UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NUCLEO DE ANZOATEGUI
EXTENSION REGION CENTRO SUR ANACO
ESCUELA DE INGENERÍA Y CS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE INGENERIA EN SISTEMAS
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL DEPARTAMENTO DE
EVALUACIÓN Y CONTROL DE ESTUDIOS DEL COMPLEJO EDUCATIVO
NARCISO FRAGACHAN DE ARAGUA DE BARCELONA, ESTADO ANZOATEGUI.
Facilitadora Participantes
Prof. Arelina Ruiz José Angel Yllescas C.I.
30932913
José Andrés Martínez C.I. 28065821
Jehovani Conde C.I. 26751362
Marian Karol Parra C.I. 25567706
Víctor Pérez C.I. 25994818
Miguel Arbeláez C.I. 30175100
Daniel Anderson C.I. 30829213
Gabriela Betancourt C.I. 26000573
Junio de 2024
INTRODUCCION
Hoy en día, las instituciones educativas son un sistema organizado de
estructuras que está fuertemente arraigado de valores, sentimientos y actitudes con
una finalidad conocida por todos: la gestión del proceso enseñanza aprendizaje. Pero,
en sí misma es un sistema basado en el intercambio de información entre los emisores
y receptores, para lograr la formación integral del hombre para la sociedad en la cual se
va a desenvolver, para que todo esto ocurra es necesario que el departamento de
evaluación y control de estudios, planifique y conduzca las tareas tendientes a verificar
la calidad educativa de la Institución y el nivel del proceso de enseñanza-aprendizaje
desarrollado, a fin de contribuir con su información a la toma de decisiones para la
mejora institucional.
Por su parte, los sistemas informáticos y las aplicaciones web se han convertido
en herramientas valiosas en el campo empresarial públicas y privadas a nivel nacional,
forman parte esencial de la vida de las actuales generaciones, los podemos ver en los
celulares de última generación, en los videos juegos, en muchos supermercados, en
todos los aspectos de la vida diaria están involucrados, aunque en muchos casos son
llamados software. A su vez, las instituciones académicas las adoptan rápidamente
debido a las grandes ventajas que ofrecen como seguridad y capacidad de
almacenamiento de información.
Es por ello que el presente proyecto aborda una de las problemáticas que desde
hace tiempo afectan a muchas de las instituciones educativas de nuestro país, la cual
es llevar un control automatizado y eficiente del registro de calificaciones de los
estudiantes. Los múltiples avances que se han dado en lo que respecta a la
sistematización de datos y el continuo desarrollo de la tecnología en sí, nos llevó a
evaluar la manera en que se han venido archivando los documentos de las diferentes
actividades relacionadas con el manejo de información de las calificaciones de los
estudiantes en el Departamento de Evaluación y Control de Estudio del Complejo
Educativo Narciso Fragachán de Aragua de Barcelona, observándose que todo el
proceso se desarrolla de forma manual, lo que trae como consecuencia un atraso en la
entrega de recaudos.
Con este análisis se diseñarán mecanismos y estrategias para realizar la
sistematización de los procesos que hasta la fecha se venían desarrollando de forma
manual, garantizando un manejo más eficiente y seguro de los recursos de
información de la institución. Así mismo, la importancia fundamental que genera el uso
de sistemas de información es la ayuda que le brindará al personal que labora en las
actividades administrativas, lo cual le proporciona un descanso al agilizar los procesos
a realizar.
Tomando en consideración la problemática antes descrita, se plantea un sistema
basado en un lenguaje de programación orientado a objeto, Visual Basic para
desarrollar el registro y control de los procesos Administrativos. El propósito es
asegurar el cumplimiento oportuno en la entrega de recaudos por parte de la Zona
Educativa del Estado Anzoátegui.
Esta investigación está estructurada en cuatro capítulos, cuyo contenido se
describe a continuación:
El Capítulo I presenta el planteamiento del problema, se muestra el análisis del
problema objeto de estudio del proyecto, y se estructura por la formulación del
problema, los objetivos tanto general como específicos, justificación y delimitación de la
investigación.
El Capítulo II comprende el marco teórico referencial, el cual incluye los
antecedentes, el marco contextual y bases teóricas cuya información es primordial para
comprender la investigación.
El Capitulo III es el marco metodológico, explica la metodología utilizada en el
diseño del sistema de información. Seguidamente el Capitulo IV describe los pasos
para el desarrollo de la metodología en la elaboración del Sistema de Información. Por
último, se presentan las conclusiones y recomendaciones de la investigación, así como
también las referencias bibliográficas.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Las instituciones educativas son organizaciones dedicadas a impartir formación
como objetivo fundamental. Se trata de un sistema de estructuras y valores que
pretende gestionar el proceso de enseñanza y aprendizaje. De igual forma son un
conjunto de personas o bienes públicos o privadas que pretenden prestar educación en
todos los niveles. Tienen autonomía pedagógica administrativa e institucional, siempre
y cuando se rijan por las normas establecidas.
Por su parte las herramientas tecnológicas son un conjunto de programas
informáticos que tiene por objetivo facilitar la realización de una tarea en un dispositivo
tecnológico. Estas herramientas te ayudarán a obtener los resultados esperados,
ahorrando tiempo y recursos, por su parte, las tecnologías de la información y las
comunicaciones han llegado para ser parte fundamental en nuestra vida cotidiana y
más en el sector educativo donde todo gira en torno a nuevos avances, políticas y
reformas educativas, transformando así la enseñanza tradicional.
