CEAC - Unidad 6
Resumen
1. Archivo en la empresa
El archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto y de
acuerdo con unos criterios de clasificación previamente establecidos.
1.1. Funciones del archivo
En la actualidad, para el buen funcionamiento de cualquier empresa es esencial una adecuada
ordenación, clasificación, archivo y conservación de los documentos:
El archivo debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse para dar
servicio a todos sus departamentos.
La información puede ser necesaria para la toma de decisiones por par te de la
empresa. Los documentos pueden servir como elemento probatorio a la hora de
defender un hecho ante un tercero.
La ley obliga a conservar determinada documentación surgida de la actividad
empresarial y establece, con carácter general, un periodo de conservación de seis años
desde su elaboración.
1.2. Objetivos del archivo
Dada la importancia que tiene en el ámbito empresarial el archivo, cualquier labor que se
desarrolle en él debe buscar los siguientes objetivos:
Guardar y conservar correctamente los documentos para evitar la pérdida o el extravío
de información.
Permitir la fácil y rápida localización de todo documento guardado en él. Si los
documentos se archivan sin criterio, en el momento en que se necesiten no se
encontrarán, lo que generará los mismos efectos que si no estuvieran.
Controlar la documentación que entra y sale de la empresa. Por ello, la compañía no
debe permitir que puedan perderse o extraviarse determinados documentos sensibles,
que deben ser custodiados y protegidos de amenazas externas.
1.3. Funcionamiento general del archivo
El archivo de documentos no sigue unas normas estandarizadas, sino que obedece a las prác-
ticas extendidas en las distintas empresas, las cuales suelen adaptarlo a sus necesidades espe-
cíficas. Esto hace surgir una especie de «reglamento propio» para cada empresa.
Cualquier labor de archivo debe ser respetuosa con dichas reglas y procedimientos, ya que, si
el trabajo de archivo no es sistemático y la documentación no es clasificada, ordenada, guar-
dada y conservada siempre de la misma forma, hay más posibilidades de tener determinados
documentos en lugares incorrectos y no localizarlos cuando se requieran.
Principales reglas del archivo
El archivo ha de permitir una rápida localización de cualquier documento.
Es importante que la documentación del archivo quede visible para una búsqueda
posterior.
Se debe procurar que los documentos del archivo estén seguros y no sufran
modificaciones.
Se recomienda utilizar señales visuales para la localización de la documentación.
Hay que evitar duplicidades en documentos y expedientes.
La labor de archivo tiene que ser selectiva, diferenciando lo útil de lo poco relevante
No conviene acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
Hay que dejar constancia de cualquier entrada o salida de documentación.
2. tipos de archivos empresariales
Los archivos empresariales se configuran adaptándose a las necesidades y los requerimientos
de cada empresa. Algunos de los factores determinantes para el establecimiento de distintos
tipos de archivos son la frecuencia de uso de la documentación, la localización física y el so -
porte utilizado para contener el documento.
A continuación, veremos las dos primeras clasificaciones y, en los siguientes epígrafes, se
trabajarán los distintos soportes que se pueden utilizar para archivar documentos.
2.1. Tipos de archivos según la frecuencia de uso de la documentación
Dado que no todos los documentos empresariales presentan la misma frecuencia de uso,
tampoco puede ser igual su accesibilidad en el sistema de archivo.
1 archivos activos (de oficina o de gestión):
Contienen documentos que se utilizan frecuentemente. Estos deben localizarse en un lugar
accesible y cercano al puesto de trabajo, a fin de evitar pérdidas de tiempo innecesarias.
Son ejemplos los documentos relacionados con operaciones comerciales en marcha, las tablas
de precios y descuentos o las facturas pendientes de contabilizar.
2 archivos semiactivos o centrales:
Contienen documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo por haber
terminado de realizarse la operación relacionada con ellos. Por ello, se consultan con poca
frecuencia, aunque se conservan por obligación legal. Los pedidos ya entregados, las facturas
contabilizadas o los proyectos finalizados ilustran este apartado.
Estos archivos se localizan en espacios especialmente destinados para ello, en los que se
controla la entrada y la salida de documentos.
3 archivos activos (de oficina o de gestión):
Contienen documentos que rara vez se consultan, así como documentación sin utilidad diaria,
pero con un alto valor legal o documental. Entran aquí, por ejemplo, las facturas contabilizadas
hace tres años.
La consulta de los documentos contenidos en un archivo inactivo se suele hacer previa
solicitud del interesado, ya que normalmente se localizan en las sedes centrales de las
empresas.
