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Diseño de un Sistema de Información para el Control y Gestión de Inventarios Dirigido a

las PYMES del Sector Gastronómico y de Entretenimiento de la localidad

de Suba en la ciudad de Bogotá D.C.

Cristian Alfredo Timana Neira

Diego Hernán Cadena Daza

Christian David Castañeda Tovar

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Ingeniería
Ingeniería de Sistemas
Bogota DC
2023
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Diseño de un Sistema de Información para el Control y Gestión de Inventarios Dirigido a

las PYMES del Sector Gastronómico y de Entretenimiento de la localidad

de Suba en la ciudad de Bogotá D.C.

Cristian Alfredo Timana Neira

Diego Hernán Cadena Daza

Christian David Castañeda Tovar

Modalidad de grado Análisis Sistemático de Literatura

Requisito para obtener el título de Ingeniero de Sistemas

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Ingeniería
Ingeniería de Sistemas
Bogota DC
2023
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Dedicatoria

Este proyecto va dedicado a nuestras familias cuyo apoyo y dedicación lograron fortalecer

nuestras ideas. A nuestros compañeros de clase que nos aconsejaron correctamente y

compartieron este camino académico con nosotros. Dedicado también a la universidad

cooperativa de Colombia que nos dio la oportunidad de conseguir nuestros sueños y metas.

Todas las personas que contribuyeron. Muchas Gracias

Agradecimientos

Primero que todo quisiera agradecer a todas las personas que apoyaron, aconsejaron y se

esforzaron en este proyecto y contribuyeron a su culminación para hoy alcanzar la meta en este

emprendimiento.

Agradecemos a nuestro asesor y al consejo académico por la orientación las indicaciones y las

correcciones realizadas a lo largo de este trabajo, sus sugerencias expertas nos indicaron el

camino ideal, por su paciencia y el tiempo dedicado al mismo.

También quisiera agradecer a mis compañeros por su arduo trabajo sus apoyos e interrupciones

oportunas a lo largo de este proyecto. Lo cual enriqueció las ideas y se llego a lo que es hoy en

día este proyecto muchas gracias a todos.

 4

Tabla de Contenido

Resumen ............................................................................................................................... 8

Abstract ................................................................................................................................ 9

Introducción ....................................................................................................................... 10

1. Planteamiento del problema ................................................................................. 11

1.1 Definición del problema ....................................................................................... 11

2. Justificación .......................................................................................................... 12

3. Objetivos ............................................................................................................... 13

3.1 Objetivo general ................................................................................................... 13

3.2 Objetivos específicos ............................................................................................ 13

4. Delimitación del proyecto .................................................................................... 13

4.1 Temática ............................................................................................................... 13

4.2 Espacio – temporal ............................................................................................... 14

5. Marco referencial .................................................................................................. 15

5.1 Marco teórico ........................................................................................................ 15

5.2 Marco conceptual ................................................................................................. 19

5.3 Marco legal y normativo....................................................................................... 25

6. Diseño metodológico ............................................................................................ 26

6.1 Tipo de investigación............................................................................................ 26

6.2 Metodología .......................................................................................................... 26

6.3 Técnicas para la recolección de información........................................................ 27

7. Recursos y presupuesto ........................................................................................ 32

7.1 Recurso financiero ................................................................................................ 33

8. Cronograma .......................................................................................................... 34
 5

9. Recomendaciones ................................................................................................. 35

Conclusiones ...................................................................................................................... 36

Referencias bibliográficas .................................................................................................. 37

Anexos ................................................................................................................................ 39
 6

Lista de Tablas

Tabla 1: ¿Qué herramientas utilizas actualmente para gestionar el inventario en tu negocio? ..... 28

Tabla 2: ¿Consideras que un sistema de información específico para la regulación de inventarios

sería beneficioso para tu negocio? ................................................................................................. 28

Tabla 3: ¿Qué funcionalidades crees que serían imprescindibles en un sistema de manejo de

aprovisionamiento para tu negocio? ............................................................................................... 29

Tabla 4: ¿Qué impacto crees que tendría en tu negocio un sistema de dirección de existencias
eficiente y adaptado a las necesidades del sector? ......................................................................... 30

Tabla 5: ¿Cuán importante consideras la ejecución de un sistema de coordinación de suministros

para tu negocio? ............................................................................................................................. 31

Tabla 6: Recursos y presupuestos ................................................................................................. 32

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Lista de Ilustración

Ilustración 1 Diagrama de clases ................................................................................................. 19

Ilustración 2 Diagrama de casos de uso ........................................................................................ 20

Ilustración 3 Diagrama de actividades parte 1 .............................................................................. 20

Ilustración 4 Diagrama de actividades parte 2 .............................................................................. 21

Ilustración 5 Diagrama entidad relación ....................................................................................... 22

Ilustración 6 Característica principal de un ciclo de software ...................................................... 24

Ilustración 7 ¿Qué herramientas utilizas actualmente para gestionar el inventario en tu negocio?

