
 Cartas con información sobre producto / servicio / marca
 Cartas que están enfocadas y destinadas a la confirmación de un
pedido comercial
 Cartas con acuse de recibo
 Cartas para el envío de una factura
 Carta para el envío de un presupuesto
 Carta que incluye el catálogo de producto / servicio de la empresa
 Carta con listado de precios
 Cartas para realizar un pedido
Además de estos objetivos y motivaciones por las cuales se realizan
cartas comerciales, también puede darse el caso de otros usos como,
por ejemplo:
  Cartas de comunicados internos para equipo y empleados
 Cartas de disculpa por algún error cometido
 Cartas de informes para acompañar los documentos de análisis de
ventas

CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES

Según el contenido o motivo de las cartas comerciales podemos
agruparlas en los tres bloques siguientes:
– Cartas de informes o de referencia: informes comerciales e
informes personales, entre los principales.
– Cartas de pedido: solicitud de información, de pedido en firme, de
aceptación o, de modificación del pedido, de la alteración de las
condiciones del mismo y de denegación, entre las más habituales.
– Cartas de reclamación: de pedido, cuentas no pagadas dentro del
tiempo pactado, mal servicio, ect.
Las cartas comerciales, independientemente de su extensión, se
escribirán siempre en papel tamaño carta p A4.
• Cartas de informes o referencias
Podemos distinguir dos tipos:
– Informes comerciales o referencias comerciales: son cartas
dirigidas a otras personas
del mismo ramo, de la misma actividad, entidades de crédito, etc., en
las que se recaba información sobre clientes y/ o proveedores, futuros y
actuales, referida a aspectos como su solvencia económica, su seriedad,
o su proyección.
Estos informes han de escribirse con precisión y se debe indicar el
motivo de la información solicitada y, por supuesto, hacer referencia a
que los datos recibidos serán tratados de una forma confidencial. Tienes
un ejemplo en la
– Informes personales o de referencias: son cartas que van dirigidas
a las
empresas en las que se solicita información sobre las personas a las que
conocen por haber prestado en ellas sus servicios.
Al pedir informes de una empresa o persona la carta ha de ser redactada
de una forma hábil y respetuosa, y se deberá citar que se guardará la
debida reserva o confidencialidad.
• Cartas de pedido
Podemos distinguir varios tipos:
– Solicitud de información: son cartas que se dirigen a los
proveedores potenciales o habituales solicitando información sobre sus
productos con el objeto de hacer un pedido.
Se deben escribir exponiendo claramente la clase de información que
deseamos, como por ejemplo los productos que nos interesan, las
condiciones de venta, etc.
– Carta de pedido en firme: una vez que la empresa cliente recibe la
información enviada por el proveedor, se realiza el pedido por escrito y
firmado.
Para que no se produzcan situaciones que nadie desea, en su contenido
debe figurar una descripción detallada del pedido, que generalmente
contiene información sobre los siguientes elementos: clase de artículo,
referencia del artículo, cantidad de cada artículo, precio unitario,
importe total, forma de pago, descuento, si lo hubiese, plazo de entrega,
y lugar de recepción.
– Cartas de aceptación del pedido: es el tipo de escrito que remite el
vendedor o el proveedor a su cliente, mediante el que le comunica la
aprobación o la aceptación del pedido formulado.
Son cartas sencillas en las que se indica la aceptación del pedido, por lo
que no es necesario repetir las condiciones o requisitos del pedido; a no
ser que se haya producido alguna incidencia o diferencia en sus
condiciones y éste se vea modificado. Esta posible modificación que
altera el pedido se ha de comunicar inmediatamente al cliente.
Si se trata de la denegación del pedido, ésta ha de comunicarse de tal
forma que el cliente no se sienta ofendido para que no afecta a futuras
relaciones. Tienes un ejemplo en la Figura 5.8.
– Carta de cobro de pedido: son las que envía el proveedor al cliente
adjuntando el documento o documentos que han originado la venta, es
decir, la factura comercial.
La mayoría de las veces se envía sólo la factura o las facturas. No
obstante, se pueden acompañar también de una carta a modo de aviso
o recuerdo para especificar la forma de pago. Tienes un ejemplo en la