Cuando la documentación deja de presentar valor legal o documental, debe ser destruida.
2.2. Tipos de archivos según su localización física
como el mantenimiento de un archivo implica consumir espacios y recursos, muchas empresas
de cierto tamaño crean archivos centralizados en un único edificio o planta, sacrificando la
accesibilidad instantánea a la documentación. Otras, sin embargo, prefieren- asumir dicho coste
y que su documentación esté más al alcance de sus empleados
Gestión centralizada: Existe un único archivo, en el que hay un responsable que se encarga de
la clasificación y la ordenación de toda la información, así como de su guarda y custodia.
Ahorro de espacio y recursos, pues permite que ambos se compartan.
Mayor control sobre la información, que se archiva siempre de la misma forma.
Menor posibilidad de extravío.
Facilidad a la hora de localizar documentos.
X Gestión burocrática y rígida, que puede ser poco operativa, debido a los sistemas de control
en la salida de documentos.
Gestión descentralizada: Cada departamento tiene su propio archivo, además de normas
propias de clasificación, para la documentación de sus actividades.
Rápido acceso a los documentos, que se conservan cerca del usuario.
Reducción de los costes derivados del mantenimiento de grandes instalaciones de
archivo.
Inexistencia de trámites burocráticos para solicitar documentación al archivo central.
X Dificultad en la localización de documentos y facilidad en su extravío.
X Menor eficiencia debido a la multiplicación de espacios y equipos de archivo.
Gestión mixta: Los archivos activos y semiactivos se presentan descentralizados en
departamentos, mientras que se centraliza el archivo de los inactivos.
Mayor control de la documentación en su totalidad.
Mayor operatividad en el desarrollo de las funciones diarias gracias al sistema
descentralizado.
X Puede presentar inconvenientes en lo relativo tanto a la gestión centralizada como a la
descentralizada.
3. Sistemas de clasificación de documentos
Cualquier archivo debe establecer un criterio de ordenación adecuado a las características de
los documentos con los que trabaja, que permita su archivo y fácil localización.
A cada documento se le asigna una palabra o código clave (u ordenatriz), que sirve como
referencia de archivo y suele estar relacionado con el documento. En el caso de que no esté
relacionado, es necesario crear un índice auxiliar sobre el cual basar la localización de
documentos.
Los sistemas de clasificación deben cumplir los siguientes requisitos:
Fáciles de comprender; Inequívocos; Ampliables; Sencillos de aplicar; Eficientes
Los sistemas de clasificación más Importantes son:
El sistema alfabético ordena la documentación siguiendo el orden del alfabeto, en sentido
ascendente (AZ) o descendente (ZA).
Permite una localización rápida y sencilla de la documentación, porque es fácil de aplicar.
En nombres propios no se tienen en cuenta preposiciones, artículos o prefijos, excepto si
van unidas con guiones a la palabra ordenatriz o si es un nombre o apellido extranjero.
Los nombres de personas físicas se ordenan por el primer apellido. En caso de coincidencia,
se tendrá en cuenta el segundo apellido y, si se da doble coincidencia, el nombre.
El término ordenatriz de las denominaciones sociales es su primera palabra o, de estar
formadas por nombre y apellidos, se ordenan como un nombre de persona física.
Si una denominación social incluye un número, se ordena como si se escribiera con letras.
Las palabras compuestas con guion cuentan como si fueran una sola.
Este sistema suele usarse en la correspondencia diaria recibida, los contratos de trabajadores y
las fichas de personal.
El sistema numérico sigue el orden natural de los números en sentido ascendente o
descendente.
Evita duplicidades, permite el archivo de un número ilimitado de documentos y facilita la
detección de extravíos.
Dificulta la posibilidad de intercalar documentos, para lo que es necesario crear un índice
auxiliar.
Suele utilizarse en presupuestos, facturas y pedidos de clientes y proveedores, así como en
faxes recibidos y enviados.
El sistema alfanumérico combina el sistema alfabético con el numérico. Al ordenar los
documentos, si la palabra ordenatriz empieza con letras, se utiliza el criterio alfabético, y, si
empieza con números, el criterio numérico.
El sistema cronológico se organiza en función de una fecha que se considere representativa
del documento: el día de su elaboración o su emisión, de su entrada en el archivo, de la
compraventa o vencimiento de un; deuda, etc.
Es un sistema sencillo y rápido, ya que se suele ordenar desde la fecha más reciente, por años
o meses (también por días, si el volumen de documento es muy elevado).
