UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA
AREA DE ARQUITECTURA
HERRAMIENTAS PARA LA
GESTION DE PROYECTOS
MICROSOFT PROJECT
Tecnologia de la Construccion VI
Arq. Elias Alberto Reyes Reyes
PRESENTA:
Angela Guadalupe Cruz Flores - GF18015
David Alejandro Roque Merino - RM20066
Josue Alexander Rodriguez Cerna - RC21038
Odalis Yahaira Sevilla Borjas - SB21012
INTRODUCCION
La correcta planificación y gestión de proyectos es una parte esencial en el
éxito de cualquier obra arquitectónica. En este informe se presenta el uso
del software Microsoft Project como herramienta fundamental para
organizar, controlar y dar seguimiento a cada una de las fases de un
proyecto, desde su concepción hasta su ejecución.
MS Project permite estructurar el trabajo mediante tareas, asignación de
recursos, calendarios personalizados y líneas base, lo cual facilita una
visión integral del proyecto y una toma de decisiones más informada.
En el campo de la arquitectura, el uso de herramientas de planificación
como MS Project es especialmente importante, ya que permite coordinar
múltiples disciplinas, gestionar tiempos de entrega, controlar
presupuestos y asegurar que cada etapa del diseño y construcción se
desarrolle de acuerdo a los objetivos establecidos. Además, contribuye a
minimizar errores, evitar retrasos y mejorar la comunicación entre los
distintos actores involucrados en una obra.
Este informe busca demostrar cómo la implementación de MS Project no
solo mejora la eficiencia técnica del proceso, sino que también fortalece la
capacidad del profesional arquitecto para liderar y supervisar proyectos
con mayor precisión y control.
INICIO DE UN
PROJECTO
CON MS PROJECT
Configuracion del Sistema
Para empezar a trabajar en MS-Project, es importante realizar una
configuración inicial que permita utilizar el programa de forma eficiente,
según las necesidades del proyecto. Estas configuraciones ayudan a
adaptar el entorno de trabajo y garantizar que las tareas, calendarios y
recursos se gestionen correctamente.
Para ello, debemos ingresar a la ficha Archivo (también conocida como
Vista BackStage) y hacer clic en el comando Opciones. Desde allí se accede
a una ventana con varias secciones donde se pueden ajustar distintos
parámetros.
En el caso del proyecto que vamos a desarrollar, se deben realizar algunas
modificaciones específicas, siguiendo las indicaciones que se muestran en
las vistas de configuración que acompañan este documento.
La primera vista que aparece por defecto es
la de Opciones Generales (Figura N.º 3),
donde se encuentran configuraciones
básicas como el nombre de usuario, idioma,
y opciones generales de visualización y
trabajo. Estas deben ser revisadas y
ajustadas antes de avanzar en la
planificación.
La vista Mostrar (Figura N°
4) permite cambiar el modo
en que se muestra el
contenido del proyecto.
La vista Programación (Figura
N° 5) permite hacer
configuraciones relacionadas
con la programación,
calendarios y cálculos. Hacer
cambios según la Figura N° 5.
Es necesario tener en cuenta que MS-Project maneja más de un
calendario. En la Vista de Programación se puede configurar el Calendario
Estándar o Base, que permite al software calcular correctamente la
programación del proyecto.
Cuando se requiere establecer excepciones, como días no laborables o
turnos especiales, se pueden utilizar calendarios específicos para el
proyecto, ciertas tareas o recursos. Estos casos se explicarán más adelante
en el documento.
Establecer el calendario laboral
Se recomienda que el Calendario Estándar no se utilice para cubrir todas
las condiciones particulares de un proyecto, ya que pueden existir tareas,
recursos o fases que requieran horarios diferentes. Por ello, MS-Project
permite crear calendarios personalizados, adaptados a las necesidades
específicas del proyecto.
Estas opciones se encuentran en la ficha Proyecto, dentro del comando
Cambiar Tiempo de Trabajo. Desde ahí, es posible modificar el calendario
base o crear uno nuevo.
Para el ejemplo que estamos desarrollando, se creará un nuevo calendario
basado en el Calendario Estándar (ver Figura N.º 6), al que llamaremos
“Personalizado” (Figura N.º 8), realizando los siguientes ajustes:
Horarios laborables: de lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 01:00 p.m. y de
03:00 p.m. a 06:00 p.m. Es importante verificar que estos horarios
coincidan con los límites del calendario estándar (ver Figura N.º 9), lo
cual se configura en la pestaña Semanas laborales, usando el botón
Detalles...