........................................................................................................................................................27

Ilustración 8 ¿Consideras que un sistema de información específico el control logístico sería

beneficioso para tu negocio? .......................................................................................................... 28

Ilustración 9 ¿Qué funcionalidades crees que serían imprescindibles en un sistema de

coordinación de almacenaje para tu negocio? ................................................................................ 28

Ilustración 10 ¿Qué impacto crees que tendría en tu negocio un sistema de organización de

inventarios eficiente y adaptado a las necesidades del sector? ...................................................... 29

Ilustración 11 ¿Cuán importante consideras la integración de un sistema de logística de

inventarios para tu negocio? ........................................................................................................... 30

Ilustración 12 Cuadro de presupuesto ........................................................................................... 33

Ilustración 13 Cronograma de actividades.................................................................................... 34

 8

Resumen

El motivo para realizar este proyecto es la aplicación de conocimientos que nos permite,

como ingenieros, interpretar sobre manera profunda las necesidades finales que un usuario final

desea solventar con ayuda de herramientas tecnológicas que permite, optimizar actividades en

procedimientos que requieren de un apoyo como el uso de un sistema distribuido.

Con base en lo anterior, nos permite diseñar un sistema, en donde permite a empresas de

margen inferior optimizar procesos de administración de inventario, haciendo uso de tecnologías

más convencionales para este tipo de actividades que ejecutan los usuarios finales en sus

organizaciones.

Por lo tanto, se construirá basándonos en el levantamiento de información que se procede

a partir de encuestas a una muestra, para entablar los requerimientos y así modelar el sistema

mencionado. Tras este levantamiento, se estima una mejora en el manejo de procesos de las

organizaciones, y organización de los datos que administran, dado que es un activo de mucha

importancia. Es importante destacar que el proyecto se centrará en la planeación de este, sin

incluir implementación y en paso a producción en algún cliente final.

 9

Abstract

The reason for this project is the application of knowledge that allows us, as engineers, to

interpret in depth the final needs that an end user wants to solve with the help of technological

tools to optimize activities in procedures that require support such as the use of a distributed

system.

Based on the above, it allows us to design a system, where it allows lower margin

companies to optimize inventory control processes, making use of more conventional

technologies for this type of activities executed by end users in their organizations.

Therefore, it will be built based on the collection of information that will proceed from

surveys to a sample, to establish the requirements and thus model the mentioned system. After

this survey, it is estimated an improvement in the management of processes of the organizations,

and organization of the data they manage, since it is an asset of great importance.

It is important to emphasize that the project will focus on the design of the system,

without including implementation and the transition to production at a final customer.

 10

Introducción

En la localidad de Suba, de la ciudad de Bogotá D.C, las compañías pequeñas (PYMES)

del sector gastronómico y de entretenimiento desempeñan un papel fundamental en la oferta de

servicios y experiencias para la comunidad. Sin embargo, a medida que estas empresas

experimentan un crecimiento constante, se enfrentan a desafíos como el procesamiento de

inventarios que pueden afectar su eficiencia operativa y su capacidad para cumplir las demandas

del mercado.

El proyecto propone la traza de un sistema de información orientado al control de

existencias, específicamente adaptado a las necesidades de las PYMES del Sector Gastronómico

y de Entretenimiento. La importancia de contar con un sistema eficaz para el manejo de

inventarios radica en su capacidad para optimizar los procesos internos, reducir costos, mejorar la

toma de decisiones.

En este contexto, el bosquejo de un sistema de información para el control y

administración de inventarios se presenta como una solución estratégica que busca mejorar la

competitividad y sostenibilidad de las PYMES del área trabajada. A través de este proyecto, se

impulsará la eficiencia operativa, la rentabilidad y las experiencias de calidad a sus clientes,

contribuyendo con el desarrollo económico de los establecimientos de la localidad seleccionada.