Se usa para archivar presupuestos, actas, memorias, vencimientos...
El sistema geográfico ordena los documentos en función de un lugar o dirección significativos.
Por ejemplo, el domicilio de quien emite o recibe el documento o el lugar donde se recibe o
entrega un pedido o mercancía. Al establecer un sistema de clasificación geográfico, la
ordenación se suele hacer de forma descendente: los documentos van siendo clasificados y
subclasificados por países, regiones, provincias, poblaciones, distritos, barrios, calles, etc.
Es un sistema muy flexible, porque permite intercalar subdivisiones. Sin embargo, necesita
combinarse con otros sistemas de clasificación, como el alfabético.
Se recomienda para empresas que desarrollan su actividad en múltiples zonas o regiones,
pero no para archivos con mucha documentación.
El sistema temático organiza por temas o materias los documentos y requiere de un cuadro
de clasificación que establezca los temas y las subcategorías.
Es frecuente encontrar archivos organizados por un sistema de ordenación alfabética por
materias, que consiste en la combinación de los sistemas temático y alfabético.
Es un sistema muy sencillo y flexible, debido a que permite intercalar los documentos. Sin
embargo, puede inducir a confusión si un documento es susceptible de archivarse en dos o
más temas.
Se utiliza para clasificar por categorías de productos, materias, géneros, etc.
4. Archivo de documentos en papel
El archivo en formato papel es el sistema tradicional de conservación de la información. Se ha
utilizado durante siglos y sigue estando muy presente en la actual realidad empresarial,
aunque muestra algunos problemas de funcionamiento:
Incremento de costes por mantenimiento y funcionamiento según aumenta el
volumen de documentos
Complejidad en la localización de un documento escrito concreto.
Dificultad para el archivo de todos los documentos escritos, enviados y recibidos.
Poca sostenibilidad del medioambiente por el uso de papel.
4.1. Entrada de la documentación en el archivo
Antes de que los documentos pasen al archivo, se debe confirmar que los documentos no
están siendo utilizados en ese momento por ninguna persona o departamento de la empresa.
Además, es preciso seleccionar y organizar la documentación siguiendo estos pasos:
Determinar el valor de los documentos susceptibles de archivo para el presente y el
futuro de la organización. Se conservan los documentos con valor legal u operativo, y
el resto, corno los sobres de correspondencia, se destruye.
Hacer copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones. con los documentos que el
responsable del archivo determine, según su importancia. Esto evita la pérdida de
información en caso de extravío del documento.
Referenciar los documentos para que el archivo sea lo más operativo posible y se.
facilite el acceso a la información. Para ello, se archiva el original en un lugar concreto
y se introducen referencias (además de copias, si se desea) a él en el resto de sus
ubicaciones.
Prearchivar los documentos y más adelante proceder su archivo definitivo. El
prearchivo supone la ordenación de la documentación en el mismo orden que tendrá
una vez archivada.
4.2. Conservación y utilización de la documentación
La documentación escrita de un archivo debe ser conservada hasta que ya no sea útil para la
empresa o haya expirado el plazo mínimo legal para su conservación.
Además, para preservar la integridad de la documentación almacenada, es necesario respetar
una serie de normas básicas en la utilización del archivo.
PLAZOS LEGALES DE ARCHIVO
6 años:
Los libros de matrícula, los libros contables y los de visitas.
La correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados con la actividad
empresarial.
Cualquier documentación de contenido laboral.
De forma indefinida:
La documentación justificativa de la propiedad de bienes y la relacionada con la
constitución de una empresa o sociedad.
Los originales tanto de las escrituras de constitución de la sociedad como de la
compraventa de bienes inmuebles, así como de cualquier tipo de crédito o préstamo
relacionado.
NORMAS DE USO DE UN ARCHIVO
Incluir la entrada o salida de cualquier documento en un registro auxiliar de entradas y
salidas. De este modo, siempre se tendrá constancia de su localización.
Sacar del archivo expedientes completos. En caso de tener que extraer solo un
documento, se recomienda dejar testigo de la posición del documento en el
expediente para conservar su organización.
Devolver la documentación al archivo lo antes posible. El espacio adecuado para la
guarda y custodia de la documentación es el archivo, y no otro lugar.
4.3. Purga y destrucción de documentos
La destrucción de documentación debe desarrollarse con una frecuencia prefijada y utilizando
métodos que impidan el acceso a ella de personal no autorizado, lo que evitará un posible uso
indebido.