Figura 5.9.
• Cartas de reclamación
Podemos diferenciar dos tipos:
– Carta de reclamación del pedido: es un escrito que envía el cliente
al proveedor en el que se exponen cuestiones como las incidencias o los
desperfectos que ha observado en la mercancía al recepcionarla. Estas
anomalías pueden hacer referencia a diferentes motivos como a la
cantidad, a un error en la clase de artículos recibidos, a la mercancía
roto o defectuosa, etc.
Estas circunstancias o situaciones dan lugar a una clase de cartas
comerciales que se han de redactar con corrección. Hay que ser cortés
con el vendedor, pero no olvidar cierto tono de seriedad y firmeza en la
reclamación efectuada, que se enfatizará más o menos dependiendo de
la gravedad del asunto.
Si el cliente tiene razón en sus reclamaciones se le pedirán disculpas por
lo acaecido y se aportarán soluciones al perjuicio ocasionado. Si el error
es suyo, habrá que redactar el escrito con tacto y corrección, haciéndole
comprender que la equivocación ha sido suya.
– Carta de reclamación por no pago: este tipo de documento se
redacta cuando el cliente no ha cumplido con las condiciones de pago
pactadas en el pedido.
Estas cartas resultan enojosas e ingratas cuando van dirigidas a clientes
que ya son morosos.
Su redacción ha de ser breve y se debe notar en ellas la firmeza por
parte del reclamante en cobrar la cantidad adecuada. No obstante, se
observará un grado de colaboración
por parte del acreedor para llegar a una solución. Esta colaboración o
estas facilidades ofrecidas al cliente irán decreciendo a medida que éste
no responda satisfactoriamente.
Recuerda que las cartas por la demora en el pago no tienen como
objetivo, en un principio, perder un cliente, sino cobrar una deuda.
CONSEJO PARA REDACTAR UNA CARTA COMERCIAL
CORRECTAMENTE
Al margen de las partes “obligatorias” que hemos descrito
anteriormente y que sí o sí deben estar incluidas en una carta comercial,
hay otros tips que pueden ayudar a realizar esta correctamente. Los
principios básicos a utilizar al crear una carta comercial serían:
 Claridad. Hay que ser claros, no andar por las ramas e ir
directamente a lo que se quiere transmitir.
 Análisis previo, de interés del receptor, de su tono y de sus
necesidades sobre todo si es una carta comercial para vender.
 Organización: hemos dispuesto anteriormente las partes que
debe incluir una carta comercial en el orden correcto. Mejor no
inventar si no se está seguro porque si algo debe incluir una carta
comercial es una buena estructura que lleve al receptor por el
camino que el emisor desea.
 Practicar, desechar borradores y revisar la opción final. No
pasa nada por borrar, deshacer y volver a hacer. La idea es que
quede perfecta dentro de los tiempos establecidos y necesarios.
 Personalizar la carta lo máximo posible para generar un vínculo
de confianza con la otra parte.
Errores para evitar en una carta comercial
Como en todo, a pesar de tener el manual de la buena práctica frente a
nosotros, se suelen cometer errores
 No ser redundante. Hay que ser claro, concisos y directos. Es
escribir de más no aporta, y distrae.
 Errores de ortografía. Evitar al máximo errores ortográficos.
Hoy en día tenemos los procesadores de textos que marcan con
una línea roja bien visible cualquier error, pero, aunque se utilice
esta herramienta, siempre se debe hacer siempre varias
revisiones.
 Sin alternativas. Una carta comercial tiene un objetivo, una
acción que se desea del receptor. No ofrecer alternativas. Esa es
la acción que se desea conseguir.
 Negatividad. Poco o nada se vende mostrando negatividad.
Siempre se debe utilizar un lenguaje positivo, con el objetivo de
obtener el resultado que se espera.
 Comprensión difícil. El objetivo es que se entienda el mensaje a
la primera. No hay que dificultar el trabajo al receptor. Simplificar
el mensaje es la mejor garantía para asegurar que llegará y se
entenderá sin necesidad de aclaraciones extras.
 Una carta comercial será clave para captar la atención del receptor y
conseguir que realice la acción que el emisor desea. Es una
herramienta fundamental para vender y el equipo comercial, o la
persona o personas que deban realizarlas deberán encontrar la mejor
vía y soporte para realizar sus cartas comerciales según sea su
producto / servicio y también la tipología del cliente.