 11

1. Planteamiento del problema

1.1 Definición del problema

El uso inadecuado de los sistemas de información ha generado que las personas

encargadas de los procesos de inventarios usen herramientas poco eficientes para su producción.

En la actualidad, parte de las pequeñas organizaciones se centran exclusivamente en la utilización

de herramientas básicas, las cuales no generan valor adicional y pueden llegar a generar

desventajas frente a la competencia. Cómo lo indica en la página (Equipo de redacción de Drew,

2021) uno de los problemas en el manejo de inventario sobre un establecimiento, es realizar los

registros de los activos de manera manual, saturando las actividades que se realizan

constantemente y aumentando la probabilidad de fallo por falta de trazabilidad de la información.

Algunas causas por las cuales no se cambian estas herramientas es por la desinformación

que se tiene en ellas. Hoy en día existen diversos sistemas informáticos que ayudarían a mejorar

la calidad y la agilidad de dichos procesos como indica el autor (Angeles, sf). Por esta razón, la

falta de información y asesoramiento que tienen los administradores sobre estas nuevas

tecnologías hace que estos sigan utilizando estas herramientas tradicionales y poco innovadoras

para la ejecución de sus procesos diarios.

Para centralizar las ideas según Durango Rodriguez, “Es muy común escuchar a los

administradores, gerentes y analistas de logística, afirmar que uno de sus principales problemas a

lo que se deben enfrentar es la administración de inventarios” (Durango Rodriguez, Serna

Hernandez, Gonzalez, & Aristizabal, 2018). Por ejemplo, la deficiencia de organización de oferta

y demanda en inventario.

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario implementar nuevas herramientas

tecnológicas para la sistematización de inventarios. Con el objetivo de mitigar la deficiencia de

 12

estos procesos en las pequeñas organizaciones, con el fin de que la innovación sea un eje

principal para el desarrollo del sistema.

2. Justificación

La finalidad del sistema de información es cubrir todas las necesidades encontradas en el

proceso como lo son, la agilidad, fiabilidad y seguridad del sistema. Con el objetivo de generar

confianza a las personas encargadas, dándole calidad y efectividad a los resultados esperados por

parte de las organizaciones. El uso de las nuevas tecnologías en los establecimientos es una

obligación para mantenerse actualizadas, con el fin de competir en el mercado. El área de

tecnología debe esforzarse en estudiar y trabajar sobre el conocimiento y las tendencias de lo

último de la informática para que las corporaciones y su personal reflejen el enorme esfuerzo que

están realizando en estos proyectos (León, 2020).

Según el autor Curto Diaz que nos aporta lo siguiente “A lo largo del ciclo de vida de

estos sistemas de información, se incrementa la complejidad de la arquitectura, así como las

necesidades de negocio y las tecnologías que las soportan. Sin embargo, la gran mayoría de

organizaciones necesitan actualmente de este tipo de sistemas de información para tomar mejores

decisiones y ser más competitivas” (Curto Díaz & Conesa Caralt, 2020). En el anterior contexto,

cada organización o área funcional de una organización tiene su propio sistema de información o

programas de aplicación. Estos sistemas soportan los sistemas de inteligencia de negocios

(Joyanes, 2019).

El manejo de inventarios virtuales ha marcado un progreso significativo en diversas áreas

económicas al sustituir tareas y funciones mediante sistemas expertos o herramientas

programadas. En particular, ha llevado a muchas empresas a adoptar estas tecnologías con el

 13

empeño de perfeccionar y agilizar sus procesos y la toma de decisiones. Esto ha contribuido a

reducir errores en una supervisión del almacenamiento que antes era ineficiente y tenía

estadísticas desfavorables.

3. Objetivos

3.1 Objetivo general

Diseñar un sistema de información integral y eficiente que permita a las PYMES del

Sector Gastronómico y de Entretenimiento en la localidad establecida, Bogotá D.C.

3.2 Objetivos específicos

• Levantar la información necesaria relacionada al manejo de información y manejo de

inventarios tomando como referente la eficiencia productiva.

• Analizar la información antes levantada, seleccionándola y organizándola detalladamente,

para determinar el alcance y las necesidades del sistema de información.

• Evaluar métodos y modelos empleados en diversas arquitecturas con el interés de

identificar la mejor estrategia para la incorporación del sistema de información

• Diseñar un sistema de información que cumpla con las especificaciones proporcionadas

por el usuario.

