GUÍA DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO
Introducción
La correcta gestión documental es un pilar fundamental para la
eficiencia administrativa y el cumplimiento normativo de la DSNC. Este
informe presenta los hallazgos del diagnóstico archivístico, identificando
problemáticas actuales y proponiendo estrategias de mejora. La
administración de los documentos es crucial para la transparencia y la
eficiencia de las operaciones institucionales. Un adecuado sistema de
gestión documental garantiza la conservación de información clave,
permitiendo un acceso rápido y seguro a los documentos cuando sean
requeridos por cualquier departamento o usuario autorizado. Al final se
encontrará el documeto original de nuestro estudio
Diagnóstico de Archivo en 7 Pasos
Paso #1: Reúne el Comité de Gestión Documental
Se verificó la existencia del comité y su grado de participación en la
organización documental. Actualmente, se encuentra en proceso de
consolidación y requiere capacitaciones especializadas para optimizar su
funcionamiento. Se recomienda reforzar su autoridad y establecer
reuniones periódicas para supervisar la implementación de mejoras en
la gestión documental.
Soluciones:
1. Capacitar a los miembros del comité y establecer un plan de
reuniones mensuales para evaluar avances y definir estrategias de
mejora.
2. Incluir representantes de todas las áreas clave de la organización
para garantizar una visión integral.
3. Desarrollar un reglamento interno para formalizar la gestión
documental.
Paso #2: Recopila información sobre la entidad
Se analizaron los documentos clave de la organización, incluyendo su
organigrama, documentos legales y estudios previos sobre la gestión
documental. Se identificó que la entidad carece de un registro
consolidado de sus archivos, lo que dificulta la toma de decisiones sobre
su organización y conservación.
Soluciones:
1. Crear una base de datos unificada que registre el estado actual de
los documentos y su ubicación.
2. Realizar entrevistas con el personal clave para obtener
información adicional sobre el manejo documental.
3. Implementar auditorías internas para evaluar periódicamente la
integridad y disponibilidad de la información archivada.
Paso #3: Realiza una medición de los archivos
Se identificaron los espacios donde se almacenan documentos, tanto en
archivos de gestión como en el archivo central. Se encontró una falta de
estandarización en la clasificación documental, lo que dificulta la
localización rápida de expedientes y aumenta el riesgo de extravío.
Soluciones:
1. Implementar un sistema de clasificación basado en códigos
alfanuméricos y nomenclaturas estandarizadas.
2. Aplicar la Norma Técnica Colombiana (NTC) 5029 para la medición
estructurada de los archivos.
3. Digitalizar y catalogar los documentos más relevantes para
facilitar su acceso.
Paso #4: Incluye los requisitos normativos
Se revisaron los requisitos normativos en materia de gestión documental
aplicables a la entidad, incluyendo la Ley del Sistema Nacional de la
Calidad y normas internacionales como ISO 15489. Se identificó la
necesidad de actualizar los procesos archivísticos para alinearlos con
estos estándares.
Soluciones:
1. Actualizar los manuales y procedimientos internos para garantizar
el cumplimiento normativo y la adecuada gestión documental.
2. Establecer un mecanismo de seguimiento y control para verificar
la implementación de los estándares normativos.
3. Designar a un responsable de cumplimiento normativo que
supervise la aplicación de las regulaciones archivísticas.
Paso #5: Evalúa una muestra real de los documentos
Se tomó una muestra representativa de los documentos para evaluar el
sistema de organización actual. Se encontró que muchos documentos
carecen de una clasificación clara y presentan deficiencias en su
conservación, lo que incrementa el riesgo de deterioro y pérdida de
información clave.
Soluciones:
1. Aplicar un muestreo regular para evaluar la organización
documental y capacitar al personal en técnicas de clasificación y
conservación.
2. Implementar un protocolo de conservación de documentos basado
en estándares internacionales.
3. Digitalizar documentos prioritarios para reducir el deterioro de los
documentos físicos.
Paso #6: Evalúa las condiciones medioambientales
Se observó humedad, polvo y exposición directa a la luz en las
instalaciones actuales. Estas condiciones representan un alto riesgo para
la conservación documental, acelerando el deterioro físico de los
archivos. Es necesario instalar sistemas de ventilación adecuados,
regular la temperatura y humedad del ambiente, y utilizar materiales de
almacenamiento que minimicen el impacto de agentes externos.
Soluciones:
1. Implementar controles medioambientales como
deshumidificadores, protección contra la luz y sistemas de
almacenamiento adecuados.
2. Adquirir mobiliario especializado para almacenamiento seguro y
conservación de documentos.
3. Elaborar un plan de mantenimiento periódico para monitorear las
condiciones del archivo.
Paso #7: Elabora un informe final
Este informe presenta los hallazgos del diagnóstico y propone
estrategias de mejora, incluyendo la reubicación del archivo en un
espacio adecuado, la digitalización de documentos y la implementación
de un sistema de clasificación estandarizado.
Soluciones:
1. Crear un informe detallado con recomendaciones y un plan de
acción para su implementación.
2. Realizar una presentación del informe a la dirección de la
institución para su validación y aprobación.
3. Establecer un cronograma de ejecución con responsables y fechas
clave para la implementación de las soluciones propuestas.
Conclusiones
El diagnóstico ha revelado que el archivo de la DSNC enfrenta
deficiencias en infraestructura, organización documental y digitalización.
Estas condiciones afectan la eficiencia operativa y el cumplimiento
normativo de la institución. La implementación de mejoras en la gestión
documental permitirá reducir tiempos de búsqueda, evitar la pérdida de
documentos y garantizar el acceso seguro a la información.
Se concluye que es prioritario fortalecer la gestión documental a través
de la capacitación del personal, la digitalización y la creación de un
espacio físico adecuado para la conservación de los documentos. La
aplicación de estas soluciones permitirá a la DSNC optimizar sus
procesos administrativos y cumplir con las normativas vigentes.