Fechas no laborables: se
deben registrar las fechas
no laborables
correspondientes al
período del proyecto. Estas
se especifican en la pestaña
Excepciones, tal como se
muestra en la Tabla 2 y en
la Figura N.º 7.
Una vez creado el calendario “Personalizado”, es necesario asignarlo a la
Escala Temporal para que los cambios realizados se reflejen visualmente
en la planificación.
Para ello, debemos abrir la ventana de configuración de la Escala Temporal
(ver Figura N.º 10). Esto se realiza dando clic derecho sobre la escala de
tiempo en la Vista Diagrama de Gantt, y luego seleccionando la opción
Escala Temporal.
En la ventana que aparece, nos
dirigimos a la pestaña Período no
laborable, donde se puede
seleccionar el calendario
personalizado para que los días y
horarios definidos queden
visibles en la línea de tiempo del
proyecto.
Inicio del proyecto: Especificación de información
Como primer paso, denominaremos al proyecto de ejemplo “CASA-
PEPITO”, el cual consiste en la construcción de una casa en un árbol. El
archivo será guardado en MS-Project con ese mismo nombre para facilitar
su identificación.
A continuación, se debe ingresar la información básica del proyecto, lo cual
se realiza desde la ficha Proyecto, en la opción Información del proyecto
(ver Figura N.º 11). Los datos a completar son los siguientes:
Fecha de comienzo: en este caso, el proyecto iniciará el 1 de diciembre
de 2021.
Fecha de fin: se deja desactivada, ya que el cronograma se programará
a partir de la fecha de inicio. Esta configuración puede modificarse
seleccionando la opción “Programar a partir de”.
Fecha de estado: corresponde a la fecha en la que se desea hacer un
corte de control para generar un informe de rendimiento o
seguimiento del proyecto.
Calendario: aquí se define el calendario base que regirá la
planificación. Se puede utilizar el Calendario Estándar (sin
modificaciones) o seleccionar un calendario personalizado.
En este caso, se seleccionará
el calendario previamente
creado, llamado
“Personalizado”, para que se
apliquen los horarios y
excepciones definidos
específicamente para este
proyecto.
PLAN DE
PROYECTO
EN MS PROJECT
Proceso de planificación del proyecto
Una vez constituido el proyecto, el siguiente paso es llevar a cabo su
planificación. Este proceso inicia con la definición del Alcance del Proyecto,
que establece los límites y objetivos del trabajo a realizar. Luego, se
procede con la identificación y definición de las actividades, conocidas
como “Tareas” en MS-Project, las cuales conforman el plan de ejecución.
A partir de ahí, se continúa con los demás procesos de planificación, como
la secuencia de tareas, la asignación de recursos, la estimación de duración
y el establecimiento de la Línea Base, que servirá como referencia para el
seguimiento y control del proyecto.
MS-Project está diseñado para
soportar todo el proceso de
planificación, ofreciendo
herramientas que facilitan cada
una de estas etapas.
En la Figura N.º 12 se presentan de
forma esquemática los procesos
de planificación asumidos por la
herramienta, aplicados a nuestro
ejemplo.
Definir tareas
Para empezar a registrar las tareas en MS-Project, siga los siguientes
pasos:
Hacer Clic en la primera fila de la columna Nombre de Tareas de la
vista Diagrama de Gantt.
Escriba el nombre de la tarea.
Pulsar Enter.
Repetir los pasos para las subsiguientes tareas.
Ingresar las tareas especificadas pertenecientes al plan del proyecto
ejemplo. Luego hay que organizar las tareas según la jerarquía mostrada
en la Figura N° 13.
Para la organización jerárquica de las tareas usar la opción de Sangría de
Tarea de la ficha de Tarea, grupo de Programación.
Para realizar la inserción de columnas se hace Clic Derecho sobre la barra
de etiquetas de las columnas, se escoge la opción Insertar Columnas y se
elige la columna con el tipo de información a mostrar. Otros elementos
referenciales para la gestión de las tareas son: la Tarea Resumen del
Proyecto y los Hitos.
La Tarea Resumen del Proyecto: muestra la información de resumen
acerca de todo el proyecto en la primera fila de la Vista Diagrama de
Gantt. La Tarea Resumen del Proyecto se puede mostrar y también
ocultar en la ficha Formato opción Tarea Resumen del Proyecto (Figura
N° 14). Visualizar la Tarea Resumen del Proyecto para el ejemplo.