4. Delimitación del proyecto

4.1 Temática

Gestión de Inventarios: El sistema se enfocará en la administración eficiente de

inventario, abarcando el control de existencias, seguimiento de movimientos de productos con

referencia a los niveles de stock para evitar pérdidas.

 14

Registro de Ventas: Incluirá el registro detallado de las ventas. Esto permitirá un

seguimiento preciso de las transacciones, facilitando la identificación de productos y la gestión

efectiva de proveedores.

Generación de Inventario: Proveerá capacidades de generación de informes detallados

sobre el estado del inventario y tendencias de ventas. Estos informes serán fundamentales para la

toma de decisiones.

4.2 Espacio – temporal

Ubicación en tiempo y espacio: Este proyecto se desarrollará durante 4 meses en el sector

comercial de la localidad de Suba en la ciudad de Bogotá D.C, donde se ve reflejada este

comportamiento en el manejo de la información.

Población objeto de estudio: Este estudio está dirigido a los propietarios de los

establecimientos comerciales, específicamente bares, ubicados en la localidad instaurada en la

ciudad de Bogotá D.C. A través de una serie de encuestas, se busca obtener una aproximación a

una solución potencial, recabando respuestas que contribuyan a identificar posibles soluciones

pertinentes a las necesidades de dichos propietarios en relación con sus negocios. Dichas

respuestas se establecerán como base de información para el desarrollo de la aplicación e

implementarla a dicha población con el propósito de generar una mejora u optimizar la gestión de

los registros mensuales en el sector comercial.

Marco Temporal: El Sistema de Información se llevará a cabo en un marco temporal

específico, limitado por las restricciones del proyecto. Se establecerán los plazos para el

desarrollo del proyecto esto no abordará actualizaciones o evoluciones del sistema más allá de

este periodo.
 15

5. Marco referencial

5.1 Marco teórico

Un software es un sistema diseñado y desarrollado con el objetivo de aportar nuevas

funcionalidades para la mejora continua de tareas y actividades que requiera de un seguimiento y

trazabilidad de la información. Este software debe tener como base un dispositivo para cumplir su

labor de otorgar al usuario las funciones que permite el software realizar; estos dispositivos

pueden ser celulares de última generación (Android y/o IOS) o computadores con capacidad de

soportar dicho software. Este software puede estar soportado en varios ambientes de uso, tanto en

el ambiente web; en este consiste que el software sea publicado en internet para un fácil acceso

desde diferentes dispositivos. Y el ambiente local este ambiente consiste en soportar el software

en un servidor privado, en donde pocos usuarios tienen acceso al mismo. (Wolters Kluwer TAA

España, 2022)

A lo largo de los años, hemos visto empresas, aplicando tecnologías para optimizar sus

procesos y mejorar su trazabilidad y transparencia de la información que se maneja día a día. Un

software es un sistema informático en donde será soportado en dispositivos con la posibilidad de

que el usuario pueda interactuar con las funcionalidades que otorga dicho sistema. (Bustamante,

2019)

La intención de un software varía según la necesidad del usuario y/o organización que lo

requiera, para este caso lo enfocaremos en la adecuación de los procesos de inventario de una

empresa pequeña. Existen variedades de software que nos apoya en las aplicaciones de métodos

para la administración de inventarios, entre ellas puede ser de manera web, local o como hoy en

día se exige. (SignificadosSignificados, 2023)

 16

Las tecnologías que se aplican para este tipo de proyectos pueden variar según las

necesidades y presupuesto de las organizaciones; en este caso son tecnologías que no requieren

de licenciamiento y son óptimos para el objetivo de este proyecto. El desarrollo web abarca

varias tecnologías que están al alcance de personas y organizaciones que desean utilizar sus

funcionalidades, este software estará enfocado en este ambiente con las tecnologías que se

manejan en la industria web, como lo son PHP, JavaScript, HTML, CSS y MySQL. (Redacción

KeepCoding, 2022)

PHP: Es un lenguaje de programación enfocado al entorno web, es de código abierto y

tiene una estructura que puede ser utilizada con otros tipos de archivos, por ejemplo, HTML.