Además, la destrucción periódica de documentación no útil evita una acumulación innecesaria
de documentos y aumenta la operatividad del archivo.
Para la destrucción de documentación en soporte escrito suelen utilizarse equipos especializa-
dos, como máquinas destructoras, que convierten los documentos en finas tiras de papel de
las cuales es prácticamente imposible rescatar ningún dato o información.
5. Archivo informático de datos
En la mayoría de las empresas existen archivos en papel y electrónicos. Sin embargo, hay
modelos de gestión que han apostado por un archivo completamente electrónico, ya que es
más eficiente en el procesamiento y la elaboración de la información.
En el tratamiento informático de la información, es importante distinguir entre el soporte en el
que se conservan y utilizan los documentos, y el método con el que se gestionan y analizan los
datos que contienen dichos documentos.
ARCHIVO INFORMÁTICO DOCUMENTOS
Es un espacio electrónico donde se retiene la información almacenada en un dispositivo en el
que se conservan, en carpetas y archivos, documentos 'de distinto tipo (aplicaciones,
imágenes, textos, bases de datos, audios, vídeos, presentaciones, etc.).
SISTEMA DE GESTIÓN DE DATOS
Es un programa informático de tratamiento de datos o base de datos, que permite a -los
usuarios crear, definir, mantener y controlar el acceso a una base de datos, así como
establecer relaciones entre los distintos datos que posee el archivo y obtener información
válida para tomar decisiones.
5.1. Archivo informático de documentos
Un archivo informático de documentos está formado por un conjunto de datos elaborados,
recibidos o digitalizados en formato electrónico que son ordenados, clasificados y conservados
para su posterior consulta.
Estructura de un archivo informático
Todo archivo informático tiene una ruta y un nombre identificativo mediante los
cuales el ordenador lo localiza entre los distintos directorios o subdirectorios alojados
en su disco duro.
Al organizar y ordenar los archivos, se suelen utilizar carpetas o directorios que, a su
vez, pueden contener todos los archivos o carpetas que se requieran.
Las carpetas o los directorios tienen información sobre la fecha en la que se creó el
archivo, se modificó o se consultó por última vez.
El sistema de carpetas y directorios sigue una ordenación jerárquica en forma de árbol,
por lo que dos archivos nunca pueden compartir una misma ruta de acceso.
Ventajas del archivo informático frente al papel
Sus motores de búsqueda localizan información con mucha más rapidez.
A través de Internet, se puede consultar en todo momento y lugar.
Como ocupa menos espacio, ahorra costes y recursos. Es respetuoso con el
medioambiente.
5.2. Sistemas de gestión de bases de datos
Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático o aplicación que gestiona
el acceso, la consulta y la eliminación de los datos alojados y organizados en una base de
datos.
Gracias a la existencia de campos comunes en los distintos ficheros, un sistema de gestión de
bases de datos establece relaciones según las condiciones previamente fijadas por el usuario.
Así se consigue gestionar multitud de datos y obtener información útil a partir de ellos.
Los sistemas de gestión de datos más utilizados son Microsoft ACcess, MySQL, Oracle o dBase.
Una base de datos está compuesta Tur un conjunto de tablas o ficheros relacionados entre sí
de una forma lógica. Cada fichero se divide en campos y registros.
Son las unidades más sencillas de información recogidas en cada columna de la tabla. Un
ejemplo de fichero es el conjunto de proveedores de una empresa. En este caso, los campos
serían el nombre, los apellidos, la dirección, el teléfono o la forma de pago utilizada.
Forman las unidades elementales del archivo. Son cada fila que contiene datos únicos en cada
uno de los campos. Retomando el ejemplo anterior, cada proveedor concreto de la empresa
constituiría un registro.
VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION
Establece distintos niveles de restricciones para acceder a los datos en función del
perfil del usuario
Cualquier modificación se actualiza en toda la base de datos de forma casi automática.
Las copias de seguridad de los datos y la información obtenida de ellos mejoran su uso
y almacenamiento.
Es posible la consulta simultánea de datos por parte de varios usuarios.
La repetición de datos en el sistema se reduce notablemente.
Organiza de forma flexible la información: permite introducir datos sin cambiar la
estructura global.
6. Soportes y materiales de archivo
La empresa debe elegir qué tipo de materiales de archivo necesita utilizar para el alojamiento
de toda la documentación, tanto en papel como en formato electrónico, con el objetivo de
conservar la documentación y localizarla rápidamente.