A pesar de las nuevas tecnologías la carta comercial sigue

siendo una herramienta muy eficaz. Antes se enviaba por
correo postal, ahora a través de emails personalizados o
masivos. Sea como sea, debe de captar la atención del
cliente potencial y sobre todo mostrar un beneficio
claro e inmediato al lector.

Para ello la mejor estrategia es ofrecer soluciones dirigidas

directamente al negocio específico del destinatario de la carta
comercial, por lo que hay que conocer bien a los clientes
potenciales que hay incluidos en la lista a la que se dirigirá la
campaña. Así, en lugar de usar frases hechas y modelos de
carta, lo mejor es ofrecer las ventajas del producto o
servicio sin rodeos y con palabras sencillas.

En definitiva, para escribir una buena carta

comercial debemos de:

1. Crear confianza: es la base de cualquier proceso de ventas.

En este caso, al ser a distancia habrá que crear
confianza desde el inicio de la carta, para evitar que no se
acabe leyendo. Uno de los medios más eficaces sigue siendo
el de mostrar socios o antiguos clientes.
2. Ir al grano: para que antes de llegar al segundo párrafo se
haya demostrado la credibilidad y así se pueda exponer
quiénes somos, qué ofrecemos, y cómo lo hacemos de bien.
El texto dependerá de los productos o servicios así como del
destinatario, pero la introducción deberá de ser breve y
específica para luego continuar con casos de éxito o un
resumen de las ventajas competitivas.
3. Buena apariencia: la carta comercial debe de tener un
diseño que permita un gran impacto visual.
4. Llamada a la acción: siempre hay que incluir un
apartado que indique al cliente qué debe de hacer tras
 haber recibido la carta comercial. Por ejemplo: llame al
teléfono X antes de la fecha Y, rellene el siguiente
formulario, visite nuestra web, etc.
5. Incluir algún incentivo: por ejemplo, un descuento o una
oferta especial, para que lograr que el cliente actúe con
mayor rapidez a nuestra llamada.
6. Pensar a largo plazo: más que nada porque una
buena carta comercial es el primer paso para entablar
relaciones a largo plazo. Su objetivo no es vender una vez,
sino saber si podemos resolver los problemas del cliente
de forma duradera.
7. Personalizar la carta: tanto en el tono como en la cultura
de la empresa, evitando copiar las cartas de la competencia.
Enviando cartas y mensajes personalizados, por ejemplo,
analizando a viejos clientes y enviando una carta diciendo
que queremos volver a trabajar con él, ofrecemos una oferta
personalizada algo que siempre es un valor añadido.
8. Dar algo valioso al lector: no sólo una oferta sino a algo
que haga guardar la carta o reenviarla. Por ejemplo,
información relevante sobre cambios en el sector o en el
entorno general que puedan afectar al cliente.
9. Probar, probar y probar: diferentes modelos de carta
comercial para encontrar las mejores. Ensayo, error, ensayo,
error...

Por último, un aspecto importante, lo peor de enviar una buena

carta comercial es no ser capaz de atender la potencial
demanda. Así que cuidado con envíos masivos que no
podemos atender, porque pueden acabar con
nuestra reputación en el mercado.

Ten en cuenta estos consejos al escribir una carta

comercial:

Revisa y edita. Tómate el tiempo para revisar y editar tu carta

antes de enviarla. Considera leerla en voz alta para asegurarte
de que fluya bien y no se haya escapado un error.

Usa el tono correcto. Conoce lo que estás tratando de

transmitir cuando escribes. Tu tono siempre debe ser
profesional, pero en la mayoría de los casos, también querrás
mostrar tu positividad y confianza a través de las palabras.

Redacta de manera concisa. Asegúrate de que tu lenguaje

sea directo y claro. Organiza la estructura de tu misiva.

Sé persuasivo. Las cartas comerciales son para persuadir al

lector de que realice una determinada acción. Cuando uses un
lenguaje persuasivo de manera eficaz, cumplirás tu objetivo.