(Souza, 2020)

HTML: HyperText Markup Lenguaje, es un lenguaje de hipertexto, que nos permite

realizar la estructura de nuestro aplicativo web en la parte visual, permitiendo estructurar las

vistas del aplicativo a base de código. (Editorial Etecé, 2021)

CSS: Cascading Style Sheets, o más conocido como hoja de estilos en cascada, nos

permite aplicar diseños más atractivos a las páginas web, y lograr que el aplicativo o página web

sea más amigable hacia el usuario final. (MDN Contributors, 2023)

JAVASCRIPT: Es un lenguaje de programación que es utilizado para varias aplicaciones,

como en la parte visual de una página o aplicativo web. Este lenguaje nos permite aplicar

funciones más específicas y dinámicas, También es utilizado para el lado del servidor con

tecnologías más avanzadas. (Henry, 2021)

MYSQL: Es un gestor de base de datos relacional sin necesidad de uso de licencias de

paga. Este gestor nos permite tener una mayor facilidad en el uso de Desarrollo web, ya que nos

ofrece una amplia oportunidad de realizar conexión con este gestor. (Hostinger, 2023)
 17

Diagramas UML: permiten establecer de manera documental la estructura y construcción

del software. Son representaciones graficas que nos permiten mostrar de manera parcial de un

software desarrollado o por desarrollar. Se utiliza diagramas para visualizar las características

principales que debe tener el software para su buen funcionamiento.

Diagrama de clases: Muestra la estructura del sistema evidenciando las características de

cada clase, ya sean atributos o métodos que se van a utilizar en dicha clase (Ilustración 1).

Diagrama de casos de uso: Es un diagrama en donde se mide el comportamiento y el

análisis de varios sistemas. Con el fin de visualizar los roles de un sistema y la interacción de esta

(Ilustración 2).

Diagrama de actividades: Muestra la secuencia y las condiciones para coordinar el

comportamiento del sistema. También son nombrados modelos de flujo de control o flujo de

objetos (Ilustración 3).

Diagrama entidad relación: Es un diagrama de flujo que se usa para la elaboración o

depuración de las bases de datos relacionales (Ilustración 4).

Para este Proyecto, los diagramas UML nos permite administrar el sistema de manera

documental, manteniendo las buenas prácticas del Desarrollo del software y así obtener mejores

resultados al momento de diseñar o desarrollar un sistema para cumplir una necesidad o un

objetivo. (Lucidchart, 2023)

Modelo De Desarrollo En Cascada: Para lograr el objetivo principal del proyecto,

debemos pasar por varias etapas de desarrollo del software. Optamos por el modelo en cascada,

que nos permite tener presente las fases de la construcción del sistema de información para lograr

con el cumplimiento de calidad y estabilidad de este. Esta metodología cuenta con 5 fases:

Requisitos, Diseño, Desarrollo, Verificación y mantenimiento. (Stsepanets, 2023)

 18

Requisitos o más conocido como análisis, permite el levantamiento de información, con el

fin de establecer los objetivos y las exigencias que el usuario necesita para su proyecto. Diseño,

es la arquitectura interna del software, en el cual se establecen los diseños y estructura en base de

modelos y plantillas. Desarrollo, o más conocido como implementación, es la construcción del

software a partir del diseño ya definido anteriormente y los requisitos definidos. Verificación o

pruebas, es la etapa de evaluar el funcionamiento del software y exigiendo el buen estado de este;

rectificando que cumplan con los requisitos solicitados. La última etapa es el mantenimiento, en

ello podemos realizar ajustes de mejoras siempre y cuando sean requeridos.

 19

5.2 Marco conceptual

Ilustración 1:
Diagrama de Clases

Nota: Timana, C. (2023). Diagrama de clases [Ilustración]. Archivos personales.

 20

Ilustración 2:
Diagrama de Casos de Uso

Nota: Timana, C. (2023). Diagrama de casos de uso [Ilustración]. Archivos personales.

 21

Ilustración 3:
Diagrama de Actividades parte 1

Nota: Timana, C. (2023). Diagrama de actividades parte 1 [Ilustración]. Archivos personales.

 22

Ilustración 4:
Diagrama de Actividades parte 2

Nota: Timana, C. (2023). Diagrama de actividades parte 2 [Ilustración]. Archivos personales.

 23

Ilustración 5:
Diagrama Entidad Relación

Nota: Timana, C. (2023). Diagrama entidad relación [Ilustración]. Archivos personales.

 24

Para la creación de un sistema que administre inventarios es necesario aplicar un ciclo de

vida de software. El cual permitirá minimizar los riesgos del sistema por medio de una

planificación anticipada, tal como se puede observar en el diagrama de la (Ilustración 6).