Los Hitos: son tareas atemporales (duración cero) que permiten
marcar fechas importantes del proyecto, revisiones de avance,
culminación de fases, etc. Los Hitos se pueden especificar en la ficha
Tarea opción Hito, dentro del grupo de comandos Insertar (Figura N°
14). Para el ejemplo, insertar dos Hitos: Inicio y Fin de proyecto.
Secuencias de las tareas
MS-Project permite establecer las dependencias entre las tareas del
proyecto, lo cual es fundamental para reflejar la secuencia lógica de
ejecución. Cada tarea o hito debe estar vinculada al menos con una
predecesora y una sucesora, con excepción de la primera y la última tarea
del cronograma.
En el caso de nuestro proyecto ejemplo, se ingresará la secuencia de
tareas indicada en la Figura N.º 15. Para ello, basta con registrar las tareas
sucesoras, ya que las predecesoras se generarán de forma automática (o
viceversa, si se introducen las predecesoras primero).
Para visualizar correctamente las relaciones de sucesión entre tareas, es
necesario insertar la columna "Sucesoras" en la vista de tareas del
Diagrama de Gantt.
Podemos apreciar que en la columna Modo de Tarea las tareas resumen
se encuentran programadas automáticamente y las otras manualmente. A
estas alturas del proyecto estamos en capacidad de asumir la
programación automática del MS-Project sobre las tareas, sin perder el
control. Para el ejemplo pasaremos todas las tareas a modo automático
(Figura N° 15): seleccionar toda la columna Modo de Tarea y luego entrar a
la ficha Tarea, opción Autoprogramar.
Estimacion de los recursos de las tareas
Consiste en estimar el tipo y las cantidades de personas, materiales,
equipos o suministros requeridos para ejecutar cada tarea. Definidos los
recursos permitirá indicar los responsables, definir los tiempos de
duración y los costos de las tareas.
Para crear una lista de recursos en Project se requiere cambiar a la Vista
Hoja de Recursos. Para cambiar de vista, entrar a la Ficha Vista, opción
Hoja de Recursos. También podemos acceder a esta vista haciendo Clic
Derecho en la Barra de Vistas y seleccionar la vista Hoja de Recursos.
En la tabla de entrada de la vista Hoja de Recursos insertar la lista de
recursos que se muestra en la Figura N° 16.
Project clasifica a los recursos en:
Trabajo: se refiere al recurso humano. Estos recursos se obtienen del
organigrama del proyecto
Material: para referirse a los recursos consumibles.
Costo: para representar los costos independientes que se desea
asociar a una tarea.
Asignacion de los recursos a las tareas
Una vez definidos los recursos necesarios para el proyecto, se tiene que
hacer la distribución de dichos recursos a las respectivas tareas. Para el
efecto tenemos que cambiar a la vista Diagrama de Gantt. Luego seguir el
siguiente procedimiento:
Seleccionar la tarea a la que se le asignará el recurso.
Hacer Clic sobre la ficha Recursos opción Asignar Recursos para abrir el
cuadro de dialogo de Asignar Recursos (Figura N° 17).
Seleccione el recurso que desea asignar.
Hacer Clic en el botón Asignar.
Clic en el botón Cerrar para terminar la asignación.
Para el ejemplo del proyecto
debemos asignar los recursos a las
tareas según como se muestra en la
Tabla 3.
Para asignar los recursos de material
a una tarea, se usa el mismo cuadro
de dialogo Asignar Recursos.
Asignaremos los materiales según la
Tabla 4.
A la tarea Construcción de casa asignaremos el costo de alquiler de
herramientas con un monto de 1,000 nuevos soles.
Estimacion de la duracion de tareas
Especifica el tiempo aproximado que tomará llevar a cabo la tarea. Para
facilitar la asignación de la duración a las tareas, primero nos ubicamos en
la vista Diagrama de Gantt, entramos a la Ficha Formato y desactivamos
temporalmente la opción Tarea de Resumen. Y luego completamos los
datos en la columna Duración.
Para el proyecto en curso especificaremos
las duraciones de las tareas de acuerdo a
la Tabla 5.
Estadísticas del proyecto
En este momento podemos revisar,
específicamente la información sobre
alcance (trabajo), tiempo (duración) y
costo del proyecto. Para mostrar esta
información entrar a la ficha
Proyecto, opción Información del
Proyecto, botón Estadísticas (Figura
N° 18).
Ya con una primera aproximación de
la planificación, podemos conocer las
variables globales, como en la
sección anterior, pero también ver el
detalle de cada tarea. Dentro de la
Vista Diagrama de Gantt podemos
cambiar a la tabla Resumen, donde
apreciamos el Alcance Tiempo y
Costo por tarea (Figura N° 19).
