Proceso: Gestión de la Formación Profesional
Procedimiento: Ejecución la de Formación Profesional Integral
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
TALLER EVALUATIVO 001/2025
1. DATOS GENERALES
Centro de Formación: CENTRO INDUSTRIAL Y DEL DESARROLLO TECNOLOGICO DE
BARRANCABERMEJA CITD - REGIONAL SANTANDER
Programa de Formación Complementaria: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION
Código de Ficha: 3250678 Fecha de aplicación: junio 18/2025
Competencia: Organizar archivos de gestión Resultados de Aprendizaje: Contextualizar la
de acuerdo con normativa organización de documentos de archivo, teniendo en
cuenta las agrupaciones documentales, la clasificación
documental y los principios archivísticos.
Criterio de Evaluación: Precisa Tipo de Evidencia: CONOCIMIENTO Y PRODUCTO.
responsablemente las normas técnicas y la
legislación vigente para la organización y
funcionamiento de los archivos y servicios
archivísticos,
Nombre del Aprendiz:
Nombre del Instructor: ROCIO DEL CARMEN POLO PEREZ
2. CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
Instrucciones:
Estimado Aprendiz, responder brevemente los interrogantes.
Fecha de entrega: junio 26/2025 – Carpeta Drive
1. ¿Qué es un archivo?
En el contexto de la gestión documental, un archivo se refiere a un conjunto ordenado de
documentos, ya sean recibidos o creados, que una persona, institución u organización produce en
el ejercicio de sus funciones o actividades.
2. ¿Cuál es el ciclo vital de los documentos?
El ciclo vital de los documentos inicia desde la unidad de correspondencia, las cuales pasan a tres
etapas: Archivo en gestión, archivo central, archivo histórico.
3. ¿Cuáles son los valores de los documentos históricos y culturales?
Los documentos históricos y culturales poseen valor primario y secundario. El valor primario se
refiere a su utilidad legal y el valor secundario se relaciona con su importancia histórica.
4. ¿Qué es una sección documental, serie y subserie?
sección documental: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y
valoración de los documentos la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo,
legal, funcional y técnico.
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
Subserie: Una subserie documental es una subdivisión de una serie documental que agrupa
documentos con características más específicas dentro de una serie principal.
5. Mencione varios tipos documentales
Actas, Memorandos, Oficios, contratos, Expedientes, Informes planos, certificaciones,
solicitudes, facturas, circulares.
6. ¿Cuál es la ley que establece las normas y principios generales que regulan la función del
archivo?
LEY 594 DE 2000 (Julio 14)
7. ¿Qué es Gestión Documental?
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
8. ¿Cuáles son los principios generales que rigen la función archivística?
Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:
a. Fines de los archivos: Disponer de la documentación organizada de tal forma que la
informacion sea recuperable para uso de la informacion en el servicio al ciudadano y
como fuente de la historia.
b. Importancia de los archivos: Son importantes para la administración y la cultura porque
los documentos que lo conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basada en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos son parte del patrimonio
cultural y de la identidad nacional.
c. Institucionalidad o Instrumentalidad: Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestion
administrativa, económica, politica y cultural del estado y la administración de justicia.
d. Responsabilidad: Los servidores publicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso de estos.
e. Dirección y coordinación de la función archivística: El archivo general de la nación es la
entidad del estado encargada de orientar y coordinar la función archivística.
f. Administración y Acceso: Es una obligación del estado la administración publicos y un
derecho de los ciudadanos al acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca
la ley.
g. Racionalidad: Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de
la administración publica y como agentes dinamizadores de la acción estatal.
h. Modernización: El estado velara por el fortalecimiento de la infraestructura y los
sistemas de informacion estableciendo programas eficientes y actualizados de
administración de documentos y archivos.
i. Función de los archivos: Los archivos en un estado de derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora.
j. Manejo y aprovechamiento de los archivos: Responden a la naturaleza de la
administración publica y a los fines del estado y de la sociedad.
k. Interpretación: Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se
interpretarán de conformidad con la constitución politica y los tratados o convenios
internacionales que celebre el estado colombiano sobre la materia.
9. ¿Cuál es la importancia de los archivos?
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la
identidad nacional.
10. ¿Cómo se categorizan los archivos públicos?
En Colombia, los archivos públicos según su jurisdicción y competencia se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
11. ¿Qué es normalización en un programa de gestión documental?
La normalización en un programa de gestión documental es fijar los criterios y normas técnicas
y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios
de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
12. ¿Cuáles son las agrupaciones documentales?
Las agrupaciones documentales es la forma en que se organizan y clasifican los documentos,
para facilitar su gestión, descripción, recuperación y conservación. Estas agrupaciones se
estructuran desde el fondo documental hasta la unidad documental, pasando por secciones,
series y subseries.
Aprobado
VALORACIÓN
Deficiente
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Firma del aprendiz Firma del instructor