Ilustración 6:

Característica Principal de un Ciclo de Software

Nota: Fuente Característica principal de un ciclo de software (Manuel Valhen, 2012)

Validación del sistema de control de inventarios con base en la funcionalidad y la

generación de inconformidades en contexto real: Este proyecto nos permite tener un alcance para

todos los negocios pequeños que no tienen los recursos económicos para estructurar y/o mantener

un sistema de inventarios robusto, por ende, se otorgará un acceso al software de manera remota a

una plataforma web esto permitiendo que reduzcan el costo de mantenibilidad de un servidor o de

un dominio web. La validación de esta empresa se hará en el momento de que la misma se

registre en nuestra plataforma; empezamos con un estudio sobre la empresa, luego realizamos la

instalación y seguimiento del software, y por último se hará capacitaciones y acompañamientos

para hacer entender al cliente el uso de esta plataforma y su impacto en las actividades que

realizan.
 25

El software contará con una interfaz favorable para el usuario, en donde podrá utilizarlo

desde cualquier dispositivo con acceso a internet. El cliente deberá registrar los detalles de sus

productos, con el fin de tener una base de datos para realizar estadísticas y así, emitirá

información al usuario que le permitirá tomar decisiones con respecto a sus productos.

Este software, como estará soportado en un servidor web, contará con la disponibilidad 24

horas durante los 7 días de la semana. Esta es una ventaja, ya que el cliente podrá acceder en

cualquier momento sin necesidad de acercarse a su lugar de trabajo, permitiendo tener el control

total de su información sin ningún límite de tiempo.

5.3 Marco legal y normativo

El presente proyecto, dado a que es un boceto de un sistema de información, se basará en

la propiedad intelectual, que permite presentar una base legal, debido a que es una manifestación

de código, lenguaje de programación o instructivos que permiten la ejecución de uno o varios

requerimientos funcionales. (AGT, 2022)

Es importante resaltar las leyes que implican al tratamiento de un sistema de información,

dado a que desde su estructura y al finalizar dicho proyecto, se debe manejar información, que

suministra el cliente final, acorde a la Ley 1581 del 2012 Articulo No. 4 en donde se estipula lo

siguiente “En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán de manera

armónica e integral, los siguientes principios.” Y haciendo específicos, nos enfocamos en el

principio h) que nos emite que “Toda persona que intervengan en el tratamiento de datos, están

obligadas a garantizar la reserva de la información” (Función Publica, 2012). Sin embargo,

aunque la aspiración de este proyecto no es la implementación, se ha requerido el uso de

 26

información externa para lograr con el diseño de este en base a las respuestas obtenidas en la

encuesta.

Para culminar con el diseño del proyecto, nos basamos en la Ley 603 de 2000 que se

enfoca en el licenciamiento de software, con base a esta ley, hicimos uso de licenciamiento

gratuito, dado a que las herramientas utilizadas son de libre acceso y no requieren de una

suscripción digital para hacer uso de estas herramientas. (Softimiza, 2023)

6. Diseño metodológico

6.1 Tipo de investigación

El presente proyecto pretende realizar un estudio practico cualitativa ya que nos vamos a

basar principalmente en la experiencia y opiniones en el manejo de inventarios de los diferentes

propietarios de los establecimientos que tenga como fin la instalación de un sistema de

información de un manejo de inventarios en el sector comercio. Se realizará principalmente por

medio de enfoque metodológico documental y de campo, basándose en el manejo actual de la

información de los inventarios se realizará de manera física o guiándose por la experiencia de los

vendedores. Es así como, al recolectar esta información por medio de encuestas e investigación in

situ en los establecimientos, se tendrá de primera mano la información.

6.2 Metodología

La encuesta se centrará en preguntas cualitativas con el objetivo de captar las opiniones y

perspectivas de los encuestados, brindando así una visión más detallada sobre cómo los

administradores de establecimientos como bares o tiendas de barrio gestionan sus inventarios.

Este enfoque busca comprender la situación actual de los propietarios de estos locales y presentar
 27

una alternativa para mejorar la gestión de la información. El proceso de encuestar se llevará a

cabo de manera presencial con los empresarios, lo que permitirá obtener información directa y

precisa. Las preguntas serán de tipo abiertas, facilitando que los encuestados expresen sus ideas

de manera fluida y sin complicaciones (Anexo 1).