Linea base del proyecto
Una vez definido el plan preliminar del proyecto, el siguiente paso es
establecer la línea base. La línea base funciona como una fotografía del
proyecto en un momento determinado, generalmente tomada al finalizar
la etapa de planificación o tras completar una fase crítica.
Esta línea base almacena un conjunto de valores clave, como fechas de
inicio y fin, duración, costos y trabajo estimado. Su función principal es
servir como punto de referencia para el seguimiento y control del proyecto
una vez que inicie la ejecución, permitiendo comparar el progreso real con
lo planificado.
Para guardar una línea base,
debemos ingresar a la ficha
Proyecto y seleccionar la opción
Establecer línea base (ver Figura
N.º 20).
EJECUCION
Registrar valores reales de tareas
En un proyecto real lo más probable
es que tengamos que introducir
valores por cada tarea según su
avance real. Para introducir el
porcentaje de avance de la tarea en
forma individual podemos hacerlo
directamente en la columna % de
completado de la tabla Resumen de
la vista Diagrama de Gantt. .
Por ejemplo, la tarea Acta de Constitución se ha completado al 100%, Plan
de proyecto se ha completado en un 80% y Requisitos de Interesados en
70% (Figura N°21).
Para introducir otras variaciones del
cronograma de una tarea específica
se usa la alternativa Actualizar Tareas
de la opción Actualizar según
programación de la ficha Tarea
(Figura N° 22). Por ejemplo, la tarea
Documentación de Requisitos, duro
en la realidad 7 díasy empezó 1 día
hábil después.
Estadisticas del proyecto
En este punto, es posible revisar el avance del proyecto en comparación
con lo planificado en la línea base, especialmente en lo que respecta a
costos, trabajo y duración. Esta revisión permite detectar desviaciones y
tomar decisiones informadas para mantener el proyecto bajo control.
Para acceder a esta información, debemos ir a la ficha Proyecto,
seleccionar la opción Información del Proyecto y hacer clic en el botón
Estadísticas (ver Figura N.º 23). Allí se muestra un resumen comparativo
entre los valores planificados, reales y restantes del proyecto.
MONITOREO Y
CONTROL
Gestión del valor ganado (EVM: Earned value management)
Permite evaluar el progreso del proyecto integrando las mediciones del
alcance, tiempo y costo. Para realizar esta evaluación Project compara la
estimación hecha (línea base) con el trabajo real efectuado hasta el
momento para ver si el proyecto está dentro de lo presupuestado.
La técnica de la Gestión del Valor Ganado define los siguientes valores:
Valor Presupuestado (PV), costo presupuestado de trabajo
programado.
Valor Real (AC), costo real de trabajo realizado.
Valor Ganado (EV), costo presupuestado de trabajo realizado.
Las fórmulas para
realizar la gestión del
valor ganado (analiza
las variaciones de costo
y variaciones del
cronograma) las
mostramos en la Tabla
6.
De la variación del costo (CV) podemos deducir que:
• Si CV>0, entonces indica que se está gastando menos de lo programado.
• Si CV<0, entonces indica que se está gastando más de lo presupuestado.
De la variación del cronograma (SV) podemos deducir que:
• Si SV>0, entonces indica que el proyecto está adelantado respecto a lo
programado.
• Si SV<0, entonces indica que el proyecto está retrasado respecto a lo
programado.
En cuanto al índice del desempeño del costo (CPI) o índice de rendimiento
de costos
podemos deducir que:
• Si CPI>1, entonces el proyecto ha tenido un ahorro en los costos respecto
a lo
presupuestado.
• Si CPI<1, entonces el proyecto ha incurrido en mayores costos de los
presupuestados.
En cuanto al índice del desempeño del cronograma (SPI) o índice de
rendimiento de la
programación podemos deducir que:
• Si SPI>1, entonces el proyecto está adelantado respecto al cronograma.
• Si SPI<1, entonces el proyecto está retrasado respecto al cronograma.
En la Figura N° 24 podemos apreciar mejor la gestión del valor ganado y
analizar las
variaciones de costos y del cronograma.
Existen tres requisitos para que Project haga los cálculos del valor ganado
y así poder
analizar las variaciones del proyecto:
• Tener una línea base del proyecto.
• Haber registrado el trabajo realizado hasta el momento.
• Fijar una fecha de estado.