6.1. Materiales para el archivo de la documentación en papel
El archivo de documentación en papel supone un consumo de recursos importante para cual-
quier empresa. Por ello, al archivar es importante aplicar la regla de las tres erres:
Reducir el uso de materiales de archivo a lo estrictamente necesario para su correcto
funcionamiento. Por ejemplo, se imprime a doble cara y solo lo indispensable.
Reutilizar al máximo todos los materiales posibles. Por ejemplo, las carpetas que
contenían documentación que haya sido destruida podrían alojar nueva
documentación.
Reciclar papel, colocando papeleras de reciclaje en cada oficina. Además, el uso de
papel reciclado está muy extendido, ya que hoy en día tiene una buena calidad.
Las empresas suelen utilizar distintos tipos de carpetas y cajas para la conservación y la
localización de la documentación en papel. Los más frecuentes son:
Carpetas simples: Suelen ser de cartón y sirven para proteger y colocar en estanterías
o en cajas un determinado expediente. Los documentos pueden quedar sueltos o fijos,
según el modelo de carpeta.
Carpetas clasificadoras: Son carpetas amplias con compartimentos que permiten la
clasificación y ordenación de los documentos. Las carpetas clasificadoras uno de los
tipos más conocidos.
Carpetas archivadoras: Son carpetas con anillas con un sistema de palanca para su
apertura, que se alojan en una caja que facilita su colocación vertical en estanterías.
Para guardar los documentos, es necesario perforar su margen izquierdo o
introducirlos en fundas transparentes ya perforadas.
Cajas simples: Suelen ser de cartón y sirven para proteger y colocar un determinado
expediente en estanterías o armarios. Los documentos pueden quedar sueltos o fijos.
6.2. Sistemas de almacenamiento en soporte informático
Para el tratamiento y el archivo informático de datos se necesita contar con un equipamiento
tecnológico adecuado. Actualmente, tanto el ordenador como Internet son herramientas
indispensables que, gracias a las aplicaciones de software, consiguen aumentar
exponencialmente la productividad del trabajo de oficina. Los soportes más habituales son:
Disco duro del ordenador: Es una unidad de almacenamiento interna donde el equipo
guarda información del sistema, de las aplicaciones y de cualquier archivo.
Disco duro extraíble: Su funcionamiento es similar al del disco duro interno. Se conecta
por USB y permite extraer la información del equipo y transportarla.
CD, CDRW, DVD y disco Blu-ray. Se trata de discos ópticos que contienen información a
la que se puede acceder mediante un lector.
Memorias en USB y en tarjetas. Destacan por su resistencia al polvo y a los arañazos,
por su alta capacidad de almacenamiento y por su tamaño reducido.
6.3. Sistema de almacenamiento en la nube
En este tipo de soporte, los archivos informáticos están almacenados virtualmente en un espa-
cio de Internet facilitado por el proveedor del servicio, y no en un soporte físico. Sus
principales ventajas son:
Adaptabilidad
El servicio se personaliza a los requerimientos del cliente.
El almacenamiento es casi ilimitado y modulable.
Cambiar de proveedor es tan sencillo como descargar los datos almacenados y
trasladarlos al nuevo proveedor.
Ubicuidad
Los archivos son accesibles de modo permanente a través de Internet para todos los
usuarios (empleados, clientes y proveedores). Esto facilita la posibilidad de
teletrabajar.
Se fomenta el trabajo en equipo y el empleo colaborativo de los datos para distintos
usos o proyectos. Gracias a ello se consigue un incremento de la eficiencia y de la
productividad empresarial.
Ahorro
El cliente paga periódicamente solo por la capacidad de almacenamiento y el número
de usuarios que tiene contratados en cada momento.
Se estima un ahorro de hasta el 30 % de los gastos laborales de informática y el 40 %
del presupuesto en hardware y software.
Seguridad
Posibilita establecer perfiles de usuarios con accesos restringidos.
No hay pérdida de información en caso de accidente o avería en los equipos
informáticos, ya que los archivos no se encuentran alojados en un dispositivo físico
dentro de la empresa.
7. Protección de la información: la LOPD
En cualquier empresa es tan importante gestionar y archivar la documentación procedente de
su actividad diaria como protegerla de posibles pérdidas o modificaciones. No hacerlo, además
de suponer un menoscabo en la obtención de información, podría generar responsabilidades
legales frente a terceros, especialmente en el caso de datos de carácter personal.
7.1. Medidas para la protección de la información
Las empresas deben desarrollar e implantar un conjunto de medidas de protección para evita
perder o modificar la documentación empresarial en papel y en soporte electrónico.