6.3 Técnicas para la recolección de información

Tras llevar a cabo un exhaustivo proceso de encuestar a diez negocios ubicados en la

localidad de dispuesta, en la ciudad de Bogotá, se ha adquirido una perspectiva significativa sobre

las dinámicas y prácticas que rigen la gestión de existencias en esta zona particular. Los

resultados obtenidos se convertirán en la base fundamental sobre la cual se realizará un análisis

detallado y riguroso, relacionado a continuación:

Ilustración 7:
¿Qué herramientas utilizas actualmente para gestionar el inventario en tu negocio?

Hojas de
cálculo (Excel,
Google Sheets)
20%

Software de
gestión de
inventarios
Otro 0%
80%

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Qué herramientas utilizas actualmente para gestionar el inventario en tu
negocio? [Ilustración]. Archivos personales.
 28

Tabla 1:
¿Qué herramientas utilizas actualmente para gestionar el inventario en tu negocio?

Opciones de respuesta Puntaje

Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets) 2
Software de gestión de inventarios 0
Otro 8

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Qué herramientas utilizas actualmente para gestionar el inventario en tu
negocio? [Tabla]. Archivos personales.

Ilustración 8:
¿Consideras que un sistema de información específico para el control logístico sería beneficioso para tu
negocio?

NO
10%

SI
90%

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Consideras que un sistema de información específico para el control logístico
sería beneficioso para tu negocio? [Ilustración]. Archivos personales.

Tabla 2:
¿Consideras que un sistema de información específico para la regulación de inventarios sería beneficioso
para tu negocio?

Opciones de respuesta Puntaje

SI 9
NO 1

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Consideras que un sistema de información específico para la regulación de
inventarios sería beneficioso para tu negocio? [Tabla]. Archivos personales.
 29

Ilustración 9:
¿Qué funcionalidades crees que serían imprescindibles en un sistema de coordinación de almacenaje
para tu negocio?

Series1

Otras 7

Interfaz de usuario amigable 8

Análisis de datos e informes 6

Notificaciones de escasez o vencimientos 7

Seguimiento en tiempo real 10

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Qué funcionalidades crees que serían imprescindibles en un sistema de
coordinación de almacenaje para tu negocio? [Ilustración]. Archivos personales.

Tabla 3:
¿Qué funcionalidades crees que serían imprescindibles en un sistema de manejo de aprovisionamiento
para tu negocio?

Opciones de respuesta Puntaje

Seguimiento en tiempo real 10
Notificaciones de escasez o vencimientos 7
Análisis de datos e informes 6
Interfaz de usuario amigable 8
Otras 7

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Qué funcionalidades crees que serían imprescindibles en un sistema de
manejo de aprovisionamiento para tu negocio? [Tabla]. Archivos personales.
 30

Ilustración 10:
¿Qué impacto crees que tendría en tu negocio un sistema de organización de inventarios eficiente y
adaptado a las necesidades del sector?

Series1

Otros 5

Agilizar la toma de decisiones en la cadena de

9
suministro
Minimizar pérdidas por obsolescencia o
7
caducidad

Mayor eficiencia operativa 6

Reducción de costos 10

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Qué impacto crees que tendría en tu negocio un sistema de organización de
inventarios eficiente y adaptado a las necesidades del sector? [Ilustración]. Archivos personales.

Tabla 4:
¿Qué impacto crees que tendría en tu negocio un sistema de dirección de existencias eficiente y adaptado
a las necesidades del sector?

Opciones de respuesta Puntaje

Reducción de costos 10
Mayor eficiencia operativa 6
Minimizar pérdidas por obsolescencia o caducidad 7
Agilizar la toma de decisiones en la cadena de suministro 9
Otros 5

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Qué impacto crees que tendría en tu negocio un sistema de dirección de
existencias eficiente y adaptado a las necesidades del sector? [Tabla]. Archivos personales.
 31

Ilustración 11:
¿Cuán importante consideras la integración de un sistema de logística de inventarios para tu negocio?

3
Series1
2

0
1 2 3 4 5

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Cuán importante consideras la integración de un sistema de logística de

inventarios para tu negocio? [Ilustración]. Archivos personales.

Tabla 5:
¿Cuán importante consideras la ejecución de un sistema de coordinación de suministros para tu negocio?

Opciones de respuesta Puntaje

1 0
2 0
3 2
4 5
5 3

Nota: Cadena, D. (2023). ¿Cuán importante consideras la ejecución de un sistema de coordinación de

suministros para tu negocio? [Tabla]. Archivos personales.