Para fijar una fecha de estado entramos a la ficha Proyecto, opción Fecha
de Estado. Para nuestro ejemplo, especificaremos como fecha de estado el
día 6 de enero de 2022 (Figura
N° 25)
Habiendo superado los requisitos para el cálculo del valor ganado,
podemos visualizarlos indicadores de la gestión del valor ganado: en la
vista de Diagrama de Gantt, entrar a la tabla Indicadores de programación
del valor acumulado (Ficha Vista, opción Tablas, alternativa Más Tablas..)
(Figura N° 26).
Para generar un informe visual del valor acumulado, entramos a la ficha
Crear un Informe, opción Informes visuales, alternativa Informe de horas
extra de valor acumulado (Figura N° 27). Al presionar el botón Ver, se
generará el gráfico del valor ganado en Excel (Figura N° 28).
ANEXO
Para complementar este informe, se incluirá un ejemplo práctico de
utilización de MS Project basado en un proyecto académico desarrollado
en el Taller de Proyecctacion VII.
Este proyecto tiene como referencia un periodo de trabajo comprendido
entre marzo y junio, y permitirá ilustrar cómo se puede aplicar la
herramienta para organizar y dar seguimiento a las distintas etapas del
proceso: desde la definición del concepto inicial, el desarrollo del
anteproyecto, las revisiones, hasta la entrega final.
A través de esta simulación, se mostrarán los diferentes procesos que se
han llevado a lo largo del ciclo académico, destacando cómo MS Project
puede facilitar la gestión del tiempo, tareas y entregables en un entorno
formativo similar al profesional.
Asignación del Proyecto
El proyecto inicia con una breve fase de asignación, que marca el punto de
partida del ciclo académico. Esta tarea, de un día de duración, corresponde
al momento en el que se define el tema a desarrollar, en este caso, la
propuesta arquitectónica para el Teatro Gavidia.
Aunque corta, esta etapa es esencial, ya que orienta el enfoque general del
trabajo y permite sentar las bases para una planificación ordenada y
coherente.
Diagnóstico Urbano
La segunda fase corresponde al Diagnóstico Urbano, con una duración
estimada de 33.88 días. Esta etapa busca analizar las condiciones
existentes del entorno, a partir de diversos factores como el contexto
físico, el uso de suelos, la infraestructura vial y de servicios, así como los
aspectos ambientales y culturales del lugar.
También se incluye una revisión del aspecto arquitectónico actual del sitio,
permitiendo identificar oportunidades y restricciones. Se integran dos
momentos de revisión tipo Sprint, lo cual refleja la importancia de evaluar
los avances de forma continua. La fase culmina con una entrega parcial,
necesaria para validar la calidad del diagnóstico antes de pasar al siguiente
bloque de trabajo.
Pronóstico
En la fase de Pronóstico, también con una duración de 33.88 días, se
comienzan a proyectar soluciones y necesidades a partir del análisis
anterior.
Se elabora el programa de necesidades, el programa arquitectónico, y dos
tipos de diagramación: diagrama de relaciones y diagrama de
funcionamiento, que ayudan a definir cómo se conectarán espacialmente
los diferentes componentes del proyecto. Esta fase también contempla
una revisión Sprint, lo que garantiza que el desarrollo conceptual y
funcional avance conforme a los requerimientos del proyecto
Anteproyecto
La etapa final es el Anteproyecto, que se extiende por 45.63 días. Aquí se
traduce el análisis y la proyección en propuestas arquitectónicas
concretas. Se desarrollan entregables clave como la zonificación, las
plantas arquitectónicas, secciones, elevaciones, y la planta de conjunto.
También se incluye una planta de techo, completando así la visión global
del edificio.
Durante esta fase se realizan revisiones parciales para asegurar la
coherencia del diseño antes de la entrega final. Esta etapa representa el
cierre del ciclo académico y demuestra cómo una planificación bien
estructurada permite avanzar con mayor claridad hacia una propuesta
arquitectónica sólida.
CONCLUSION
El uso de Microsoft Project en el desarrollo de un anteproyecto
arquitectónico en un contexto académico demuestra la versatilidad y
eficacia de esta herramienta más allá del entorno empresarial.
Su aplicación permite estructurar de manera lógica y cronológica cada una
de las fases del trabajo, desde la investigación inicial hasta la presentación
final, integrando la metodología de trabajo por sprints para garantizar un
avance constante y medible.
Esta planificación detallada no solo mejora la organización y la asignación
de recursos, sino que también fortalece habilidades clave como la gestión
del tiempo, el trabajo colaborativo y la toma de decisiones informadas.
En definitiva, incorporar Microsoft Project en proyectos académicos ofrece
a los estudiantes una experiencia práctica en la gestión profesional de
tareas complejas, preparándolos para enfrentar con éxito desafíos en
entornos reales.