Con el paso de los años las organizaciones a nivel mundial han invertido tiempo,
grandes cantidades de dinero y recurso humano para planificar y coordinar cualquier
tipo de método administrativo que se lleve a cabo. Antes del invento del ordenador,
estos procesos eran llevados manualmente lo que implicaba que no se tuviera
capacidad para manejar grandes volúmenes de información. Ahora bien, con la llegada
de la computadora y la masificación de las mismas, nace a nivel mundial una categoría
de nuevos profesionales que se dedicaron a desarrollar software que permitieron
automatizar los procesos, reduciendo de esta manera el tiempo y los costos.
En tal sentido, estos softwares son los que hoy en día conocemos como sistemas
de información, que son definidos, según Senn (2005) como “…un conjunto de
elementos que nos permiten llevar de manera automatizada un grupo de datos que se
relacionan entre sí de manera masiva, rápida y efectiva haciendo uso de las
tecnologías de información”. Por consiguiente, estos sistemas de información forman
parte esencial de cualquier organización de mediano y gran tamaño en nuestros días,
en los que el volumen de información que se maneja hace imposible llevar un sistema
de control manual en cualquier departamento de la organización, ya que la cantidad de
información disponible solo en papel y relacionada entre sí satura los departamentos en
cuanto a espacio de almacenaje, control y seguimiento de la misma.
Al mismo tiempo, en Venezuela las organizaciones se han adaptado rápidamente
al crecimiento de la tecnología y a la automatización de procesos lo que implica, que
han optado por migrar progresivamente todos y cada uno de sus sistemas manuales, a
sistemas automatizados que permiten el almacenaje, control y visualización digital de la
data a nivel masivo, así como la generación de diversos reportes y estadísticas que
permiten la toma de decisiones en diversos ámbitos laborales y de negocios para el
mejoramiento de los procesos internos.
A propósito de esto el gobierno nacional ha implementado una serie de políticas
tendientes a la incorporación de la tecnología en los diversos sectores que lo
conforman, automatizando los trámites administrativos muy especialmente en el
aspecto educativo, en donde actualmente se puede contar con una base de datos que
permite verificar los documentos probatorios de estudios a nivel de educación media
general, y de manera de poder cumplir de manera eficiente y eficaz con lo que
contempla la Ley Orgánica de Educación en lo concerniente al registro, respaldo y
manejo de la información de los estudiantes.
Sin embargo, el gobierno no ha dotado de sistemas de información que permitan
adecuarse a estas nuevas tecnologías, lo que ha generado que el trabajo a nivel de las
instituciones educativas se realice de manera rudimentaria, aunado a la insuficiencia de
personal capacitado en el área, lo que trae como consecuencia el retraso en la entrega
de recaudos, originando un problema legal a nivel del estudiantado.
Esta problemática, está presente en el Estado Anzoátegui, específicamente en el
Municipio Aragua, donde funciona el Complejo Educativo Narciso Fragachán, donde se
evidencia en el Departamento de Evaluación y Control de Estudios, la falta de buenos
equipos computarizados y de un sistema de información que permita llevar los datos de
los estudiantes en forma automatizada. Debido a que en este Departamento se
encarga de realizar el resguardo de los expedientes de los estudiantes, elaboración de
los listados por año y sección, registro de las notas por lapso, impresión de reportes de
notas por lapso, obtención de estadísticas, impresión de constancias de estudio,
conducta, notas simples, notas certificadas, resumen final del rendimiento estudiantil y
Matrícula inicial.
El constante aumento de la población estudiantil a lo largo de varios años, ha
ocasionado un colapso de las funciones administrativas del Departamento, ya que no
cuenta con personal suficiente para cubrir la demanda cada vez más creciente. Esta
carencia se estima como una debilidad que se agudiza durante el período de entrega
de recaudos a la Zona Educativa. Considerando lo expuesto anteriormente, surge la
propuesta del diseño de un sistema de información mediante el cual se pretende
eliminar los problemas de inconsistencia de información y retardo en la entrega de
recaudos.
En busca de una solución, se plantea buscar respuesta a las siguientes
interrogantes:
¿Cómo desarrollar una propuesta para el diseño e implementación de un sistema
de información que permita el registro, procesamiento y acceso a la información de
manera oportuna en el Departamento de Evaluación y Control de Estudios del
Complejo Educativo Narciso Fragachán?
¿Cómo se realizan actualmente las actividades administrativas en el
Departamento de Evaluación y Control de Estudios?
¿Cuáles son las interfaces, algoritmos, bases de datos y flujos de datos del
sistema, empleando técnicas y estándares de ingeniería de software?
¿Cómo saber si el sistema información automatizado para el registro y control de
calificaciones, funciona correctamente?
La presente investigación se basa fundamentalmente en solventar las dificultades
que se presentan con la programación académica en los distintos procesos, con una
propuesta que se inicia con un sistema que permita cargar la programación académica,
empleando tecnología informática, esto con el fin de proporcionar un excelente servicio
a la comunidad estudiantil.
Objetivo General
Desarrollar un sistema de información automatizado para optimizar los procesos
llevados a cabo en el Departamento de Evaluación y Control de Estudios del Complejo
Educativo Narciso Fragachán, Municipio Aragua del Estado Anzoátegui.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual inherente a los procesos administrativos
llevados a cabo en el Departamento de Evaluación y Control de Estudios del Complejo
Educativo Narciso Fragachán.
Diseñar las interfaces, algoritmos, bases de datos y flujos de datos del
sistema, empleando técnicas y estándares de ingeniería de software.
Implementar el sistema información automatizado para el registro y
control de calificaciones, una vez realizadas las pruebas que garanticen el correcto
funcionamiento y eficiencia de este
Delimitación de la Investigación
El desarrollo de esta investigación se localizó en el Departamento de Evaluación y
Control de Estudios del del Complejo Educativo Narciso Fragachán, ubicado en la
población de Aragua de Barcelona, Municipio Aragua del Estado Anzoátegui, durante el
periodo Abril - Julio 2024.