En general, la encuesta revela una clara preferencia por el despliegue de un sistema de

administración de existencias especializado. Los encuestados reconocen la importancia y ventajas

potenciales de contar con un sistema que ofrezca funcionalidades como seguimiento en tiempo

real y una interfaz amigable. La ausencia de uso de software especializado sugiere una
 32

oportunidad de mejora en la integración de herramientas más avanzadas y adaptadas a las

necesidades individuales de estos negocios en la localidad de Suba Bogotá.

7. Recursos y presupuesto

Para el interés de este proyecto, se estipula los recursos y el presupuesto con el fin de

establecer el diseño de este. Para ello, se estipula el siguiente cuadro donde se redactará los

recursos tanto físicos, como humanos.

Tabla 6:
Recursos y presupuestos
Tipo Categoría Recurso Descripción
Equipos
Equipos de cómputo dispuestos al uso de
(Portátil o
herramientas tecnológicas.
Torre)
Recursos físicos
Software libre Herramientas tecnológicas que nos permite
Recursos y de licencia realizar el diseño del proyecto sin necesidad
presupuestos de adquirir licenciamiento de pago.
Establecimiento donde se realizará la
Inmuebles
instalación de equipos de trabajo.
Recursos humanos e
infraestructura Personas encargadas de realizar el diseño de
Personal
la arquitectura del proyecto.

Nota: Castañeda, C. (2023). Recursos y presupuestos [Tabla]. Archivos personales.

El presupuesto estimado para este diseño es de $73.344.000 millones de pesos, detalles

serán encontrados en el cuadro de presupuesto, en donde se estipula a detalle los rubros que se

requieren para el ingenio de este

 33

7.1 Recurso financiero

Ilustración 12:
Cuadro de Presupuesto

Nota: Timana, C. (2023). Cuadro de presupuesto [Ilustración]. Archivos personales.

 34

8. Cronograma

Ilustración 13:
Cronograma de Actividades

Nota: Timana, C. (2023). Cronograma de actividades [Ilustración]. Archivos personales.

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9. Recomendaciones

Implementación de sistemas más avanzados: Explorar posibles adaptaciones a

sistemas de información especializados en regulación de Stocks que incluyen software de

automatización y sistematización de estos Sen busca de mejoras.

Centralización sobre desafíos comunes: Realizar sesiones informativas y talleres

para crear conciencia sobre los desafíos que se puedan presentar en la supervisión de

almacenamiento, llevando a cabo una concientización sobre la importancia del avance

tecnológico y la adopción de nuevas mejoras

Análisis de oferta y demanda: Poner en práctica de herramientas de análisis de

datos para la optimización de la oferta y demanda, esto ayudara a prevenir el exceso o

agotamiento de los diferentes productos. Mejorando la toma de decisiones y la

planificación

Invertir en tecnología escalable: Al contar con la manipulación de diferentes

sistemas informáticos se debe tener presente la constante evolución y mejora de estos

adaptarse a posibles ajustes en diferentes procesos según sea necesario brinda más

estabilidad y optimización.
 36

Conclusiones

En conclusión, el uso inadecuado de los sistemas de información en el manejo y gestión

de los inventarios ha llevado a cierta población al uso de herramientas poco eficientes. Este

problema se evidencia principalmente en empresa pequeñes que se centran exclusivamente al uso

de estas herramientas básicas. Lo cual no solo provoca un retraso y un esfuerzo excesivo en el

manejo de dichos inventarios sino también puede resultar en una posible desventaja competitiva.

A pesar de la existencia de herramientas informáticas que pueden aportar una ayuda y un

beneficio de calidad y eficiencia de estos procesos, a la falta de información y asesoramiento en

los mismos provoca un impedimento a los administradores para adoptar dichas herramientas

avanzadas

Por lo tanto, podemos concluir que le uso de herramientas tecnológicas en el uso de

almacenamiento de información con respecto a inventarios puede mitigar las diferentes

deficiencias en los procesos de las pequeñas organizaciones, con la finalidad de hacer un avance

de innovación en un pilar fundamental para aquellas entidades, y llegar a las metas esperadas que

permiten conseguir una mejor posición competitiva adoptando mejoras demandadas por el

entorno empresarial actual.

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Anexos

Anexo 1. Encuesta para el levantamiento de información

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