Medidas para documentos en papel:
Crear un procedimiento claro de uso y manipulación de la documentación.
Establecer un sistema de archivo protegido para documentación sensible, con llaves,
cámaras, cajas de seguridad, etc.
Crear copias de la documentación para guarda as en lugares distintos.
Elaborar un plan de actuación ante accidentes, incendios e inundaciones.
Nombrar un responsable de seguridad para el archivo físico de documentos escritos.
Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación cuyo
conocimiento externo pudiera ocasionar perjuicios para la empresa o para terceras
personas.
Exigir secreto y confidencialidad a los propios trabajadores cuando, en el ejercicio de
sus funciones, tengan acceso a información sensible.
Medidas adicionales para documentos electrónicos:
Hacer copias de seguridad con frecuencia para evitar la pérdida accidental de
información.
Restringir el acceso a los equipos informáticos, según niveles de usuario, mediante el
establecimiento de contraseñas individuales.
Ocultar ciertos archivos a determinados usuarios.
Configurar archivos de «solo lectura» para evitar modificaciones indeseadas.
Instalar antivirus y firewalls en cada equipo informa, tico que eviten acceso desde el
exterior.
Establecer programas de cifrado y encriptación en los correos electrónicos con objeto
de evitar la intrusión y la lectura de información sensible para la empresa por parte de
usuarios externos.
7.2. Medidas de seguridad para la información confidencial
Mucha información contenida en el archivo puede incluir datos personales y confidenciales. La
empresa debe procurar un uso responsable y una conservación adecuada de estos datos para
evitar responsabilidades legales. Por todo ello, se recomienda implantar sistemas de seguridad
que controlen el acceso a la documentación en determinados casos.
Datos de personas y empresas: Se utilizan sistemas de archivo con mecanismos que
dificulte' el acceso de personal no autorizado.
Datos financieros, ingresos, multas o antecedentes penales: Debe nombrarse un
responsable de seguridad del archivo desarrollarse una auditoria de seguridad con
periodicidad no superior a dos años.
Datos sobre investigaciones policiales, ideología, afiliación sindical, creencias y salud:
Se establece, además de las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al
archivo por personal autorizado y controles en la reproducción y la destrucción de
documentos.
7.3. Ley de Protección de Datos (LOPDGDD)
La Agencia Española de Protección de Datos es la autoridad pública independiente encargada
de velar por la privacidad y la protección de datos de los ciudadanos, que en España se rige por
dos normativas.
Normativa sobre protección de datos en España
Legislación:
Reglamento Europeo de Protección de Datos (DGPR), del 25 de mayo de 2018
Ley Orgánica 3/2016, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos
Digitales (LOPDGOD)
Ambos textos tienen por objeto «garantizar y proteger los derechos y las libertades de
las personas físicas, en especial su honor y su intimidad».
Sus ejes principales son:
Medidas de responsabilidad activa.
Tratamiento de los datos de personas que han fallecido.
Sistemas de denuncias internas en una entidad.
Figura del delegado de protección de datos (DPO).
Regulación y garantía de los derechos digitales de los ciudadanos.
La LOPDGDD adapta el reglamento europeo a la normativa nacional y es de aplicación a toda
empresa con archivos en España, independientemente de si es nacional o extranjera.
Ámbito:
Se aplica a cualquier empresa o empresario, nacional o extranjero, que desarrolle una
actividad empresarial en territorio español y que, como consecuencia ella, trabaje con datos
personales.
Obligaciones de la empresa:
Notificar a la AEPD, mediante el sistema telemático NOTA, los siguientes aspectos sobre los
ficheros que contengan datos sensibles:
Finalidad y estructura del fichero.
Tipos de datos.
Ubicación de los datos.
Procedimiento de recogida de datos.
Redactar un documento de seguridad para reflejar las políticas, las normas y los
procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales archivados.
Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con quienes, en el desarrollo de la
prestación de un servicio, accedan a dichos datos personales, para evitar que se utilicen con
otros fines.
Por ejemplo, el servicio dado por asesorías de empresas, que necesitan acceder a datos
personales contenidos en archivos propiedad de sus clientes.
Informar a los titulares de los datos de que está cumpliendo con la normativa de protección de
datos, especialmente en lo relativo a:
Recoger consentimientos en el tratamiento de datos.
Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.
Permitirles ejercer sus derechos sobre los datos [información, consulta, acceso,
cancelación, cesión y oposición).
